GULDBORGSUND KOMMUNES UDBUDS- OG INDKØBSPOLITIK

GULDBORGSUND KOMMUNES UDBUDS- OG INDKØBSPOLITIK GULDBORGSUND KOMMUNE JANUAR 2016

INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Formål med indkøbs- og udbudspolitikken... 4 3. Principper for udbud og indkøb... 4 4. Digitalisering... 4 5. Konkurrenceudsættelse... 5 6. Eksterne samarbejdspartnere omkring udbud... 5 7. Overordnet lovgivning... 6 8. Aftalerne... 7 9. Typer af indkøbsaftaler... 7 10. Indgåelse af indkøbsaftaler... 8 11. Daglig håndtering af indkøb... 9 12. Opfølgning på indkøbsaftaler... 9 13. Leverandørpolitik... 10 14. Information om udbud... 10 15. Øvrige overordnede forhold... 10

SIDE 3/10 1. INDLEDNING Guldborgsund Kommune er en stor offentlig virksomhed med over 5.000 ansatte, der løser mange forskellige opgaver så som: Børnepasning Undervisning Pleje af ældre og handicappede Pasning af grønne områder Opgaver indenfor miljø Kulturelle opgaver Administration I forbindelse med udførelsen af alle disse opgaver, skal der også foretages mange store indkøb, og ligesom kommunen har pligt til at løse opgaverne bedst muligt, så er den også forpligtet til at købe ind på en fornuftig og juridisk korrekt måde. Guldborgsund Kommune har et samlet udbuds og indkøbspotentiale, som i 2010 på varekøb er skønnet til at være på ca. 265 mio. kr. pr. år og på tjenesteydelser på ca. 865 mio. kr. pr. år 1 Den store indkøbsvolumen skal udnyttes til at sikre de økonomisk mest fordelagtige indkøb i kommunen. Det kræver, at Kommunen som organisation optræder som én enhed. På alle større varekøbsområder og udbudte tjenesteydelser, indgår kommunen derfor aftaler til brug for hele organisationen. Disse aftaler er bindende for hele kommunen, og den eneste adgang til at levere til kommunen. Dermed sikres det, at kommunen handler effektivt, så der frigøres ressourcer i form af bl.a. tid og penge til at fokusere på kerneydelserne. Denne indkøbspolitik dækker udbud og indkøb i alle kommunens institutioner. 1 Jævnfør SKI s udbudslandkort.

SIDE 4/10 2. FORMÅL MED INDKØBS- OG UDBUDSPOLITIKKEN Guldborgsund Kommune er - i henhold til EU-udbudsdirektivet og tilbudsloven - forpligtet til at købe ind efter princippet om ligebehandling, proportionalitet og gennemsigtighed. Det betyder, at kommunen i alle sine indkøb skal skabe konkurrence således, at alle leverandører på lige, gennemsigtige og proportionale vilkår har mulighed for at blive leverandør til kommunen. Udbuds- og indkøbspolitikken opstiller de principielle retningslinjer for, hvorledes udbud og indkøb skal gennemføres i kommunen og inden for hvilke overordnede rammer, de skal udføres. Politikken skal ses i sammenhæng med den politisk besluttede udbudsstrategi som sikrer, at der løbende tages stilling til, hvorvidt kommunens egne driftsopgaver bør konkurrenceudsættes med henblik på at løse opgaverne bedst muligt indenfor den økonomiske ramme. 3. PRINCIPPER FOR UDBUD OG INDKØB For at sikre at samtlige Kommunens indkøb sker i overensstemmelse med gældende lovgivning, og at budgettet i forhold til indkøb anvendes bedst muligt, kræver det, at kommunen optræder som én samlet enhed, hvorfor alle institutioner og enheder er forpligtet af kommunens indkøbs- og udbudspolitik og tværgående indkøbsaftaler. Alle udbud og indkøb behandles med udgangspunkt i sammenhæng på tværs af hele kommunen. Alle indkøb og udbud sker i fri konkurrence på lige, gennemsigtige og proportionale vilkår for alle leverandører. Krav og ønsker til indkøb af varer og tjenesteydelser formuleres så vidt muligt af de faglige medarbejdere. De enkelte driftsområder er ansvarlige for, at der udpeges repræsentanter til de brugergrupper, som er relevante for driftsområdets udbuds- og indkøbsvirksomhed. De enkelte driftsområders og institutioners ledelse har desuden pligt til at give de for brugergruppernes arbejde nødvendige oplysninger, f.eks. forbrugsoplysninger, aftaleforpligtelser m.m. Herved sikres, at aftalerne bliver så dækkende som muligt i forhold til brugernes behov, og at kommunen derudover får etableret et samarbejde med de mest professionelle og konkurrencedygtige leverandører på de pågældende områder. 4. DIGITALISERING Guldborgsund kommune benytter sig af KMD Webindkøb som indkøbsportal. Alle med adgang til en PC med Internet og tilladelse til at købe ind for kommunen - har mulighed for at blive oprettet som indkøber i systemet. Desuden benyttes Mercell som udbudsplatform. Denne portal kan bruges af alle i kommunen som ønsker at udbyde elektronisk.

