Referat af ordinær generalforsamling d. 2. april 2009 Generalforsamlingen blev afholdt i Lokalcenter Vestervang. Der var tilmeldt 72 og 68 deltog plus gæster. En stemmeberettiget repræsentation inklusiv modtagne fuldmagter på 60 medlemmer og 1073 fordelingstal ud af 2012. Kl. 18.00 bød formand Jørgen Leth velkommen og generalforsamlingen blev indledt med en buffet med mad leveret af Kulinaria. Der var kun positive tilkendegivelser til menuen. Kl. 19.15 påbegyndtes generalforsamlingen, en bød velkommen til den egentlige generalforsamling og tilkendegav, at der var en fastlagt dagsorden. 1) Valg af dirigent, stemmetællere og referent Bestyrelsen foreslog følgende kandidater, der blev valgt: som dirigent Ejerforeningens advokat, Carsten Henriksen som stemmetællere Poul Erik Nielsen (stemmeformand), lej. 722 Eva Sletting Andersen, lej. 102 Willi Matthies, lej. 865 som referent Bent Grøn, lej. 1001 Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen - i henhold til vedtægten - var lovligt varslet med udsendelse af indkaldelse/dagsorden ved omdeling og e-mail, mindst 4 uger før afholdelsen. Dagsorden var også i henhold til vedtægter. 2) Bestyrelsens beretning for det forløbne år 2008 Der var udsendt en skriftlig beretning. Jørgen Leth havde følgende supplerende bemærkninger. en indledte med at takke bestyrelsen for et godt samarbejde. Ligeledes blev der rettet en tak til naboejerforeningens bestyrelse for et godt samarbejde i kontaktudvalget. Der har været et indgående og godt samarbejde ikke mindst om indkøb af postkasser. Det havde været vanskeligere end forudset at købe postkasser, formanden udtrykte, at det at købe postkasser i et år, hvor der var lov for at skulle have postkasser, medførte at leverandører var vanskelige at forhandle med. Der blev ligeledes takket for et godt samarbejde i fællesudvalget, hvor de 3 ejerforeninger i Vestervang mødes. Vedr. energiforbrug: Herefter havde formanden en del bemærkninger ang. Energiforbruget. Bestyrelsen har meget fokus på energiforbruget. Der skal virkelig gøres en indsats for at reducere energiforbruget, det er der økonomi i og der er miljø hensyn. Der er en mindre reducering i energiforbruget i forhold til sidste år. Over de seneste 5 år er energiforbruget reduceret med ca. 22 %, hvilket primært skyldes de løbende forbedringer i isolering m.m. Energiforbruget følges nøje hver uge og bestyrelsen håber, at forbruget fortsat kan reduceres. Bestyrelsen opfordrer alle medlemmer til fortsat at medvirke til at reducere forbruget. Ved renovering af lejligheder vil ejerforeningen gerne inddrages, så forbedret facadeisolering kan foretages. en tilkendegav, at Århus Kommune havde en pjece med tilrettevisning af henholdsvis central varmestyring og individuel styring i boliger. Foreningen har anskaffet 100 stk. og der vil blive omdelt en pjece til hver lejlighed efter generalforsamlingen. Vandforbruget er i 2008 reduceret med ca. 3 % i forhold til 2007. Det kan kun skyldes reducering og større opmærksomhed i lejlighederne. Vedr. både varme og vandforbrug ligger vi, sammenlignet med lignende byggerier og i forhold til de officielle angivelser af forbrug pr. familie på et rimeligt niveau. Men vi skal gerne have forbruget reduceret yderlig. Bestyrelsen vil fortsætte med at gennemføre energibesparende foranstaltning ved isoleringsforbedringer og rudeudskiftninger. Men bestyrelsen håber også, at alle beboere vil være med til at begrænse varme og vandforbrug mest muligt. Vedr. fælles elforbrug er der, som tidligere udmeldt, et forbrugsområde, hvor forbruget i en periode er registreret som unormalt stort i forhold til 2007. Efter tidligere udmelding er der 2 ejere der har meldt tilbage, at de hver især har tilkoblet en fryser på den fælles elinstallation 1
