Vejledning for udbud og indhentning af tilbud Center for Park og Vej og Ejendomscenteret
Indledning Denne vejledning har til formål at give svar på udbudsprocedurerne for bygge- og anlægsopgaver, samt indkøb af varer og tjenesteydelser i to af kommunens centre Ejendomscenteret og Center for Park og Vej. Vejledningen er lavet med udgangspunkt i Indkøbs- og udbudspolitikken for Frederikshavn Kommune, som er vedtaget af Frederikshavn Byråd den 24.04 2013. Indkøbs- og udbudspolitikken beskriver en række generelle forhold og principper for kommunale udbud og indkøb. Er du potentiel leverandør, anbefales det derfor, at du læser både politikken og vejledningen. Frederikshavn Kommune vælger tilbud efter princippet mest mulig service og kvalitet til lavest mulige pris. 2
Hvilke opgaver udbydes typisk i Center for Park og Vej og Ejendomscenteret? I Center for Park og Vej og i Ejendomscenteret konkurrenceudsættes: Indkøb af varer Drifts- og vedligeholdelsesopgaver samt andre tjenesteydelser Bygge- og anlægsopgaver Center for Park og Vej og Ejendomscenteret benytter eksterne entreprenører og leverandører til løsning af en lang række opgaver og vareindkøb. Kontraktværdierne varierer meget i størrelse, og der anvendes derfor forskellige udbudsformer afhængig af udbuddets art og størrelse. Frederikshavn Kommune vurderer inden for gældende lovgivning i det konkrete tilfælde, hvilken samarbejdsform eller udbudstype, der er mest hensigtsmæssigt. Et element i den vurdering er at sammenholde den reelle kontraktværdi med ressourceforbrug for såvel kommunen som tilbudsgiver i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale og afgivning af tilbud. Det er således ikke alle ydelser og indkøb, som kommer i offentligt udbud. Mindre opgaver udføres ofte som regningsarbejde eller tildeles efter underhåndsbud. Der er stor forskel på, hvilke opgaver, der bliver løst i Center for Park og Vej og i Ejendomscenteret. I Center for Park og Vej er der overvejende tale om vareindkøb og køb af tjenesteydelser i forbindelse med anlægsarbejder eller varetagelse af driftsopgaver. En del af disse opgaver opstår akut, og opgaverne kan være meget specialiserede. I Ejendomscenteret er der overvejende tale om planlagte bygge- og anlægsopgaver, men der er også vedligeholdelses- og driftsopgaver i forbindelse med vedligehold af de kommunale ejendomme. Lovgivning Al konkurrenceudsættelse reguleres efter Tilbudsloven eller EU s Udbudsdirektiv. Det er størrelsen på udbuddet, der afgør, hvilken lovgivning, der gælder. EU s udbudsdirektiv Alle udbud skal udbydes i henhold til EU s udbudsdirektiv, hvis kontraktværdien overskrider de gældende tærskelværdier for EU-udbud. I 2013 er tærskelværdierne for EU-udbud: Indkøb af varer Tjenesteydelser Bygge- og anlægsopgaver 1.489.820 kr. 1.489.820 kr. 37.245.500 kr. Vær opmærksom på, at der findes undtagelser for visse typer ydelser, og andre tærskelværdier, hvis der er tale om delydelser/delarbejder. Tilbudsloven Tilbudsloven indeholder blandt andet en pligt for offentlige myndigheder til at annoncere potentielle indkøb, når de overskrider en vis grænse, men ligger under EU s tærskelværdier. Tærskelværdierne for annonceringspligt efter Tilbudsloven er: Indkøb af varer Tjenesteydelser Bygge- og anlægsopgaver 500.000 kr. 500.000 kr. 300.000 kr. (3 mio. kr.) For bygge- og anlægsopgaver gælder, at opgaver i spændet fra 300.000-3 mio. kr. kan indgås på baggrund af underhåndsbud, som er en mindre formel udbudsform, der ikke kræver annoncering. Indkøb af varer og tjenesteydelser med en kontraktværdi på over 500.000 kr. skal annonceres efter Tilbudsloven. I annoncen skal kommunen som minimum oplyse: En beskrivelse af opgaven Tildelingskriterier (ikke krav om vægtning eller prioritering) Eventuelle krav til tilbudsgiveren Kontaktperson Tidsfrist 3
