Referat Generalforsamling Ejerforeningen Rønbjerg Dato: 25. marts 2012 Ad 1: Valg af dirigent Per Bach valgt til dirigent og konstaterede at generalforsamlingen var indkaldt rettidig. Ad 2: Bestyrelsens beretning om det senest forløbne år Årsberetning Rønbjerg Ejerforening 2011 Vi er nu igennem vores første hele år og fået lagt planer for det fremtidige arbejde. Der har været meget administrativt som skulle fin justeres og fundet en fornuftig arbejdsrytme. Vi i bestyrelsen føler at vi har etableret en god dialog med centret og fundet løsninger, som gavner alle på diverse spørgsmål. Vi har forsøgt at lade alle spørgsmål fra medlemmer fremlægge på bestyrelsesmøderne råt for usødet. Derved har alle fået en besvarelse på det fremlagte og bestyrelsen holdning hertil. Det er ikke altid vi kan honorere ønskerne, men sammen med centret har vi næsten altid kunnet finde en konstruktiv løsning. Igen i år har der på vores hjemmeside været ca. 15-20 inde pr. dag, hvilket må siges at være virkelig godt. Vi håber at vi i år kan udvide mulighederne, men med tanke på de ressourcer der kræves. Driften af området: Efter det første hele driftår har vi fået styr på alle udgifter, eller mere præcist, kender de rette udgifter. Der er kommet udgifter som ikke har været budgetteret fra starten men som nok var kendt. Vi er blevet lidt overrasket over hvor meget der kommer af skjulte udgifter mht. kloak, vandledninger og el-net, som selvfølgelig er ved at være ret gamle og derved af og til trænger til udskiftning Sidste år håbede vi på at have en færdig vedligeholdelsesplan klar til budget 2012, hvilket vi må erkende har taget lidt længere tid en beregnet. Vi har dog fået en god hjælp af Jacob og vi regner med at være færdige i løbet af foråret. Vi kan dog allerede se nu at der vil blive brug for større hensættelser og vi må ligeledes forvente at der i nogle år skal indbetales mere end normalt, for at kunne vedligeholde husene. Det fra starten budgetterede beløb vil kun dække de omkostninger vi har pt. Men ikke i nærheden af de gennemsnitlige årlige omkostninger. Vi ønsker derfor at hensætte det meste af overskuddet til senere vedligehold samt øge dette bidrag lidt, således vi ikke får de helt store udsving fra år til år og får opbygget en lille buffer til uventede eller større reparationer.
Økonomi: Som før nævnt har vi i 2011 et pænt overskud på ca. 220. Dette lyder selvfølgelig af meget, men der vil blive brug for det og mere til mht. vedligehold. Bestyrelsen mener at det er særdeles vigtigt at husene og området ser præsentabelt ud, således vi er konkurrencedygtige, holdt op mod de andre feriecentre som findes. Vi anbefaler derfor at der stemmes for budgettet. Forsikring og brand i 2 huse: Vi fik, som en af de første arbejdsopgaver, lavet en ny og forbedret forsikring, da den der var tegnet i første omgang ikke var fuldt dækkende. I slutningen af året brændte 2 huse, 220 og 221, hvilket satte dette på en prøve. Indtil nu er alt forløbet fornuftigt uden problemer mht. det forsikringsmæssige. Vi har dog godt kunne have ønsket en lidt hurtigere behandlingstid fra forsikringsselskabet, men de har krævet at, nogle sikkerhedsmæssige procedure skulle overholdes, hvilket har forsinket nedrivningen noget. Centret har håndteret hele sagen for ejerforeningen på en meget professionel måde. Det ser ud til at de skadeslidte ikke får nogen