Referat af Ejendoms- og Driftsudvalgets møde den 12.08.2015 kl. 16:00 i Mødelokale 3 Tilstedeværende: Søren D. Brask (V) formand Dora Olsen (O) udvalgsmedlem Erik Swiatek (A) udvalgsmedlem Jette W. Jørgensen (Ø) udvalgsmedlem Lene Møller Nielsen (A) udvalgsmedlem Lis Hesselberg (V) udvalgsmedlem Paul Christensen (V) udvalgsmedlem Poul Erik Jensen (V) udvalgsmedlem Torben Haack (F) næstformand Punkter på åben dagsorden 102. Godkendelse af dagsorden 103. 3. økonomiske budgetredegørelse for 2015 på Ejendoms- og Driftsudvalgets område 104. Budgetstatus for juli 2015 for Ejendoms- og Driftsudvalgets område 105. Genopretning af kommunens ejendomme 2014 - anlægsregnskab 106. Energispareprojekter 2013 - anlægsregnskab 107. Tilbygning af Skensvedhallen - anlægsregnskab 108. Varmtvandsbassin, Aktivitetshuset Borup - anlægsregnskab 109. Energispareprojekter 2014 - anlægsregnskab 110. Drøftelse om skimmelforekomst på Ejby Ll. Skole 111. Status for sikkerhed på legepladser og muligheder for fremtidens legepladser 112. Sikring af IT-driften i forbindelse med byggeriet omkring rådhuset 113. Tilsynsførende funktionen 114. Status for "Køge - en ren fornøjelse" 115. Status på anlægssager august 2015 116. Orientering fra formanden 117. Orientering fra forvaltningen 118. Kommunikation fra udvalget 119. Eventuelt Punkter på lukket dagsorden 120. Anvendelse af lokaler 121. 32 plejeboliger med tilhørende serviceareal, Køge Nord 122. Udbud 123. Orientering om udbud og priser august 2015 124. Eventuelt
102. Godkendelse af dagsorden Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 Til behandling Sekretariatet Sagsnr. Sag 123 (sag 121 i referatet) taget af dagsorden. Side 102
103. 3. økonomiske budgetredegørelse for 2015 på Ejendoms- og Driftsudvalgets område Indstilling Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Ejendoms- og Driftsudvalget godkender 1. 3. økonomiske redegørelse pr. 31. maj 2015 2. overførelse af en bevilling i 2015 på 381.017 kr. fra Ejendoms- og Driftsudvalget til Skoleudvalget vedr. Ellemarkskolen, Parkvej 124. Omplaceringen af bevillingen i 2016 og 2017 indarbejdes i budget 2016 3. en budgetneutral bevilling i form af en indtægts- og udgiftsbevilling på 1.644.100 kr. i 2015 4. at de resterende mærkede anlæg på 5,3 mio. kr. afventer 4. økonomiske redegørelse Baggrund og vurdering Vedlagt følger 3. økonomiske budgetredegørelse pr. 31. maj 2015. Den økonomiske budgetredegørelse for Ejendoms- og Driftsudvalget opdeles på følgende aktivitetsområder: 1) Driftsområdet 2) Indkomstoverførelser 3) Ældreboliger 4) Anlæg Af vedhæftede notat for driftsområdet, søges en budgetomplacering for Parkvej 124 fra Ejendoms- og Driftsudvalget til Skoleudvalget og en budgetneutral bevilling til flygtningeboliger. Omplaceringerne er udgiftsneutrale. Af vedhæftede notat for anlægsområdet fremgår, at der af det korrigerede budget på 239,8 mio. kr. i 2015 forventes 75,9 mio. kr. overført fra 2015 til 2016 og 5,3 mio. kr. overført til kassen ultimo 2015. For bemærkninger til de enkelte områder under Ejendoms- og Driftsudvalget henvises til notaterne for drift og anlæg. Økonomi Se ovenfor. Bilag Bilag, 3. Økonomiske budgetredegørelse 2015, Drift, EDU Bilag, 3. Økonomiske budgetredegørelse 2015, Anlæg, EDU Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 12-08-2015 16:00 Til behandling Sekretariatet Sagsnr. 2014-18050 Godkendt. Side 103
104. Budgetstatus for juli 2015 for Ejendoms- og Driftsudvalgets område Indstilling Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Ejendoms- og Driftsudvalget tager orienteringen om budgetstatus for juli 2015 til efterretning. Baggrund og vurdering Teknik- og Miljøforvaltningen udarbejder hver måned en status over økonomien for Ejendoms- og Driftsudvalget, når bogføringen er lukket for måneden. Økonomi Bilag udleveres på mødet. Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 12-08-2015 16:00 Til orientering Sekretariatet Sagsnr. 2015-002205 Bilag udleveret. Orienteringen taget til efterretning. Side 104