Udbudstyper Frederikshavn Kommune benytter forskellige udbudstyper og vælger inden for gældende lovgivning den type, der er mest fordelagtig og hensigtsmæssig for kommunen til den aktuelle opgave. Indhentning af tilbud ved indkøb af varer og tjenesteydelser Mindre køb af varer eller tjenesteydelser på op til 300.000 kr. er ofte ikke egnede til offentlige udbud, da de administrative omkostninger ved at gennemføre udbuddet overstiger gevinsten ved konkurrencen. Opgaven kan gennemgås og løsning og prisoverslag forhandles med to eller tre firmaer, og kommunen vælger ofte et lokalt firma, der har kendskab til bygningen eller området i forvejen. Ved akut opståede eller specialiserede opgaver, hvor der er få udbydere, kan grænsen undtagelsesvis være op til 500.000 kr. og der kan forhandles med en til to udbydere. Indkøbsaftaler anvendes, hvis der er indgået en aftale på det pågældende område. Alle udbud med en kontraktværdi på over 500.000 skal i offentligt licitation efter Tilbudsloven. Er kontraktværdien på over 1.500.000 kr. skal der afholdes et EU-udbud. Rammeaftaler Hvis kommunen finder det fordelagtigt, kan driftsopgaver og mange mindre, ensartede vedligeholdelses- og ad hoc-opgaver samles i en rammeaftale, hvor der efter udbud vælges en leverandør, som løser opgaven i en årrække op til fire år. En rammeaftale kan dække hele kommunen eller en del af kommunen. Det er den økonomiske ramme for den konkrete rammeaftale, der afgør hvilken type udbud, der anvendes. Rammeaftaler kan være en fordel både for leverandøren, som får bedre mulighed for at planlægge og kompensere for sæsonudsving, og for kommunen, som typisk vil få en økonomisk mere fordelagtig aftale og som på grund af kontraktens størrelse får bedre mulighed for at indføje sociale klausuler i kontrakten. Udbud af bygge- og anlægsopgaver Mindre opgaver på op til ca. 75.000 kr., og som er nemme at beskrive, vil ofte blive tildelt som regningsarbejde, fordi de administrative omkostninger ved at gennemføre udbuddet overstiger gevinsten ved konkurrencen. For større opgaver er der følgende muligheder: Underhåndsbud Underhåndsbud er en mere uformel udbudsform end begrænset og offentlig licitation. Hvor det er relevant, anvender Frederikshavn Kommune underhåndsbud på bygge- og anlægsopgaver, der beløber sig til mellem 300.000 kr. og 3,0 mio. kr. Kommunen inviterer tre leverandører, hvoraf den ene ofte vil være en leverandør, der kender bygningen eller området i forvejen. Man kan invitere en fjerde leverandør, men ifølge reglerne, skal den fjerde leverandør have hjemme udenfor kommunen. Ved opgaver over 1,0 mio. kr. inviteres altid en fjerde leverandør. Begrænset licitation Begrænset licitation er en udbudsform, som kan bruges for på bygge- og anlægsopgaver med en kontraktværdi på 300.000-37.245.500 kr. Der indhentes bud fra mindst tre leverandører. Ved opgaver over 3 mio. kr. indhentes bud fra 5-7 leverandører afhængig af opgavens størrelse. Ved udbud over 3 mio. kr. vil kommunen oftest anvende prækvalifikation. Kommunen indbyder de leverandører, der får mulighed for at byde, ud fra de tre hensyn: bedst muligt, hurtigst muligt, billigst muligt. Valget sker på baggrund af erfaringer med leverandørerne og ud fra leverandørernes dokumentation i forbindelse med en eventuel prækvalifikation. Offentlig licitation Offentlig licitation anvendes på bygge- og anlægsopgaver med en kontraktværdi på mellem 3 mio. og 37.245.500 kr. Offentlig licitation anvendes ofte ved mere komplicerede ydelser, og hvor kommunen ønsker mest mulig konkurrence. EU-udbud efter Udbudsdirektivet Ved EU-udbud anvender Frederikshavn Kommune overvejende: Offentlig licitation med eller uden prækvalifikation, hvor alle kan byde på opgaven Begrænset licitation med forudgående prækvalifikation. Kommunen opfordrer 5-7 mulige leverandører, som vurderes at kunne løse opgaven til at afgive tilbud Hovedregler for entrepriseform For at give flere virksomheder mulighed for at give tilbud på opgaver hos Frederikshavn Kommune, skal udbud i videst muligt omfang ske som fag- og hovedentrepriser. 4
Når Frederikshavn Kommune vælger form, vurderer man ud fra et helhedssyn udnyttelsen af kommunens og tilbudsgivers ressourcer. Som hovedregel vælges entrepriseform som angivet i skemaet: Regningsarbejde Underhåndsbud Begrænset licitation Fagentreprise x Hovedentreprise x Indtil 3 mio. kr. Totalentreprise x Over 3 mio. kr. Offentlig licitation EU-udbud Annoncering af udbud I forbindelse med de nye krav om digitalisering af processen omkring offentligt byggeri, er der igangsat et digitaliseringsprojekt, som udvikler en samarbejdsportal, hvor potentielle leverandører kan lade sig registrere. Det er virksomhederne ansvar at holde oplysningerne i registeret opdaterede. Udbuds- og tilbudsprocessen kan også foregå i Samarbejdsportalen. Samarbejdsportalen