Email menuen 15.1 15. EMAIL Email kan sende e-mails ud til forbrugerne både til alle eller til nogle efter bestemte udvælgelseskriterier. Email kan sende ud med forskellige skrifttyper, fed, underlineret, kursiv, skriftstørrelser, vedhæftet billeder, hyperlinks mv. For at anvende Email skal det være installeret i Rambøll FAS samt der skal angives et brugernavn og adgangskode under Filer Opsætning Indstillinger i fanebladet administration.
Email menuen 15.2 Ligeledes er det en god ide, at angive en forsynings e-mail under fanebladet administration, således der i nogle tilfælde kan sendes en test e-mail for at se den sendte e-mail før den sendes ud til forbrugerne.
Email menuen 15.3 15.1 Oversigt over emailudsendelser Generelt Oversigt over emailudsendelser giver en oversigt for hver udsendelse Forbrugere hvor email er modtaget Forbrugere hvor email status endnu ikke er tilgængelig Forbrugere hvor email er blevet afvist Forbrugere uden email Procedure Vælg Email Oversigt over emailudsendelser, der fremkommer følgende skærmbillede
Email menuen 15.4 I venstre side af skærmbilledet vises en oversigt over de e-mail udsendelser der er foretaget.
Email menuen 15.5 Ved klik på f.eks. AfsenderID 5 med EmaillogID 192 vises nedenstående skærmbillede Skærmbilledet er opdelt i følgende bokse Oplysninger om afsendelse Knapper til Find emailadresse i oversigt og Find forbrugernummer Forbrugere hvor email er modtaget Forbrugere hvor email status endnu ikke er tilgængelig Forbrugere hvor email er blevet afvist Forbrugere uden email
Email menuen 15.6 Oplysninger om afsendelse: Der er nogle generelle facts som er Afsendernavn på Forsyning Emne Emailtype f.eks. Brev Antal uden email Antal med email Tidspunkt for emailudsendelse (Start og slut) mv. Knappen Opdater emailstatus kan anvendes, hvis der står e-mails under Forbrugere hvor email status endnu ikke er tilgængelig. Bemærk. For nogle e-mails kan der godt gå lang tid. Knapper til Find emailadresse i oversigt og Find forbrugernummer: Knappen Find emailadresse i oversigt Indtast e-mail og vælg OK. Herved bliver den relevante forbruger markeret med blåt.
Email menuen 15.7 Knappen Find forbrugernummer Indtast forbrugernummer og vælg OK. Herved bliver den relevante forbruger markeret med blåt. Forbrugere hvor email er modtaget: Der er mulighed for at vælge et brev og herefter vælge Udskriv til modtagne emailmodtager. Bruges ikke så tit. Forbrugere hvor email status endnu ikke er tilgængelig:
Email menuen 15.8 Forbrugere hvor email er blevet afvist: Der er mulighed for at sætte kryds i Fjern ugyldig email fra forbruger ved udskrift. Der kan vælges et brev til udskrift og herefter vælge knappen Udskriv til afviste emailmodtagere. Forbrugere uden email: Der kan vælges hvilket brev, som skal udskrives til de forbrugere, som ikke har en e- mail.
