Regionshuset Viborg Sundhedsplanlægning Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 8728 5000 kontakt@rm.dk www.rm.dk Referat Møde i den regionale gruppe vedr. Sikkert Patientflow Møde d. 7. april 2015 i Regionshuset, Viborg Deltagere Anders Damgaard Møller, dataansvarlig fra Midt Mariann Winther, (halv projektleder, deltog i stedet for Jette Maria Bjærge) fra Midt Lili Egholm, projektleder fra Vest Christina Egelund Antonsen, projektleder fra Horsens Sanne Bro Liebe, dataansvarlig fra Randers Janne Bach Pedersen, dataansvarlig fra Vest (på tlf. under BI punkt) Lise Viskum Hansen, dataansvarlig fra Horsens (på tlf.) Anne Brøcker, chefkonsulent fra sundhedsplanlægning Marie Glent-Madsen, studentermedhjælper (referent) Dato 08.04.2015 Marie Glent-Madsen Tel. +45 7841 2068 margle@rm.dk Side 1 Afbud Stine Rasmussen, projektleder fra Randers Jette Maria Bjærge, projektleder fra Midt Dagsorden Pkt. 1 Bordet rundt: Status RH Randers: Status fra Raders blev lidt kort, da det kun var dataansvarlige Sanne, der deltog. De er gået i gang med at bruge smileystandere, og har i en periode målt tilfredsheden med forskellige områder i forskellige afsnit og afdelinger. Den seneste halvanden måned har de fast målt patienternes oplevelse af ventetiden i akutafdelingen, samt medarbejdernes tilfredshed med arbejdsmiljøet i akutafdelingen. En stor udfordring i øjeblikket er, at der er stort pres på akutafdelingen, hvor Sikkert Flow bruges til at forsøge at få styr på patientstrømmene og skabe et bedre flow. Det gør det dog ikke nemmere, at de medicinske afdelingerne ikke kan følge med, så det stopper lidt til i akutafdelingen, fordi de ikke kan sende patienterne videre.
HE Vest: I Vest er det i øjeblikket en generel udfordring for hospitalet, at der er stor overbelægning på de medicinske afdelinger. Overbelægningen medfører, som i Randers, at det så stopper til i akutafdelingen, der ikke kan få lov at sende patienterne videre. Som det blev drøftet på læringsseminaret, skal de i gang med at kigge på aftaler med kommunerne. Det er alle afdelingerne der afholder kapacitetskonferencer, undtagen børneafdelingen og konferencerne afholdes dagligt via video. Belægningen føres her ind i et elektronisk skema, som er synligt for alle, så alle kan følge med på tværs af matrikler. I forbindelse med målsætningen på HE Vest er det besluttet at der skal gås wasterunder to gange om måneden i alle afsnit. Enkelte afsnit er kommet godt i gang med dette nu. Overordnet har alle specialeafsnit afholdt waste-runder, men det udestår at få implementeret waste-runder 2 gange om måneden fast. Side 2 HE Midt: I Midt har de ikke samme overbelægningsudfordringer som de andre steder, men de medicinske afdelinger er også lidt ramt i øjeblikket. Det er især mellem klokken 9 og 13, at der er lidt udfordringer med patienter der kommer ind, og andre patienter der ikke er gået endnu. Indtil videre bliver det primært løst ved, at patienterne holdes lidt længere i akutafdelingen inden de sendes op, og så går det. Derudover er der et tæt samarbejde med kommunerne gennem call centeret, hvor der sidder en kommunal sygeplejerske i, og akutteamet (dækker dog kun Viborg kommune), selvom det har været en udfordring af få de praktiserende læger til at acceptere call center sygeplejerskernes forslag. De har også gang i nogle små prøvehandlinger med fremskudte opfølgende hjemmebesøg m.v. En generel udfordring er at få ledelsesniveauerne med. Horsens: Efter nytår havde de massiv overbelægning, men der blev i gang sat en masse initiativer fra uge 10, der har