105. Genopretning af kommunens ejendomme 2014 - anlægsregnskab Indstilling Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller til Ejendoms- og Driftsudvalg, Økonomiudvalg og Byråd, at anlægsregnskab for Genopretning af kommunes ejendomme 2014 godkendes. Baggrund og vurdering Byrådet besluttede på møde den 25. februar 2014, at der blev givet en anlægsbevilling på 26,945 mio. kr. til, at der på den kommunale bygningsmasse kunne ske en genopretning, hvor de prioriterede arbejder blev udført ud fra deres vigtighed. Byrådet besluttede på møde den 23. september 2014, at en overførsel skulle ske på samlet 2,3 mio. kr. til ombygning af Ungecenter i Boholte. Derved er den samlede anlægsbevilling efter regulering på 24,645 mio. kr. Da alle regnskaber er opgjorte, er det muligt at aflægge regnskab i forhold til den godkendte anlægsbevilling. Teknik- og Miljøforvaltningen vurderer, at genopretning af Køge Kommunes bygningsmasse er blevet udført i forventet omfang. Økonomi Regnskab, (opstilling i hele kr. eksklusiv moms): Regnskabet omhandler: Genopretning af kommunens Anlægsbevilling Rådighedsbeløb Forbrug ejendomme 2014 Anlægsudgifter 24.645.000 kr. 24.645.000 kr. 24.646.840 kr. Merforbrug 1.840 kr. 1.840 kr. + er merforbrug og er mindreforbrug Økonomisk Afdeling bemærker, at merforbruget på 1.840 kr. i forhold til anlægsbevillingen og rådighedsbeløbet blev finansieret af kassebeholdningen i 2014. Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 12-08-2015 16:00 Til behandling Anlæg Sagsnr. 2014-769 Anbefales. Side 105
106. Energispareprojekter 2013 - anlægsregnskab Indstilling Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller til Ejendoms- og Driftsudvalg, Økonomiudvalg og Byråd, at anlægsregnskab for Energispareprojekter 2013 godkendes. Baggrund og vurdering Der aflægges anlægsregnskab i forhold til anlægsbevillingen på 20,0 mio. kr., som blev givet på Byrådets møde den 26. februar 2013 til Energispareprojekter 2013. I forhold til anlægsbevillingen udviser regnskabet et merforbrug på 141.154 kr. Byrådet besluttede i 2007 at videreføre og udbygge Energispareprojektet. På den baggrund har Teknik- og Miljøforvaltningen udført rentable energiprojekter i de kommunale bygninger, som har givet reduktioner i energiforbruget og ofte en øget komfort i bygningerne. Anlægsarbejdet blev færdigt i 2014. Forvaltningen vurderer, at Energispareprojekter 2013 har fundet sted i det omfang, kommunalbestyrelsen har godkendt. Økonomi Anlægsregnskab (opstilling i hele kr. ekskl. moms): Regnskabet omhandler: Energispareprojekter 2013 Anlægsbevilling Rådighedsbeløb Forbrug Anlægsudgifter 20.000.000 kr. 20.000.000 kr. 20.141.154 kr Merforbrug 141.154 kr. 141.154 kr. + er merforbrug og er mindreforbrug Økonomisk Afdeling bemærker, at merforbruget på 141.154 kr., som i forhold til bevilling og samlet rådighedsbeløb udgør 0,7 %, er kassefinansieret i foregående regnskabsår. Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 12-08-2015 16:00 Til behandling Anlæg Sagsnr. 2014-025213 Anbefales. Side 106
107. Tilbygning af Skensvedhallen - anlægsregnskab Indstilling Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller til Ejendoms- og Driftsudvalg, Økonomiudvalg og Byråd, at anlægsregnskab for Skensvedhallens tilbygning godkendes. Baggrund og vurdering Byrådet besluttede på møde den 13. januar 2014, at der blev givet en anlægsbevilling på 7.525.776 kr. til at gennemføre en tilbygning til Skensvedhallen. Tilbygningen rummer 520 m2 med foyer, foreningsfitness, foreningslokaler, depotudvidelse samt nødvendige teknikrum. Da alle regnskaber er opgjorte, er det muligt at aflægge regnskab i forholdt til den godkendte anlægsbevilling. Økonomi Regnskab, (opstilling i hele kr. eksklusiv moms): Regnskabet omhandler: Tilbygning af Skensvedhallen Anlægsbevilling Rådighedsbeløb Forbrug Anlægsudgifter 7.525.776 kr. 7.525.776 kr. 7.478.819 kr. Mindreforbrug -46.957 kr. -46.957 kr. + er merforbrug og er mindreforbrug Økonomisk Afdeling bemærker, at mindreforbruget på 46.957 kr., som i forhold til bevilling og samlet rådighedsbeløb udgør 0,6 %, er tilgået kassebeholdningen i foregående regnskabsår. Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 12-08-2015 16:00 Til behandling Anlæg Sagsnr. 2013-12581 Anbefales. Side 107
