Brugermanual til rekrutteringssystemet Emply

Brugermanual til rekrutteringssystemet Emply

INDHOLDSFORTEGNELSE OPRETTELSE AF BRUGERTYPER... 3 LOG PÅ EMPLY... 4 GLEMT ADGANGSKODE... 4 STILLINGSOVERSIGT... 5 OPRET STILLING... 6 DELTAGERE (OPRET ANSÆTTELSESUDVALG)... 8 OPRET ANNONCE TIL STILLINGEN... 11 FANEBLADET SPØRGSMÅL... 13 PUBLICERING... 15 REDIGER ET STILLINGSOPSLAG ELLER TILFØJE DELTAGERE EFTER PUBLICERING... 17 KANDIDATER TIL EN STILLING... 18 DYNAMISKE KOLONNER PÅ KANDIDAT OVERSIGTEN... 19 KANDIDAT EVALUERING... 21 KANDIDAT LOG... 23 SEND BESKEDER/SKIFT STATUS FOR KANDIDATER... 24 TEST AF LEDERKANDIDATER... 25 PROCEDURE EFTER ANSÆTTELSE (EKSPORT-FUNKTIONEN)... 26 SLET KANDIDATDATA... 27 GENOPSLAG AF EN STILLING... 28 Udarbejdet af HR-afdelingen 2/28

Oprettelse af brugertyper For at opslå en stillingsannonce i Brønderslev Kommune kræver det, du har et login til rekrutteringssystemet Emply. I Brønderslev Kommune har vi defineret følgende brugertyper i Emply: Administrator: Leder: Ansættelsesudvalg: Administrator rollen i HR-afdelingen. Den ansættelsesansvarlige leder i hver enhed/afdeling/institution kan få login til Emply ved at udfylde og sende denne skabelon til pg_emply@99454545.dk Den ansættelsesansvarlige leder i hver enhed/afdeling/institution kan selv eksportere data eller oprette adgang for medlemmer af ansættelsesudvalget, således at de enten har læserettigheder eller læse- og kommentarrettigheder til kandidaterne på den pågældende stilling. Læs mere under afsnit Deltagere (Opret ansættelsesudvalg. Udarbejdet af HR-afdelingen 3/28

Log på Emply For at logge på Emply skal du benytte dette link: https://bronderslev.emply.net/login.aspx, med de informationer, du har fået fra enten HR-afdelingen din eller Leder. Husk at gemme linket i Foretrukne eller Favoritter i din browser, således at du hurtigt kan finde dette igen, næste gang, du ønsker at logge på Emply. Emply benytter altid en krypteret forbindelse (HTTPS). Krypterede forbindelser er sikre forbindelser, hvilket vil sige, at disse ikke kan aflæses af uvedkommende personer. Når du logger ind, skal du angive to parametre: Brugernavn (e-mail-adresse) Adgangskode (som du enten har fået tildelt af din leder eller HR-afdelingen) Glemt adgangskode Skriv dit brugernavn (e-mail) i feltet og klik på Glemt?. Du vil herefter modtage en ny adgangskode via din e-mail, se Figur 1. Figur 1 Udarbejdet af HR-afdelingen 4/28

Stillingsoversigt Den første side du ser, efter at være logget ind i Emply, er stillingsoversigten, hvor du ser et samlet overblik over de stillinger, der er opslået i dit område, se Figur 2. Tegnet ved siden af projekttitlen, angiver hvilket nummer dit projekt har. Feltet Projektleder fortæller, hvem der har slået stillingen op. Dette felt har du mulighed for at ændre til en række andre parameter, eks. Startdato eller Ansættelsessamtale. Feltet Kandidater fortæller, hvor mange kandidater der er i processen. Når kandidaterne til højre for pilen er markeret med gult, betyder dette, at de endnu ikke har fået videre besked i processen, udover den automatiske besked Tak for ansøgningen. Felterne Oprettet og Frist angiver, hvornår stillingen er oprettet og hvornår der er ansøgningsfrist. Under Vis kan du se stillingsannoncen. Figur 2 Udarbejdet af HR-afdelingen 5/28

