Inspirationsnotat nr. 9a til arbejdet i MED-Hovedudvalg 9. november 2009 Vejledning om retningslinjer for APV-handlingsplaner Alle arbejdspladser skal lave en arbejdspladsvurdering (APV) mindst hver tredje år. APVen skal både kortlægge, beskrive og prioritere arbejdsmiljøproblemer. Der skal også lægges en handlingsplan for, hvordan problemerne skal løses. Og handlingsplanen skal gennemføres, evalueres og løbende justeres. På mange arbejdspladser går APVen i stå efter handlingsplanen er udarbejdet for eksempel fordi, der ikke er ressourcer nok. Eller fordi man ikke har lagt en ordentlig plan for, hvilke ændringer man vil foretage, hvem der skal gennemføre dem og med hvilke tidsfrister. Nogle steder bliver handlingsplanen aldrig omfattende nok til, at planen kan være den samlende ramme for arbejdsmiljøarbejdet. En god handlingsplan er nødvendig, hvis APVen skal blive en succes. Derfor er det en god ide, hvis både centrale og lokale MED-udvalg forud for APVen fastlægger retningslinjer for handlingsplanen: hvordan den skal udarbejdes, hvordan den bliver forankret på arbejdspladsen, og hvordan man følger op på den. MED s forpligtelser Trivselsaftalen fra OK08 forliget forpligter lokale MED-udvalg til at aftale retningslinjer for udarbejdelse af handlingsplaner, hvis der konstateres problemer i APVen. Lov om arbejdsmiljø sætter krav om, at sikkerhedsorganisationen (MED-udvalget) er inddraget i hele APVprocessen, herunder planlægningen. Sikkerhedsrepræsentanterne skal for eksempel underskrive APVen som dokumentation for, at de har deltaget. Hvem har ansvaret? I det moderne arbejdsliv er det vigtigt at alle både ledelse og medarbejdere medvirker til at skabe et godt og sundt arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøarbejdet skal derfor foregå i et samarbejde mellem politikere, ledelse og medarbejdere. Sikkerhedsorganisationen (MED-udvalget) skal som sagt inddrages i hele processen. Derudover er det afgørende, at de øvrige medarbejdere inddrages i både kortlægningen af problemer og i at komme med forslag til løsninger. Men det er arbejdsgiveren, der har det ansvaret for, at arbejdsforholdende er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Arbejdsgiveren har også ansvaret for, at APVen bliver gennemført det er ikke MED-udvalgets opgave. Hvis det er de lokale sikkerhedsrepræsentanter, der skal lave APVen, skal det konkret aftales, fordi det så er en opgave, der skal løses for arbejdsgiveren. 1
Derfor er det vigtigt, at MED fra start forholder sig til, hvem der skal løse opgaven, og hvor mange ressourcer, der skal være til arbejdet, herunder hvilke muligheder der er for at trække på ekstern ekspertise. Både hovedudvalg og lokale MED-udvalg kan udarbejde retningslinjer for APVen. Hovedudvalget vil typisk fastlægge de overordnede rammer for arbejdsmiljøindsatsen på områder, hvor man vurderer, der skal være én standard for alle. De lokale MED vedtager, hvad man gør i praksis. Hvis hovedudvalget for eksempel har vedtaget, at alle arbejdspladser skal have adgang til at bruge en intern arbejdsmiljøkonsulent 10 timer årligt, kan det lokale udvalg beslutte, at man bruger konsulenten til opfølgning og evaluering snarere end kortlægningen af arbejdsmiljøet. Krav til APV-handlingsplaner Der er følgende lovmæssige krav til APV-handlingsplaner: Når sikkerhedsorganisationen skal inddrages i alle dele af APVen, skal den selvfølgelig også være med til at udarbejde og følge op på handlingsplaner. Hvis arbejdspladsen ikke har tilstrækkelig