Greve Kommune Udbud Drift af genbrugshjælpemiddeldepot EU-udbud nr. 2010/S 166-255086
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 5 1.1 Opgavens omfang... 5 1.2 Mål og værdier for ældreområdet i Greve Kommune... 5 1.3 Greve Kommune overblik og befolkning... 5 1.4 Befolkning og udviklingen på ældreområdet... 6 1.5 Brugere på genbrugs-hjælpemiddelområdet... 6 1.6 Myndighedsfunktionen i Greve Kommune... 6 2. Udbudsbetingelser... 7 2.1 Udbudsform... 7 2.2 Den ordregivende myndighed... 7 2.3 Udbudsmaterialet... 7 2.4 Aftalegrundlag... 7 2.5 Tidsplan for udbudsforretningen... 7 2.5.1 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 7 2.5.2 Tilbudsfrist... 7 2.5.3 Vedståelsesfrist for tilbud... 8 2.6 Åbning af de indkomne tilbud... 8 2.7 Alternative bud... 8 2.8 Ejendomsret... 8 2.9 Konsortier... 8 2.10 Pligtmæssige oplysninger... 8 2.11 Forbehold... 9 2.11.1 Udbyders forbehold... 9 2.11.2 Tilbudsgivers forbehold... 9 2.12 Udvælgelseskriterier... 9 2.13 Tildelingskriterium... 10 3. Tilbudsdisposition... 11 4. Kravspecifikation... 13 4.1 Bestilling og levering af hjælpemidler... 13 4.2 Afhentning af hjælpemidler... 15 4.3 Særlige forhold for kørsler... 18 4.3.1 Kørsler med flere opgaver... 18 4.3.2 Kørsel normal /haster/ akut... 18 4.3.3 Forgæves kørsel... 18 4.3.4 Annullerede kørsler... 18 4.3.5 Tilbudsgiver udebliver eller kommer for sent... 19 4.4 Håndtering af hjælpemidler... 19 Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 2
4.4.1 Registrering og mærkning af hjælpemidler... 19 4.4.2 Smittefarer... 19 4.4.3 Rengøring... 19 4.4.5 Reparationer... 21 4.4.6 Kassation... 23 4.4.7 Lovpligtige eftersyn... 23 4.4.8 Forsikringssager... 24 4.5 Depot og lager... 24 4.5.1 Ejerskab til lokaler, inventar, biler mm.... 24 4.5.2 Akutdepot... 25 4.5.3 Lageroptælling... 25 4.6 Øvrige hjælpemiddelrelaterede opgaver... 25 4.6.1 Specificerede ydelser... 26 4.6.1.1 Nødkald, nøglebokse og røgmeldere... 26 4.6.1.2 Metalramper genbrugsramper til udendørs brug... 26 4.6.1.3 Dørtrinsramper/udligning udført i hård plast til indendørs brug... 27 4.6.1.4 Dørautomatikker - genbrugshjælpemiddel... 27 4.6.1.5 Høretekniske hjælpemidler... 27 4.7 Små hjælpemidler... 28 4.8 Kontakt og samarbejde... 28 4.8.1 Kontakt til depotet... 28 4.8.2 Kontakt mellem kommunen og tilbudsgiver... 29 4.9 Tilbudsgivers personale... 30 4.9.1 Medarbejdere... 30 4.9.2 Arbejdsmiljø... 31 4.9.3 Socialt ansvar... 31 4.10 Miljø... 31 4.11 IT... 31 4.12 Indkøb af hjælpemidler... 32 4.13 Forhold ved kontraktstart... 32 5. Kontraktudkast... 34 5.1 Kontraktgrundlag... 34 5.2 Kontraktens omfang og formål... 34 5.3 Kontraktperiode... 34 5.4 Kontrakthavers forpligtelser... 34 5.5 Priser... 35 5.6 Prisregulering... 35 5.7 Fakturering... 35 Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 3
5.8 Betalingsbetingelser... 36 5.9 Offentlige påbud... 36 5.10 Krav til miljø, arbejdsmiljø mv.... 36 5.11 Forsikring... 36 5.12 Sikkerhed... 36 5.13 Misligholdelse... 36 5.14 Konkurs... 37 5.15 Erstatning... 37 5.16 Statistik... 37 5.17 Underleverandører... 37 5.18 Kontakt mellem parterne... 37 5.19 Forhold ved ophør... 37 5.20 Overdragelse af kontrakt... 37 5.21 Force Majeure... 37 5.22 Lovvalg og værneting... 38 5.23 Tavshedspligt... 38 5.24 Ændringer af kontrakt... 38 5.25 Underskrift... 38 Bilagsfortegnelse... 39 Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 4
1. Indledning 1.1 Opgavens omfang Greve Kommune udbyder opgaven med drift af kommunens genbrugshjælpemidler. Greve Kommune har til hensigt at indgå aftale med én leverandør om at varetage driften af kommunens genbrugshjælpemidler. Nærværende udbud omfatter opbevaring af hjælpemidler, levering og afhentning af hjælpemidler til borgere, montering og/eller indstilling af hjælpemidler så de umiddelbart kan tages i brug, samt andre opgaver som naturligt hører til den udbudte opgave, såsom vask/rengøring og reparation af hjælpemidler. Der er tale om genbrugshjælpemidler og hjælpemidler uden genbrugsværdi der bevilges efter 112 og 113 i Lov om Social Service. Herudover er der tale om hjælpemidler til indretning af bolig der er bevilget efter 116 i Lov om Social Service, men som har genbrugsværdi. Greve Kommune vil fremover selv eje hjælpemidlerne, og derfor omfatter dette udbud ikke køb eller leje af genbrugshjælpemidler. Det udbudte område omhandler drift af hjælpemiddeldepot, med kommunalt ejede hjælpemidler. Valg af leverandør er ikke afsluttet før kontrakt er underskrevet af begge parter. Der bliver afgivet et kontrolbud fra Greve Kommune på varetagelsen af den udbudte opgave. Udbuddet er omfattet af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. I bilag 10 er en oversigt over de medarbejdere, som er omfattet af virksomhedsoverdragelse, med relevante oplysninger om det omfattede personale. 1.2 Mål og værdier for ældreområdet i Greve Kommune Greve Kommune har fastlagt 7 grundlæggende værdier, som gælder for kommunen og dens medarbejdere. De 7 værdier skal danne grundlag for den måde vi servicerer borgere og for den måde, vi samarbejder på i organisationen - og i forhold til det politiske niveau. Greve Kommune ønsker også, at de samarbejdspartnere vi indgår kontrakt med, efterlever de 7 værdier. Dette gælder både de værdier der retter sig mod den service der leveres til borgerne i Greve Kommune, samt i relationerne til medarbejderne som samarbejdspartnere. Værdi 1 - vi er til for borgerne Værdi 2 - vi er én virksomhed Værdi 3 - vi er en ambitiøs virksomhed Værdi 4 - vi er ressourcebevidste Værdi 5 - vi tager ansvar Værdi 6 - vi er åbne og fordomsfrie Værdi 7 - vi deler viden og erfaringer 1.3 Greve Kommune overblik og befolkning Greve Kommune har eksisteret siden 1. april 1970, hvor de tre landkommuner Greve-Kildebrønde, Karlslunde-Karlstrup og Tune blev sammenlagt som en del af en landsdækkende kommunalreform. Karlstrup blev dog lagt ind under Solrød Kommune. Som bilag 9 er der vedlagt et kort over Greve Kommune. Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 5
