Referat OS2-bestyrelsemøde Onsdag den 26. november 2014 Kl. 09:00 Telefonmøde Medlemmer Henrik Brix (Favrskov) Jytte Møller Christensen (Ballerup) Lars Sommer (Odense) Fraværende Jens Kjellerup (Lyngby-Taarbæk) Leon K. Johansen (Ringsted) Jon Badstue Pedersen (Syddjurs)
Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. VeRA - Vendsyssels RammeArkitektur... 2 2. OS2KITOS... 3 3. Vil OS2 facilitere et MOX-projekt og -miljø?... 5 4. Udskiftning i bestyrelsen... 6 5. Koordinering og korte orienteringer... 7 6. Henvendelse fra UdbudsVagten vedr. deres afdækning af utilsigtede CPR på kommunale hjemmesider... 8 7. Generalforsamling 2015... 9 8. Bestyrelsesinternat - januar 2015... 10 9. Etablering af sekretærfunktion... 12 10. Drøftelse af open source jura... 13 11. Den arbejdende bestyrelse - opgavelog... 15 12. Governance... 16 13. Overdragelse af kodeejerskab og implementering af licens... 17 14. Oversættelse af aftaler og standarder til engelsk... 18
Side 2 1. VeRA - Vendsyssels RammeArkitektur Sagsnr.: 14/37656 Sagen afgøres i: Martin Scheil Corneliussen fra Hjørring Kommune deltager under dette punkt. ----- En række kommuner (kommunerne i Vendsyssel, Odense og muligvis Aarhus) er gået sammen om at få udviklet en ny infrastrukturplatform. Formålet med denne er, at hjælpe kommunerne med deres digitale omstilling. På kort sigt forventes det, at platformen kan løfte kommunernes evne til at kunne aftage de kommende fælleskommunale løsninger og støttesystemer som udbydes via KOMBIT. På længere sigt har platformen til formål at understøtte den generelle digitale omstilling for den kommunale sektor, da der i tråd med erfaringer fra Storbritannien etableres en mere agil og serviceorienteret itarkitektur. VeRA-projektet har til formål at tilvejebringe en open source infrastruktur (Serviceplatform samt beskedfordelerkomponent) samt en række fuldgyldige forretningsservices, der er i overensstemmelse med den fælleskommunale rammearkitekturs byggeblokke. Projektet anvender i videst mulige omfang eksisterende open source teknologier, og ambitionen er, at efter projektets afslutning (Q4 2015) at komponenterne stilles frit til rådighed for andre kommuner og aktører. Projektet indeholder følgende leverancer: Serviceplatform Beskedfordeler 3 forretningsservices som kan tilgås via Serviceplatformen o Klassifikation o Organisation o Rettighed Der ønskes derfor en stillingtagen fra OS2 om fællesskabet har lyst og mulighed for at aftage VeRAprojektets leverancer efter projektperiodens afslutning med henblik på at etablere et drift-set up og facilitere videreudvikling af platformen. Martin Scheil Corneliussen fra Hjørring Kommune orienterede om VeRA. Projektet er startet op og er et agilt udviklingsforløb der vil forløbe henover 2015. Det kører som et OPIprojekt (Artikel 16F). VeRA er open source og der er gjort klar til projektet i OS2 s JIRA og Git. Der var en diskussion vedr. licens og rettigheder. Martin eftersender aftalen. Martin blev inviteret til at deltage i bestyrelsesinternatet den 21/1 22/1 2015, men kunne ikke deltage. Martin undersøger om det er muligt at sende en proxy. Bilag 1 Åben lidt om VeRA - Vera - direktørversion 188782/14 2 Åben lidt om VeRA - Roadmap for VERA - udkast 188783/14
