NATIONALT UDBUD. Offentligt udbud. På levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp til KomUdbud

NATIONALT UDBUD Offentligt udbud På levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp til KomUdbud September 2013 1

Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 1 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 1 1.2 Udbudsansvarlig... 1 1.3 Udbuddets omfang... 2 1.4 Indgåelse af rammeaftalen... 3 2. Udbudsbetingelser... 4 2.1 Udbudsform... 4 2.2 Formkrav... 4 2.3 Sprog... 4 2.4 Ejendomsret... 4 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 4 2.6 Tilbudsfrist... 5 2.7 Åbning af de indkomne tilbud... 5 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud... 5 2.9 Aftalegrundlag... 5 2.10 Alternative tilbud... 5 2.11 Konsortier... 5 2.12 Ordregivers forbehold... 6 2.13 Tilbudsgivers forbehold... 6 2.14 Aktindsigt... 6 2.15 Ordregivers e-handelssystem... 6 2.16 Udvælgelseskriterier... 7 2.17 Tildelingskriterium... 7 3. Kravspecifikation... 9 3.1 Definitioner... 9 3.2 Generelle krav... 9 3.2.1 Transport... 10 3.3 Callcenter... 10 3.4 Særligt vedr. psykologisk rådgivning... 10 3.4.1 Rekvirering og levering af psykologisk rådgivning... 11 3.4.2 Rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager... 11 3.5 Særligt vedr. krisehjælp... 11 3.5.1 Rekvirering og levering af krisehjælp... 11 4. Rammeaftale... 13 1 Parterne... 13 2 Rammeaftalens grundlag... 13 3 Rammeaftalens omfang... 13 4 Rammeaftaleperiode... 13 5 Optioner... 14 6 Kontakt mellem parterne... 14 7 Bestilling... 14 8 Levering og leveringsbetingelser... 14 9 Dokumentation for autorisation... 15 10 Fakturering... 15 11 Rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager... 16 12 Priser... 16 2

13 Prisregulering... 16 14 Betalingsbetingelser... 17 15 E-handel... 17 16 Statistik... 17 17 Underleverandører... 18 18 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer... 18 19 Tredjemandsrettigheder... 18 20 Forsinkelse... 18 21 Mangler... 19 22 Erstatningsansvar og forsikring... 19 23 Klagebehandling... 19 24 Behandling af personoplysninger... 19 25 Konkurs m.v.... 19 26 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 20 27 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen... 20 28 Ændringer i rammeaftalen... 21 29 Lovvalg og afgørelse af tvister... 21 30 Offentlige påbud... 21 31 Ekstraordinær opsigelse... 21 32 Etik og socialt ansvar... 21 33 Underskrift... 22 Bilag 1 Tilbudsskema... 23 Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse... 24 Bilag 3 Tro og love erklæringer... 25 Bilag 4 Referenceliste... 27 Bilag 5 Erklæring vedr. tilbudsgivers råden over autoriserede psykologer og... 28 psykoterapeuter MPF... 28 Bilag 6 Aktindsigt... 29 Bilag 7 Tidsplan... 30 Bilag 8 Konsortieerklæring... 31 Bilag 9 Kommunespecifikke oplysninger... 33 Bilag 10 Kommunespecifikt underskriftsark... 37 3

1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver). KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale. Kommuner Deltager fra aftalestart Deltager fra den: Aarhus - Esbjerg (Fanø) - 01.07.2014 Fredericia - Herning - Holstebro - Ikast-Brande X Kolding - Lemvig - Middelfart X Odense - Randers - Silkeborg - Svendborg - Sønderborg - Vejle X Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af www.komudbud.dk. 1.2 Udbudsansvarlig KomUdbud ved Vejle Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: 1

