Halsnæs Ny Boligselskab Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 4. december 2012 kl. 17.00 i festlokalet, Møllehaven, Melby Dagsorden: 1 Godkendelse af referat... 3 2 Halsnæs Ny Boligselskab... 3 2.1 Orientering fra formanden... 3 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 3 2.3 Bestyrelsesforhold... 3 2.4 Bestyrelseshonorar... 4 2.5 Boligselskabets årsregnskab for 2011/2012... 4 2.6 Revisionsprotokol... 4 2.7 Bestyrelsens årsberetning... 5 2.8 Godkendelse af styringsrapport... 5 2.9 Boligselskabets budget for 2013-2014... 5 2.10 Årsregnskab for perioden 2010/2011... 5 2.11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 6 2.12 Valg af kredsdelegerede til BL... 6 2.13 Bestyrelsens forretningsorden... 6 2.14 Repræsentantskabets forretningsorden... 7 2.15 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 7 2.16 Udlejningsforhold... 7 2.17 Regulering af indskud ved genudlejning... 8 2.18 Personaleforhold Generel orientering... 8 2.19 Udskydelse af genforhandling af forretningsføreraftaler til efter 2015.... 9 3 Markedsføring og synlighed... 9 3.1 Fremlæggelse af logoforslag ved skilteudvalget... 9 3.2 Fremlæggelse af udkast til skiltning ved skilteudvalget... 9 4 Nybyggeri... 9 5 Boligselskabets afdelinger... 10 5.1 Årsregnskaber for 2011 / 2012... 10 5.2 Driftsbudgetter for 2013-2014... 11 5.3 Orientering om driftsforhold... 12 5.4 Mandskabsfaciliteter... 12 5.5 Renovation... 13 5.6 25-08 Elmegården gåsebillelarveangreb... 13 5.7 Renoveringsprojekt afdeling Lathyrushaven]... 13 5.8 Renoveringsprojekt afdeling Snerlevej/Rønnevej/Syrenvej... 13 5.9 Afdeling Lahyrushaven... 14 5.10 Tilgodehavende afdeling Elmegården... 14 6 Mødeplanlægning... 14 7 Eventuelt... 15
Deltagere fra bestyrelsen: Inge-Lise Rasmussen, formand Birgit Nielsen Bjarne Nederby Jessen Ulla Torp Karin Thomsen Kern Månsson Ketty Andersen Ole Stolberg Svend Aage Petersen Øvrige deltagere: Anders Hornehøj, Domea Domea Boligcenter Frederikssund, den 19. november 2012
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 12. september 2012. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 2 Halsnæs Ny Boligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. 2.3 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har i dag følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Inge-Lise Rasmussen Formand Repræsentantskabet 2013 Bjarne Nederby Jessen Næstformand Repræsentantskabet 2012 Birgit Nielsen Medlem Repræsentantskabet 2013 Karin Thomsen Medlem Domea Kern Månsson Medlem Repræsentantskabet 2013 Ketty Andersen Medlem Repræsentantskabet 2012 Ole Stolberg Medlem Repræsentantskabet 2012 Svend Aage Petersen Medlem Repræsentantskabet 2012 Ulla Torp Medlem Repræsentantskabet 2013 Trine Feldstedt Suppleant Repræsentantskabet 2012 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Bjarne Nederby Jessen, Ketty Andersen, Ole Stolberg og Svend Aage Petersen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Side 3 af 15
2.4 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. 2.5 Boligselskabets årsregnskab for 2011/2012 Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 1. juli 2011 til 30. juni 2012 lægges op på bestyrelsens side som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr. 7.170. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 11 til 36. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 2.6 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. juli 2011 til 30. juni 2012 lægges op på bestyrelsens side som bilag. Domea har ingen kommentarer til protokollen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Side 4 af 15
