Ledelsestilsyn i Familieafdelingen: Dette er en beskrivelse af ledelsestilsynet i Familieafdelingen i Halsnæs Kommune. Ledelsestilsynet er drøftet med Socialministeriets Task Force og udviklet i samarbejde med kommunens revisionsfirma, PWC. Familieafdelingen varetager den lovpligtige sagsbehandling for børn og unge med særligt behov for støtte i op til det fyldte 18 år. Formålet med det personrettede ledelsestilsyn er, at: sikre, at afdelingen fører lovlig virksomhed give ledelsen overblik og forklaringer på sagskvaliteten give ledelsen grundlag for vurdering af eventuel iværksættelse af tiltag med henblik på forbedring af sagskvaliteten skabe anledning til læring blandt medarbejderne Ledelsestilsynet skal ses i sammenhæng med Familieafdelingens udviklingsplan Ledelsetilsynet i Familieafdelingen i Halsnæs Kommunes Familieafdeling består af følgende delelementer: 1. Ledelsesinformation 2. Sagsgennemgange 3. Generelt ledelsestilsyn 4. Tematiseret ledelsestilsyn 5. Visitationsudvalg. 6. Økonomisk ledelsestilsyn
1. Ledelses information (IT-understøttet): Formål: At skabe overblik over kvaliteten i sagsbehandlingen. Den 1. i hver måned udtrækkes følgende lister i IT- systemet DUBU fordelt på sagsbehandlere og teams.: De 10 sager, hvor der inden for det sidste år er modtaget flest underretninger. Børnefaglige undersøgelser, der har overskredet tidsfristen på 4 måneder. Børnefaglige undersøgelser, der overskrider tidsfristen i løbet af 60 dage. Sager, hvor der er truffet beslutning om børnefaglige undersøgelser inden for de sidste 30 dage. Opfølgninger, der har overskredet 3 og 6 måneders opfølgningsfristen. Opfølgninger, der overskrider 3 og 6 måneders fristen om 60 dage. Antal modtagne underretninger Antal åbne sager fordelt på sagsbehandlere. Antal lukkede sager fordelt på sagsbehandlere. Hver 3. måned udtrækkes følgende liste i IT-systemet DUBU: 15-17 årige fordelt på sagsbehandlere og teams. Ansvarsfordeling: Medarbejder: At anvende listerne som arbejdsredskab til at eliminere fejlkilder i forhold til oplysningerne i DUBU. Dette sker ved at svare på de adviser, som er kilden til fejl Teamleder: At lægge listerne på medarbejdernes borde senest 2 dage efter, at de er modtaget fra administrativ medarbejder, At gennemgå listerne med den enkelte medarbejder og understøtte at fejl elimineres. Afdelingsleder: At sikre, at ovennævnte arbejdsgang er implementeret og over for områdechef påpege eventuelle udfordringer i opgaveløsningen.
2. Ledelsesinformation (Medarbejderoplyste data): Formål: Formålet med de medarbejderoplyste data er dels at medarbejderen forholder sig til kvaliteten i egen sagsbehandling og dels at supplerer DUBUs ledelsesinformation så længe datadisciplinen hos sagsbehandlerne fortsat er en udfordring. Medarbejderne oplyser på månedsbasis følgende: Antal nye sager med foranstaltninger (Efter 1.8.2013) Antal gamle sager med foranstaltninger (Før. 1.8.2013) Antal gennemførte opfølgninger ( 70) i nye foranstaltningssager (Efter 1.8.2013) Antal gennemførte opfølgninger ( 70) i gamle foranstaltningssager (før 1.8.2013) Antal børnefaglige undersøgelser der har overskredet 4 måneders fristen. Hvor mange uger den enkelte undersøgelse har overskredet tidsfristen. En gennemført opfølgning består af børnesamtale, handleplansmøde, skriftlig handleplan fremsendt til familien. Medarbejderne oplyser på kvartalsbasis følgende: Antal gennemførte børnefaglige undersøgelser Antal gennemførte børnefaglige undersøgelser, hvor tidsfristen er overholdt Antal gennemførte børnefaglige undersøgelser, hvor tidsfristen ikke er overholdt. Antal gennemførte børnefaglige undersøgelser hvor tidsfristen ikke er overholdt, men hvor der sendt brev til forældrene med foreløbig vurdering og forventet afslutning på undersøgelsen. Ansvarsfordeling: Afdelingsleder: Resultaterne af den medarbejderoplyste ledelsesinformation forelægges og drøftes efterfølgende på personalemøde. Afdelingsleder dagsordensætter resultaterne af den medarbejderoplyste ledelse information på teamledermøde. Afdelingsleder orienterer efterfølgende områdechef om resultater og overvejelser.
