Søllerød almene Boligselskab afd. Nærumvænge Til beboerne Dato:5. december 726-02 /ulb Referat af afdelingsmøde i Nærumvænge. Mødet blev afholdt tirsdag den 20. november 2012, kl. 19.00 i beboerhuset Nærumvænge Torv 25, 2850 Nærum, med følgende d a g s o r d e n: Der var 46 boliger repræsenteret. 1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere. Preben Flindt blev valgt som dirigent og konstaterede, at mødet var lovligt indkaldt. Ulrik Breidahl fra Boligkontoret Danmark blev valgt som referent. Preben Larsen og Finn Hansen blev valgt som stemmetællere. 2. Aflæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år. Beretningen var uddelt sammen med dagsordenen. Der var følgende tilføjelser: - Der er nye legepladser på vej og 1 ny er etableret. Stor ros og tak til legepladsudvalgt. - Nyt varmeanlæg i beboerhuset. Det skulle gerne give en stor besparelse. - Der arbejdes på en helhedsplan for afdelingen, hvor vi også vil kigge på ventilation, og varme, kloak og klinkebelægning. Vi har sat gang i 2 prøveboliger, hvor vi foretager forskellige besparende initiativer. Der var en kort drøftelse af brugen af garager. Der var nogen der mente, at der var for mange der ikke brugte den til bil, men til oplagsplads. Per Larsen svarede, at vi har gjort hvad vi kan for at sikre, at dem der har garager også har forevist registreringsattest. Herefter blev beretningen godkendt. 3. Fremlæggelse til godkendelse afdelingens driftsbudget for 2013/2014, samt forelæggelse af årsregnskab for 2011/2012. Ulrik gennemgik de enkelte poster i budgettet og regnskabet. Der blev spurgt til om ikke man burde have et rentabelt vaskeri. Det er jo altid et spørgsmål om holdning i forhold til solidaritet. Der blev spurgt til kapitalfonden der stammer fra salget af butikkerne på torvet, om vi æder af kapitalen. Svar: nej. Der er beregnet et fast afkast som når det er højere akkumuleres til perioder, hvor det er lavere. Der blev ligeledes spurgt til, hvorfor vi skal stige i husleje. Ulrik henviste til gennemgangen af budgettet. Herefter blev der stemt om budgettet. 1 stemte imod, resten stemte for. Budgettet blev godkendt og regnskabet taget til efterretning.
4. Indkomne forslag. a. Overgang til ren A-ordning. Formanden redegjorde for forslaget. Der blev spurgt om det var de samme håndværkere vi brugte. Formanden svarede, at der løbende foretages kontrol af priserne/tilbud/udbud. Vil I i bestyrelsen også kigge på vedligeholdelsesreglement? Ja det vil vi. Hvis A-ordning ikke bliver vedtaget vil I så hæve Ni-beløbet? Ja. Herefter gik man over til afstemning: 2 stemte imod, 3 stemte hverken for eller imod og 41 stemte for. Forslaget blev vedtaget. Afdelingen overgår pr. dags dato til ren A-ordning. b. Om beboerhuset. Forslagsstiller begrundede sit forslag og ønskede en forklaring på, hvorfor det ikke blev fulgt når det var vedtaget. Tom forklarede, at det vil koste ca. 2 timer hver gang, at tælle op og det vil tælle 4 timer, hvis det er weekend. Det er simpelthen for dyrt. Rengøring skulle gøre det ekstra for 250, men det fungerede ikke godt. Tom sluttede med at sige, at vi vil gerne efterleve det eller revidere det. Der var spørgsmål om prisen skulle sættes op? Tom svarede, at det var en mulighed. Der var utilfredshed med rengøringen. Steen Pedersen vil tage det op med rengøringen Forsamlingen tilkendegav, at de gav bestyrelsen bemyndigelse til at kigge på reglerne og fremkomme med et eventuelt ændringsforslag. Lejere, som vil være med til at give Beboerhuset et ekstra løft med en grundig gang rengøring, Interesserede kan melde sig til Birgit Flindt. Dato vil blive offentliggjort i førstkommende NV-nyt. c. Om hjertestarter Forslagsstiller begrundede sit forslag. Per Larsen fortalte, at den koster ca. 15-20.000 og kan sidde i / ved vaskeriet. Det blev bemærket, at man kan søge fonde om penge til den slags. Kan man få undervisning (beboerne)? Ja det kan de godt, det koster et mindre beløb. 46 stemte for forslaget som således blev enstemmigt vedtaget. d. Om ændring af reglerne for interne bytninger/karensperiode. Formanden fortalte, at det ikke er afdelingen der fastsætter disse regler. Det er boligselskabet SaB. Vi kan indstille til selskabet om, at tage det op. 46 stemte for, at det tages op i selskabet. Bestyrelsen har taget det videre til behandling i selskabet (SaB). e. diverse om god orden i afdelingen. Skrivelsen blev begrundet af forfatteren og punkterne blev gennemgået punkt for punkt. Henstillingen blev taget til efterretning og bestyrelsen henstiller at beboerne ligeledes tager god orden og overholdelse af husorden til sig, herunder, at det kun er tilladt, at holde èn hund i afd. Nærumvænge. 5. Valg til afdelingsbestyrelsen: a. Valg af 3 bestyrelsesmedlem (Rosa Hassan, Anika Ree Slembrouck og Per Larsen) Modtager genvalg. Alle blev enstemmigt genvalgt for 2 år.
