Danida Fellowship Centres interne strategi 2013-16 Danida Fellowship Centres vision: Vi sikrer udvikling gennem forskning og uddannelse Danida Fellowship Centres mission: 1. DFC sikrer, at uddannelsesaktiviteterne under den Danida-støttede stipendievirksomhed støtter værtsorganisationernes fremdrift i deres arbejdsområder i forhold til værtslandets udviklingsmål ved at give stipendiaterne anvendelig baggrundsviden, brugbare færdigheder og en formålstjenlig holdning til deres virke. 2. DFC sikrer, at administrationen af Udenrigsministeriets forskningsmidler følger god tilskudsforvaltning. DFC sikrer den administrative kvalitetssikring og bidrager til udbredelsen af resultater af forskningsmidlernes anvendelse.
Danida Fellowship Centre (DFC) forpligtiger sig til at udføre opgaver for Danida, som beskrevet i samarbejdsaftalen med UM og primært inden for de to områder: 1. Stipendieprogram 2. Forskningsprojekter DFC supplerer opgaveporteføljen med indtægtsdækket virksomhedsopgaver (IDV), således at DFC som organisation opnår en høj grad af fleksibilitet og optimal udnyttelse af DFCs ressourcer. DFC følger Statens regelsæt for tilskudsforvaltning og prioriterer den gode og korrekte forvaltning. DFC har defineret fire hovedområder, som er nødvendige støttefunktioner og som definerer, hvordan DFC (for-)bliver en effektiv og attraktiv arbejdsplads. 3. Organisation og HR 4. IT 5. Kommunikation 6. Markedsføring
Indhold 1. Stipendieprogram... 2 2. Administration af forskningsprojekter... 2 3. Organisation og HR... 3 Opgaven i centrum... 3 Gode medarbejdere... 3 Mangfoldighed og fleksibilitet... 4 4. IT... 4 Sikker og stabil drift... 4 Optimal brug af ressourcer... 4 5. Kommunikation... 5 Målgrupper... 5 Principper for kommunikation... 5 Ansvar- og kompetencefordeling... 6 6. Markedsføring... 6 1
1. Stipendieprogram DFC skal i samarbejde med UM sørge for et relevant udbud af efteruddannelsesmuligheder indenfor de udviklingspolitiske prioriteter og derved opfylde specifikke behov i Danida-støttede programmer og projekter: - efteruddannelse skal være tilpasset kapacitetsbehov i syd; - i samråd med andre donorer arbejdes der for at fremme øget harmonisering af kurser og efteruddannelsesmuligheder indenfor de relevante områder; - stipendieprogrammet skal være drevet af behov og være fleksibelt og derved kunne reagere på nye opståede behov; - stipendieprogrammet skal afspejle den til enhver tid gældende bistandsdagsorden, hvorfor monitorering og evaluering løbende justeres; - der tilstræbes en bred portefølje af uddannelsesinstitutioner, herunder et øget samarbejde med og styrkelse af sydinstitutioner. 2. Administration af forskningsprojekter DFC s Forskningsenhed understøtter Udenrigsministeriet/Danidas Strategi for Udviklingsforskning (under udarbejdelse) ved at varetage en effektiv, ansvarlig, gennemskuelig og rettidig administration af forskningsmidlerne samt sikre administrativ kvalitetssikring af forskningsmidlernes anvendelse. Forskningsenheden varetager administrationen af forskningsmidlerne efter principperne i Forvaltningsloven, samt Økonomistyrelsens vejledning om god tilskudsforvaltning. Administrationen dækker perioden fra tilskuddet annonceres og indtil modtageren af tilskud har afrapporteret. Desuden søger Forskningsenheden at bidrage til formidling af projekternes forskningsresultater, støtte den administrative kapacitetsudvikling af syd-drevne forskningsprojekter og bistå med den faglige vurdering af rejsestipendieansøgninger under forskningsbevillingen. 2
3. Organisation og HR Organisations- og HR-strategien beskriver, hvad DFC har fokus på i forhold til organisationen og de menneskelige ressourcer for at understøtte og sikre, at DFC er klædt på til at gennemføre og levere de opgaver og serviceydelser til kunderne (Danida m.fl.), som DFC har forpligtiget sig til. DFCs værdier: DFCs værdier: At gøre en en forskel, Professionalisme, professionalisme, Samhørighed, samhørighed, Engagement, engagement, respekt, Respekt, humor Humor Opgaven i centrum At sætte opgaven i centrum indebærer, at institutionen løbende fastlægger, udvikler og evaluerer arbejdsformer, kompetencebehov, ansvarsfordeling og behov for kvalitetssikring. Opgaverne