- Rettighedsprofiler Brugere og rettighedsprofiler... 3 Rettighedsprofiler... 3 Opret / ret rettighedsprofil... 6 Rettighedernes betydning... 7 Administration... 7 Afdelinger... 8 Internet... 8 Medarbejder... 8 Fraværsregistrering... 9 Kalender... 9 Basisplan... 10 Planlægning... 10 Godkendprogram... 10 Afspadsering... 11 Flextid... 11 Lønbudget... 11 Løneksport... 11 Faktisk arbejdstid... 13 Brugere... 13 Importer... 14 Eksporter... 14 Udskriftsdesign... 14 Beskeder... 14 Statistik... 15 Refusion... 15 Live terminalvisning... 15 Provision... 15 Projekter... 15 Eksempel på rettighed til at se lønoplysninger... 15 Lønkørsel... 18 Udskriv rettighedsprofiler... 21 Brugere... 23 Brugeroversigt... 23 Søgning... 24 Vis brugere... 24 Rediger brugere... 25 Opret en bruger... 25 Administrator rettigheder:... 27 Øvrige rettighedsprofiler:... 27 Ret en bruger... 28 Slet en bruger... 29 Kopier en bruger... 29 Opret som gæst... 29 Rediger gæstebruger... 30 Nulstil kodeord... 32 Gæstehistorik... 33 Login... 33 Ikoner ved tildeling af rettighedsprofiler... 33 Brugere med ActiveDirectory... 36 TimePlan Software A/S Side 1 af 36
Manual version 7.17 Side 2 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Rettighedsprofiler Brugere og rettighedsprofiler Modulet Brugere og rettighedsprofiler er udgangspunktet for al brugeradministration i TimePlan. Her oprettes de brugere, der skal have adgang til programmet. Du kan oprette et ubegrænset antal brugere i TimePlan. Alle brugere kan samtidig arbejde i programmet med hver deres rettigheder. En bruger skal have tilknyttet en rettighedsprofil, som fastlægger detaljerede se- og handlingsrettigheder indenfor de forskellige TimePlan funktionsområder, for profilen. Du har mulighed for nem administration af rettigheder/rettighedsprofiler i TimePlan, ligesom du kan administrere bruger og password fra Windows og dermed opnå Single SignOn. TimePlan har ved danske ny installationer prædefineret 8 Rettighedsprofiler. Rettighedsprofiler Rettighedsprofiler giver en eller flere brugere ens/forskellige rettigheder, alt efter deres stilling og arbejdsfunktion, i virksomhedens afdelinger og i TimePlan. Efter installation af TimePlan opretter du et antal rettighedsprofiler, som efterfølgende kan tilknyttes brugere. En bruger kan have flere rettighedsprofiler til forskellige afdelinger. Rettes der efterfølgende i én rettighedsprofil, vil dette have indflydelse på rettighederne for de brugere, der har denne rettighedsprofil tildelt. De 8 prædefinerede profiler er: Controller with Pay: Brugeren med denne rettighedsprofil, kontrollere andre TimePlan brugeres arbejde i forbindelse med Planlægning og Godkendelse. Brugeren kontrollerer løn, sikrer at overenskomsterne bliver overholdt samt kontrollerer budget. Department manager: Brugeren med denne rettighedsprofil, planlægger og godkender arbejdsplaner. Brugeren administrerer medarbejdere i TimePlan, godkender arbejdstider og lignende og er ansvarlig for afdelingens budget. HR manager with pay: Er overenskomsts ansvarlig og kontraktansvarlig. Brugeren udfører dagligt HR-arbejde og kan have ansvar for budgetter. Import/Export: Brugeren kan oprette og udføre importer og eksporter. Planner: Denne bruger er ansvarlig for planlægningen og udarbejdelsen af arbejdsplaner samt udmeldining om disse. Brugeren har også adgang til generelle oplysninger om medarbejderne og afdeling. Planning and Approve: Denne bruger er ansvarlig for planlægningen og udarbejdelsen af arbejdsplaner samt udmelding om disse. Brugeren har også adgang til generelle oplysninger om medarbejderne og afdeling. Dertil kommer at brugeren kan godkende medarbejdernes arbejdstider. Receptionist: Denne bruger har kun se rettigheder til at kunne se hvem der er på vagt i virksomheden, dertil kommer at brugeren skal kunne fremskaffe visse oplysning og skal kunne kontakte medarbejderne. Salary accountant: Brugeren behandler og udbetaler løn, ferie, flex, afspadsering og lignede udgifter til medarbejderne. Brugeren holder også øje med om der er balancen i budgettet ifht udbetalinger. TimePlan Software A/S Side 3 af 36