b. Valg af 2 suppleanter for 1. År. (Erling Hansen og Erik Larsen) Begge blev enstemmigt genvalgt for 1 år. 6. Eventuelt. Det blev bemærket, at alle mulige bare vadede igennem den nyplantede hæk. Der var stor tak til Per Larsen i forbindelse med vandskade, hvor Per hurtigt fik slukket på hovedhanen. Kan man få at vide, hvor hanerne er? Hvis uheldet skulle være ude så ring til vagtcentralen så kommer de og lukker. Det er ikke alle der har hovedhaner og nogle steder er de lukket inde. Herefter takkede formanden og roste for det store engagement og dirigenten takkede for god ro og orden og hævede mødet. Referent: Ulrik Breidahl Dato: Dato: Underskrift: Dirigent Preben Flindt Underskrift: Formand Tom Wilson
Årsberetning for afdelingsbestyrelsen Nærumvænge 2012 Legepladsudvalget: Legepladsudvalget har løbende afholdt møder i løbet af 2011 og 2012. Det blev besluttet i legepladsudvalget i samarbejde med bestyrelsen at lave en langtidsplan for etablering af 3 nye legepladser i bebyggelsen. Disse skulle fordeles på følgende steder: Nærum Vænge ulige numre ved nr. 39. (Den er etableret i 2012) Nærum Vænge lige numre ved nr. 92-94. (Planlagt til 2013) Fyrrevejen ulige numre ved nr.71. (Planlagt til 2014) Der blev udarbejdet en plan med ønsker for hver legeplads og efterfølgende indhentet tilbud fra 3 legetøjsfirmaer. Tilbuddene blev gennemgået af arbejdsgruppen og fremlagt for bestyrelsen, hvor man derefter har indledt et samarbejde med firmaet UNO KONCEPT A/S om etablering af de nye legepladser. Det blev aftalt med bestyrelsen at de 3 legepladser skulle etableres over flere år, da der skulle afsættes penge i budgettet til disse. Den første legeplads ved Nærumvænge 39 blev etableret i uge 34 og er hovedsageligt beregnet til mindre børn. Der har været positive tilbagemeldinger fra beboere og legepladsen bliver brugt flittigt. Legepladsudvalgets næste projekt er etablering af ny legeplads på plænen ved Nærumvænge 92-94. Klinkebelægning: Klinkebelægningen i afdelingen vil løbende blive udbedret for evt. lunker samt ujævnheder. Der arbejdes pt. på opretning af klinkebelægningen på Fyrrevejen ulige side. Der udføres opretning med nuværende belægning, da der ventes på en samlet løsningsmodel, når helhedsplanen for hele afdelingen er færdigudarbejdet. P-pladsudvalget: Udvalget har ansøgt Rudersdal Kommune om mulighed på flere løsningsmodeller, der skulle give flere p-pladser langs Nærumvænge. Listen over ansøgninger til Rudersdal kommune: 1. Opstribning af p-pladser langs Nærumvænge. 2. Anvendelse af haveareal i rækkehusene ulige side til privatparkering. 3. Ensretning samt skråparkering af Nærumvænge fra NV176 til NV 44. 4. (Dette betyder at Nærumvænge bliver åbnet ved Nærumgårdsvej) Rudersdal Kommune har svaret tilbage, at de meget gerne vil mødes omkring opstribning af Nærumvænge. Detaljen omkring hvem der skal betale for dette, skal drøftes yderligere. De to andre spørgsmål vil kræve en proces i byplan, før der kan træffes en afgørelse. Udvalget samt driftschef Lars Sørensen (Boligkontoret) afholder møde med Michael Didricksen fra Rudersdal Kommune den 29.oktober 2012. Vindues renovering: Bestyrelsen er glade for det afsluttede projekt med vindues renovering af stuevinduer i etageboligerne, som er forløbet efter planen. Januar måned startede projektet med to prøveboliger, her kunne vi allerede konstatere at lydniveauet og isoleringen var væsentligt optimeret i forhold til de gamle vinduer. Vinduerne er fra firmaet Ideal Combi som tidligere har leveret vores værelsesvinduer. I april måned startede så det endelig projekt og det løb frem til juli. Vi har været tilfredse med det selskab som har stået for arbejdet og der har været enkelte stikprøver på deres arbejde løbende. Efterfølgende har beboerne fået udleveret spørgeskema om arbejdets udførelse, fejl og mangler. Vi takker vores beboere for samarbejdet som har gjort at arbejdet kunne blive færdiggjort rettidigt.