De oprindelige landsbyer i kommunen, eksisterer fortsat som samlende punkter, hvor hovedparten af boligerne ligger omkring, og hvor skoler, plejecentre og anden infrastruktur er opført. På kortet (bilag 9) kan man se, hvordan Greve Kommunes plejecentre er placeret i de samlende punkter, Greve By (Nældebjerg Plejecenter), Hundige (Strandcentret), Hedebo (Greve Landsby) og Møllehøj (Karlslunde Landsby). Et femte plejecenter i Karlslunde By forventes åbnet i 2012. 1.4 Befolkning og udviklingen på ældreområdet i Greve Kommune var per 1. januar 2010 opgjort til 47.826 indbyggere. Den demografiske udvikling i Greve Kommune fremover, er præget af to tendenser: et generelt vigende folketal, med en samtidig stigning blandt de ældre borgere. Figuren Aldersfordeling Greve Kommune illustrerer disse tendenser. Som det kan ses af figuren, vil Greve Kommunes befolkningssammensætning i prognosens slutår, 2021, bestå af en markant større andel ældre borgere, betydeligt færre erhvervsaktive borgere, færre børn og flere unge. Antallet af ældre borgere over 65 år stiger med 23 % frem til 2014 og med 41 % frem til 2021. Særligt antallet af 80+årige stiger kraftigt. I 2021 vil antallet være steget med 114 %. Resultatet af denne udvikling vil få betydning for volumen af ældre borgere, som efterspørger serviceydelser, herunder adgang til genbrugshjælpemidler. 1.5 Brugere på genbrugshjælpemiddelområdet Opgjort per 1. februar 2010 er der registreret 5.343 aktive brugere af genbrugshjælpemidler. 1.6 Myndighedsfunktionen i Greve Kommune Den primære samarbejdspartner for leverandøren af depotdrift, er Hjælpemiddelafsnittet, som er organisatorisk og fysisk placeret i Center for Sundhed & Pleje på Greve Rådhus. Center for Sundhed & Pleje varetager sammen med de tilknyttede institutioner opgaver vedrørende sundhedsfremme, forebyggelse, hjemmepleje, drift af plejecentre, rehabilitering og genoptræning. Hjælpemiddelafsnittets funktion er, at varetage den samlede bestilling af genbrugshjælpemidler i Greve Kommune. Der i øjeblikket 16 medarbejdere som har bevillingskompetence til genbrugshjælpemidler, ifølge lov om social service, 112, 113, 114 og 116. Borgerens indgang til bevillinger og spørgsmål eller klager vedrørende genbrugshjælpemidler er i alle tilfælde Hjælpemiddel-afsnittet i Greve Kommune. Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 6
2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Opgaven udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2010/S 166-255086. 2.2 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Greve Kommune Rådhusholmen 10 2670 Greve 43 97 97 97 2.3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsmateriale 1. Indledning 2. Udbudsbetingelser 3. Tilbudsdisposition 4. Kravspecifikation 5. Udkast til kontrakt 6. Bilag Greve Kommune forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt kommunen bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. 2.4 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter/ydelser indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. 2.5 Tidsplan for udbudsforretningen 2.5.1 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Tomas Tomasson, Indkøbs- og udbudskonsulent, pr. e-mail: tst@greve.dk, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud 2010/S 166 255086 Drift af genbrugshjælpemiddeldepot senest den 15.10.2010 kl. 9:00. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive tilsendt alle, som har fået udleveret udbudsmaterialet. 2.5.2 Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er den 21.10.2010 kl. 12:00 lokal tid. Tilbud skal afgives i 1 underskrevet eksemplar, 7 kopier og én elektronisk version på CD-rom eller USB nøgle i word- eller pdf-format. Tilbuddet skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 7
Greve Kommune Økonomi & IT, Indkøbskontoret Rådhusholmen 10 2670 Greve Att.: Tomas Tomasson Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal afgives på dansk. Tilbuddet skal være mærket: Tilbud EU udbud 2010/S 166-255086 Drift af genbrugshjælpemiddeldepot og Må kun åbnes af Indkøbskontoret. Forsendelsen skal være lukket. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.5.3 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil den 7.10.2011. 2.6 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.7 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.8 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.9 Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.12 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. 2.10 Pligtmæssige oplysninger Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: Skatter og afgifter Navn Adresse Tlf. nr. Fax nr. Skat Østbanegade 123, DK-2100 København Ø + 45 72 22 18 18 (landsdækkende kundecenter) Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 8
