REFERAT Dialogmøde 2014 Fællesorganisationens Boligforening Dato: 6. oktober 2014 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Formand Svend-Aage Berg Næstformand Vivi Stæhr Forretningsfører Mona Nørgaard Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. VELKOMST Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. Det var første gang Svend-Aage Berg deltog, idet han var nyvalgt på generalforsamlingen den 8. maj 2014. Vivi Stæhr har siddet i bestyrelsen i mange år. Bjarne redegjorde kort for den lovpligtige styringsdialog, og hvordan Kalundborg Kommune har tilrettelagt dialogen. Svend-Aage Berg orienterede om, at han som nyvalgt formand ikke havde haft indflydelse på udfyldelse af styringsrapporten. 2. OPFØLGNING PÅ SIDSTE ÅRS AFTALER 1. FOB indberetter korrekte oplysninger i LBF Stamregister samt sikrer, at der fremover ikke er uoverensstemmelse mellem stamregister og regnskabsoplysningerne. 2. Til brug for dialogmøde 2014 indberetter FOB styringsrapporten senest 1/7-2014. Ad 1) Ad 2) FOB har tilrettet boligerne, men der er stadig uoverensstemmelse vedrørende institutioner. P.g.a. tekniske problemer i LBF s system, har dette ikke helt kunne overholdes. 3. GENNEMGANG AF STYRINGSRAPPORTEN Begge parter var enige om, at det ikke var nødvendigt at gennemgå rapporterne på mødet. Kommunen havde forinden gennemgået dem, og nedenstående oplysninger her i punkt 3 er således et udtryk for FOB' s besvarelse fra disse. Herudover henvises til punkt 4, hvor støttesagerne ved LBF blev drøftet. A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. Kommunen: Til efterretning. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : ja, igangværende LBF-sager - Se under afdelingerne. Kommunen: Til efterretning - se under pkt. 4. Referat fra dialogmødet 2014 med Fællesorganisationens Boligforening 1/6
B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Der stilles større krav og større krav til boligorganisationer, og administrationsbidraget er efter vores opfattelse blevet et parameter, som boligorganisationerne måles på. Det betyder, at vi konstant skal være opmærksom på en rationel drift og finde besparelse, hvor det er muligt, samtidig med at der forventes et højt niveau af ekspertise og rigelig tid til at servicere beboerne. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: FOB arbejder løbende på at optimere boligorganisationes drift på alle måder. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 4.439 4.033 4.917 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 3.213 4.361 3.402 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 3.085 2.078 2.515 Der har været i alt 11 sager ved Beboerklagenævnet, heraf 1 tabt. Kommunen: Til efterretning. Pæne nøgletal. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Det er en stor udfordring at få interesserede beboere til at deltage i beboerdemokratiet, og når de er valgt ind i en bestyrelse, så skal der gøres meget for at aktivere dem til at deltage i kurser m.v. Der arbejdes konstant på dette problem. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Der arbejdes videre med tidligere års initiativer Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. Kommunen: Til efterretning. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Regnskabsår 2012/2013 % Regnskabsår 2011/2012 % Venteliste 62,61 47,37 Kommunal anvisning 24,35 27,63 Fleksibel udlejning 0 0,66 Kombineret udlejning 0 0 Annoncering 13,04 24,34 Ledige boliger ultimo året 0,18 0,18 Kommunen: Til efterretning. Referat fra dialogmødet 2014 med Fællesorganisationens Boligforening 2/6