108. Varmtvandsbassin, Aktivitetshuset Borup - anlægsregnskab Indstilling Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller til Ejendoms- og Driftsudvalg, Økonomiudvalg og Byråd, at anlægsregnskab for Varmtvandsbassin, Aktivitetshuset Borup, godkendes. Baggrund og vurdering Der aflægges anlægsregnskab i forhold til anlægsbevillingen på 3,0 mio. kr., som blev givet på Byrådets møde den 25. juni 2013, pkt. 117 og 125, til Aktivitetshus Borup, genopretning. I forhold til anlægsbevillingen udviser regnskabet et mindreforbrug på 3.028 kr. Byrådet besluttede i 2012 at købe Aktivitetshuset i Borup af DAB. Inden købet gennemgik Teknik- og Miljøforvaltningen byggeriet, hvor det blev konstateret, at der primært i bassin/omklædning var brug for almindelig genopretning. I forbindelse med købet blev i kommunens anlægsbudget afsat 1,6 mio. kr. hertil. Da Køge Sygehus i 2013 valgte at lukke deres terapibassin, stod det klart, at en god løsning herpå var at etablere nye omklædningsrum og opgradere til varmtvandsbassin i Aktivitetshuset Borup. Social- og Sundhedsforvaltningen søgte og fik bevilget1,4 mio. kr. hos Køge Kommunes Velfærdsinvesteringspulje med baggrund i en årlig besparelse ved ikke at skulle leje sig ind hos Køge Sygehus. Udover de nævnte i alt 3 mio. kr. er, som beskrevet i indstillingen angående anlægsbevilling, anvendt 1 mio. kr. af Genopretningspuljen. Anlægsarbejdet blev færdigt i 2014. Forvaltningen vurderer, at genopretningen af Aktivitetshuset Borup har fundet sted i det omfang, kommunalbestyrelsen har godkendt. Økonomi Anlægsregnskab (opstilling i hele kr. ekskl. moms): Regnskabet omhandler: Aktivitetshus Borup, genopretning Anlægsbevilling Rådighedsbeløb Forbrug Anlægsudgifter 3.000.000 kr. 3.000.000 kr. 2.996.972 kr. Mindreforbrug -3.028 kr. -3.028 kr. + er merforbrug og er mindreforbrug Økonomisk Afdeling bemærker, at mindreforbruget på -3.028 kr., som i forhold til bevilling og samlet rådighedsbeløb udgør 0,1 %, er tilgået kassebeholdningen i foregående regnskabsår. Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 12-08-2015 16:00 Til behandling Anlæg Sagsnr. 2011-32152 Anbefales. Side 108
109. Energispareprojekter 2014 - anlægsregnskab Indstilling Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller til Ejendoms- og Driftsudvalg, Økonomiudvalg og Byråd, at anlægsregnskab for Energispareprojekter 2014 godkendes. Baggrund og vurdering Der aflægges anlægsregnskab i forhold til anlægsbevillingen på 20,0 mio. kr., som blev givet på Byrådets møde den 25. marts 2014 til Energispareprojekter 2014. Midt på året bad Teknik- og Miljøforvaltningen om en reduktion i bevillingen på 5 mio. kr. med baggrund i Folketingets stop for halvdelen af kommunale solcelleprojekter og grundet den reducerede oliepris, der gjorde flere identificerede projekter urentable. I forhold til den korrigerede anlægsbevilling på 15,0 mio. kr. udviser regnskabet et merforbrug på 491.495 kr. Byrådet besluttede i 2007 at videreføre og udbygge Energispareprojektet. På den baggrund har Teknik- og Miljøforvaltningen udført rentable energiprojekter i de kommunale bygninger, som har givet reduktioner i energiforbruget og ofte en øget komfort i bygningerne. Anlægsarbejdet blev færdigt i 2014. Forvaltningen vurderer, at Energispareprojekter 2014 har fundet sted i det omfang kommunalbestyrelsen har godkendt. Økonomi Anlægsregnskab (opstilling i hele kr. ekskl. moms): Regnskabet omhandler: Energispareprojekter 2014 Anlægsbevilling Rådighedsbeløb Forbrug Anlægsudgifter 15.000.000 kr. 15.000.000 kr. 15.491.495 kr Merforbrug 491.495 kr. 491.495 kr. + er merforbrug og er mindreforbrug Økonomisk Afdeling bemærker, at merforbruget på 491.495 kr., som i forhold til bevilling og samlet rådighedsbeløb udgør 3,9 %, er kassefinansieret i foregående regnskabsår. I den sammenhæng er det værd at bemærke, at den reducerende bevilling midt på året i 2014 tilgik kassen. Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 12-08-2015 16:00 Til behandling Anlæg Sagsnr. 2015-002641 Anbefales. Side 109
110. Drøftelse om skimmelforekomst på Ejby Ll. Skole Indstilling Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller til Ejendoms- og Driftsudvalget, at udvalget drøfter sagen omkring skimmelforekomst i Ejby Ll. skole samt eventuelle løsningsmodeller. Baggrund og vurdering Den 9. juni 2015 blev Ejendoms- og Driftsudvalget orienteret om, at der i februar 2015 blev igangsat en mikrobiel indeklimaundersøgelse af Ejby Ll. Skole. Baggrunden for denne undersøgelse var, at personalet i SFO-lokalerne oplevede gener i forbindelse med ophold i lokalerne. I april 2015 forelå der en rapport, der konkluderede, at der forskellige steder i bygningen forekom skimmelsvamp i niveauer, der er højere end de anbefalede grænseværdier. Rapporten konkluderede også, at dampspæreren på loftet er gennembrudt mange gange, hvorfor der har været rig