hjulpet. Det var så massivt, så længe, at Lise har lavet simuleringer på om det ville hjælpe hvis de medicinske afdelinger fik fem senge mere: Det ville betyde at afdelingen i stedet for at have overbelægning 93 % af tiden, ville have det 82 % af tiden. Det er dermed ikke løsningen, så de skal til at se på hvor meget de skal afkorte den enkelte indlæggelse for at det hjælper (stadig uden at det indebærer udskrivninger om natten osv.). Noget af det, de igangsatte da de havde så massiv en overbelægning, var at bruge geriatrisk team, som fysisk har været nede i akutafdelingen i en prøveperiode på 14 dage. Det har betydet at de har været tæt på visitationen og tæt på patienterne. Derudover var de været ude og lægge kateter og sonder i eget hjem og på plejehjem, ligesom de har brugt en KOL-case manager meget, som så tog alle relevante patienter. De havde også nogle dage, hvor alle
speciallæger i huset opholdt sig fysisk i akutafdelingen, så der frem for at være 3 speciallæger her var omkring 6. Kombinationen af de mange tiltag har gjort en stor forskel på overbelægningen, der siden uge 10/11 har været mere overskuelig og her efter påske ser ud til at være kommet ned på et normalt niveau. Under hele forløbet orienterede de løbende de praktiserende læger og som opfølgning skal de til juni mødes med Horsens Kommune med henblik på at synliggøre hvad der skete, hvad der gjorde en forskel og tage en dialog om hvordan man fremadrettet bedst muligt kan støtte hinanden. Under forløbet med overbelægning fik de gode erfaringer med at det var alle afdelingsledelserne der var med til et møde om, hvad der skulle gøres ved overbelægningen. Det synliggjorde at overbelægning er hele husets udfordring, frem for bare den enkelte afdelings. I det fora blev man enige om hvad man må forlange af hinanden, hvis en given afdeling har overbelægning, så man kan undgå at patienterne ligger på gangene. Blandt andet lavede man aftaler om at der fulgte kompetencer med lånesengene. Al snak om den enkelte afdelings økonomi blev holdt ude af dette, hvilket fungerede rigtig godt. Side 3 De skal til at lave prøvehandling i 8 uger i samarbejde med Horsens kommune og de praktiserende læger i Horsens, hvor geriatrisk team bliver taget med på råd inden en evt. indlæggelse og samarbejdet mellem de tre parter bliver tættere om hvert patientforløb. Overordnet: Efter gennemgang af det enkelte hospital, blev det vendt, hvilke erfaringer man hver især har gjort sig ift. planlægning af udskrivelser, og opfølgning på dette. Der blev skelnet mellem om der bliver lavet opfølgning på aggregeret niveau (der blev forudsagt udskrivelse af tre patienter, der gik tre) eller CPR-niveau (Jensen, Petersen og Hansen blev forudsagt til udskrivelse kl. X, i det tidsrum gik Jensen, Petersen og Sørensen). Den skelnen har givet lidt udfordringer med opgørelsen i Randers. I Horsens er erfaringen, at der på sygehus-niveau som udgangspunkt bliver fulgt op på aggregeret niveau men at man så en engang imellem tager en periode, hvor der følges op på CPR-niveau og taler om det på tværs af huset. Det er altid de aggregerede tal, der indberettes. Det pointeres at man også skal huske at interessere sig for, når der går flere end planlagt og hvad det skyldes. Pkt. 2 Indrapportering af data fra smiley-standerne Smileystanderne bruges til at indsamle data om patient- og medarbejdertilfredshed. Standerne er med trykskærme hvor man kan vælge mellem fire svar muligheder på hvert spørgsmål: Meget utilfreds (rød), lidt utilfreds (lyserød), nogenlunde (lysegrøn) og alt var godt (grøn).
