EDI kvalitetssikring af den elektroniske kommunikation Kommune Lægepraksis Hospital
Udkastet er udarbejdet af; Thomas Koldkur Bitsch Konsulent Kvalitet og Sundhedsdata, Strategisk kvalitet Skottenborg 26 8800 Viborg Telefon: 2064 8294 Mail: thomas.bitsch@stab.rm.dk Og Peter Pedersen Klinisk IT-konsulent It, Medico og Telefoni, Bispebjerg Hospital Bygning 24, Opg. 24A/B, 2. sal Mobil: 2262 0912 Mail: peter.jan.pedersen@regionh.dk Side 2
Baggrund EDI kvalitetssikring af den elektroniske kommunikation mellem almen praksis, kommuner og hospitaler i sundhedsvæsenet anbefales implementeret i Danmark. Elektronisk kommunikation har fået stigende betydning for det samarbejde, der er en nødvendig forudsætning for levering af gode og sammenhængende patientforløb, og relevant elektronisk kommunikation skal foregå umiddelbart og uhindret i den kliniske situation. Som en del af økonomiaftalen 2010 mellem stat og region har den elektroniske kommunikation desuden via MedCom 1 standarder fået særlig opmærksomhed igennem RSI pejlemærkerne 2. Formål EDI kvalitetssikringen skal være med til at sikre, at den elektroniske kommunikation håndteres korrekt og rettidigt, således at data følger patientens forløb på tværs af afdelinger og sektorgrænser under hele forløbsindsatsen. Herunder kan adresseres; De kommunikerende parters indstilling og handlemåde At SOR 3 er korrekt og rettidigt opdateret At It-systemer automatisk holder sig ajourført med oplysningerne i SOR At It-systemerne opsættes til tidstro/ synkron modtagelse og afsendelse af elektroniske meddelelser Der løbende gennemføres MedCom certificering Den organisatoriske implementering, herunder den nødvendige ledelsesbevågenhed I dag kan sundhedsvæsenets kliniske It-systemer modtage og sende elektroniske negative kvitteringer, hvis et forsøg på elektronisk kommunikation mellem to parter er mislykket. Hver enkelt elektronisk kvittering skal af parterne følges op med en nærmere undersøgelse af, hvorfor forsendelsen mislykkedes, og der skal iværksættes en udbedring af dette. Den part der modtager en negativ kvittering skal derudover sørge for at den oprindelige elektroniske meddelelse overbringes til modtager på anden vis, indtil den elektroniske MedCom forsendelse igen kan benyttes. Nationalt krav at modtager altid svare tilbage med en negativ- eller For positivkvittering, en del af de negative uanset kvitteringer, hvilken MedCom som sundhedsvæsenets standard der parter blevet modtager modtaget eller afsender, kendes årsagen, og det kræver derfor ikke yderligere undersøgelser, men i 1 MedCom skal bidrage til udvikling, afprøvning, udbredelse og kvalitetssikring af elektronisk kommunikation og information i sundhedssektoren med henblik på at understøtte det gode patientforløb 2 Regionernes Sundheds-it organisation (RSI) har opstillet 24 pejlemærker om et forpligtende samarbejde om sundheds-it. Et af disse pejlemærker omhandler MedCom standarder 3 Sundhedsvæsenets Organisationsregister Side 3
stedet en teknisk ændring i It-systemerne. Den resterende del af de negative kvitteringer kan potentielt dække over en utilsigtet hændelse, idet en henvisning eller et svar aldrig er nået korrekt frem. Hver part arbejder for at antallet af negative kvitteringer reduceres mod 0. Der aftales nationalt hvordan negative kvitteringer skal håndteres. Hvem har ansvaret for at følge op på negative kvitteringer? Er det afsender eller modtager af negative kvittering? I flere sammenhænge har Sundhedsvæsenets Organisationsregister (SOR) en stor betydning for den elektroniske kommunikation, idet SOR blandt andet indeholder et elektronisk adressekartotek, som it-systemer optimalt set bør baserer