Domstolsstyrelsen St. Kongensgade 1-3 1264 København K. Tlf. 70 10 33 22 Fax 70 10 44 55 post@domstolsstyrelsen.dk CVR nr. 21-65-95-09 EAN-nr. 5798000161184 Version 1.0 /21. oktober 2008 IT ved Danmark Domstole Vision, målsætninger og fremtidsbilleder 2008 2012
Side 2/12 1. Indledning Dette dokument beskriver en vision for den videre digitalisering af Danmarks Domstole frem til 2012. Fremtidsbilledet er blevet udarbejdet med deltagelse af repræsentanter fra retterne. Visionsarbejdet er forløbet parallelt med allerede igangsatte konkrete IT initiativer, blandt andet udrulningen af Ny Foged, planlægningen af moderniseringen og nyudviklingen af de juridiske fagsystemer og færdiggørelsen af udviklingen det nye tinglysningssystem. Danmarks Domstoles IT vision og målsætninger tager udgangspunkt i arbejdsgange og sager ved domstolene. I en række fremtidsbilleder beskrives, hvordan forskellige IT løsninger understøtter både kendte og nye arbejdsgange ved Danmarks Domstole i 2012. Visionen skal bidrage til, at Danmarks Domstole fortsætter med at leve op til organisationens målsætning, der lyder sådan Danmarks Domstole er en højt respekteret og tillidsskabende organisation, der løser sine opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet. Danmarks Domstole værner om retssamfundet og er det tidssvarende og primære forum for konfliktløsning. Herudover konkretiserer visionen Domstolsstyrelsens ambition for perioden 2008 til 2012: Domstolsstyrelsens ambition for de kommende fire år er at bringe Danmarks Domstole på niveau med Europas bedste domstole Danmarks Domstoles IT vision og målsætninger er udarbejdet med inspiration fra statens generelle digitaliseringsstrategi og bedste praksis under hensynstagen til de særlige krav og vilkår, der gør sig gældende for domstolene.
Side 3/12 2. Overordnet IT vision 2008 2012 Danmarks Domstoles IT vision for de kommende fire år er at bringe den teknologiske understøttelse af retternes arbejdsgange og eksterne kommunikation på niveau med det øvrige samfund og de bedste retter i Europa. I indfrielsen af denne vision skal alle udførte udviklingsprojekter leve op til de fremmeste samfundsmæssige målsætninger for klimarigtig teknologi og IT-sikkerhed. De følgende konkrete målsætninger og fremtidsbilleder søger at realisere denne vision.
Side 4/12 3. IT målsætninger 2008 2012 De konkrete IT målsætninger er inddelt i fire overordnede temaer, der alle tager afsæt i den fælles vision for Danmarks Domstole: Et tidssvarende og sammenhængende retsvæsen gennem digitalisering Alle væsentlige statslige og ikke-statslige samarbejdspartnere kommunikerer digitalt med domstolene ved hjælp af relevante elektroniske kanaler, blandt andet e-post og system-til-system integration. Al relevant information er til rådighed for alle parter interne såvel som eksterne når der er brug for den. Effektivitet gennem digitalisering Alle arbejdsgange skal digitaliseres, bortset fra arbejdsgange hvor dette må anses for uhensigtsmæssigt. Behandlingen af alle sager, som alene er karakteriseret ved opslag i registre, for eksempel udstedelse af serviceattester, foregår fuldautomatisk. Ressourceplanlægningen ved domstolene understøttes digitalt og inddrager al relevant systemgenereret information om egne ressourcer, afsluttede sager og mulige fremtidige sager. Bedre service og mere fleksibilitet gennem digitalisering Retsmøder berammes i relevante situationer ved hjælp af direkte elektronisk bookning i parternes kalendere. Der afholdes video- og telefonretsmøder, således at parter fra ind- og udland i en række situationer ikke behøver at befinde sig på samme fysiske lokalitet. Distancearbejde er muligt i tilfælde, hvor opgaverne fagligt set er velegnede og hverken sikkerhedsmæssige hensyn eller hensyn til rettens samlede opgavevaretagelse taler imod det. Kvalitet og sikkerhed gennem digitalisering IT-systemer understøtter sagsbehandlingen ved at sikre vidensdeling indenfor og på tværs af retterne samt i visse situationer foreslå afgørelser. Retsmøder kan dokumenteres bedre og mere effektivt ved hjælp af nye lyd- og videoværktøjer, og i alle retslokaler er det muligt at anvende tidssvarende AV udstyr.
