Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange (FSEA) Dato: Tirsdag 22.5 2018 Kl.: 08.00-10.00 Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen (næstformand) Udviklingschef PC København Pia Linda Døssing Udviklingschef BUC Henrik Ingemann Andersen Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Brugerrepræsentant Kim Bach Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Pårørenderepræsentant Ellen Merete Juul Klinikchef PC Glostrup Darius Mardosas Kristineberg 3 2100 København Ø. Direkte 3864 0072 Ref.: Anica Hand Dato: 24. maj 2018 Øvrige deltagere på mødet: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Kvalitets- og Udviklingschef, Mette Bertelsen Fredsgaard Leanchef Jens Normand Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Anica Hand Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Anne Rosenquist (punkt 2) Projektleder, Sekretariats- og Komm.afd. Rikke Vinding (punkt 3) Afbud: Overlæge BUC Birgitte Bugge Leder af CVI Allan Lohmann Leder af psykoterapeutisk amb. PC Ballerup Ann Colleen Nielsen Afdelingssygeplejerske PC Sct. Hans Majken Oggesen Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Patientlogistiskchef Jacob Bille Krogh Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde (8.00-8.05) 2. Implementeringen af F-ACT status og input til implementeringen (8.05-8.35) 3. Planlægning og koordinering af udviklingsopgaver (8.35-8.50) 4. Metode - forbedringskultur (8.50-9.50) 5. Mødeevaluering (9.50-9.55) 6. Evt. (9.55-10.00) Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidste møde (8.00-8.05) Velkomst og evt. kommentarer til referat fra sidste møde. Der var ingen kommentarer til referatet. Fremover vil punktet også rumme mulighed for at komme med input til kommende dagsordener.
Tilbagemeldinger til forum på tidligere behandlede sager: - Forummets input til Fokus, forenkling og forbedring 2019-21 er blevet indarbejdet, sammen med de øvrige foras og brugerrepræsentanternes input, i de pejlemærker, som d. 24. april blev brugt som udgangspunkt til drøftelse med Målsætningskonferencen Punkt 2 Implementeringen af F-ACT status og input til implementeringen (8.05-8.35) Form Planlægningskonsulent Anne Rosenquist holder oplæg og derefter tid til spørgsmål og plenumdrøftelse Indstilling Det indstilles, at forummet drøfter: om erfaringer og dele af implementeringsmetoden, med fordel kan anvendes i forhold til andre større implementeringstiltag. Beslutning/Vigtige drøftelser Oplæg ved Anne Rosenquist om implementeringsprocessen af F-ACT, se bilag. Spørgsmål/drøftelser fra forummet: - Der bliver spurgt, hvorfor den norske F-ACT-manual bliver brugt som retningsgivende dokument. Anne forklarer, at der findes forskellige beskrivelser på dansk (f.eks. ift. modeltrofasthedsskalaen, F-ACT-coaching m.m.) Beskrivelserne vil blive samlet til en manual, men man vil gerne have input/erfaringer fra alle 15 F-ACT-teams med. - Kim Bach nævner et hollandsk oplæg om peer-støtte, som input for F-ACT implementering: (Kim sendte efter mødet følgende input til referatet. Citat fra Peer-netværket Danmarks årsmøde i 2016: Internationalt oplæg: Erfaringer fra Holland Oplæg v/ivy Veira, medarbejder og underviser med brugerbaggrund på Akademiet for Peer-uddannelse i Eindhoven. Christ Wesenbeek, veteran på peer-området, stifter og tidligere formand for det hollandske peer-netværk, VVvE. Harrie van Haaster, projektleder på peer- og brugerinddragelsesområdet, stifter og leder af konsulent firmaet: IGPB. I Holland er de langt fremme og vi skal høre om deres erfaringer med peer-støtte. Den internationale erfaringsudveksling er af stor betydning for vores eget pioner-arbejde med udvikling af peerstøtte metoden i Danmark.) - Der bliver spurgt, hvordan man i implementeringsfasen får tid til vejledning og kompetenceudvikling. Anne hjælper de forskellige teams med input, oplæg, organisering af temadage m.m., men det er Side 2