Opret stilling For at oprette en ny stilling, skal du stå under fanebladet Projekter, klik på Nyt projekt, vælg herefter Rekruttering med annonce og klik på Fortsæt. Du kan nu udfylde felterne, se Figur 3. 1. Under feltet Projekttitel skriver du en passende stillingsbetegnelse. 2. Under feltet Afdeling kan du finde din afdeling under de fem fag/stabs-områder ved at trykke på. 3. Boksen [job_universe] skal du ikke udfylde. 4. Boksen Projektdata i venstre kolonne, udfyldes felterne med *. Under feltet Kontaktperson kan du udover navnet angive, hvilket telefonnr. kandidaten skal ringe på for yderligere oplysninger. Under feltet Jobkategori sætter du flueben ved de jobkategorier, som stillingen passer under. Dem der er tilmeldt Kommunens Jobagent, vil få tilsendt en e-mail med nye stillingsannoncer inden for de Jobkategorier, de har udvalgt. 5. Angiv ansøgningsfristen. Hvis der ikke er nogen deadline, kan du slå den fra ved hjælp af ON/OFF knappen. Bemærk at du selv skal gøre stillingen inaktiv. 6. Feltet Indstillinger : Her skal du vælge den Bekræftelsesmeddelelse, som ansøgerne modtager, efter de har indsendt deres ansøgning. Der ligger en allerede defineret skabelon, som hedder Tak for ansøgningen. Heri står der følgende: Kære [candidate.firstname] [candidate.lastname] Tak for din ansøgning til jobbet som "[vacancy.jobtitle]". Umiddelbart efter ansøgningsfristens udløb vil du høre mere fra os. Kontakt mig endelig hvis der er nogle spørgsmål. Med venlig hilsen, [vacancy.projectmanager.name] [company.name] E-mail: [vacancy.projectmanager.email] Telefon: [vacancy.projectmanager.phone] Bemærk teksten med [ ] omkring indhenter data fra hhv. din brugerkonti, stillingsopsætningen og de informationer, som ansøger har angivet. Disse skal du derfor ikke rette i. Under Workflow skal du angive, hvilke type ansættelsesproces, der er tale om. Der er defineret et workflow til hhv. ansættelse af medarbejder/leder og ansættelse af leder på niveau 1- Udarbejdet af HR-afdelingen 6/28

4, hvor test er en del af ansættelsesproceduren. Workflowet definerer hele ansættelsesprocessen: fra stillingsopslag til ansættelse af kandidat. 7. Klik på Gem & fortsæt. Figur 3 Udarbejdet af HR-afdelingen 7/28

Deltagere (Opret ansættelsesudvalg) Under feltet Deltagere kan nu angive, hvilke personer der skal have adgang til ansættelsesprocessen. Som ansættelsesansvarlig leder har du muligheden for at give det pågældende ansættelsesudvalg til en konkret stilling, læse- og kommenteringsrettigheder i Emply. Ved du allerede, hvem ansættelsesudvalget for stillingen består af, tilknyttes disse processen, se Figur 4. Skal ansættelsesudvalget kun have læserettigheder kan du eksportere data på alle eller udvalgte kandidater til ansættelsesudvalget, læs hvordan du eksporterer data under Procedure efter ansættelse (Eksport-funktionen). Har du ingen tilføjelser eller rettelser ift. deltagere eller ønsker du at tilknytte dem senere i processen, går du videre til fanebladet Annoncer. Figur 4 Klik på feltet Tilføj deltagere og skriv personens navn indtil plustegnet står uden for navnet eller scroll ned gennem listen til Ny bruger, tryk herefter på for at tilføje deltageren, se Figur 5. Figur 5 Udarbejdet af HR-afdelingen 8/28

Angiv nu den relevante information for brugeren, se Figur 6. Tryk Gem. A. Angiv personens navn B. Tilføj eventuelt personens stillingsbetegnelse C. Udfyld E-mail D. Brugernavn er brugerens E-mail E. Angiv kodeord. For at opretholde en god sikkerhed omkring vores rekrutteringssystem, anbefaler vi, at du danne et kodeord for brugeren ved hjem af denne kodeords-generator: https://identitysafe.norton.com/passwordgenerator# Husk at bekræfte kodeordet. F. Under Afdeling vælger du din afdeling. G. Under Brugertype vælger du Ansættelsesudvalg. Figur 6 Udarbejdet af HR-afdelingen 9/28