gælder i første omgang for byggeog anlægsopgaver. Alle Frederikshavn Kommunes udbud annonceres på www.udbud.dk eller i EU-Tidende afhængig af, hvilke regler udbuddet annonceres efter. Offentlige udbud af vareindkøb og tjenesteydelser offentliggøres desuden på www.frederikshavn.dk. Her er det også muligt at tilmelde sig som abonnent, så der sendes en mail, hver gang et nyt udbud offentliggøres på hjemmesiden. Nye krav til brug af IKT i offentligt byggeri Den 1. april 2013 træder en ny lov i kraft, som stiller nye og større krav til brugen af informations- og kommunikationsteknologi (IKT) ved udbud af offentlige byggerier. Reglerne bliver med den nye lov ensartet for al offentligt byggeri i kommuner, regioner og staten samt alment byggeri. Loven vedrører opførelse af byggeri, om- og tilbygning af byggeri, renovering og vedligehold af byggeri samt anlæg knyttet hertil med en anslået entreprisesum på 20 mio. kr. ekskl. moms eller derover, hvor: kommunen er bygherre, eller entreprisesummen helt eller delvist finansieres ved lån eller tilskud fra kommunen, på mindst 50 %, eller byggeriet er til brug for institutioner, hvis drift betales af kommunen, når tilskuddet udgør mindst 50 % af driften Et af kravene er, at udbuds- og tilbudsprocessen skal foregå digitalt efter nærmere bestemte krav. Ejendomscenteret og Erhvervshus Nord har afholdt temamøde for erhvervslivet med det formål at forklare og forberede erhvervet på de kommende krav. For øvrige bestemmelser henvises til Bekendtgørelse om anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi (IKT) i offentligt byggeri Beslutningskompetence Inden for de politisk godkendte anlægs- og driftsbevillinger har administrationen beslutningskompetencen i forhold til konkurrenceudsættelse af vareindkøb, tjenesteydelser, driftsopgaver og bygge- og anlægsopgaver. Udbud, som har budgetmæssige konsekvenser skal godkendes i relevant fagudvalg og efter en konkret vurdering i Økonomiudvalg og byrådet. Desuden gælder, at alle ejendomsrelaterede projekter skal kvalificeres i Ejendomscenteret, inden de kan fremsendes til politisk godkendelse. Alle leasingaftaler godkendes i Økonomiudvalget. Hovedregler for beslutningskompetencen i Center for Park og vej samt Ejendomscenteret: Udbudsform vælges efter bestemmelserne i gældende lovgivning. Godkendelse af licitationsresultat og accept af indgåelse af kontrakt foregår på de niveauer, som er angivet nedenfor. Regningsarbejde Underhåndsbud Begrænset licitation Offentlig licitation EU-udbud Administrativ beslutning i fagcenteret Administrativ beslutning i Direktionen indtil 3 mio. kr. Over 3 mio. kr. Politisk beslutning i fagudvalget eller byråd 5
Generelle principper for udbud Uddrag fra Indkøbs- og Udbudspolitikken for Frederikshavn Kommune Kravspecifikation Materialet til det enkelte udbud fastlægger krav og særlige betingelser præcist for det pågældende udbud. Der skal ved alle udbud forelægge en præcis kravspecifikation. Det sker dels for at sikre, at opgavens omfang bliver opfattet ens af både udbyder og tilbudsgiver, og dels for at der forelægger et kendt og detaljeret grundlag, som kan bruges til løbende og afsluttende kvalitetssikring af den leverede ydelse. Valg af tilbud Et væsentligt kriterium for valg af leverandør er leveringssikkerhed. For at sikre, at ydelsen leveres til den aftalte kvalitet og tid, foretages der ved alle køb af ydelser en vurdering af tilbudsgivers formodede evne til at opfylde kontraktens krav. Vurderingen foretages blandt andet på baggrund af virksomhedens kapacitet, erfaringer med virksomheden som leverandør og opgavens art og størrelse. Brug af lokale leverandører Lovgivningsmæssigt er området præget af, at enkelte dele er op til kommunen selv at bestemme, mens andre dele er stærkt regulerede. Frederikshavn Kommune tilstræber at tage så store lokale hensyn som muligt indenfor disse rammer. Frederikshavn Byråd ønsker at placere flest mulige indkøb og entrepriser lokalt på konkurrencedygtige vilkår, hvor det er muligt og relevant. Lokale leverandører skal kunne matche andre leverandører på alle relevante kriterier. I forbindelse med større entrepriser, hvor det kan være svært for mindre håndværkervirksomheder at komme i betragtning, opfordrer Frederikshavn Byråd derfor til, at lokale virksomheder indgår i