E-mail Internetadresse skat@skat.dk www.skat.dk Miljøbeskyttelse Navn Adresse Miljøstyrelsen Tlf. nr. + 45 32 66 01 00 Fax nr. + 45 32 66 04 79 E-mail Internetadresse Strandgade 29, DK-1401 København K mst@mst.dk www.mst.dk Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Navn Adresse Arbejdstilsynet Tlf. nr. +45 70 12 12 88 Fax nr. +45 70 12 12 89 E-mail Internetadresse Landskronagade 33, DK-2100 København K at@at.dk www.at.dk 2.11 Forbehold 2.11.1 Udbyders forbehold Greve Kommune tager forbehold for ændringer i love, bekendtgørelser og andre myndighedsbeslutninger, som kan ændre vilkårene for den udbudte ydelse. Greve Kommune tager forbehold for at det faktiske forbrug af ydelser afhænger af antallet af borgere, som har behov for og bliver godkendt til genbrugshjælpemidler. Ligeledes tager Greve Kommune forbehold for at ydelserne beskrevet i kravspecifikationen kan ændres i løbet af kontraktperioden som følge af ændrede behov hos borgerne, nye krav fra myndigheder eller fordi der introduceres ny og forbedret teknologi på området. Aktuelt overvejes alternative løsninger og håndtering af området nødkald, nøglebokse og røgalarmer. 2.11.2 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Forbehold skal noteres i kapitel 4 i tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Tidsplan for udbudsforretningen, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branche standard forbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 2.12 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i LBK nr. 937 af 16. september 2004 med tre Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 9
senere ændringer, som implementerer Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Fortrykt formular findes som bilag 1. Hvorvidt tilbudsgiver på tidspunktet for afgivelse af tilbud har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til beskyttelse af arbejdsmiljø. Fortrykt formular findes som bilag 2. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, godkendte årsregnskaber for de seneste 2 regnskabsår. Teknisk kapacitet: Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Beskrivelse af tilbudsgivers kvalitetssikringssystem. 2.13 Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Greve Kommune vil i evalueringen lægge følgende delkriterier til grund, med det højeste antal mulige point angivet i parentes: 1. Pris (42 point) 2. Fleksibilitet (36 point) 3. Tillægsydelser (17 point) 4. Service (5 point) Ved pris forstås den samlede årlige pris, som Greve Kommune skal betale for den udbudte ydelse. Den samlede årlige pris beregnes som summen af en fast månedlig betaling (kaldet tilslutningsafgift) og en betaling, som afhænger af Greve Kommunes brug af forskellige depotydelser. Evaluering af delkriteriet pris foretages ud fra det faktiske forbrug af ydelser som fandt sted i 2009. Forbruget er oplyst i Bilag 8 Tilbudsliste. Ved fleksibilitet forstås tilbudsgivers evne til at løse ikke-specificerede opgaver, som nødvendiggør en fleksibel tilgang til løsningen. Opgaver som er mangfoldige og med mange nuancer og indfaldsvikler, og som ofte kræver stor fleksibilitet og rummelighed i det daglige samarbejde. En fleksibilitet i samarbejdet, der foregår mellem bestillerne, tilbudsgivers personale, borgere, pårørende, hjælpere, eksterne leverandører m.fl. Et samarbejde der foregår om den enkelte borger, men også om et enkelt hjælpemiddel eller en uforudset situation. Tilbudsgiver skal beskrive sin løsning af de 6 cases, som står i bilag 3. Greve Kommune vil vurdere tilbudsgivers løsning af casene med udgangspunkt i Greve Kommunes 7 værdier, beskrevet i afsnit 1.2. De 6 cases vægter ens. Ved tillægsydelser forstås tilbudsgivers evne til at tilbyde følgende ydelser: Reparation og vedligeholdelse af hjælpemidler for borgere Udlejning af hjælpemidler til borgere, og andre kommuner, hvis borger midlertidigt opholder sig i Greve Kommune Udlejning til skoler og institutioner i Greve Kommune Det er en forudsætning for tilbudsgivers beskrivelse, at der ikke må ske en sammenblanding mellem hjælpemidler, tilbehør og reservedele ejet af Greve Kommune, med det som udlejes til borgere og andre kommuner. Ved service forstås tilbudsgivers evne til at give borgere mulighed for at henvende sig fysisk på depotet for at afhente eller aflevere hjælpemidler, eller rette telefonisk henvendelse til depotet. Bemærk at der kun evalueres på tilbudt åbningstid, som ligger udover de 2 timer daglig mellem 8 16 på hverdage, som angives i kravspecifikationen. Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 10
3. Tilbudsdisposition Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen følges. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne, samt at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.12 opstillede udvælgelseskriterier og de i udbudsmaterialets afsnit 2.13 anførte delkriterier. Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens kapitel 4. Kapitel Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). Det skal fremgå, at tilbuddet vedstås indtil den 7.10.2011. 2 Udvælgelseskriterier. Afsnittet skal indeholde tilbudsgivers skriftlige erklæring på tro og love om: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i LBK nr. 937 af 16. september 2004 med tre senere ændringer, som implementerer Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Fortrykt formular findes som bilag 1. Hvorvidt tilbudsgiver på tidspunktet for afgivelse af tilbud har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til beskyttelse af arbejdsmiljø. Fortrykt formular findes som bilag 2. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, godkendte årsregnskaber for de seneste 2 regnskabsår. Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Beskrivelse af tilbudsgivers kvalitetssikringssystem. 