Side 5/12 4. Fremtidsbilleder I de følgende afsnit beskrives hvordan eksisterende og nye arbejdsopgaver ved Danmark Domstole kunne foregå i år 2012. 4.1 En civil sag i 2012 Det er i 2012 blevet væsentligt nemmere at anlægge civile sager. Sagsøgeren, eller sagsøgers repræsentant, kan eksempelvis anvende sagens hjemmeside. Ved hjælp af hjemmesiden er det muligt at oprette nye sager og indsende dokumenter digitalt; bl.a. stævning og svarskrift, replik, duplik og påstandsdokument. Intelligente blanketter hjælper brugerne med at anvende de digitale skabeloner. En række felter udfyldes endvidere automatisk med informationer, som hentes fra eksempelvis CPR-registret. Der er således markant mindre arbejde forbundet med at anlægge sager. Retssystemet opleves som væsentligt mere tilgængeligt, og borgerne anvender i højere grad domstolene og giver udtryk for, at sagsgangene er blevet mere gennemskuelige. Samtidig er retternes viderebearbejdning af nye sager blevet lettet markant. De store eksterne leverandører af sager, eksempelvis advokatfirmaer og kommuner, har en direkte system-til-system opkobling til domstolenes sagsbehandlingssystem. De eksterne parter kan således oprette dokumenter i deres eget sagsstyringssystem, og automatisk overføre dem til retternes sag. De professionelle samarbejdspartnere oplever derved, at deres manuelle papirarbejde er blevet reduceret væsentligt. Retternes sagsbehandlingssystem er omdrejningspunktet for alt arbejde i sagen. Parterne kan løbende følge med via sagens hjemmeside, og kan vælge at blive notificeret om blandt andet kommende møder og nye dokumenter via e-mail og SMS. I retternes sagsstyringssystem findes forskellige muligheder for at håndtere elektroniske betalinger og opkrævninger, når dette er relevant i sagsforløbet. Sagsbehandlingssystemet er integreret med domstolenes regnskabssystem, og der tjekkes automatisk om betalinger er blevet foretaget. Der er også ekstern integration med banksystemer, og sikkerhedsstillelse er blevet automatiseret. Når der skal rekvireres sagkyndige, for eksempel i forbindelse med syn og skøn, sker dette ved hjælp af en central database over sagkyndige. De sagkyndige overfører selv eventuel skriftlig dokumentation til sagens hjemmeside, og modtager i de tilfælde hvor retten skal bære udgiften, betaling elektronisk når arbejdet er udført og godkendt.
Side 6/12 Sagsbehandleren kan rekvirere relevante oplysninger fra blandt andet retsbøger og dombøger, som derefter leveres til sagen i digitale, signerede udgaver. I dokumenttunge sager bliver alle relevante papirer scannet og lagt digitalt ved sagen, og de er derved nemt tilgængelige under hovedforhandlingen. Retsmøderne kan dokumenteres med optagelse af lyd og video, som gemmes på sagen elektronisk. I det omfang parterne skal have adgang til optagelser vil de kunne hentes via sagens hjemmeside. Sagens parter har derved fået lettere ved at følge med i sagen, og materialet kan i visse tilfælde også anvendes til undervisningsbrug. Parterne har derved fået bedre mulighed for selvstændigt at vurdere deres stilling, og er bedre informeret. Sagens hjemmeside hjælper også parterne ved blandt andet at henvise til relevante afgørelser i den fællesoffentlige database over domme. Når sagen afsluttes overføres den i anonymiseret udgave til domsdatabasen. Småsager i 2012 I 2012 er småsagsprocessen fuldt digitaliseret. Dette har elimineret store mængder af administrativt arbejde, og borgerne har fået væsentligt nemmere ved at anlægge mindre sager. Sagsøgere og advokater oplever en proces, hvor papirhåndteringen er blevet reduceret stærkt. I en række situationer findes al kommunikation og dokumentation udelukkende i elektronisk form. Telefonmøder og hovedforhandlingen bookes automatisk ved hjælp af retternes kalendersystem. Alle parter oplever således en mere smidig planlægningsproces. Parterne kan overføre stævnings- og svarskriftsblanketter ved hjælp af digital signatur og sagens hjemmeside. I alle situationer hjælpes parternes dataindtastning af et blanketværktøj, som automatisk overfører grunddatainformation fra eksterne registre og rådgiver om de data, der skal indtastes. Betalingen af blandt andet retsafgifter sker elektronisk, og retternes medarbejdere kan i sagsbehandlingssystemet se, om der er betalt. Relevante informationer fra blandt andet retsbøger og dombøger leveres til sagen i digitalt signerede udgaver. Sagkyndige i småsagsprocessen kan bookes direkte via sagkyndigdatabasen. 