REFERAT. af repræsentantskabsmøde den 26. november 2009

REFERAT af repræsentantskabsmøde den 26. november 2009 Formand Chris Cully bød velkommen til de fremmødte repræsentanter, afdelingsbestyrelsesmedlemmer, ansatte fra administrationen, samarbejdspartner fra bestyrelsen i Højbo samt revisorer. 1. Valg af dirigent Chris Cully foreslog Robert Thorsen, formand i Boligkontoret og VesterBo, som efterfølgende blev valgt. Dirigenten konstaterede, at mødet var lovligt indkaldt i henhold til foreningens vedtægter 11 stk. 1. Indkaldelsen var dateret den 26. oktober 2009 og således i overensstemmelse med vedtægterne. Efter navneopråb kunne det konstateres, at der var 35 stemmeberettigede til stede. Dirigenten nedsatte et stemmeudvalg bestående af: Karsten Jensen, Revisionsinstituttet, Ilona Lange, afdeling 5 og Kirsten Ihler, afdeling 14. 2. Godkendelse af referat Referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 19. november 2008 blev godkendt. 3. Bestyrelsens beretning for det forløbne år Hovedbestyrelsen Igen i år skal vi sige farvel til et gammel og garvet bestyrelsesmedlem. Efter 29 år i bestyrelsen har Villy Jensen besluttet at fratræde sin post ved nærværende valg. Villy har bl.a. været sekretær, men det skal nok bemærkes, at hans største engagement har været i Fagbo s byggeudvalg, hvor hans kendskab til byggebranchen har været til stor fordel for Fagbo. Administrationen År 2 i Boligkontoret. Efter en besværlig start kan vi mærke at tingene er begyndt at køre bedre. Vi ved, der stadig er nogle punkter hvor bl. a. afdelingsbestyrelserne stadig ikke er helt tilfredse. De bliver dog mindre og mindre. Til gengæld er der kommet nye tiltag til fordel for alle afdelinger. Fx kan afdelingerne snart oprette deres egne WEB-side (spørg Mette/Mogens). Kommunikationen på Internettet skulle nu være på plads i samtlige afdelinger. Her på det seneste har der også været en positiv effekt i forhold til forsikringer, hvor der er sparet 10-14 % på mæglersalæret. Der er blevet afholdt dialogmøder mellem BKÅ ved Steen og Robert samt afdelingsbestyrel-

serne i geografiske dele af Århus. Resultatet af disse dialogmøder, skulle ende op i et bedre samarbejde. Desværre vil der altid være problemer. Bl.a. i udlejningen hvor der desværre har været et par svipsere angående forskel på ældreboliger og +55 boliger. Der har også været et par fejl mht. regler om hold af kamphunde. Disse problemer skulle også nu være ryddet af vejen. Det sidste er, at BKÅ igen i år er kommet ud med et underskud Dette skyldtes blandt andet et stort overarbejde i forbindelse med starten samt øgede edb udgifter. Bestyrelsen har også igangsat nye tiltag. Augustenborggade 2 På et møde med tilsynet for boligforeningerne i Århus blev vi spurgt, om der var blevet lavet et målrettet arbejde mht. salg af bygningen. Til dette kunne vi svare På grund af finanskrisen var det endnu ikke lykkedes at sælge bygningen. Mægleren fra CBRE fik opgaven at sælge bygningen. De fastsatte prisen til 19.250.000 kr. Men pga. krisen faldt prisen til 15.900.000 kr. stadig ingen aktuelle købere. Vi forsøgte os med lejeaftaler også uden held. Det lykkedes os i sidste ende at sælge bygningen til 11.250.000 kr. til overtagelse pr. 1. maj 2009. Ja, vi fik solgt Augustenborggade 2, men hvad kunne vi gøre med pengene? Sidste år sagde jeg at hovedforeningen ikke har brug for så mange penge og at så mange penge som muligt vil blive kanaliseret ud til afdelingerne. Der blev jeg, bestyrelsen og dens rådgiver belært om, at dette ikke kan lade sig gøre rent regnskabsmæssigt. Jeg spurgte en embedsmand om, hvordan det så kan kanaliseres ud til afdelingerne. Resultatet blev, at den likvide beholdning er steget med godt 8.000.000 kr. Vi har forøget forrentningen af afdelingernes mellemregningskonto fra 3 % til 4,5 % som gav 866.489 kr. mere end budgetlagt til afdelingerne. Yderligere har vi taget 6.000.000 kr. fra den likvide beholdning til køb af