Online-timeseddelregistrering Denne vejledning giver dig et overblik over, hvordan du kommer i gang med at foretage registrering af dine timesedler i vores online-tidsregistreringssystem, som hedder AXP. Systemet er ret enkelt at bruge, og det tager ikke lang tid, før du kan undvære vejledningen. Hvis du har spørgsmål, problemer med selve tidsregistreringen eller systemet, skal du henvende dig til Vikarløn. Vikarløn kontaktes på Tidsregistrering@assistance.dk Har du i den aktuelle situation ikke mulighed for at benytte e-mail, kan du selvfølgelig også i kontorets åbningstid ringe på telefonr. 33 55 00 90 og bede om at tale med Vikarløn. Teknik Du skal bruge en pc med internetadgang for at få adgang til vores system. Dine godkendte timesedler bliver liggende i systemet, og kan udskrives efter behov. Internetadressen AXP får du adgang til på internetadressen http://indtastdata.assistance.dk/ Login Her skal du starte! Dit brugernavn er dit vikarnummer. Hvis du er ny bruger eller har du glemt din adgangskode, kan du selv oprette dig en ny via et link i en e-mail som automatisk sendes til dig med det samme. Læs hvordan her i vejledningen på de efterfølgende sider, hvor du også får vejledning med skærmbilleder i brug af tidsregistreringssystemet. God fornøjelse Vikarvejledning Side 1 af 19 2011-10
*** MEGET VIGTIG INFORMATION *** Tidsfrister for godkendelse af timesedler Det er meget vigtigt, at du overholder vores tidsfrister for aflevering af timesedler. Ellers kan du ikke få løn til tiden. Du skal godkende dine timesedler hver uge - senest søndag i den uge, du har været i vikariat. Vi opfordrer dig til løbende at godkende dine timesedler efterhånden som den aktuelle uges job slutter. Du skal ikke udfylde papirtimesedler og aflevere kopier til kunden, samtidig med at du foretager online-tidsregistrering. Du skal ikke indsende papirtimeseddel til os, hvis du foretager online-tidsregistrering af vikariatet. Vikarvejledning Side 2 af 19 2011-10
Internetadressen til din online-tidsregistrering i AXP er http://indtastdata.assistance.dk/ eller http://indtastdata.assistance.dk/login.php Afhængig af hvilket link du bruger, er det første skærmbillede du får enten forsiden eller loginvinduet. Fra forsiden skal du trykke på Log på for at komme til loginvinduet. Vikarvejledning Side 3 af 19 2011-10
Dit vikarnummer er dit brugernavn, som fremgår af den e-mail, vi har sendt til dig, eller du kan få det oplyst af din personalekonsulent. Din adgangskode: Er du ny bruger eller har du glemt din adgangskode, kan du selv oprette dig en ny via et link i en e-mail som automatisk sendes til dig med det samme. Har du i forvejen en adgangskode til systemet spring frem til side 7. Opret en ny adgangskode via Glemt password? funktionen For at oprette en ny adgangskode skal du vælge Glemt password? Forudsætningen for at kunne bruge denne funktion er, at du i forvejen står registreret i vores system med din aktuelle e-mail adresse. Det finder du ud af undervejs, hvis du ikke gør. Vikarvejledning Side 4 af 19 2011-10
Når du har valgt Glemt password? vises denne besked på siden. Du skal nu indtaste din e-mail adresse i feltet og derefter trykke Send. Hvis systemet finder din e-mail adresse vises denne besked på siden Hvis systemet ikke finder din e-mail vises denne besked på siden Du kan så vælge at prøve igen, hvis du eventuelt kan have tastet forkert e-mail adresse ellers må du sende en e-mail til Tidsregistrering@assistance.dk. Vi vil svare dig hurtigst muligt. Hvis systemet fandt din e-mail adresse, vil du efter kort tid modtage en e-mail, som ser således ud. Du skal nu klikke på linket i e-mailen, hvorefter der vises denne besked i din browser. Vikarvejledning Side 5 af 19 2011-10
Du skal nu vælge dig en adgangskode og indtaste den ens 2 gange i felterne og derefter trykke Opdater. Husk at store og små bogstaver har betydning. Når du har trykket Opdater og opdateringen af din adgangskode er lykkedes, vises denne side. Log af for at logge på igen. Nu skal du logge af systemet og derefter logge på igen med din nye adgangskode. Vikarvejledning Side 6 af 19 2011-10
Tryk på Log på for at komme ind i systemet. Dit vikarnummer er dit brugernavn. Forsiden i systemet viser dine stamdatainformationer samt diverse links til forskellige dele af systemet. Bemærk at der i AXP findes andre funktioner end tidsregistrering Denne vejledning omfatter kun tidsregistrering. Vikarvejledning Side 7 af 19 2011-10
For at gå til timeseddelregistreringen skal du vælge linket Timeseddel øverst til højre. Vikarvejledning Side 8 af 19 2011-10
Herefter åbner oversigten over aktuelle timesedler. I dette vindue vises de ordrer pr. uge/periode, som du er booket til og som endnu ikke er tidsregistreret. Der vises ikke ordrer længere frem i tiden end indeværende uge. Til venstre er et link ud for hver ordre, som åbner timeseddelvinduet for den pågældende uge/periode. Til højre er et link ud for hver ordre, som åbner et vindue med oplysninger om ordren. Vikarvejledning Side 9 af 19 2011-10