KomUdbud Vejle Kommune Skolegade 1 7100 Vejle Lina Elkær Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 2.5. 1.3 Udbuddets omfang Udbuddet omfatter psykologisk rådgivning og krisehjælp til ordregivers medarbejdere. Udbuddet omfatter psykologisk bistand og rådgivning til ordregivers medarbejdere i forbindelse med aktuelle psykosociale problemer, som påvirker arbejdsindsatsen negativt, herunder alvorlige arbejdsrelaterede hændelser som stress, chikane, mobning, udbrændthed, omstruktureringer, fyringer, ulykker, dødsfald, vold eller trusler. Udbuddet omfatter også psykologisk bistand i forbindelse med private hændelser, som påvirker arbejdsindsatsen negativt, herunder dødsfald, alvorlig sygdom, skilsmisse, sociale problemer, misbrug (alkohol, medicin, ludomani), juridiske og økonomiske problemer. (Ønsker enkelte kommuner ikke at medtage private hændelser vil det fremgå af det kommunespecifikke bilag, bilag 9). Formålet med at yde medarbejderne psykologisk rådgivning er at fastholde de ansatte i beskæftigelse ved at undgå længerevarende fravær med risiko for udstødning af arbejdsmarkedet. Ved psykologisk krisehjælp (nedenfor alene benævnt krisehjælp) forstås akut psykologisk bistand, der ydes i forbindelse med voldsomme og traumatiske hændelser eksempelvis situationer, hvor medarbejderen har været udsat for trusler, vold, overfald, voldsomme arbejdsulykker, trafikuheld eller lignende, der har udløst en choktilstand hos medarbejderen. Aftalen indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én leverandør for perioden 1. januar 2014 til 31. december 2015 (dog med mulighed for forlængelse i 24 måneder). Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede ydelser hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende ydelser. Det samlede forbrug af ydelser omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre 1,6 mio. danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Estimatet er udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet på området. Omsætningen fordelte sig i 2012 som følger blandt de deltagende kommuner: Kommune: Volumen 2012 Esbjerg 320.000 Ikast-Brande 465.000 Middelfart 186.000 Vejle 660.000 Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. 2

Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede ydelser fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3. Leverings- og betalingsbetingelser samt optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4 Rammeaftale. 1.4 Indgåelse af rammeaftalen I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel 4 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen. 3

2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Eftersom den udbudte ydelse vedrører psykologtjenester, som hører under kategori 25: Sundheds- og socialvæsen, herunder Psykiater- eller psykologtjenester, er ydelsen omfattet af Bilag II B i Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. På denne baggrund gælder alene kravene i art. 23 om tekniske specifikationer og art. 35, stk. 4, om meddelelse af resultatet. Den udbudte tjenesteydelse er omfattet af Tilbudslovens afsnit II. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter lov nr. 572 af 6. juni 2007. 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten bilag 1 udfyldes elektronisk. De tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Lina Elkær, pr. e- mail: linas@vejle.dk, med emnet: "Spørgsmål udbud på levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp senest den 17. oktober 2013. 4

Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på www.komudbud.dk senest d. 23.10.2013. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud udbud på psykologisk rådgivning og krisehjælp og Må kun åbnes af Lina Elkær. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest tirsdag den 29.10.2013 kl. 12.00 på følgende adresse: KomUdbud Vejle Kommune Skolegade 1 7100 Vejle Att. Lina Elkær, lokale 2220 Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den 01.03.2014. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede ydelser indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode. 2.10 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.11 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. 5

Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag 8, Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse. 2.12 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt en af rammeaftalen omfattet ydelse ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver. 2.13 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke oplysninger (jf. bilag 9) kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 2.14 Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 6 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt. 2.15 Ordregivers e-handelssystem Ordregiver anvender pt. ikke e-handel på det udbudte område. Dog ønskes der i løbet af kontraktperioden mulighed for, at de kommuner der ønsker det, kan overgå til at e-handle på psykologisk rådgivning. Der vil ikke blive tale om e-handel på akut krisehjælp. E-handel forventes f.eks. at kunne foregå ved at kommunen sender rekvisitioner fra sit e-handelssystem, dvs. uden et e-katalog. 6