Manual version 7.17 Nedenstående viser hvilke rettigheder der er valgt til de forskellige prædefinerede roller. Rettighedernes betydning beskrives senere, fortrinsvis på øverste niveau. Controller with Pay Department manager HR manager with pay Import/Export Side 4 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Rettighedsprofiler Planner Planning and Approve Receptionist Salary accountant TimePlan Software A/S Side 5 af 36
Manual version 7.17 Opret / ret rettighedsprofil Side 6 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Rettighedsprofiler Vælg Administration > Rettighedsprofiler. Herfra er det muligt via højreklik at oprette, rette, slette og kopiere rettighedsprofiler. Du kan også klikke på knapperne i toppen af vinduet. Rettighedernes betydning Nedenstående er en beskrivelse af rettighederne, som kan opsættes under opret og rettelse af rettighedsprofiler. Vælg Administration > Rettighedsprofiler > Ret/Opret. Administration Alle rettigheder under sektionen Administration i vinduet vedrører punkterne Program og Administration fra menulinjen. Har profilen ikke rettighed til en funktionalitet, vises punktet ikke for brugere, der anvender denne rettighedsprofil. Er rettigheden givet, har brugeren fuld kontrol over funktioner, der er tilknyttet den aktuelle knap. TimePlan Software A/S Side 7 af 36
Manual version 7.17 For funktionaliteter som er afdelingsafhængige - projekter, skabeloner, basisuger, behovssimulering og kalenderstyring, vil rettigheden for brugeren ifølge sin brugerprofil være begrænset til de afdelinger, brugeren har adgang til. Rettighederne er også afhængige af tillægsmoduler. Til tillægsmodulet Elektroniske journaler er der rettigheden Må tilgå Journal fra alle afdelinger, der betyder, at brugeren har ret til at se journaler, der ikke er oprettet i medarbejderens aktuelle primære afdeling. Afdelinger Herfra afgøres, hvilke rettigheder brugeren må have for at se og ændre oplysninger på afdelingerne fra Administration > Afdelinger. Internet Alle rettigheder under Internet vedrører opsætningen af internet, der så kan tilgås fra Administration > Internet. Medarbejder Rettighederne relaterer til medarbejderens stamkort. Har man ingen rettigheder her, er det ikke muligt at se medarbejdernes stamkort. Side 8 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Rettighedsprofiler Til tillægsmodulet Elektroniske formularer findes Adgang til Journaler og Adgang til noter, hvorfra der kan vælges, hvilken adgang de pågældende brugere skal have til elektroniske formularer. Herfra er det muligt at vælge, om brugeren må se, oprette og slette både journal og noter, ligeledes kan der også vælges om brugeren må sende journaler til digital signatur. Må oprette Journal styrer også om brugeren må importere PDF-dokumenter direkte på medarbejderne. Til Noter er der også rettighederne Må redigere note og Må tilføje til note. Er der under globale indstillinger valgt at fiktive medarbejdere skal godkendes, kan man herfra give rettighedsprofilerne tilladelse til at Må godkende fiktive medarbejdere og Må Aktivere fiktive medarbejdere (anvendes hvis brugerne ikke må oprette medarbejdere). Gives der adgang til Må ikke tildele løntillæg er det muligt at bestemme, hvilke løntillæg en bruger må tildele medarbejderne fra stamkortet. Når der oprettes nye tillæg, skal rettighedsprofilen ændres for, at det vil være muligt for brugeren at kunne tildele det nye tillæg. Gives der adgang til Må se løntillæg kan brugeren