Som adviseret i seneste MedWin Nyt, bringes hermed en særudgave af MedWin Nyt, omhandlende den forestående implementering af Fælles Medicinkort (FMK) og digital signaturhåndtering hos MedWin kunder i primær sektor. I MedWin teamet er vi nu langt om længe, tæt på at være klar til officielt at frigive vores nye spændende MedWin FMK-løsning. I det efterfølgende er beskrevet hvorledes du som MedWin kunde skal forholde dig, samtidig med at vi har prøvet at anføre en række nyttige anbefalinger, relateret til implementeringen af FMK og den dertilhørende digitale signatur. Hvordan kommer jeg igang med FMK? For at komme i gang med anvendelsen af det nye medicinmodul og dermed FMK og digital signatur, er der 3 centrale forudsætninger der skal være opfyldt forlods: 1. FMK aftale skal indgås via MedWin s salgsteam. 2. MedWin skal være opdateret til min. ver. 3.75.xxx. 3. Klinikken skal have adgang til sundhedsdatanettet 1 (som MedWin ASP kunde har du automatisk denne adgang via din driftsaftale) MedWin s salgsteam kan kontaktes på telefon 9623 5100 eller e-mail: (Øst for Storebælt): Per Skovgaard Hansen (per.s.hansen@eg.dk) (Vest for Storebælt): Jacob Christiansen (jacob.christiansen@eg.dk) Hvornår kan jeg komme igang med FMK? Vi åbner op for bestillinger i uge 43, dvs. fra dette tidspunkt vil vort salgsteam være klar til at håndtere aftaler på FMK. Idet vores praktiske erfaringsgrundlag for eksterne installationer fortsat er spinkelt, har vi dog besluttet indledningsvis at forestå en såkaldt kontrolleret udrulning. I praksis vil dette betyde, at vi i opstartsfasen vil begrænse udrulningen af den nye løsning i puljer af 5-10 klinikker ad gangen, i bestræbelse på at opsamle værdifulde erfaringer, som vi kan bruge fremadrettet. Som det er de fleste bekendt, har vores nye medicinløsning affødt enormt mange ændringer og udvidelser i det bagvedliggende MedWin program. Til trods for et omfattende testforløb, har vi dog fortsat brug for at få opsamlet yderligere brugererfaringer, således at vi kan finpudse løsningen endnu mere, til glæde for de kommende brugere. Ligeledes har vi behov for at drage erfaringer med hvorledes selve ibrugtagningen gennemføres i de første klinikker. Dvs. erfaringer med installation, opsætning og håndteringen af digitale signaturer, kvaliteten af vejledninger etc. 1 Anvendelsen af Sundhedsdatanettet som transportvej, er besluttet fra national side.
Endelig ønsker vi at evaluere formen, indholdet og mængden af den FMK-relaterede support, således at vi sikre de bedste forudsætninger for en effektiv og brugbar assistance for dig og dine kolleger. Med afsæt i ovenstående tager vi derfor et forbehold for, at der kan forekomme ventetid fra bestillingstidspunktet til egentlig implementering i netop jeres klinik. Dette som sagt, udelukkende for at sikre det mest smidige og kvalitative udrulningsforløb. Hvad koster det nye medicinmodul? Til trods for at tidsforbruget på udviklingen af FMK har været så omfattende at det ingenlunde har kunnet dækkes af den løbende programvedligeholdelse har vi alligevel besluttet, at levere den fulde udvikling af hele det nye medicinmodul inkl. FMK og digital signaturhåndtering vederlagsfrit for alle nuværende MedWin kunder! Dette betyder at den samlede pris inkl. moms for at komme i gang reduceres til: Udvikling og levering af nyt Medicinmodul inkl. FMK og central signaturhåndtering kr. 0,00 Oprettelse af digital signatur i Signaturcentral pr. læge kr. 1.500,00 2 Månedlig vedligeholdelsesafgift (FMK og digital signatur) pr. læge kr. 243,75 For en sololægepraksis betyder dette, at den samlede udgift til FMK og digital signaturhåndtering det første år vil andrage ca. kr. 5,25 pr. dag inkl. moms 3. Den månedlige vedligeholdelsesafgift dækker primært de løbende licensomkostninger