Således modtager leverandøren rekvisitioner som mail fra ordregivers e-handelssystemer, hvorefter leverandøren kontakter medarbejderen i henhold til afsnit 3.4.1. Medlemskommunerne anvender forskellige e-handelssystemer. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver efter behov. 2.16 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold Virksomhedsoplysninger udfyld bilag 2, Virksomhedsoplysninger Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3, Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3, Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Teknisk og/eller faglig formåen Tilbudsgiver skal have minimum 3 års erfaring på markedet for psykologisk rådgivning og krisehjælp. Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige 1 leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Udfyld bilag 4, Referenceliste. Tilbudsgiver skal medsende en erklæring om, at denne råder over autoriserede psykologer med minimum 3 års erfaring på området for psykologisk rådgivning, autoriserede psykologer med minimum 5 års erfaring på området for krisehjælp samt ifald der anvendes psykoterapeuter psykoterapeuter MPF med 5 års erfaring i psykologisk rådgivning og krisehjælp. Fortrykt formular findes som bilag 5. Yderligere dokumentation skal IKKE medsendes tilbuddet, men skal kunne vises på forlangende. Kopi af tilladelse fra Datatilsynet til at behandle helbredsoplysninger og identitetsoplysninger, jvf. Lov om behandling af personoplysninger (Lov nr. 429 af 31/05/2000). Kan tilbudsgiver ikke før tilbudsfrist nå at få tilladelsen fra Datatilsynet, skal tilbuddet vedlægges dokumentation for at tilbudsgiver har søgt Datatilsynet om tilladelse. 2.17 Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver de for ordregiver laveste priser. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. evt. afgifter og gebyrer. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 1 Med sammenlignelige menes kunder af minimum kommunal størrelse, med flere end 10 leveringsadresser. 7

Tilbuddet skal afgives ekskl. evt. sygesikringstilskud (priserne skal afgives som rene konsultationspriser og må ikke på forhånd være fratrukket eventuelle tilskud fra sygesikringen eller andre). Alle blå felter i tilbudsskemaet skal udfyldes. I modsat fald kan tilbuddet ikke tages i betragtning. 8

3. Kravspecifikation 3.1 Definitioner Ved psykologisk rådgivning forstås psykologisk bistand og rådgivning til ordregivers medarbejdere i forbindelse med aktuelle psykosociale problemer, som påvirker arbejdsindsatsen negativt, herunder alvorlige arbejdsrelaterede hændelser som fx stress chikane mobning udbrændthed omstruktureringer fyringer ulykker dødsfald vold trusler manglende trivsel på arbejdspladsen Ved krisehjælp forstås akut psykologisk bistand, der ydes i forbindelse med voldsomme og traumatiske hændelser eksempelvis situationer, hvor medarbejderen har været udsat for trusler, vold, overfald, voldsomme arbejdsulykker, trafikuheld eller lignende, der har udløst en choktilstand hos medarbejderen. Ved leverandør forstås den vindende tilbudsgiver samt dennes tilknyttede underleverandører, herunder evt. eksterne psykologer og/eller psykoterapeuter. 3.2 Generelle krav Opfyldelse af aftalen kan alene ske ved anvendelse af autoriserede psykologer med erfaring i både psykologisk rådgivning og krisehjælp på minimum 3 år for psykologisk rådgivning og minimum 5 år for krisehjælp, samt psykoterapeuter MPF med 5 års erfaring i at yde psykologisk rådgivning og krisehjælp. Leverandøren skal garantere, at dennes medarbejdere/underleverandører har de fornødne kvalifikationer til at opfylde aftalen. I relation hertil skal leverandøren følge op på kvaliteten af de leverede ydelser. Leverandøren skal matche det behov, der efterspørges i relation til den enkelte medarbejder. Behovet vil om nødvendigt blive specificeret i forbindelse med rekvirering af ydelsen. Alle klager vedr. leverede ydelser skal tages alvorligt og følges op. Der skal gives en skriftlig tilbagemelding til den klagende part om, hvilke opfølgende tiltag, der er foretaget. Klager skal behandles indenfor rimelig tid. Der må kun faktureres for den reelle konfrontationstid; ordregiver betaler således fx ikke for køretid og henvendelser til callcenter. Leverandørens medarbejdere/underleverandører er underlagt tavshedspligt. 9