indsigt til at gennemføre APVen, skal den hente hjælp fra eksterne rådgivere. Sikkerhedsorganisationen skal høres, inden arbejdspladsen henvender sig for at få hjælp. Handlingsplanen skal indeholde en prioritering af de problemer, man fandt ved kortlægningen af arbejdsmiljøet. Handlingsplanen skal være skriftlig, men der er ingen krav til hvordan planen ellers skal se ud. Hvis APVen viser, at der er arbejdsmiljøproblemer, der rummer en akut fare for medarbejdernes sikkerhed eller sundhed, skal arbejdspladsen umiddelbart træffe foranstaltninger, der fjerner faren elle reducerer den til et acceptabelt niveau. Det skal fremgå, hvem der har ansvaret for at gennemføre handlingsplanen i praksis. Det skal også fremgå, hvornår og hvordan det afgøres, om de valgte løsninger virker, og om handlingsplanen skal revideres. Arbejdspladsen skal vurdere, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der påvirker sygefraværet negativt med henblik på at ændre dem (men der stilles ikke krav til hvordan sygefraværet inddrages i APV-processen). Enkeltpersoners sygefravær skal ikke inddrages i APVen. Handlingsplanen skal revideres, hvis arbejdsmiljøet ændrer sig, for eksempel i forbindelse med, at der indføres ny teknologi eller nye arbejdsgange. APV-arbejdet skal foregå løbende, og APVen skal revideres mindst hvert tredje år. Hvad kan en retningslinje for APV-handlingsplaner indeholde? Der er flere faser i en APV, som har betydning for, hvorvidt handlingsplanen bliver en succes: 2
Kortlægning af arbejdspladsens arbejdsmiljø (APV) Omstillingsprocesser, nye arbejdsmetoder, nye værktøjer og redskaber osv. Retningslinjen bør fastlægge, hvordan arbejdspladsen håndterer alle tre faser. Men før MED tager stilling til hvem, der gør hvad under de enkelte faser, bør man drøfte en række mere strategiske spørgsmål. MEDs strategiske drøftelser om retningslinjer for APV-handlingsplaner MED bør drøfte følgende: Hvorfor skal I have en retningslinje for arbejdet med APV-handlingsplaner? Hvilken forskel skal retningslinjen gøre? Hvilke ressourcer er der behov for til den praktiske gennemførelse af APVen fra planlægning til udarbejdelse af handleplan? Hvem skal gennemføre APVen, og hvor meget tid skal de have til arbejdet? Er der brug for en projektleder, ekstern bistand eller uddannelse af medarbejderne i arbejdspladsvurdering? Vær opmærksom på, at arbejdspladsen ifølge loven skal indhente bistand fra særlige sagkyndige, hvis den ikke selv har indsigt til at udarbejde APV eller til at løse eller fjerne et arbejdsmiljøproblem. Er der enheder eller arbejdsfunktioner, som trænger til et særligt fokus? Der kan være tendens til, at medarbejdergrupper med kerneopgaver er mest i fokus, mens andre ofte få personer bliver overset. Skal APVen være anonym? Det kan være lettere at sige sin ærlige mening om arbejdsmiljøet, hvis undersøgelsen er anonym. Især på hvis der er lav tillid mellem medarbejderne og medarbejderne og ledelsen, vil mange vælge fred frem for den konflikt, man frygter åbne svar vil lede til. Til gengæld er det svært at følge op på konkrete problemer i en anonym undersøgelse. Som kompromis kan arbejdspladsen udpege en uvildig tredje person, som får adgang til de åbne resultater og kan reagere på dem. 3
