Lær at oprette, organisere, dele og slette dokumenter. Udarbejdet af PLC, version 2013!!!!!!! Side 1 af 9
Arbejde i faner Google Apps arbejder i faner, derfor er det vigtigt, du er bekendt med det. Mappen Drev ligger i sin egen fane, og hvert dokument, der åbnes, får sin egen fane. For at skifte mellem dokumenter skiftes der mellem fanerne. Du kan lukke for faner til de dokumenter, du er færdige med at arbejde i, ved at trykke på krydset på fanen. Skulle du ved en fejl lukke din browser, gemmes dokumenter automatisk. Browser En browser er et program, der åbner hjemmesider. Hvordan browseren viser og arbejder med hjemmesider afhænger af, hvordan de afkoder. Google Apps er et Google produkt, og således fungerer det bedst i Googles egen browser Chrome. Det anbefales, at du bruger Google Chrome, når du arbejder med Google Apps, hvad enten det er skolens PC, du bruger, eller din egen. Google Chrome er gratis at installere, og du kan finde Google Chrome ved at åbne denne adresse: http://goo.gl/wtcl7 Adressen er følsom for store og små bogstaver Google Drev program Google Drev er også et program til din computer. Programmet fungerer lidt som Dropbox (et USB stik på nettet), samtidig med, at det giver dig adgang til at arbejde med dine google dokumenter uden en internet forbindelse på din egen PC eller Mac. Programmet er gratis, du kan finde det ved at åbne denne adresse: http://goo.gl/9ol6r Adressen er følsom for store og små bogstaver Du installerer programmet ved at åbne adressen ovenfor og trykke på den store blå knap. Herefter vil en guide hjælpe dig med at installere programmet på din PC eller Mac. Programmet opretter en mappe på din computer der indeholder alle mapper og dokumenter fra Google Apps, du skal blot logge ind med dit UNI-login når du installere programmet. Udarbejdet af PLC, version 2013!!!!!!! Side 2 af 9
Find og log på Google Apps Du kan finde Google Apps på flere måder. På Personaleintra er der en fane der hedder Google Apps, som vil åbne Google Apps for dig. Metoden, der er beskrevet her, kan bruges, uanset hvor på Google du bevæger dig hen. For at logge på Google Apps, skal du bruge dit UNI-Login 1. Åben en browser, gerne Google Chrome 2. Åben hjemmesiden google.dk 3. Tryk på Log ind 4. Skriv dit UNI-Login i mail feltet, og tilføj @apps.vejle.dk (Dette er også din mailadresse til Google Apps) Indtast ikke din kode endnu 5. Tryk på Log ind 6. Derefter åbnes en UNI-Login side, tast dit uni-login som du plejer Første gang, du logger ind, er det muligt, du skal acceptere Google Apps vilkår. Hvis du ikke allerede står på Google Drev siden, så åbn den i menuen i toppen af vinduet. Udarbejdet af PLC, version 2013!!!!!!! Side 3 af 9
Opret et Google Dokument På Google kan du oprette tekstdokumenter, regneark præsentationer. Der er ingen begrænsning for, hvor mange dokumenter, der kan oprettes. 1. Tryk på knappen Opret 2. Tryk derefter på den dokumenttype du vil oprette: Der oprettes ny et tomt dokument.! VIGTIGT! - giv dit dokument et navn før du begynder at arbejde på det. 3. Tryk på Ikke navngivet dokument i toppen af vinduet 4. Skriv et navn til dit dokument og tryk på OK Herfra gemmes dit dokument automatisk ca. hvert femte sekund Dokumenter i Google Drev kan næsten det samme som Microsoft Office. Redigeringen og formatering af dokumenter er ikke meget anderledes end i Office. I toppen af dokumentet er en række knapper og menuer, og funktionerne ligger næsten de samme steder som i Office og benytter symboler, der svarer til Office. Udarbejdet af PLC, version 2013!!!!!!! Side 4 af 9