sin elektroniske kommunikation på. Hver part skal sørge for at egne oplysninger i SOR er korrekt opdateret For almen praksis ligger ansvaret hos praksislægen selv eller hos leverandøren af praksislægens it-systemet. For kommuner gælder, at MedCom vedligeholder oplysningerne i SOR. Hver part i sundhedsvæsenet sørger for at være korrekt opdateret i SOR, da det er en væsentlig forudsætning for, at den elektroniske kommunikation modtages/ afsendes korrekt. Hver part i sundhedsvæsenet gennemgår SOR kritisk med henblik på at begrænse antallet af aktive lokationsnumre. Hver part i sundhedsvæsenet gennemgår SOR så de meddelelsestyper der står ved lokationsnummer faktisk understøttes teknisk- og organisatorisk på den pågældende enhed. It-systemer skal automatisk ajourføre sig med oplysninger fra SOR hvert døgn, således at eget it-systemet kun kan sende EDI-meddelelser til lokationsnumre der har angivet pågældende meddelelsestype i SOR. Og Parterne benytter kun SOR som register og undlader brug af eget register. Hver part indgår aktivt i nationale arbejdsgrupper under Statens Serum Institut med henblik på at udvikle SOR, så sundhedsvæsenets parter fremadrettet oplever at data for samtlige parter er ensartet og rettidigt registret. Side 4
MedCom Certificering MedCom arbejder for at sikre kvalitet i den elektroniske kommunikation i det danske sundhedsvæsen. Desuden arbejder MedCom for, at alle kliniske it-systemer kan kommunikere med hinanden ved hjælp af EDI- eller XML som fælles standard og dermed understøtte det gode patientforløb. MedCom certificerer desuden kliniske itsystemer, hvilket vil sige at de kliniske it-systemer gennemgår en række tests. Det sikrer at der ikke opstår fejl i de afsendte meddelelser, og systemet kan modtage og tolke indkomne beskeder korrekt. Det er vigtigt at prioriterer kvalitet i dataudvekslingen højt og derfor stille krav om, at kliniske it-systemer er MedCom certificeret inden elektroniske meddelelser sættes i drift. Dataudveksling skaber værdi for både de sundhedsprofessionelle og patienterne. Patientdata skal altid følge med, selv hvis patienten bliver flyttet til et hospital i en anden region. Det giver de sundhedsprofessionelle mulighed for at sætte sig ind i patientens sygdomshistorie og sikrer den fornødne kontinuitet i behandlingen. De MedCom standarder, som hver leverandør implementerer i sundhedsvæsenets it-systemer, inden idriftsættelse har gennemgået en MedCom certificering. Samtlige it-leverandører der benytter MedCom standarder skal recertificeres mindst hvert 3. år, eller ved hver release der indeholder rettelser til MedCom standarder. It systemers aftale om elektronisk postkasse Sundhedsvæsenets parter har typisk flere forskellige sundheds it-systemer, som benytter elektronisk kommunikation. Et fællestræk for disse it systemer er at de har en centralt EDI-server 4 ved leverandør eller lokalt. EDI-serveren kommunikerer herefter meddelelserne videre til partens VANS 5 udbyder, som i samarbejde øvrige VANS udbyder kender samtlige lokationsnumre og derfor altid ved hvor meddelelser skal sendes korrekt hen. Hvor tit det enkelte it-system eller EDI-server kommunikerer med VANS, om nye indeller udgående meddelelser er meget forskellig i dag. Det er derfor overordentlig vigtigt, at parternes aftale om at tjekke for ind- og udgående meddelelser ikke går imod ønsket om rettidig elektronisk kommunikation. Hvert it-system/edi-server bør tjekke for nye ind- eller udgående EDImeddelelser hvert minut. 4 EDI-serveren er hjørnestenen, i elektronisk udveksling af dokumenter (herunder EDI). Den står for selve oversættelsen af inhouse formatet til det aftalte EDI format. En EDI server er altså en oversætter eller en såkaldt konverter. Den udveksler de 5 VANS er forkortelsen for Value Added Network Service VANS er et kommunikationsnetværk, der er i stand til at distribuere og fordele data og informationer. Populært sagt er VANS et elektronisk Postvæsen. Side 5
