Notat Modtager(e): Økonomiudvalget cc: [Navn(e)] Fælles om målet - helhedsorienteret arbejde med borgeren Kommunalbestyrelsen bestilte ved budgetaftalen 2017 en tværgående analyse af beskæftigelse, sundhed- og socialområderne, som skulle indfri en forventet besparelse på 2 mio. kr. i 2017, stigende til henholdsvis 3 mio. kr. i 2018, 4 mio. kr. i 2019 og frem. Dato: 5. juni 2019 Sags nr.: 00.01.10-P20-1-17 Sagsbehandler: ISN Baggrunden for at bestille en tværgående analyse på velfærdsområderne var, at borgere / familier med komplekse behov, som går på tværs af den kommunale organisering, ikke hjælpes effektivt af de ydelser og indsatser, de modtager. Målgruppen står samtidig samlet set for en stor del af kommunernes velfærdsudgifter på landsplan. Analysen viste, at Albertslund Kommune med fordel kan dygtiggøre sig i at løfte borgere / familier med komplekse behov, hvorfor udviklingsforløbet Fælles om målet blev igangsat med det formål at: Indfri besparelser fra budgetaftalen 2017 ved at designe nye løsninger for borgere / familier med komplekse behov Skabe en mere effektfuld indsats og større helhed for borgere / familer med komplekse behov Udviklingsforløbet Fælles om målet blev igangsat fra maj 2017 med afslutning medio 2019. I forbindelse med afslutningen af udviklingsforløbet orienteres Økonomiudvalget om projektets organisering, løsninger og resultater. Baggrunden for udviklingsforløbet Fælles om målet fokuserer på de borgere og familier i Albertslund, som er særligt udsatte. Den kommunale organisation fungerer overordnet set optimalt for 95 % af borgerne, som betjenes med én eller få indsatser. De resterende 5 % af borgere er kendetegnet ved at være særligt udsatte og med krav på mange ydelser på tværs af den kommunale organisation. I Albertslund Kommune viste en tværgående analyse, foretaget af Implement Consulting Group (2017), at 1% af borgerne driver 26% af kommunens omkostninger 1, mens 5% af borgerne driver 57% af kommunens omkostninger 2. De komplekse borger- og familiesegmenters andel i velfærdsudgifter kan illustreres med følgende figur: Udgifter Område Økonomi & Stab Sekretariat for Netværksstrukturen Borgere 1 280 borgere trækker 280 mio. kr. (jf. s. 14 i implements Analyse, 2017) 2 1400 borgere trækker 620 mio. kr. (jf. s. 14 i implements Analyse, 2017) Normarks Allé 1 2620 Albertslund www.albertslund.dk Albertslund Kommune
I Implements analyse peges der på at der ved særligt komplekse borger- og familier kan være behov for, at ydelserne tilrettelægges på tværs af kommunens organisering, så de tilsammen tilpasses borgerens behov, frem for at ydelserne leveres af de adskilte fagområder. Idet borgerne- og familierne er kendetegnet ved at have komplekse behov, som går på tværs af den offentlige forvaltning, stiller det krav til tværgående samarbejde og ny intern organisering omkring målgruppen. Formålet med Fælles om målet har således været at re-designe målgruppens indsatser og styringen heraf, med henblik på at indfri et besparelsespotentiale, og samtidig øge kvaliteten af de samlede indsatser. De re-designede indsatser i Fælles om målet er udviklet ud fra et styrende fokus på at tilrettelægge helhedsorienterede forløb, hvor indsatserne 1) skal gives i den rigtige rækkefølge 2) i intensive og 3) individuelt tilrettelagte forløb på tværs af den kommunale organisation. Det styrende fokus og forventede gevinster for de re-designede indsatser er illustreret herunder: Styrende fokus Forventede gevinster Organisering og styring af Fælles om målet Fælles om målet er blevet styret via et porteføljestyringsværktøj, som er brugt til at sikre overblik over de enkelte projekter og disses fremdrift i Økonomiudvalget maj 2018 samt løbende i Direktørforum. I budgetaftalen 2018 blev det besluttet at udvikle og pilotteste et porteføljestyringsværktøj til at skabe overblik over udviklingsprojekter i organisationen. Dette er gjort i Fælles om målet. De 6 projekter i Fælles om målets portefølje består af følgende borger- / familiesegmenter: 