SIDE 5/10 5. KONKURRENCEUDSÆTTELSE Kommunen arbejder løbende med en dynamisk liste af udbudsområder, som offentliggøres på kommunens hjemmeside. Listen består af områder, som har været udbudt, forventes udbudt i løbet af indeværende valgperiode, eller som undersøges nærmere i løbet af valgperioden I henhold til Guldborgsund Kommunes udbudsstrategi skal de enkelte fagområder i Guldborgsund Kommune løbende gennemgå deres opgaveportefølje for at identificere potentielle udbud. Den samlede mængde af mulige udbud prioriteres herefter ud fra fem nøgleparametre: 1. Økonomiske gevinster Der foretages en afvejning af, hvorvidt der er en rimelig sammenhæng mellem den forventede besparelse og de omkostninger, der er forbundet med at gennemføre udbuddet. Her indtænkes også totalomkostningerne, dvs. de samlede udgifter for opgaveløsningen. 2. Kvalitetsudvikling I hvilken grad vil et udbud bidrage til at yde en bedre service overfor borgerne? 3. Innovation og nye løsninger Muliggør udbud innovation eller udvikling i opgaveløsningen, eller kan kommunen via udbud opnå nye løsninger i forhold til opgavevaretagelsen? 4. Intern læring og konkurrencemiljø Kan man via udbud etablere konkurrencemiljøer, som kan give læring til den kommunale organisation og dermed styrke den kommunale opgavevaretagelse? 5. Øget brugertilfredsheden gennem valgmuligheder Kan man via udbud give borgerne valgmuligheder mellem forskellige leverandører og dermed øge brugertilfredsheden? 6. EKSTERNE SAMARBEJDSPARTNERE OMKRING UDBUD Guldborgsund Kommune samarbejder med mange forskellige partnere omkring udbud. To af dem er særlig tætte partnere. Kommunen er en del af FUS (Fællesudbud Sjælland). FUS består af 16 ud af de 17 kommuner som udgør Region Sjælland. Formålet er at koordinere og udbyde områder på tværs af kommunerne. I FUS oparbejdes viden, medarbejderne netværker på områder som jura og gevinstoptimering, og der arbejdes på at digitalisere og standardisere udbudsprocesserne. Desuden samarbejder kommunen med SKI (Staten og kommunernes Indkøbs Service A/S). SKI er en indkøbsorganisation, der gennemfører EU-udbud på vegne af den offentlige og halvoffentlige sektor og ejes af staten (55 pct. af aktierne) og Kommunernes Landsforening (45 pct.). Et hovedfokus hos SKI de kommende år er udbud af forpligtende aftaler på 15 til 20 områder. Aftalerne udspringer af økonomiaftalen mellem regeringen og KL for kommunernes økonomi for 2012 og tager sigte på at effektivisere kommunernes indkøb yderligere. De første mindst fire forpligtende rammeaftaler skal være etableret senest i løbet af første halvår 2012.

