Erfaring fra en klinisk afdeling Bettina Nørby Ledende overlæge Urinvejskirurgi, Sygehus Lillebælt
Urinvejskirurgisk afdeling; Vejle Middelstor urinvejskirurgisk afdeling med et optageområde på ca. 400.000 Både hovedfunktion og specialiserede opgaver. (urinvejssten, kræft i urinveje og mandlige kønsorganer og vandladningsforstyrrelser er store områder) Ca. 100 ansatte 1 sengeafsnit 2300 indlæggelser pr. år Ca. 2200 operationer pr. år fordelt på en stationær og en dagkirurgisk operationsgang Ca. 16.000 ambulante besøg pr år. En forskningsenhed Afdelingen flyttede fra Fredericia til Vejle 1.dec. 2016
Hvor er vi nu? Afdelingsledelsen har igennem Forbedringsledelses kursusrækken okt. 15- juni 2016. Kvalitetskoordinator gennem kurset i 2017 Endnu ikke andre på kurset pga. flytning af afd.- næste 2 på kursus forår 18 I afdelingen: 2 spor 1. Specifik værdistrøm for ambulatoriet, hvor 3 workshops er afholdt ( + en fælles om modtagelse i nye ambulatorie 2. Det generelle Forbedringsarbejde i alle afdelingens afsnit: Tavlemøder
Arbejdet med en værdistrøm Vores forbedringsområde: Ambulatorie forløb Meget forskelligartede forløb med meget uforudsigelighed på dagen. Mange forskellige diagnoser ( svingene fra helt banale forløb på næsten raske pt. til komplekse kræftforløb på svært syge pt.) Ofte ventetid på dagen for den enkelte pt. Ofte overarbejde på dagen for især lægerne Stigende patienttilgang Flytning til andre ( og mindre) fysiske rammer Ekstern forbedringsagent laver observationer og måling i amb. Nuværende state beskrives Future state beskrives: Hvad ønsker vi at opnå Konkrete overordnede 1 års mål sættes Identifikation af temaer, der kan arbejdes med i 5 dages forbedringsworkshop
Vores overordnede 1 års mål Value Stream Metrics: Baseline Target Quality: Patienterne ses af samme læge Stikprøve på hvor mange pt. der er set af den samme læge ved flere besøg 20,6 % af pt. møder én læge 50 % Quality: Nyhenviste - Ses af rette kompetence jf. visitationsretningslinje Mangler 90 % Quality: Pakkesvar patienter ses af rigtige team a. Prostata b. Blære c. Nyre Quality: Patienterne skal være klar til konsultationen Nyhenvist har udfyldt patientspørgeskema Delivery: Patienterne skal komme ind til tiden Stikprøve på hvornår pt. er kommet ind sammenholdt med hvornår de er booket Service: Patienternes oplevelse af ventetid Hvor tilfreds er du med ventetiden? Morale: Personalets tilfredshed a. Sekretærer b. Sygeplejersker c. Læger Hvor god har din dag i ambulatoriet været i dag? Mangler 90 % 70 % 90 % A. 50 % kommer ind til tiden (> 5 min) B. 60 % kommer > 10 min 92 % 95 % a. 100 % b. 95 % c. 62,8 % 80% > 5 min 90% > 10 min Cost: Overarbejde for de 6 afdelingslæger på de dage hvor de er i ambulatorium 3 timer om ugen (137, 5 timer for de yngre læger i bagvagtslaget efter kl. 15 i 2015) 1 time om ugen
1. Workshop: Mindre ventetid for patienter i Urologisk ambulatorium Fokus områderne, der blev arbejdet med Afvikling af dagen: samarbejdet mellem læge og sygeplejerske om program. Forskellige løsninger testet. Patienten skal være klar (skemaer udfyldt) Mindre overarbejde på ambulatorie dage. Oprydning på stuer, så alle er ens Mål for workshoppen
2. Workshop : Booking Fokus områderne, der blev arbejdet med Nye opfølgningstider iværksat: Ringe kontroller. 1 læge kan have 2 ringekontroller i stedet for 1 fremmøde kontrol. Samtidig kan sygeplejersken se en pt. Blokering af akuttider på programmer Flowklinik Patienten ind til rette kompetence fra start: Visitationsretningslinje gjort skarpere, alle undervist i den