under pågældende forbrugsområde/måler, men efter kontrolmåling på frysernes forbrug konstateres det, at deres forbrug er meget minimalt i forhold til det noget større merforbrug, der er konstateret. Bestyrelsen arbejder videre med opgaven, Herunder eventuelt at få kontrolleret måleren for korrekt funktionalitet hos NRGI. Elkøb: Der er - for et målerområde, måleren med det mindste forbrug - indgået aftale om fast elpris/ kontraktlig elkøb. Dette gav, på aftaletidspunktet, en pris, der er 20 øre billigere pr. kwh end basisprisen. Basis elprisen varierer dog noget, P.t. er den faldende, så tiden vil vise, om det er en fordel at indgå købsaftaler for øvrige målerområder med større forbrug. Købsaftale på kontrakt er for en periode på minimum et år. Prisudviklingen følges løbende op til hver måneds udgang, hvor der kan indgås aftale om kontraktkøb. Tilskud til renovering. Det er ikke muligt for ejerforeninger at få tilskud til renovering fra den nye tilskudsordning. Århus Kommune har en anden ordning, hvorfra der kan søges til energibesparende renoveringsarbejder. Herfra vil foreningen ansøge om tilskud til udskiftning af ruder. Fyrretræer: Bestyrelsen vurderer på behov for fældning af nogle få fyrretræer ud mod vejen. Træerne står klemt og nogle grene generer store biler ved indkørslerne. Der er ikke helt enighed i bestyrelsen, der arbejdes videre med vurderingen. Foreningens regnskab: en tilkendegav (i modsætning til andre regnskaber der høres om) at bestyrelsen er godt tilfreds med regnskabet. Restgæld i foreningens lejligheder: Bestyrelsen har besluttet at indfri restgælden i de 2 lejligheder (kontor og viceværtslejlighed). Det er en mindre restgæld og der er en rentebesparelse ved at indfri lånene. Indfrielsen kan tidligst gennemføres pr. 31.12.2009. Handel med lejligheder: en oplyste om, at der p.t., også i Vestervang, er en del lejligheder til salg. Som følge af det stagnerende ejendomsmarked bliver nogle lejligheder lejet ud. I enkelte situationer er der hos lejere en anden holdning til kulturen i Vestervang. Bestyrelsen opfordrer ejere, der udlejer, at det indskærpes at gældende husorden også skal overholdes af lejere. Husordenen findes i mappen Velkommen til Vestervang eller kan ses på hjemmesiden www.vestervang5-øst.dk. Tilbagekøbsklausulen: Bestyrelsen har ikke noget nyt angående pris på eventuelt frikøb fra den på grunden værende kommunale tilbagekøbsklausul. en tilkendegav, at det på nuværende tidspunkt, med faldende priser, måske kan være fordelagtigt, at rette en forespørgsel til kommunen omkring en grundvurdering, herunder forespørge om: Hvordan fordeles omkostningerne til en grundvurdering mellem ejerforeningen og kommunen, hvor længe gælder en grundvurdering, og hvilken indeksering vil der være på en grundvurdering i årene fremover fra vurderingstidspunktet. Emnet tages op i fællesudvalget. Vedr. sommerfesten i 2008: Tak til festudvalget for arrangements tilrettelægning ved de årlige sommerfester. Der modtages enkelte henvendelser med opfordring til, at der suppleres med noget underholdning. en tilkendegav, at hvis der skal være underholdning, skal omkostningen dækkes af enten fællesudgifterne eller en noget højere egenbetaling. Sluttelig takkede formanden på hele bestyrelsens vegne og ikke mindst på Sørens og egne vegne for et godt samarbejde med medlemmerne. en håbede, at de bestræbelser der blev gjort, var tilfredsstillende for medlemmerne. Også