Du vil nu få følgende billede, se Figur 7. Da deltagerne skal have adgang til systemet, klikker du Send besked på ON. Figur 7 For at deltagerne får deres loginoplysninger, vælger du skabelonen Bruger tilknyttet projekt i (...). Klik herefter på send. Figur 8 Udarbejdet af HR-afdelingen 10/28

Deltageren burde nu være angivet under projektet med en grøn prik. Når du har tilføjet alle dine deltagere, gå da videre til fanebladet Annoncer. Opret annonce til stillingen Klik på Ny annonce for at tilføje annonceteksten. Se Figur 9. Figur 9 Du kan nu udfylde felterne, se Figur 10. 1. Under feltet Skabelon har du mulighed for at vælge mellem pre-definerede skabeloner, alt efter om det er en medarbejder eller en leder (efter niveau), du søger. I hver skabelonen er der under Fuld annoncetekst angivet forskellige indholdsoverskifter, som du kan bruge til inspiration. Endvidere står der, hvad der i Brønderslev Kommune forventes af den enkelte medarbejder eller leder (efter niveau) i forhold til Leadership Pipeline. Du kan nu rette og tilføje relevant tekst under hver indholdsoverskrift. 2. Under design vælges Brønderslev Kommune. 3. Giv annoncen en passende overskrift. 4. Feltet Kort annoncetekst lader du stå tomt, hvis du ønsker at publicere på Jobnet. Dette felt bliver nemlig ikke overført til deres annoncelayout. 5. Når du har tilføjet alt tekst til annoncen klikker du på Gem. Bemærk: I annonceteksten skal du ikke angive nogen e-mailadresse, hvortil ansøgningen sendes, da systemet håndtere alle indkomne ansøgninger. Vi har tilføjet en reference i annonceteksten om, at ansøgere kan se den eksakte ansøgningsfrist og timeantal på kommunens hjemmeside. Årsagen til denne reference består i at Jobnet ikke anvender samme form for informationer i deres annon- Udarbejdet af HR-afdelingen 11/28

Figur 10 ceoplysninger som Emply ift. at angive klokkeslæt på ansøgningsfrist og det eksakte timeantal. Nu vil annoncen være klar i annoncelisten. Tryk på Vis for at se eksempel på stillingsannoncen, se Figur 11. Figur 11 Udarbejdet af HR-afdelingen 12/28

Fanebladet Spørgsmål Fanebladet Spørgsmål giver dig mulighed for at stille job-relaterede spørgsmål i ansættelsesprocessen, som du kan bruge som vurderingsparameter i udvælgelsen af kandidater. Job-relaterede spørgsmål kan bruges til: Sortering af ansøgere efter objektive kriterier. Eksempelvis, hvis der er et krav om kørekort, vil ansøgere uden kørekort kunne sorteres fra. Ansættelsesudvalget bør inde stillingsopslagets udformning overveje, hvilke objektive krav der er til ansøgerne, eller hvad der kunne være relevant at spørge ansøgerne om. Skal ansøgerne have kørekort?, En bestemt certificering? Ledelseserfaring? Osv. Ansøgere besvarer spørgsmålene ud fra deres egen subjektive vurderinger, vær derfor så konkret så mulig i spørgsmålsformuleringen. Job-relaterede spørgsmål er ikke subjektive spørgsmål som: Er du fleksibel? Kan du arbejde selvstændigt? Osv. Du kan tilføje job-relaterede spørgsmål under fanebladet Spørgsmål, se Figur 12. Klik på Nyt spørgsmål, se Figur 12. Du har nu mulighed for at vælge mellem et lukket spørgsmål, der besvares ved hjælp af valgmuligheder, som du definerer, eller et åbent spørgsmål, hvor ansøger skriver et svar. Du kan også tilføje en forklarende tekst i forhold til dine spørgsmål ved at klikke på Ny tekst. Udarbejdet af HR-afdelingen 13/28