4.2 En straffesag i 2012 Når der indledes en straffesag ved en domstol sker der en elektronisk overførsel af informationer om sagen fra anklagemyndigheden. Blandt andet overføres anklageskriftet og retsmødebegæringen. Domstolenes sagsbehandlingssystem er integreret med kriminalregistret. Der findes derved altid en opdateret elektronisk mappe med relevante tilgængelige særakter. Sy-
Side 7/12 stemet henter endvidere automatisk data fra en række grunddataregistre, herunder CPRregistret og et centralt advokatregister. Berammelse af retsmøder foregår i et system, som gør det muligt at se, hvorvidt en advokat eller repræsentant fra anklagemyndigheden er optaget. Når sagsbehandleren har besluttet at foreslå et mødetidspunkt, sendes der automatisk en elektronisk invitation til advokatens og anklagemyndighedens kalendersystem. I mange tilfælde er det således blevet muligt at beramme møder meget hurtigt og fleksibelt. Løsningen bygger på en standardiseret udveksling af kalenderinformation, og alle større eksterne parter har indført tidssvarende systemer, der understøtter udveksling af mødeinvitationer og bekræftelser. I sagsstyringssystemet er der værktøjer til at indkalde vidner, nævninger og domsmænd. Der er mulighed for at udvælge domsmænd og nævninger ved hjælp af forskellige tilfældighedsmodeller. Sagsbehandlingssystemet danner automatisk anonymiserede retslister, som publiceres på rettens hjemmeside. Ikke-anonymiserede retslister kan også udtrækkes i det omfang, det er nødvendigt. Det er muligt for parterne at følge med via sagens hjemmeside og at overføre dokumenter elektronisk. Alle betalinger i sagen sker via sagsstyringssystemet med integration til økonomistyringssystemet og bankerne. Vidnegodtgørelser overføres automatisk til borgernes NemKonti, og rejseafregning samt godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste udregnes elektronisk. I en del straffesager anvendes videokonferencefaciliteter i retterne og fængslerne. Derved spares transport af fængselsindsatte, og det er nemmere at beramme møder. Ved sagens afslutning overføres data automatisk til kriminalregistret, og sagen indlæses eventuelt i anonymiseret udgave i domsdatabasen. Advokater og de tiltalte oplever, at al relevant dokumentation er til rådighed til ethvert tidspunkt. Tiden flyttes derved fra papirhåndtering til behandling af sagerne. Samtidig oplever alle parter en mere fleksibel planlægningsproces. Håndteringen af en bødesag i 2012 Sager om ubetalte bøder overføres i 2012 direkte fra politiet til domstolene. Ved hjælp af en oversigt over alle indgåede bødesager kan de enkelte sagsbehandlere beramme et fælles retsmøde for en samlet gruppe på eksempelvis 20 sager. Sagsbehandlingssystemet giver mulighed
Side 8/12 for at tjekke anklagemyndighedens kalender ved berammelse af møder, og der gives besked om møder via system-til-system integration. Når retsmødet er berammet danner systemet automatisk breve via e-boks eller traditionel post til de relevante borgere. I brevet gøres borgerne opmærksom på, at hvis de ikke aktivt udmelder et ønske om en retssag, vil sagen blive afsluttet med en udeblivelsesdom. Efter at tidsfristen er udløbet får sagsbehandleren besked om hvilke personer, der har ønsket en retssag. Anklagemyndigheden informeres efterfølgende elektronisk om de sager, hvor der kan forventes fremmøde. Efter retssagen overføres dommene og betalingsoplysningerne automatisk til anklagemyndigheden via system-til-system integration. Anklagemyndigheden og øvrige eksterne parter vil derved opleve en langt mere fleksibel proces, hvor adgangen til relevant materiale og bedre planlægning vil have afgørende indflydelse på deres egen effektivitet og på kvaliteten i deres sagsbehandling. 