2.7 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 11 til 36 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 2.8 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne lægges op på bestyrelsens side som bilag. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Eventuelle bemærkninger eller ønsker fra afdelingsbestyrelsernes side vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. 2.9 Boligselskabets budget for 2013-2014 Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. juli 2013 til 30. juni 2014 lægges op på bestyrelsens side som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har ingen kommentarer til budgetforslaget. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. 2.10 Årsregnskab for perioden 2010/2011 Halsnæs Kommune har med brev af 11.09.12 meddelt, at årsregnskab for perioden 1. juli 2010 til 30. juni 2011 er taget til efterretning. Side 5 af 15
2.11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligselskaberne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Halsnæs Ny Boligselskab kan vælge op til 3 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 3 repræsentanter af sin midte for 1 år. 2.12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Halsnæs Ny Boligselskab kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. 2.13 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden lægges op på bestyrelsens side og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Side 6 af 15
2.14 Repræsentantskabets forretningsorden I henhold til vedtægterne godkender bestyrelsen forretningsordenen for repræsentantskabet, inden det forelægges repræsentantskabet til godkendelse og underskrift. Senest godkendte forretningsorden for repræsentantskabet i Halsnæs Boligselskab lægges op på bestyrelsens hjemmeside og anbefales godkendt som ny forretningsorden for repræsentantskabet i Halsnæs Ny Boligselskab. Det indstilles, at bestyrelsen godkender forretningsordenen for repræsentantskabet. 2.15 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. 2.16 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 621 personer. Heraf har 345 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig 25-02 Lathyrushaven 1 10 25 40 65 2 42 116 118 234 3 66 54 202 256 4 13 40 97 137 5 5 15 49 64 25-08 Elmegården 2 17 9 82 91 3 18 13 86 99 4 6 6 46 52 25-25 Snerlevej/ Syrenvej 2 49 125 129 254 Fraflytningsstatistik for perioden 01.07.2011 til 30.06.2012 for samtlige afdelinger er på 34 stk. Side 7 af 15
2.17 Regulering af indskud ved genudlejning Indstilling Regulering af indskud ved genudlejning af familieboliger kan reguleres uden kommunal godkendelse, hvis blot indskuddet efter regulering ikke overstiger kr. 226,00 /m 2 for den enkelte bolig. Det nævnte beløb skal først anvendes fra starten af det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. december 2012. Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre afdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til kr. 226,00 pr. m 2 i afdelinger, hvor det har relevans. For boligselskabets afdelinger kan de aktuelle indskudsbeløb for familieboliger opgøres som følger: Afdeling Indskud/m2 Lathyrushaven kr 226,00 Elmegården kr 352,79 Snerlevej/ Syrenvej kr 226,00 På baggrund heraf anbefales det, at indskud fremover reguleres ved genudlejning i afdelingerne Lathyrushaven, Elmegården og Snerlevej/ Syrenvej. Beslutning om regulering af indskud ved genudlejning kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Domeas arbejde med beregning og registrering af nye indskudsbeløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at indskud reguleres ved genudlejning til kr. 226,00 pr. m 2 i afdelingerne Lathyrushaven og Snerlevej/ Syrenvej. 2.18 Personaleforhold Generel orientering Anders Hornehøj vil orientere om personaleforholdene i Halsnæs Ny Boligselskab. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Side 8 af 15
2.19 Udskydelse af genforhandling af forretningsføreraftaler til efter 2015. Organisationsbestyrelsesmedlemmer er ved kundebrev dateret den 24. oktober 2012 blevet bedt om at drøfte, om en kommende genforhandling af forretningsføreraftalen med Domea kan skubbes til i 2015 ved at forlænge den eksisterende forretningsføreraftale. Der er fremsendt skrivelse fra Domea herom til samtlige bestyrelsesmedlemmer og brevet lægges op på bestyrelsens side som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt bestyrelsen vil vente med at genforhandle forretningsføreraftalen til regionchef Bent Gordon Johansen. 3 Markedsføring og synlighed 3.1 Fremlæggelse af logoforslag ved skilteudvalget Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning omkring, hvilket logo der skal anvendes for boligselskabet. 3.2 Fremlæggelse af udkast til skiltning ved skilteudvalget Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning omkring eventuel skiltning i selskabet. 4 Nybyggeri Ingen punkter under nybyggeri. Side 9 af 15