3 Kort resumé af tilbuddet. Kapitlet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. 4 Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker, herunder forbehold til kontraktudkastet. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit 2.11.2 vedrørende retsvirkningerne af eventuelle forbehold. 5 Delkriterium 1: Pris Tilbudsgiver skal angive prisen ved udfyldning af Bilag 8 Tilbudslisten. Greve Kommune har valgt en prismodel, hvor tilbudsgiver skal angive to typer priser i Tilbudslisten: 1. Tilslutningsafgift Det er en fast betaling (faktureret månedsvis), som indbefatter nogle af ydelserne beskrevet i kravspecifikationen. Tilslutningsafgiften reguleres én gang årligt efter bestemmelserne i afsnit 5.6 Prisregulering i udkast til kontrakt. 2. Normalkørsel, Kørsel med haste- eller akuttillæg eller Servicepakke 1, 2 eller 3. Prisen for den enkelte Normalkørsel, Kørsel med haste- eller akuttillæg og Servicepakke 1,2, eller 3 kan, ligesom tilslutningsafgiften, kun reguleres én gang Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 11
årligt efter bestemmelserne i afsnit 5.6 Prisregulering. Greve Kommunes samlede betaling for ydelser afregnet efter type 2, vil afhænge af det konkrete forbrug af de pågældende ydelser. I kravspecifikationen er der angivet om Greve Kommunes betaling for en ydelse skal være indeholdt i Tilslutningsafgiften eller betales som Normalkørsel, Normalkørsel med haste- eller akuttillæg eller en Servicepakke 1,2 eller 3. I bilag 8 skal tilbudsgiver under alternativ 2 angive de tilbudte priser, hvis opgaverne skal udføres efter tidsfristerne angivet i bilag 7 under alternativ 2. Den tilbudte pris skal angives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter og omkostninger. 6 Delkriterium 2: Fleksibilitet Tilbudsgiver skal her beskrive sin løsning af delkriteriet Fleksibilitet, se afsnit 2.13 Tildelingskriterium. 7 Delkriterium 4: Tillægsydelser Tilbudsgiver skal her beskrive sin løsning af delkriteriet Tillægsydelser, se afsnit 2.13 Tildelingskriterium. 8 Delkriterium 3: Service Tilbudsgiver skal her beskrive sin løsning af delkriteriet Service, se afsnit 2.13 Tildelingskriterium. Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 12
4. Kravspecifikation Afregning af ydelser I kravspecifikationen er der for de forskellige ydelser angivet hvordan Greve Kommune skal afregnes for brug af ydelserne. Nedenfor er der en beskrivelse af de forskellige afregningstakster: Tilslutningsafgift Tilslutningsafgiften er et fast beløb som Greve Kommune betaler hver måned. Tilslutningsafgiften indbefatter mange af de kapacitetsomkostninger, som er forbundet med at drive et depot. Normalkørsel Normalkørslen er afregningstaksten for opgaver, som indbefatter transport af hjælpemidler. Normalkørsel med haste- eller akuttillæg Normalkørsel med haste- eller akuttillæg er den typiske afregningstakst for opgaver, som udover transport af hjælpemidler også indbefatter at ydelsen skal leveres hurtigere end de normale tidsfrister. Servicepakker Servicepakkerne er afregningstaksten for ydelser, som ikke er en del af ydelserne beskrevet i afsnittene om levering, afhentning, rengøring, standardindstilling og standardtilpasning.. Det kan være tilpasninger efter levering, reparationer og særlige opgaver vedrørende nødkald, nøglebokse og røgmeldere. I afsnit 4.6 Øvrige hjælpemiddelrelaterede opgaver er der en beskrivelse af nogle af opgaverne. Til brug for taksering af de øvrige hjælpemiddelorienterede ydelser, har Greve Kommune inddelt dem i 3 servicepakker. Inddelingen er foretaget ud fra Greve Kommunes skøn over hvor lang tid en ydelse tager at udføre: Servicepakke 1 har en gennemsnitsnorm på 20 minutter pr ydelse fra påbegyndt til afsluttet. Servicepakke 2 har en gennemsnitsnorm på 40 minutter pr ydelse fra påbegyndt til afsluttet. Servicepakke 3 har en gennemsnitsnorm på 60 minutter pr ydelse fra påbegyndt til afsluttet. Den skønnede tidsnorm indeholder ikke tid til kørsel, administrative opgaver forbundet med at udføre ydelsen mv. Tilbudsgiver skal i sin tilbudte pris på servicepakkerne indregne samtlige omkostninger forbundet med at udføre ydelsen, således at den tilbudte pris på en servicepakke i Tilbudslisten er alt inklusive. I bilag 6 om servicepakkerne er angivet en liste over alle relevante serviceorienterede ydelser med angivelse af om brug af ydelsen skal afregnes efter prisen for servicepakke 1, 2 eller 3. Listen er ikke udtømmende. Hvis der efter kontraktstart tilføjes yderligere opgaver til listen, aftales takseringen mellem Greve Kommune og tilbudsgiver. 4.1 Bestilling og levering af hjælpemidler Klargøring Alle hjælpemidler skal være funktionsduelige ved levering og der må ikke mangle dele. For udvalgte hjælpemidler er klargøring beskrevet i bilag 4 om kvalitetsstandarder. Sammensætning og bestilling af hjælpemidler iht. konfiguration Tilbudsgiver skal levere hjælpemidler fra Greve Kommunes standardkatalog i den konfiguration, som er beskrevet i det standardkatalog, som udleveres umiddelbart inden aftalestart. Tilbudsgiver skal levere hjælpemidler, som ikke er i Greve kommunes standardkatalog, men som tilhører samme ISO-gruppe som standardprodukterne, i samme konfiguration som standardprodukterne. Ved begge førnævnte opgaver skal tilbudsgiver stå for levering af hjælpemiddel med alt tilbehør uden at Greve Kommune skal bestille det enkelte tilbehør ved hver bestilling. Tilbudsgiver skal bestille og levere hjælpemidler, der ikke er på depotet (nyindkøb) hos leverandør i den, fra Hjælpemiddelafsnittet, bestilte konfiguration. Kommunens Hjælpemiddelafsnit kan også vælge selv at bestille hjælpemidler fra leverandør og efterfølgende underrette depotet om bestilling og konfiguration. Hvis hjælpemidler har en konfiguration, som afviger fra standardkonfigurationen, skal alt afvigende tilbehør registreres i lagersystemet. Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 13
