Regnskab Komplet featureliste Aesiras - integreret Regnskab, Handel og Internet
Finansbogholderi Regnskabsmodulet håndterer virksomhedens finansbogholderi, kunder og leverandører. Aesiras Regnskab leveres med en standard kontoplan som kan tilpasses efter behov. Der er adgang til posteringer med drill-down til alle posteringer i transaktionen, samt visning af importerede dokumenter på kontoen, f.eks. kontrakter og leasingaftaler. Kontoplan Kontoplan med valgfri opsætning af sumkonti. Mulighed for at spærre konti. Visning af aktuel saldo på kontoen, saldo pr. regnskabsperiode, budget pr. regnskabsperiode og procentvis afvigelse. Visning af posteringer med drill-down til alle posteringer i transaktionen. Visning af importerede dokumenter på kontoen, f.eks. kontrakter og leasingaftaler. Kassekladder Ubegrænset antal kassekladder med op til seks løbende balancer, debet/kredit totaler og difference, samt egen bilagsserie. Mulighed for løbende fejlkontrol og midlertidig udeladelse af kladdelinier fra bogføring. Mulighed for indsættelse af kladdelinie. Funktion til kopiering af felt fra feltet ovenfor. Automatisk beløbsforslag, når kladden ikke balancerer. Mulighed for angivelse af modkonto på linie. Automatisk afløftning af moms. Udskrift af kladdejournal inden bogføring. Påmindelse om udskrift inden bogføring. Kladder og kladdelinier kan bevares efter bogføring og bruges som skabeloner. Direkte åbenpostudligning i kassekladde. Kladder kan vises med tre layouts; linier, kolonner og kolonner med bilag. Regnskabsår Valgfrit antal regnskabsperioder med forlænget første regnskabsår. Valgfri længde på regnskabsperioder. Mulighed for flere åbne regnskabsår. Funktion til oprettelse af nyt regnskabsår. Avanceret momssystem Automatisk udfyldelse af momsangivelse på skærmen inklusive A, B og C rubrikkerne. Momsberegning af fradragsberettiget andel. Valgfrit antal momsperioder. Momsopgørelse pr. periode med mulighed for at spærre momsperioder for bogføring. Mulighed for at lukke en momsperiode efter indrapportering. Automatisk påmindelse når momsen skal indrapporteres. Indskanning af bilag Indskannede bilag kan danne grundlag for indtastning i kladden. Bilag vises i kassekladden til kontering. Bilag overføres til finansposteringen ved bogføring og kan senere kaldes frem. Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 2
Transaktionsspor Alle posteringer er sammenkædet med et transaktionsspor. drill-down funktion til alle posteringer i transaktionen. Mulighed for at ophæve alle posteringer i en transaktion ved dannelse af modposteringer. Årsafslutning Årsafslutning med mulighed for gentagen overførsel af resultat efter efterposteringer. Automatisk oprettelse af primoposteringer på samme konto eller valgfri primokonto. Bogføring Dataintegriteten er sikret med at alle bogføringer foretages i en transaktion som evt. kan annulleres, hvis bogføringen ikke kan gennemføres. Udskrifter Udskrift af råbalancer og balancer med sammenligning af realiserede beløb sammenlignet med år til dato, sidste år og budget. Udskrift af finansposteringer og kontospecifikationer for perioden og år-til-dato. Udskrift af alle posteringer fra en bogført kassekladde. Alle udskrifter kan udskrives til skærm, valgfri printer og eksporteres til Excel, PDF og Word-formater. Grafik Grafisk visning af regnskabsårets saldi. Visning som saldooversigt og saldoudvikling over året. Finansanalyse Dynamisk værktøj til udtræk af finanssaldi i regnskabsperioder eller valgfrit datointerval. Analysen kan afgrænses på sektioner af kontoplanen eller valgfrie kontointervaller. Aktuelle saldi kan sammenholdes med saldi år-til-dato, sidste år, sidste år-til-dato og budget. Analysen kan laves pr. afdeling, formål, kostcenter og projekt (kræver modulet MultiDimension). Analysen kan eksporteres til Excel Regneark. Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 3