som EG Data Inform afholder til 3. part i forbindelse med drift af Signatur Centralen. Hertil kommer den løbende programvedligeholdelse af selve FMK-funktionaliteten, således at løsningen løbende udvikles og vedligeholdes, samt at den overholder den til enhver tid gældende lovgivning for området. Endsige dækkes den løbende vedligeholdelse af den digitale signaturunderstøttelse, således også den forventede forestående opgradering til OCES2 formatet. Endelig dækker afgiften den øgede support, som vi forventer at opleve i forbindelse med håndteringen af mere end 3.000 digitale signaturer samt udrulningen af et helt nyt MedWin medicinmodul. 2 Prisen dækker udelukkende håndteringen af oprettelsen af digitale signaturer i den nye Signaturcentral, og ikke eventuel assistance til øvrige installationer f.eks. MedWin opdateringer, teknikerbesøg mv. Håndteringen af signaturer relateret til lægens medhjælpere (sekretærer, sygeplejersker mv.) er indeholdt i engangsudgiften på de kr. 1.500,00 pr. læge. 3 (1.500,00 + 12*243,75 2.500,00)/365 dage = kr. 5,25 inkl. moms. De 2.500,00 kr. er det overenskomstbestemte kompensationsbidrag for ibrugtagning af FMK. Beløbet erhverves ved, at den enkelte praksis giver besked til regionen (afregningsafdelingen), når praksis har fået FMK installeret. Så bliver beløbet udbetalt med næste honorar afregning iflg. MedCom
Hvordan oplæres jeg i FMK? 1. Som udgangspunkt har vi i MedWin teamet antaget, at oplæringen i anvendelsen af det nye medicinmodul kan ske gennem en nøje gennemgang af de medfølgende vejledninger. Vi har således gjort meget ud af, at få beskrevet de fornødne procedurer og rutiner, således at alle - på forsvarlig vis - bør kunne tage modulet i brug efter denne gennemlæsning. 2. Måtte der alligevel være behov for yderligere læring, henvises til de landsdækkende værkstedsmøder, som i øjeblikket gennemføres i MedCom regi med vor deltagelse, specifikt tilpasset MedWin-løsningen. For tilmelding til disse seancer henvises til MedCom. 3. Samtidig hermed vil temaet for vores gratis workshops i Århus, Ballerup og Odense være FMK og implementeringen heraf. 4. Endelig er der mulighed for at få afholdt et specialtilpasset besøg på din adresse ved en MedWin konsulent. Et sådan besøg vil have en varighed af ca. 4 timer, hvor vi sammen gennemgår den nye løsning med afsæt i netop din praksis og dine rutiner. Prisen herfor vil inkl. moms være: Specialtilpasset konsulentbesøg inkl. rejseomkostninger kr. 5.995,00 For generelt orienterende materialer omkring FMK henvises til National Sundheds-IT, og MedCom, som har begået en lang række yderst informative pjecer mv. direkte rettet mod sundhedsprofessionelle. Jf. evt. nedenstående links: http://www.nsi.dk/projekter/fmk/for-sundhedsprofessionelle.aspx http://www.medcom.dk/wm111659 Support på FMK og digital signatur? Som en del af den månedlige vedligeholdelsesafgift erhverver du naturligvis mulighed for at få support/ assistance til FMK og den digitale signaturhåndtering via vores normale ServiceDesk på telefon 96 23 5111. Du bedes venligst erindre, at det er en forudsætning for anvendelse af supporten, at du tidligere har modtaget grunduddannelse i MedWin systemet. Idet MedWin teamet forudser, at den nye løsning i indkøringsperioden vil afføde et ekstraordinært pres på supporten, har vi søgt at optimere bemandingen i supporten, i bestræbelse på at kunne yde hurtig og effektiv assistance. Dog vil vi gerne appellere til at du som MedWin-kunde, indledningsvis nøje gennemlæser de medfølgende vejledninger, da disse forventelig vil kunne give svar på mange af de mest udbredte spørgsmål. Herved sikres du dels hurtig afklaring af dine spørgsmål, og giver samtidig MedWin teamet de bedste muligheder for at kunne assistere, netop der hvor behovet er størst.