Side 3 2. OS2KITOS Sagsnr.: 13/45138 Sagen afgøres i: Brian Andersen fra Roskilde Kommune deltager under dette punkt. ----- 1. Status generelt ift. tilsluttede kommuner og arbejdet i sekretariatsgruppen 2. Status og/eller plan for kontakt til Thomas Rysgaard Christiansen fra KOMBIT vedr. a. sammenhæng ml,. OS2KITOS og KIGO jf. det med blåt i vedhæftede html b. mere formelt samarbejde ml. Kombit og OS2/OS2KITOS (i stil med det samarbejde, som Kombit har med SBSYS) c. formelt samarbejde vedr. løbende informationsudveksling ift berigelse/kvalificering af det Fælleskommunale IT Systemkatalog herunder snitfladerelationer og KLE, FORM, STORM mv. opmærkning. 3. Vedligeholdelses- og videreudviklingsaftale: Aftaleudkast (vedhæftet) og annonceringstekst (eftersendes). Herunder status/referat fra møde med SKI 4. Digitaliseringsmesse: Pia fra KL har taget den med i udvalget og Berit fra Dansk IT ringede den anden dag og spurgte om jeg vil holde oplæg på digitaliseringsmesse i marts. Det har jeg naturligvis sagt ja til og sendt nedenstående tekst til programmet. Har aftalt med Berit, at halvdelen af oplægget bliver en case fra en kommune, som har taget OS2KITOS i brug jeg spørger til case kandidater på vores 3. møde i OS2KITOS Brugerklubben, som afholdes i morgen den 18. november 2014. Jf. nedenstående for den tekst jeg har givet hende til at sætte ind i programmet. 4) Digitaliseringsprisen: Hvad er status og hvad er planen for det videre arbejde med at færdigskrive indstillingen af OS2KITOS deadline 12/12-14. Tekst til programmet for Digitaliseringsmessen: Overblik over den digitale understøttelse af den kommunale opgavevaretagelse OS2KITOS er en løsning, der har til formål at skabe overblik over kommunens IT projekter, IT Systemer, IT Kontrakter, deres sammenhænge på tværs samt deres tilknytning til organisationen. Den er udviklet af 5 kommuner i 2014 og er lagt ud frit tilgængeligt som open source. Løsningen åbner også et potentiale for på tværs af kommuner at skabe et ensartet grundlag, der øger vores modenhed og evne til fremadrettet at 1) skabe overblik over 2) dokumentere og 3) analysere på vores samlede IT portefølje m.v. Det digitale fællesskab OS2 har derfor med afsæt i den åbne kode etableret et fællesskab, som kommuner kan tilslutte sig. OS2KITOS fællesskabet stiller løsningen til rådighed, som en cloudløsning og sikrer at OS2KITOS fremadrettet vedligeholdes og videreudvikles i overensstemmelse med de foreløbig 24 (pr. d. 1/10-14) tilsluttede kommuners ønsker. Opdaterede bilag eftersendt 25/11-2015. Nu vedlagt referatet. -----
Side 4 Brian gav status på OS2KITOS, som nu er i drift. Man er bl.a. ved at udarbejde et bredt ITsystemkatalog. 24 kommuner har tilsluttet sig bølge og derudover er der 12 kommuner der vil på Bølge 2 og yderligere 10 kommuner til en senere bølge. Der er udpeget 3 pilot-kommuner der skal anvende MOX-agenter til indlæsning af oplysninger. ----- Jens og Brian står for kontakt til KOMBIT, herunder Thomas Rysgaard Christiansen. Målet/intentionen er at de kommuner der anvender OS2KITOS ikke også skal anvende KIGO. KOMBIT har tidligere givet tilsagn på dette. KOMBIT deltager på vores bestyrelsesinternat (22/1-15) og der skal etableres faste orienteringsmøder. ----- OS2 s grundfundament er at projekter skal konkurrence-udsættes. Bestyrelses gav Brian deres kommentarer til de eftersendte vedligeholdelses- og videreudviklingsaftaler. Der laves en national annoncering. ----- Pia fra KL har spurgt om Brian vil holde oplæg på digitaliseringsmesse i marts. Det har han sagt til. Bilag 1 Åben OS2KITOS Videreudviklingsaftale UDKAST 8 203777/14 2 Åben Annoncering OS2KITOS vedligeholdelses_og videreudviklingsaftale_endelig UDKAST 203779/14