Kunder I kundekartoteket registreres alle oplysninger på kunden, samt oplysninger til oprettelse af salgsordrer. Visning af aktuel saldo på kunden. Funktioner til hurtig søgning og duplikering af kundeoplysninger. Ubegrænset antal kontaktpersoner på kunden. Kontaktpersonerne fungerer også som log ind i Selvbetjeningsmodulet. Visning af posteringer, åbne poster, igangværende salgsordrer, forsendelser, fakturaer, historik, Indskannede dokumenter, omsætningsstatistik og saldofordeling. Dynamiske kundelister Dynamiske kundelister med hurtig adgang til kunder med saldo, åbne poster, forfaldne fakturaer og spærrede kunder. Åbenpostredigering Direkte adgang til åbenpostredigering. Automatisk beregning og bogføring af kursdifferencer ved udligning af poster i forskellige valutaer (kræver modulet Multivaluta). E-mail og genudskrive dokumenter Udskrift og e-mail af kontoudtog direkte fra kunden. Visning og genudskrift af tidligere udskrevne og e-mailfede dokumenter til kunden. Adgang til fakturaer og genudskrift af fakturaer. Integreret med Selvbetjening Fakturaer og kontoudtog er tilgængeligt på ekstranyttet. Kontaktpersoner på kunden kan logge ind på ekstranyttet og se sine kontooplysninger. Udskrifter Udskrift af kundeliste, åbne poster, aldersfordelt saldoliste og kontoudtog. Mulighed for udskrift af aldersfordelt saldoliste og saldospecifikation pr. en given periode når som helst, også efter et evt. årsskifte. Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 4
Leverandører Leverandørkartotek til registrering af alle oplysninger på leverandøren, samt oplysninger til oprettelse af indkøbsordrer. Visning af aktuel saldo på leverandøren. Funktion til søgning og duplikering af leverandøroplysninger. Ubegrænset antal kontaktpersoner på leverandøren. Kontaktpersonerne fungerer også som log ind i Selvbetjeningsmodulet. Visning af posteringer, åbne poster, igangværende indkøbsordrer, varemodtagelser, købefakturaer, historik, Indskannede dokumenter, købestatistik og saldofordeling. Visning og genudskrift af tidligere udskrevne og e-mailfede dokumenter til leverandøren. Dynamiske leverandørlister Dynamiske leverandørlister med hurtig adgang til leverandører med saldo, åbne poster, forfaldne fakturaer og spærrede leverandører. Åbenpostredigering Direkte adgang til åbenpostredigering. Automatisk beregning og bogføring af kursdifferencer ved udligning af poster i forskellige valutaer. E-mail og genudskrive dokumenter Udskrift og e-mail af kontoudtog direkte fra leverandøren. Visning og genudskrift af tidligere udskrevne og e-mailfede dokumenter til leverandøren. Adgang til købefakturaer. Integreret med Selvbetjening Fakturaer og kontoudtog er tilgængeligt i Selvbetjeningsmodulet. Kontaktpersoner på leverandøren kan logge ind på selvbetjeningen og se sine kontooplysninger. Udskrifter Udskrift af leverandørliste, åbne poster, aldersfordelt saldoliste og bilag som mangler godkendelse. Mulighed for udskrift af aldersfordelt saldoliste og saldospecifikation pr. en given periode når som helst, også efter et evt. årsskifte. Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 5