I Randers er de i gang og får data samlet ind, men der foreligger ikke resultater endnu. I Horsens er de også i gang og indsamler data fra både patienter og medarbejdere og har også resultater derfra. Det første halve år var det to afsnit, der havde meldt sig som testere. Så blev det taget op i styregruppen, om man kunne lave en turnus, hvor der blev nikket til det. De bruger tre spørgsmål til hhv. patienterne og til medarbejderne, der så kan sammenlignes på tværs af afdelingerne. Data indsamles ved hjælp af fire standere, to til medarbejdere (der typisk placeres i personalerummet) og to til patienter (der typisk placeres ved informationsskranken eller elevatoren) og så cirkulerer de fire standere mellem alle afdelingerne, undtagen intensiv. Data rapporterer de til Dansk Selskab for Patientsikkerhed på hospitalsniveau, men det opgøres på afdelingsniveau og hver afdeling får sit eget data ud og kan arbejde med det. Side 4 Spørgsmålene er målrettet flow, men det er en udfordring at ramme de rigtige, især til medarbejderne. Det skal nogle gange i talesættes af afdelingsledelsen, fordi det er dem, der skal arbejde med det i eget afsnit bagefter. I Vest har de brugt standerne og indrapporteret siden november for patienttilfredshed og siden januar for medarbejdertilfredshed. Deres undersøgelse ift. medarbejdertilfredshed består i seks spørgsmål der går på samarbejdet internt i teamet, samarbejdet på tværs, kommunikation, belastning med mere. Generelt ligger resultaterne ret pænt. Det blev egentlig besluttet i styregruppen at standeren skulle gå på turnus, men da alle ville have indflydelse på spørgsmålene, står standerne lige nu kun på akutafdelingen og ortopædkirurgisk afdeling. De indberetter på teamniveau, fordi arbejdet i de to afdelinger er organiseret i teams. Ift. indrapporteringerne til Dansk Selskab for Patientsikkerhed blev det kort vendt hvorvidt det var den samlede andel der havde markeret grøn og lysegrøn, der skulle sendes ind, eller kun den andel der havde markeret mørkegrøn. Der var enighed om at indrapporterer den samlede andel, da det er det tal, der fremgår af de rapporter, man får fremsendt månedsvis. Pkt. 3 Sikkert Flow, overbelægning og sparesporene Overbelægning blev vendt under punkt 1 og står derfor der oppe. Anne orienterede om arbejdet i sparesporene. Hun sidder med i spor 1 akutsporet. Her bliver der ikke talt konkret om Sikkert Flow, men der bliver talt om tættere samarbejde med kommunerne, omlægning til subakutte tider m.v., der har en kontaktflade til Sikkert
Patientflow. En del af besparelsen skal formentlig udmøntes gennem Akutprogramstyregrupppen, men det vil først blive taget konkret op til efteråret, når man kan se på de erfaringer, der er gjort sig med fx samarbejdet med kommunen i Viborg. Der er enighed om at det er ærgerligt, at det skal være besparelser, der er med til at fremme Sikkert Flow, fordi det kan give en negativ klang, men enighed om at det vil være fint at få det fremmet. Pkt. 4 Status på arbejdet i BI-enheden ift. Skkert Flow Lise orienterede om, at hun ikke siden sidste møde har været i dialog med Helle, der skulle være BI-enhedens projektstyrer på Sikkert Flow-data delen, siden et møde i januar med nogle af deres udviklere. Anders, Sanne og Janne har heller ikke hørt noget nyt, så status på BI-enhedens arbejde kendes ikke. Side 5 Anne tager kontakt til BI med henblik på en officiel tilbagemelding, da status også skal med til Akutprogramstyregruppen inden længe. På grund af omlægningerne er der en del udfordringer med data for tiden og der er lidt forskelle på hvordan hvert af hospitalerne har håndteret dette indtil videre. Der er derfor enighed om at de dataansvarlige lige skal snakke sammen i løbet af april med henblik på at erfaringsudveksle hvad der kan trækkes, og koordinerer, så det er ensartet det der bliver indrapporteret fra regionen. Der er enighed om at det vigtigste data er det, der understøtter projektet på hospitalet fra dag til dag alt det andet som også skal sendes til Dansk Selskab for Patientsikkerhed er sekundært. I løbet af nogle måneder vil det formentlig være muligt at lave en komplet opsamling bagudrettet. Pkt. 5 Eventuelt Intet at bemærke til eventuelt. Næste møde med både dataansvarlige og projektledere er den 10. juni.