5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Årsregnskaber for 2011 / 2012 Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. juli. 2011 til 30. juni 2012 lægges op på bestyrelsens side som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling Lahyrushaven / overskud på kr. 211.539 Afdeling Engparken: overskud på kr. 49.894 Afdeling Tømmerpladsvej: underskud på kr. 17.071 Afdeling Møllehaven: underskud på kr. 142.982 Afdeling Elmegården: overskud på kr. 197 Afdeling Snerlevej / Rønnevej / Syrenvej: overskud på kr. 27.878 Afdeling Tschernings Have: overskud på kr. 559.957 Afdeling Skovbrynet: overskud på kr. 1.930 Afdeling Havlitvej: overskud på kr. 106.597 Afdeling Servicearealer: overskud på kr. 8.599 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 11 til 36. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Side 10 af 15
5.2 Driftsbudgetter for 2013-2014 Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. juli. 2013 til 30. juni 2014 lægges op på bestyrelsens side som bilag. Der er vedtaget følgende huslejestigninger på afdelingsmøderne for Halsnæs Ny Boligselskab: Afdeling Huslejestigning i % Afdeling Lathyrushaven: 10,00 % Afdeling Engparken 2,70 % Afdeling Tømmerpladsvej: 0,00 % Afdeling Møllehaven 2,99 % Afdeling Elmegården: 0,00 % Afdeling Snerlevej / Rønnevej / Syrenvej 4,80 % Afdeling Tschernings Have: 2,85 % Afdeling Skovbrynet: 2,76 % Afdeling Havlitvej: 3,42 % Afdeling Servicearealer: 3,23 % Domea har følgende kommentarer til budgettet i afdeling Lathyrushaven: Afdeling 25-02: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 9.202.000 og indebærer en lejeregulering på 10 % pr. 01. juli 2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde. Varslingsteksten til stigningen er som følger: De kr. 581.000, svarende til 7,42 % stigning er udelukkende til ydelserne på lån til de nye fjernvarmeinstallationer, hvorfor den reelle stigning er på 2,58 %, hvilket er mindre end de generelle udgiftsstigninger i samfundet og dækker også øgede henlæggelser til drift- og vedligeholdelse, øgede henlæggelser til tab ved fraflytning, ydelser til de nye mandskabsfaciliteter i boligselskabet. Stigningen på de 7,42 % til fjernvarme, modsvares af en besparelse på fjernvarme der er større. Det vil sige, at I sparer mere på fjernvarmeudgiften end denne stigning. Derfor er der tale om en overskudsforretning. Fjernvarmeprojektet skal som helhed vedtages på afdelingsmødet. Dette budget er altså under forudsætning, af en vedtagelse af fjernvarmeprojektet. Økonomien vil blive gennemgået på mødet. Side 11 af 15
Afdeling 25-08: Der har i mange år stået en post på kr. 213.476, som tilgodehavende i afdelingens regnskaber. Anders Hornehøj har undersøgt, hvad sagen drejede sig og og er nået frem til, at beløbet skal godskrives afdelingen, som en indtægt. Beløbet er et kommunegebyr vedr. bygherrekonkurrence. Dette beløb skulle have været betalt af organisationen (Kregme-Vinderød Boligselskab), som bygherre, under byggeriet. Det er det aldrig blevet. Bent Gordon bekræfter, at dette er korrekt og at pengene bør tages fra selskab 2500 s dispositionsfond og føres over til afdelingen. Det er det så blevet nu. Af denne årsag, er det ikke nødvendigt, at sætte huslejen op i afdelingen til næste år. