Forpagtningsaftale for Sportscafeen i Vallensbæk Idrætscenter Aftalens parter: Mellem Vallensbæk Kommune, Vallensbæk Stionstorv 100, 2665 Vallensbæk Strand (herefter kaldet kommunen) og NN (herefter kaldet forpagteren) er der indgået følgende forpagtningsaftale: 1 Det forpagtede: Kommunen bortforpagter herved til forpagteren Sportscafeen i Vallensbæk Idrætscenter (herefter kaldet Idrætscentret), Idræts Alle 2, 2625 Vallensbæk. Sportscafeen omfter bl.a. følgende områder: Cafeområdet i stueplan Cafeområdet på 1. sal samt tilstødende lokale Køkkenfaciliteter Anretterrum Lokale/kontor på 1. sal 2 kælderlokaler De forpagtede områder fremgår af tegningerne, der er vedhæftet denne aftale (bilag 1). Forpagtningen omfter endvidere inventar i henhold til den mellem kommunen og forpagter underskrevne inventarliste (bilag 2). Kommunen afholder udgifter til møblering af cafeområdet, jf. bilag 2. Parkeringspladserne ved ejendommen er offentlige. 2 Det forpagtedes anvendelse: Forpagteren er berettiget og forpligtet til drive cafevirksomhed i Idrætscentret og herunder holde åbent ved alle idrætslige aktiviteter i Idrætscenteret, herunder på de udendørs baner og stadionområdet. Kommunen kan træffe aftale til anden side om levering af mad og drikkevarer ved alle ikke idrætslige arrangementer, men forpagteren har altid ret til afgive et tilbud på levering af mad og drikkevarer. Forpagteren har mulighed for afholde arrangementer i det omfang, det er foreneligt med idrætscentrets øvrige aktiviteter og arrangementer. Side 1 af 6
Ved disse arrangementer betales halleje til kommunen efter gældende regler. Denne rettighed kan ikke overdrages til andre. Forpagterens hovedaktivitet skal være drive cafevirksomhed. Forpagteren har imidlertid mulighed for, som supplement hertil og for opnå en rentabel virksomhed, drive ceringvirksomhed fra det forpagtede. Forpagteren har tilladelse til lejlighedsvis opstille udendørs salgssted ved udendørs arrangementer efter aftale med halinspektøren. Forpagteren skal respektere, kommunen i skolernes efterårsferie, vinterferie og 2 uger af sommerferien i tidsrummet kl. 08.00-15.00 vederlagsfrit og efter nærmere aftale kan benytte cafeteriet til arrangementer for kommunens skole- og børnehavebørn, der selv medbringer mad og drikkevarer. Cafeområdet skal være tilgængeligt uden for normal åbningstid. Cafeområdet skal indrettes, så det virker imødekommende for en bred målgruppe; børn, unge, voksne og ældre. Forpagteren skal aktivt markedsføre Sportscafeen og det sunde sortiment og medvirke til en moderne og sund drift i forhold til foreningslivet. Det er vigtigt, sortimentet i Sportscafeen understøtter Idrætscenteret som et sted, der appellerer til motion og bevægelse og en sund livsstil. Forpagteren er ansvarlig for ro og orden i de forpagtede lokaler. Forpagteren skal i den forbindelse følge Idrætscentrets ledelses anvisninger om ro og orden samt bortvisning og udelukkelse. 3 Forpagtningsafgift (husleje) m.v. Forpagtningsafgiften er fasts til et grundbeløb på 7.500 kr. ekskl. moms pr. måned. Beløbet, der skal dække forbruget af el og leaset køkkenudstyr, betales månedsvis forud pr. den 1. i måneden. Hertil kommer en omsætningsafhængig forpagtningsafgift på 2 % af det, som forpagterens omsætning ekskl. moms overstiger 500.000 kr. pr. år, og 4 % af det, som omsætningen ekskl. moms overstiger 1 mio. kr. pr. år. Grundlaget for opgørelsen af forpagtningsafgiften er forpagterens momsindberetning. Afgiften forfalder en måned efter indberetning af moms for december måned. Efter regnskabsårets afslutning sendes det godkendte regnskab til kommunen til orientering. På forlangende skal kommunen have adgang til se forpagternes regnskab. Efter 12 måneders drift af det forpagtede tages forpagtningsafgiftens størrelse og beregning op til fornyet forhandling mellem kommunen og forpagteren. Kommunen tager initiivet hertil. Forhandlingerne har til formål ud fra en vurdering af omsætningen det forgangne år evt. justere forpagtningsafgiftens størrelse. En aftalt justering anføres i et tillæg til denne aftale. Udover forpagtningsafgiften påhviler det forpagteren bære omkostninger, der er forbundet med driften af det forpagtede, herunder personalelønninger, omkostninger ved levnedsmiddelkontrollens tilsyn, renovion, rengøring, telefon, afgifter til det offentlige m.v. Udgifter til rensning af fedtudskiller 2 gange årligt afholdes af forpagter. Hvis Levnedsmiddelkontrollen skulle stille krav om særlige forhold i forbindelse med driften, skal eventuelle udgifter afholdes af forpagteren. 4 Sikkerhedsstillelse: Ved underskrift af denne aftale stiller forpagteren en bankgaranti på 50.000 kr. som sikkerhed for opfyldelse af forpagtningsaftalen. Side 2 af 6