SIDE 6/10 7. OVERORDNET LOVGIVNING EU-udbud Indkøb af varer og tjenesteydelser, der inden for en kategori overskrider tærskelværdien på 1.489.820 kr. (i 2012 og 2013) over en 4-årig periode, skal udbydes i henhold til gældende EU-direktiver. På bygge- og anlægsområdet er tærskelværdien 37.245.500 kr. i 2012 og 2013. EU-udbud skal som minimum offentliggøres elektronisk i EU-Tidende (TED). Desuden har kommunen valgt at det også skal offentliggøres på kommunens hjemmeside www.guldborgsund.dk. Fra 1. april 2012 har ordregiver pligt til at annoncere indkøb omfattet af tilbudslovens annonceringspligt på udbud.dk. Annoncering Indkøb af varer og tjenesteydelser, der inden for en kategori overskrider tærskelværdien på 500.000 kr. over en 4-årig periode, skal udbydes i henhold til annonceringspligten. Beregning af værdien skal ses i sammenhæng med indkøb på tværs af kommunen indenfor samme varekategori, eksempelvis fødevarer, kontorartikler og beklædning. Sådanne udbud skal som minimum offentliggøres på www.guldborgsund.dk. Tilbudsfristen skal placeres i rimelig afstand fra offentliggørelsen således, at interesserede tilbudsgivere - efter en konkret vurdering - er i stand til at afgive tilbud. SKI- og FM-aftaler Udbudspligtige indkøb kan foretages via Statens og Kommunernes Indkøbscentral (SKI), som indgår tværkommunale rammeaftaler med flere leverandører på en lang række indkøbsområder, eller via Finansministeriet (FM), hvor kommunerne kan tilslutte sig ved ansøgning. Guldborgsund Kommune handler via SKI og FM, når dette skønnes fordelagtigt af økonomiske og/eller ressourcemæssige hensyn. Herunder via FUS eller som miniudbud. Engangskøb og køb uden for indkøbsaftaler I tilfælde, hvor der er tale om mindre engangskøb eller gentagne køb, som samlet set ligger under tærskelværdierne, skal indkøbsdisponenten sikre, at politikken alligevel efterleves. Det kan ske på følgende måder: Leverandøren vælges efter EU-udbud eller annoncering

SIDE 7/10 Ved at foretage en direkte tildeling af kontrakt på en SKI- eller FM-aftale, hvis der ikke i forvejen findes en koordineringsaftale, miniudbud eller e- auktion Ved at indhente 3 samtidige og af hinanden uafhængige tilbud I tilfælde, hvor der findes en indkøbsaftale, men hvor den pågældende leverandør ikke kan levere et konkret produkt eller et tilsvarende, kan der handles uden for indkøbsaftalen. Aftaleleverandøren skal dog som udgangspunkt altid spørges først. 8. AFTALERNE Guldborgsund Kommune indgår på en lang række områder centrale indkøbsaftaler, der er obligatoriske for alle kommunens institutioner og enheder. Det sikrer blandt andet, at: Kommunen foretager sine indkøb på et lovligt grundlag Produkternes kvalitet, hvad angår f.eks. sikkerhed, miljø og energieffektivitet, lever op til lovgivningen og kommunens krav Den rette kvalitet, service og vilkår i øvrigt til de billigste priser opnås ud fra en Helhedsbetragtning Sociale- og uddannelses klausuler anvendes, når det skønnes hensigtsmæssigt og rationelt Institutionernes og enhedernes eget tidsforbrug og søgeomkostninger i forbindelse med indkøb minimeres mest muligt Det skønnes, at der er op mod 160 udbudspligtige områder, der skal udbydes gennemsnitligt hvert tredje eller fjerde år. Hertil kommer en lang række udbudspligtige engangskøb og ikke udbudspligtige tjenesteydelser og driftsopgaver. Driftsområderne har ansvaret for, at alle indkøb over tærskelværdierne udbydes, og derudover at igangsætte eller medvirke i udbud. Ligeledes er det driftsområdernes ansvar, at udbud sker på lovligt grundlag, og at udbuddet lever op til relevante krav vedrørende kvalitet, service, miljøforhold med videre. 9. TYPER AF INDKØBSAFTALER Indkøbsaftaler indgås oftest som rammeaftaler med én leverandør i en given periode (typisk 1-4 år). I denne periode er kommunen forpligtet til at placere samtlige indkøb af de af rammeaftalen omfattede produkter hos leverandøren, men kommunen har ikke bundet sig til at købe en bestemt volumen. Indkøbsaftaler kan indgås som en kontrakt eller som en rammeaftale. En kontrakt omhandler et specifikt indkøb, hvis omfang og volumen på forhånd er defineret. Dette vil typisk være tilfældet ved projekt- og engangskøb. En rammeaftale omfatter en ret og pligt til at handle på indkøbsaftalen, når der er behov for det.