en tak til Vicevært Søren for et godt samarbejde. Der er i begge ejerforeninger stor tilfredshed med hans indsats. Hvilket begge bestyrelser havde tilkendegivet ved en hyggestund op til jul. Herefter forespurgtes om bemærkninger til både den skriftlige og mundtlige beretning. Poul Lorensen lej. 753 Vil gerne have nærmere gennemgang af postkasser under behandling af beretningen, da bestyrelsen ikke behøver at rette sig efter kommentarer under eventuelt. Andre ejerforeninger har sat det på som et punkt på dagsordenen, så det kan diskuteres. Dirigent Tilkendegav at bestyrelsen er beslutningsdygtig vedr. postkasser. en Svarede med, at der var truffet beslutning og ordret postkasseanlæg, Men placeringen kunne selvfølgelig drøftes. Robert Mogensen lej. 822 Udtrykte tak til bestyrelsen for den måde der blev vedligeholdt på og 2
værne om designet i Vestervang. Han opfordrede kraftigt til, at Postkasser ikke sættes op på mosaikvægen i indgangspartierne mod nord. Hvilket de heller ikke gør. Også en opfordring til varsomhed med fjernelse af fyrretræer. Herefter blev beretning og formandens bemærkninger taget til efterretning og godkendt. 3) Forelæggelse af årsregnskab med revisorpåtegning til godkendelse Revisor Peder Meldgaard gennemgik årets regnskab, og gav uddybende forklaring til en del af posterne. Regnskabet udviser et pænt overskud, som henlægges til reserverne (egen kapitalen). Poul Lorensen, lej. 752 spurgte ind til regnskabsføringen ang. de af ejerforeningen ejede lejligheder efter en indfrielse af restgælden. Poul Lorensen og Revisoren drøftede spørgsmålet, der blev ikke truffet nogen beslutning. Indfrielsen kan tidligst gennemføres pr. 31-12-2009 med opsigelse senest 31-07-2009. Bestyrelsen vil drøfte med revisoren, om eventuelle ændringer i regnskabet ved udarbejdelse af regnskabet for 2009. Driftsregnskabet og energiopgørelsen blev godkendt uden yderligere bemærkninger. 4) Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse en havde følgende kommentarer: Ud over installation af postkasseanlæg forventes der ifølge planen, at der ved Terrassehuset renoveres terrasser på 5 moduler (2 lej.), hertil bemærkede formanden, at det formodentlig kun bliver 2 moduler (en lejlighed i nr. 2). Som anført i planen gennemføres der renovering af nordfacaden på Altangangshuset. På Altangangshusets sydfacade vil der blive gennemført renovering af et antal altaner, men også et mindre antal i 2009. Årsagen til reducering af forventede arbejder er af hensyn til vedligeholdelsesbudgettet. Postkasseanlæggene er blevet dyrere end forventet ved budgetlægningen i dec. 2008. Omkostningen ved renovering af nordfacaden kendes ikke endnu, men det bliver en stor omkostning. Derudover vil der blive udskiftet et større antal ruder, årsagen til dette er, at der er mulighed for tilskud fra Århus Kommune. Udskiftning af ruder er meget energibesparende. Der skal også - dog ikke uventet - refunderes egenbetaling for renovering af 4 terrassemoduler fra sidste år. en tilkendegav, at det vurderes, at være helt forsvarligt, at udskyde renoveringer på terrasser, da de dårligste er renoveret. Der vil selvfølgelig også i år være mulighed for at få renoveret terrasser ved midlertidig egenbetaling. Hvis nogen ønsker dette, bedes man snarest rettes henvendelse til formanden. Herefter blev vedligeholdelsesplan godkendt uden bemærkninger. 