obligationer for at opnå større renteindtægter, end vi kan få på bankkontoen. Yderligere blev der overført 2.071.114 kr. til dispositionsfonden fra salget af Augustenborggade 2. Dette bevirker, at der ikke opkræves bidrag til dispositionsfonden i 2009/2010 (yderligere besparelse/fortjeneste til afdelinger), men der bliver hårdt brug for disse penge. Mens vi skriver om økonomi, vil alle afdelinger og beboere modtage en stor sum penge i det kommende regnskabsår pga. tilbagebetaling af lønsumsafgift for perioden 1996-2007. Told og Skat har stillet krav om at beløbet tilbagebetales via administrationsbidraget. Retter man sig ikke efter denne anvisning, vil pengene ikke blive udbetalt. Der indregnes derfor 2.078.278 kr. i budgettet for 2010/2011. Renterne af lønsummen udgør 1.237.462 kr. Hertil stilles ingen krav fra Skat om, hvordan pengene skal tilbagebetales. Bestyrelsen godkendte, at pengene indtægtsføres i indeværende regnskabsår som en ekstraordinær indtægt i afdelingerne. Tilbagebetalingen dækker perioden 2. kvartal 1996 til 4. kvartal 2007. MEN MEN MEN. En lovændring fra 1. januar 2011 betyder, at de foreninger der administreres af et administrationsselskab skal betale moms af deres administrationsbidrag d.v.s. rundt regnet en årlig stigning på 600 kr. pr lejemål.

Ja, man er tilbøjelig til at tro, at fordi regeringen tabte sagen om lønsumsafgift, så skal den nok for pengene ind igen på en anden måde Ejendomsfunktionærerne Ejendomsfunktionærerne i alle 4 foreninger skulle have deltaget i en messe i Herning i september 2009. Turen blev aflyst, da det ikke længere er relevant for vores ejendomsfunktionærer. I stedet blev der arrangeret en tur til Silkeborg Papirfabrik med efterfølgende spisning ved Hotel Juul sø, hvor vores forsikringsmægler Bækmark og Kvist fortalte om afdelingernes forsikringsvilkår. Bestyrelsen har en dårlig smag i munden, idet vi har lovet en tur for vores egne ejendomsfunktionærer. Dette må vi rode bod på i nærmeste fremtid. Der er ikke ansat nye ejendomsfunktionærer i løbet af 2008/09. Elever/lærlinge som ejendomsfunktionærer. Bestyrelsen i Fagbo mener, at vi har en forpligtelse til at uddanne kvalificeret arbejdskraft til vores ejendomsfunktionærstab. Vi har derfor godkendt, sammen med de andre 3 foreninger, et forslag om at ansætte elever/lærlinge i vores organisation. Omkostningerne vil blive fordelt forholdsmæssigt efter lejemåls antal i de enkelte afdelinger. Der køres med 2 elever/lærlinge tidsmæssig forskudt af hinanden på skift i foreningerne. Afdelingerne Der er ikke sket det store i afdelingerne i år, men det skal dog nævnes at: Afdeling 5 har fået lavet ombygning af lægepraksis til en almen bolig. Den har også været afholdt et møde med Landsbyggefonden for at klarlægge, hvad en større renovering af afdelingen af bl.a. altaner, altangang, murværk og efterisolering vil omfatte og hvordan økonomien i dette vil se ud. Vi forventer en afklaring i første halvdel af 2010. Afdeling 7 har modtaget tilsagn til beboerrådgiverordning for Frydenlund for perioden 2009 2013. Der ydes et tilskud på 3.040.000 kr., hvoraf den lokale medfinansiering for alle afdelingerne i Frydenlund udgør 1.013.000 kr. Der er udskiftet køkkener i afdelingen. Afdeling 8 har fået godkendt en nedsættelse af grundværdien fra 2002 til 2008. dvs. at afdelingen får tilbagebetalt 544.000 kr. Dette havde afdelingen hårdt brug for, idet et hårdt tiltrængt nyt låsesystem koster i nærheden af 500.000 kr. Afdeling 9 har fået tildelt yderligere 150.000 kr fra dispositionsfonden i forbindelse med renovering af varmeveksler, boilerrum, ventilationsanlæg og skotrender. Der er udskiftet køkkener i afdeling 14. I afdeling 6 har der (igen) været arbejdet med muligheden for ombygning af værelserne til ungdomsboliger/familieboliger. I efteråret 2009 har vi desværre modtaget et afslag fra Århus kommune, da man ikke ønsker at omdanne værelserne til ungdoms- eller familieboliger med støtte.