Email menuen 15.9 15.2 Opret aflæsningskort som Email Generelt Opret aflæsningskort som Email kan sende aflæsningskort som Email til alle de forbrugere, som har en e-mail. Det er en forudsætning, at der er beregnet aflæsningskort først. Procedure Vælg Email Udvælg forbrugere til email afsendelse, der fremkommer følgende skærmbillede
Email menuen 15.10 I rammen Aflæsningskode kan der vælges Med kun forbrugere med sidste aflæsning skønnet, som giver mening at bruge, hvis man skal sende email med aflæsningskort igen til forbrugere, som endnu ikke har aflæst deres vandmåler. Hvis det er første gang, der skal sendes i sæsonen vil alle jo have aflæsningskoden Skønnet, og derfor igen forskel i funktion om der er sat hak i dette felt eller ikke. I rammen Udvælgelseskriterier kan der vælges mellem følgende Felt Forklaring Der kan vælges mellem Alle zoner i Zone 1 eller en bestemt Zone 1 Der kan vælges mellem Alle zoner i Zone 2 eller en bestemt Zone 2 Der kan vælges mellem Alle opkrævningsgrupper eller en bestemt opkrævningsgruppe Der kan vælges mellem Alle Anvendelsesgrupper eller en bestemt Anvendelsesgruppe Der kan vælges mellem Alle installationsdatoer eller målere installeret før en bestemt dato Der kan vælges mellem Alle Rutenumre eller et bestemt rutenummer. For de fleste vandværkers vedkommende vil det være flueben/hak i alle Udvælgelseskriterier, da det typisk gælder for alle målere. I forbindelse med overgang til radiomålere kan der ved udsendelse af aflæsningskort/email være forbrugere, som har fået installeret radiomåler, som ikke skal have nogen aflæsningskort/email, som derfor f.eks. ligger i en bestemt zone. Vælg knappen Email for at fortsætte
Email menuen 15.11 Fanebladet Modtagere er delt op i Forbrugere med email-adresser Forbrugere uden email-adresser Adressekriterie
Email menuen 15.12 Og kan beskrives som følgende Skærmbillede Forklaring Til Forbrugere med emailadresser vises de forbrugere, som har en e-mail adresse med kolonnerne Forbrugernummer Målernummer Navn Adresse E-mail Til Forbrugere uden emailadresser vises de forbrugere, som ikke har nogen e-mail-adresse med kolonnerne Forbrugernummer Målernummer Navn Adresse E-mail Til Adressekriterie kan der vælges hvilken type adresse med e-mail, som der skal sendes til. Der kan vælges mellem Aflæsningskort adresse sender e-mail til de som har e-mail valgt ud fra Adresse på aflæsningskort i Stamdata2 under Forbrugere. Opkrævnings adresse sender e-mail til de, som har e-mail på administrator, hvis administrator er udfyldt og der er en e- mail på administrator ellers på forbrugeradresse, hvis der er en e-mail på forbruger-adresse og administrator ikke er udfyldt.
Email menuen 15.13 Forbruger adresse sender e-mail til de, som har en e-mail på forbrugeradresse. Administrator adresse sender e-mail til de, som har en e-mail på administrator-adresse Ejer adresse sender e-mail til de, som har en e-mail på Ejeradresse. Når der er taget stilling til Adressekriterie kan fanebladet Opret og afsend email vælges, og der fremkommer følgende skærmbillede Ovenstående skærmbillede er delt op i nogle bokse Afsender Emne Fritekst til aflæsningskort Indhold
Email menuen 15.14 Boksene gennemgåes i det følgende Afsender: Afsender er navn på den forsyning, som afsender e-mails. Emne: Her kan angives det, der skal stå som Emne i den fremsendte E-mail. Der kunne også stå Vandby Vandværk Aflæsningskort Fritekst til aflæsningskort: Her kan angives en medfølgende tekst til den e-mail der bliver fremsendt til forbrugeren. Et eksempel på dette er Klik på ovenstående link og indtast din aflæsning. Er der foretaget målerskift, indberet målernummer fra denne mail, men aflæsning fra ny måler. Hvis du konstaterer fejl eller uregelmæssigheder ved din måler, beder vi dig venligst kontakte os på info@vandbyvandværk.dk Er dit forbrug usædvanligt højt, kan det tyde på et ledningsbrud i huset, en utæt vandhane eller et toilet, der løber. Tjek om vandmåleren bevæger sig, når der ikke bliver brugt vand i huset. Et normalt vandforbrug i Danmark ligger på ca. 40 m3 pr. person i husholdningen. Såfremt aflæsningen ikke er os i hænde senest den 10. januar 2016, pålægges din næste opkrævning et gebyr jævnfør det gældende takstblad, som ses på www.vandbyvandværk.dk/vand/priser Vandby Vandværk ønsker en glædelig jul og et godt nytår.
Email menuen 15.15 Indhold: Som det ses, så er teksten foruddefineret af Rambøll. Når ovenstående er tilrettet kan der vælges mellem Send mails Opret mails uden afsendelse Ved Send mails vil aflæsningskortene blive sendt afsted på mails med det samme. Klik på Send mails. Vælg Ja Yes for at sende aflæsningskort på e-mail.
Email menuen 15.16 Vælg Ja Yes for at bekræfte afsendelse af aflæsningskort på e-mail.
Email menuen 15.17 Vælg knappen OK.