Alle ovenstående opgaver skal være indeholdt i tilslutningsafgiften. Tidsrum for levering af hjælpemidler Levering af hjælpemidler skal foregå i tidsrummet 8-16 på hverdage. Levering skal ske på det tidspunkt der er aftalt med borger/pårørende/personale eller med Hjælpemiddelafsnittet, hvis levering og tilpasning skal ske sammen med medarbejdere fra Hjælpemiddelafsnittet. Leveringsfrister 1. Levering af hjælpemidler, som lagerføres på depotet bestilles af Hjælpemiddelafsnittet som: Normallevering eller levering med haste-/akuttillæg. I bilag 7 fremgår tidsfristerne for de tre typer leveringer. 2. Levering af hjælpemidler, som ikke lagerføres på depotet: I bilag 7 fremgår tidsfristerne for levering. Hvis der i ganske særlige tilfælde opstår behov for rettelser eller tilføjelser indenfor 2 timer efter afgivet rekvisition på normallevering eller levering med hastetillæg, skal Greve kommune kunne tilføje yderligere produkter til afgivet rekvisition uden yderligere betaling. Hjælpemiddelafsnittet skal kunne bestille hjælpemidler til levering på angiven dag og tidspunkt, også når dette tidspunkt er udover normal leveringsfrist. Eksempelvis 14 dage efter afgivet rekvisition. Afregnes som normal kørsel. Såfremt et standardhjælpemiddel, beskrevet i standardkataloget ikke er på depotet og tilbudsgiver kan dokumentere, at en evt. tidsfristoverskridelse skyldes, at forhandleren/underleverandøren ikke er i stand til at levere indenfor sin normale leveringsfrister, kan der undtages fra de nævnte leveringsfrister. Reservation af hjælpemidler Hjælpemiddelafsnittet skal have mulighed for at reservere hjælpemidler. Dette foregår på samme vis som ved bestilling af levering, men med bemærkning om, at der er tale om en reservation. Der afregnes først for kørsel, når Hjælpemiddelafsnittet giver meddelelse om levering. Reservation er uden yderligere beregning for Greve Kommune. Kontakt til borger Tilbudsgiveren skal træffe telefonisk aftale med borger/pårørende eller hjemmepleje om tidspunkt for levering. I særlige tilfælde skal der træffes aftale med borger f.eks. via SMS, skrivetelefon eller fax. Undtaget herfra er, når Hjælpemiddelafsnittet har bestilt levering til et bestemt tidspunkt. Kontakt til borger er indeholdt i tilslutningsafgift Levering på borgerens opholdsadresse Tilbudsgiveren skal levere hjælpemidlerne på borgerens opholdsadresse. Hjælpemidlerne må ikke sættes udenfor hjemmet, selvom borgeren beder om det. Montering af hjælpemidler Tilbudsgiveren skal montere alle hjælpemidler som kræver montering på borgers opholdsadresse. For udvalgte hjælpemidler er montering beskrevet i bilag 4 om kvalitetsstandarder. Hvis montering ikke kan lade sig gøre som bestilt, skal tilbudsgiveren i første omgang selv kontakte forhandleren for at få vejledning til montering og herudfra forsøge ny montering, hvis forhandleren af hjælpemidlet oplyser at montering er mulig. Nyt forsøg på montering skal ske senest førstkommende hverdag. Kan det fortsat ikke lade sig gøre at montere hjælpemidlet, skal Hjælpemiddelafsnittet kontaktes senest førstkommende hverdag inden kl. 13.00. Vederlag for montering er indeholdt i prisen for servicepakken. Det udløser ikke yderligere betaling hvis tilbudsgiver nødsages til at komme igen for at montere hjælpemidlet. Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 14
Instruktion til borger Tilbudsgiver skal ved levering give borgeren instruktion i, hvordan hjælpemidlet fungerer. For udvalgte hjælpemidler er instruktion beskrevet i bilag 4 om kvalitetsstandarder. Tilbudsgiveren må ikke forlade borgerens opholdsadresse før det sikres, at hjælpemidlet fungerer efter hensigten. I situationer hvor borgeren af forskellige årsager ikke kan modtage en almindelig instruktion i brugen af hjælpemidlet, eller hvor primær bruger er pårørende eller personale, skal tilbudsgiveren ved levering indgå i samarbejde med pårørende og personale om instruktion. Instruktion er indeholdt i prisen for servicepakken for den pågældende ydelse. Brugsanvisning Der skal altid udleveres en brugsanvisning, som skal overholde den til enhver tid gældende lov. På udvalgte hjælpemidler skal brugsanvisningen sidde synligt placeret på hjælpemidlet, så arbejdstilsynets regler om brugsanvisninger overholdes. De udvalgte hjælpemidler er: Alle typer lifte Trappelifte og platformslifte Trappetjenere El-senge Vekseltrykmadrasser Flytning af møbler i borgernes hjem Tilbudsgiveren skal bistå med den nødvendige flytning af borgerens møbler på borgerens opholdsadresse. Dette omhandler flytning af mindre møbler indenfor samme rum for at skabe plads til hjælpemidler, eksempelvis en kommode eller en seng som skubbes ind til væggen. Flytning af møbler er indeholdt i prisen for servicepakken for den pågældende ydelse. Borger afhenter hjælpemidler på depotet Borger skal kunne afhente hjælpemidler på depotet indenfor den fastsatte åbningstid og efter forudgående aftale med Hjælpemiddelafsnittet og/eller depotet. Afregning sker med udgift svarende til ½ takst for normal kørsel samt evt. haste-/akuttillæg. Hjælpemiddelafsnittet afhenter hjælpemidler på depot Hjælpemiddelafsnittet skal i særlige tilfælde kunne afhente hjælpemidler på depotet på hverdage i tidsrummet 8-16. Særlige tilfælde vil som ofte være afhentning af sejl og tryksårsforebyggende puder. Afregning sker med udgift svarende til ½ takst for normal kørsel. Kvittering for udlån Greve Kommune stiller ikke krav om at tilbudsgiver skal udlevere kvittering for udlån. Borgerne får altid tilsendt en bevillingsskrivelse fra Hjælpemiddelafsnittet. Levering af mangelfuldt klargjorte hjælpemidler Hvis tilbudsgiveren leverer et hjælpemiddel, som ikke er klargjort/rengjort iht. Greve Kommunes kvalitetsstandard, skal tilbudsgiveren sørge for at klargøre eller ombytte hjælpemidlet senest først kommende hverdag inden kl. 13. Det sker uden yderligere beregning for Greve Kommune. 