Til alle afdelinger: Tilbagebetaling af varmepenge skulle nu ligge fast. Kommunen vil sende en check i februar til dem der betaler varmen direkte til dem (afdeling 4+13+14). De får til gengæld en forhøjelse af varmeprisen på 25 % pr. 1. november 2009. De øvrige afdelinger fortsætter med en takstnedsættelse. Den fortsætter i 2010 og 2011. Kommunen vil kun betale 157 kr. pr. lejemål pr. år for at lave nye varmeregnskaber. Den faktiske udgift vil blive meget større. De øvrige boligorganisationer i Århus har truffet den samme beslutning, bortset fra en. Urban projekt - Århus Vest Der arbejdes på at forskønne området omkring Herredsvang Torv. Udgiften hertil deles mellem grundejerne og de boligforeninger, der har afdelinger i området. For Fagbo s vedkommende drejer det sig om afdeling 8 (andel 342.250 kr.) og afdeling 20 (andel 302.750 kr.) Beløbene tages fra dispositionsfonden. Investeringen blev godkendt med den kommentar, at det er med en forventning om ikke at modtage flere regninger. Kursusweekend Kursusweekend blev i år holdt på Hotel Ebeltoft strand. Emnet var skimmelsvamp og bekæmpelse deraf. 3 Ingeniører fra Niras holdt et oplæg om emnet. Om det var på grund af tidspunktet (efterårsferie) eller landskamp eller? Desværre var der ikke ret mange tilmeldte fra Fagbo. Kursusudvalget fik på fin vis deltagerantallet op på et niveau, så kurset kunne blive gennemført ved bl.a. at invitere interesserede repræsentanter fra de andre 3 foreninger i BKÅ. Kursusudvalget har taget den manglende tilmelding til efterretning og vil ændre tidspunkt for afholdelse af kurset til næste år. Vi skal derfor huske at bakke op omkring kursusudvalget og dets arbejde fremover. Studietur for bestyrelsen Som vedtaget tager bestyrelsen kun på studietur hvert 2. år. Så næste tur bliver først til efteråret 2010. Nybyggerier Som vi kan læse i dagspressen, vil Århus kommune udarbejde en lokalplan for Lisbjerg i 2010. Fagbo står som første bygherre i BKÅ til at bygge når tiden er moden. Vi håber at fordelingsudvalget vil tildele en kvote til 2011. Steen har orienteret om byggemuligheder i Skødstrup. Alle 4 foreninger i BKÅ er interesserede og vi afventer kommuneplanen så en del af jorden vil blive inddraget til byzone. Aarhusbo (fælles opnotering) Ja, hvor længe vil Århusbo eksistere? Der er indkommet et forslag fra samtlige boligforeninger om én stor fælles opnotering for hele Århus kommune. Et udvalg i 5. kreds har udarbejdet skriftligt materiale og et udkast til en stiftelsesoverenskomst. Der er flere uafklarede punkter i forbindelse med styringsreformen, herunder hvordan opnotering sker på ventelisten. Ændringen i opnoteringsprocessen skyldes også modning i de 3 eksisterende fælles opnoteringer Århusbo Århusbolig - Sydsamarbejdet.