Uploade dokumenter Udover at gemme dokumenter, kan Google Drev også fungere som et USB stik på nettet. Under et upload kan Office dokumenter konverteres til Google dokumenter. Ved at konvertere til Google Dokumenter får man lov at redigere i de uploadede dokumenter. Funktioner som er brugt i Office, som ikke er understøttet, kan resultere i at dokumentet ikke ser ud som i Office. Det er en god idé indtil Google versionen af dokumentet er i orden at gemme en kopi af Office dokumentet, evt. på et USB stik eller lign. 1. Tryk på upload knappen ved siden af Opret knappen 2. Vælg derefter hvad du vil uploade Mappe upload kan uploade og konvertere en mappe med dokumenter på din computer. 3. Når du valgt upload type, naviger frem til den fil/mappe du vil uploade 4. Marker filen/mappen med et venstre klik, og tryk på Åbn 5. Du kan nu vælge om du vil konvertere dit dokument samt om du vil se denne dialog, hver gang du uploader en fil/mappe. Dette anbefales, da et uploaded dokument ikke senere kan konverteres til Google format. Ikke Google formater kan IKKE redigeres Note Vær opmærksom på at oprettede dokumenter og uploadede dokumenter der ikke er konverterede har forskellige symboler. Her er begge typer tekstdokumenter, det første i Google format og det andet i Word. Udarbejdet af PLC, version 2013!!!!!!! Side 5 af 9
Organisering På Google Drev kan du også oprette mapper til at organisere dine dokumenter. Ud over organisering giver det også fordele ved deling af adskillige dokumenter. 1. Tryk på knappen Opret og vælg Mappe 2. Skriv et navn til din mappe, og tryk på Opret 1. For at flytte dokumenter ind i en mappe, sæt flueben ved de dokumenter du ønsker at flytte 2. Tryk derefter på Organiser knappen 3. Tryk på den mappe du gerne vil flytte dine dokumenter til Der kommer et lille flueben, når mappen er korrekt valgt 4. Tryk derefter på knappen Flyt 1. Du kan farvekode en mappe ved at sætte flueben ved den 2. Tryk på Mere 3. Peg på Skift farve 4. Vælg en farve Udarbejdet af PLC, version 2013!!!!!!! Side 6 af 9
Del dokumenter og mapper Du kan dele både dokumenter og mapper, og du kan dele dem med alle i Vejle Kommune. Du skal blot kende enten deres fulde navn eller deres UNI brugernavn. For dele med en klasse eller gruppe skal du kende UNI forkortelsen. For Nørremarksskolen er det NMK_ (eksempel: NMK_7c) 1. Sæt flueben ved dokumentet/mappen du vil dele 2. Tryk på Del knappen 3. Skriv hvem du vil dele dokumentet/mappen med 4. Tryk på enter for at vælge det første forslag på listen OBS! Alle har to mailadresser på Google drev. Hvilken man vælger, har ingen betydning Du kan dele dokumenter og mapper med et ubegrænset antal personer 5. For at vælge hvad dem, du deler med, skal have lov til, tryk her: og vælg hvad modtageren skal have lov til 6. Tryk på Del og gem for gemme ændringerne Du kan fjerne fluebenet ud for Giv personer besked via e- mail hvis ikke de skal modtage en mail, når du deler med dem Du kan til enhver tid ændre indstillingerne i dette vindue Du kan fjerne en deling på krydset: Husk at tryk på Gem ændringer hvis du laver ændringer Der vises en person på mapper, når de er delt. På både dokumenter og mapper vises også teksten Delt Udarbejdet af PLC, version 2013!!!!!!! Side 7 af 9
Modtag og organiser delt dokument Du kan se hvilke dokumenter, der er delt med dig, og du kan lægge dem ind i dine egne mapper uden, at det påvirker andre. OBS! At omdøbe dokumenter, du har modtaget, påvirker de andre, dokumentet/mappen er delt med Modtagere kan kun omdøbe, hvis de har ret til at redigere (Se punkt 5 side 7) 1. Tryk på Delt med mig 2. Du kan her se de dokumenter og mapper, der er delt med dig. Marker det dokument/mappe du vil putte i din egen mappe 3. Tryk derefter på Organiser knappen 4. Vælg den mappe du vil lægge dokumentet/ mappen i, og tryk på flyt Du kan nu finde dokumentet/ mappen i mappen, du valgte. Når afsenderen holder op med at dele dokumentet/mappen, forsvinder det automatisk. Når du deler dokumenter, andre kan redigere i, kan du se om, der er lavet ændringer, ved at se efter, om teksten er fed. Første dokument her er læst, andet dokument er ikke. Udarbejdet af PLC, version 2013!!!!!!! Side 8 af 9
Slet dokumenter og mapper 1. For at slette dokumenter/mapper: Marker dem ved at sætte et flueben 2. Tryk derefter på skraldespanden Det, du har valgt, er nu i Googles papirkurv 3. For at tømme papirkurven tryk på Flere 4. Vælg derefter Papirkurv 5. Tryk på knappen Tøm papirkurv for at slette dokumenter/mapper permanent 6. Du får følgende advarsel, tryk på Tøm papirkurv Udarbejdet af PLC, version 2013!!!!!!! Side 9 af 9