Side 5 3. Vil OS2 facilitere et MOX-projekt og -miljø? Sagsnr.: 13/45138 Sagen afgøres i: Brian Andersen fra Roskilde Kommune deltager under dette punkt. ----- Nogle ord fra Erik Helweg, KL: Vi tror på at den rigtige løsning er følgende, når vi ser på MOX integration (altså mere end KITOS): 1) MOX-agenter laves typisk i samarbejde med en leverandør. De vil typisk være finansieret af en kommune eller af arkitekturrådet. De vil typisk blive Open Source og dermed overdraget til OS2. Andre MOX-agenter vil være leverandørens produkt (betalbart). 2) KITOS agenten har været en undtagelse, hvor KL har varetaget udvikling. På kort sigt vil KL vedligeholde MoxKitos. KL kan ikke påtage sig produktansvar på længere sigt. 3) I MOX projektet vil vi lave vejledninger til server-setup og drift når vi (KL) har lidt erfaring. Det vil vi lave i forår 2015. KL kan varetage drift og support indtil udgangen af 1. kvartal 2015. 4) Kommuner der kan og vil skal tage ansvar for integration ved at køre MOX hos dem selv. De vil selv stå for drift og support. 5) Kommuner der ikke vil eller kan skal nogle lave et MOX-OS2 setup, der løser opgaven for dem. Det bliver samme løsning - blot fælles. Men Det indebærer en support-funktion. 6) Vi ønsker at OS2-bestyrelsen tager stilling til følgende: MOX-udvikling, MOX-integration, MOX-support og MOX-drift Der nedsættes en OS2 projektgruppe, der kan varetage interessenternes interesser vedrørende MOX. Projektgruppen sammensættes af interessenterne og kan afgøre spørgsmål vedr. support, drift, udvikling, økonomi osv. Kommuner og andre interessenter kan tilslutte sig fællesskabet, som kører under OS2-paraplyen, som andre OS2-projekter. KL vil gerne deltage i projektgruppens arbejde. Maildialog ml. Roskilde, Kl og OS2 s formand vedlagt. Bestyrelsen besluttede at MOX-projektet kobles sammen med OS2KITOS. Bestyrelsen bad Brian fortælle Erik Helweg at OS2 gerne vil tage projektet til sig. Bilag 1 Åben Vil/skal OS2 drive mox miljø 202557/14
Side 6 4. Udskiftning i bestyrelsen Sagsnr.: Sagen afgøres i: Endnu en gang viser virkeligheden sig mere mangfoldig end vi i vores uendelige visdom havde forudset i vedtægterne:-) Vores gode bestyrelseskollega Bjarke skal ikke mere have området Digitalisering i Sønderborg Kommune. Bjarke spurgte derfor om den nye chef for Digitalisering og Borgerservice i Sønderborg Kommuneskal indtræde i bestyrelsen i stedet for Bjarke. Vi har tidligere haft forskellige udgange på person-udskiftninger i OS2 bestyrelsen. Den forrige formand Henrik blev af Syddjurs skiftet ud med den forrige formand Søren dengang Henrik ikke skulle være chef for Digitalisering i Syddjurs. Da Søren gik af som direktør i Syddjurs og dermed udtrådte af OS2 bestyrelsen blev Jens konstitueret som formand (suppleant) fra en bestyrelsespost selv om jeg ikke var fra Syddjurs Kommune. Vores vedtægter er