Styringsreformen kommer vi til at høre meget mere om i fremtiden, bl.a. udlejning af boliger (som nævnt før), økonomi og styring heraf samt tættere dialog med kommunen. Boligselskabernes Landsforening Direktøren for BL, Gert Nielsen, går på pension i foråret 2010. Den nye direktør er udpeget og er kendt af Fagbo, idet han var foredragsholder til en af vores kursusweekender i Skive, nemlig Bent Madsen 5. kreds Det boligsociale fællessekretariat har nu eksisteret i et par år og indkalder jævnligt til fyraftensmøder. Afdelingsbestyrelserne er altid velkomne til at deltage til disse møder. Hvis I ikke har informeret om jeres E-mail adresser til fællessekretariatet kan I tage kontakt til Boligkontoret. På kredskonferencen blev de to hovedemner fælles opnotering i Århus samt styringsreform med konsekvenserne heraf drøftet. Flytninger Der var 311 flytninger i 2008/2009 mod 305 året før. Medlemmer Der var en tilgang på 543 medlemmer i 2008/2009 mod 553 året før. Mundtlig beretning hvad skal der ske fremover? Styringsreformen betyder bl.a.: o at det nu er vedtaget ved lov, at afdelingsmødet kan bestemme, hvorvidt afdelingen ønsker at køre efter A eller B ordningen. o at max råderetsbeløbet hæves med 50.000 kr. o at der pr. 1. januar 2010 ikke længere tildeles boliger efter medlemsnummer (de bortfalder helt) men efter den dato, man er skrevet på ventelisten. o at kommunen ikke længere skal godkende forbedringsarbejder der medfører en huslejeforhøjelse på under 5%. Bestyrelsesseminar er afholdt. På seminaret blev følgende vedtaget: o at udvalgsstrukturen laves om fra førstkommende konstitueringsmøde. Der laves i stedet ad hoc udvalg. o at bestyrelsen tager på besøg i afdelingerne, hvor alle er velkomne til at komme og få en snak, stille spørgsmål m.v. o at afdelingsbestyrelserne kan vælge en kontaktperson i hovedbestyrelsen, som de kan bruge når/hvis behovet opstår. o at administrationspersonalet fremover inviteres med til arrangementer i Fagbo regi. Dette med håbet om at opnår det samme tætte forhold til personalet som tidligere i Fagbo. Der er fra bestyrelsen stillet forslag om godkendelse af opnoteringssamarbejde mellem alle boligforeningerne i Århus. Bestyrelsen indstiller, at der stemmes ja til forslaget.