3.2.1 Transport Transportomkostninger skal være inkluderet i de tilbudte priser. Ordregiver betaler ikke km-godtgørelse og øvrige transportudgifter. 3.3 Callcenter Leverandørens callcenter skal være dén ene indgang, ordregiver har til rekvirering af ydelser hos leverandøren, herunder både psykologisk rådgivning og krisehjælp. Der må kun være ét telefonnummer at ringe til. Callcenteret skal være døgnåbent 365 dage om året; man må aldrig møde en telefonsvarer (psykologisk rådgivning skal dog som udgangspunkt rekvireres på hverdage mellem kl. 8.00-17.00). Ved henvendelse til callcenter skal man møde venligt, imødekommende og dansktalende personale. Leverandørens medarbejdere i callcenteret skal som minimum have en socialfaglig uddannelse som socialpædagog, socialrådgiver eller lignende niveau. Medarbejderne skal endvidere have minimum 3 års erfaring i at tale med kriseramte samt screene psykologsager. Callcenterets medarbejdere skal kunne afklare, hvorvidt der er brug for krisehjælp og ikke visitere krisehjælp, hvis der kun er behov for psykologisk rådgivning. Ordregiver skal dog have mulighed for på trods af callcenterets visitation til psykologisk rådgivning at vælge akut krisehjælp (til den pris, der gælder for akut krisehjælp), hvis det ønskes. 3.4 Særligt vedr. psykologisk rådgivning Leverandøren og dennes medarbejdere/underleverandører skal have markedsmæssigt kendskab og ballast i forhold til arbejdsmiljø/arbejdsmarkedet i almindelighed. I relation hertil, bør leverandøren gøre ordregiver opmærksom på relevante arbejdsmiljømæssige tiltag for at nedbringe en stigende, negativ tendens i en given afdeling/på et givent område. Psykologisk rådgivning gives til medarbejdere ansat hos ordregiver efter aftale med deres nærmeste leder. Hvis kommunen ønsker øvrig brug af aftalen (fx til pårørende), vil det fremgå af bilag 9, Kommunespecifikke oplysninger. Ikke alle deltagende kommuner bevilger psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager (jf. bilag 9, Kommunespecifikke oplysninger). Leverandøren skal kunne håndtere forskellige procedurer i forhold hertil, herunder efterfølgende tilbagemelding til ordregiver, så denne bl.a. har mulighed for beskatning af medarbejdere. Der skal være mulighed for både personlige- og gruppesamtaler. Taksten for psykologisk rådgivning skal være uafhængig af, hvor mange personer, der har deltaget i samtalen. Der skal være mulighed for trepartssamtaler afsluttende samtaler mellem medarbejder, leder og leverandør til samme takst som for psykologisk rådgivning. En eventuel trepartssamtale skal indgå som den sidste af de op til 4 konsultationer. Hvis rekvirenten beder om det, forpligter leverandøren sig til at forsøge at levere en ønsket, navngiven psykolog. 10