skal løses rationelt og med højt kvalitetsniveau, og de bevilgede midler skal forvaltes sikkert og korrekt. Medarbejderne skal optræde professionelt overfor samarbejdspartnere, bevillingshavere og stipendiater, og medarbejderne skal til en hver tid yde god service. God service bygger på hovedprincipperne: hurtighed, venlighed, tillid og respekt, forståelighed og troværdighed. Opgaveløsning på et højt fagligt niveau samtidig med udvikling af en attraktiv arbejdsplads forudsætter et højt kompetenceniveau, gode og kompetente ledere, samt velegnede organisationsog ledelsesformer. Ledere vil løbende udvikle deres kompetencer også indenfor personaleledelse. Gode medarbejdere Kompetenceudvikling skal sikre, at de ansattes kompetencer er tilpasset og rettet mod organisationens kort- og langsigtede behov. Kompetenceudvikling spiller ligeledes en vigtig rolle når det gælder om at imødekomme kravene om faglig fleksibilitet og samarbejdsevne. Ledelse og medarbejdere har derfor et fælles ansvar for en fortsat udvikling af den enkelte medarbejder. Der skal sættes fokus på øget kompetenceudvikling, der understøtter såvel institutionens behov som den enkelte medarbejders individuelle og faglige udvikling. Det skal gennem DFCs personalepolitik sikres, at DFC er en god, inspirerende og attraktiv arbejdsplads, der kan opfylde medarbejdernes behov for faglig og personlig udvikling, og som kan skabe den nødvendige faglige baggrund og ansvarsfølelse for arbejdet. 3
Mangfoldighed og fleksibilitet DFC skal kunne tilpasse sig nye krav og samtidig skal medarbejderne have mulighed for fleksibilitet i arbejdslivet. Medarbejdere, der har mulighed for at forene deres arbejde med deres øvrige liv på en tilfredsstillende måde, bliver mere tilfredse og motiverede. For at kunne tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere lægger DFC vægt på gode og fleksible arbejdsvilkår. Arbejdet skal planlægges, så medarbejdernes behov for fleksibilitet så vidt muligt forenes med DFC s behov for fleksibilitet. Fleksibilitet gælder således begge veje og skal sikres gennem et samspil mellem ledelse og medarbejder. Den enkelte medarbejders unikke kompetencer skal videreudvikles og institutionen skal være parat til at fremme mangfoldigheden ved at imødekomme det behov for fleksibilitet, der er forbundet med at anvende den enkelte medarbejders talent. 4. IT DFC anvender effektivt digital forvaltning i alle processer - såvel de interne og kunde relaterede, der støtter medarbejderne og kunderne - som de forvaltningsmæssige, der imødekommer effektiv administration. DFCs målsætning er sikker og stabil drift, samt optimal brug af DFCs og samarbejdspartneres ressourcer. Sikker og stabil drift DFC foretager regelmæssige back-ups. DFC anvender det nyeste hardware og software, og tilstræber at mindske afhængighed af uddaterede softwareprogrammer, gøre applikationer platforms uafhængige og mindske sårbarheden over for nyudviklede programmer. Optimal brug af ressourcer DFC tilstræber at få mest muligt ud af DFCs og samarbejdspartneres ressourcer og tilstræber at opnå optimal anvendelse og samkøring af systemer og automatisering af interne processer, således at f.eks. dobbelt-indtastning mindskes; herved opnås effektivisering og minimering af potentielle fejl. DFC vælger den effektive, professionelle og fleksible opgaveløsning. DFC ønsker at anvende grøn it, og indtænker energiforbrug og ressourcespild i alle operationer, f.eks. ved genbrug af papir og udskiftning af (gammelt) energislugende IT udstyr. DFC vil, hvor det er en økonomisk gevinst, øge graden af outsourcing til eksterne firmaer, som besidder den relevante kompetence. 4