Chris afsluttede sin beretning med at takke for godt og konstruktivt samarbejde i det forgangne år. Herefter blev beretningen sat til debat. Berit Møller Nielsen, afdeling 10: Spurgte til afskaffelsen af medlemsbeviser og hvem der har truffet denne beslutning. Steen Møller Andersen, direktør: Lovgivningen har lagt fast, at det er opskrivningstidspunktet på ventelisten, der er afgørende for ens placering. Men der vil være en overgangsordning, hvor alle medlemmer pr. 1. januar 2010 indplaceres efter medlemsnummer på ventelisten. Efter 1 år fremsendes et girokort til betaling for bibeholdelse af pladsen på ventelisten. Betales gebyret ikke, mister man sin plads og skal starte forfra, hvis man igen vil søge bolig. Beboerfortrinsretten røres der ikke ved. Vi mangler stadig en Bekendtgørelse fra ministeriet at gå efter. Poul Erik Østerby Pedersen, afdeling 1: Ønskede at information omkring medlemsbeviserne bliver udsendt før afdelingsmøderne i februar/marts 2010. Chilie Christensen, afdeling 14: Spurgte til hvem der får gebyret og hvem der administrerer betalingerne. Steen Møller Andersen, direktør: Man er opmærksomme på, at der sendes info ud. Der laves fælles informationsmateriale i kredsen og der vil også udgå information via dagspressen. Gebyret tilfalder den fælles opnotering. Herefter var der en længere debat omkring afskaffelsen af medlemsbeviser. Poul Erik Østerby Pedersen, afdeling 1: Havde flere spørgsmål og kommentarer 1. Spurgte til underskuddet 2. Hvornår kan man regne med, at renterne af obligationer kommer ud til afdelingerne 3. Spurgte til tilbagebetaling af varmepenge. Mente man kunne se forbruget pr. opgang 4. Ønskede at vide om sandheden om Kurt Kjeldgaards overgang til projektchef er kommet frem Svar fra Steen Møller Andersen, Carl Danielsen, Chris Cully og Kurt Kjeldgaard: 1. Det første år var der et større underskud. Det var til dels på grund af en del overarbejde det første ½ år af Boligkontorets levetid.

2. I lighed med tidligere år beslutter bestyrelsen hvor meget afdelingerne skal have i rente af mellemregningen. Det afhænger af det har været et godt år for obligationerne eller ej. Hele forrentningen udbetales til afdelingerne fra næste regnskabsår. 3. Kun 3 afdelinger får penge tilbage. Resten får en takstnedsættelse. Pengene vil blive ædt op af administration, hvis man skal til at åbne varmeregnskaberne igen. Da vi ikke ved hvor meget kommunen vil betale tilbage, kan vi ikke lave en beregning af, hvor stor tilbagebetalingen ville blive for en afdeling. 4. Kurt Kjeldgaard kunne udtrykke sin absolutte tilfredshed over sin nye stilling. Her kommer han til at arbejde meget mere med de sager, han virkelig brænder for. Beretningen blev enstemmigt godkendt. 4. Godkendelse af regnskab 2008/2009 og forelæggelse af budget 2009/2010 Administrationschef Carl Danielsen gennemgik blandt andet en oversigt over hvordan overskuddet i Fagbo fordeler sig, de store udsving i nogle afdelingers udgifter til istandsættelse ved fraflytning, oplysning om de store tab ved fraflytning, især i afdeling 8 og 13. Oplyste om at der var 19 afdelinger med overskud og 5 med underskud. Det samlede underskud udgør 1.019.390 kr. De væsentligste merudgifter er vand, renholdelse, ydelse vedrørende forbedringslån og tab ved fraflytning. Der er besparelser på renovation, større lejeindtægter og især højere rente af mellemregningen samt ekstraordinære indtægter. Lisbeth Kjær, afdeling 8: Spurgte til hvad man gør, hvis der kommer penge ind fra en flyttesag efter et regnskabsårs afslutning. Carl Danielsen, administrationschef: Vi gennemgår debitorerne i forbindelse med udarbejdelsen af regnskaberne. Her vurderer vi, om det er sandsynligt at fraflytter kan betale eller ej. Hvis vi vurderer, at fraflytter ikke kan betale, afskriver vi et á conto beløb på lejeren. Hvis lejeren på et senere tidspunkt skulle betale, indgår beløbet som en ekstraordinær indtægt i afdelingens regnskab. Regnskabet blev enstemmigt godkendt. Carl Danielsen gennemgik kort budgettet for 2009/2010. Den væsentligste udgift er til Boligkontoret. Vi har budgetteret med 2,25 % i rente. 5. Indkomne forslag a. Forslag fra afdelingsbestyrelsen i afdeling 3: Repræsentantskabet pålægger hovedforeningen at tilbageføre til afdelingerne, den del af salgsprisen for administrationsbygningen, der oprindeligt stammer fra beboernes indbetalinger til afdrag på kreditforeningslån og afskrivninger på bygning om installationer. Beløbene foreslås indbetalt på en konto der skal afvikles over maksimum tre år, ved at regulere huslejen midlertidigt.