ikke entydige så bestyrelsen har via mail diskuteret hvilket to følgende principper der skal følges: - En OS2 bestyrelsespost er en kommunal post valgt til en bestemt kommune af generalforsamlingen. Den valgte kommune kan besætte posten med den aktuelle person i kommunen som fagligt eller ledelsesmæssigt varetager området Digitalisering og/eller IT (OS2 relevant). - En bestyrelsespost er en post generalforsamlingen har tildelt en specifik person. Hvis personen ikke skal repræsentere en given kommune mere (grundet ophør af ansættelse eller skift til anden ikke "OS2 relevant" jobfunktion) skal vedkommende udtræde af bestyrelsen og en af de af generalforsamlingen valgte suppleanter indtræder i stedet. Bestyrelsen valgte enstemmigt at en bestyrelsespost er en post generalforsamlingen har tildelt en specifik person. Bjarke valgte at fastholde sit ønske om at forlade bestyrelsen, og som følge deraf er 1. suppleant Lars Sommer fra Odense Kommune nu blevet indsuppleret i bestyrelsen som fuldgyldigt medlem. Velkommen til. Indstilling Formanden og sekretæren indstiller at det godkendes at Lars Sommer er indsuppleret som fuldgyldigt medlem i OS2 s bestyrelse. Bestyrelsen valgte enstemmigt at en bestyrelsespost er en post som generalforsamlingen har tildelt en specifik person. Bjarke har valgt at fastholde sit ønske om at forlade bestyrelsen, og som følge deraf er 1. suppleant Lars Sommer fra Odense Kommune nu blevet indsuppleret i bestyrelsen som fuldgyldigt medlem. Velkommen til. Ovenstående indstilles som en ændring til vedtægterne til næste generalforsamlingen i 2015.
Side 7 5. Koordinering og korte orienteringer Sagsnr.: Sagen afgøres i: Fra sidst: OS2skoleintra: Jytte er ved at sikre opbakning fra baglandet og har haft dialog med KL. OS2webscanner: Den er i drift. Der er indgået aftale med 9 kommuner og 2 er i drift (gamle data). Favrskov: Henrik har A-2 til at se på det kontraktgrundlag de vil anvende med Propeople. SBSYS: Jens har en dialog med Jørgen fra SBSYS om vi ikke skulle blive bedre til at understøtte hinandens produkter. Sundhedsteknologi: Den 13. januar 2015 afholdes der en dag om Open Source software-baserede sundheds-services i regi af i Aarhus. Partnere på dagen er 4S og Alexandra Instituttet. Nyt: T!NG: indledende dialog ml. Jens Kjellerup og Bo Fristed 4S: Ønsker dialog med OS2. Jon er ved at arrangere en OS2-dag med Alexandra-instuttet i januar 2015 vedr. velfærdsteknologi. KTC: Ønsker dialog. Jon er ved at planlægge deltagelse på bestyrelsesinternat i januar 2015. Digitaliseringsmessen14: Kort refleksion over deltagelsen. Offentlig digitalisering 2015: Beslutning vedr. deltagelse. Der var nogle korte orienteringer. Bestyrelsen besluttede at deltage på messen Offentlig digitalisering til marts 2015.
Side 8 6. Henvendelse fra UdbudsVagten vedr. deres afdækning af utilsigtede CPR på kommunale hjemmesider Sagsnr.: 11/38542 Sagen afgøres i: Henvendelse vedlagt som bilag. Der var en diskussion og Jens fik mandat til at svare. Bilag 1 Åben HenvendelseFraUdbudsVagten 192801/14
Side 9 7. Generalforsamling 2015 Sagsnr.: Sagen afgøres i: Valg af vært-kommune, dag, varighed og form. Beslutning i den 16-06-2014 Udskudt Fraværende: Bjarke Eriksen Beslutning i den 26-08-2014 Udskudt Det blev den 19. maj i Odense.