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 5.3 Orientering om driftsforhold Rågepolitik i Halsnæs Kommune På møde i bestyrelsen den 12. september 2012 orienterede driftschef Anders Hornehøj om, at der er i Halsnæs kommune, er en sagsbehandling omkring en rågepolitik i kommunen, i gang. Det skulle gerne betyde, at kommunen kan bekæmpe rågerne, som er nabo til 25-06 Møllehaven, til foråret. Herudover er det konstateret, at de samme råger og flere andre fugle, har ødelagt store græsarealer i afdeling 25-08 Elmegården med store og bekostelige skader til følge. Bestyrelsen havde derfor besluttet, at der til næste møde skulle indhentes tilbud på udførsel af opgaven, hvorefter organisationsbestyrelsen ville tage endelig stilling til sagen. Anders Hornehøj kan oplyse, at han har haft yderligere dialog med kommunen i denne sag og der kommer en indstilling om en vedtagelse af en Rågepolitik fra kommunens embedsmænd til det politiske system inden længe. Der er mange aspekter, som bliver taget med i en sådan indstilling, som vi ikke har indflydelse på, men kommunen har lyttet til os og tager hensyn til det i deres indstilling. 5.4 Mandskabsfaciliteter Driftschef Anders Hornehøj oplyser, at sagen er til byggesagsbehandling i kommunen. Så snart der foreligger en byggetilladelse, bliver der afholdt licitation. Side 12 af 15
5.5 Renovation Domea afventer stadig svar i sagen. 5.6 25-08 Elmegården gåsebillelarveangreb Der har været behandling af en ansøgning til dispositionsfonden om bevilling af penge til, opretning af græsarealer og bekæmpelse af gåsebillelarverne. Organisationsbestyrelsen besluttede enstemmigt, at bevillige op til kr. 418.500 til dette arbejde. Efter at have konsulteret flere specialister på området, er der fundet en lidt billigere løsning på problemet og arbejdet er igangsat. 5.7 Renoveringsprojekt afdeling Lathyrushaven] Der arbejdes fortsat med helhedsplaner i afdelingen. Anders Hornehøj vil orientere yderligere i sagen. 5.8 Renoveringsprojekt afdeling Snerlevej/Rønnevej/Syrenvej Der arbejdes fortsat med helhedsplaner i afdelingen. Anders Hornehøj vil orientere yderligere i sagen. Side 13 af 15
5.9 Afdeling Lahyrushaven På møde i bestyrelsen den 28. juni 2012 besluttede bestyrelsen, at der skulle udarbejdes en ny aftale i forbindelse med, Halsnæs kommune ville afgive anvisningsretten til 9 af 2 rumsboligerne, og at kommunen stadig ville have anvisningsret til hver fjerde af selskabets familieboliger. Der er kommet et udkast til en ny aftale, som vi har bedt om, i en underskrevet udgave. Når dette fremkommer, vil bestyrelsen i afdelingen og formand, samt næstformand i organisationen, skrive under. Herefter er aftalen en realitet. Med hensyn til, startboliger i sammen afdeling, var der indkaldt til møde på Rådhuset den 20. september, hvor flere bestyrelsesmedlemmer fra 25-02, sammen med Anders Hornehøj, deltog. Afdelingen har på det foreliggende grundlag, har afdelingen afvist, at gå ind i en aftale om startboliger. Bjarne Nederby Jessen og Anders Hornehøj vil orientere yderligere i sagen. 5.10 Tilgodehavende afdeling Elmegården Der har igennem flere år stået et tilgodehavende i afdeling Elmegårdens regnskab. Det drejer sig om et beløb på kr. kr. 213.476. Det har vist sig, at være et kommunegebyr vedr. bygherrekonkurrence i forbindelse med opførelsen af ejendommen. Dette beløb skulle have været betalt af dispositionsfonden i Kregme-Vinderød Boligselskab. Men det er betalt af afdelingen, hvorfor der nu bliver lavet en ompostering, så afdelingen får beløbet indtægtsført og organisationsbestyrelsen får dem udgiftsført i dispositionsfonden. 6 Mødeplanlægning På møde i bestyrelsen den 12. september 2012 fandt bestyrelsen, at systemet hvor man på december mødet, aftaler næste års møder, er OK. Bestyrelsesmedlemmerne blev på mødet opfordret til, inden mødet, at have fundet fælles fodslag for 4 datoer til organisationsbestyrelsesmøder og 1 for repræsentantskabsmøde i 2013. Disse vil så ligge fast. Der skal således berammes følgende møder og arrangementer for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2013: xx-xx-20xx Bestyrelsesmøde kl. xx.xx på [mødested] xx-xx-20xx Bestyrelsesmøde kl. xx.xx på [mødested] xx-xx-20xx Bestyrelsesmøde (regnskabsmødet) kl. xx.xx på [mødested] xx-xx-20xx Ordinært repræsentantskabsmøde kl. xx.xx på [mødested] Det indstilles, at bestyrelsen berammer ovenstående møder for år 2013. Side 14 af 15
7 Eventuelt Side 15 af 15