SIDE 8/10 Der er ikke på forhånd defineret et præcist omfang eller volumen. Dette vil typisk være tilfældet ved løbende indkøb til den daglige drift. Rammeaftaler kan indgås med én leverandør, hvorved udbudspligten er løftet en gang for alle, eller rammeaftaler kan indgås med tre eller flere leverandører. I dette tilfælde skal hver enkelt køb inden for rammeaftalen efterfølgende placeres hos den leverandør, som efter en konkret vurdering tilbyder de mest fordelagtige vilkår. Den saglige og objektive vurdering skal laves umiddelbart efter og foreligge skriftligt. 10. INDGÅELSE AF INDKØBSAFTALER Når udbudsprocessen igangsættes, skal der udarbejdes et udbudsmateriale, som overordnet indeholder nedenstående elementer: Udvælgelseskriterier vedrører de overordnede krav, der stilles til tilbudsgiverne for at kunne deltage i udbuddet, typisk tilbudsgivers økonomiske og forsikringsmæssige forhold. Opfylder tilbudsgiverne ikke udvælgelseskriterierne, kan tilbudsgiverne ikke komme i betragtning i den videre udvælgelsesproces. Mindstekrav er de forhold i kravspecifikationen vedrørende f.eks. kvalitet, sortiment, service og levering, som tilbudsgiverne skal garantere at opfylde for at komme i betragtning i den videre udvælgelsesproces. Tildelingskriterier angiver de parametre, som leverandørerne kan konkurrere på, og som dermed ikke er et mindstekrav. Overordnet set kan tildelingskriterierne være: Laveste pris: Alle forhold på nær pris er på forhånd defineret som mindstekrav, og tilbudsgiverne konkurrerer dermed kun på prisen eller Økonomisk mest fordelagtige tilbud: Tilbudsgiverne kan konkurrere på en række parametre som pris og kvalitet. Tildelingskriterierne skal i begge tilfælde være beskrevet tydeligt og udformet, så der reelt kan konkurreres på opfyldelsen af de enkelte kriterier. Kravspecifikationen skal tage udgangspunkt i det eksisterende serviceniveau således, at udbuddet kan tilvejebringe den størst mulige prismæssige gevinst. Der skal tages hensyn til, at et øget serviceniveau kan medføre andre økonomiske gevinster end de prismæssige. For at sikre at alle indkøbsaftaler lever op til de fagligt relevante krav og ønsker, vil der på mange områder være behov for at nedsætte brugergrupper. Brugergrupperne hjælper til med faglig viden i udarbejdelsen af kravspecifikationen og fungerer desuden som formidlere af de indgåede indkøbsaftaler til deres bagland.

