Referat fra bestyrelsesmøde nr. 172 den 24. sept. 2015 kl. 15.30 Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Berit Skanderup (BS) Næstformand skanderup@fanonet.dk Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Heidi Munksgaard (HM) Best. medlem heidi.olivi@gmail.com Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem radooresbjerg@bbsyd.dk Administrationen: Erik Lykke (EL) Projektchef el@ungdomsbo.dk Erik Boyschau (EB) Driftchef eb@ungdomsbo.dk Referent Bettina W. Spaanheden (BWS) Økonomichef bws@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 171 af 20. august 2015. 2. Revisionsprotokollat side 643. 3. Indkomne punkter. bilag Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i 1. 14. FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 171 af 20. august 2015. Beslutning: Blev godkendt. Ad 2 Revisionsprotokollat side 643. Beslutning: Blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Invitation fra nye ejere af Fyrparken 10 til 1. spadestik lørdag kl. 10.00. Anett Lunde har meddelt, at hun udtræder af organisationsbestyrelsen ved udgangen af sin valgperiode pga. travlhed med andre opgaver. Debatpunkter: Ad 4 Oplæg fra formand og ordstyrer fra afholdt møde i Seniorbo den 16. september. Hvordan ønsker org. bestyrelsen at Seniorbo udvikler sig ift. beboersammensætning og de nuværende beboerdemokratiske udfordringer? Hvad ser org. bestyrelsen af mulige løsninger for Seniorbo (kortsigtet/langsigtet)? CPA fremlagde oplæg til debatten om nye regler for afdelingen. Der lægges op til, at udlejningskriterie bliver en aldersgrænse på min. 50 år uden hjemmeboende børn. Kan boligen ikke udlejes til denne gruppe, forsøges udlejning til personer under aldersgrænsen uden hjemmeboende børn. Kan boligen stadig ikke udlejes indenfor denne gruppe, forsøges udlejning uden begrænsning. Alle særregler derudover udgår og erstattes af det alm. regelsæt for almene familieboligafdelinger. Ingen yderligere fælles forpligtelser for lejerne. Punktet tages med som beslutningspunkt til næste bestyrelsesmøde. Hvad har org. bestyrelsen af forslag og ønsker til anvendelse af fritidsmidler nu sommerhuset i Ebeltoft er solgt? Reglerne vedr. anvendelse af fritidsmidler findes i sideaktivitetsbekendtgørelsen 19. Der kan kun iværksættes sociale aktiviteter og fritidsaktiviteter, herunder forebyggende arbejde, jf. 37, stk. 2, i almenboligloven. CPA fremlagde oplæg til debatten. Der lægges op til, at fritidsudvalget benytter beløbet til yderligere tilbud til lejerne. side 2
PS undersøger, om vi evt. kan lave aftaler om rabatordninger o.lign., der kan komme vore lejere til gode uden at være en udgift for hverken organisation eller afdeling. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterer. Status på helhedsplan (beboermøder og ekskursion). Det kører planmæssigt. Positivt samarbejde med rådgiver. Tidsplan over 3 år i stedet for 2 for at begrænse gener for beboerne. Rådgiver arbejder på økonomi i fm. forlængelsen. Det åbner bl.a. for mulighed for, at mindre lokale firmaer kan byde på licitationen, og giver samtidig færre genhusningslejligheder. Der bliver indkaldt til gårdrumsmøder 6.-8. oktober. Byggepladsavis omdeles snart med cirkatidsplan (halvårlige perioder) til alle lejere i afd. 8, 13, 14 og 18. Der er ekskursion 1. oktober til Vejle og Kolding for afdelingsbest. og org. best. Status på bydelshus (status). Der er møde med kommunen fredag d. 25. sept. ang. daginstitutionen. God interesse for den resterende del af huset. Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Tomgang generelt. Lidt større udgifter på familieboliger end sidste år, men færre udgifter til ungdoms- og ældreboliger. Der har være fleksibel udlejning 5 stk i perioden 01.07.-01.09.15. 3 med særlige kriterier. Annett forudser udlejningsvanskeligheder på de lejligheder, der ligger på 3. sal. En altan kunne evt. hjælpe. Status på Kvaglundparken 4 og etablering af privat børnehave. Der arbejdes på ønsker om ombygning. Ad 7 Økonomi Bettina orienterer. Orientering generelt. Obligationsafkast er desværre stadig negativt, og vi skal forvente en negativ mellemregningsrente i regnskabsåret. side 3