samarbejder og afgiver et samlet tilbud på den aktuelle opgave. Kontrolbud Kontrolbud er kommunens egen pris for at løse en udbudt opgave, hvor eget personale indgår/kan indgå. Det gælder konkurrenceudsættelse (udlicitering) af egne driftsopgaver og eventuel hjemtagning af tjenesteydelser, der har været udliciterede. Som hovedregel udarbejder Frederikshavn Kommune et kontrolbud for at sikre: Øget konkurrence og dermed mulighed for at sikre høj kvalitet og lav pris En kontrol af rette pris. Prisen skal indeholde alle direkte og indirekte omkostninger Muligheden for at beholde opgaven i kommunens regi, hvis kommunen er konkurrencedygtig Når der udarbejdes et kontrolbud, er det Frederikshavn Kommunes ansvar at sikre, at der er vandtætte skotter mellem den afdeling, som udarbejder kommunens eget bud på opgaven og den afdeling, som laver udbudsmaterialet og efterfølgende vurderer de indkomne bud fra eksterne leverandører. Kontrolbud udarbejdes efter bestemmelserne i Bekendtgørelse om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. Garantistillelse ved bygge- og anlægsopgaver Frederikshavn Kommune kræver, at leverandører stiller garanti i forbindelse med kontrakter på 500.000 kr. og derover. Garantiens størrelse vil følge de gældende almindelige betingelser på området - AB92 og AB93 for entreprenøropgaver og AB89 for tjenesteydelser. Gæld til det offentlige Frederikshavn Kommune må ikke tildele opgaver til leverandører, der har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr. jf. gældende lovgivning. Sociale klausuler Frederikshavn Byråd ønsker at anvende sociale klausuler og partnerskabsaftaler som et middel til at fremme den nødvendige udvikling inden for uddannelse, det rummelige arbejdsmarked og udvikling af de fire vækstspor. Sociale klausuler, arbejds- og uddannelsesklausuler kan efter en konkret vurdering sættes ind som kontraktvilkår i forbindelse med et udbud Frederikshavn Kommune stiller i relevant omfang krav om, at leverandøren og dennes underleverandører sikrer sine medarbejdere løn- og ansættelsesvilkår, der mindst svarer til gældende dansk overenskomst, for arbejde. Leverandørens eller underleverandørers medarbejdere, der udfører opgaver udenfor Danmark, skal sikres løn- og ansættelsesvilkår, der mindst svarer til det almindelige niveau på den egn, hvor arbejdet udføres. Du kan læse mere om sociale klausuler, arbejds- og uddannelsesklausuler i Indkøbs- og Udbudspolitik for Frederikshavn Kommune. Partnerskabsaftaler Frederikshavn Byråd arbejder aktivt for at indgå frivillige partnerskabsaftaler mellem kommunens Jobcenter og større lokale virksomheder, erhvervsorganisationer og uddannelsesinstitutioner. Partnerskabsaftalerne skal 6
sikre, at virksomhederne påtager sig et socialt ansvar. Det sociale ansvar kan omhandle oprettelse af lærlingepladser, kompetenceudvikling af den eksisterende arbejdskraft og integration af personer, som bevæger sig på kanten af arbejdsmarkedet. Partnerskabsaftaler kan bruges som et alternativ eller et supplement til sociale klausuler. Socialt ansvar Leverandører til kommunen skal på anmodning dokumentere, at produkterne er produceret under socialt ansvarlige forhold eksempelvis SA 8000 eller som minimum de ILO- konventioner, som er tiltrådt af Danmark. Miljø- og klimahensyn Frederikshavn Byråd arbejder for at nedsætte miljøbelastningen. Det sker blandt andet ved at fremme anvendelsen af mindre miljøbelastende produkter og ydelser, samt ved målrettet at arbejde efter målsætningerne i Energibyen Frederikshavn. Frederikshavn Byråd ønsker derfor, at leverandører udviser miljø- og klimahensyn. Afhængig af den konkrete opgave kan kommunen fx stille krav til anvendte produkter, energimærkning af maskiner eller affaldshåndtering. I tildelingsproceduren kan energi- og miljøhensyn også indgå, hvor det er relevant. Et parameter kan være, at leverandøren arbejder på at minimere miljøbelastning ved produktion, distribution og bortskaffelse eller miljøvenlig anvendelse af produktet samt muligheder for genanvendelse. Ved udbud af driftsopgaver, rammeaftaler og større bygge- og anlægsopgaver kan Frederikshavn Kommune stille krav til leverandørens miljø, klima- og energipolitik. 7
Frederikshavn Kommune Rådhus Allé 100 9900 Frederikshavn Tel.: +45 98 45 50 00 post@frederikshavn.dk www.frederikshavn.dk