5) Forslag: Bestyrelsen stillede følgende 2 forslag: a) Forbud mod at der holdes kamphunde. b) Indførelse af et håndværkereglement. Ad. a. Bestyrelsen foreslog et forbud mod at holde kamphunde eller andre dyr, der er kendt som kamplystne og ustyrlige. Forslag blev vedtaget uden kommentarer. Ændringer vil blive indføjet i en revideret husorden. Efter vedtagelsen bad formanden om en kommentar, han opfordrede hundeejere til generelt at vise hensyn og specifikt til at hundeejere ikke lod egne hunde lege på petanque banen samt være opmærksom på og henstille til andre, at de heller ikke gjorde det. Ad. b. Bestyrelsen foreslog indførelse af et håndværkerreglement med retningslinjer for håndværkere og eventuelle selvbyggere ved renoveringer. Indførelsen er primært for at sikre at vicevært og dermed bestyrelsen bliver inddraget i større lejlighedsrenoveringer herunder hvornår og hvorledes de gennemføres i relation til indgriben i de fælles installationer og konstruktioner. Samt af hensyn til at der kan varsles om støj, og ligeledes hvorledes specielt de fremmede håndværkere optræder i huset og på området herunder hvordan der håndteres affald. Den kommunale Storskraldsafhentning medtager ikke byggeaffald. Det præciseres, at selv om det benævnes håndværkerregler, gælder det også for selvbyggere. 3
Poul Lorensen lej. 753 Er punkt 3.2 hensigtsmæssigt specielt ved ændring af f.eks. gulvafløb? Der kan være behov for at flytte et gulvafløb. Reglen er der for at sikre, at ejerforeningen bliver involveret ved berøring af fællesinstallationer. Det er ikke tilladt ved ændring af gulv at lægge yderligere vægtbelastning på. De øverste 5 cm af betonet kan ændres, så afløb kan flyttes. Modsat bør ombygning / modernisering selvfølgelig være tilladt under respekt og hensyn til omgivelser. Forslaget blev herefter vedtaget. Reglementet vil blive indføjet som bilag til husordenen. en foranlediger, at det bliver udleveret til foreningens normalt anvendte håndværkere. 6) a. Forelæggelse af fælles driftsbidragssats og budget for 2009 til godkendelse b. Forelæggelse af fælles energibidragssats og budget for 2009 til godkendelse (energibidragssatsen er a conto sats) en havde følgende bemærkninger til budgettet: Driftsbudgettet for 2009 er stramt, der forventes intet overskud for 2009. Årsagen er, at etablering af postkasser er blevet dyrere end forventet. Det var forventet, at renoveringsarbejder ville være blevet billigere i 2009, men grundet statens renoveringsordning, der giver en del arbejde til håndværkerne, kan det ikke forventes. Bidragstaksterne: På grund af en stigning i varmeprisen på 38 % fra kommunale værker og dermed en mindre nedsættelse af varmebidraget pr. fordelingstal end bestyrelsen havde forventet forud for budgetlægningen, valgte bestyrelsen kun at hæve driftsbidraget med 2.00 kr., hvilket giver et mindre beløb til drift. Der var herefter følgende bemærkninger fra medlemmerne: Poul Erik Nielsen lej. 722 Mente at omkostningen til postkasser ikke skulle betales efter fordelingstal, men at hver lejlighed skulle betale for sin postkasse. Der blev sammenlignet med installation af el-målere for år tilbage. Det er bestyrelsens klare opfattelse, at opsætning af postkasser er en fælles omkostning. Det er ikke en egen postkasse, men en postkasse i et fællesanlæg med brugsret for de enkelte lejligheder. Poul Lorensen lej. 753 Tilkendegav at postkasserne sættes op i fællesrum, og dermed er en fællesudgift. Drifts- og energibudget blev godkendt uden ændringer. 8) Valg af bestyrelsesmedlemmer Bent Grøn, lej. 1001 blev genvalgt. Jan Kerstein, lej. 854 blev genvalgt. 9) Valg af suppleanter Bestyrelsen foreslog følgende: 1. suppleant Casper Melgaard, lej. 863 2. suppleant Tom Pilgaard, lej. 862 Begge suppleanter blev genvalgt. 10) Valg af revisor Genvalg af revisionsfirmaet A P Revision. 4