Side 10 8. Bestyrelsesinternat - januar 2015 Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bestyrelsen er booket fra 21/1-15 kl. 09.00 til 22/1-15 kl. 13.00 (eller 14, eller 15?) Internatet afholdes på Symbion Konferencecenter (kr. 6.000 inkl. forplejning) med overnatning på Ibsens Hotel (kr. 855 per person + kr. 155 for morgenmad). Der ønskes en kort diskussion af program og form. ----- Bud fra Jens og Jon: Formiddag 21/1 Vision for OS2 faciliteret af CEDI (tilbud vedlagt). Eftermiddag 21/1 Eksterne samarbejdspartnere/associerede foreninger: SBSYS (12.00 13.30) 4S (14.00 15.00) KOMBIT (15.30 16.30) Beslutning om indhold af oplæg om vores samarbejdsrelation til de eksterne Diskussion: skal vi have bedre fat i velfærdsområderne som fx Epital/Appinux projekter, TeleNord osv. Økonomi og sekretariats bistand Middag, snak om projekter, rygtebørsen mv Formiddag 22/1 Governance Struktur for OS2 store/små projekter styregrupper... Styregrupper for store projekter som fx OS2kitos, OS2webscanner, OS2 Økonomi/finansiering af projekter. Jura, incl. hvilke papirer mangler vi for at alle kan udbyde projekter med rette IP-ejerskab. Bird & Bird deltager under dette punkt. T!NG (12.00 14.00) Godkendt Bird & Bird bedes deltage 22/1 kl. 14.30. Jon sikrer aftale med Symbion og Ibsens Hotel.
Side 11 Bilag 1 Åben CEDI - Tilbud til OS2_visionsseminar 188770/14
Side 12 9. Etablering af sekretærfunktion Sagsnr.: Sagen afgøres i: Eksempel: 20 timer om måneden købt i en kommune. Ca. 4000 5000 kr. månedligt (minus ferieperioder = 50.000 kr. årligt).. Mulighed: løntilskudsstilling ved siden af ovenstående. Der frikøbes 20 timer om måneden til sekretariat i Syddjurs Kommune.
Side 13 10. Drøftelse af open source jura Sagsnr.: Sagen afgøres i: Drøftelse af OpenSource jura (rettigheder) med udgangspunkt i erfaringer gjort med overdragelsen af Axapoint/Apos til KMD. A-2 deltager på dette punkt, der forventes at starte kl. 11.00 Beslutning i den 16-06-2014 Der var en diskussion af udfordringer og problemstillinger. Det er vigtigt i kontrakten/aftalen både at få ejerskabet og ophavsretten, samt at det udpindes hvad man har ret til. Eks. immaterielle rettigheder og at man (eks. OS2) må anvende eks. en MPL 2.0-licens. Det skal altså være eksplicit hvilke rettigheder man erhverver sig og hvad man må/vil anvende de erhvervede rettigheder til. Bestyrelsen ønsker nogle aftaletekster der giver det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder til kode og dokumentation. Dokumenter som bestyrelsen ønsker udarbejdet: _Tillæg til ansættelseskontrakt (i en offentlig myndighed) hvor ejerskab, ophavsret og immaterielle/intellektuelle rettigheder overgår fra eks. en kommunal udvikler til den offentlige myndighed. _Standardkontrakt der sikrer det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder (herunder immaterielle/intellektuelle rettigheder) til kode og dokumentation. _ Klippekortsaftale der sikrer det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder (herunder immaterielle/intellektuelle rettigheder) til kode og dokumentation. _Overdragelsesdokument der sikrer det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder (herunder immaterielle/intellektuelle rettigheder) til kode og dokumentation. Eks. Valghalla eller OS2web-features. De tre sidste kan muligvis klares med et sæt standardvilkår. Her skal det huskes at også leverandører skal have styr på rettighederne til det udviklede ift. deres egne medarbejdere og eventuelle underleverandører. Der bør også laves et hvorfor -dokument. Jens skriver en side omhandlende udfaldsrummet og Jytte (og Jon) tager dialogen med A-2. Favrskov viste villighed til at finansierer. Fraværende: Bjarke Eriksen Følgende er sendt til A-2: OS2 ønsker et tilbud på udarbejdelse af tekst/standardvilkår vedr. ejerskab og ophavsret.