Figur 12 Klik på Nyt spørgsmål og vælg Valgmuligheder og skriv det konkrete spørgsmål ind. Vælg om ansøgerne skal have mulighed for at have mere end én valgmulighed. Under Type har du mulighed for at vælge, hvordan spørgsmålet ser ud, når ansøgerne præsenteres for dette. I højre kolonne har du mulighed for at tilføje de konkrete valgmuligheder Husk at klikke på at tilføje valgmulighederne. Klik på Gem. for Under Vis kan du nu se, hvordan spørgsmålet ser ud, når ansøgerne præsenteres for det. Udarbejdet af HR-afdelingen 14/28

Publicering Du kan nu gå til fanebladet Publicering. Du skal nu angive, hvilke medier stillingsannoncen skal udgives på, se Figur 13. Interne stillinger Hovedreglen er, at alle ledige stillinger opslås internt på kommunens intranet inden et evt. eksternt opslag. Ansøgningsfristen på interne opslag er en uge. Evt. undtagelse fra hovedreglen vil bero på en konkret vurdering hos den enkelte leder. Den lokale TR skal endvidere orienteres og have mulighed for udtalelse. Det betyder, at interne medarbejdere (inkl. vikarer), som har et ønske om nye udfordringer, har mulighed for at søge de pågældende stillinger. Ved eventuelt eksternt opslag, har den interne medarbejder fortrinsret til stillingen såfremt denne er kvalifikationsmæssigt på højde med eksterne ansøgere. Figur 13 Udarbejdet af HR-afdelingen 15/28

Alle eksterne opslag skal publiceres på Kommunens hjemmeside og Jobnet.dk Når en stilling bliver slået op eksternt skal stillingen afpubliceres (fjernes) fra Intranettet. For at publicere tilføjer du det/de valgte medier i kurven og klikker på Fortsæt til publicering og bekræft herefter ved Publicer, se den blå boks i Figur 13. Publicering på Jobnet Da Jobnet vil have nogle ekstra oplysninger i forhold til deres egen jobkategorisering, vil en ny side åbne ved godkendelsen af publicering, se Figur 14. Figur 14 Udarbejdet af HR-afdelingen 16/28

Start med at gå ned i feltet Stillingsbetegnelse og søg efter stillingsbetegnelsen hos Jobnet. Her skriver du stillingstitlen på den måde behøver du ikke definere Stillingskategori og Stillingsgruppe. Angiv oplysninger Antal stillinger, Kontaktpersonens navn og telefon, Ansættelsesdato, Stillingstype, Ugentlig arbejdstid og Job varighed. Feltet Kørekort behøver du ikke udfylde. Klik herefter på Publicér. Annoncen er nu sendt til Jobnet til godkendelse det vil ske i løbet af 24 timer (næste hverdag). Bemærk: Retter du i din annoncetekst, efter den er publiceret på Jobnet, skal du efterfølgende afpublicere stillingsopslaget, for at publicerere det igen. På den måde vil dine rettelser træde i kraft på Jobnet, når den er blevet godkendt igen. Bemærk: Når du publicerer jobannoncer på Jobnet, er de kun tilgængelige i 5 uger ad gangen på Jobnet.dk. Det kan derfor betyde, at der kan være angivet en forkert ansøgningsfrist i boksen til højre ved jobannoncer på Jobnet.dk, hvis ansøgningsfristen går over de 5 uger, eksempelvis i længere ferieperioder. Publicering ved andre medier Det er ligeledes muligt at publicere jobannoncen gennem andre medier. I den røde boks i Figur 13, kan du se hvilke betalte medier, du kan publicere igennem og hvad det koster. Publicering gennem disse står for enhedens/afdelingens egen regning. Publicerer du på andre medier, bør du være opmærksom på at du ikke skal angive e-mailadresse i annonceteksten, men derimod henvise til stillingsopslaget på Kommunens hjemmeside, så ansøgerne søger gennem Emply. Rediger et stillingsopslag eller tilføje deltagere efter publicering Hvis du har opdaget en fejl i dit stillingsopslag, eller ønsker at tilknytte et ansættelsesudvalg til den konkrete stilling, efter du har publiceret, kan du hurtigt ændre dette. Under Projekter sætter du flueben ved det konkrete projekt. Rediger knappen bliver hermed aktiv og du trykker på denne, for at komme ind i opsætningen. Udarbejdet af HR-afdelingen 17/28