1. Borgere der modtager misbrugsbehandling 2. Familier med sygedagpenge og børn med ydelse fra familieafsnit / PPR 3. Borgere der modtager hjemløseindsats 4. Borgere på kontanthjælp og genoptræning 5. Borgere under 40 år der modtager førtidspension (pause) 6. Familier med enlig forsørger der modtager kontanthjælp (pause) To af projekterne er undervejs sat på pause grundet andre større udviklingstræk i organisationen med sammenhæng til projekterne, herunder arbejdet i familieafsnittet, ungestrategien og den specialpædagogiske plan. 4 projekter er afsluttet og har tilsammen udviklet 10 løsninger. Projekternes løsninger præsenteres nedenfor. 1. Borgere der modtager misbrugsbehandling Projektets formål Side 2 af 8
Formålet var at undersøge samt re-designe løsninger til, hvordan misbrugsbehandlingen og den erhvervsrettede indsats kan tilrettelægges, så borgeren kommer ud af sit misbrug og på sigt bliver selvforsørgende. Projektets løsning en ny samarbejdsprocedure Projektet har udviklet en ny procedure for samarbejde om rusmiddelindsatsen. Samarbejdsproceduren tydeliggør vejen mellem Rusmiddelcentret og relevante enheder i organisationen, samt sikrer en arbejdsgang, hvor relevante enheder samarbejder om at skabe en individuel og jobrettet misbrugsindsats for den enkelte borger. Herunder beskrives samarbejdsproceduren ud fra et konkret eksempel. Eksempel på løsningen - En ung mand med misbrug og uden uddannelse / job: Ungeenheden identificerede en ung mands misbrugsudfordring og bragte ham til Rusmiddelcentret. Sammen tilpassede manden selv, Jobcentret, Ungeenheden og Rusmiddelcentret en indsats, hvor manden fik mødepligt i rusmiddelcentret 5 gange om ugen frem for at møde til aktivering på Jobcentret. Mødepligten i rusmiddelcentret gjorde det muligt at hjælpe borgeren ud af sit misbrug hurtigt og samtidig sikre en jobrettet indsats via løbende samarbejde med jobcentret. Borgeren kom ud af sit misbrug ultimo 2018 efter 1,5 mdr. i misbrugsbehandling. Mødepligten på rusmiddelcentret sikrede et intensivt misbrugsforløb. Borgeren startede på en uddannelse i februar 2019 og er fortsat i uddannelse. Den faglige vurdering er, at manden fra ovenstående eksempel ikke havde været i uddannelse uden den tilpassede indsats. Eksemplet tydeliggør samtidig løsningens økonomiske potentialer og viser hvordan samarbejdsproceduren potentielt kan sikre, at borgere i målgruppen løftes hurtigt ud af deres misbrug og på sigt også deres arbejdsløshed via individuelt tilrettelagte forløb. Samarbejdsprocedurens kvalitetsmæssige og økonomiske effekter er ikke evalueret, da indsatsen først implementeres fuldt medio 2019. Samarbejdet mellem Jobcentret, Ungeenheden og Rusmiddelcentret har været etableret siden Rusmiddelcentrets åbning i august 2018. På baggrund af samarbejdet ses tendenser til følgende effekter: Tidlig identificering og hjælp: Den nye procedure for samarbejdet sikrer, at borgerens misbrugsudfordring identificeres i organisationens enheder og at borgeren herfra henvises til rusmiddelcentret. Side 3 af 8
Jobrettet, individuel indsats: Via det nye samarbejde sikres borgere med en erhvervsrettet indsats og en misbrugsudfordring et individuelt tilrettelagt forløb, der gør det muligt både at få behandling for misbrug og samtidig modtage en jobrettet indsats. Det forventes at bidrage til, at borgere i segmentet hurtigere bliver selvforsørgende. Henvisning til lokalt tilbud: Der ses en tendens til, at borgere der henvises fra øvrige enheder i organisationen tilvælger kommunens lokale rusmiddelcenter frem for dyrere alternativer (f.eks. KABS). Af de 25 borgere, der var tilknyttet rusmiddelcentret i december 2018, var 16 visiteret via jobcentret/ungeenheden. 