Email menuen 15.18 Ved Opret mails uden afsendelse vil aflæsningskortene blive oprettet til senere afsendelse. Vælg Ja Yes Vælg Ja Yes
Email menuen 15.19 Vælg OK Vælg Email Oversigt over emailudsendelser
Email menuen 15.20 Når den rigtige leverance er valgt, så kan knappen Afsend Emailleverance vælges, så aflæsningskortene kan sendes. Vælg knappen OK for at sende e-mails nu.
Email menuen 15.21 Her kan det ses, at aflæsningskortene er blevet sendt.
Email menuen 15.22 15.3 Opret aflæsningskort som Email Enkelt forbruger Generelt Opret aflæsningskort som Email Enkelt forbruger kan sende aflæsningskort til en enkelt forbruger, som har en e-mail oprettet i Rambøll FAS. Det er en forudsætning, at der er beregnet aflæsningskort først. Procedure Vælg Email Udvælg forbrugere til email afsendelse Vælg en forbruger.
Email menuen 15.23 Det ses af ovenstående, at forbrugeren har en e-mail. Beskrivelse af felterne kan ses i ovenstående afsnit 15.2 Opret aflæsningskort som e- mail Vælg faneblad Opret og afsend e-mail
Email menuen 15.24 Beskrivelse af felterne og knapperne er de samme som i ovenstående afsnit 15.2 Opret aflæsningskort som e-mail Se derfor i ovenstående afsnit 15.2 Opret aflæsningskort som e-mail.
Email menuen 15.25 15.4 Udvælg forbrugere til email afsendelse Generelt Udvælg forbruger til email afsendelse kan sende en email til alle eller dele af forbrugerene efter nogle udvælgelseskriterier. Email-en kan sættes op med mange forskellige skrifttyper, størrelse, fed, kursiv, underlinering, medtage brev, medtage billedfiler og meget mere, som vil blive vist i det følgende. Procedure Vælg Email Udvælg forbrugere til email afsendelse
Email menuen 15.26 Der skal først tages stilling til om det skal være alle eller enkelte
Email menuen 15.27 opkrævningstyper PBS eller Giro(Opgørelser) zone 1 zone 2 opkrævningsgrupper anvendelsesgrupper målerpartier Det kan kombineres på alle måder. Herudover skal det tages stilling til om feltet Medtag fraflyttere skal anvendes.
Email menuen 15.28 F.eks. vælges følgende kombination Opkrævningsgruppen Helaarlig Herefter vælges knappen Email for at gå videre til selve email-en.
Email menuen 15.29 Fanebladet Modtagere er delt op i Forbrugere med email-adresser Forbrugere uden email-adresser Adressekriterie
Email menuen 15.30 Og kan beskrives som følgende Skærmbillede Forklaring Til Forbrugere med emailadresser vises de forbrugere, som har en e-mail adresse med kolonnerne Forbrugernummer Målernummer Navn Adresse E-mail Til Forbrugere uden emailadresser vises de forbrugere, som ikke har nogen e-mail-adresse med kolonnerne Forbrugernummer Målernummer Navn Adresse E-mail Til Adressekriterie kan der vælges hvilken type adresse med e-mail, som der skal sendes til. Der kan vælges mellem Aflæsningskort adresse sender e-mail til de som har e-mail valgt ud fra Adresse på aflæsningskort i Stamdata2 under Forbrugere. Opkrævnings adresse sender e-mail til de, som har e-mail på administrator, hvis administrator er udfyldt og der er en e- mail på administrator ellers på forbrugeradresse, hvis der er en e-mail på forbruger-adresse og administrator ikke er udfyldt.