Medarbejderen skal have mulighed for at skifte til anden psykolog ligesom det skal være muligt at fravælge/sige nej til en psykolog, hvis der fra tidligere foreligger dårlige erfaringer, mistillid, personlige relationer el.lign. 3.4.1 Rekvirering og levering af psykologisk rådgivning Rekvirering af psykologisk rådgivning sker fra ordregivers medarbejdere/ledere til leverandøren. Efter henvendelse ved callcenter angående rekvirering af psykologisk rådgivning, skal telefonisk kontakt til ordregivers pågældende medarbejder ske indenfor 24 timer. Personlig samtale skal finde sted indenfor 3 hverdage efter den telefoniske kontakt. Samtalen skal som udgangspunkt foregå i leverandørens lokaler, men kan hvis kommunen ønsker det foregå i ordregivers lokaler. Hvis leverandøren har lokale i nærheden af medarbejderens bopæl, skal samtale også kunne finde sted der. Stedet for konsultation skal med mindre ordregiver i enkelte tilfælde aftaler andet med leverandøren være indenfor kommunegrænsen eller indenfor et givent antal kilometers kørsel fra kommunens rådhus. Se nærmere herom i bilag 9, Kommunespecifikke oplysninger. Samtaler kan vare i op til 1 time. Udgangspunktet er, at der rekvireres 1-4 konsultationer af 1 times varighed. Ved behov for flere konsultationer, skal leverandøren kontakte medarbejderens leder. Samtaler skal kunne foregå på hverdage kl. 8-17. 3.4.2 Rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager Hvis ordregiver bevilger psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager, skal leverandøren én gang hvert kvartal fremsende en liste til ordregivers lønkontor (Att.-medarbejder fremgår af bilag 9). Listen skal omfatte de medarbejdere, som har afsluttet deres rådgivningsforløb vedr. privatrelaterede årsager i det foregående kvartal, og skal indeholde følgende oplysninger: Navn CPR-nr. Antal timer Timepris Dato for hver enkelt rådgivningssamtale Bevilger ordregiver ikke psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager, er leverandøren forpligtet til at give kommunen besked, hvis denne ved samtalen finder ud af, at der er tale om private årsager, selvom det ikke var det der var blevet bevilget. Se nærmere herom i bilag 9, Kommunespecifikke oplysninger. 3.5 Særligt vedr. krisehjælp Taksten for akut krisehjælp skal være uafhængig af, om leverandøren har talt med én eller flere personer. Eventuelle opfølgningssamtaler skal være til taksten for psykologisk rådgivning. 3.5.1 Rekvirering og levering af krisehjælp Leverandøren skal kunne yde telefonisk døgnrådgivning og støtte til krisestyring ved akutsager. 11

Der skal være mulighed for krisehjælp direkte på et af rekvirenten anvist sted indenfor 3 timer. Der skal være mulighed for både personlige- og gruppesamtaler (debriefing) i forbindelse med krisehjælp. 12

4. Rammeaftale Rammeaftale vedr. levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Nedenstående medlemmer af KomUdbud: Esbjerg Kommune Ikast-Brande Kommune Middelfart Kommune Vejle Kommune og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR] 2 Rammeaftalens grundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter tilbudslovens afsnit II. Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftalen B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar C. Udbudsbekendtgørelse D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af september 2013 E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. 4 Rammeaftaleperiode Rammeaftaleen er gældende fra den 01.01.2014 og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.12.15. 13

5 Optioner Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 24 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk. 7 Bestilling Bestillinger afgives via telefon til leverandørens callcenter. Hvis en kommune i løbet af kontraktperioden vælger at overgå til e-handel ved bestilling af psykologisk rådgivning, kan bestillingerne dog også afgives via e-handel; fx via rekvisitioner pr. mail. 8 Levering og leveringsbetingelser Psykologisk rådgivning Rekvirering af psykologisk rådgivning sker fra ordregivers medarbejdere/ledere til leverandøren. Efter henvendelse ved callcenter angående rekvirering af psykologisk rådgivning, skal telefonisk kontakt til ordregivers pågældende medarbejder ske indenfor 24 timer. Personlig samtale skal finde sted indenfor 3 hverdage. Samtalen skal som udgangspunkt foregå i leverandørens lokaler, men kan hvis kommunen ønsker det foregå i ordregivers lokaler. Hvis leverandøren har lokale i nærheden af medarbejderens bopæl, skal samtale også kunne finde sted der. Stedet for konsultation skal med mindre ordregiver i enkelte tilfælde aftaler andet med leverandøren være indenfor kommunegrænsen eller indenfor et givent antal kilometers kørsel fra kommunens rådhus. Se nærmere herom i bilag 9, Kommunespecifikke oplysninger. Samtaler kan vare i op til 1 time. Udgangspunktet er, at der rekvireres 1-4 konsultationer af 1 times varighed. Ved behov for flere konsultationer, skal leverandøren kontakte medarbejderens leder. Samtaler skal kunne foregå på hverdage kl. 8-17. Psykologisk krisehjælp Leverandøren skal kunne yde telefonisk døgnrådgivning og støtte til krisestyring ved akutsager. Der skal være mulighed for krisehjælp direkte på et af rekvirenten anvist sted indenfor 3 timer. Der skal være mulighed for både personlige- og gruppesamtaler (debriefing) i forbindelse med krisehjælp. 14