mulighed for vandgennemtrængning. Det fremgik, at der er forhøjede værdier for skimmelsvamp i bygningen og Teknik- og Miljøforvaltningen igangsatte derfor en mere detaljeret undersøgelse, både af de byggetekniske forhold, der er skyld i skimmelforekomsten samt en detaljeret undersøgelse af skimmelforekomst i alle lokaler. Rapporten konkluderede, at der er skimmelforekomst i hele bygningen. Niveauerne i lokalerne i SFO en befinder sig på hele skalaen fra bagatelagtig over moderat til omfattende fugt og skimmelforekomst. På baggrund af den nye undersøgelse har forvaltningen udført 3 tiltag for akut afhjælpning af situationen: Bedt SFO være mere ude samt udlufte godt Iværksat en grundig hovedrengøring af SFO lokalerne Aflukke de to mest inficerede områder Med hensyn til de byggetekniske forhold, der er hovedårsagen til skimmelforkomst, er der to hovedårsager: Gulv:Størstedelen af gulvfladen er opfugtet. Det betyder, at skimmelforekomst er eksisterende i limlaget mellem beton og linoleum. Der er målt kraftigt forhøjede fugtniveauer i gulvene på grund af, at betongulvene i sin tid er støbt direkte på grus/jord uden kapilarbrydende lag Tag:Lægterne er underdimensionerede, derfor er taget så "levende" og bevæger sig. Derfor knækker understrygning, og der opstår masser af smårevner og utætheder Forvaltningen har orienteret embedslægeinstitutionen om situationen. Svar fra embedslæge i Sundhedsstyrelsen, Kåre Kristiansen, lyder: På baggrund af skimmelniveauer i SFO-lokalerne, er det Sundhedsstyrelsens anbefaling, at brugen af lokaler med moderat forekomst af fugt og skimmelsvamp minimeres, og at man øger udeophold (frikvarterer), og at man fortsætter med den skærpede bolighygiejne. En sådan løsning vil være helbredsmæssigt acceptabelt i nogle få måneder, hvorefter det forudsættes, at der er sket en byggeteknisk afklaring og aftalt en plan med konkret startdato for afhjælpning. Det betyder, at kommunen har til omkring efterårsferien til at finde en permanent løsning på problemet, ellers skal børnene flyttes. Side 110
Den detaljerede gennemgang indeholder også et økonomisk overslag over, hvad en gennemgribende skimmelrenovering af hele ejendommen vil koste. En renovering vil koste 11-13 mio. kr. Ejendommen er så stor, at en skimmelrenovering kan udføres i etaper, så børnene kan blive i lokalerne, mens renoveringen pågår. En permanent flytning af SFO til Ejby Skole vil koste omkring 3 mio kr. Der er pt. mange fritidsbrugere, der anvender gymnastiksalen. Økonomi De mikrobielle og tekniske undersøgelser, der udføres på Ejby Ll. Skole afholdes af Genopretningspuljen. Der er i år afsat 1 mio. kr. på Genopretningspuljen til delvis udskiftning af taget på Ejby Ll. Skole. Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 12-08-2015 16:00 Til behandling Anlæg Sagsnr. 2015-005400 Forskellige løsningsmodeller drøftet. Baggrundsrapporterne udsendes med referatet. Der optages drøftelse med Skoleudvalget og Kultur- og Idrætsudvalget om fremtidige løsninger. Sagen forelægges herefter påny. Side 111
111. Status for sikkerhed på legepladser og muligheder for fremtidens legepladser Indstilling Teknik- og Miljøforvaltningen og Børne- og Ungeforvaltningen indstiller til Ejendoms- og Driftsudvalget og Børneudvalget, at udvalgene tager nærværende status til efterretning, og drøfter det økonomiske forslag om at forøge beløbet til drift- og vedligehold af legepladser med 1 mio. kr. Baggrund og vurdering Forvaltningen har udarbejdet en status for standarden og sikkerheden på legepladserne på daginstitutioner, skoler og sfo er. Der ses på tre forskellige forhold: Hvilken sikkerhedsmæssig stand er legepladserne i Hvad koster det at udbedre de A, B og C fejl, der er på legepladserne Muligheder for fremtidens legepladser Ad. 1 Sikkerhedsmæssig stand Firmaet Dalpin, Dansk Legepladsinspektion, har i april og maj 2015 gennemgået legepladserne på de kommunale daginstitutioner, enkelte selvejende daginstitutioner og alle skole/sfo er i Køge Kommune. Deres vurdering er, at der er stor forskel på vedligeholdelsesniveauet og den generelle stand på legepladserne. Legepladserne i daginstitutionerne vurderes til at være i en lidt bedre stand end i skolerne og sfo erne. Den samlede vurdering er, at legepladserne i Køge, i forhold til andre kommuner, er middel eller lidt under middel. Dog er der flere legepladser, som er i god stand. De resterende