11) Eventuelt Bemærkninger vedr. reglementer og regler: Jens E. Bæk lej. 762 Det er betænkeligt med alle de restriktioner og reglementer der efterhånden er i foreningen, det kan gøre det sværere at sælge lejlighederne i fremtiden. Vestervang er et smukt sted med karakter og stil, men de flere forskellige farver markiser skæmmer. Der burde i stedet for regler skrives noget positivt om Vestervang. Poul Ladehoff lej. 825 Regler er nødvendige, når der opstår strid og uenigheder. Mappen Velkommen til Vestervang indeholder også mange positive elementer. Hele afsnittet med indledningen er positiv Herefter orienterede formanden om postkasserne: Der er valgt en hvid vandret liggende i størrelsen bredde 37 cm, højde 22 cm og dybde 27 cm med et rumindhold på 22 liter. Der er valgt lydløs brevklap, hvilket det valgte fabrikat var det eneste der tilbyder. Anlæggene, passende til de forskellige indgange, opsættes med en pæn profilramme rundt omkring alle postkasserne. I Terrassehuset, hvor postkasseanlæggene opsættes på vægen ind mod lejligheder (der hvor radiatorerne p.t. sidder) vil postkasserne blive opsat med støjdæmpende membran mellem postkasser og væg. I Altangangshuset opsættes postkasserne uden støjdæmpende membran i den sydlige indgang på øst væggen. Låsecylinderen i de enkelte kasser bliver kodet, så den oprindelig udleverede lejlighedsnøgle i foreningens system passer. Alle har ved indførelse af systemet fået udleveret en sådan nøgle. Anlæggene leveres i maj 2009 men opsættes først i november. Vedr. reklamer er det kun mærkaten fra Post Danmark, som omdelere skal respektere. Hvis nogen ønsker sådanne mærkater påsat deres postkasse, bedes de, af hensyn til ensartet påsætning, anmode Viceværten om at sætter disse mærkater på. Der er en særregel for personer over 65 år, som kan søge om at få adresseret post bragt til døren. Der blev leveret en postkasse til generalforsamlingen for beskuelse, men det var desværre ikke den rigtige model. Bemærkninger vedr. postkasser: Poul Lorensen lej. 753 Spurgte ind til låsecylindrene, bl. a. hvilken type der er valgt, da der jo er to forskellige systemer, et gammelt og et nyt. Det gamle system er 5 stiftet og det nye er 6 stiftet. Yderlig blev tilkendegivet, at der ifølge postvæsenets nye regel skal være plads til 2 mærkater fra postvæsenet. Poul Ladehoff lej. 825 Andre reklamer, som ikke er postomdelte? Kirsten Lorensen lej. 753 Hvordan får vi tømt postkassen ved længere tids fravær? Låsecylinder er en 6-stiftet cylinder (det nye system). Efter senere undersøgelse er det således: Hvis der er beboere, der på trods af, at der ved indførelsen af systemet er udleveret en systemnøgle til alle, ikke har en sådan 6 stiftet systemnøgle, så må man henvende sig til viceværten om en rekvisition, og herefter selv indkøbe nøgle hos Byens Låseservice (adresse er angivet i håndværkerliste). Vedr. reklamer vil disse formodentlig blive afleveret i postkassen afhængig af hvilken aftale de enkelte firmaer har omkring distribution. Vedr. tømning af postkassen under ferie udmeldte formanden, at det kunne man eventuelt tale med viceværten om. Men 5
efterfølgende er bestyrelsens udmelding, at det må være de enkelte beboers egen sag. Herefter afsluttede Dirigenten generalforsamlingen, og takkede for god ro og orden. en havde følgende afsluttende kommentarer: Tak for tilkendegivelser, god ro og orden til forsamlingen. Tak til revisor og dirigent for fremlægning af regnskab og god ledelse af generalforsamlingen. Generalforsamlingen afsluttet 21.00. Bent Grøn Carsten Henriksen Jørgen Leth Referent Dirigent 6