4.2 Afhentning af hjælpemidler Registrering på lager Når hjælpemidlet er indkommet på lageret, skal det fremgå på vask/reparation/lageroversigten senest dagen efter afhentning. Der må maksimalt gå 10 hverdage før hjælpemidlet igen er klar til brug. Det er tilbudsgivers opgave at identificere hjælpemidler og tilbehør, samt hjælpemiddelrelaterede boligindretning. Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 15
NB se også afsnit 4.4.5. og 4.4.6 om reparation og kassation. Tidsrum for afhentning af hjælpemidler Tilbudsgiver skal afhente hjælpemidler i tidsrummet 8-16 på hverdage og på det tidspunkt, der er aftalt med borger/pårørende/personale. Afhentningsfrister Afhentning af hjælpemidler kan bestilles som: Normalkørsel eller kørsel med haste-/akuttillæg se bilag 7. Kontakt til borger Tilbudsgiveren skal træffe telefonisk aftale med borger/pårørende eller hjemmepleje om tidspunkt for afhentning. I særlige tilfælde skal der træffes aftale med borger f.eks. via SMS, skrivetelefon eller fax. Undtaget herfra er, når Hjælpemiddelafsnittet har bestilt afhentning til et bestemt tidspunkt. Kontakt til borger er indeholdt i tilslutningsafgift Afhentning hos borgerne Tilbudsgiveren skal afhente hjælpemidlerne på borgerens opholdsadresse. Hvis afhentning indebærer afmontering, er afmonteringen indeholdt i betaling for kørslen. Afhentning af ikke registrerede hjælpemidler Tilbudsgiveren er ved afhentning af hjælpemidler forpligtiget til at medbringe ikke registrerede hjælpemidler, selvom disse ikke fremgår på afhentningsrekvisitionen. Tilbudsgiver skal give besked til Hjælpemiddelafsnittet senest førstkommende hverdag inden kl. 13.00, hvis der er afhentet ikke registrerede hjælpemidler. Der skal orienteres om, hvilke hjælpemidler det drejer sig om. Hvis der er mærkater på hjælpemidlerne skal tilbudsgiver undersøge, hvem hjælpemidlet tilhører og informere Hjælpemiddelafsnittet om det. Alle opgaver i dette punkt er uden yderligere omkostninger for Greve Kommune end den betaling, som udløses af den bestilte afhentning. Afhentning af hjælpemidler i Hjælpemiddelafsnittet Tilbudsgiveren er forpligtiget til at afhente hjælpemidler, som borgeren har afleveret i Hjælpemiddelafsnittet eller hvis en medarbejder fra Hjælpemiddelafsnittet undtagelsesvis selv har medtaget hjælpemidlet. Afhentningen afregnes med takst svarende til normalkørsel. Hjælpemiddelafsnittet afleverer hjælpemidler på depotet Hjælpemiddelafsnittet skal i enkelte tilfælde kunne aflevere hjælpemidler på depotet på hverdage i tidsrummet 8-16. Betaling for modtagelse er indeholdt i tilslutningsafgiften. Afhentning af hjælpemidler på plejecentre Afhentning af hjælpemidler på plejecentre kan enten ske på borgerens opholdsadresse eller særlige opsamlingssteder/kælder på de enkelte plejecentre Afregningen sker på samme vilkår som ved almindelige afhentning. Borger afleverer hjælpemidler på depot Borgere skal kunne aflevere hjælpemidler på depotet indenfor aftalt åbningstid efter forudgående aftale med Hjælpemiddelafsnittet og/eller depotet. Afregning sker med udgift svarende til ½ takst for normal kørsel samt evt. haste-/akuttillæg. Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 16
Bortkomne hjælpemidler Hvis hjælpemidlet ikke findes ved første forsøg på afhentning, skal tilbudsgiver tage kontakt til borger/pårørende/personale indenfor 2 hverdage og henstille til, at man leder efter tingene. Efter 14 dage fra første forsøg på afhentning skal tilbudsgiver igen kontakte borger/pårørende/personale og spørge om hjælpemidlet er fundet. Er hjælpemidlet fundet afhentes det indenfor tidsfrist for normalkørsel. Hvis hjælpemidlet derimod er bortkommet, kontaktes Hjælpemiddelafsnittet senest førstkommende hverdag inden kl. 13. Herefter beslutter Hjælpemiddelafsnittet det videre forløb, evt. om tilbudsgiver skal nedskrive det bortkomne hjælpemiddel i lagersystemet. Tilbudsgivers anden kontakt er indeholdt i tilslutningsafgiften. Afhentning af hjælpemidlet afregnes som normalkørsel. Returnerede hjælpemidler med anden ejer end Greve Kommune A. Fra sygehus: Som udgangspunkt er det borgerens ansvar at returnere hjælpemidler til sygehuset eller træffe aftale med sygehuset om afhentning. Er borgeren ikke i stand til dette, skal tilbudsgiveren i forbindelse med levering/afhentning af andre hjælpemidler hos borger, afhente hjælpemidler hos borger som er udlånt midlertidigt fra sygehusene. Tilbudsgiveren skal samle hjælpemidlerne sammen på et afgrænset område på depotet, mærke hjælpemidlet med borgerens navn og cpr.nr., samt kontakte sygehuset for afhentning. Sygehusene sørger for afhentning på depotet. Tilbudsgiver skal ikke rengøre eller reparere sygehusets hjælpemidler. Afhentning, opbevaring og