Kandidater til en stilling Til højre for hver stillingsopslag ses det samlede antal af kandidater og antallet af ubearbejdede 1 kandidater (markeret med gult), se Figur 15. Hvis kandidatantallet på højre side af pilen ikke er markeret gult, betyder det de har fået ændret status/videre besked i processen. Figur 15 Klik på stillingen for at se listen over de kandidater, der har ansøgt stillingen, se Figur 16. Figur 16 I oversigten over ansøgere, har du mulighed for at sorterere og vurdere kandidaterne efter forskellige funktioner: 1 De ubearbejdede kandidater har fået den automatiske besked Tak for ansøgningen. Udarbejdet af HR-afdelingen 18/28

Tegnet ved siden af kandidaten, angiver rækkefølgen for indkomne ansøgere. Brug eks. nummeret som reference i ansættelsesudvalget Tegnet angiver, om kandidaten har søgt andre stillinger i kommunen. Hold musen over tegnet for at se, hvilke stillinger kandidaten har søgt. Ved tryk på tegnet får du vist samtlige dokumenter, kandidaten har vedhæftet. Tegnene kan bruges af ansættelsesudvalget til at give thumbs-up, thumbs-down og tilføje kommentarer. Dynamiske kolonner på kandidat oversigten Du kan ændre og skifte informationer i kolonnerne ved at føre musen over overskriften på kolonnen og klikke på pilen. Herefter får du mulighed for at vælge, hvilken information du ønsker at vise på oversigten, se Figur 16. Du kan også anvende funktionerne Søg og Screening for enten at finde eller sorterer kandidaterne efter et udvalgt parameter. Du kan selv definere dine screeninger, ved at benytte de data, som ligger i systemet, eksempelvis de job-relaterede spørgsmål du har stillet ansøgerne, se Fanebladet Spørgsmål. Du bestemmer selv, hvordan du vægter valgmulighederne, for at få det ønskede resultat. Et af de job-releaterede spørgsmål kan sagtens tælle mere end et andet. I forhold til de lukkede spørgsmål du har defineret, skal du være opmærksom på, hvorvidt de har samme antal svarmuligheder, hvis du ønsker at lægge to spørgsmål sammen. Har de ikke det, bør du enten se spørgsmålene hver for sig eller lave to forskellige summationer, men de spørgsmål der har lige mange valgmuligheder (dvs. én i Kolonne 1 og én i kolonne 2). Udarbejdet af HR-afdelingen 19/28

Kandidat profil Du kan under hver kandidat, skifte imellem en række funktioner: Profil, Evaluering, Dokumenter, Log. Det er også muligt at skifte mellem de forskellige formular-trin nedenfor ved at trykke på Personlige oplysninger Job-relaterede spørgsmål og Ansøgning & CV, se Figur 17. Figur 17 Du kan skifte mellem kandidaterne ved at trykke på Næste og Forrige i bunden af skærmen. Udarbejdet af HR-afdelingen 20/28

Kandidat evaluering Under fanebladet Evaluering har du mulighed for at tilføje subjektive vurdering af kandidaten. Eksempelvis hvis du annonceteksten har lagt vægt på at kandidaten skal være fleksibel eller have gode mundtlige og skriftlige kommunikative evner, kan du vurdere kandidaten i forhold til dette ud fra dit indtryk fra ansøgningen og/eller samtale. Klik på Tilføj parameter under Vurderinger, se Figur 18. Skriv det konkrete parameter ind. Du har mulighed for at vægte spørgsmålet fra x1 til x5. Husk at klikke på for at tilføje parameteret. Figur 18 Udarbejdet af HR-afdelingen 21/28

Du kan nu vurdere den enkelte kandidat ved at stille på skalaen, se Figur 19. Vurderingsparameteret går igen hos de andre kandidater på samme stilling. Du kan se en gennemsnitlig vurdering for hver kandidat under den konkrete stilling, ved at vælge Gns. Vurdering i feltvælgeren. Figur 19 I ansættelsesprocessen har du også mulighed for at angive, hvad du Synes om kandidaten, tilføje egne noter eller kommunikere med ansættelsesudvalg. Dette kan eksempelvis hjælpe jer i udvælgelsesprocessen sammen med de job-relaterede spørgsmål, se Figur 20. Du har mulighed for at gøre dine kommentarer private, således at de kun er synlige for dig. Du kan både tilføje kommentarer under feltet Evaluering ved hver kandidat eller ved at klikke på taleboblerne i kandidatlisten, se Figur 20. Udarbejdet af HR-afdelingen 22/28