3. workshop: Patientansvarlig læge for prostatakræft patienter Fokus områderne, der blev arbejdet med Patienter med prostata kræft skal have en PAL og vide hvad der forstås ved det Personale skal kunne finde ud af hvem der er PAL Man skal kunne finde tid hos PAL Og så samarbejdet på dagen igen med fokus på fælles forberedelse af dagens program
De overordnede mål følges løbende Value Stream Metrics: Baseline Target 3. kv. 2016 1. Kv. 2017 2./3 kv. 2017 Kommentar Quality 1. Patienterne ses af samme læge Stikprøve på hvor mange pt. der er set af den samme læge ved flere besøg 20,6 % af pt. møder én læge 50 % 20,6 % af pt. Møder én læge 30 % 1. Quality 1. Nyhenviste - Ses af rette kompetence jf. visitationsretningslinje 80 % 90 % 97 % 85 % Quality 1. Pakkesvar patienter ses af rigtige team a. Prostata b. Blære c. Nyre a. 80 % b. 70 % c. 90. a.70 % b.75 % c. 80 % a. 50 % B. 70 % Quality 1. Patienterne skal være klar til konsultationen Nyhenvist har udfyldt patientspørgeskema 70 % 90 % 83 % 83 % 57 % Delivery 1. Patienterne skal komme ind til tiden Stikprøve på hvornår pt. er kommet ind sammenholdt med hvornår de er booket A. 50 % kommer ind til tiden (> 5 min) B. 60 % kommer > 10 min 80% > 5 min 90 % > 10 mi n A.37 % B.59 % B. 71 % B. 67 % Service 1. Patienternes oplevelse af ventetid Hvor tilfreds er du med ventetiden? 92 % 95 % Ikke målt Ikke målt 91 % Morale 1. Personalets tilfredshed a. Sekretærer b. Sygeplejersker c. Læger Hvor god har din dag i ambulatoriet været i dag? a. 100 % b. 95 % c. 62,8 % a. 100 % b. 89 % c. 88 % Ikke målt a. 70 % b. 27 % (n=15) c. 82 % (n=11) Cost 1. Overarbejde for de 6 afdelingslæger på de dage hvor de er i ambulatorium 3 timer om ugen (137, 5 timer for de yngre læger i bagvagtslaget efter kl. 15 i 2015) 1 time om ugen 2,9 timer om ugen 41 minutter
Hvad er det en workshop kan? Meget grundigt forarbejde sikrer rette scope Tid! Ideer kan findes, testes og de der skal søsættes gennemarbejdes færdigt (eller næsten) på ugen. Implementeringsplan laves. Det tværfaglige hold. Frontline medarbejdere. patient, Outside eyes. Forbedringsagenten der faciliterer Systematisk opfølgning efter workshoppen
Hvad skal lederne? Være med til at scope den rette problemstilling Sætte det rigtige hold. Sikre ( afgive) beslutningskompetence i gruppen Give de nødvendige ressourcer til deltagere Støtte 100% op om de beslutninger der tages i workshoppen Være tilstede ved afrapporteringerne
Hvad skal vi nu? Opsamling på de 3 afholdte workshops. Hvor er vi ikke i mål? Hvilke tiltag skal gøre for at vi kommer det? Er der noget på P-plads som skal igangsættes? Ny værdistrøm ønskes igangsat for sengeafsnit som er udfordret på flere områder efter flytning Tværgående workshop i 2018 med Urinvejskirugisk afd. OUH om Prostatakræft pt. Miniworkshop på operationsgang med to andre afdelinger om depotpladsen ( som er trang)
Kejserens nye klæder? Vi nåede meget med DDKM i forhold retningslinjer og vores informationssystemer, men nåede ikke altid hele vejen rundt i Kvalitetscirklen Fokus på hvordan vi arbejder med kvalitet og forbedring. Redskaber/systematik til at skabe en struktur (og kultur), der øger chancen for at tiltag rent faktisk implementeres. Ekstern facilitering ekstrem vigtig Patientperspektivet hvad giver værdi? Eliminere det der ikke giver værdi (spild) Vi sætter vores egne mål og definerer selv hvad der er vigtigt i vores afdeling og for vores patienter. Forbedringsarbejdet involverer personalet mere direkte og mere bredt.
Så lige nu er det for den Syddanske Forbedringsmodel