Email menuen 15.31 Forbruger adresse sender e-mail til de, som har en e-mail på forbrugeradresse. Administrator adresse sender e-mail til de, som har en e-mail på administrator-adresse Ejer adresse sender e-mail til de, som har en e-mail på Ejeradresse. Når der er taget stilling til Adressekriterie kan fanebladet Opret og afsend email vælges, og der fremkommer følgende skærmbillede Ovenstående skærmbillede er delt op i nogle bokse Afsender Emne Indhold (Indeholder ikoner til at formatere skriften samt nogle flettekoder)
Email menuen 15.32 Generelle vedhæftede filer f.eks. PDF-filer, Excel-filer, Word-filer mv. Individuel vedhæftet fil Boksene gennemgås i det følgende: Der kan angives en anden Afsender. Men typisk er det forsyningens navn, som står her. Emne kan f.eks. være Indkaldelse til generalforsamling, Varsling af vandet er afbrudt næste onsdag fra kl. 10.00-13.00 pga. renoveringsarbejde, eller andet. Her angives selve indholdet i email-en. Der er forskellige ikoner/felter til at formatere skriften, så som skrifttype, størrelse på skrift, Fed(Bold), Kursiv(Italic), Underlinering, farve på skrift mv. Faktisk som en lille tekstbehandling. Herudover er der også mulighed for at angive følgende flettekoder, som hentes direkte fra databasen for den enkelte forbruger. ForbrugerNummer = Forbrugernummer Forb.Navn = Forbrugernavn Forb.Adresse1 = Forbrugeradresse1 Forb.Adresse2 = Forbrugeradresse2 Forb.Posnr + bynavn = Postnummer + bynavn på forbruger Opkr.Navn = Opkrævningsnavn
Email menuen 15.33 Opkr.Adresse1 = Opkrævningsadresse1 Opkr.Adresse2 = Opkrævningsadresse2 Opkr.Postnr + bynavn = Postnummer + bynavn på opkrævningsadresse Her kan vælges at tilføje en fil, hvor der kan vælges mellem PDF Filer(*.pdf) Word Filer(*.doc,*.docx) Excel Filer(*.xls,*.xlsx) Tekst Filer(*.txt,*.csv) Billed Filer(*.bmp,*.png,*.jpg,*.gif) Alle filer(*.*) Der kan vælges at medtage et standardbrev Brev 1 til Brev 10 eller hvad de nu er omdøbt til. Der kan vælges mellem Send mails Opret mails uden afsendelse Afsend test til forsynings e-mail Send mails: Send mails sender mailen ud til alle de forbrugere, som har en e-mail Opret mails uden afsendelse: Der bliver oprettet en mail til alle de forbrugere, som har en e-mail, som kan sendes senere.
Email menuen 15.34 Afsend test til forsyningsemail: Der bliver sendt en e-mail til forsyningsemailen, så man kan se hvordan mailen ser ud før den vælges at blive sendt ud til forbrugerne. Eksempel på opstilling af en e-mail: Der kan i første omgang vælges at sende en test til forsyningsemail ved at vælge knappen Afsend til forsyningsemail.
Email menuen 15.35 Vælg OK for at lukke skærmbillede med Test mail afsendt.
Email menuen 15.36 Den fremsendte testmail ser således ud, som tager udgangspunkt i den første forbruger med e-mail. Der kan herefter vælges at sende mailen med det samme ved at vælge knappen Send mails.
Email menuen 15.37 I dette eksempel vælges der at anvende knappen Opret mails uden afsendelse, fordi det ønskes at sende mailen senere. Vælg knappen Ja(Yes), der fremkommer følgende skærmbillede (næste side)
Email menuen 15.38 Vælg Ja(Yes) og der fremkommer følgende skærmbillede
Email menuen 15.39 Vælg OK For at sende disse e-mails anvendes følgende arbejdsgang Vælg Email Oversigt over emailudsendelser
Email menuen 15.40 Når den relevante forsendelse er valgt ude til venstre, så kan knappen Afsend Emailleverance vælges.
Email menuen 15.41 Vælg OK for at sende de ikke afsendte mails. For løbende at blive opdateret med e-mail forsendelsen, så kan knappen Opdater emailstatus anvendes indtil alt er opdateret, dvs. når kassen med overskriften Forbrugere hvor email status endnu ikke er tilgængelig er blank.
Email menuen 15.42 Eksempel på status efter udsendelse af e-mails:
Email menuen 15.43 15.5 Udvælg adresser til email afsendelse Generelt Udvælg adresser til email afsendelse udvælger adresserne efter vejnavne, alle- ligeeller ulige husnumre samt interval på husnumre alle lige eller ulige. Procedure Vælg Email Udvælg adresser til email afsendelse Klik først på den relevante vej, f.eks. Birkelunddalen
Email menuen 15.44 Her kan tages stilling til Markeringer på alle husnumre på vejen, hvor der vælges Alle numre. I dette tilfælde er det ikke nødvendigt med yderligere opdeling efter Markeringer på udvalgte husnumre på vejen.