Transport Transportomkostninger skal være inkluderet i de tilbudte priser. Ordregiver betaler ikke km-godtgørelse og øvrige transportudgifter. 9 Dokumentation for autorisation Kontrakthaver skal på forlangende kunne fremvise bevis for gyldig autorisation fra Psykolognævnet for de psykologer, der skal udføre kontrakten. Ligeledes skal der (ifald der anvendes psykoterapeuter) på forlangende kunne fremvises bevis for medlemskab af psykoterapeutforeningen, for de psykoterapeuter, der skal udføre kontrakten. 10 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement- OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinjerne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt rekvirentens navn og arbejdsadresse Mængde og art af de leverede ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Ordregivers ordre-/rekvisitionsnummer Rekvireringsdato Sagsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ved eventuel overgang til e-handel skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen. Ordrenummer: Ved eventuel e-handel skal ordregivers e-handelssystems ordrenummer bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum. 15

Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen. Bestillingsenhed: Afregningsenheden være i fuld overensstemmelse med den aftalte bestillingsenhed. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Varenummer: Der kan aftales varenumre på ydelserne. I så fald skal de fakturerede varenumre være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. Leverandør skal på forlangende kunne udlevere navn og CPR på den medarbejder, der har modtaget ydelsen, relateret til en konkret faktura. 11 Rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager Hvis ordregiver bevilger psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager, skal leverandøren én gang hvert kvartal fremsende en liste til ordregivers lønkontor (Att.-medarbejder fremgår af bilag 9). Listen skal omfatte de medarbejdere, som har afsluttet deres rådgivningsforløb vedr. privatrelaterede årsager, i det foregående kvartal, og skal indeholde følgende oplysninger: Navn CPR-nr. Antal timer Timepris Dato for hver enkelt rådgivningssamtale Bevilger ordregiver ikke psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager, er leverandøren forpligtet til at give kommunen besked, hvis det ved samtalen finder ud af, at der er tale om private årsager, selvom det ikke var det der var blevet bevilget. 12 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. 13 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske årlige prisreguleringer. Første prisregulering kan træde i kraft med virkning fra den 01.01.2015, og prisreguleringen kan maksimalt svare til den seneste udmeldte fremskrivningsprocent for det pågældende budgetår i Kommunernes Landsforenings udmeldte pris- og lønskøn for øvrige tjenesteydelser mv. 16

Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden; således senest den 1. december. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Vejle Kommune Skolegade 1 7100 Vejle Att. Lina Elkær Sammen med varslet skal sendes et excel-ark der indeholder de nye priser. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til linas@vejle.dk inden ændringens ikrafttræden, og at ordregiver har godkendt den opdaterede prisliste. Prisfald skal uden ophold komme ordregiver til gode. Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den. 14 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura jf. 12 15 E-handel Ordregiver anvender pt. ikke e-handel på det udbudte område. Der skal imidlertid være mulighed for, at de kommuner, der ønsker det, i løbet af kontraktperioden kan overgå til e-handel på psykologisk rådgivning. Der vil ikke blive tale om e-handel på akut krisehjælp. E-handel forventes f.eks. at kunne foregå ved at kommunen sender rekvisitioner fra sit e- handelssystem, dvs. uden et e-katalog. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver efter behov. 16 Statistik Kontrakthaver skal kvartalsvist/årligt (se kommunespecifikke oplysninger, bilag 9) udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Statistik skal indeholde: Hvilken ydelse der er rekvireret (psykologisk rådgivning eller krisehjælp) Rådgivningens årsag (fx stress, vold eller ulykke) Statistikken skal både leveres som samlet og fordelt på organisationsplacering Samlet omsætning på aftalen (fordelt på hhv. psykologisk rådgivning og krisehjælp) og/eller Hvilken ydelse der er rekvireret (psykologisk rådgivning eller krisehjælp) Rekvisitions- og afslutningsdato Antal samtaler 17