se variable løntillæg fra medarbejdernes stamkort og fra fanen tillægsangivelser i forbindelse med løn. Gives der adgang til Må Godkende kørselsgodtgørelse, skal der vælges hvilke stillinger man må godkende kørsel for. Fraværsregistrering Rettighederne relaterer sig til Planlægning. Er der ingen rettighedsmarkeringer, vil fraværsregistrering ikke være tilgængelig i planlægningsvinduet for brugere med denne profil. Kalender Rettighederne relaterer sig til kalendervinduet. Er der ingen rettighedsmarkeringer, vil knappen Kalender ikke være tilgængelig for brugere med denne profil. TimePlan Software A/S Side 9 af 36
Manual version 7.17 Basisplan Rettighederne relaterer sig til vinduet Basisplan. Er der ingen rettighedsmarkeringer, vil knappen Basisplan ikke være tilgængelig for brugere med denne profil. Er kun rettigheden Må se basisplanbilledet tildelt, vil brugeren stadig kunne indsætte etablerede arbejdstider fra Basisplan til Planlægning. Planlægning Rettighederne relaterer til Planlægning. Er der ingen rettighedsmarkeringer, vil knappen Planlægning ikke være tilgængelig for brugere med denne profil. Er kun rettigheden Må se planbilledet tildelt, vil brugeren stadig kunne indsætte etablerede arbejdstider fra Basisplan til Planlægning. Her er også mulighed for at give rettigheder til at brugeren kan redigere i lønlåst periode, udlåne til puljeafdelinger, se arbejdstidsbemærkninger samt ignorere varslinger. Godkendprogram Rettighederne relaterer til Godkend. Er der ingen rettighedsmarkeringer, vil knappen Godkend ikke være tilgængelig for brugere med denne profil. Herfra kan det også vælges hvilke stillinger brugeren må godkende til for, ved at vælge Må ikke godkende tider for, herunder ligger de stillinger der er oprettet i TimePlan, hvorved der kan fravælges de stillinger der ikke må godkendes tider for. Side 10 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Rettighedsprofiler Feriesaldostyring Rettighederne relaterer til modulet Feriesaldostyring. Der er med disse rettigheder mulighed for at opsætte at der kan redigeres i ferie og feriefri, udføre kørsel for ferie og feriefri, samt redigere i udbetalinger. Afspadsering Rettighederne relaterer til fanebladet Afspadsering under medarbejderens stamkort. Rettighederne afgør om brugerne må redigere på afspadseringssaldoen og om det er tilladt at sende afspadsering til udbetaling. Er der ingen rettighedsmarkeringer, vil fanebladet Afspadsering ikke være tilgængelig for brugere med denne profil Flextid Rettighederne relaterer til fanebladet Flextid under medarbejderens stamkort, hvorfra det er muligt at se/registrere flextid. Er der ingen rettighedsmarkeringer, vil fanebladet Flextid ikke være tilgængelig for brugere med denne profil Lønbudget Rettighederne relaterer til Planlægning og Kalender samt punktet Administration > Kalenderstyring. Er der ingen rettighedsmarkeringer, vil lønbudgettal ikke kunne ses og redigeres af brugere med denne profil Løneksport Rettighederne angiver på hvilket niveau brugeren må køre løn, og hvilket niveau brugerne skal godkende ændrede medarbejdere. TimePlan Software A/S Side 11 af 36
Manual version 7.17 eller Ændrede medarbejdere relaterer sig til Program > Ændrede medarbejdere. Antallet af niveauer opsættes under Administration > Globale indstillinger > Stamdata > Medarbejder > Ændrede medarbejder. I ovenstående er vist, at der gøres brug af 5 niveauer. Niveau 5 er det laveste niveau. Når man via Program > Ændrede medarbejder går ind på stamkortet på en medarbejder, vil der for alle, der er på niveau 1, eller som er administrator, stå følgende: For alle på andre niveauer vil der stå følgende: På medarbejderes stamkort kan man altid se, hvem der har godkendt de forskellige niveauer, under fanebladet Historik: Side 12 