kontakt til sygehus er indeholdt i tilslutningsafgiften. B. Fra anden kommune: Tilbudsgiveren skal returnere hjælpemidler som er afhentet hos en borger og som tilhører en anden kommune. Hjælpemidlerne skal returneres til den kommune som ejer hjælpemidlerne. Hjælpemidler skal ved returnering til andre kommuner være tydeligt mærket med borgerens navn og cpr.nr. Returnering skal ske senest indenfor 14 dage fra afhentning hos borger. Hvis den anden kommune er beliggende på Sjælland, Lolland, Falster eller Møn betales returnering til en anden kommune til en takst svarende til en normalkørsel. Ligger kommunen i andre dele af landet refunderes udgift til fragt iht. regning fra fragtmand. Særlige hjælpemidler A. Syns- og informationsteknologiske hjælpemidler: Tilbudsgiver skal afhente syns- og informationsteknologiske hjælpemidler på borgerens opholdsadresse og opbevare disse på et afgrænset område på depotet. Tilbudsgiver skal selv aftale afhentning af disse hjælpemidler med leverandør (pt. CSU i Roskilde). Afregning sker som for øvrige hjælpemidler. B. Særlige høretekniske hjælpemidler: Tilbudsgiver skal afhente særlige høretekniske hjælpemidler på borgerens opholdsadresse og opbevare disse på et afgrænset område på depotet. Tilbudsgiver skal selv lave aftale med Greve Kommunens leverandør om afhentning. Afregning sker som for øvrige hjælpemidler. Afmontering af mur- og nagelfaste hjælpemidler Tilbudsgiveren skal afmontere hjælpemidler som kræver afmontering på borgerens opholdsadresse. Hvis afmontering ikke kan lade sig gøre som bestilt, skal tilbudsgiveren i første omgang selv kontakte forhandler for at få vejledning til afmontering og herudfra forsøge ny afmontering, hvis forhandler oplyser at afmontering er mulig. Nyt forsøg på afmontering skal ske senest førstkommende hverdag, uden beregning for Greve Kommune. Kan det fortsat ikke lade sig gøre at afmontere hjælpemidlet, skal Hjælpemiddelafsnittet kontaktes senest førstkommende hverdag inden kl. 13.00. Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 17
Afmontering af hjælpemiddel er indeholdt i betalingen for servicepakken, se i øvrigt bilag 6. Kvittering for afhentning Greve Kommune stiller ikke krav om at tilbudsgiver skal kvittere for afhentning. Tilbudsgiver kan medbringe en kvitteringsblok og udlevere kvittering på afhentning, hvis borger eller pårørende efterspørger dette. Opgaven er indeholdt i tilslutningsafgiften. 4.3 Særlige forhold for kørsler 4.3.1 Kørsler med flere opgaver Ved samtidig f.eks. levering, afhentning og service evt. kombineret med reparation er der særlig taksering. Se bilag 5 vedrørende takster. 4.3.2 Kørsel normal /haster/ akut Greve Kommune opererer med 3 former for kørselsafregning: - Normalkørsel - Kørsel med hastetillæg - Kørsel med akuttillæg. Tilbudsgiver skal i bilag 8 anføre den pris, som Greve kommune skal betale for normalkørsel, samt kørsel med haste- eller akuttillæg. I bilag 7 om tidsfrister er der angivet et alternativ 2, hvor tilbudsgiver har længere frist til at udføre kørselsopgaverne. Tilbudsgiver skal i bilag 8 Tilbudsliste under alternativ 2 angive de tilbudte priser, hvis levering, afhentning eller service følger tidsfristerne i alternativ 2 i bilag 7. Akutberedskab Tilbudsgiver er forpligtet til at kunne udføre levering, afhentning og reparation af hjælpemidler akut. Tilbudsgiver forventes at have et beredskab, der i tilfælde af akut opståede situationer, kan bringes i anvendelse. Der er kun tale om en forpligtelse til at opretholde en beredskabsfunktion inden for ordinær arbejdstid fra kl. 8:00-16:00 på alle hverdage. 4.3.3 Forgæves kørsel Hvis tilbudsgiver, på trods af en konkret aftale med borger/pårørende eller hjemmepleje/hjælpemiddelafsnit, ikke kan få adgang til borgerens opholdsadresse på det aftalte tidspunkt, skal Hjælpemiddelafsnittet kontaktes samme dag eller senest førstkommende hverdag inden kl. 13. Hvis borger ikke vil modtage eller aflevere hjælpemidlet, eller modtage service på hjælpemidlet skal Hjælpemiddelafsnittet underrettes samme dag eller senest førstkommende hverdag inden kl. 13. Ved forgæves forsøg på levering eller afhentning afregnes for normalkørsel eller kørsel med haste-/ akuttillæg, hvis dette er bestilt. Ved forgæves forsøg på udførelse af service, afregnes altid for en servicepakke 1. 4.3.4 Annullerede kørsler Hvis en kørsel annulleres senest dagen inden planlagt kørsel, er det uden beregning for Greve Kommune uanset at hjælpemidlerne er gjort klar på depotet. Hvis kørsel annulleres samme dag inden tilbudsgivers medarbejdere er kørt fra depotet, afregnes ved en leverings/afhentningsydelse med en normalkørsel og ved en reparationsydelse med en servicepakke 1. Er tilbudsgiver på vej til adressen når kørslen annulleres, afregnes på samme måde som ved en forgæves kørsel. Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 18