SIDE 9/10 Brugergrupperne vil bestå af medarbejdere med faglige, erfarings- eller interessemæssige kompetencer i relation til det pågældende indkøbsområde. På nogle indkøbsområder vil der være behov for en politisk stillingtagen til og godkendelse af udbuddets omfang, vilkår og kravspecifikation. Det er driftsområdets ansvar at sikre det sker. Det vurderes administrativt, om det konkrete udbud skal til behandling i et eller flere politiske udvalg eller byrådet før offentliggørelsen. Derudover vurderes det administrativt, om der er behov for eller pligt til at sende kravspecifikationen til høring i kommunens forskellige råd og udvalg eller i relevante interesseorganisationer. Som udgangspunkt kan der politisk kun tages stilling til udbuddet før offentliggørelsen, idet den efterfølgende tilbudsevaluering sker administrativt ud fra de fastlagte saglige og objektive kriterier. 11. DAGLIG HÅNDTERING AF INDKØB Indkøbsaftalerne er som udgangspunkt obligatoriske for alle kommunens institutioner og enheder. De budgetansvarlige ledere skal sikre, at deres indkøb sker i henhold til aftalerne samt i øvrigt efterlever indkøbs- og udbudspolitikken. Det vil tillige sige, at alle indkøbere er ansvarlige for at undersøge, hvorvidt et konkret indkøb er omfattet af en indkøbsaftale. Der kan findes information om indkøbsaftalerne på KMD Webindkøb, når der er indgået en ny central indkøbsaftale. 12. OPFØLGNING PÅ INDKØBSAFTALER Kommunens institutioner og enheder er ansvarlige for, at de handler til de rigtige priser og under de rigtige vilkår på de rigtige indkøbsaftaler. For at sikre en optimal anvendelse af indkøbsaftalerne, følger de budgetansvarlige ledere og indkøbsdisponenter løbende op på, hvorvidt: Leverandørerne fakturerer de korrekte priser i forhold til de aftalte vilkår, Kommunens institutioner og enheder handler på de indgåede indkøbsaftaler. Det er endvidere et krav, at de budgetansvarlige ledere og indkøbsdisponenter reagerer, hvis en leverandør ikke lever op til det lovede eller på anden måde agerer uhensigtsmæssigt. En succesrig udbuds- og indkøbspolitik kræver, at alle ledere og indkøbere har kendskab til og lever op til indholdet.

SIDE 10/10 13. LEVERANDØRPOLITIK Guldborgsund Kommune lægger vægt på gode og langsigtede relationer med professionelle og konkurrencedygtige leverandører. Guldborgsund Kommunes leverandører forventes at indgå i dialog og udvikling omkring relevant viden om logistik, markedsforhold, produkt- og teknologiudvikling, miljø- og arbejdsmiljøforhold o.l. Desuden skal leverandøren tilføre kommunen relevant viden om markeds- og produktudvikling, samt statistisk materiale om kommunens indkøb. Kommunen ønsker at samarbejde med de bedste leverandører uanset virksomhedernes størrelse. Udbud tilstræbes derfor opdelt i mindre delaftaler, når dette er hensigtsmæssigt, således at også små og mellemstore leverandører har mulighed for at byde på aftalerne, herunder lokale. Guldborgsund Kommune vil ved køb af varer og tjenesteydelser i respekt af nationale og internationale regler herfor i videst muligt omfang vil påse, at de i Danmark ved tilvejebringelsen beskæftigede medarbejdere er ansat og aflønnet i overensstemmelse med sædvanlige vilkår efter danske overenskomster og regler. Normalt bør der herske åbenhed imellem parterne, men hvor forholdene taler for det, skal fortrolighed iagttages. Dette indebærer, at hverken Guldborgsund Kommunes medarbejdere eller leverandørerne må videregive informationer om Kommunens udbuds- og indkøbsforhold til udenforstående. Kommunens indkøbsaftaler er underlagt såvel offentlighedsloven som forvaltningsloven. Endelig forlanges det, at enhver udbetaling/tildeling af rabatter, bonus o. lign. sker til Guldborgsund Kommune. 14. INFORMATION OM UDBUD Guldborgsund Kommune ønsker at styrke nuværende såvel som potentielle leverandørers viden om udbud og lægger derfor vægt på at gøre det stadig lettere for leverandører at orientere sig om udbud via kommunens hjemmeside. Dels i forhold til de generelle rammer, som gælder for udbud. Dels i forhold til det konkrete materiale i forbindelse med igangværende udbud. 15. ØVRIGE OVERORDNEDE FORHOLD Guldborgsund Kommunes direktion behandler principielle spørgsmål i forbindelse med udbuds- og indkøbspolitikken. Guldborgsund Kommunes revision efterprøver, at Kommunens institutioner og afdelinger anvender nærværende udbuds- og indkøbspolitik.