5. Kommunikation Det overordnede formål med kommunikationsstrategien er at sikre, at der kommunikeres i overensstemmelse med DFCs vision og mission. Kommunikationsstrategien omhandler både den interne og eksterne kommunikation og er som udgangspunkt rettet mod alle DFCs interessenter, både internt og eksternt. Både ledelse og medarbejdere betragtes som aktører i DFCs interne og eksterne kommunikation og er derfor omfattet af såvel rettigheder som ansvar i forhold til kommunikationen på og om arbejdspladsen. Målgrupper Målgrupperne er de grupper af interessenter, som DFC har fokus på i kommunikationen. Listen over målgrupper kan variere, afhængigt af den konkrete kommunikationsopgave. De konkrete kommunikationstiltag målrettes de relevante målgrupper, så kommunikationen er så effektiv som muligt og opleves som vedkommende af modtagerne. Endvidere tilrettelægges de konkrete tiltag således, at de er målbare, så effekten af et specifikt kommunikationstiltag kan dokumenteres. Principper for kommunikation Principperne beskriver grundlaget for, hvordan DFC kommunikerer, og skal inddrages i tilrettelæggelsen af al kommunikation. Åbenhed Der er størst mulig gennemsigtighed i beslutninger, beslutningsgrundlag og processer Åbenheden gælder både gode og mindre gode historier under hensyntagen til relevans Dialog kan forgå i lukkede fora, når det skønnes hensigtsmæssigt, mens der er åbenhed om beslutninger Den enkelte medarbejders integritet og tryghed respekteres gennem personlig og fortrolig dialog i personsager. Anerkendelse Medarbejderne kommunikerer med respekt for hinandens erfaringer og kompetencer og møder hinanden med tillid og forventning om ansvarlighed. God kommunikation og relevans Budskab, form og valg af kommunikationskanal er tilpasset de enkelte målgrupper Der skelnes i valg af information og kommunikationskanal (medie) mellem need to know og nice to know Der vurderes, hvem kommunikationen har relevans for, for at mindske overflødig information/støj både intern og ekstern (f.eks. cc i mail) 5
Ved kommunikation om beslutninger orienteres de målgrupper, som beslutningen primært vedrører først Skal understøtte DFCs krav om høj faglighed i DFCs sprogpolitik. Konsekvens I enhver beslutningsproces skal der tages stilling til, hvad der skal kommunikeres, hvordan det skal kommunikeres, til hvem og hvornår Der skal udarbejdes kommunikationsplaner for alle større projekter og processer og på grundlag af de overordnede kommunikationsprincipper Beslutningstageren har ansvaret for kommunikationen. Ansvar- og kompetencefordeling Alle medarbejdere har et fælles ansvar for kommunikationen på DFC og skal tænke kommunikationen ind i den daglige opgaveløsning. Den person, der sidder med den konkrete sag, er også den person, som har mulighed for at vurdere sagens kommunikationspotentiale. Alle medarbejdere skal aktivt sørge for at opsøge og dele viden med hinanden og samtidig sikre, at relevant information og viden bliver tilgængelig både i og på tværs af de forskellige enheder. 6. Markedsføring DFC administrerer og implementerer den centrale stipendiebevilling, og herudover skal DFC involveres, når Danidas programmer planlægger efteruddannelsesaktiviteter i Danmark, jf. UMs Guidelines for Danida Fellowships (dateret 2004). DFC kan desuden, jf. samarbejdsaftalen med UM, have indtægtsdækket virksomhed inden for DFCs formål, der er præciseret i vedtægternes 3. DFCs markedsføringsstrategi omfatter således markedsføring af følgende opgaver 1 : - Danida programmers efteruddannelsesaktiviteter i Danmark og udviklingslande; - Ikke-Danida finansierede efteruddannelsesaktiviteter (primært i Danmark); - Udlejning af værelser på DFC kollegiet, når Danida aktiviteterne tillader. DFC tilstræber en fleksibel opgaveløsning og vil udbyde hele pakken eller dele af den, afhængig af kundens behov. DFC vil aktivt arbejde på at få nye kunder. 1 Efteruddannelsesaktiviteter er i det efterfølgende defineret som skræddersyede korte kurser, degree-givende studier, studieture, korte besøg etc. 6
DFC arbejder på at opretholde troværdighed og tillid over for både Danida og ikke-danida kunder, og at opgavevaretagelsen er gennemskuelig. DFC lægger i sin kundekontakt vægt på de områder, hvor DFC har speciel kompetence og adskiller sig fra andre på markedet (typisk kunden selv), og hvor det vil være en tidsmæssig og/eller økonomisk fordel at anvende DFCs ydelser. DFC vil målrettet arbejde på at oparbejde et godt image og give alle kunder en god oplevelse og at kunderne oplever DFC som en moderne, effektiv og serviceminded organisation, således at de (kunderne) vil være ambassadører for DFC. DFC tilstræber høj synlighed i forhold til målgrupper, som skal aftage den viden og de ydelser, som vi tilbyder. 7