Ordreinformationer Timeseddel Timesedlen åbner i samme vindue som selve oversigten. Hvis du har flere ordrer, du skal tidsregistrere for, så er det hurtigst at trykke på linkene i oversigten. Vælg Registrér timer for den valgte timeseddel. Vikarvejledning Side 10 af 19 2011-10
Timeseddelregistrering Vi beder dig være meget omhyggelig, når du tidsregistrerer, således at vi så vidt muligt undgår fejlrettelser efterfølgende. Faktisk arbejdstid Du skal rette de planlagte komme-/gå tidspunkter til de faktiske tider, du har arbejdet. Start- og sluttidspunkt på dagen er et klokkeslæt med antal timer (0-23) og minutter (0-59). Pausetid Pausetiden skal du altid taste eller rette, hvis den planlagte pausetid er forkert. OBS - Pause er et antal angivet i timer som decimaltal (se næste afsnit). Syg Hvis du har været sygemeldt på dagen skal du sætte markering i feltet Syg Ikke på arbejde OBS Meget vigtigt - Hvis du ikke har arbejdet på dagen skal du sætte markering i feltet Inaktiv og fjerne/nulstille arbejdstiderne. Vikarvejledning Side 11 af 19 2011-10
Timeseddelregistrering (fortsat) Pausetid VIGTIGT: Husk altid at registrere dine pauser. Specielt om registrering af pausetimer Pausetimer er et tidsrum angivet i timer som decimaltal. I denne tabel kan du se antal minutter omregnet til timer: Pauseminutter 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 Timetallet du skal skrive 0,08 0,17 0,25 0,33 0,42 0,50 0,58 0,67 0,75 0,83 0,92 1,00 Eksempler Har du holdt 30 minutters pause, skal du indtaste pausetiden som 0,50 timer. Har du holdt 15 minutters pause, skal du indtaste pausetiden som 0,25 timer. Har du holdt 45 minutters pause, skal du indtaste pausetiden som 0,75 timer. Har du holdt 75 minutters pause, skal du indtaste pausetiden som 1,25 timer. Du skal kun registrere din pausetid i intervaller af 5 minutter. Det er minimumsintervallet. Vikarvejledning Side 12 af 19 2011-10
Bemærkninger Du har mulighed for at indtaste bemærkninger angående din tidsregistrering i feltet nederst til venstre. Gem din tidsregistrering Du skal huske at vælge Gem foreløbig indtastning, når du er færdig med dine registreringer. Hvis du lukker vinduet uden at gemme så må du begynde forfra. Gem foreløbig indtastning er ikke din endelige godkendelse af timesedlen. Selvom du gemmer her, har du fortsat mulighed for at åbne timesedlen igen for at rette eller tilføje oplysninger. Det betyder, at du har mulighed for at tidsregistrere hver dag, hvis du ønsker det selvom vikariatet i den aktuelle uge endnu ikke er slut. Når du gemmer timesedlen, lukker vinduet, og du står tilbage på oversigten over timesedler. Vikarvejledning Side 13 af 19 2011-10
Endelig godkendelse af din timeseddel På oversigten med en åben timeseddel i bunden er der 2 knapper. Registrér timer åbner som beskrevet ovenfor timesedlen for tidsregistrering. Godkend denne uge er din endelige godkendelse af timesedlen. Din timeseddel er først afleveret, når du har godkendt den. Når en timeseddel er godkendt, kan du ikke længere ændre i den. I det øjeblik du godkender, bliver timesedlen sendt til kunden, som også skal godkende den. Vikarvejledning Side 14 af 19 2011-10
Timesedler for afsluttede uger Når timesedlen er godkendt af dig, så forsvinder den fra oversigten, men du har mulighed for at få vist afsluttede uger. Ved at sætte markering i Vis afsluttede uger kan du få vist dine gamle timesedler, og du har mulighed for at åbne og se tidsregistreringerne. Når du fjerner markeringen igen, så vises kun dine åbne timesedler. Vikarvejledning Side 15 af 19 2011-10
Ændring af din adgangskode Du har mulighed for at ændre din adgangskode til en selvvalgt, hvis du ønsker det. Du skal stå på forsiden med dine persondata vist. Du kommer tilbage til forsiden ved at trykke Hjem. Vælg Blyanten til højre i persondatavinduets øverste, grå bjælke. Herefter åbner vinduet til redigering af dine persondata. Vikarvejledning Side 16 af 19 2011-10
Ændring af din adgangskode (fortsat) Indtast den ønskede adgangskode i de 2 felter, som er markeret nedenfor og tryk derefter på Gem i nederste, højre hjørne. Næste gang du logger ind i systemet, skal du anvende den nye adgangskode. Vikarvejledning Side 17 af 19 2011-10
Kontakt Assistance På forsiden er der et link, så du kan sende en e-mail via en kontaktformular. Du kan dog også blot sende os en almindelig e-mail fra dit e-mailprogram til adressen: Tidsregistrering@assistance.dk Når du trykker på linket åbner et vindue med link til e-mailadressen. Du vælger at sende til Tidsregistrering ved at markere til højre i rubrikken og trykker derefter på Send mail. Herefter åbner kontaktformularen til at skrive din e-mail. Vikarvejledning Side 18 af 19 2011-10
Kontakt Assistance (fortsat) Skriv en overskrift for din henvendelse i Emne og udfyld derefter din Besked. Når du er færdig med beskeden, tryk da på Send og din e-mail bliver sendt til os. Vikarvejledning Side 19 af 19 2011-10