Email menuen 15.45 Vælg knappen for at flytte de markerede forbrugere over til højre
Email menuen 15.46 Vælg den næste vej, som der også ønskes sendt emails ud til samt Alle numre i Markeringer på alle husnumre på vejen.
Email menuen 15.47 Vælg knappen for at flytte de markerede forbrugere over til højre
Email menuen 15.48 Og sådan kan det gøres for flere af adresserne. Ved valg knappen OK fremkommer næste skærmbillede
Email menuen 15.49 Fanebladet Modtagere er delt op i Forbrugere med email-adresser Forbrugere uden email-adresser Adressekriterie Og kan beskrives som følgende Skærmbillede Forklaring Til Forbrugere med emailadresser vises de forbrugere, som har en e-mail adresse med kolonnerne Forbrugernummer Målernummer Navn Adresse E-mail Til Forbrugere uden emailadresser vises de forbrugere, som ikke har nogen e-mail-adresse med kolonnerne Forbrugernummer Målernummer Navn Adresse E-mail Til Adressekriterie kan der vælges hvilken type adresse med e-mail, som der skal sendes til. Der kan vælges mellem Aflæsningskort adresse sender e-mail til de som har e-mail valgt ud fra Adresse på aflæsningskort i Stamdata2 under Forbrugere. Opkrævnings adresse sender e-mail til de, som har e-mail på administrator, hvis administrator er udfyldt og der er en e- mail på administrator ellers på
Email menuen 15.50 forbrugeradresse, hvis der er en e-mail på forbruger-adresse og administrator ikke er udfyldt. Forbruger adresse sender e-mail til de, som har en e-mail på forbrugeradresse. Administrator adresse sender e-mail til de, som har en e-mail på administrator-adresse Ejer adresse sender e-mail til de, som har en e-mail på Ejeradresse. Når der er taget stilling til Adressekriterie kan fanebladet Opret og afsend email vælges, og der fremkommer følgende skærmbillede Vælg faneblad Opret og afsend email
Email menuen 15.51 Ovenstående skærmbillede er delt op i nogle bokse Afsender Emne Indhold (Indeholder ikoner til at formatere skriften samt nogle flettekoder) Generelle vedhæftede filer f.eks. PDF-filer, Excel-filer, Word-filer mv. Individuel vedhæftet fil
Email menuen 15.52 Boksene gennemgås i det følgende: Der kan angives en anden Afsender. Men typisk er det forsyningens navn, som står her. Emne kan f.eks. Indkaldelse til generalforsamling, Varsling af vandet er afbrudt næste onsdag fra kl. 10.00-13.00 pga. renoveringsarbejde, eller andet. Her angives selve indholdet i email-en. Der er forskellige ikoner/felter til at formatere skriften, så som skrifttype, størrelse på skrift, Fed(Bold), Kursiv(Italic), Underlinering, farve på skrift mv. Faktisk som en lille tekstbehandling. Herudover er der også mulighed for at angive følgende flettekoder, som hentes direkte fra databasen for den enkelte forbruger. @@Forbrugernummer = Forbrugernummer @@FNAvn = Forbrugernavn @@FAdresse1 = Forbrugeradresse1 @@FAdresse2 = Forbrugeradresse2 @@FPostnrBy = Forbrugerpostnummer @@ONavn = Opkrævningsnavn @@OAdresse1 = Opkrævningsadresse1 @@OAdresse2 = Opkrævningsadresse2 @@OPostnrBy = Opkrævningspostnummer
Email menuen 15.53 Her kan vælges at tilføje en fil, hvor der kan vælges mellem PDF Filer(*.pdf) Word Filer(*.doc,*.docx) Excel Filer(*.xls,*.xlsx) Tekst Filer(*.txt,*.csv) Billed Filer(*.bmp,*.png,*.jpg,*.gif) Alle filer(*.*) Der kan vælges at medtage et standardbrev Brev 1 til Brev 10 eller hvad de nu er omdøbt til. Der kan vælges mellem Send mails Opret mails uden afsendelse Afsend test til forsynings e-mail Send mails: Send mails sender mailen ud til alle de forbrugere, som har en e-mail Opret mails uden afsendelse: Der bliver oprettet en mail til alle de forbrugere, som har en e-mail, som kan sendes senere.