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Rettighedsprofiler I Program > Ændrede medarbejdere kan en bruger på et højere niveau se, hvem der har godkendt de forskellige niveauer. Den grønne farve indikerer, at der mangler brugere, som skal godkende medarbejderne. En administrator kan uafhængig af underliggende niveauers/brugeres godkendelse, godkende en ændret medarbejder ved at vælge Opdater lønsystem. Herefter fjernes medarbejderen af listen Ændrede medarbejdere. Faktisk arbejdstid Rettighederne relaterer sig til Program > Faktisk arbejdstid. Er der ingen rettighedsmarkeringer vil punktet ikke være synligt for brugere med denne profil. Brugere Rettighederne relaterer sig til Administration > Brugere. Er der ingen rettighedsmarkeringer vil punktet ikke kunne åbnes for brugere med denne profil TimePlan Software A/S Side 13 af 36
Manual version 7.17 Er der f.eks. kun markeret ud for Må se brugere, har brugeren med denne profil kun ret til at se brugere, og til at nulstille password for brugere med samme rettighedsprofil. Formålet med rettigheden Må tildele yderligere rettigheder er at give rettighedsprofiler til andre brugere uden selv at have disse profiler. For at tildele yderligere rettigheder til brugere, skal den pågældende bruger også have rettigheden Må redigere brugere. Importer Rettighederne relaterer til Administration > Importer. Er der ingen rettighedsmarkeringer vil punktet ikke være synligt for brugere med denne profil. Åbnes Må udføre importer, kan man vælge hvilke importer den enkelte rettighedsprofil må udføre, her kan vælges mellem alle de oprettede importer. Eksporter Rettighederne relaterer til Administration > Eksporter. Er der ingen rettighedsmarkeringer vil punktet ikke være synligt for brugere med denne profil. Åbnes Må udføre eksporter, kan man vælge hvilke eksporter den enkelte rettighedsprofil må udføre, her kan vælges mellem alle de oprettede eksporter. Udskriftsdesign Giver rettigheder til at redigere udskriftsopsætninger, og til at redigere udseende på udskrifterne fra Administration > Udskrifter i TimePlan. Beskeder Herfra gives ret til at sende den ene eller anden form for beskeder fra Program > Beskeder Side 14 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Rettighedsprofiler Statistik Det er muligt at bestemme, hvilke medarbejdere, der har ret til at arbejde med Statistik, og hvad de har ret til at arbejde med. Må køre statistik: Betyder, at brugeren må køre oprettede statistikker, hvis ikke andet er angivet. Må redigere egen statistik: Betyder, at brugeren må oprette egne statistikker på den eller de afdelinger, de har rettighed for, hvilket kan bruges igen. Brugeren skal dog også have rettigheden til at måtte køre statistik. Må redigere standard statistik: Betyder, at brugeren må oprette statistikker, der kan bruges af alle, der må køre statistikker. Refusion Rettighederne relaterer til Program > Refusionsoversigt. Er der ingen rettighedsmarkeringer vil punktet ikke være synligt for brugere med denne profil. Live terminalvisning Giver i forbindelse med brug af projekter ret til at se Live terminalvisning. Provision Rettigheden relaterer til Administration > Provision, Er der ingen rettighedsmarkeringer vil punktet ikke være synligt for brugere med denne profil. Projekter Rettigheden relaterer til Administration > Projekter, Er der ingen rettighedsmarkeringer vil punktet ikke være synligt, for brugere med denne profil. Eksempel på rettighed til at se lønoplysninger Du kan opsætte rettighedsprofiler til hvilke stillinger, som en bruger(profil) må se løn for. Fordelen ved at bruge denne opsætning er, at man nemt kan afgrænse indsigt i, f.eks. overordnede medarbejderes/stillingers løn. Marker Må se personlige oplysninger og Må se løn for valgte stillinger under redigering af rettighedsprofil. TimePlan Software A/S Side 15 af 36