4.3.5 Tilbudsgiver udebliver eller kommer for sent Hvis tilbudsgiver udebliver eller kommer mere end 30 minutter for sent eller tidligt til en planlagt aftale, skal Greve Kommune ikke betale for den bestilte ydelse. Hvis der samtidig er lavet aftale med en ekstern konsulent skal tilbudsgiver afholde evt. udgifter til konsulenten, som Greve Kommune bliver opkrævet i forbindelse med konsulentens forgæves besøg. 4.4 Håndtering af hjælpemidler 4.4.1 Registrering og mærkning af hjælpemidler Det er tilbudsgivers opgave at registrere alle hjælpemidler i lagersystemet. Under registreringen hører også registrering af, hvilket tilbehør eller særlige tilpasninger, der er foretaget på det enkelte hjælpemiddel/løbenummer. Hvilke typer oplysninger, der skal registreres om tilbehør og særlige tilpasninger, oplyses af Hjælpemiddelafsnittet. Tilbudsgiveren skal samtidig med registreringen mærke alle hjælpemidler og alt tilbehør, der har HMI-nr. Mærkning skal ske med mærker, som skal godkendes af Greve Kommune. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for opgaven med at indkøbe de godkendte mærker. Betaling for anskaffelse af mærkerne faktureres til Greve Kommune. Mærkerne skal placeres, så de ikke generer under brug af hjælpemidlet. Hjælpemidler lavet af stof skal mærkes med vaskbar tusch. Greve Kommune har udarbejdet mærkningsanvisninger på udvalgte hjælpemidler, som skal overholdes se bilag 4 om kvalitetsstandarder. Hvis et hjælpemiddel har mistet markeringen, eller denne er ulæselig, er det tilbudsgivers opgave at mærke hjælpemidlet inden det på ny udlånes. Hjælpemidler uden genbrugsværdi skal ikke mærkes. Mærkning af hjælpemidler på borgerens opholdsadresse takseres med en servicepakke 1. 4.4.2 Smittefarer Når der køres til 2 forskellige adresser på en rute, skal tilbudsgivers personale sørge for at afhentede og leverede hjælpemidler håndteres, så risikoen for at der overføres sygdomsfremkaldende bakterier/vira fra afhentede til ikke leverede hjælpemidler minimeres. Greve Kommunes personale er ansvarlig for at oplyse om evt. smittefare, der kræver forholdsregler udover almindelig håndhygiejne. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan smittefare minimeres. 4.4.3 Rengøring Generelle krav Alle genbrugshjælpemidler, der kommer retur til depotet, skal rengøres. Hjælpemidlerne skal rengøres efter producentens anvisninger og under hensyn til, hvad materialerne kan tåle af varmegrader, rengørings- og desinfektionsmidler og rengøringsmetode. Efter rengøring skal hjælpemidlerne være uden snavs, pletter, lugt, tydelige misfarvninger og/eller kalkaflejringer. Rengøringen skal foregå på en sådan måde, at sygdomsfremkaldende bakterier og vira ikke længere er på hjælpemidlet efter endt rengøring. Tilbudsgiver rekvirerer selv rengøringsanvisninger fra producenterne. Særlige krav Hjælpemidler med stel: Alle dele rengøres i henhold til producentens anvisninger. Der må ikke være væske i rørene. Der må ikke være større rust og/eller lakskader. Ved tvivl vurderes tingene som ved kassation. Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 19
Hjælpemidler med hjul Alle hjul skal renses/rengøres for hår og snavs. Hjælpemidler af eller med stof/polster/betræk/hård plast Skal vaskes eller renses i henhold til producentens anvisninger. Greve Kommune har udarbejdet kvalitetsstandarder for udvalgte hjælpemidler, herunder rengøringsstandarder, som skal overholdes. Se bilag 4 om kvalitetsstandarder. Rengøring af hjælpemidlerne, samt alle nødvendige rengøringsmidler og remedier, som er nødvendige for opgaven, er inkluderet i tilslutningsafgiften. Borger og/eller plejepersonale er selv ansvarlige for den daglige rengøring og vedligeholdelse af hjælpemidlerne. 4.4.4 Indstilling og tilpasning af hjælpemidler I nedenstående redegøres for hvad der forstås ved standardindstilling, standardtilpasning og yderligere tilpasning. Standardindstilling Tilbudsgiver skal sørge for at udvalgte standardprodukter altid leveres i den beskrevne standardindstilling. Oversigt over standardindstillinger udleveres umiddelbart inden aftalestart. Standardindstilling er indeholdt i tilslutningsafgiften. Standardtilpasning Tilbudsgiver skal inden levering af hjælpemidler sørge for at indstille hjælpemidlet i den bestilte tilpasning. Dette inkluderer både tilpasning ud fra eksisterende tilbehør på hjælpemidlet og tilpasning med andet tilbehør. Eksempelvis en kørestol som grundet bestilling af lav sædehøjde skal have mindre drivhjul på. Tilbudsgiver skal, ved levering af hjælpemidler i borgers hjem, sørge for at hjælpemidler tilpasses i forhold til den enkelte bruger se også bilag 4 om kvalitetsstandarder. Tilbudsgiver skal også kunne tilpasse hjælpemidler i borgers hjem i samarbejde med medarbejdere fra Hjælpemiddelafsnittet i forbindelse med levering af hjælpemidlet. Standardtilpasning i forbindelse med levering af hjælpemidler er indeholdt i tilslutningsafgiften. Yderligere tilpasning Hvis der i forbindelse med borgerens brug af et hjælpemiddel opstår behov for yderligere tilpasning, skal tilbudsgiver køre til borgers opholdsadresse og tilpasse hjælpemidlet i forhold til den enkelte bruger, evt. i samarbejde med Hjælpemiddelafsnittet. Afregning for yderligere tilpasning sker efter servicepakker, se bilag 6 om servicepakker. Levering af mangelfuldt indstillede eller tilpassede hjælpemidler Hvis tilbudsgiveren leverer et hjælpemiddel, som ikke er indstillet eller tilpasset iht. Greve Kommunes kvalitetsstandard og/eller den bestilte tilpasning, skal tilbudsgiveren sørge for at indstille og/eller tilpasse hjælpemidlet senest førstkommende hverdag efter fejlen er konstateret. Udbedring af mangelfuld indstilling eller tilpasning er uden beregning for Greve Kommune og skal udbedres svarende til tidsfrister for kørsler med akut tillæg. Kontakt til borger Tilbudsgiveren skal træffe telefonisk aftale med borger/pårørende eller hjemmepleje om tidspunkt for tilpasning. I særlige tilfælde skal der træffes aftale med borger f.eks. via SMS, skrivetelefon eller fax. Undtaget herfra er, når Hjælpemiddelafsnittet har bestilt tilpasning til et bestemt tidspunkt. Udbud af hjælpemiddeldepot Greve Kommune August 2010 20