Email menuen 15.54 Afsend test til forsyningsemail: Der bliver sendt en e-mail til forsyningsemailen, så man kan se hvordan mailen ser ud før den vælges at blive sendt ud til forbrugerne. Eksempel på opstilling af en e-mail: Der kan i første omgang vælges at sende en test til forsyningsemail ved at vælge knappen Afsend til forsyningsemail.
Email menuen 15.55 Vælg OK for at lukke skærmbillede med Test mail afsendt.
Email menuen 15.56 Den fremsendte testmail ser således ud, som tager udgangspunkt i den første forbruger med e-mail. Der kan herefter vælges at sende mailen med det samme ved at vælge knappen Send mails.
Email menuen 15.57 I dette eksempel vælges der at anvende knappen Opret mails uden afsendelse, fordi det ønskes at sende mailen senere. Vælg knappen Ja(Yes), der fremkommer følgende skærmbillede (næste side)
Email menuen 15.58 Vælg Ja(Yes) og der fremkommer følgende skærmbillede
Email menuen 15.59 Vælg OK For at sende disse e-mails anvendes følgende arbejdsgang Vælg Email Oversigt over emailudsendelser
Email menuen 15.60 Når den relevante forsendelse er valgt ude til venstre, så kan knappen Afsend Emailleverance vælges.
Email menuen 15.61 Vælg OK for at sende de ikke afsendte mails. For løbende at blive opdateret med e-mail forsendelsen, så kan knappen Opdater emailstatus anvendes indtil alt er opdateret, dvs. når kassen med overskriften Forbrugere hvor email status endnu ikke er tilgængelig er blank.
Email menuen 15.62 Eksempel på status efter udsendelse af e-mails:
Email menuen 15.63 15.6 Søg forbrugere til email afsendelse Generelt Søg forbrugere til email afsendelse er til at søge et antal forbrugere til at sende e-mails til. Procedure Vælg Email Søg forbrugere til email afsendelse Vælg Søg forbruger
Email menuen 15.64 Angiv forbruger og tryk Enter eller klik evt. nede på en forbruger, som står forneden i listen. Der returneres tilbage til foregående skærmbillede
Email menuen 15.65 Klik igen på Søg forbruger for at tilføje flere forbrugere indtil der er valgt alle de forbrugere, som skal med. Når de relevante forbrugere er valgt, så kan knappen Email vælges. Der fremkommer følgende skærmbillede
Email menuen 15.66 Vælg faneblad Opret og afsend email
Email menuen 15.67 Ovenstående skærmbillede er delt op i nogle bokse Afsender Emne Indhold (Indeholder ikoner til at formatere skriften samt nogle flettekoder) Generelle vedhæftede filer f.eks. PDF-filer, Excel-filer, Word-filer mv. Individuel vedhæftet fil
Email menuen 15.68 Boksene gennemgås i det følgende: Der kan angives en anden Afsender. Men typisk er det forsyningens navn, som står her. Emne kan f.eks. Indkaldelse til generalforsamling, Varsling af vandet er afbrudt næste onsdag fra kl. 10.00-13.00 pga. renoveringsarbejde, eller andet. Her angives selve indholdet i email-en. Der er forskellige ikoner/felter til at formatere skriften, så som skrifttype, størrelse på skrift, Fed(Bold), Kursiv(Italic), Underlinering, farve på skrift mv. Faktisk som en lille tekstbehandling. Herudover er der også mulighed for at angive følgende flettekoder, som hentes direkte fra databasen for den enkelte forbruger. @@Forbrugernummer = Forbrugernummer @@FNAvn = Forbrugernavn @@FAdresse1 = Forbrugeradresse1 @@FAdresse2 = Forbrugeradresse2 @@FPostnrBy = Forbrugerpostnummer @@ONavn = Opkrævningsnavn @@OAdresse1 = Opkrævningsadresse1 @@OAdresse2 = Opkrævningsadresse2 @@OPostnrBy = Opkrævningspostnummer
Email menuen 15.69 Her kan vælges at tilføje en fil, hvor der kan vælges mellem PDF Filer(*.pdf) Word Filer(*.doc,*.docx) Excel Filer(*.xls,*.xlsx) Tekst Filer(*.txt,*.csv) Billed Filer(*.bmp,*.png,*.jpg,*.gif) Alle filer(*.*) Der kan vælges at medtage et standardbrev Brev 1 til Brev 10 eller hvad de nu er omdøbt til. Der kan vælges mellem Send mails Opret mails uden afsendelse Afsend test til forsynings e-mail Send mails: Send mails sender mailen ud til alle de forbrugere, som har en e-mail Opret mails uden afsendelse: Der bliver oprettet en mail til alle de forbrugere, som har en e-mail, som kan sendes senere.