Side 14 I deltog i et OS2-bestyrelsesmøde den 16. juni i Lyngby, hvor der var en diskussion af udfordringer og problemstillinger. Det blev fastslået at det er vigtigt i kontrakter/aftaler både at få ejerskabet og ophavsretten (for OS2), samt at det udpindes hvad man har ret til. Eks. immaterielle rettigheder og at man (eks. OS2) må anvende eks. en MPL 2.0-licens. Det skal altså være eksplicit hvilke rettigheder man erhverver sig og hvad man må/vil anvende de erhvervede rettigheder til. Bestyrelsen besluttede at man ønskede nogle aftaletekster der giver det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder til kode og dokumentation. Dokumenter som bestyrelsen ønsker udarbejdet: Tillæg til ansættelseskontrakt (i en offentlig myndighed) hvor ejerskab, ophavsret og immaterielle/intellektuelle rettigheder overgår fra eks. en kommunal udvikler til den offentlige myndighed. Standardkontrakt der sikrer det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder (herunder immaterielle/intellektuelle rettigheder) til kode og dokumentation. Klippekortsaftale der sikrer det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder (herunder immaterielle/intellektuelle rettigheder) til kode og dokumentation. Overdragelsesdokument der sikrer det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder (herunder immaterielle/intellektuelle rettigheder) til kode og dokumentation. Eks. Valghalla eller OS2web-features. De tre sidste kan muligvis klares med et sæt standardvilkår. Vedlagt er en mail med Jens Kjellerups formulering af udfaldsrum samt nuværende partneraftaler - og her er et link til vores praktiske vejledning vedr. licensangivelse: http://gammelos2.syddjurs.dk/sites/default/files/vejledninglicensetekster.pdf Beslutning i den 26-08-2014 Udskudt Jens tager kontakt til Bird & Bird.
Side 15 11. Den arbejdende bestyrelse - opgavelog Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bestyrelsens opgavelog er flyttet til OS2 s samarbejdsværktøj JIRA: https://os2web.atlassian.net/secure/rapidboard.jspa?rapidview=18&view=planning Taget til efterretning.
Side 16 12. Governance Sagsnr.: Sagen afgøres i: Fortsættelse af arbejdet fra den ordinære generalforsamling. Beslutning i den 16-06-2014 Der var en kort diskussion. Genoptages på næste møde. Fraværende: Bjarke Eriksen Beslutning i den 26-08-2014 Udskudt Udskydes
Side 17 13. Overdragelse af kodeejerskab og implementering af licens Sagsnr.: Sagen afgøres i: Sikring af licenser på produkter og samling på OS2 s github, herunder lynvejledning til kontrakter for projektejere - lidt ala den omkring licenser. Eks. på tekst og licens på OS2dagsorden (som skal ændres jf. beslutning på generalforsamlingen): https://github.com/os2web/os2dagsorden/blob/dev/readme.markdown https://github.com/os2web/os2dagsorden Mathias generelle vejledning til GitHub Eksempler på overdragelser der skal håndteres: KITOS (fra Roskilde) MO (fra Odense) Valghalla (fra Aarhus) CPR Broker frem til version 2.0 (fra Digitaliseringsstyrelsen) CPR Broker efter version 2.0 (fra Magenta) Beslutning i den 16-06-2014 Udskudt til efter A-2 s arbejde er tilendebragt. Fraværende: Bjarke Eriksen Beslutning i den 26-08-2014 Udskudt Udskydes
Side 18 14. Oversættelse af aftaler og standarder til engelsk Sagsnr.: Sagen afgøres i: Efter ønske fra Odense Kommune bedes bestyrelsen tage stilling til om vi skal oversætte vores service/supportaftale til engelsk. Efter ønske fra Odense Kommune bedes bestyrelsen tage stilling til om vi skal oversætte dokumentationen for standarder (eks. Klassifikation) til engelsk. Beslutning i den 16-06-2014 Udskudt Fraværende: Bjarke Eriksen Beslutning i den 26-08-2014 Udskudt Udskydes
Side 19 Underskriftsside Henrik Brix (Favrskov) Jens Kjellerup (Lyngby-Taarbæk) Jytte Møller Christensen (Ballerup) Leon K. Johansen (Ringsted) Lars Sommer (Odense) Jon Badstue Pedersen (Syddjurs)