Kommunerne i region Sjælland Vejledning og Kvalitets Indikator Juni 2012 Organisation, ledelse og personale det generelle tilsyn Organisation Tilbud 1 Tilsynet påser at politikker, medarbejderdemokrati, arbejdsmiljø følger de gældende regler på området og er i overensstemmelse med de ledelsesmæssige værdier. Tilsynet påser at bestyrelsen er fuldtallig og inviterer bestyrelsesformanden til deltagelse i det anmeldte generelle tilsyn. Et tilbud skal være en selvstændig juridisk enhed med særskilt økonomi. Alle organisationsformer undtaget person ejede virksomheder skal have en vedtægt. Vedtægten skal godkendes i forbindelse med den generelle godkendelse ligesom det gælder for eventuelle senere ændringer. Har et tilbud en bestyrelse, har denne den øverste ledelse. Bestyrelsen ansætter og afskediger tilbuddets leder. Igennem tilsynet skal det påses at stedets leder har de fornødne personlige og faglige kompetencer til at lede stedet i overensstemmelse med stedets formål og værdier, målgruppens behov og de ydelser, der fremgår af godkendelsen samt udviklingen på området. I forbindelse med nyansættelse af ledere anmoder tilsynet om CV og dokumentation for uddannelse m.v. på den person bestyrelsen ønsker at ansættes samt en samtale med vedkommende. Tilsynet skal have et grundigt indblik i de organisatoriske rammer og strukturer. Tilsynet skal have grundigt indblik i ledelsens økonomistyring og driftssikkerheden. Plejefamilier Tilsynet skal have kendskab til plejefamiliens civilstatus og plejefamilien skal gøres bekendt med deres oplysningspligt i.f.t. ændringer. Tilsynet skal have indblik i, hvordan plejeforældrene strukturerer familielivet og hverdagslivet for den samlede familie og for det enkelte medlem af familien. Tilsynet skal have et grundigt indblik i plejeforældrenes opdragelsesmæssige værdier og syn på samarbejdet med professionelle og plejebarnets forældre og andre nære relationer samt hvordan de omsætter disse værdier i praksis. Tilsynet skal vurdere om der er overensstemmelse mellem plejefamiliens værdier og kompetencer og målgruppens behov Ledelse I forhold til ledelse af medarbejdere skal tilsynet skal have et grundigt indblik i de ledelsesmæssige værdier, den ledelsesmæssige organisering og ansvarsfordeling og den ledelsesmæssige praksis. 1 Begrebet tilbud dækker samtlige tilbud, som der skal føres tilsyn med jfr. Serviceloven se i øvrigt den overordnede generelle kvalitetsstandard.
Side 2/5 Tilsynet skal tillige interessere sig for disse forhold i et medarbejderperspektiv altså hvordan medarbejderne beskriver og oplever ovenstående temaer. Tilsynet gennemføres således, at det er muligt at få et grundigt indtryk af Om der er relevante faglige kvalifikationer til stede i personalegruppen og hvorvidt disse matcher beboernes behov for pædagogisk indsats og metode. Om der er relevant erfaringsniveau blandt medarbejdere til sikring af udvikling og kvalitet i forhold til den enkelte i tilbuddet. Tilsynet skal endvidere have indblik i kommunikationsformerne og beslutningsprocesser og i, hvordan konflikter mellem ledelse og medarbejdere eller medarbejdere indbyrdes håndteres Tilsynet skal informeres om medarbejderomsætning, introduktion af nye medarbejdere og om, hvordan kompetenceudvikling indgår i ledelsens strategier i forhold til at imødekomme brugernes 2 behov og de ændringer i krav og forventninger organisationen møder fra omverden I forhold til den faglige ledelse skal tilsynet have indblik i mødestrukturer og arbejdstidstilrettelæggelse og i det interne og eksterne professionelle samarbejde. Tilsynet skal vurdere, hvorledes disse strukturelle redskaber understøtter den pædagogiske praksis og målgruppens behov. Tilsynet skal undersøge, hvordan medarbejdere og ledelse kommunikerer om stedets pædagogiske værdier og kerneydelse. Tilsynet skal vurdere, hvordan denne kommunikation understøtter stedets formulerede pædagogiske og faglige mål. For plejefamilier Tilsynet skal påse at plejeforældrene er kompetente voksne, som har de fornødne personlige og faglige kompetencer til at sikre gode udviklingsbetingelser for egne og plejebørn og for familien som helhed. Tilsynet skal interessere sig for, hvordan plejeforældrene tager lederskab i familien og understøtter positive relationer og kommunikation medlemmerne imellem. Tilsynet skal have indblik i hvordan plejeforældrene forstår og håndterer konflikter. Tilsynet skal påse at plejeforældrene opfylder deres uddannelsesforpligtelse. Tilsynet skal vurdere hvorvidt plejefamiliens faglige kompetencer og ledelse af familien er i overensstemmelse med den godkendte målgruppes behov Tilsynet skal vurderer den ledelsesmæssige kompetence i forhold til organisationens virke og målgruppens behov I forhold til driftssikkerheden, samarbejdskompetence, kommunikation, og udviklingspotentiale. Tilsynet skal vurdere om organisation og ledelse er i overensstemmelse med stedets faglige praksis, målgruppens behov og den samfundsmæssige udvikling. Personale Formålet med tilsynet er at påse, at opholdsstedet, botilbuddet lever op til den givne godkendelse. Godkendelsesmyndigheden skal efter bekendtgørelsens kapitel 25 godkende den samlede medarbejdergruppes personlige og faglige kvalifikationer i forhold til målgruppen. 2 Jævnfør den overordnede generelle kvalitetsstandard benyttes begrebet brugerne, når der er tale om alle persongrupper, der føres tilsyn med: børn og unge samt voksne (handicappede som ældre).