Subsidiært skal beløbene indbetales på konto for planlagte og periodiske istandsættelser, hvilket kan betyde, at såfremt afdelingen er velkonsolideret, kan beboernes bidrag til nævnte konto nedsættes i en periode. Dette vil formentlig ikke med boligforeningens nuværende politik betyde nedsættelse af huslejen, men dog formentlig udskyde eventuelle forhøjelser. Forslaget blev trukket. b. Forslag fra Bestyrelsen: Der har igennem længere tid været arbejdet med muligheden for etablering af en fælles opnotering for familieboliger i Århus. Stiftelsesoverenskomsten er udarbejdet og følger med indkaldelsen. Den kan først gøres helt færdig, når vi kender de konkrete bekendtgørelser. Bestyrelsen foreslår, at Fagbo indtræder i den fælles opnotering så snart den kan etableres. Det vil betyde, at aarhusbo undgår store udgifter til ændring af hjemmeside for at gøre den mere brugervenlig og tidssvarende. Den er 6 ½ år gammel. Bestyrelsen mener også det vil sende et godt signal, blandt andet til Århus kommune, at det lykkes at lave en fælles opnotering for familieboliger ligesom det er tilfældet for ungdomsboliger. Det vil være en fordel for boligsøgende, at der kun vil være en fælles opnotering i stedet for 3 store og en boligorganisation for sig selv. Der er lavet en prioriteret rækkefølge vedrørende genudlejning af familieboliger om opryknings- og den almindelige venteliste. Det fremgår af punkt 6.1 i stiftelsesoverenskomsten. Boliggarantibeviser fortsætter i første omgang som nu. Det undersøges om der kan laves en fælles boliggarantiordning. Der kommer ny lovgivning som træder i kraft pr. 1. januar 2010. En del af lovgivningen vil dog første træde i kraft i løbet af 2010. Det gælder optjening af anciennitet og om man skal være medlem i den organisation man ønsker bo. Ændring af udlejningsreglerne vil være gældende uanset om der etableres en fælles opnotering eller ej. Chris Cully motiverede forslaget. Kunne blandt andet fortælle, at Fagbos andel af opstartsomkostningerne bliver ca. 42.000 kr. Efter et par opklarende spørgsmål blev forslaget sat til afstemning. 24 JA stemmer - 10 NEJ stemmer - 1 blank. Forslaget vedtaget. 6. Valg af formand På valg var: Chris Cully Chris Cully blev genvalgt.

7. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer På valg: Villy Jensen (afdeling 4) modtog ikke genvalg Lis Fræer (afdeling 23) Irene Madsen Graver (afdeling 6) Lis Fræer og Irene Madsen Graver blev genvalgt. I stedet for Villy Jensen blev Ole Frederiksen (afdeling 16) valgt. 8. Valg af 3 suppleanter Afgående: Kirsten Klemmensen (afdeling 7) Eva Raaberg (afdeling 3) Valgt blev: 1. suppleant: Ulla Wetke (afdeling 11) 2. suppleant: Chilie Christensen (afdeling 14) 3. suppleant: Kirsten Klemmensen (afdeling 7) 9. Valg af 2 medlemmer til kursusudvalget Kirsten Ihler afdeling 14 og Chilie Christensen afdeling 14 blev valgt. 10. Valg af revisor Revisionsinstituttet genvalgt. 10. Eventuelt Formanden for afdeling 3 Knud Hemdorf ønskede at diskutere afdelingens forslag (som blev trukket) med forsamlingen. Der var ingen kommentarer fra forsamlingen. Chris Cully takkede Villy Jensen for sine 29 år i bestyrelsen og overrakte gaver fra foreningen. Der var et ønske fra en deltager om at der til næste repræsentantskabsmøde benyttes mikrofon. Afslutning Chris Cully takkede dirigenten for hjælpen. Dirigenten sluttede mødet og takkede for god ro og orden.