Email menuen 15.70 Afsend test til forsyningsemail: Der bliver sendt en e-mail til forsyningsemailen, så man kan se hvordan mailen ser ud før den vælges at blive sendt ud til forbrugerne. Eksempel på opstilling af en e-mail: Der kan i første omgang vælges at sende en test til forsyningsemail ved at vælge knappen Afsend til forsyningsemail.
Email menuen 15.71 Vælg OK for at lukke skærmbillede med Test mail afsendt.
Email menuen 15.72 Den fremsendte testmail ser således ud, som tager udgangspunkt i den første forbruger med e-mail. Der kan herefter vælges at sende mailen med det samme ved at vælge knappen Send mails.
Email menuen 15.73 I dette eksempel vælges der at anvende knappen Opret mails uden afsendelse, fordi det ønskes at sende mailen senere. Vælg knappen Ja(Yes), der fremkommer følgende skærmbillede (næste side)
Email menuen 15.74 Vælg Ja(Yes) og der fremkommer følgende skærmbillede
Email menuen 15.75 Vælg OK For at sende disse e-mails anvendes følgende arbejdsgang Vælg Email Oversigt over emailudsendelser
Email menuen 15.76 Når den relevante forsendelse er valgt ude til venstre, så kan knappen Afsend Emailleverance vælges.
Email menuen 15.77 Vælg OK for at sende de ikke afsendte mails. For løbende at blive opdateret med e-mail forsendelsen, så kan knappen Opdater emailstatus anvendes indtil alt er opdateret, dvs. når kassen med overskriften Forbrugere hvor email status endnu ikke er tilgængelig er blank.
Email menuen 15.78 Eksempel på status efter udsendelse af e-mails:
Email menuen 15.79 15.7 Til- / Afmeldinger fra hjemmeside Generelt Med Email kan der også hentes oplysninger om forbrugere, som har tilmeldt deres e- mail på vandværkets hjemmeside fra Rambøll. Vælg Selvbetjening Til-/Afmeld Email
Email menuen 15.80 Vælg Angiv forbrugernummer/målernummer Vælg Send
Email menuen 15.81 Når abonnementet er blevet bekræftet i den fremsendte e-mail, så kan der anvendes følgende arbejdsgang for at hente de bekræftede e-mails ned i Rambøll FAS. Procedure Vælg Email Til-/Afmeldinger fra hjemmeside
Email menuen 15.82 Her er der mulighed for at vælge Tilmeld email, til de forbrugere, hvor Forbrugernr i FAS findes. Åben forbrugere åbner forbrugerbilledet, hvis der er forbrugere, som skal kigges igennem.
Email menuen 15.83 Der hvor Forbrugernr i FAS ikke findes i FAS kan der vælges Ignorer. Der kan angives et andet datointerval at vise for, og evt. også Vis allerede behandlede tilmeldinger. Knappen Opdater vælges for at disse træder i kraft.
Email menuen 15.84 Vælg Afslut for at afslutte skærmbillede.
Email menuen 15.85 15.8 Valider emailadresser Generelt Valider emailadresser kontrollerer om der er angivet emails, som man direkte kan se, der er fejl. F.eks. vil csb@@ramboll.dk og csb.@ramboll.dk automatisk gå på fejl. Procedure Vælg Email Valider emailadresser Alle forbrugere bliver automatisk valideret og der fremkommer automatisk resultat i ovenstående skærmbillede. Knapperne Åben forbrugere, Opdater og Afslut kan anvendes på følgende måde for at rette fejlene.
Email menuen 15.86 Forbruger 057000400 vælges
Email menuen 15.87 Vælg Ret og fjern punktum i csb.@ så det bliver csb@ Vælg OK for at gemme
Email menuen 15.88 Vælg Afslut Vælg Opdater for se om alle fejl nu er rettet.
Email menuen 15.89 Nu er alle fejl rettet. Vælg Afslut for at afslutte skærmbilledet.
Email menuen 15.90