Planlægning af styringsdialog. Dokumentationsmateriale til styringsdialog er indsendt. Der afholdes møder med hhv. Fanø og Esbjerg Kommuner d. 20. og 28. oktober. Ad 8 Drift Erik B. orienterer. Status på ansøgning om lukning af affaldsbeholdere. Der er ansøgt om lukning. Der er dog endnu ikke givet tilladelse, idet der er uenighed om afstemningsmetode. Der spørges samtidig til retningsreglerne for ældre og handicappede. Vi forventer dog stadig en positiv udgang. Orientering om dataindsamling/gennemgang af 5 afdelinger ifm. forsikringsudbud. Der har været foretaget risikovurdering i afd. 2, 10, 20, 29 og 45. Der skal efterfølgende tages vurdering af, hvilke forhold, der skal følges op på. Varmemestrene skal også læres op i at have elever. Nygårdsvej 17 er ved at få nyt gårdanlæg. På Stengårdsvej laves en omrokering af personale for at udnyttes personaleressourcerne bedre. EB forespørger, hvad bestyrelsen siger til evt. at holde viceværtens træffetid på Stengårdsvej 3 dage om ugen i 2 timer (kl. 10-12) i stedet for 5 dage ugentlig i 1 time. Emnet tages op på møde i målsætningsudvalget. Pr. 1. oktober afløses vagttelefonen af en ny Servicetelefon. Udenfor viceværtens telefontid oplyses på viceværtens telefonsvarer telefonnummeret til servicetelefonen 76 13 50 91. Servicetelefonen besvares i kontorets åbningstid af personalet på Nygårdsvej, der ved akutte henvendelser kan stille videre til varmemesteren. Er det ikke akut sendes der en mail. Udenfor kontorets åbningstid besvares Servicetelefonen af vagten. Ad 9 Indkomne punkter Modtaget materiale fra Fanø Kommune vedr. nybyggeri på Storetoft. Oplæg til nybyggeri af 12-14 boliger. Der tales videre på styringsdialogmøde d. 20 oktober. Modtaget materiale fra Esbjerg Kommune vedr. nybyggeri af nye studieboliger. Vi er i gang med af udfærdige materiale til prækvalifikation, der skal indsendes inden 16. oktober. Afgøres d. 17. december. side 4
Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Møde d.d. Møderne flyttes fremover til om eftermiddagen ca. kl. 14. Nyt fra Fritidsudvalget. Næste møde d. 6. oktober. Pensionistudflugt var stor succes med 52 deltagere. Vinsmagning d. 29. oktober 20 billetter er kommet d.d. Nyt fra Kunstudvalget. Indkøbstur d. 7. oktober. Medlemsmøde d. 21. oktober. PS forespørger, om kunstudvalget evt. kan undersøge, om der kan findes gallerier o.lign. der er interesserede i at hænge kunst op på den lange væg i s gang varierende udstillinger. PS indsamler gerne ideer. Nyt fra Målsætningsudvalget. Møde d.d. blev aflyst. Der aftales ny dato. Nyt fra Byggeudvalget. Tur d. 1. oktober. Nyt fra Afdelingsbestyrelsens beføjelser. Mødedato er flyttet til 12. november kl. 15.30-17.00. Nyt fra Kultur-udvalg. Udvalget er oprettet på Ipad under 2.8 Kulturudvalg. Der arbejdes på historien siden 50 års jubilæum, hvor der blev lavet et jubilæumsskrift. Der indsamles materiale til 75 års jubilæet om 6 år. Fra byhistorisk arkiv og egne arkiver samles billeder m.v. De næste 6 år skrives der løbende på historien. Ad 11 Afdelinger Lukket punkt. Ad 12 Personale Claus Larsen har søgt nye udfordringer. En ny org. plan fremlægges. PS fremlagde oplæg til ny organisationsplan pr. 1. januar 2016. Annette Pedersen overtager pr. 1. oktober stillingen som regnskabs- og kontorleder, og der ansættes ny fuldtids økonomiassistent. Anita B. overgår fra udlejning til teknisk afdeling som juridisk vejleder/sekrætær. Til erstatning for hende ansættes ny deltids udlejningsmedarbejder. Søren Nielsen ansættes delvist i helhedsplanen på stengårdsvej på det byggetekniske område. Der ansættes i helhedsplanen også en genhusningskonsulent i foråret 2016. Planen offentliggøres for personalet mandag. Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Næste møde er torsdag den 22. oktober kl. 16.00. Præstebakken 1. Ad 14 FF og FU samarbejde Ingen emner side 5
Ad 15 Evt. IT sørger for kurve til jubilarerne i dialog med Anitta B. Ad 16 Planlagte mødedatoer i 2015. Org. bestyrelse: Torsdag den 24. september. Tirsdag den 27. oktober. Torsdag den 12. november kl. 13.00-15.00 (Oplæg ang. effektivisering af drift) Torsdag den 12. november 15.30-17.00 (Arbejdsmøde afd. beføjelser). Torsdag den 26. november. December ingen møder. Torsdag den 7. januar 2016. Fælles arrangementer: Ekskursion til Vejle og Kolding 1. oktober ifm. helhedsplan. Kredsweekend på Hotel Legoland i Billund den 6. og 7. november. Jubilardag torsdag den 3. december kl. 14.30-16.00. Julehygge på kontoret onsdag den 16. december. Formandsmøde torsdag den 21. januar kl. 17.00. Nytårskur januar 2016 (CPA og PS). Repræsentantskabsfest fredag den 29. januar 2016. Repræsentantskabsmøde tirsdag den 23. februar kl. 17.00. FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): FU torsdag den 10. december kl. 17.00. B32 arrangerer. 3 i 1 (CPA, BS og PS): Målsætningsudvalg (CPA, BS, BWS,PS) Møde planlagt til 24. sept. aflyst. Ny mødedato aftales nærmere. side 6