Sikring af havedøre i rækkehuse og stueetage i højhuse: Efter episoder med indbrud i rækkehuse og stuelejligheder, hvor tyven kom ind ved at bryde terrassedøren op via mellemrummet mellem dørene, besluttede bestyrelsen, at der skulle sættes metalskinner op på dørene og det ser ud til at have hjulpet. Pt. er der ikke meldt om flere indbrud af den vej. Der er også sat skilte op om nabohjælp og alle har fået udleveret mærkater til opsætning på vindue eller dør. Vi hører dog stadig om forsøg på tricktyveri og vil opfordre til ekstra påpasselighed med, hvem man lukker ind. Bestyrelsen gør samtidig opmærksom på, at vores egne ejendomsfunktionærer og håndværkere har ID kort de kan vise, hvis man er i tvivl. Varmeanlæg i beboerhuset: Efter en gennemgang af ventilations- og varmeanlægget blev det konstateret at anlægget var stort, utidssvarende og dyrt i drift. Bestyrelsen besluttede at undersøge alternative løsninger på markedet som var billigere i drift og bedst egnet til at løse opgaven. JT3klima kom med det billigste og bedste tilbud, hvor det eksisterende anlæg blev fjernet og der leveres og monteres et nyt ventilationsaggregat med roterende varmeveksler, energispareventilatorer og recirkuleringsdel for opvarmning i de perioder hvor lokalet ikke bruges - typisk om natten. Anlægget ventes færdig i uge 44. Bolignet: Bestyrelsen i Bolignet har undersøgt markedet af TV udbydere. Det vigtige for bestyrelsen var at TVsignalet kunne leveres uden brug af boks eller kort, da vi har mange beboere med flere fjernsyns apparater. Vi blev enige om at forsætte med Yousee da deres pris pt. er den bedste som vi kan opnå. Der vil løbende blive holdt øje med hvad andre udbydere kan tilbyde. Kontrakten med ComX er forlænget i 2 år på internet og telefoni, ligedan er kontrakten med den løbende service også forlænget med 2 år. ComX har i den forbindelse påtaget sig at udskifte alle strømforsyningerne til vores telefonswitche og afholde omkostninger til dette. Ligeledes har vi forhandlet os til, at aftalen også omhandler 15 stk. overvågnings kameraer. Der er opsat overvågningskameraer omkring vores mandskabsfaciliteter samt i vores fællesvaskeri. Grundet den nye kontrakt med ComX er det muligt at nedsætte beløbet til vedligeholdelse, så bidraget vil falde i det nye regnskabsår fra 49,65 til 38,47 kr. pr. måned hvilket vil påvirke huslejen fra januar 2013. Ejerforeningen Nærumvænge Torv: Flere forretninger har klaget over at de betaler for meget i varme, Varmeanlægget samt regler for fordeling af udgifterne er gennemgået, og i den forbindelse var der ingen uregelmæssigheder. Forretningerne er forelagt hvordan beløbet fremkommer: De skal betale for den varmemængde de modtager - udgiften fordeles på samme måde som i boligdelen med 60% på areal og 40% på måleren. Der er etableret nye bump på torvet og blomsterkasserne er renoveret. Tak af onsdagscaféen: Bestyrelsen vil takke onsdagscaféen for det store arbejde der bliver gjort for beboerne i Nærumvænge, og vi håber på et lige så godt samarbejde fremover. Bestyrelsen vil opfordre alle beboer til at benytte sig at det tilbud som onsdagscafeen laver i beboerhuset hver 2. onsdag. Husleje udligning Allerede fra starten af året begyndte bestyrelsen at arbejde med husleje priserne, efter vi blev opmærksomme på at der var utrolig stor forskel på hvad husleje var i tilsvarende boliger.
Umiddelbart fandt vi ud af at forskellen til dels kunne forklares ved at vores afdeling er opført i 2 etaper, men var ikke i alle tilfælde forklaringen, og det var ikke muligt at finde en forklaring. Bestyrelsen besluttede derfor at fremlægge forslag om at udligne husleje forskellen, således at lejlighederne i Nærumvænge ville få samme kvm-pris og rækkehusene i Nærumvænge og Fyrrevejen fik samme kvm-pris. Dette blev fremlagt på et ekstraordinært afdelingsmøde 10. oktober 2012. Forslaget blev vedtaget og fra næste regnskabsår, vil huslejen således være ens per kvm for sammenlignelige boliger. Helhedsplan I september påbegyndte vi arbejdet med en helhedsplan for vores afdeling sammen med Afdelingen Byg fra Boligkontoret Danmark. Helhedsplanen skal sikre at vi ikke lave uhensigtsmæssige investering, fx i forbindelse med en ny ventilationsløsning uden at andre tiltag er indtænkt, som kunne gøre samtidigt og derved sparer penge. Helhedsplanen er desuden grundlag for at søge landsbyggefonden om midler til vores større renoveringer, fx til renovering af kloakeringen. Konkret indebærer helhedsplanen også at der i øjeblikket arbejdes på at lave 2 prøveboliger, hvor vi vil forsøge forskellige løsninger til at nedbringe varmeforbruget. Bestyrelsen forventer at vi til næste år vil kunne fremlægge mere konkrete tiltag til godkendelse af beboerne.