2. Familier med sygedagpenge og børn med ydelse fra familieafsnit / PPR Projektets formål Projektet har haft til opgave at undersøge samt skabe løsninger til, hvordan organisationen kan understøtte sygemeldte forældre til udsatte børn (f.eks. børn med et handicap, angst, alvorlige koncentrationsbesvær, skolevægring etc.) i at komme tilbage på arbejdsmarkedet. Projektets løsning én koordinerende sagsbehandler I projektet er der udviklet en model for én koordinerende sagsbehandler for barnet og forældrene i målgruppen. Modellen testes på 5-6 familier til udgangen af 2019. I forbindelse med testen er der ansøgt 2 mio kr. til en pulje i socialstyrelsen, som ved eventuel bevilling vil blive benyttet til at implementere en tilsvarende model for koordineret sagsbehandling i Familieafsnittet. Formålet med den koordinerende sagsbehandler er at sikre koordinering og fremdrift i familiens sager. Desuden er sagsbehandleren familiens primære kontakt til organisationen og sikrer helhedsorienterede forløb, opfølgning og kommunikation med familien og med de relevante enheder. På den måde sikrer den koordinerende sagsbehandler, at der skabes et tværfagligt og koordineret netværk om familien, frem for at sagerne behandles isoleret i de enkelte afdelinger: Løsningen testes fra maj 2019 og frem til udgangen af 2019. Dermed kan effekterne endnu ikke dokumenteres. De forventede effekter er beskrevet herunder og er en faglig vurdering af løsningen foretaget af relevante ledere og medarbejdere i organisationen samt de forældre, der har været involveret i projektet. Forventede effekter af den koordinerende sagsbehandler: Side 4 af 8
Fra sygedagpenge til selvforsørgelse: Familierne oplever at være tovholder på egen sag. Det er ressourcekrævende og stressende i en sådan grad, at forældrene ofte bliver syge. Ved at sætte en koordinerende sagsbehandler på familiens sager formodes det, at presset på forældrene mindskes, så de kan genoptage arbejdet. Øget trivsel og kvalitet for børnene: Ved at sikre samarbejde og helhedsorienterede løsninger for barnet forventes det, at barnet kan få en indsats, som forbedrer barnets trivsel mest mulig. Forebyggelse af særligt komplekse (og omkostningstunge) sager: Forventningen til løsningen er (hvis den implementeres fuldt ud på målgruppen), at man på sigt kan forebygge særligt komplekse sager, hvor barnets udfordringer eskalerer og forværres grundet indsatser, der ikke samtænkes effektivt ud fra barnets behov. Kortere sagsbehandlingstid: Tovholderen har en opgave i at sikre, at alle aktører omkring barnet kender sine opgaver og deadlines i forhold til hinanden. På den måde sikres en kortere sagsbehandlingstid, hvor familierne hurtigere opnår de rette indsatser. Bedre koordinering på sigt: Ved at teste løsningen og løbende dokumentere handlinger, kan det afdækkes, hvilke barrierer og drivkræfter der opstår ved koordinerende sagsbehandling i kommunen. Disse indsigter kan bidrage til, at der kan skabes forandringer, der letter koordineringen mellem afdelinger. Læringen kan bruges på den specifikke målgruppe og øvrige komplekse familiesegmenter i organisationen. Foruden ovenstående løsning er der i projektet udviklet 3 løsninger, som er overleveret til relevante afdelinger i organisationen. Organisationen arbejder videre med disse løsninger. Der henvises til bilaget Overblik over projekter og løsninger for mere information herom. 3. Borgere der modtager hjemløseindsats Projektets formål Projektet har haft til opgave at udvikle en koordineret indsats, så hjemløse borgere kan flytte fra forsorgshjem til egen bolig og på sigt mestre eget liv. Projektets løsning - Systematisk samarbejde om borgere på forsorgshjem Via projektet er der udviklet og implementeret et systematisk samarbejde mellem Socialenheden for Voksne samt Boliganvisningen om borgere på forsorgshjem. Ved systematisk at gennemgå lister med borgere på forsorgshjem betalt af Albertslund Kommune findes individuelle løsninger for de konkrete borgere, så de kan hjælpes videre fra forsorgshjemmet. F.eks. ved at borgeren kommer på boligliste, bliver sat i positivt forløb o.lign. Dette er blevet gjort løbende i projektet, hvor borgere er hjulpet videre fra forsorgshjem. I nogle tilfælde hjælpes borgerne til billigere tilbud, mens de i andre tilfælde hjælpes i dyrere tilbud i form af f.eks. midlertidige botilbud, som bruges til på sigt at hjælpe borgeren videre. Løsningen er implementeret i 2018, og effekterne er beskrevet herunder: Side 5 af 8