Hænger APVen sammen med arbejdspladsens andre aktiviteter? Ikke alene i forhold til særlige indsatser som trivsels-, klima-, sygefraværsprojekter, men også i forhold til omstillingsprojekter. APVen skal også indgå, når arbejdspladsen planlægger ændringer i arbejdsprocesser, indkøb af ny teknologi og ændringer i lokaleforhold. Hvordan bliver APVen arbejdspladsens arbejdsmiljø-grundlov? MED skal drøfte, hvordan handlingsplanen opfanger alle arbejdspladsens arbejdsmiljøproblemer, og hvordan man ændrer planen, hvis der sker arbejdsskader, hvis arbejdspladsen får et påbud fra Arbejdstilsynet, eller hvis der aftales særlige indsatser om for eksempel trivsel eller stress. Hvordan sikrer man, at handlingsplanen bliver forelagt for arbejdsgiveren? Arbejdsgiveren har ansvaret for, at arbejdet udføres fuldt forsvarligt. For at være sikker på, at arbejdsgiveren har fuld information om skadelige belastninger, som ikke kan løses på arbejdspladsen, skal vedkommende se handlingsplanen. I kommuner og regioner er arbejdsgiveren borgmesteren, sekunderet af økonomiudvalget. Hvilke principper skal fastlægges på henholdsvis centralt, sektor- og lokalt niveau? Det er op til den enkelte kommune/region at lægge snittet mellem centrale, sektor- og lokale MED. Hvordan bliver handlingsplanen forankret på arbejdspladsen? Arbejdet med APVen skal foregå løbende, men kan nemt blive en fest for de indviede i MED-udvalget. Retningslinjerne kan være med til at sørge for, at planen bliver et levende dokument, som hives ned fra hylderne, så alle kan følge med i, hvordan det går med arbejdsmiljøet. Planen kan for eksempel være et fast punkt på personalemøderne. Man kan også uddelegere ansvaret for at gennemføre handlingsplanen bredt på arbejdspladsen. Erfaring viser nemlig, at APV-arbejdet nemt taber pusten undervejs, hvis medarbejderne kun er med under kortlægningen. Arbejdet med at forankre APVen og skabe ejerskab blandt medarbejdere og ledere er så centralt, at retningslinjen bør forholde sig helt konkret til kommunikation og information. Man kan også overveje at lave en selvstændig retningslinje om kommunikation. Hvordan sikrer man, at handlingsplanen håndterer svære problemer? APVer har ofte mest fokus på problemer, som kan løses her og nu med praktiske foranstaltning, for eksempel et nyt hjælpemiddel. Men det er vigtigt, at handlingsplanen også har et bud på, hvordan arbejdspladsen kan løse dybdegående problemer. Det kan være arbejdsrelateret stress, som man måske har kendt til i årevis, men ikke ved, hvordan man skal komme til livs. For eksempel kan hjemmehjælperen opleve, at arbejdspresset er for stort, men at der ikke er midler til at ansætte flere medarbejdere. Problemet kan måske dæmpes ved nye arbejdsmetoder, ny mødestruktur eller bedre brug af pauser. Hvis arbejdspladsen skal finde nye løsninger kræver det, at medarbejderne inddrages, at der er afsættes tid til at arbejde kreativt og muligvis også inspiration udefra. Retningslinjerne sætter betingelserne for forløbet. De kan netop lægge en realistisk tidsplan og et fornuftigt program for, hvordan medarbejderne og konsulenter inddrages. Kom godt i gang spørgsmål I kan overveje til de tre faser Ud over de vigtige strategiske overvejelser bør MED som sagt overveje, hvordan de tre faser i arbejdet med handlingsplanen skal tilrettelægges. Følgende spørgsmål kan inspirere til dialog: 4