F-ACT-teamene selv, der skal finde og prioritere tid til det. Det er en vigtig del af implementeringen. - Der er opsat effektmålingsparametre på F-ACT, men det er svært at få data fra SP. De første 5 teams har anvendt HoNOS, som er et internationalt anerkendt klinisk effektvurderingsredskab, men det er ikke muligt at trække data endnu. Bispebjerg/Brønshøj har ikke oplevet det meningsfuldt at bruge tiden på HoNOS, og har derfor i foråret 2018 beslutte at ophører hermed. Frederikssund fortsætter. Deres sengeafsnit har brugt HoNOS i over 10 år. En overlæge, Caper B. Westergaard fra Bispebjerg/Brønshøj, har selv lavet en analyse af tidligere OP-team patienter i forhold til antal kontakter og antal indlæggelser og der ses et fald i begge. Ydermere er der et ph.d. projekt under professor Merete Nordentoft som ser på effekt. Der mangler en patient-/pårørende-orienteret effektmåling. - Samarbejde mellem sengeafsnittene og F-ACT-teamene fungerer godt bl.a. pga. ugentlige videomøder i Nordsjælland. I møderne drøftes, hvornår patienten igen kan være i F-ACT-teamet og hvad der skal til. Det hjælper med at forkorte patientens indlæggelsestid. - Man har gode erfaringer med involvering af medarbejdere i sammensætning af F-ACT-teamene. Den enkelte medarbejder bliver spurgt, hvem han/hun ønsker at være i et team med og man prøver at opfylde disse ønsker. - Den største vanskelighed har været at få OP-teams til at se det positive ved F-ACT-modellen. Man har i implementeringsfasen af F- ACT været i tæt dialog med Merete Nordentoft. F-ACT betyder, at man er fælles om flere patienter, så ansvaret bliver fordelt i teamet. Har en patient det dårligt, er der mulighed for at komme ud en eller flere gange om dagen. - F-ACT tavler ligger i Excel. Det er ikke lykkedes endnu at få dem i SP, men der arbejdes på en bedre løsning. Kommunikation/Opfølgning - Anne videresender materiale, oplæg og dokumenter, som er vedlagt referatet. - Anne skal til et kommende forummøde beskrive elementer i F-ACT implementeringen, der kan have betydning for kommende implementeringsprocesser. Sagsresumé Siden maj 2016 har Region Hovedstadens Psykiatri afprøvet en hollandsk model for organisering af ambulant behandling til mennesker med svære psykiske lidelser. Helt konkret omorganiseres Opsøgende psykiatriske teams og distriktspsykiatriske teams til F-ACT teams. Side 3
Afprøvningen omhandler: Fra maj 2016 - ca. 1.900 patienter/år og 65 medarbejdere Psykiatrisk Center Nordsjælland: 2 teams Psykiatrisk ambulatorie Frederikssund Psykiatrisk Center København: 3 teams Psykiatrisk ambulatorie Bispebjerg/Brønshøj Fra feb./marts 2018 ca. 4.900 patienter/år og 140 medarbejdere Psykiatrisk Center Ballerup: 3 teams Psykiatrisk ambulatorie Ballerup, 3 teams Psykiatrisk ambulatorie Gladsaxe Psykiatrisk Center København: 3 teams Psykiatrisk ambulatorie Frederiksberg, 3 teams Psykiatrisk ambulatorie Nørrebro, 3 teams Psykiatrisk ambulatorie Østerbro Fra efteråret 2018 ca. 3.000 patienter/år og 80 medarbejdere: Psykiatrisk Center Glostrup, Psykiatrisk ambulatorie Ishøj, Gl. Kongevej og Glostrup Psykiatrisk Center Bornholm Psykiatrisk ambulatorie Bornholm På baggrund af meget positive tilbagemeldinger fra medarbejdere og afsnitsledelser, der oplever stor tilfredshed hos patienter og pårørende, har centerledelserne på de to centre i dialog med direktionen, besluttet, at de to ambulatorier fortsætter som F-ACT teams. Implementeringsmetoden har en høj grad af vidensdeling og erfaringsudveksling mellem erfarne og nye F-ACT teams, hvilket kontinuerligt og systematisk understøtte af særlige funktioner i teamene, fx teamkoordinatorer, F-ACT coaches og auditorer. For hver afprøvning nedsættes desuden en tværgående koordinationsgruppe med bred repræsentation, som drøfter og beslutter graden af ensartet implementering, herunder de forhold, hvor teamenes optageområde og samlede patientgruppe, nødvendiggør forskelle. Bilag Oplæg Anne Rosenquist: - Implementering af F-ACT i RHP -FSEA d. 22. 5 18 Dokumenter: - F-ACT coaching i F-ACT teams i Region Hovedstadens Psykiatri (1) - FACT_Manual_English2013 - FACT_web Norge - F-ACT modeltrofasthedsskala fra 2017 på dansk (2) 18.07.05 - Implementering af F-ACT i RHP - skridt for skridt - FACT-Schaal 2017 EN Side 4