tab og de får endvidere nogle fuldt ud energi rigtige huse, som er lavet efter de normer/regler som findes i dag. Energi Vi har i løbet af året haft kontakt til en leverandør af 0-energi varmepumper og forventer at få testet disse i nogle huse. Endvidere håber vi at kunne afprøve nogle nye radiatorer som er mere effektive end de gamle (læs: meget gamle) radiatorer som er installeret pt. Da varmepumperne sidder udenfor, vil en investering i disse skulle over næste generalforsamling. Fremtidige opgaver: Som før nævnt vil en vedligeholdelsesplan blive lavet i løbet af foråret og derved danne baggrund for budgettet næste år (2013). Endvidere vil denne løbende blive opdateret og lagt ud på vores hjemmeside. Vi kommer i nær fremtid til at skulle lave en aftale med centret vedr. brugsretsvederlag i forbindelse med bygningen af det nye legeland. Dette vil dog først gælde fra 2013. Ud over dette skal vi ligeledes have en aftale i hus vedr. nedlæggelsen af golfbanen. Da dette er en væsentlig del af aktiviteterne. Det har desværre vist sig at golfbanen ikke har været attraktiv nok til at trække gæster til i forhold til den omkostning det medbringer. Vi håber at I senere vil stemme for at vi laver en aftale med centret om alternativet med fri adgang i wellness, da dette forventes at være mere attraktivt. Hvis ikke dette vedtages skal, det vurderes af en opmand jvf. Kontrakten, hvilket ikke vil være fordelagtig for os. Diverse Vi har i bestyrelsen et par punkter som vi har set gå igen gennem kommunikationen i årets løb. Derfor vil vi meget gerne påpege at vi som ejere sætter et godt eksempel ved IKKE at parkere bilen foran huset og samle hunde efterladenskaber op underluftningen.
Endvidere har der været mange forespørgsler omkring maling og service. Begge disse punkter bliver administreret i receptionen og man kan ved mangel få udleveret en lille spand maling eller det service der mangler. Husk at aflevere overskudsservice også Vi beder jer ligeledes stemme for vedtægtsændringen da dette kan lette beslutninger som kun berører nogle typer af huse. Bestyrelsen Ad 3: Forelæggelse af årsregnskab til godkendelse med påtegning af revisor Jens Peter Krejberg gennemgik regnskabet Det blev pointeret at regnskabet var som forventet, idet Dayz Rønbjerg fortsat ejer en af boligerne. Der arbejdes i øjeblikket på en 20 års vedligeholdelsesplan. Regnskabet blev godkendt med et overskud på ca. 220.000,- kr. Overskudet henføres til vedligehold. Kommentar til regnskabet: Det blev foreslået af ejer, at regnskabet udsendes med indkaldelsen til generalforsamling. Ejere ønsker at forsikringspolicerne lægges på ejerforeningenshjemmeside. Ejer forslog at der blev stillet 2 forslag til indbetalinger til ejerforeningen. Så der kunne komme et basis for vedligehold. Flere ejere ønsker indblik i Dayz Rønbjergs regnskab. SS: Regnskabet foreligger ikke endnu, men vi undersøger mulighederne for at informere ejere om regnskabet. Ad 4: Forlæggelsen af budget til godkendelse Jens Peter Krejberg gennemgik det på forhånd udsendte budget. Der forventes en stigning i indtægter. Budgettet blev godkendt. Kommentar til budgettet: Ejer indgav ønsker om grønnere renovation. Ejer foreslog at der undersøges muligheden for solenergi for at reducere energiforbruget. Ejer informerede samtidig at tilskudet til solenergi på nuværende tidspunkt er relativt højt.