Figur 20 Kandidat log Kandidatens log giver dig en oversigt over hændelsesforløbet for kandidaten. Du kan her se, hvilke job kandidaten har søgt og hvad der er sket med kandidaten i forbindelse med det søgte job, eksempelvis de beskeder, kandidaten har modtaget, se Figur 21. Figur 21 Udarbejdet af HR-afdelingen 23/28

Send beskeder/skift status for kandidater Når du står under en konkret stilling og ønsker at sende besked samt ændre status for en eller flere kandidater, klikker du på Markér ude i højre kolonne. Her kan du markerer alle, ved at klikke på overskriften Markér eller markerer den/de kandidater, du ønsker at sende besked og/eller ændre status ved. Nu bliver funktionerne Status og Besked aktive. Klik på Status Vælg den status, der angiver næste skridt for kandidaten/kandidaterne (eks. invitation til samtale), se Figur 22. Gå derefter til fanebladet Besked og vælg hvornår beskeden skal sendes. Vælg den skabelon, som er passende for den status, du lige har valgt. Rediger beskeden bemærk at alle felter, der er omringet med [ ] henter data ind fra stamkort i forhold til de kandidater, du har markeret, dvs. at de ikke skal redigeres. Bemærk: Når du inviterer kandidater til samtale, kan du kun sende besked til én af gangen, således at du kan skrive forskellige mødetidspunkter i beskeden. Skal du sende en besked, som du selv vil formulere, vælger du Skabelon til Anden besked. Beskeden indeholder kun oplysninger fra stamkortdata ift. kandidaterne og dine kontaktoplysninger. Klik på Udfør og beskeden sendes ud til den/de kandidater, der er valgt. Figur 22 Udarbejdet af HR-afdelingen 24/28

Generelt skal alle kandidater have ændret status og fået besked minimum 1 gang. Når du har sendt beskeder til kandidater, kan du se denne i din Udbakke under Vis beskeder der allerede er blevet sendt, se Figur 23. Du kan også se, hvad du har sendt af beskeder til kandidaten under kandidatens Log, se Figur 21. Figur 23 Du kan ved hjælp af dit Workflow se og følge, hvor mange kandidater der er i processen. I Figur 20, har du eksempelvis modtaget ansøgninger fra 3 kandidater. Du har kaldt 1 til samtale og de 2 to sidste kandidater har du ikke foretaget dig noget ved. Er kandidaterne fravalgt i ansættelsesprocessen ændres Status til eks. Afslag screening og under Besked vælges Afsked efter endt proces. Bemærk at du selv skal ændre eller slette det, der står i parenteser ( ) i beskeden. Test af lederkandidater I forbindelse med rekruttering gennemgår alle ansøgere til lederstillinger på niveau 1-4 GARU- DAs Kompetenceprofil som et supplement til den personlige samtale. Formålet med at gennemføre test er at afdække, hvorvidt ansøgeren har de personlige kompetencer, der kræves i det pågældende job. I den afsluttende fase af et ansættelsesforløb kan testresultaterne inddrages og dermed skabe yderligere klarhed om ansøgernes forskellige styrker og svagheder. HR-afdelingen er certificeret i at gennemføre GARUDA testen og give feedback til ansøgerne. Når ansættelsesudvalget har fundet ud af, hvem der inviteres til samtale, tager I kontakt til Kirsten Poulsen eller Jens Chr. Platen i HR-afdelingen i forhold til gennemførelse af test. Testresultaterne destrueres efter ansættelsesprocessen. Udarbejdet af HR-afdelingen 25/28