FMK forberedelse og vigtige forhold Krav til klinikkens it-udstyr For MedWin asp-kunder er der ingen nye krav til klinikkens pc er forbundet med FMK. For kunder med egen server eller enkeltstående pc er der heller ingen særlige krav til pc er og/eller server, men som med alle nye programfaciliteter betyder MedWin FMK udgaven generelt et lidt større træk på såvel pc er som server hvorfor udstyr der i forvejen er presset kan få problemer. Internetforbindelse FMK er en online service, hvilket vil sige at der kommunikeres direkte med den centrale FMK server under arbejdet med medicin i MedWin s medicinskema. Det stiller krav til internetforbindelsen hvis den er for langsom, ja så er FMK kommunikationen det også og dermed arbejdet med medicin. MedWin ASP-kunder skal ikke tænke på dette forhold, idet EG Data Inform har investeret i ekstra båndbredde til FMK trafik, og der skrues løbende op hvis behovet opstår. Kunder med egen server eller enkeltstående pc er skal forholde sig til deres internetforbindelse (bredbåndslinje). Er den tilstrækkelig hurtig set i forhold til klinikkens størrelse og til de opgaver man måtte ønske at anvende den til? EG Data Inform anbefaler 1 Mb/s pr. bruger, dog minimum 2 Mb/s. Dvs. en klinik med 2 læger, 1 sekretær og 1 sygeplejerske anbefales en 4 Mb/s forbindelse. Det skal understreges, at hastighedsoplevelsen for den enkelte bruger er direkte relateret til hvilken trafik klinikken totalt set generere. Bruges internet intensivt i klinikken skal der skrues yderligere op for hastigheden! Digital signatur Gennem de sidste år har den digitale signatur (her efter blot benævnt signatur ) gjort sit indtog i langt de fleste klinikker. Den er nødvendig i flere sammenhænge, f.eks. ved opslag på PEM (den Personlige Elektroniske Medicinprofil). Men FMK er den første service der kræver signatur og som samtidig er indbygget i MedWin. Det er ganske simpelt umuligt at benytte FMK uden en signatur, uanset om man er læge, sygeplejerske, sekretær, laborant eller andet. Signaturens anvendelse En signatur er en form for elektronisk id der er knyttet til et cpr-nummer og som hører sammen med et kodeord. Signaturen er altså personlig og udstedes af DanID der, af staten, er udpeget som Danmarks nationale signatur leverandør kun DanID kan udstede de signaturer der skal bruges i FMK sammenhæng. Den signatur der skal benyttes til FMK er helt præcist en medarbejdersignatur med cprnummer. Medarbejdersignaturer er knyttet til et cvr-nummer og administreres som følger. I en klinik udpeges en ansvarlig administrator for klinikkens medarbejdersignaturer. Til denne ansvarlige bestilles en såkaldt LRA signatur (Lokal Registrerings Autoritet). Denne specielle LRA signatur sætter den ansvarlige i stand til at udstede almindelige medarbejdersignaturer til resten af klinikkens medarbejdere samt nedlægge signaturer når de ikke længere skal bruges (f.eks. når en medarbejder forlader klinikken).
Signaturer skal fornyes hvert andet år, hvis ikke de fornyes til tiden udløber de og kan ikke bruges længere, dvs. der skal udstedes en ny til den pågældende person. Den type signaturer der skal bruges til FMK er ikke de samme som dem der kendes fra den private NemId (som mange f.eks. bruger til deres netbank). Det betyder blandt andet, at der ikke er et nøglekort men kun et kodeord. Single Sign-on i MedWin! Alt i alt er den digitale signatur en sikkerhedsmæssig fornuftig løsning, men desværre også en på mange måder rigid og lidet brugervenlig indretning. Derfor har EG Data Inform valgt at opbygge en helt unik løsning der inkorporerer signaturen i MedWin s brugerstyring. Ideen er i princippet, at en MedWin bruger (et sæt initialer) knyttes sammen med en signatur. Dette kan lade sig gøre fordi EG Data Inform har investeret i en såkaldt Signaturcentral, dvs. en speciel sikret server med en speciel signaturdatabase. I Signaturcentralen gemmes alle MedWin brugers signaturer (det gælder uanset om man er ASP-kunde eller ej). Når man logger ind i MedWin hentes signaturen frem og man skal angive signaturens kodeord. Det fikse er, at signaturens kodeord også giver adgang til MedWin, dvs. vha. ét kodeord logges både ind i MedWin og på signaturen (single sign-on). Samtidig sørger MedWin for en billettering hos FMK (vha. signaturen). Billetten holder 9 timer. I de 9 timer er der således fri adgang til FMK for den pågældende bruger uden, at der skal angives yderligere kodeord eller pin-koder! Signaturcentral løsningen betyder også, at udstedelse og nedlæggelse af signaturer kan ske indefra selve MedWin programmet samtidig med, at der f.eks. alligevel