Ad 5: Valg af medlemmer til bestyrelsen Største delen af bestyrelsen modtog genvalg. Bestyrelsen er nu; Formand: Nils K. Overgaard (hus 213) Næstformand: Egon Vingtoft (hus 412) Kasser: Jens Peter Krejberg (hus 613) Medlem: Per Bach (hus 726) Medlem Bjarne Rasmussen (118) Ad 6: Valg af suppleanter Der blev valgt 2 nye suppleanter. Suppleant: Jacob Nielsen (hus 601) Suppleant: Per Jacobsen (hus 215) Ad 7: Valg af revisor På genvalg var revisonsselskabet Martinsen. Revisionsselskabet Martinsen blev genvalgt. Ad 8: Behandling af indkomne punkter Bestyrelsen har ikke modtaget inkomne punkter inden generalforsamlingen. Bestyrelsen havde derimod to punkter til afstemning. 1) Bestyrelsen ønsker afstemning om et tillæg til vedtægterne. Det ønskes at de forskellige hustyper selvstændigt kan stemme om hvorvidt, godkendte investeringer skal foretages. Investeringerne er betalt af netop denne gruppe af huse, uden om ejerforeningen. Med godkendte investeringer menes at de er godkendt af ejerforeningen og centret. Forslaget er vedtaget. Afstemningen er fordelt med følgende stemmer: Ja: 121 Nej: 3 Blank: 1 2) Bestyrelsen ønsker en afstemning om bemyndigelse til at underskrive et tillæg til brugsretsaftalen. Således får hvert hus får 2 x gratis adgang til wellness området, i stedet for de 2 x kort til golfbanen. Alternativt skal brugsretsaftalen gennemgås af en opmand, hvilket højst sandsynligt ikke vil komme os ejere til gode. Forslaget er vedtaget. Afstemningen er fordelt med følgende stemmer: Ja: 119 Nej: 3 Blank: 3 Ad 9: Eventuelt Ejerne kommenterede at de ikke havde modtaget besked om ændinger ved udlejningen på deres bolig. SS: beklager den manglende information og vil informere personalet om proceduren ved ændringer af udlejningen.
Flere af ejerne forspurgte på flere og nye billeder af ferieboligerne til hjemmesiden. SS: Undersøger hvor sagen er i øjeblikket. Svar. Der vil efter etablering af legeland, lavet en foto session hvor der vil blive taget nye billeder af alle huse og faciliteter. En stor del af ejerne bakke op om Ejerdagen og foreslog at der laves en fast weekend om året til dette. Ejere foreslog at ejerdagen skulle gå med at forbedre fællesområder/faciliteter, idet de ikke mente at det var hensigts mæssigt at gøre andre ejere boliger i stand. Ejer foreslog at vaskefaciliteterne flyttes til centerbygningen i forbindelse med etableringen af det nye legeland. SS: vil tage det med i overvejelserne, da planerne ikke er endelige endnu. Ejer forespurgte på inventarlister til boligerne. SS: Disse kan udleveres i receptionen, eller ejerne må udfærdige egne lister som kan lamineres i receptionen. Ejere kommentere de manglende legeredskaber i badelandet. SS: informere om spørgeskemaer som udleveres til gæster, og at der allerede er begyndt at udbedre disse forhold. Ejerne ønsker evt. en anden rabatordning i centerets afdelinger end den nuværende. Dette kunne f.eks. ændres til procent rabatter. SS: Undersøger muligheden for dette. Husejere har bemærket at ikke alle er lige gode til at opsamle efterladenskaber fra husdyr. Ejere bør overholde de regler som er og bl.a. benytte de opstillede hundestandere. Ejere skal parkere på parkeringspladserne og ikke nede ved boligerne. Bestyrelsen: Ejerne skal, ligesom gæsterne, parkere ved ferieboligerne. Der forventes at dette overholdes efter som også trafikken fra lastbiler/leverandører omstruktureres. Ejer oplyser at nogle ejerbookinger via ejerlogin forsvinder dagen efter oprettelsen. SS: MM følger op på dette. Det er kun sket i dette tilfælde, det er testet og fungerer efter hensigten. Ejer. Der er noget vådt rundt omkring søen, og det er svært at gå tørskoet rundt. SS/Bent Svar. Det er pga at grundvandet står højt et tilbagevendende problem hvert forår.