4.3 Fogedsager Fogedsager uden for retssalene i 2012 I Danmarks Domstole sættes fogedretten ofte udenfor retssalene. Rettens sættes jævnligt udenfor hovedtingstedet, for eksempel på biblioteker, i virksomheder, i private hjem, på sygehuse og på bitingsteder. Der er etableret en mobil platform, som gør det muligt at gennemføre mange af de administrative opgaver, der normalt varetages i retsbygningen, udenfor huset. Den mobile platform udgøres af en bærbar PC med en krypteret opkobling til domstolenes netværk. Ved hjælp af denne platform kan man afslutte papirarbejde på stedet. Der findes også en løsning, så man på stedet kan modtage underskrifter elektronisk. En tvangsauktion Kreditforeningerne kan i 2012 digitalt begære tvangsauktion for en ejendom i egne sagsbehandlingssystemer. Sammen med betalingen overføres anmodningen elektronisk til domstolenes sagsbehandlingsplatform. Tvangsauktioner annonceres digitalt, blandt andet via domstolenes internetportal og automatisk oprettelse af en notits i Statstidende. Portalen anvendes af bydere og kreditorer. På portalen findes alle relevante oplysninger om ejendommen. Disse data hentes i vid udstrækning automatisk fra blandt andet Skat og tingbogen. Selve auktionen foregår online, hvor interesserede har mulighed for at afgive bud. Portalen er integreret med banksystemerne, således at byderne kan stille sikkerhed for deres bud. Portalen
Side 9/12 understøtter ligeledes, at alle kreditorer løbende informeres om deres forventede godtgørelse ved forskellige salgspriser. Digitaliseringen af tvangsauktionerne vil således medføre fundamentale ændringer og meget store fordele for eksterne aktører. Elektroniske auktioner giver langt flere mulighed for at lægge et bud. Dette vil alt andet lige også medføre en bedre salgspris og dermed bedre dækning af kreditorernes fordringer. Samtidig vil alle aktører opleve, at det er mindre ressourcekrævende at afgive bud. Den direkte adgang til al relevant information letter med andre ord forberedelsesarbejdet væsentligt. Behandling af et betalingspåkrav i 2012 I 2012 oprettes et betalingspåkrav ved hjælp af en digital signatur og internetadgang. Retternes sagsbehandlingssystem foretager et automatisk check af, om retsafgiften er betalt, og støtter sagsbehandlerne i et simpelt manuelt check af betalingspåkravet. Herefter udpeges en stævningsmand ved hjælp af en fælles kontaktdatabase. I de tilfælde, borgeren har accepteret det, anvendes digital forkyndelse via eksempelvis e-boks. Stævningsmanden er blevet udstyret med en mobil platform, hvorpå borgerne skal kvittere for modtagelsen. Stævningsmænd oplever således, at deres arbejde for retterne er blevet betydeligt forenklet og indebærer langt mindre papirhåndtering. Indsigelser til påkravet kan indleveres både digitalt og på papir. Papirakter bliver scannet og lagt digitalt ved sagen. Berammelsen i fogedretten sker ved hjælp af digitale værktøjer. Hvis skyldnere protesterer inden for fristen, bliver sagen automatisk omdannet til en civil retssag. Den får et nyt sagnummer samtidig med, at alle data genbruges fra fogedsagen. Udkørende fogedforretninger understøttes af et ruteplanlægningssystem, som optimerer afholdelsen af fogedforretninger. Ved hjælp af den mobile platform er det let at sætte retten uden for retssalen, og udføre de fleste administrative opgaver på stedet. 4.4 En skiftesag i 2012 Gældssaneringssager og dødsboskifter gennemføres i videre udstrækning i sagsbehandlingssystemet, som automatisk indhenter oplysninger fra Skat og andre organisationer. Det er muligt for arvinger at indsende de relevante oplysninger via sagens hjemmeside.