Manual version 7.17 I nedenstående er rettighedsprofilen vist. Det styres i historikken, hvis data ændres. I historikken vil der altid ligge de foregående data på den eksisterende profil. I nedenstående vises en bruger, som har rettighedsprofilen Planlægger: Side 16 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Rettighedsprofiler I nedenstående ses på medarbejderens stamkort, at løninformationerne mangler (brugeren må ikke se løn for bestemte stillinger ifølge rettighedsprofilen). Hvis en anden bruger ændrer stillingen, kan brugeren se lønoplysninger, fordi han har adgang til personlige oplysninger, og stillingen er ikke omfattet lønoplysningen. TimePlan Software A/S Side 17 af 36
Manual version 7.17 Lønkørsel Ovenstående har stillinger, som man ikke må se lønkroner på. Ved klik på knappen Se Omkostninger vil det derfor se således ud, med N.R. (No Rights). Side 18 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Rettighedsprofiler Ved udskrift af timeopgørelse på en medarbejder kan beløb ikke ses på udskriften. Kun antal timer vises. Dette gælder også hvis billedet tages fra Planlægning. Vælges en medarbejder, vil lønoplysninger ikke vises, hvis ikke rettigheden er givet til at få vist oplysningerne for den valgte medarbejder. Dette gælder også i Vis samlede omkostninger. TimePlan Software A/S Side 19 af 36
Manual version 7.17 I medarbejderudskrift vises der ikke lønoplysninger. Side 20 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Rettighedsprofiler Udskriv rettighedsprofiler Ønsker man at se forskellen mellem flere rettighedsprofiler kan man vælge Administration > Rettighedsprofiler > Udskriv, og derfra vælge om man vil se forskel mellem rettighedsprofiler eller rettigheder Her er der valgt forskel mellem Rettighedsprofilerne Afdelingsansvarlig og HR TimePlan Software A/S Side 21 af 36
Manual version 7.17 På udskriften er de valgte profilers rettigheder er afkrydset og derfor kan sammenlignes. Her er der valgt rettighedsfilter, i hvilket man kan vælge at se hvilke profiler der har den valgte rettighed. Her er der valgt filter på rettighederne Afdelinger og Planlægning. Hvor der vises hvilke profiler der har disse rettigheder. Side 22 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Brugere Brugere Modulet Brugere er udgangspunktet for al brugeradministration i TimePlan. Her oprettes de brugere, der skal have adgang til programmet, hvis der ikke er valgt under Administration > Globale Indstillinger > Opstarts parametre at bruge Windows ActiveDirectory (AD) i forbindelse med SingleSignOn (SSO). Du kan oprette et ubegrænset antal brugere, eller rettere det antal brugere, TimePlan-licensen giver adgang til. Licensen kan udvides. Brugeroversigt Vælg Administration > Brugere Skærmbilledet er opdelt i tre kolonner: Venstre kolonne viser de oprettede brugere - udfra valget i Vis brugere. Det er muligt at se, hvilke afdelinger og profiler de enkelte brugere har ved at klikke på brugeren. Træstrukturen kan foldes ud og ind ved klik på + / -. Brugere der bliver vist med blå skrift er medarbejdere, der er oprettet som brugere fra stamkortet. Fra midterkolonne er det muligt at få vist, hvilke brugere, der er tilknyttet afdelingerne. Marker ud for den aktuelle afdeling. Træstrukturen kan foldes ud og ind ved klik på + / -. Højre kolonne viser de rettighedsprofiler, der er oprettede. Ved at markere/fjerne markering ud for profilerne bliver kun de brugere vist, der har de markerede profiler. Når brugeroversigten åbnes, vil den være markeret på den afdeling, brugeren står i. Afdelingshierakiet vil kun vise de afdelinger, hvor brugeren har ret til at se og redigere medarbejdere/gæstebrugere, men ikke de afdelinger, som brugeren ikke har ret til at se. TimePlan Software A/S Side 23 af 36