4) Byggeri og renoveringer Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Langsommelig proces er et stort problem. Vi udarbejder p.t. helhedsplaner med henblik på at renovere et stort antal af FOB's ældre boligmasse. Det at skulle renovere og finde løsninger, der gør boligerne tidssvarende samtidig med, at vi skal tilfredsstille både lejere og forholde os til krav fra LBF og kommunen, det er en udfordring i sig selv. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Da kommunalbestyrelsen har besluttet, at der ikke skal tilføres kommunen nye almene familieboliger, så kan vi udelukkende satse på kommunale ældreboliger og plejehjemsbyggeri. Det giver en begrænsning i, hvad der kan igangsættes. En lignende begrænsning har ikke fundet sted på det private boligområde f.s.v. angår Kalundborg By. Er der overvejelser om privat boligudlejning på Kalundborg Sygehus? Så vil det medføre større tomgang i det almene byggeri. Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer (i regnskabsåret): Afd.008-8 : påtænkt / besluttet helhedsplan til LBF-sag Afd.009-9 : påtænkt / besluttet helhedsplan til LBF-sag Afd.017-17: igangværende ombygning af ungdomsboliger til familieboliger m.v. - LBF-sag Afd. 021-21: påtænkt/besluttet nedrivning af 2 blokke, LBF-sag Afd.060-14 : påtænkt / besluttet helhedsplan til LBF-sag Afdelinger i nybyggeri under opførelse Afd.25-25 : Nyvangsparken 2 under opførelse Kører planmæssigt. Skema B blev godkendt i kommunalbestyrelsen 29. januar 2014. Der er rejsegilde 8. oktober 2014. FOB forsøger så vidt overhovedet muligt at tage hensyn til beboerne i byggefacen, herunder flytning til deres midlertidige boliger, inden endelig indflytning kan ske i de nye boliger. Dette kan give lidt problemer blandt andet pga. mindre plads. Kommunen: Til efterretning. - På det direkte spørgsmål om privat boligudlejning i Kalundborg Sygehus svarer Bjarne Dybdal Andersen, at han i så fald ikke har noget kendskab hertil. - Vedrørende renoveringssagerne henvises i øvrigt til punkt 4, støttesager i LBF. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal vedrørende ledige boliger: afd. 008-8 gul markering Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal vedrørende fraflytning: afd. 021-21 gul markering FOB anfører, at det er et stort problem, at borgerne ikke kan få indskudslån i boliger fra før 1964. Mange er nødt til at takke nej til en bolig, fordi de ikke kan hjælpes med indskudslån eller engangsydelse til indskud. Desuden hører FOB ofte, at huslejen er for dyr i de moderniserede lejligheder, og de boliger, der ikke er moderniseret, er for slidte. Kommunen: Til efterretning. Det er lovgivningen, der ikke giver mulighed for boligindskudslån (pligtlån) for boliger opført før 1. april 1964. Ansøgningen er indtægtsbestemt. Referat fra dialogmødet 2014 med Fællesorganisationens Boligforening 3/6
4. STØTTESAGER I LANDSBYGGEFONDEN Afd. 017-17: Igangværende LBF-sag (ombygning fra ungdomsboliger til familieboliger, renovering og kapitaltilførsel) Projektet kører planmæssigt, har nu været i udbud. - Der er 9 måneders frist for skema B, som således skal fremsendes til politisk behandling i kommunalbestyrelsen i december 2014. - Kommunen forventer frist for fremsendelsen senest medio november 2014, kommunen aftaler en mere præcis dato med BDO. Afd. 008-8, 009-9 og afd. 060-14 : påtænkt/besluttet LBF-sag (renovering og kapitaltilførsel) Projektet vedrører renovering og forbedringer samt fremtidssikring af boligerne omkring Nørre Alle m.v. Der har tidligere var optakt til et samarbejde om en helhedsplan med VAB og Boligselskabet Alliken, som ligeledes har røde blokke på Nørre Alle, men de er ikke mere med i projektet. FOB arbejder p.t. på ansøgning og helhedsplan. Der er søgt udsættelse i LBF - foreløbig til