Dokumenter Filer fra skannede dokumenter kan importeres som individuelle filer eller foldere med filer. Dokumenterne gemmes i databasen og kan tilknyttes finanskonti, kunder, leverandører eller medarbejdere. Endvidere kan Indskannede bilag anvendes som bogføringsgrundlag i kassekladderne. Generelt Navigation Intuitive menuer med logisk træstruktur som kendes fra gængse kontorprogrammer. Enkle skærmbilleder med oversigtsliste og faneblade. Klart strukturerede funktionsskærmbilleder som giver et hurtigt overblik. Hjælp og Support Kontekst-sensitivt hjælpesystem på hjælpetasten F1. Hjælpesystemet er dynamisk og sikrer, at brugeroprettede felter, faner og funktioner medtages. Mulighed for at ændre og tilføje virksomhedsspecifikke hjælpetekster. Hjælpesystemet findes i de samme sprog som er installeret i Aesiras. Hjælpetekst findes endvidere som tooltips på alle felter og kolonner. Direkte adgang til Aesiras Online Hjælp, Videnbase og Support Community som opdateres løbende med input fra andre brugere. Opgaveliste Når en bruger logger ind gennemgår systemet regnskabet i forhold til en række kontrolfunktioner. Hvis en eller flere af disse check finder problemer med systemet, regnskabet, databasen, licenser og lignende vises disse som brugerens aktuelle opgaver. De enkelte opgaver kan tilknyttes en bestemt bruger. Bruger Admin ser samtidigt alle opgaver og kan derved kontrollere at de øvrige brugere løser deres opgaver i tide. Opgaverne er gradueret (Kritisk, Advarsel eller Information) efter deres alvorlighed i forhold til regnskabets dataintegritet og virksomhedens rapporteringspligt. Multi-sproget Aesiras understøtter at dokumenter til kunder og leverandører kan udskrives og e- mailes på alle sprog. Desuden kan både Aesiras Business og Aesiras Internet køre på Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 6
alle de installerede sprog. Det giver fremmedsproget medarbejdere mulighed for at arbejde med Aesiras Business på deres eget sprog og internet-brugere kan se website og webshop på et sprog de forstår. Alle tekster kan oversættes til alle sprog med det indbyggede oversætterværktøj. Det giver samtidigt mulighed for at ændre eksisterende tekster til virksomhedens egen betegnelse -f.eks. kan 'kunder' omdøbes til 'klienter' med nogle få rettelser. Alle hjælpetekster findes også på de installerede sprog. Systemet leveres med dansk og engelsk. Flere sprog kan downloades efter behov. Tilpasning Tilpasning af databasen Ved hjælp af SQL Server Management Studio (kan downloades gratis fra www.microsoft.com/sql) kan databasen og forretningslogikken tilpasses. Oprettelse af nye felter og tabeller, samt sletning af egne felter og tabeller. Mulighed for ændring af eksisterende felters længde. Mulighed for oprettelse af nye index og ændring af indeksering. Oprettelse og ændring af relationer mellem tabeller og felter. Tilpasning af forretningslogik Ubegrænset mulighed for tilpasning af alle opdateringsfunktioner, beregninger og forretningslogik, samt programmering af nye brugerdefinerede funktioner og anvendelse af nye felter og funktioner ved hjælp af SQL Server s T-SQL programmeringssprog. Tilpasning af skærmbilleder Valgfri placering af felter og kolonner på skærmbilleder gemmes pr. bruger. Oprettelse af nye faner til placering af felter. Tilpasning af menuer Alle menuer kan ligeledes tilpasses efter behov. Vedligeholdelse af nye tabeller og nye funktioner kan tilføjes menustrukturen. Nye menupunkter optages automatisk i sikkerhedssystemet. Tilpasning af udskrifter Aesiras udskrifter er baseret på Crystal Reports rapportværktøj. Udskrifter kan printes til skærm eller valgfri printer. Alle udskrifter kan eksporteres i Crystal Reports format, Adobe PDF, Microsoft Excel, Microsoft Word og Rich Text Format. Udskrifter indeholder firmanavn og adresse, samt valgfrit logo grafik. Der kan oprettes nye, samt tilpasses eksisterende af udskrifter (Crystal Reports) med Microsoft Visual Studio 2005 eller Crystal Reports. Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 7