Teamleder: Drøfter det teamspecifikke med teamet og det medarbejderspecifikke med medarbejderne. 2. Sagsgennemgange: Gennemgang af sagsstamme: Hver 6. måned gennemgår teamleder over en 2 måneders periode samtlige registrerede personsager med hver medarbejder i teamet. Der er tale om en grundig gennemgang efter et skema, som er godkendt af afdelingsleder. Skemaet tager udgangspunkt i de lovgivningsmæssige krav. Skemaet for de enkelte teams afhænger af det konkrete teams arbejdsopgaver. Når sagsgennemgangen er afsluttet udarbejder teamleder sammenfattende rapport for status på den enkelte medarbejders sagsgennemgang. Afdelingsleder kopiorienteres. Teamleder afsætter 2 dage pr. medarbejder til sagsgennemgangen inklusive rapportskrivning. Når de individuelle sagsgennemgange er afsluttet, udarbejdes en sammenfattende rapport og analyse. Der afsættes 1 dag til udarbejdelse af rapport og analyse. De generelle tendenser gennemgås på et særskilt teamledermøde. Afdelingsleder orienterer efterfølgende områdechef om de konkrete fund og overvejelser i denne forbindelse. Gennemgang af foranstaltningstyper: Hvert år i november måned træffer områdechef, afdelingsleder og teamledere i fællesskab beslutning om hvilke foranstaltningstyper, der særligt skal gennemgås. Det er i udgangspunktet Afdelingsleder, der foretager disse sagsgennemgange med den enkelte medarbejder. Skema som anvendes til gennemgangene af de konkrete foranstaltninger godkendes forinden af områdechef. Eksempler på mulige foranstaltningstyper: Pædagogisk og praktisk bistand iht. LSS 52 stk. nr. 2 Familiebehandling iht. LSS 52 stk. 3 nr. 3. Aflastning iht. LSS 52 stk. 3 nr. 5 Kontaktperson iht. LSS 52 stk. 3 nr. 6. Anbringelser uden for hjemmet iht. LSS 52 stk. 3 nr. 7 I 2014 er anbringelser uden for hjemmet gennemgået på denne måde. Ansvarsfordeling: Afdelingsleder gennemgår resultat og analyse på teamledermøde. Afdelingsleder formidler resultat og analyse på personalemøde.
Afdelingsleder er forpligtet til at gennemgå konkrete fund og overvejelser med områdechef. 3. Generelt ledelsestilsyn: Formål: Formålet med det generelle ledelsestilsyn er ud fra stikprøver, at udtage tilfældige børnesager og bedømme sagsbehandlingskvaliteten. Det generelle ledelsestilsyn i Familieafdelingen læner sig op ad principperne ved vurdering af sager ved statusrapporterne i Task Force regi. Dette er sket som følge af at Task Force i marts måned 2015 vil udtage sager til statusrapport for Familieafdelingen i Halsnæs Kommune. Procedure for generelt ledelsestilsyn (Kort sigt) med virkning fra 1.10.2014.: Det generelle ledelsetilsyn gennemføres en gang om måneden i perioden 1.10.2014 30.6.2015. Dog ikke i December Februar, hvor ledelsestilsynet består I at nærlæse sagerne til Task Force statusrapport. Administrativ medarbejder i Familieafdelingen udtager 10 sager den 1. i måneden ud fra følgende kriterier: 3 seneste sager hvor der er truffet beslutning om anbringelse Seneste sag hvor der er truffet beslutning om Familiebehandling Seneste sag hvor der er truffet beslutning om Kontaktperson Seneste sag hvor der er truffet beslutning om aflastning. Seneste sag hvor der er truffet beslutning om 11. De 3 sager, hvor vi inden for det seneste år har modtaget flest underretninger og hvor der ikke er iværksat foranstaltninger Områdechef, afdelingsleder og teamledere gennemgår i fællesskab de udtagne sager med baggrund i måleskema, der er godkendt af områdechef. Der afsættes en arbejdsdag om måneden til dette. Ved gennemgangen af den enkelte sag udfylder teamleder måleskemaet. Ved afslutningen af dagen sammenfatter afdelingsleder den samlede sagsgennemgang i konklusionsskema Områdechef modtager kopi af dette inden 14 dage efter det generelle ledelsestilsyn er gennemført. Afdelingsleder og teamledere gennemgår på personalemøde det samlede resultat.