Punkt 3 Planlægning og koordinering af udviklingsopgaver (8.35-8.50) Form Plenumdrøftelse med kort indledning af Line Duelund Indstilling Det indstilles, at forummet: Drøfter hvad udfordringerne med planlægning af udviklingsopgaver består af Drøfter hvad der er vigtigt på afsnitsniveau ift. planlægning af udviklingsopgaver og hvad der gøres lokalt for at planlægge, ppå hhv centerniveau og afsnitsniveau Tager stilling til om dette er et emne forummet skal arbejde videre med på tværs af centrene Beslutning/Vigtige drøftelser Input fra forummet: - Der skal være fokus på prioritering, projektering og afprøvning. - Der skal være ro til at implementere noget inden der kommer noget nyt. - Det vil hjælpe at have en implementeringsplan med f.eks. 10 råd man skal være opmærksom på i implementeringen. - Man kan lære af F-ACT-implementeringen. - Forventningen er, at hospitalsledelsen har overblikket og ved, hvornår der ikke er tid til nye udviklingsopgaver, f.eks. når der bruges meget tid på opdatering af SP i efteråret. God porteføljestyring. Kommunikation/Opfølgning Rikke får input med; forummet kan følge op på det Sagsresumé På FSEAs møde i april blev der i forbindelse med drøftelsen af den fælles mødestruktur nævnt oplevelser af, at udviklingsopgaver ofte besluttes på højere niveau, er ukoordinerede og derfor skal implementeres samtidig i klinikken. På centralt niveau er der introduceret et porteføljestyringssystem for netop at styre udviklingsopgaver og forbedre planlægningen på tværs af RHP. På afsnitsniveau på de forskellige centre opleves imidlertid fortsat udfordringer med planlægningen af udviklingsopgaver. Formandsskabet ønsker at vide hvad udfordringerne består af og om det er et problem, der er behov for at kigge på på tværs af centrene. Punktet er derfor en plenumdrøftelse med en kort indledning fra Line Duelund efterfulgt af muligheden for at beskrive problemet og drøfte om der er redskaber, afsnit selv kan arbejde med. Bilag -- Side 5
Punkt 4 Metode - forbedringskultur (8.50-9.50) Form Oplæg ved Jens Normand, efterfulgt af gruppearbejde og opsamling i plenum. Indstilling Det indstilles, at forummet drøfter og giver input til RHP s videre forbedringsarbejde. De spørgsmål der ønskes drøftet er: Hvilke dele af forbedringsarbejdet fungerer godt i dag? Hvad skal der til for at løfte os til næste niveau i modenhedsmodellen? Hvad vil være hhv. fremmende eller hæmmende for det videre arbejde? Beslutning/Vigtige drøftelser Gruppe 1 Hvad fungerer godt? - FB tavlen er stedet. Husk vi arbejder på at løse problemer - alle niveauer - Indgangsport til at løse fælles problemer - Større nysgerrighed for hvad andre gør (Gemba) - Events virker men vi skal stadig øve os. Hvad fungerer ikke godt? - Stadig behov for hjælp (afsnitsniv.) til PDSA; f.eks. årsagsanalyse/vsa - At gøre opgaver/mål oppefra motiverende - (Fælles) sammenhæng (der er tale om et system (ledelses), der skal understøttes af standarder) og prioritering, f.eks. med LUS, KFM, driftsmål, 1:1 møder, dialogmøder eller Link. - Forbedre evne til at arbejde med løbende systematiske forbedringer (PDSA) - At hjælpe afsnitsledelse til at finde motivationen. Næste skridt: - Model/ ramme/ vej til at få indflydelse på overordnede mål/opgaver - Vi mangler en hurtigere model for at eskalere problemer og få dem løst på rette ledelsesniveau - Størrelse: o Enheder o Span of control Hæmmende: - Alt for meget skal løses af andre ; lederne Fremmende: - Hjælper til at opgaver løses lokalt/ balance - Forventningsafstemme hvad den enkelte leder kan/ må/ skal Side 6