Manual version 7.17 Søgning Fra skærmbilledet er det muligt at søge på brugere eller på afdeling. For at søge på en bruger, indtastes der i feltet Søg efter bruger. Første bogstav indsnævrer søgningen til de brugere, hvor bogstavet er en del af navnet, og efterhånden som navnet skrives, vises færre brugere. På brugerne kan der desuden søges på Mobil nummer og E-mail adresse. Ved søgning på en afdeling, skrives enten afdelingsnummeret eller afdelingens navn i feltet til Søg afdeling. Vis brugere Valgmulighederne i Vis brugere er følgende: Alle brugere med rettigheder: Viser alle brugere, der er blevet tildelt en rettighedsprofil. Standard brugere: Viser alle brugere, der er blevet tildelt en rettighedsprofil dog undtagen brugere med administratorrettigheder. Gæstebrugere: Viser alle gæstebrugere som er oprettet i henhold til de afdelinger og rettigheder, som er valgt. Det betyder, at brugere er tilknyttet en afdeling og en brugerrettighed. Administrator: Viser kun administratorer. Der søges i alle afdelinger, da Administratorer har alle rettigheder i alle afdelinger. (Du kan ikke vælge afdelinger og rettigheder). Brugere uden rettigheder: Viser brugere, som ikke er tilknyttet nogen rettigheder. Anvendes for at søge brugere uden rettigheder, hvis en rettighedsprofil slettes. Når en rettighedsprofil slettes, slettes brugeren ikke. Medarbejdere: Viser brugere, der er registreret som medarbejdere indenfor den valgte afgrænsning. Ikke-medarbejdere: Viser brugere, der ikke er oprettet som medarbejdere i TimePlan. Side 24 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Brugere Vis kun bruger: Viser alle, der er oprettet som brugere i TimePlan, også selvom de ikke har fået rettigheder tilknyttet. Medarbejdere er angivet med blå skrift. Marker her for at få mulighed for at søge igennem alle brugere uanset brugerstatus. Rediger brugere Fra skærmbilledet Brugeroversigt kan brugerne vedligeholdes. Vælg Administration > Brugere, klik på knappen Funktioner. Eller brug knapperne øverst i vinduet. Opret en bruger Vælg Administration > Brugere klik på knappen Opret. Her oprettes brugeren med: ID: Det brugeren skal anvende i brugernavn. TimePlan Software A/S Side 25 af 36
Manual version 7.17 Navn: Navnet der identificerer brugeren i TimePlan. E-mail: Er der fra Administration > Globale indstillinger > Opstartsparametre > Sikkerhedsopsætning, valgt at brugerne selv kan nulstille deres password via E-mail skal denne E-mail angives her. E-mailen er ikke obligatorisk, men hvis oprettes skal den være gyldig og unik. Mobilnummer: Hvis der fra Administration > Globale indstillinger > Opstartsparametre > Sikkerhedsopsætning, valgt at brugerne selv kan nulstille deres password via SMS skal mobilnummeret angives her. Mobilnummeret er ikke obligatorisk, men hvis oprettes skal være gyldig og unik. Aktiv fra: Den periode kontoen skal være aktiv fra. Aktiv til: Den periode kontoen skal være aktiv til, sættes denne til den højeste mulige dato, vil kontoen ikke udløbe. Er der opsat at der sendes password til E-mail eller SMS og brugeren er blevet oprettet med enten mailadresse eller mobilnummer vil brugere få tilsendt et tilfældig generet password. Er brugeren ikke oprettet med hverken mailadresse og mobilnummer, vil brugeren der opretter den nye bruger blive bedt om at indtaste et password. Forsøger brugeren at logge ind med en ikke aktiv konto vil brugeren blive bedt om at kontakte virksomhedens TimePlan administrator. der kan eventuelt tildeles en oprettet værktøjslinjeprofil. En medarbejder, der skal oprettes som bruger, kan vælges ved at klikke på Vælg medarbejder, hvorved følgende vindue fås: Er der under visning valgt Vis medarbejder som er bruger, vil de medarbejdere, der er oprettede som bruger, blive vist. Klik på