FASE 1 Fastlægge og prioritere handlingsplanens problemer og de løsninger I vil arbejde med samt fastlægge tidsfrister og fordele ansvar Lokalt kan en retningslinje fastlægge følgende: Hvordan skal handlingsplanen se ud? Hvor detaljeret skal planen være? Og skal der for eksempel være krav om, at sproget er letforståeligt? Hvem skal prioritere arbejdsmiljøproblemerne og udvælge løsninger? Hvordan involverer I medarbejderne? Hvilke metoder bruger I til at finde løsninger på arbejdsmiljøproblemerne? Skal man for eksempel bruge forskellige metoder til at finde løsninger på problemer med det psykiske arbejdsmiljø sammenlignet med ergonomiske og fysiske problemer? Hvem skal gennemføre handlingsplanen? Og skal det foregå efter bestemte principper, for eksempel at medarbejderrepræsentanter og ledere så vidt muligt deler ansvaret? Hovedudvalget kan tage stilling til: Om arbejdsmiljøproblemer skal prioriteres på en bestemt måde, for eksempel ud fra risikostørrelse eller antallet af medarbejdere, der påvirkes af problemet. Om der skal være bestemte tidsfrister for forskellige typer problemer, for eksempel at særligt akutte problemer løses indenfor et bestemt antal uger. FASE 2 Gennemføre handlingsplanen En lokal retningslinje for APV-handlingsplaner kan blandt andet fastlægge, hvordan de ansvarshavende skal samarbejde med medarbejdere og ledere, når de gennemfører løsningsforslagene. Man kan også overveje, hvad der skal gøres, hvis handlingsplanens løsninger ikke bliver gennemført tilfredsstillende. FASE 3 Opfølgning og ajourføring Opfølgningen skal vise, om handlingsplanen virkede efter hensigten. Løste den helt eller delvist de problemer APVen pegede på? Er de problemer, handlingsplanen pegede på, stadig relevante? Og er der kommet nye arbejdsmiljøproblemer til, for eksempel fordi arbejdspladsen skal igennem en omstillingsproces, eller der er kommet nye arbejdsværktøjer? De lokale retningslinjer for APV-handlingsplaner kan fastlægge, hvordan man helt praktisk følger op: Hvor ofte følger I op på bestemte tidspunkter i løbet af året, eller under bestemte omstændigheder, for eksempel hvis implementeringen af nogle af løsningsforslagene ikke går som forventet? Hvem deltager i opfølgningen hele arbejdspladsen, kun MED-udvalget eller alene formand/næstformand? Følger I selv op, eller bruger I eksperter udefra eller begge dele? Hvilke metoder skal I bruge til at evaluere handlingsplanen dialog, spørgeskema, interviews, registrering af hændelser? Hvem ajourfører handlingsplanen? APV en bør være den samlende ramme for arbejdspladsens arbejdsmiljøarbejde. Handlingsplanen skal være det dokument, man styrer sin arbejdsmiljøindsats efter. Både lokale og centrale MED-udvalg bør derfor lave en bred evaluering af indsatsen: 5
Opfangede kortlægningen, beskrivelsen og handlingsplanen alle væsentlige arbejdsmiljøproblemer? Blev handlingsplanen løbende justeret, når der skete ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder eller - processer, som havde betydning for arbejdsmiljøet? Blev arbejdsskadesanmeldelser, påbud fra Arbejdstilsynet og særlige indsatser for eksempelvis trivsel, stress eller mobning indarbejdet i planen? Var der tale om en god proces, der inddrog MED-udvalgene, sikkerhedsrepræsentanterne og de øvrige medarbejdere på de rigtige tidspunkter og i et nødvendigt omfang? Sidst men ikke mindst bør både lokalt og centralt fastlagte retningslinjer fastslå, hvordan man evaluerer selve retningslinjerne. Lever de op til formålet? Styrker de arbejdsmiljøarbejdet? Er for specifikke eller for løse? Og inddrages medarbejderne tilstrækkeligt eller måske for ofte? Mere information Arbejdstilsynets hjemmeside: www.at.dk, specielt www.at.dk/sw7139.asp Branchearbejdsmiljørådenes hjemmeside: www.bar-web.dk PUF (2009): Arbejdsmiljø i kommuner og regioner Inspirationsnotat 9b indeholder et eksempel på en retningslinie for en APV-handlingsplan. 6