udgangen af 2014. Svend-Aage Berg oplyser, at han har været til møde med LBF omkring støttemuligheder til projektet. Det vides p.t. kke, om LBF kommer på yderligere besigtigelse. Herudover har afdelingerne søgt kapitaltilførsel, og LBF har ved skrivelser af 10. april 2014 foreløbig behandlet sagerne og foreløbig beregnet fondens andel i kapitaltilførsel således : Afd. 008-8 : Kapitaltilførsel 2/5 833.000 kr. Afd. 009-9: Kapitaltilførsel 2/5 1.316.000 kr. Afd. 060-14: Kapitaltilførsel 2/5 812.000 kr. Samarbejdet med kommunen omkring boligselskabets udarbejdelse af helhedsplanen blev drøftet, herunder vigtigheden i, at kommunens Teknik og Miljø, Team Plan og Byg løbende involveres i helhedsplanen, således at den er afstemt med dem inden fremsendelse til Landsbyggefonden og ansøgning om skema A. - Dette er således generelt i forbindelse med enhver helhedsplan til LBF. - Kommunen meddeler kontaktperson. Afd. 021-21 : Påtænkt/besluttet LBF-sag (renovering eller delvis nedrivning og kapitaltilførsel) Afdelingen består af 20 ældreboliger (Elmevænget) og 20 familieboliger (Risums Gård og 2 ældre blokke på h.h.v. Slagelsevej og Stationsvej). Sagen vedrører de 2 blokke på Slagelsevej og Stationsvej i alt 12 familieboliger. Projektet går nu mere i retning af en nedrivning, da det synes for dyrt at renovere. LBF har meddelt udsættelse med ansøgning/helhedsplan til udgangen af 2014. Det er p.t. ikke afklaret, hvorvidt projektet gennemføres. Herudover har afdelingen søgt kapitaltilførsel, og LBF har ved skrivelse af 10. april 2014 foreløbig behandlet sagen og foreløbig beregnet fondens andel i kapitaltilfør således: Afd. 021-21: Kapitaltilførsel 2/5 280.000 kr. Kommunen: Til efterretning. - Kommunen har efter mødet sendt mail til FOB med oplysning om kontaktperson i Teknik og Miljø, Team Plan og Byg (teamleder Jesper Handberg), og forventer herefter at FOB retter henvendelse omkring helhedsplanen. Vi har noteret os LBF's foreløbige skøn over kapitaltilførsel, hvilket skøn indebærer en kommunal andel på det halve, men at dette i sidste ende kræver godkendelse i kommunalbestyrelsen. 5. REGNSKAB 2013 (01.01.2013-31.12.2013) Regnskab 2013 (01.01.2013 31.12.2013) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et underskud på 8.062 kr. Underskud overføres til arbejdskapitalen. Referat fra dialogmødet 2014 med Fællesorganisationens Boligforening 4/6
Årets resultat afdelinger: Årets resultat Opsamlet resultat Leje/m2/pr.år 2013 Pr. 31.12.2013 008 8, Nyvangsvej, Fr. Andersensvej, Nørre Alle 28.208 28.208 646 009 9, Nørre Alle, Nyvangsvej, Lupinvej, Skibbrogade, Bag Slotsgraven 326.549 1.268.312 773 016 16, Klosterparkvej, Nørre Alle, Hasselvej, Blegdammen, Kastanjevej 6.608 325.903 592 017 17, Ungdomsboliger 3.382-37.120 865 021 21, Elmevænget, Stationsvej, Slagelsevej, Adelgade 92.341 214.674 850 023 22, Fr. Andersvej 35 A, Nyvangsparken -15.607 32.344 1.069 024 23, Klosterengen 26.726 51.488 889 060 14, Nyvangsvej, Fr. Andersensvej 24.048 0 654 Underskud afvikles efter reglerne, dvs. over 3 år. Ifølge revisor er der underfinansiering i afd. 8, 14 og 16. Dette er ikke uddybet på spørgeskema. Dette afklares med boligselskabet efter mødet. - Dette påvirker dog ikke resultatet på nogen måde. Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold. Revisor vurderer, at henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er tilstrækkelige til at dække forbruget ifølge de foreliggende drifts- og vedligeholdelsesarbejder. Boligorganisations regnskabsnøgletal vedr. administrationsbidrag, dispositionsfond og arbejdskapital er pæne. Kommunen tager herefter regnskab 2013 til efterretning med følgende bemærkninger Ved JA svar i spørgeskemaet, skal dette uddybes i særskilt note. Der mangler uddybende note vedrørende pkt. 9b, underfinansiering og pkt. 10, udlejningsvanskeligheder. 