den medarbejder, der skal oprettes som bruger og klik derefter på OK. Side 26 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Brugere Administrator rettigheder: Hvis brugeren skal have fuld adgang til TimePlan, marker du i checkboksen Administrator. Hermed har brugeren fuld adgang til alle funktioner og alle afdelinger. Angives en bruger som administrator, med Må se løn eller Må se personlige oplysninger markeres, såfremt administratoren må se løn eller personlige oplysninger eller ingen disse muligheder er brugeren en miniadministrator. Øvrige rettighedsprofiler: Til venstre ses alle afdelinger og til højre de oprettede rettighedsprofiler. Marker en rettighedsprofil og træk den over på den/de afdeling(er), som brugeren skal have adgang til. Indsættes en rettighedsprofil på en afdeling med underafdelinger, vil rettigheden være gældende for denne afdeling og alle dens underafdelinger i hierakiet. En bruger kan tilknyttes flere afdelinger med forskellige rettigheder. Når der klikkes OK til oprettelse af brugeren uden mail eller mobilnummer, vil man få besked på at angive et midlertidigt password til brugeren. Nye brugere vil disse ikke automatisk få tilsendt det nye password, dette skal gives til dem personligt Forsøger man at oprette eller nulstille en bruger, hvor password kravene opsat i Sikkerhedsopsætningen fra Administration > Globale indstillinger > Opstartsparametre ikke er opfyldt får man følgende advarsler i de nævnte situationer. For få tegn Kun tal eller bogstaver eller special tegn, tal og specialtegn, bogstaver og special tegn. TimePlan Software A/S Side 27 af 36
Manual version 7.17 Kun Tal og bogstaver Ingen store bogstaver Det er ikke noget krav at der indtastes E-mail og Mobilnummer på brugeren, men indtastes disse tjekkes der for om de er gyldige og unikke Ret en bruger Anvendes hvis en bruger have en ny rettighedsprofil, tilføjet E-mail og/eller Mobilnummer. Vælg Administration > Brugere > Ret Klik på + foran profilnavnet for at vise rettighederne til brugeren. Side 28 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Brugere Vises en afdeling med grøn skrift betyder det, at der er tilknyttet en rettighedsprofil til en afdeling. For at rette brugeren, slettes først den eksisterende rettighedsprofil, hvorefter der tildeles en ny. For at slette en rettighedsprofil fra brugeren: Markér profilen, højreklik og vælg Slet rettighedsprofil. Når brugeren har fået tildelt nye rettighedsprofiler trykkes OK, og brugeren er ændret. Slet en bruger Marker den bruger der skal slettes. Klik på knappen Slet. Bekræft at brugeren skal slettes. Kopier en bruger Marker den bruger der bruges som udgangspunkt. Klik på knappen Kopier og skriv bruger ID og navnet på den bruger, der skal have den kopierede rettighed. (evt. nulstil password) Opret som gæst Gæstebrugere bruges, hvis du har en bruger, som skal være gæst på en afdeling i en periode. Marker en bruger og vælg Funktioner > Opret som Gæst Vælg, hvilken afdeling der skal have en gæstebruger. Vælg, hvilken profil der skal bruges dertil. Vælg, start og slutdato. Startdato er som standard sat til dags dato. TimePlan Software A/S Side 29 af 36
Manual version 7.17 Rediger gæstebruger Marker en bruger og vælg Funktioner > Opret som Gæst, for at rette på gæsterettigheden Checkboksen Opdater eksisterende gæsterettigheder opdaterer eksisterende rettigheder med valgte datoer. Eksisterende gæstestatus, der vises med rødt og dato, er opdateret, efter du har klikket på OK. Side 30 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Brugere Indsættes nye rettigheder, vil disse fremstå uden datointerval, indtil der er klikket på OK. TimePlan Software A/S Side 31 af 36