Afdelingsleder og teamleder gennemgår de enkelte sager med team og medarbejder på det førstkommende teammøde. Såfremt der er medarbejdere, der ønsker det gennemgås de enkelte sager med medarbejderen individuelt. Procedure for generelt ledelsestilsyn (Langt sigt) med virkning fra 1.9.2015: Den administrative medarbejder udtager et antal sager fra hvert team hos forskellige sagsbehandlere hver 2. måned ud fra følgende kriterier: Sagerne udtages efter en vilkårlig fødselsdag (1. 31.) Samme dag i alle sager. Såfremt der ikke er en sag på den angivne dag, findes den sag som er nærmest. Sagsantal er defineret som følger: Visitation (2) Sagsbehandlerne i modtagelsen (4) Familierådgiverne (2) Foranstaltningsteam (4) Sikkerhedsplanteam (1). I alt 13 sager. Områdechef, afdelingsleder og teamledere gennemgår i fællesskab de udtagne sager med baggrund i skema, der er godkendt af områdechef. Der afsættes en arbejdsdag hver 2. måned til dette. Ved gennemgangen af den enkelte sag udfylder teamkoordinator skemaet. Ved afslutningen af dagen sammenfatter leder den samlede sagsgennemgang i samlet rapport. Afdelingsleder og teamledere gennemgår på personalemøde det samlede resultat. Afdelingsleder og teamkoordinator gennemgår de enkelte sager med team og medarbejder på det førstkommende teammøde. Såfremt der er medarbejdere, der ønsker det, gennemgås de enkelte sager med medarbejderen individuelt. 4. Tematiseret ledelsestilsyn: Hvert år i november drøftes med udgangspunkt i de foretagne generelle ledelsestilsyn på ledermøde i området hvorvidt der det kommende år er behov for tematiserede ledelsestilsyn. Ved tematiseret ledelsestilsyn forstås, at der er særlige områder, som ledelsen har et særligt fokus på. Der vil typisk være tale om områder, hvor der er tvivl om gældende lovgivning efterleves. Der kan være tale om en total gennemgang af samtlige sager inden for et område, som eksempelvis anbringelsesområdet, der er gennemgået i 2014 ud fra besluttede parametre. Dre kan også være tale om en gennemgang
hvor eksempelvis 10 sager udtages. Der kan være tale om såvel kvalitative som kvantitative parametre. Procedure for tematiseret ledelsestilsyn kunne se ud som følger ved enkelt nedslag, som har særlig interesse for ledelsesgruppen: Administrativ medarbejder udtager 10 sager inden for det konkrete tema. Afdelingsleder og teamledere gennemgår i fællesskab de udtagne sager med baggrund i skema, der er godkendt af områdechef. Der afsættes en arbejdsdag om måneden til dette. Ved gennemgangen af den enkelte sag udfylder teamleder skemaet. Ved afslutningen af dagen sammenfatter afdelingsleder den samlede sagsgennemgang i samlet rapport. Afdelingsleder og teamledere gennemgår på personalemøde det samlede resultat. Teamleder gennemgår de enkelte sager med team og medarbejder på det førstkommende teammøde. Såfremt der er medarbejdere, der ønsker det, gennemgås de enkelte sager med medarbejderen individuelt. Ansvarlig: Teamleder er ansvarlig for at de konstaterede mangler udbedres inden den angivne tidsfrist. 5. Visitationsudvalg/Børn og ungeudvalget: Familieafdelingens sager er underlagt ledelsestilsyn i 3 forskellige fora. Familieafdelingens visitationsudvalg, Familie og Børns visitationsudvalg Børn- og ungeudvalget. I disse fora er de to formænd (afdelingsleder og områdechef) samt dommeren i Børn- og ungeudvalget forpligtet på, at gældende lovgivning og de faglige kriterier overholdes inden der træffes beslutning og efterfølgende afgørelser i de konkrete sager. De er således garanter for at der leveres kvalitet i sagsbehandlingen. Der henvises til dokumentet Arbejdsgang for Visitationsudvalget i Familie og Børn. Der henvises til Forretningsorden for Børn- og ungeudvalget. 6. Økonomisk Ledelsestilsyn:
Det økonomiske ledelsestilsyn i sager på det generelle ledelsestilsyn på myndighedsområdet foretages 10 gange årligt ved leder af Familieafdelingen. Ledelsestilsynet udføres ved stikprøve og omfatter sikring af sammenhæng mellem afgørelse på sagen og faktisk afholdte udgifter. Der udtages månedligt 3 % af fakturaer på kr. 5000 og derover. Følgende punkter gennemgås: Er varen leveret og svarer til det aftalte? Kontrol af mængde, pris og kvalitet? Er konteringen korrekt, hvis fakturaen ikke allerede indeholder oplysning om kontonummer anføres dette? Er der anvendt korrekt regnskabsår, hvilket vurderes ud fra oplysning om leveringsdato At den maksimale betalingsfrist er anvendt? At eventuelle interne forskrifter er overholdt? Efter gennemgang af sagerne drøftes observationerne med den pågældende administrative medarbejder, der får mulighed for at kommentere på observationerne. Dette bl.a. for at sikre en aktiv læring af tilsynet. Det samlede resultat af ledelsestilsynet samt resultatet på de enkelte stikprøver afrapporteres i et konklusionsdokument, som samler op på det konstaterede i forbindelse med det gennemførte ledelsestilsyn. Herunder anføres nødvendige tiltag som igangsættes (se afsnittet Resultat af ledelsestilsynet ). Bilagsliste: Måleskema sagsgennemgang Foranstaltning. Måleskema sagsgennemgang Modtagelse. Analyseskema sagsgennemgang Foranstaltning Analyseskema sagsgennemgang Modtagelse. Måleskema generelt ledelsestilsyn Konklusionsskema generelt ledelsestilsyn. Måleskema tematiseret ledelsestilsyn (Anbringelser) Konklusionsskema tematiseret Måleskema økonomisk ledelsestilsyn Konklusionsskema økonomisk ledelsestilsyn Årshjul personrettet ledelsestilsyn Forretningsorden Børn og ungeudvalg Sagsgang visitationsudvalget i Familie og Børn.