Side 3/5 Jfr. 23, stk. 2 i bekendtgørelsen, kan kommunalbestyrelsen afslå at godkende et opholdssted eller et botilbud, hvis der i bemandingen ikke findes personale med tilstrækkelige kvalifikationer til at varetage den opgave som det pågældende opholdssted eller botilbud ønskes godkendt til. Iflg. formålvejledningens pkt. 109 er Kommunalbestyrelsen ikke bundet af interne retningslinjer for bemandingen af tilsvarende kommunale tilbud ved vurderingen af medarbejdergruppens personlige og faglige kvalifikationer og kommunalbestyrelsen kan ikke stille krav til medarbejdere ved private opholdssteder og botilbud, der rækker videre, end de krav, som stilles til medarbejdere ved tilsvarende kommunale tilbud. Tilsynet gennemføres således, at det er muligt at få et grundigt indtryk af Om der er relevante faglige kvalifikationer til stede i personalegruppen og hvorvidt disse matcher beboernes behov for pædagogisk indsats og metode Om der er relevant erfaringsniveau blandt medarbejdere til sikring af udvikling og kvalitet i forhold til den enkelte i tilbuddet På baggrund af ovenstående opstilles følgende Organisatorisk og ledelsesmæssig kvalitet Manual Ledelse og drift - Ledelsesværdier - Ledelse og ledelsesform - organisering af ledelse - kompetencefordeling/uddelegering af ansvar - renoveringsplaner/ byggeplaner - bestyrelse sammensætning og samarbejde - økonomistyring Politikker - ryge, og misbrug - senior - sygefravær - uddannelse - Konfliktberedskab, kriser, vold og trusler Arbejdsmiljø - fysisk arbejdsmiljø - psykisk arbejdsmiljø - medarbejdertilfredshed
Side 4/5 - procedurer for beredskab, sikkerhedsarbejde, arbejdsskader, vold/trusler om vold, brand mv. - sygefravær (omfang, årsager og indsats) Ledelse af medarbejdere og pædagogisk praksis - Normering, herunder kønsfordeling 3 - Uddannelsesmæssig baggrund - Medarbejderomsætning - Rollefordeling/funktioner - introduktion af nye medarbejdere - kompetenceudvikling - Faglig udvikling kurser supervision - arbejdstidstilrettelæggelse og mødevirksomhed - arbejdsplaner - kommunikation og samarbejde - faglige ledelse og strukturer - Trivsel og (syge-)fravær - Medarbejdersamtaler - Ansættelsesprocedure, introduktionsprogrammer for nye medarbejdere - Vurdering af nye medarbejdere, hvad vægtes i forhold til målgruppe - beslutningsprocesser - konfliktforståelse og konflikthåndtering - lokalaftale - personalemøder hvor ofte dagsorden og referat - Samarbejde personalet internt og mellem personale og ledelse - MED- udvalg Konklusion på den organisatoriske kvalitet og tilsynets anbefalinger På baggrund af skriftligt materiale, dialog med såvel ledelse som medarbejdere Sammenhængen mellem de organisatoriske rammer og de faglige målsætninger for anbringelsesstedets praksis. 3 Der gøres opmærksom på, at Ligebehandlingsnævnet har praksis for, at kønsfordeling på en arbejdsplads ikke uden videre sagligt kan begrunde forskelsbehandling på grund af køn. Se fx afgørelse nr. 264/2012
Side 5/5 Hvordan understøtter mødestrukturer, vagtplaner og samarbejdsstrukturer den pædagogiske og anden faglige praksis og målsætning. Hvordan vurderes organisation og ledelses- og medarbejderkompetencer at være i overensstemmelse med stedets faglige praksis, målgruppens behov og den samfundsmæssige udvikling.