Anslag til økonomiske besparelser: I 2018 er der samlet set identificeret et fald på 978 t. kr. i omkostningerne for sociale foranstaltninger for de 29 borgere som er kommet videre fra forsorgstilbud. Nogle af ændringerne ville være sket uden intensiveret tværgående indsats. Derudover har der været initiativer i Voksenområdets opbremsningsplaner, samt genopretningsplanen for området, som har medvirket til ændringerne (i særdeleshed fremskaffelsen af midlertidige boliger). På baggrund af udviklingen i den almindelige drift har det ikke været muligt at isolere en besparelse som direkte resultat af projektets løsning. Øget kvalitet for borgeren: Ved at borgeren hjælpes hurtigere fra forsorgshjem og videre i sit boligforløb forventes borgerens oplevede kvalitet at stige. Borgerne har som regel mange udfordringer, udover hjemløshed, som ofte først kan afhjælpes, når borgeren hjælpes ind i et positivt forløb, f.eks. adgang til misbrugsbehandling, tilbud om bostøtte, beskæftigelse osv. Dette sikres gennem det tværfaglige samarbejde. Foruden ovenstående løsning, er der etableret et samarbejde mellem Boliganvisningen og Vognporten (studieboliger), som nu regelmæssigt udfører studietjek af beboerne. Det betyder, at unge uden studie (og dermed uden retmæssig bopæl i Albertslund Kommune) ikke længere kan få hjemløseindsats, når de står uden bolig. Det vurderes at kunne indbringe besparelser ift. hjemløseindsatsen. Derudover er der i projektet udviklet yderligere 2 løsninger, som er overleveret til relevante afdelinger i organisationen. Organisationen arbejder videre med disse løsninger. Der henvises til bilaget Overblik over projekter og løsninger for mere information herom. 4. Borgere på kontanthjælp og genoptræning Projektets formål Projektets opgave har været at sikre et jobrettet genoptræningsforløb, så borgeren på kontanthjælp / sygedagpenge reelt er jobparate efter sygdoms/-genoptræningsforløb. Projektets løsning Trepartssamarbejde om jobrettede genoptræningsforløb I projektet er der udviklet en model for et trepartssamarbejde mellem jobcentret og sundhedshuset, når borgeren i målgruppen opstarter et genoptræningsforløb. I samarbejdet sikres det, at der udvikles en fælles jobrettet genoptræningsplan for borgeren på et tværfagligt møde kort inde i genoptræningsforløbet. Planen laves med borgeren som en vigtig samarbejdspart ud fra et ønske om, at borgeren selv tager aktiv del i forløbet, er motiveret og tager medansvar for at planen lykkes. Det tværfaglige samarbejdes formål og primære aktører er illustreret herunder: En fælles plan Løsningen testes fra maj 2019 og frem til udgangen af 2019 på 10 eller flere borgere. Dermed kan effekterne endnu ikke dokumenteres. De forventede effekter herunder er en faglig vurdering af løsningen foretaget af relevante ledere Side 6 af 8
og medarbejdere i organisationen. De forventede effekter af trepartssamarbejdet er: Afkortet forløb fra sygdom til job: Modellen skal sikre en helhedsorienteret plan for borgeren med en rød tråd mellem genoptræning og job. Således slippes borgeren først i det tværfaglige samarbejde, når borgeren reelt vurderes jobparat. Det forventes at kunne afkorte borgerens forløb på kontanthjælp og dermed på sigt føre til økonomiske besparelser. Mere kvalitet for borgeren: Ved at involvere borgeren i eget udviklingsforløb forventes borgerens oplevede kvalitet at blive løftet. F.eks. vil der kunne involveres øvrige relevante medarbejdere i forløbet, hvis borgeren har øvrige udfordringer, som ikke løses i genoptræningsforløbet. Ved at blive hjulpet med et helhedsorienteret og jobrettet fokus forventes det, at borgeren kommer helstøbt tilbage på arbejdsmarkedet. Overordnede kvalitetsmæssige gevinster I de enkelte projekter under udviklingstrækket Fælles om målet opleves udviklingsforløbet om helhedsorienterede indsatser generelt