Ved forpagtningsforholdets ophør skal kommunen frigive garantien til forpagteren efter forlods have dækket sig ind for de forpligtelser, forpagteren har i medfør af denne aftale. 5 Varesortiment og priser: Forpagteren forpligter sig til have et fornuftigt udbud af sunde mad- og drikkevarer. Varesortimentet skal indeholde hovedmåltider, mellemmåltider, kolde og varme drikkevarer og snacks. Vejledning til varesortiment og sund mad i Sportscafeen er uddybet i vejledning til varesortiment og sund mad i Sportscafeen (bilag 3). Priser i cafeen fastsættes ud fra en sundhedsmæssigt og økonomisk bæredygtig tilgang samt for hvad der er ellers er gældende for tilsvarende cafeterier. Forpagteren har tilladelse til opsætte automer i området mellem foyer og cafe til flasker og konfekturevarer til benyttelse uden for normal åbningstid. 6 Åbningstider: Forpagteren forventes generelt udvise fleksibilitet i forhold til Idrætscentrets aktører, herunder kommunen, bl.a. vedrørende ønsker til åbningstid ved særlige aktiviteter og arrangementer. Forpagteren er forpligtet til holde Sportscafeen åben i det tidsrum, hvor Idrætscentret anvendes til idrætslige aktiviteter/arrangementer. Cafeen skal på hverdage være åben senest kl. 16:00. I weekenden skal cafeen være åben fra senest en halv time før, aktiviteter og arrangementer starter, til en time efter deres afslutning. I juli måned samt i skolens efterårs- og vinterferie er forpagteren frit stillet med hensyn til åbningstider, men er forpligtet til efter anmodning af kommunen holde åbent ved stævner eller andre arrangementer. Cafeområdet skal være tilgængeligt uden for normal åbningstid. 7 Dialog og samarbejde Forpagteren er forpligtet til dialog og samarbejde med kommunen og andre aktører i Idrætscentret, herunder i forbindelse med arrangementer. Det gælder både i forhold til åbningstid og til forplejning. Med henblik på dialog om driften af det forpagtede afholdes to årlige møder mellem kommunen og forpagteren. Bortforpagteren indkalder hertil. Derudover holdes der møder efter behov. Kommunen har til enhver tid adgang til det forpagtede. Og kommunen har til enhver tid adgang til kræve alle oplysninger, som er nødvendige for kunne føre tilsyn med, driften foregår på forsvarlig måde, og bestemmelserne i denne aftale overholdes. 8 Personale Forpagteren ansætter selv det fornødne, kvalificerede personale til driften af Sportscafeen. 9 Side 3 af 6
Rengøring, vedligeholdelse m.v.: Forpagteren sørger for, det forpagtede fremtræder i ordentlig og rengjort stand, og retter sig efter kommunens henstillinger herom. Oprydning og rengøring i det forpagtede foretages af forpagteren og for forpagterens regning. Forpagteren er forpligtet til foretage erstningskøb af service, herunder glas, porcelæn og bestik, hvis disse ting ødelægges eller bortkommer. Udgiften hertil afholdes af forpagteren. Den udvendige vedligeholdelse af bygningen og udearealerne påhviler kommunen. Den indvendige vedligeholdelse af lokalerne, jf. 1, og vedligeholdelse og fornyelse af inventaret, jf. bilag 2, påhviler forpagteren. Ændringer af lokalerne, herunder farverne, må kun foretages med kommunens godkendelse. Forpagteren må ikke anbringe reklameskilte på eller ved ejendommen uden skriftlig tilladelse fra kommunen. Vedligeholdelsen skal udføres på god og håndværksmæssigt forsvarlig måde, og lokalerne skal til enhver tid fremtræde i pæn og vedligeholdt stand. Ved eventuel forringelse i værdien på grund af manglende eller mangelfuld vedligeholdelse betaler forpagteren for dette. Forringelse på grund af almindelig slid og ælde skal ikke ersttes. Kommunen foretager én gang årligt, eller så ofte kommunen skønner det nødvendigt, syn af det forpagtede. Hvis det måtte vise sig, forpagteren har forsømt sin vedligeholdelsespligt, eller der er forvoldt skader, for hvilke forpagteren er ansvarlig, kan kommunen lade de fornødne reparioner udføre for forpagterens regning, hvis skaderne ikke omgående bliver afhjulpet. Inventaret, jf. bilag 2, skal ved forpagtningsaftalens ophør afleveres i samme stand som ved overtagelsen, bortset fra den forringelse, der følger af sædvanlig slid og ælde. 10 Udsmykning Forpagteren sørger for den almindelige daglige udsmykning af de forpagtede områder og må i denne forbindelse rette sig efter kommunens eventuelle henstillinger. 