Side 10/12 IT løsningen indeholder værktøjer, som hjælper sagsbehandleren med at udarbejde beregninger og blandt andet udfærdige skifteretsattester, boopgørelser og skattemæssige opgørelser. Det er i 2012 langt nemmere at oprette nye selskaber, da domstolenes insolvensregister kan tilgås af eksterne interessenter via system-til-system integration. Retterne kan således indgå i en fuldt automatiseret behandling af serviceattester. Domstolenes centrale insolvensregister anvendes både til skifte- og fogedsager. Generelt medfører den yderligere digitalisering af skiftesagerne betydelige administrative lettelser for alle eksterne aktører. De oplever domstolene som en effektiv og undertiden helt usynlig part i processen eksempelvis i forbindelse med selskabsoprettelse. 4.5 Notarforretninger Dokumentpåtegninger i 2012 Danmarks Domstole udfører stadig påtegninger af papirbaserede dokumenter, særligt i de tilfælde hvor udenlandske samarbejdspartnere kræver det. I 2012 findes der desuden en løsning, så retterne har mulighed for at foretage en digital påtegning ved hjælp af en digital signatur. Det betyder, at man digitalt kan opnå den samme juridiske effekt som påtegninger på papir giver i dag. Håndteringen af testamenter i 2012 Når et testamente skal notarpåtegnes i 2012 sker det stadig ved personligt fremmøde, men testamentet indsendes digitalt på forhånd. Det er derved blevet nemmere at opbevare en kopi i Domstolenes centrale register for testamenter. Databasen over testamenter er blevet integreret med systemerne for tinglysning og skifte.
Side 11/12 5. Teknologierne bag visionen og målsætningerne For at realisere visionen er det nødvendigt at arbejde for, at lovgivningen bliver ændret på en række områder. Retterne skal tillige indstille sig på, at mange sagsgange muligvis vil blive forandret. Herudover er det nødvendigt, at Danmarks Domstole i perioden frem til 2012 investerer i en række teknologiområder: Elektronisk sags- og dokumenthåndtering Danmarks Domstole investerer i en platform til digital sagsbehandling, som kan håndtere digitale sager og dokumenter, beramme retsmøder, integrere kalendere, give parter adgang via sagens hjemmeside, generere automatiske forslag til afgørelser, foretage system-til-system integration og udsende forkyndelser via e-boks. Analyse, planlægnings- og styringssystemer Danmarks Domstole investerer i en række ressourcestyringsteknologier, som blandt andet på baggrund af data fra sagsstyringsplatformen hjælper med planlægning af sagsgange samt styring og allokering af ressourcer. Lyd- og videooptagelse af retsmøde Danmarks Domstole investerer i teknologier, som integrereret med sagsstyringsplatformen kan anvendes til dokumentation af retsmøder. Mobile og digitale retsmøder Danmarks Domstole investerer i videokonferencefaciliteter, og en mobil platform til medarbejderne. Dette gør det muligt at øge mobiliteten og afholde digitale retsmøder, eksempelvis med videoopkobling til advokater og fængsler. Videndeling på tværs og indenfor retterne Danmarks Domstole investerer i en række teknologier, som skal understøtte deling af viden mellem medarbejderne ved retterne. Det indebærer, at der udarbejdes systemer til e-læring og etableres en fælles domsdatabase.
Side 12/12 6. Om visionen, målsætningerne og fremtidsbillederne Udarbejdelsen af visionspapiret blev påbegyndt i fjerde kvartal 2007. Undervejs i processen er der blevet afholdt heldagsseminarer d. 1. november 2007 og d. 21. november 2007 samt et halvdagsseminar d. 1. februar 2008. Repræsentanter fra retterne har været inviteret til at deltage i forløbet.