Organisation i forbindelse med EDI-kvalitetssikring Med henblik på at gennemføre nærværende anbefalinger foreslås det at, hver part i sundhedsvæsenet nedsætte en organisation for området. Typisk vil arbejdsopgaverne omkring EDI kvalitetssikring berøre flere parter i sundhedsvæsenet, hvilke blot understreger behovet for en stærk egen organisation til opfølgning af de forskelligartede opgaver indenfor EDI kvalitetssikring. Organisationens arbejde vil ikke fratage de forskellige it-leverandører og it-ansvarliges ansvar i forbindelse med den elektroniske kommunikation, men være en samarbejdsog sparringspartner til sikring af at den elektroniske kommunikation sker hensigtsmæssigt og rettidigt. Patientansvaret dækker over sikring af de organisatoriske forudsætninger for elektronisk kommunikation mellem sundhedsvæsenets parter. Dette sikres bl.a. igennem korrekte registreringer i SOR, hvor hver part er ansvarlig for at egne oplysninger er korrekte. Personaleansvar: Der ligger også et ansvar for at personalet har fokus på opgaven omkring den tværsektorielle kommunikation og at personalet erkender at dataudveksling skaber værdi for både de sundhedsprofessionelle og patienterne. Patientdata skal altid følge med patienten. Det tekniske ansvar dækker tekniske forudsætninger for elektronisk kommunikation, f.eks. ajourføring af it-system fra SOR og at it-systemerne opsættes til tidstro/ synkron modtagelse og afsendelse af elektroniske meddelelser samt har gennemgået en MedCom certificering af standarderne. Udviklingen og udbredelsen af den elektroniske kommunikation kan følges ved hjælp af månedlige statistikker, som gøres tilgængelig af MedCom på hjemmesiden https://medcom.medware.dk/ Side 6
Statistikken indeholder samtlige forsendelser til eller fra sundhedsvæsenets parters lokationsnumre, som sammen med oplysninger fra SOR giver et billede af hvem der sender/modtager elektroniske meddelelser til hinanden. I de tilfælde hvor den elektroniske kommunikation kræver ekstra opmærksomhed, f.eks. negative kvitteringer eller uhensigtsmæssig håndtering af den elektroniske kommunikation vil partens organisation for EDI kvalitetssikring viderebringe informationen til rette ansvarlige. F.eks. hvis et hospital ikke sender udskrivningsadviser elektronisk rettidigt, skal den pågældendes parts EDI kvalitetssikrings organisation kontaktes. Den vil så kontakte det pågældende hospital, med henblik på gennemførsel af tiltag der sikre at fremtidige udskrivningsadviser foregår rettidigt. Et andet eksempel er, hvis et it-system genererer mange negative kvitteringer således den elektroniske kommunikation ikke kommer korrekt frem, så vil det pågældende itsystems leverandør blive kontaktet igen med henblik på at fremtidigt elektronisk kommunikation modtages/sendes korrekt. Et tredje eksempel er, hvis en part modtager en elektronisk meddelelse der ikke overholder gældende MedCom standard. Sådanne elektroniske meddelelser opsamles i det kliniske it-systemer og kommer ikke ud til f.eks. hospitalsafdelingen. Den elektroniske besked tjekkes og afsenderen bliver kontaktet, evt. også MedCom med henblik på at fejlen rettes, således at fremadrettet elektronisk kommunikation kan foregå gnidningsløst. Endelig bliver den pågældende part også gjort opmærksom på at beskeden skal overbringes på anden vis. Hver part i sundhedsvæsenet nedsætter en organisation for området. Side 7