selvejende, puljeinstitutioner og private daginstitutioners legepladser vil blive gennemgået efter sommerferien. Ad. 2 A, B og C fejl Fejl og mangler kategoriseres i tre grupper: A, B og C, hvor A er mest alvorligt og skal udbedres, mens B og C fejl kan rettes, så de ikke på sigt udvikler sig til A fejl. Udgifter til udbedring af disse fejl kan afholdes inden for den afsatte budgetramme. Ad. 3 Fremtidens legepladser Det pædagogiske arbejde i dagtilbuddene har bl.a. fokus på inklusion, leg og bevægelse, samt natur og naturfænomener. Dette arbejde bør også afspejle sig i uderummet og kan bl.a. ske ved at tænke legepladser på nye måder. Det handler både om indretning og valg af materiale til uderummet. Se bilag om fremtidens legepladser. Disse legepladser kan være dyrere i etablering men har en væsentlig længere levetid (15 til 20 år) og i nogen grad mindre vedligeholdelse. Ved naturlegepladser kan der tages udgangspunkt i fx beplantning og terræn. Der kan opbygges forskellige og varierede rum, som kan være med til at stimulere sanserne. Ved en bevægelseslegeplads er indretning og valg af materiale understøttende i arbejdet med bevægelse og fysisk aktivitet. En række af daginstitutionerne i Køge Kommune har i forvejen udmærkede og velfungere legepladser, som understøtter de indsatsområder, der arbejdes med. Andre daginstitutioner har i de seneste år fået nedtaget dele af deres legepladser, eller de eksisterende legepladser er meget nedslidte. Det giver mulighed for at indtænke ideer for fremtidens legeplads, hvis disse reetableres. En gennemgang af legepladserne viser, at der er behov for delvis udskiftning eller nyetablering af elementer på cirka 50% af legepladserne. Side 112
Økonomi Økonomi i forhold til sikkerhed og A-C fejl Udgifterne til de fejl (A-C), der er fundet ved legepladsinspektørernes gennemgang af dagtilbud, skoler og sfo er udgør knap 1 mio. kr. Hertil kommer udgifter til opretning af fliser, hegn mm. samt udarbejdelse af legepladsrapporter. Samlet kan det afholdes indenfor den ramme, ETK har til rådighed via det årligt afsatte budget på 2 mio. kr. til dagtilbud, skoler og sfo er. Økonomi i forhold til fremtidens legepladser Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår, at de årligt afsatte 2 mio. kr. til ETK til vedligeholdelse forøges med 1 mio. kr. til i alt 3 mio. kr., så der også er mulighed for at genanskaffe elementer til legepladserne ved behov. Såfremt der er ønske om at gøre yderligere i forhold til legepladser i kommunens dagtilbud, kunne der afsættes en engangsbevilling på 2-4 mio. kr. til at få opdateret de legepladser, der er i dårligst stand. Disse midler kunne fordeles over en 2-årig periode, så det var muligt at opnå erfaring med indretning og materialer til brug for det videre arbejde. Bilag Bilag Typer af A,B og C fejl på legepladser i dagtilbud, skoler og sfo'er Fremtidens legepladser - Køge Kommune Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 12-08-2015 16:00 Til behandling Børn- og Unge Sagsnr. 2015-004166 Taget til efterretning. Side 113
112. Sikring af IT-driften i forbindelse med byggeriet omkring rådhuset Indstilling Teknik- og Miljøforvaltningen samt Fælles- og Kulturforvaltningen indstiller, at Ejendoms- og Driftsudvalg og Økonomiudvalg tager nedenstående orientering om sikring af IT-driften på grund af byggerierne omkring rådhuset til efterretning. Baggrund og vurdering Køge Kommunes datacenter, der indeholder servere, netværksudstyr mv., er placeret i kælderen under rådhuset. Det omfattende anlægsarbejde omkring rådhuset, hvor der skal sættes spunsvægge og pælefunderes, indebærer en betydelig risiko for, at driften af IT-systemerne i datacentret bryder ned. Det skyldes, at rystelserne fra de entreprenørmaskiner, som benyttes til arbejdet, kan beskadige bl.a. de roterende diske, som sidder i IT-udstyret. Et nedbrud kan betyde datatab og utilgængelige IT-systemer i flere dage og dermed et betydeligt produktionstab i organisationen og dårlig service til borgerne. Teknik og Miljøforvaltningen har sammen med eksterne rådgivere fra ingeniørfirmaet Cowi undersøgt, hvor store påvirkninger udstyret i kommunens datacenter bliver udsat for i forbindelse med det forestående anlægsarbejde. På baggrund af undersøgelsen anbefaler forvaltningen, at datacenteret flyttes væk fra kælderen. Flytning er valgt som det bedste alternativ blandt en række andre