Gruppe 2 Hvad fungerer godt? - Event-metoden virker! Resultater viser effekt - Tavlerne kører nu, inkl. ugeplan for centrets tavlemøder (god struktur) o Godt værktøj til implementering (SP) o Godt værktøj til involvering - Balance ml. standardisering og innovation (bottom up) o Der skal være plads til lokal tilpasning - Når der er skabt en rød tråd fra HL CL AL - værdi for patienten virker som ledestjerne - Forbedringskonferencer o RHP o Center Videndeling Hvad skal til for næste niveau? - Bedre porteføljeledelse prioritering - Værktøjer (f.eks. PDSA, 5x hvorfor, A3) skal stadig læres/ bruges/ trænes - Næste skridt i patientinvolvering i forbedringsarbejde o fra push til pull? - Lederhandlinger vil hjælpe på vej - Fokus på medarbejdernes involvering i forbedringsarbejdet en uddannelse for dem Fremmende: - Lad de gode gå forrest - Balance ml. standardisering og innovation o Der skal være plads til det lokale. Herfra kommer de gode løsninger - Tid til forbedringsarbejde Hæmmende: - effektiviseringsfrygt - Fremmedgørende produktionssprog italesættelse Gruppe 3: Næste niveau: - Få fat i det kundedrevne (værdi for patienterne), herunder at efterspørge patientfeedback. Det vil kunne trække arbejdet videre. - Øget lægedeltagelse på afsnitsniveau (tværfaglighed og oplevelse af fælles ledelse) - Løbende måling af modenhed ift. tavlemøder (fx ved at centerledelsesrepræsentant vurderer tavlemøder ud fra et simpelt standardiseret vurderingsskema) herunder feedback til afsnitsledelserne Side 7
- Kursus for de meget motiverede medarbejdere, så de kan få en større rolle ift. tavlemøder Fremmende: - Begrænse parallelstrukturer, sikre at problemer ikke fjernes fra linjeledelsen - Afdelingssygeplejersker får mere tid til forbedringsarbejde (fx ved at blive aflastet for administrative opgaver) - Afsmitning på udviklingen på andre områder fx en ændring af den måde vi afvikler MUS/LUS (i en mere coachende retning) - Øvelse understøtte at ledere tør blotte sig og vise at det er svært - Sikre at tavler giver mening på alle niveauer Hæmmende: - Etablerede strukturer, der konkurrerer om tiden. Fx lægernes morgenkonferencer. Jens tager de forskellige inputs fra grupperne med og laver et oplæg til et kommende FSEA møde. Kommunikation/Opfølgning Inputtene vil dels blive anvendt i formuleringen af den kommende 3 års plan, og vil også blive medtaget i Hospitalsledelsens videre arbejde. Sagsresumé Baggrund RHP har nu som samlet hospital været i gang med løbende systematisk målbart forbedringsarbejde i 3 år nogle centre meget længere. Vores ambition er, at vi de kommende år når modenhedsniveau 4, hvor Forbedringsarbejdet er vores måde at arbejde på, når vi skal sikre og udvikle stadigt mere værdi til vores patienter drevet af vores ledere på alle niveauer. Hospitalsledelsen har i forbindelse med den kommende 3 års plan sat 4 overordnede tiltag i værk, for at sikre vi fortsat udvikler vores forbedringskultur. Disse 4 tiltag samt modenhedsmodellen vil blive præsenteret på mødet som udgangspunkt for drøftelsen af de 3 hovedspørgsmål, så vi kan få input fra Jer alle. De tre hovedspørgsmål er: Hvilke dele af forbedringsarbejdet fungerer godt i dag? Hvad skal der til for at løfte os til næste niveau i modenhedsmodellen? Hvad vil være hhv. fremmende eller hæmmende for det videre arbejde? Side 8
Som hjælp til drøftelserne stilles disse underspørgsmål: Hvordan får vi klædt ledere endnu bedre på? Hvordan får vi engageret og involveret medarbejderne mere? Hvilke og hvis kompetencer skal udvikles? Hvordan får vi mere klinik/faglighed ind i forbedringsarbejdet? Hvilke værktøjer er der brug for at videreudvikle? Bilag Bilag 1: Drøftelse af RHP s forbedringsarbejde Punkt 5 Mødeevaluering (9.50-9.55) Hvordan er mødet forløbet? Hvad skal vi tage med til de næste møder, og hvad skal vi ændre på? Det ville have været godt at få F-ACT oplægget før mødet. Punkt 6 Evt. (9.55-10.00) Med venlig hilsen Anica Hand Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 9