Integration og dataudveksling Fri adgang til integration og dataudveksling med andre programmer. Valgfri opsætning af automatisk backup, reorganisering af databaser, reindeksering og formindskning af datafiler med Microsoft SQL Server Management Studio. 3. parts moduler og brancheløsninger Mulighed for indbygning af nye moduler og brancheløsninger udviklet af vore partnere. Standard værktøjer Alle tilretninger foretages i værktøjerne Microsoft SQL Server Management Studio (gratis program, som kan downloades) og Microsoft Visual Studio 2005. Driftsmiljøer Aesiras Business & Internet kan opsættes til at køre i en række forskellige driftsmiljøer. Det sikrer dig den optimale løsning i forhold til dine medarbejderes behov. Du kan frit vælge driftsmiljø og ændre det på et senere tidspunkt. Samme udgave af Aesiras kan køre i alle driftsmiljøer. Aesiras Business kører på Windows XP, Windows Server 2003 og Windows Vista. Enkelt bruger Er der kun én person som bruger Aesiras Business installeres både programmet og SQL Server på PC'en. Aesiras kræver ikke en egentlig server og kører fint på en alm. PC med mindst 512 Kb RAM og Windows XP eller Windows Vista. Aesiras Internet kan ligeledes installeres på PC'en med henblik på opbygning og tilpasning af dit website og webshop. Dog bør Aesiras Internet installeres på et web-hotel, når hjemmesiden sættes i drift (se under Ekstern hosting). Flerbruger Når flere brugere skal bruge Aesiras samtidigt installeres Aesiras Business og SQL Server på en PC, svarende til en enkelt-bruger installation. De øvrige brugere behøver kun at installere Aesiras Business-programmet. Der kræves ikke en egentlig server, men det anbefales hvis mere end 5 brugere skal bruge Aesiras samtidigt eller brugen er meget intens. Eksterne brugere Hvis dine medarbejdere har behov for at arbejde hjemme eller ude hos kunder kan du åbne for ekstern adgang til jeres SQL Server. Det giver dine medarbejdere adgang til alle data og funktioner i Aesiras Business. Derved kan de optage ordrer direkte hos kunden og checke den aktuelle lagerbeholdning på stedet. Aesiras Business installeres på medarbejdernes laptop eller hjemme-pc og de tilgår herefter databasen/regnskabet via Internettet. Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 8
Ekstern hosting Aesiras Business & Internet er særdeles velegnet til ekstern hosting og de fordele som følger med. Ekstern hosting betyder, at virksomhedens data placeres på en SQL Server som udlejes af et hostingfirma (datahotel). Derved passer hostingfirmaet den løbende backup og sikrer at der altid er adgang til data. I dette driftsmiljø er alle brugere decentrale. Datahotellet kan kombineres med et webhotel som kan hoste Aesiras Internet, domæne og e-mailadresser. Kravet til data/webhotellet er, at det skal kunne understøtte SQL Server 2005 og ASP.NET 2.0. Se venligst aesiras.dk for anbefalede hosting partnere. Avanceret hosting I større installationer med mange samtidige brugere af Aesiras Business og mange hits på hjemmesiden og webshoppen anbefaler vi en hosting-løsning, hvor regnskabsbrugere og internet-brugere arbejder hver for sig, men alligevel deler de samme data. Dette opnås ved at installere Aesiras Business på en lokal server og lade regnskabsbrugerne tilgå databasen via virksomhedens lokalnet, samt installere Aesiras Internet på et web-hotel med sin egen SQL-server. Herefter opsættes de to SQL Servere til automatisk at udveksle data og synkronisere de to databaser, også kaldet replikering. I dette driftsmiljø vil regnskabsbrugerne på kontoret have fordelen af den høje hastighed på lokalnuttet og internet-brugerne vil have fordelen af web-hotellets høje internethastighed. Eksterne medarbejdere kan fortsat koble sig til virksomhedens database og arbejde hjemme eller hos kunder. Bemærk: Dette driftsmiljø kræver en fuld SQL Server (ikke Express) i virksomheden. Copyright Aesiras A/S, Marts 2008 Side 9