Referat fra BESTYRELSESMØDE, TORDAG D. 11. JUNI 2015 NR. 44 Mødet blev afholdt på kontoret kl. 16.30. Tilstede: Bestyrelsen: Mail-adresse: (VK) Villy Knudsen Formand slusen@webspeed.dk (MT) Merete Tolsgård Næstformand meretetolsgaard@ofir.dk (EN) Eva Feldborg Nielsen Best. medlem evageorg@hotmail.dk (FN) Finn Nielsen Best. medlem f.nielsen@brammingnet.dk Administrationen: (AP) Anders Rong Petersen Inspektør ap@brammingbolig.dk (BWS) Bettina Spaanheden Økonomichef bws@ungdomsbo.dk Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 43 af 9. april 2015. 2. Revisionsprotokollat side 189. 3. Indkomne punkter. 4. Økonomi. Orienteringspunkter/ Debatpunkter: 5. Byggesager 6. Udlejningssituationen 7. Indkomne punkter 8. Afdelinger 9. Personale 10. Evaluering af Generalforsamling/ afdelingsmøder 11. Hjemmeside 12. Forvaltningsrevision/ målsætninger 13. Eventuelt 14. Næste møde 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af sidste referat nr. 43 Beslutning: Underskrevet og godkendt Ad 2 Revisionsprotokollat side 200 Beslutning: Side 200 blev fremvist og godkendt. Der var ingen ændringer Ad 3 Indkomne punkter a. Individuel kollektiv råderet med køkken afd. 4, max pris kr. 31.000,-. Godkendt af afdelingsmødet den 12. maj 2015. Skal endeligt godkendes af Kommunen. Beslutning: Godkendt b. Fordeling af bestyrelsens honorar. Beslutning: Det blev besluttet, at formanden får kr. 6.000,- pr. år, men de øvrige medlemmer får kr. 1.500,- pr. år. c. Løbetøj til ansatte forslag fra vicevært. Beslutning: Der blev besluttet, at boligforeningen ville sponsorere et sæt løbetøj til ansatte, bestående af et stk. underdel og et stk. overdel. Det er et krav, at man deltager i arrangementer med løb, og løbetøjet skal bære boligforeningens logo. Bestilles igennem inspektøren. Udgiften følger den ansatte. Til info, så er boligforeningen allerede reprænsenteret til HC. Andersens marathon i Odense til oktober, hvor en vicevært skal løbe en hel marathon. Forretningsorden for hovedbestyrelsen fremsendes til næste bestyrelsesmøde for godkendelse af den nye hovedbestyrelse. Ad 4 Økonomi a. Afkastrapport Sagsbehandling: Forventet afkast i p.a. 0.14 %, varighed 1,92. b. Indestående likvider Sagsbehandling: Ca. 34.4 mio. i værdipapirer og 2.0 mio. på kontoen. 2
Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager/ projekter a. Generelt - LED-belysning Sagsbehandling: Lamper mangler pt. at blive udskiftet i afd. 4, da EL-nettet kører direkte sammen med Kommunen. Leverandør er i dialog med kommunen vedr. opsætning af et tændskab til afdelingen for opdeling af EL-nettet. Pris for tændskab ca. kr. 40.000,-. b. Afd. 8 kommende projekt udskiftning/ rep. af legeplads ved Boldbanen. Sagsbehandling: Der tages kontakt til afdelingsbestyrelsen, vedr. istandsættelse eller evt. udskiftning. c. Afd. 9 altangange og søjler revner, rådgiver er på opgaven. Sagsbehandling: Der er problemer med betonelementerne, som revner da jernet ligger for tæt på overfalden. Rådgiver udfærdiger rapport. Afdelingen er ikke dækket af byggeskadefonden. d. Afd. 12 - Kommende projekt på Feilbergvej, Darum. Tagudskiftning. Evt. midler fra trækningsret/ dispositionsfonden er nødvendig. Sagsbehandling: Tagstenene smuldrer og tømrer er ved at regne på en pris for udskiftning. e. Afd. 29 det regner ind i trappetårnet, rådgiver er på opgaven. Sagsbehandling: Der er kommet fugt i trappetårnet og man mente, at det var kondens i vinterperioden. Efterfølgende har beboerne oplyst, at det må være facaden der er utæt, da der kommer vand ind, når det regner og blæser fra vest. Der arbejdes fortsat med at lokalisere problemet. f. Afd. 31 Forsøg med vindafskærmning til tunnelgangen. Beboerne kan ikke holde opgangsdøren. Sagsbehandling: Vores arkitekt har lavet et forslag til at bryde vinden i tunnelgangen. Forsøget er i gang, hvor man afventer om det har den rette effekt. LBF sagerne i afd. 3+4 påføres næste gang. Til afdelingsmødet i afd. 3 blev projektet fremlagt for beboerne. Til afdelingsmødet i afd. 4, havde rådgiver desværre taget fejl af datoen og der er indkaldt til nyt møde den 18. juni. Da der kun var 9 tilmeldt til afd. 4, blev mødet aflyst. Ad 6 Udlejningssituationen a. Udlejning af boliger Sagsbehandling: Tilsendt på mail b. Ventelister Sagsbehandling: Tilsendt på mail c. Tomgangsliste Sagsbehandling: Fremvist på mødet 3
Ad 7 Ad 8 Indkomne punkter Ingen Afdelinger Forslag punktet flettes fremover ind under pkt. 5 i dagsordenen. Sagsbehandling: Godkendt. Ad 9 Personale a. Administration 1. Kontoret lukkes den 26.6.2015 pga ferie Sagsbehandling: Annonceres på hjemmesiden b. Viceværter 1. Praktikant Sagsbehandling: Praktikant er opstartet den 10.6 og er i boligforeningen i en periode på 4 uger i første omgang. Adm + Vic deltager alle i obligatorisk førstehjælp den 22.6.2015 Telefonen lukkes denne formiddag. Ad 10 Evaluering af Generalforsamling/ afdelingsmøder Generel drøftelse Afdelingsmøderne blev debatteret og generelt er det gået rigtig godt. Generalforsamlingen forløb også godt og der var 83 husstande tilstede, hvor der i 2014 var 65 husstande. Der var enighed om, at der skal indhentes priser på et lærred og en projektor til fremtidig brug på boligforeningens møder. BWS indhenter priser. Ad 11 Hjemmeside BWS/ Boligforeningens vedtægter er blevet lagt på hjemmesiden. Punktet fjernes fremover fra dagsordenen. Ad 12 Forvaltningsrevision/ målsætninger Der er intet nyt. 4
Ad 13 Eventuelt Ordet er frit Bestyrelsens honorar blev drøftet og om der skulle laves en ny fordeling af beløbet, som bliver tildelt bestyrelsen. EN forespurgte vedr. ordningen med avis/ Ipad, nu når man går ind i en ny valgperiode. BWS undersøger budget til næste møde. Jyske Vestkysten oprettes til MT. Boligforeningens 70års jubilæum drøftes efterfølgende af bestyrelsen. Ad 14 Næste møde Alle møder afholdes fra kl. 16.30 Godkendt den: Mødedatoer: 10. september 22. oktober 3. december 5