muligheder, herunder jordskælvssikring; andre byggemetoder mv. Byggeriet i nærområdet omkring rådhuset er planlagt påbegyndt i august 2015. Sidste etape af flytningen fra datacentret er planlagt gennemført i weekenden op til den 17. august, hvorefter de dele af anlægsarbejdet, der giver store vibrationer, kan påbegyndes. Der er en række risici forbundet med flytningen af datacentret og med driften fra en ekstern lokation. Den risiko med størst sandsynlighed og konsekvens er en afbrydelse af dataforbindelsen. Denne risiko imødegås ved at etablere en ekstra dataforbindelse med en alternativ fremføringsvej. Det skal bemærkes, at leverandøren først kan være klar med den alternative dataforbindelse ca. 1 måned efter flytning af datacenteret. Det er meningen, at driften ydelsesmæssigt efter flytningen skal være lige så god som før flytningen. Flytningen er en omfattende og kompleks operation. Det bevirker, at der er risiko for afbrydelser i perioden efter flytningen. Hvis dette påvirker medlemmerne af Byrådet, vil der blive adviseret via SMS. Alle systemer vil være utilgængelige fra fredag den 14. august kl. 14 til mandag morgen den 17. august. edagsorden og Køge kommunes hjemmeside vil dog ikke være berørt af nedlukningen. Byggerierne omkring rådhuset slutter i 2018. Vibrationerne forventes at være størst i starten af perioden, da der her bygges nærmest ved datacenteret. Vi forventer derfor, at IT-udstyret efter et år kan flyttes tilbage til kommunens eget datacenter. Det er hensigten at måle vibrationerne i datacenteret for at verificere tidspunktet for hjemtagning af udstyret og for at kontrollere, om entreprenøren overholder grænseværdierne for vibrationer. Økonomi Omkostningerne ved at flytte og drive datacentret 1 år hos en ekstern leverandør skønnes at blive 4,264 mio. kr. Omkostningerne vil blive søgt afholdt af anlægsbevilling til rådhuset og af driftsbevilling til administrationen (konto 6). Der skønnes at være en besparelse på strøm til datacentret ved udflytning af IT-udstyret på ca. 200.000 kr. TK Development og Teknik- og Miljøforvaltningen er tilskrevet om grundlaget for Side 114
Direktionens beslutning om at sikre kommunens datacenter ved en midlertidig udflytning, og samt at TK Development er gjort opmærksom på et muligt krav på omkostningsdækning for kommunens merudgifter. Kommunikation Der kommunikeres til IT-brugerne om konsekvenserne. Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 12-08-2015 16:00 Til orientering Fælles- og Kultur Sagsnr. 2015-008233 Taget til efterretning. Side 115
113. Tilsynsførende funktionen Indstilling Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller til Ejendoms- og Driftsudvalget, at udvalget tager nærværende status for tilsynsførende funktionen til efterretning. Baggrund og vurdering I forbindelse med beslutning i 2014 om løft af kvalitets- og serviceniveauet indenfor Ejendoms- og Driftsudvalgets ansvarsområde, blev det besluttet at oprette en controllerfunktion. Formålet er at optimere tilsynsarbejdet i kommunen og samtidig at øge synligheden af tilsynsarbejdet i bybilledet og i kontakten med borgere og andre interessenter. Herudover skal funktionen sikre overholdelse af gældende regler og bestemmelser, herunder sikkerhedskrav i bred forstand og opfyldelse af miljøkrav. Funktionen startede sit virke i slutningen af 2014. 1. Der arbejdes i flere spor: Der er i perioden 1. januar 30. juni 2015 søgt 647 gravetilladelser. Heraf er 254 meldt færdige. Heraf er 170 retableringssager godkendt, og tre er fortsat afvist. 81 sager er uafsluttede. I alt har 10 % været kasseret. De 170 er registrerede til slutkontrol inden udløb af garantiperioden på to år. 400 sager er i proces. Det forventes, at der gives yderligere 800 gravetilladelser i 2015 (konservativt sat). Langt de fleste gravetilladelser vedrører spidshuller (huller på 1 x 1 m) Garantieftersyn på 762 sager, der blev meldt færdige i 2013, og dermed stadig er indenfor garantiperioden Opfølgning på 420 sager fra 2013 som ikke er meldt færdige Forældede sager: Ved kontakt til entreprenører og ledningsejere (Energiforsyningen, TDC, SEAS, Yousee, HMN) er der indgået forlig Der er en del ikke registrerede sager for perioden 2009 2013. Da det ikke vurderes, at der er besparelser forbundet hermed indstilles det, at disse sager afsluttes i 2015. 