skal oprettes en ny MedWin bruger (f.eks. en ny amanuensis). Signaturen kan bruges til mere end FMK, f.eks. ved diverse indberetninger til sundhedsstyrelsen. MedWin s signaturløsning gør, at signaturen kan anvendes ganske som var den installeret lokalt på alle maskiner hvor der logges ind i MedWin. Dette gælder både for ASP og ikke ASP kunder! Dvs. at man kan bruge signaturen i f.eks. Internet Explorer i forbindelse med adgang til sites/hjemmesider som afkræver signatur. Lægens medhjælp I FMK sammenhæng deler man brugerne op i 2 typer: læger og deres medhjælp. En læges medhjælp dækker, i denne sammenhæng, over alle typer klinikpersonale der har med medicin at gøre. En medhjælp skal godkendes af den enkelte læge, dvs. alle læger i en klinik skal godkende og registrere f.eks. den fælles sekretær som deres medhjælp. Dette gøres på hjemmesiden www.medicin.it.dk. Denne registrering af medhjælpere har intet med MedWin at gøre det er en central registrering, som den centrale FMK server bruger til at kontrollere brugerne med. En medhjælp har kun læse rettigheder på FMK, mens en læge både kan læse og skrive. Heraf følger, at en medhjælp godt kan forny en ordination i MedWin, men den sendes ikke før en læge har godkendt den. Alle sætter fodaftryk! Uanset hvilket system man anvender til at tilgå FMK, det være sig MedWin, MedWin Vagt, et sygehus system eller et hvilket som helst lægesystem, så logges alle hændelser centralt. Uanset hvilken operation man foretager sig huskes det! Dvs. selv et lille kig på en patients medicin afføder en registrering. Denne registrering kan patienten/borgeren selv se! Registreringen indeholder oplysninger om hvem der har
kigget på FMK, hvornår og fra hvilken klinik. Det er derfor, i modsætning til tidligere, afgørende at man sørger for at tilgå FMK korrekt. Det er således ikke forsvarligt, at benytte en anden persons brugernavn/signatur idet det så er denne person der vil blive registreret i FMK s log!
Kom godt i gang oversigt 1. Bestil FMK hos EG Data Inform ved at, tage kontakt til MedWin s salgsteam for indgåelse af aftale herom. Salgsteamet kan kontaktes på telefon 9623 5100 eller e-mail: (Øst for Storebælt): Per Skovgaard Hansen (per.s.hansen@eg.dk) (Vest for Storebælt): Jacob Christiansen (jacob.christiansen@eg.dk) 2. Hvis man gerne vil lettet arbejdet med medicinafstemning i FMK, kan man med fordel sørge for at flytte al udløbet eller irrelevant medicin til seponeret i det nuværende MedWin. 3. Sørg for at klinikken har styr på den digitale signatur ved: a. At vide hvilken person i klinikken der er LRA er altså hvem der administrerer klinikkens signaturer. b. At få styr på, på hvilke maskiner personalets signaturer er installeret. c. At kontrollere at personalet kan huske deres kodeord til deres digitale signatur. d. Hvis klinikken ikke har digitale signaturer eller kun har en LRA signatur så vent med at bestille yderligere indtil I skal i gang med MedWin FMK, da I kan foretage de nødvendige oprettelser på let vis gennem MedWin. e. Kontakt regionens datakonsulent hvis der er spørgsmål angående signaturer generelt! i. https://www.sundhed.dk/artikel.aspx?id=71337.1104 ii. http://www.praksisinformation.rn.dk/konsulenterogudvalg/d atakonsulent/vejledninger/digitalsignatur.htm 4. Registrer signaturene i MedWin s brugerstyringsmodul og sørg for at bruge opsætningen generelt er på plads i MedWin. 5. Alle klinikkens læger skal sørge for at registrere deres medhjælpere på hjemmesiden www.medicin-it.dk. Hvis 2 læger deler sekretær skal begge læger registrere sekretæren som medhjælp! Registrering af medhjælpere kræver at man har en digital signatur. Kontakt regionens datakonsulent hvis der er spørgsmål angående dette!
6. Hvis klinikken ikke er MedWin ASP kunde, så kontroller at klinikkens internetforbindelse/bredbånd er hurtigt nok, se nærmere herom i afsnittet Internetforbindelse andet steds i dette nyhedsbrev. Om nødvendigt opgraderes hastigheden hos klinikkens Internet udbyder. 7. Gør alle klinikkens medarbejdere bekendt med FMK det vil givet vis betyde ændringer i alle klinikkers arbejdsgang og FMK medfører også en række nye begreber. Søg derfor viden på MedCom s og regionernes FMK seminarer og på Internettet. F.eks.: i. http://www.nsi.dk/projekter/fmk/for-sundhedsprofessionelle.aspx ii. http://www.medcom.dk/wm111659 8. Kast klinikken ud i det! Erfaringen siger at der er mange hurdler, men også mange gevinster! MedWin teamet ønsker alle vore kunder rigtig god fornøjelse med det nye medicinmodul og håber at løsningen indfrier dine forventninger! Mange efterårshilsner /MedWin teamet