Referat 26. maj 2014 12.30 14.00 Husk de gode historier!!
Dagsorden 1. Kædeikonet i editoren og lokale tilføjelser 2. App og lokale tilføjelser 3. Regionale dokumenter 4. Diverse 5. Hvad fylder i afd? 6. E-Dok og EPJ (fælles med kvalitetskoordinatorerne) 13.30
Merete Jensen fra It Administrative Produkter blev præsenteret. Merete skal varetage opgaver ifm e-dok, og vil være den, der forsøger at opklare forskellige problemstillinger, samt løser de problemer, der kan løses uden involvering af leverandøren. Merete noterede flittigt under mødet og vil vende tilbage med svar på nogle af de problemer vi drøftede. 1. Kædeikonet i editoren og lokale tilføjelser Efterfølgende har Elly Kromann fra Teknisk Afdeling testet funktionaliteten og finder, at man godt kan læse lokale tilføjelser selv om kædeikonet er anvendt. Det afklares nærmere! Søgefunktionen i indsæt link til dokument (kæde-ikonet) er IKKE sat op til at linke til retningslinjen med lokale tilføjelser MEN linker altid til udgiver niveauet! Dvs. hvis man ønsker, at linke til en retningslinje med lokale tilføjelser skal det gøres på den gode gamle manér med at indsætte link og så tage URL en fra den pågældende retningslinjes systeminfo. HFJ har testet følgende: Vises lokale tilføjelser, når man som redaktør bruger funktionen Indsæt link til dokument : Nej, der vises ikke lokale tilføjelser Vises lokale tilføjelser, når man som redaktør indsætter kopieret link til et dokument fra systeminfo: Ja, der vises lokale tilføjelser
2. App og lokale tilføjelser Vises lokale tilføjelser, når dokumenter fremsøge via APP: Nej, der vises ikke lokale tilføjelser. Der arbejdes fra regional side på at gøre det muligt, at se lokale tilføjelser ved brug af e-dok App.
3. Regionale dokumenter Skal vi afvise regionale dokumenter, som vi har store ændringer til (medicingennemgang, faldforebyggelse)? HL vil have beslutningskompetencen det vil være et fåtal af regionale dokumenter, der vil blive afvist. HL vil fremadrettet være mere påpasselig med, at afgive høringssvar så tidligt i processen som muligt. Hvorfor får vi pushet regionale dokumenter ud, når vi har egne HEV dokumenter f.eks patientidentifikation? der vil fremover blive set nøje på, om vi kan nøjes med lokale tilføjelser til de regionale dokumenter
4. Diverse Ifm fjernelse af link-dokumenter dokumentet skal arkiveres!! Ikke blot fjernes fra træstrukturen. Er forskellen klar? Gentage opfordring til at være omhyggelig ift hvilke personer, der skal læsekvittere. Der har været indberettet UTH, som handler om at der er for mange dokumenter til læsekvittering.
Når et dokument er revideret 2. gang efter konvertering vil det ikke optræde på min side. Der bliver udsendt en mail med titlen: Publicering af ny version: Titel på dokumentet. Nede i mailen står: Der er publiceret en ny version af dokumentet. Venligst revurder eventuelle lokale tilføjelser/lokale læsekvitteringer Netværket påpegede, at distributionsprocessen er uoverskuelig for dokumentkoordinatorerne, der skal anvendes mange ressourcer på at skabe overblik over hvor i processen man er. Der ønskes en styret proces.
Ifm at man fjerner nummerering (og evt ændre titelnummer) kan det være svært at holde styr på hvilke kladder, der hører sammen med hvilke publicerede dokumenter. Undlad at ændre teksten totalt, og skrive evt den gamle titel i ændringsfeltet.
E-Dok classic lukkes 15. juni der vil måske være link fra hjemmesider til jeres dokumentsamling, der ikke virker mere. Så tjek derfor jeres hjemmeside umiddelbart efter 15. juni. Man kan ikke på forhånd se om linket, skal opdateres, så vent til efter 15. juni Det forventes ikke, at der er mange link, der skal opdateres.
Man kan ikke flytte dokumenter til andre dokumentsamlinger, hvis der er oprettet lokal tilføjelse til dokumentet(??) Der arbejde på at det bliver muligt. Det kan oftest være relevant for dokumenter, der gælder for specialer Det er tilladt at pulle alle de dokumenter man kan pulle. Søgning giver mange falske hit. Når alle regionale og HEV-Fælles dokumenter er blevet revideret (efter konvertering sept 2013) vil falske hit blive minimeret.
5. Hvad fylder i afd? Skal vi fortsætte med e-dok skrivestuer i efteråret 2014? Nej det er ikke nødvendigt det er bedre at kunne rekvirere hjælp fra K&U (DH) Næste møde: 8. Sept 2014, Herning
6. E-Dok og EPJ (Fælles med kvalitetskoordinatorerne) Der er på nuværende tidspunkt ingen, der har overblik over fra hvilke SFI er, der er linket til e-dok. KIT kontoret vil gerne indsætte korrekte link, de skal blot have besked Det nævnes, at der også skal tages stilling til problemet der opstår når patienter flytter fra afd til afd. Der bliver ikke lukket SFI er og standardplaner ved overflytning, så på den nye afdeling vil man se de lokale tilføjelser, der er gældende for den afd, hvor SFI en blev hentet ind i EPJ. Det skal afgøres om der i alle HEV basisplaner skal linkes til HEV- Fælles dokument og at personale skal oplæres i selv, at se efter lokale tilføjelser når de er inde i e-dok Skal der linkes, så man kan se egne lokale tilføjelser fra SFI er, der er afdelingsspecifikke?