6. EVALUERING AF UDLEJNINGSAFTALEN Kommunen har tidligere rettet henvendelse til FOB med et ønske om fleksibel udlejning i selskabets afdelinger med familieboliger, således at personer, der pendler, og som kan dokumentere, de har fået ansættelse i en virksomhed beliggende i Kalundborg Kommune (minimum 30 timer) kan få fortrin. FOB har tidligere udtrykt at de er positivt indstillet hertil, hvorefter kommunen har fremsendt udkast til ny udlejningsaftale. FOB oplyser, at de forventer, at dette bliver drøftet førstkommende bestyrelsesmøde i oktober måned. Kommunen: Til efterretning. Kommunen konstaterer at udlejningsaftalen pr. 1. januar 2013 har haft en for kommunen positiv effekt, idet udlejning med kommunal anvisning er faldet fra 27,63 % til 24,35 %. Vedrørende forslag til ny udlejningsaftale med fleksibel udlejning, afventer Kommunen nu tilbagemelding fra FOB med bestyrelsens beslutning. 7. DIALOGMØDE 2015 OG INDBERETNING AF STYRINGSRAPPORTEN Reglerne om indberetning af styringsrapporten er ændret, så indberetning allerede vil være mulig umiddelbart efter indberetning til LBF - Dette får dog kun indflydelse på boligorganisationer med skæve regnskabs. FOB har frist for regnskabsindberetning (regnskab 2014) til LBF den 31. maj 2015, hvorefter indberetning vil være mulig. Referat fra dialogmødet 2014 med Fællesorganisationens Boligforening 5/6
AFTALE: Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten blev aftalt til den 1. juli 2015. Kommunen indberetter datoen i www.almenstyringsdialog.dk. Tidspunkt for dialogmødet aftales herefter mellem parterne. 8. EVENTUELT FOB havde ingen emner til eventuelt. Kommunen efterlyste tilbagemelding fra FOB om netværksboliger - med henvisning til mødet her på kommunen den 26. februar 2014. På mødet oplyste FOB mulige boliger og lovede en mail herom, hvilket ikke er indgået. Der blev efterlyst små boliger (1 og 2-vær lejligheder) max. husleje 6.500,-, og beliggende i Kalundborg By (Nørre Alle også OK). Almindelig udlejning af familieboliger på egen lejekontrakt. Oplysninger om mulige boligerne bedes sendt til Voksenspecial- og psykiatrichef Lars Aarøe Hansen. Kommunen orienterer om, at www.almenstyringsdialog.dk nu er frit tilgængeligt for alle - dvs. uden kode - dog i en begrænset udgave. Kommunen efterlyser, om FOB har overvejelser omkring at navngive deres afdelinger, som i dag kun har numre. Kommunen finder, at afdelingsnavne vil kunne bidrage til bedre at identificere afdelingerne, men det er naturligvis frivilligt om man ønsker dette. - FOB vil overveje forslaget. Kommunen: Til efterretning. Kommunen har efter mødet sendt mail til FOB med oplysning om uddybende kontaktoplysninger vedrørende netværksboliger - til Voksenspecial- og psykiatrichef Lars Aarøe Hansen. 9. AFTALER 1. FOB retter stamoplysninger, således at regnskabsoplysningerne og LBF-stamoplysninger er identiske. 2. FOB kontakter snarest Teknik og Miljø, Team Plan og Byg v/teamleder Jesper Handberg vedrørende helhedsplan. 3. Skema B vedrørende afd. 17 (ombygning af ungdomsboliger til familieboliger) fremsendes til kommunen senest medio november 2014. 4. FOB melder snarest tilbage til kommunen om bestyrelsens beslutning vedrørende fleksibel udlejning. 5. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten 2015 aftales til senest 15. juli 2015. Fællesorganisationens Boligforening Kalundborg Kommune den 13 /11-2014 den 11 / 11-2014 Formand Svend Aage Berg Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2014 med Fællesorganisationens Boligforening 6/6