2. Herudover løses følgende opgaver: Der er modtaget og gennemført 80 anmodninger om tilsyn af træer, veje, forsikringssager, miljøsager m.m. i kommunen. Anmodningerne er dels kommet fra borgere og dels internt i forvaltningen. Sagerne er registrerede og kun ganske få er uafsluttede pr. 30. juni 2015. Disse tilsyn har medført indirekte besparelser, som ikke er prissat Der er foretaget 20 tilsyn med hække og hegn. Heraf har kun en enkelt sag krævet skriftlig sagsbehandling. Øvrige sager er afsluttet gennem dialog På de tilsynsførendes færden i kommunen er der observeret 200 sager, som er indberettet via Giv et Praj. Såfremt de observerede sager har haft akut karakter, er der øjeblikkeligt taget kontakt til rette vedkommende i forvaltningen eller entreprenør Der udføres tilsyn med parker og anlæg. Arbejder indenfor aftaler kontrolleres. F.eks. udføres dagligt tilsyn med Køge Kysts anlægsarbejder På foranledning af Miljøafdelingen i forvaltningen er der foretaget stikprøver på overholdelse af regler om starttidspunkt i forhold til støjende og lugtende arbejder. Det drejer sig om arbejder på Egedesvej ved den nye bro og på Nørre Boulevard På baggrund af liste over anlægsarbejder udarbejdet af forvaltningen fremsendes Side 116
der 1 x månedligt rapport om tilsyn på anlægsarbejder Økonomi Der blev bevilget 1 mio. kr. funktionen. Dette beløb dækker omkostninger for to tilsynsførende samt hertil relaterede omkostninger. Økonomisk oversigt for 2015 Besparelser Beløb *Forventet beløb Kendt besparelse pr. 30. juni 2015 764.725 kr. Garantieftersyn på 762 sager (2013) 760.000 kr. Opfølgning på 420 endnu ikke 420.000 kr. færdigmeldte sager (2013) Forventede gravetilladelser i 2. 800.000 kr. halvår 2015 Forventede besparelser i 2015 764.725 kr. 1.980.000 kr. Omkostning til funktionen 1.000.000 kr. I alt 1.744.725 kr. *Statistisk kasseres 10 % af alle sager. Minimumpris for et spidshul er 10.000 kr. For oversigtens skyld er alle kasserede sager sat til en værdi på 10.000 kr. Det vil sige, de forventede besparelser er konservativt sat. Herudover er der indirekte besparelser i forbindelse med opgaver beskrevet under punkt 2. Opgaverne er bestilt af forvaltningen, borgere og entreprenører. Disse besparelser er ikke værdisat. Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 12-08-2015 16:00 Til orientering ETK Sagsnr. 2014-8822 Taget til efterretning. Side 117
114. Status for "Køge - en ren fornøjelse" Indstilling Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller til Ejendoms- og Driftsudvalget, at udvalget tager nærværende status for Køge en ren fornøjelse kampagnen til efterretning. Baggrund og vurdering I første halvår af 2015 er den besluttede strategi for gennemførelse af kampagnen Køge en ren fornøjelse fulgt: Skabe opmærksomhed Informere borgerne Involvere borgerne Det kan nu mærkes at borgerne kender kampagnen, og der bliver givet udtryk for tilfredshed med ideen og det arbejde, der udføres i forbindelse med kvalitetsløftet. Der har været tilfredsstillende mediebevågenhed og dækning af kampagnen. Det tilstræbes, at nedslagene gennemføres i forskellige sammenhænge i hele kommunen. Gennemgang af gennemførte og planlagte arrangementer findes i bilag 1. Økonomi Intet at bemærke. Bilag Bilag 1 til status for Køge - en ren fornøjelse. August 2015 Plakat Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 12-08-2015 16:00 Til orientering ETK Sagsnr. 2014-025952 Taget til efterretning. Side 118
115. Status på anlægssager august 2015 Indstilling Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Ejendoms- og Driftsudvalget tager orientering om statusrapporten til efterretning. Baggrund og vurdering Rådhusudvidelse Byggestart forventes medio august 2015 og aflevering/ibrugtagning af byggeriet primo december 2016. Planløsning på de to rådhusetager (1. og 2. sal) er justeret svarende til det, som er besluttet af Styregruppen for projekt Fremtidens Rådhus (Direktionen). Byggeudvalgsmøde nr. 03 afholdes den 12. august 2015. Rehabiliteringscenter Byggestart var forventet ultimo oktober 2015 men er p.t. usikker på grund af kommunens standsningspålæg over for TK Development på p-kælderen. Arbejder i forbindelse med p-kælderen forventes genoptaget efter sommerferien. Brugermøder er afholdt og afsluttet. Projektet er forelagt Seniorrådet og forelægges Handicaprådet i september til orientering. Nye plejeboliger i Køge Nord EU-Bekendtgørelsen har resulteret i 23 ansøgninger om at