som fagligt meningsfuldt. Medarbejdere og ledere, der har bidraget i de enkelte projekter, oplever at der er skabt: Nye relationer på tværs af organisationen: Projekterne har skabt relationer mellem projektdeltagere, som resulterer i en kortere (mental) afstand mellem organisationens afdelinger, når der samarbejdes om en borger. Afstanden mellem fagområderne er dermed reduceret, og det viser sig i skræddersyede og helhedsorienterede indsatser for borgeren. Nye systematiske og formaliserede samarbejder: Medarbejdere og ledere i projektet vurderer, at de re-designede løsninger i form af formaliserede samarbejder og strukturer på tværs af fagområderne medfører, at samarbejdet spredes til de medarbejdere, der ikke har deltaget i projekterne. Det reducerer intern forvirring og betyder på sigt, at borgeren (uanset hvilken medarbejder de møder) får en helhedsorienteret indsats. Begrebet helhedsorientering er omsat til praksis: Projekterne har sat en dagsorden oppefra om helhedsorientering. Den nuværende erfaring er, at de ledere og medarbejdere, der medvirker i projekterne får øget fokus på helhedsorientering og kan via eksempler og erfaringer nu omsætte begrebet om helhedsorientering til reel praksis. Det gør sig gældende ved, at flere af projektdeltagerne nu insisterer på helhedsorientering, når de møder andre medarbejdere, samt at deltagerne ser behovet for helhedsorientering, når de møder borgere, hvis sager kalder på det. Erfaringer med at dokumentere økonomiske gevinster Fælles om målet skulle jf. budget 2018 indfri en besparelse på 3. mio. kr. i 2018, stigende til 4. mio. kr. i 2019 og frem. I december 2017 besluttede Kommunalbestyrelsen en økonomistyringsmodel for projektet. Økonomistyringsmodellen fordeler rammebesparelsen ligeligt mellem de tre afdelinger Social & Familie, Borger & Arbejdsmarked samt Sundhed, Pleje & Omsorg. Når der som følge af tværgående projekter blev konstateret en besparelse, skulle rammebe- Side 7 af 8
sparelsen afløftes de tre afdelinger og placeres på det specifikke område, hvor besparelsen kunne konstateres. Det har vist sig udfordrende at dokumentere eventuelle besparelser fra de enkelte projekters løsninger. Det skyldes flere årsager: Det har vist sig udfordrende at isolere arbejdet i de igangsatte projekter fra den almindelige drift og øvrige tiltag i organisationen. Projekterne involverer medarbejdere og ledere på tværs af organisationen og eksisterer sideløbende med driften. Projekterne og driften i de involverede afdelinger er dermed sammenhængende i en sådan grad, at det er svært at identificere, hvorvidt en ændring i forbrug / besparelse for segmentet skyldes projektet eller udvikling i driften. Administrationen har ved projektets igangsættelse tilstræbt at udvikle et datamodul til brug ved økonomiopfølgning på projekteternes nye løsninger. Datamodulet skulle medvirke til at identificere og dokumentere eventuelle besparelser, men har vist sig udfordrende at bruge i praksis. Det skyldes bl.a. tekniske forhold, såsom fejlbehæftede datakilder. Flere af løsningerne fra projekterne er først implementeret primo / medio 2019, og 2 løsninger testes på nuværende tidspunkt i organisationen. Flere af disse løsninger har et langsigtet økonomisk besparelsespotentiale, som først vil kunne identificeres, når løsningerne har virket i en længere periode. Samlet set har det dermed været udfordrende at isolere de økonomiske gevinster af de re-designede løsninger. Løsningerne vurderes at kunne indbringe besparelser i de involverede afdelinger. Da effekterne ikke entydigt kan dokumenteres til projekternes løsninger, er det besluttet at besparelserne indfries i de rammebesparelser, der er lagt ind i budgettet hos de primært 3 involverede afdelinger, herunder Borger & Arbejdsmarked, Social & Familie samt Sundhed, Pleje & Omsorg. De besparelser som løsningerne måtte frembringe, kommer således den enkelte afdeling til gode. Dette er i overenstemmelse med Kommunalbestyrelsens beslutning d. 12. december 2017. Side 8 af 8