11 Ansvars- og forsikringsforhold: Kommunen er uden ansvar for skader af enhver art, der i forbindelse med driften måtte opstå på personer eller ting, der befinder sig på det bortforpagtede areal. Kommunen opretholder for egen regning brand- og stormskadeforsikring for bygningerne og forsikring mod brand, tyveri og hærværk af løsøre i henhold til vedhæftede inventarfortegnelse, jf. 1. Forsikring af forpagterens varelager og ejendele m.v. er kommunen uvedkommende. 12 Fremleje og bortforpagtning Det forpagtede må ikke helt eller delvis fremlejes eller bortforpagtes til andre. 13 Det påhviler forpagteren selv dække alle driftsudgifter til det offentlige. Side 4 af 6
14 Forpagtningen overtages af forpagteren den 1. januar 2014, sådan cafeen kan åbnes snarest herefter, dog senest den 1. februar 2014. Forpagtningsaftalen kan opsiges af hver af parterne med 6 måneders varsel til den 1. i en måned. Parterne vil kunne forhandle om en forlængelse af aftalen. Ved aftalens ophør har kommunen ret til afstå de af ham indkøbte effekter til brug i det forpagtede til en evt. efterfølgende forpagter. 15 Forpagtningsforholdets ophør Ved forpagtningsforholdets ophør skal forpagteren betale kontant for de forpligtelser, forpagteren har i medfør af denne aftale. Uanset forpagtningsaftalens opsigelse fortsætter forpagteren med betale de i denne aftale nævnte ydelser, indtil aftalens ophør. Herefter finder endelig opgørelse sted. I forbindelse hermed frigøres forpagterens garanti. Ved forpagtningens ophør skal de forpagtede lokaler, installioner og inventar rengøres og afleveres til kommunen i samme stand som ved modtagelsen, bortset fra almindelig slid og ælde. Såfremt forpagteren måtte have undladt vedligeholdelse, eller såfremt inventaret eller en del deraf ikke er til stede ved afleveringen, kan kommunen lade sig fyldestgøre for manglerne eller undladelserne af den i 4 nævnte sikkerhedsstillelse. Hvis forpagteren afgår ved døden eller bliver ramt af vedvarende alvorlig sygdom, har kommunen ret til straks hæve aftalen. 16 Misligholdelse Forpagteren skal betale kommunen fuld skadeserstning for tab, han måtte påføre kommunen som følge af misligholdelse af denne aftale. I tilfælde af væsentlig misligholdelse er kommunen berettiget til straks og uden varsel ophæve lejeforholdet til øjeblikkeligt ophør. Kommunen kan endvidere kræve sig inds i besiddelsen af det forpagtede ved en umiddelbar fogedforretning, der ikke behøver påbegyndes på forpagterens bopæl, men straks kan iværksættes i de lejede lokaler uden sikkerhedsstillelse fra kommunens side. Som væsentlig misligholdelse af denne lejeaftale, anses blandt andet: huslejen og dertil hørende udgifter ikke betales inden for betalingsfristens udløb, forpagteren standser sine betalinger, dennes bo kommer under offentlig skiftebehandling som konkursbo eller lignende forpagteren i øvrigt gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse af denne aftale eller dens forudsætninger, herunder mister sit næringsbrev med alkoholbevilling til forretningen og/eller eventuelle særlige polititilladelser til forretningen, forpagteren i væsentlig grad vanrøgter forretningen, det lejede ikke holdes i aftalt drift, de lejede områder ikke holdes i ordentlig, rengjort stand. 18 Det er en betingelse for denne aftale, forpagteren opnår de nødvendige offentlige bevillinger og tilladelser. Udgifterne hertil er kommunen uvedkommende, bortset fra de bygningsmæssige ændringer, der eventuelt forlanges. Side 5 af 6
Hvis denne betingelse ikke opfyldes, bortfalder denne lejeaftale, uden nogen af parterne kan gøre erstningskrav gældende mod den anden, bortset fra, hvis dette følger af lovgivningens almindelige regler. 19 Opstår der uenighed mellem forpagteren og kommunen, skal uenigheden i første omgang forsøges løst i mindelighed. Hvis det er umuligt, skal uenigheden afgøres ved voldgift. Bilag til aftalen: 1. Plantegninger over det forpagtede 2. Inventarliste 3. Vejledning til varesortiment og sund mad i Sportscafeen Underskrifter: Vallensbæk den: Som ejer: Som forpagter: Henrik Rasmussen borgmester / Lars Hansen kommunaldirektør Sagsnr. : 13/7838 Side 6 af 6