Manual version 7.17 Nulstil kodeord Har en bruger glemt sit password, eller bliver det af andre årsager nødvendigt, kan en administrator eller en bruger med rettigheden til at se/rette brugeren, gå ind og nulstille kodeordet ved at klikke på knappen Nulstil kodeord. Findes der en E-mail adresse eller Mobilnummer på brugeren vil denne få tilsendt det angivne nye password på et at de valgte, alt efter opsætning. Der tjekkes først for E-mailopsætning. Side 32 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Brugere Gæstehistorik Fra Funktioner > Gæstehistorik er det muligt at se, hvilke brugere, der har været oprettet som gæstebrugere i virksomheden. Login Fra Funktioner >Login kan man se historik over, hvilke brugere der er/har været logget ind i TimePlan. Læs mere om log-funktionen under afsnittet Log. Ikoner ved tildeling af rettighedsprofiler I Brugeroversigten vises det med forskellige ikoner, om rettighedsprofilen er nedarvet fra en anden afdeling, eller profilen er tilknyttet direkte til afdelingen. TimePlan Software A/S Side 33 af 36
Manual version 7.17 Ovenfor er rettighedsprofilen Afdelingsansvarlig anvendt på afdeling Distrikt Vest. Længst nede under afdelingen vises det normale ikon, som fortæller, at profilen gælder for dette niveau. På alle underliggende afdelinger vises et ikon, der viser en gul mappe med cirkel. Dette ikon fortæller, at rettighedsprofilen er nedarvet fra en øvre afdeling. Sletning af en rettighedsprofil på en bruger kan kun ske ved at slette den fra det niveau, den oprindelig blev oprettet på. Altså nederst i afdelingshierarkiet. Sletning af en brugerrettighed skal ske ved at vælge Ret og derefter slette rettighedsprofilen ved at højreklikke på den og vælge Slet rettighedsprofil. Side 34 af 36 TimePlan Software A/S
Brugere og rettighedsprofiler - Brugere Sletningen vil så slå igennem på alle underliggende niveauer. Man kan ikke slette en rettighedsprofil på et niveau, hvor denne er nedarvet, forsøger man er Slet Rettighedsprofil ikke valgbar: Har man ikke valgt ret på den medarbejder der skal have fjernet et rettighedsprofil, men forsøger at slette fra brugeroversigten ved at højreklikke på rettighedsprofilen og vælge slet, vil det være medarbejderen man sletter. Man får dog følgende advarsel: TimePlan Software A/S Side 35 af 36
Manual version 7.17 Brugere med ActiveDirectory Er der valgt at bruge ActiveDirectory AD under Administration > Globale Indstillinger > Opstartsparametre, varetages oprettelsen og vedligeholdelsen af brugere direkte i Windows AD. Når brugerne logger på TimePlan, vil programmet automatisk logge brugeren ind med et navn, kreeret ud fra de fire første bogstaver i fornavn og de sidste fire bogstaver i efternavnet. Ud fra det brugernavn, der er oprettet i AD, vil brugeren så blive logget ind på den afdeling, og med de rettigheder, der er tilknyttet til brugeren, ud fra Windows AD. Brugerens individuelle præferencer i TimePlan gemmes under dette kreerede brugernavn. For at der kan bruges AD i TimePlan, skal rettighedsprofiler og afdelinger have en modsvarende gruppe i Windows AD med et navn. Navnet skal bestå af et prefix, defineret i TimePlans Globale indstillinger efterfulgt af det eksakte navn på afdelingen eller rettighedsprofilen. Det er kun muligt at tilhøre én rettighedsprofilsgruppe. Denne rettighedsprofil bruges af TimePlan til alle de afdelingsgrupper, brugeren er tilknyttet. Eksempel: I TimePlan har firmaet Irish Mansion (IM) en bruger, der har Manager-rettigheder i afdelingerne Reception og Restaurant. I Windows AD tilhører brugeren følgende brugergrupper: depimreception, depimrestaurant og rpimmanager. En superbruger med alle rettigheder i TimePlan kan oprettes i Windows AD ved at inkludere brugeren i en brugergruppe kaldet rpimtimeplanadmin. Bemærk, at denne gruppe også skal have defineret prefixet for rettighedsprofilen. Side 36 af 36 TimePlan Software A/S