Procedure efter ansættelse (Eksport-funktionen) Når du/ansættelsesudvalget har fundet den kandidat, der ønskes ansat til stillingen og kandidaten har accepteret dette, skal kandidatens data eksporteres og sendes til jeres personalekonsulent i Personaleafdelingen. Gå ind under fanebladet Stillinger og vælg den stilling, der er tale om. Marker kandidaten, der ansættes (der burde kun stå 1 under Ansættelse i workflowet). I øverste højre hjørne klikker du nu på ikonet - Eksportér. Du vælger nu de informationer, du vil have ud, se Figur 24. Vælg PDF som filtype. Under Informationer lader du alle flueben stå. De job-relaterede spørgsmål kan være med til at dokumentere kandidatens kompetencer på ansættelsestidspunktet. Under Evaluering fjerner du alle flueben, ellers tilføjer alle de subjektive vurderinger/kommentarer fra ansættelsesudvalget. Under Dokumenter lader du fluebenet stå i forhold til de dokumenter, der skal gemmes i den ansattes Personalemappe. Figur 24 Tryk herefter på Eksporter og Vælg Download. Åben herefter pdf-filen, gå i fanebladet Filer og klik på Send fil En e-mailrude åbnes, hvor filen nu er vedhæftet. Bemærk: Filen skal ikke sendes som link til Personalekonsulenten i Personaleafdelingen, eftersom filen bliver inaktiv efter kort tid. Inden du sender PDF en til Personalekonsulenten, skal du huske at udfylde blanket PL 060_000 Indberetning om tilgang/ændring/afgang i NetBlanket. Send denne sammen med PDF en samt anden relevant dokumentation, eksempelvis referencer og/eller Børneattest. Udarbejdet af HR-afdelingen 26/28

Personaleafdelingen sender et ansættelsesbrev. Lederen kontakter Personaleafdelingen vedr. lønindplacering og udfyldelse af forhandlingsskema. Du finder de forskellige forhandlingsskemaer her. Slet kandidatdata Det kan ske, at du får en henvendelse fra en kandidat, som ønsker at blive slettet i løbet ansættelsesprocessen, eksempelvis hvis denne har fået job andet sted. Lederen sender efter aftale med kandidaten et afslag via Emply, læs mere under Send beskeder/skift status for kandidater. Kandidatens data vil automatisk blive slettet, hvis denne ikke har været logget ind i et ½ år. Ellers kan kandidaten til enhver tid slette sine data, ved at logge ind og trykke på "slet bruger". Lederen har ikke mulighed for at slette en kandidat Acceptér vores behandling af personlige informationer Ifølge vores fortrolighedspolitik, vil personlige informationer blive behandlet fortroligt og vil kun blive brugt til formål der beskrives i denne tekst. Vi er forpligtet til at overholde den relevante lovgivning om beskyttelse af personoplysninger. Formålet med indsamlingen af personlige data er at vurdere og kontakte interesserede og kvalificerede kandidater til ledige stillinger i vores virksomhed. Dine data vil blive lagret på sikre servere placeret inden for EU. Data i denne database kan blive brugt til anonyme statistikker. Oplysningerne vil blive brugt kollektivt, og ingen individuelle brugere af databasen kan identificeres ud fra de anvendte oplysninger. På ethvert tidspunkt kan du gennemse dine gemte data i databasen. Du kan redigere eller opdatere dine data på alle tidspunkter. Hvis du ikke har været logget ind i over 180 dage, vil dine data blive slettet. Du kan til enhver tid slette dine data, ved at logge ind og trykke på "slet bruger", eller ved at kontakte os. Ved at markere nedenstående felt accepterer du fortrolighedspolitikken. Din accept *: Jeg accepterer fortrolighedspolitikken. Udarbejdet af HR-afdelingen 27/28

Genopslag af en stilling Ønsker du at genopslå en stilling, hvis der eksempelvis ikke er kommet et tilstrækkeligt ansøgerfelt, markerer du dit oprindelige projekt med et flueben og klikker på ikonet Duplikér. Her er det en god idé, at skrive Genopslag foran titlen. Klik på Dupliker efter du har skrevet den nye titel. Nu har du en kopi af dit tidligere projekt. Inden du publicerer det nye projekt, bør du tjekke Opsætningen og Annoncen for stillingen, eks. hvis der er ny ansøgningsfrist, ansættelsesdato mv., se endvidere afsnit Opret stilling og Opret annonce til stillingen. Udarbejdet af HR-afdelingen 28/28