blive prækvalificeret til at afgive tilbud på opgaven, hvor optionen om yderligere 31 plejeboliger er taget ud af projektet. Projektet behandles politisk i august. Lokalplan er under udarbejdelse og forventes ligeledes at være klar til politisk behandling i august. Rishøj hallen Det har efter nærmere undersøgelser vist sig, at der ikke er fugt i tagkonstruktionen, hvilket formentlig skyldes, at tagkonstruktionen er langt bedre ventileret end først antaget. Det er aftalt, at der opsættes fugtloggere op i tagkonstruktionen for at monitorere fugtigheden. Hvis det i løbet af eller ved udgangen af den 5-årige ansvarsperiode viser sig, at der i tagkonstruktionen akkumuleres fugt over grænseværdierne, så afholder rådgiver udgiften til ombygning til varmt-tag over vådrum og køkken. Byggesagen forventes afsluttet i løbet af sommerferien 2015. Lærerarbejdspladser Som tidligere oplyst er der afholdt afleveringsforretning for følgende skoler: Ellemarkskolen Søndre Skole, hems Højelse Skole Kirstinedalsskolen Holmebækskolen, Holmehus Skovboskolen Ejby Skole Vemmedrupskolen Der er afholdt aflevering på: Hastrupskolen, etape 1 Etablering af arbejdspladser Asgård skole Sct. Nicolai syd og Nord Hastrupskolen etape 2 Alkestrup skole er igangsat. Enkelte leveringer mangler til Borup Skole og Herfølge Skole og herefter vil aflevering ske. Byggetilladelse til Søndre Skole, kælderlokale, afventer. Side 119
Flygtningeboliger Ombygning og renovering er i fuld gang. Buen 3, Buen 5, Parkvej 122 og 124, Tigerbo pavillon og Kridthuset pavillon er afleveret. Tigerbo og Kridthuset 2 forventes afleveret efter planen. Køkken i Firkløveret Færdigt og afleveret. Udflytning af Ellebækskolen Projektet forløber som planlagt. Gørslev Skole ryddes fredag den 5. juni, og håndværkerne starter op mandag den 8. juni. SFO en er flyttet ud på Gørslev Skole allerede i uge 27. Resten af skolen rykkes i uge 31. Projektet forventes afsluttet 10. august 2015. Energi, skoler På Sct. Nicolai Skole syd totalrenoveres teknikrummet i sommerferien, og der suppleres medwebbaseret automatik. På Gørslev Skole arbejdes på en løsning omkring udskiftning af de meget gamle oliekedler til enten nye effektive oliekedler, pillefyr eller jordvarme. Energi, Mælkebøtten og Musikskolen Naturgaskedlerne forsynende daginstitutionen Mælkebøtten og Musikskolen er udtjente og dyre i reparationer. Kommunen har fået 2 nyere effektive kedler af VEKS (Vestegnens Kraftvarmeselskab), som vil blive monteret og suppleret med en ny fjernvarmeegnet varmtvandsbeholder. Dermed er kommunen tilfredsstillende kørende frem til, at bygningerne om 2-4 år får fjernvarme. Bassin, Borup Aktivitetscenter Enkelte af fliserne i det for et år siden renoverede bassin er flækkede og skarpe. Derfor er vandet i sommerferien af bassinet, hvor rådgiver og hovedentreprenør undersøger, hvad baggrunden er. Der er bl.a. foretaget boreprøver. Fliseproblemet skal løses, og mens vandet er af bassinet, vil gelænderet tillige blive fastgjort via nye svejsninger. ETK har pr. 1. juli overtaget driften af bassinet fra DAB. Teknik- og Miljøforvaltningen og ETK vil i efteråret få optimeret belysning, ventilation og varme til gavn for komfort og energiforbrug. Økonomi Orienteringen har ingen økonomiske konsekvenser. Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 12-08-2015 16:00 Til orientering Anlæg Sagsnr. 2012-5337 Taget til efterretning. Side 120
116. Orientering fra formanden Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 Til orientering Sekretariatet Sagsnr. Intet. Side 121
117. Orientering fra forvaltningen Indstilling Møde med Arbejdsgivernetværket i Køge om udbudsvilkår og håndværkerkartotek forventes afholdt den 9. september 2015 kl. 15.30 Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 Til orientering Sekretariatet Sagsnr. Taget til efterretning. Side 122
118. Kommunikation fra udvalget Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 Til orientering Sekretariatet Sagsnr. Intet. Side 123
119. Eventuelt Ejendoms- og Driftsudvalget 12-08-2015 16:00 Til orientering Sekretariatet Sagsnr. Intet. Side 124
120. Anvendelse af lokaler Lukket dagsorden Side 125
121. 32 plejeboliger med tilhørende serviceareal, Køge Nord Lukket dagsorden Side 126
122. Udbud Lukket dagsorden Side 127
123. Orientering om udbud og priser august 2015 Lukket dagsorden Side 128
124. Eventuelt Lukket dagsorden Side 129