Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: Kl. 18:13 Bestyrelsen FA09 Gæster. Frank Hansen (FH) Mikkel Selander (MS)

Transkript

1 Referat , Side 1 af 7 Emne Deltagere Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: Kl. 18:13 Bestyrelsen FA09 Gæster Lisbeth Jallbjørn (LJ) Lars Larsen (LL) Frank Hansen (FH) Mikkel Selander (MS) Mikael Høyer-Andersen (MHA) Kasper Nørballe (KN) Bjørn Larsen (BL) Teit Svanholm (TS) Jørgen Weng (JW) Lone Lund-Rasmussen (LLR) Punkter Karin Aunsfort (KA) 1. Valg af ordstyrer og referent 1.1 Ordstyrer 1.2 Referent 1.3 Generel information 2. Emner til/fra varmemesteren og administrationen 2.1 Huller i asfalt 2.2 Arbejdshjælp fra kommunen 2.3 Vandrør 2.4 Gavle 2.5 Håndvaske 2.6 Aflåsning af skralderum 2.7 Kantsten 2.8 Rækværk til kældernedgang 2.9 Udskiftning af vinduer hos bageren 2.10 Dårlige sokler 2.11 Varmevekslere 2.12 Indkøb af toiletter 2.13 Grillrengøring 2.14 Parkeringspladser 2.15 Stensætning 2.16 Blomsterkummer 2.17 Lukket emne 2.18 Tøjcontainer 2.19 Budgetopfølgning 3. Godkendelse af sidste referat 3.1 Godkendelse af sidste referat 4. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen 4.1 Orientering fra formanden 5. Projekter 5.1 Helhedsplansprojekt 5.2 Lukket emne 5.3 Brolægning af Lille Torv

2 , Side 2 af 7 6. Budgetter 6.1 Ingen emner 7. Klagesager 7.1 Ingen emner 8. Ingen titel (benyttes ikke) 9. Arrangementer 9.1 Ingen emner 10. Planlagte møder 10.1 Planlagte møder 11. Eventuelt 11.1 Ingen emner

3 , Side 3 af 7 Pkt. 1 Pkt. 1.1 Ordstyrer: LJ Pkt. 1.2 Referent: FH Pkt. 1.3 Generel information: Ingen information. Pkt. 2 Emner til/fra Varmemesteren og administrationen 2.1 Emne: Huller i asfalt : Huller ud for butikkerne er blevet lappet. Vi har forespurgt om lukning af hul ved tørreplads ved blok : Kommunen har meldt ud, at vejstykket lige før vejen ved Blok 10 skal ændres. FA09 foreslår derfor at vente med opgaven. Det er muligt at kommunen vil udskifte asfalten ned forbi Blok 10. Der er ingen tidshorisont for hvornår der kommer en afklaring fra kommunen. Kommunen ønsker at vejen som passerer forbi Blok 10, skal gå vinkelret ud i Bredager og skal derfor drejes mod højre : Det nye budgetår er gået i gang, og der er nu penge til opgaven. MS beder LL om at opgaven sættes i gang. Alt asfalt skrabes af fra butikkerne og ned til blok 6. Der er også observeret et synk/hul i asfalten ved rundingen (tørrepladsen) ved Blok 5. Dette bedes udbedret : Vi bliver nødt til at udskyde opgaven til det nye budgetår. Opfølgning på opgaven vil ske på førstkommende bestyrelsesmøde i det nye år : LL beretter pr. mail, at han har et opfølgende møde med Gendrup , som har givet tilbud på asfaltarbejdet. Tilbuddet skal gås igennem og der skal findes startdato for opgaven. MS beretter at der muligvis ikke er penge til formålet i dette budgetår, og lige regne på økonomien. MS melder tilbage til LL om emnet og melder tilbage til bestyrelsen om opgaven kan startes i dette budgetår : Der er givet OK fra bestyrelsen til at igangsætte ny vejbelægning på BRP. Parkeringsstop skal ikke laves. Opgaven koster Kr. inkl. Moms. Erstatning for parkeringsstop findes på et bestyrelsesmøde efter beboermøde : Afventer pris på parkeringsbump i p-båse. Hele opgaven dækker vejareal på BRP og parkeringsbump. Opgaven ønskes igangsat hurtigst muligt : Emne pågår : LL har modtaget tilbud på reparation af stykket fra erhvervslejemålene og ned til hvor BRP deler sig ud i BRV. Asfalten bliver skrabet af, og der lægges nyt. Prisen er ca incl. Moms. JW tjekker hvornår tidligere asfalt blev lagt. JW aftaler efterfølgende med LL hvad der skal ske. Dette grundet vi ønsker, at finde ud af om hvorvidt vi kan få erstatning for tidligere lagt asfalt, da dette ikke har været lavet ordentligt. Bestyrelsen beder LL om at indhente tilbud på stopklodser, som skal lægges således, at man ikke kan parkeres ud på græsset : LL afventer tilbud på asfaltprojektet : Der er kommet huller i asfalten ude foran erhvervslejemålene. Asfalten blev repareret sidste år. Vi vil gerne bede om at der bliver indhentet tilbud på reparationen. Vi vil også gerne bede om et tilbud på udskiftning af asfalt fra erhvervslejemålene og ned til hvor BRV begynder. 2.2 Emne: Arbejdshjælp fra kommunen Opfølgning: Emne afsluttes : Der er startet en fra kommunen, som er der i 3 måneder. Aftalen kan måske udvides og bestyrelsen ønsker så vidt muligt den hjælp vi kan via denne ordning. LL undersøger om der evt. kan aftages yderligere en til. Emne afsluttes : Emne pågår da der stadig ikke er kommet noget svar. LL bedes sender en opfølgende mail til kommunen : MS beder LL afgive status : LL melder at han ikke har hørt noget fra kommunen. LL følger op på sagen : LL beretter pr. mail, at VUC er blevet kontaktet adskillige gange. VUC er ikke vendt tilbage med et

4 , Side 4 af 7 svar endnu : Emne pågår : MS undersøger om vi kan få en indslusningsmedarbejder, som kan hjælpe fra kommunen : Vi har spurgt MS om det er muligt, at få hjælp fra kommunen i form af fx en arbejdsprøvning el. lign. MS undersøger muligheden Emne: Vandrør Opfølgning: Emne afsluttes : Vandet skyldes kondens fra rørene og disse skal isoleres. Denne udbedring vil betyde en ekstra udgift for os, som vi ikke kan gøre noget ved. LL har bestilt isolering og udgiften skulle dog være minimal. Emne afsluttes : Der er observeret at rørene ikke er isoleret på loftet, hvilket giver kondens, som løber ned langs disse. LL tager fat i de rådgivende enginører for rådgivning om udbedring. Emne: Gavle MS : LL melder at MS har bestilt maling af gavlene og dette ordnes snarest muligt : MS følger op på opgaven. Firmaet som har malet det tidligere, har sagt OK til at genmale disse. Emne: Håndvaske : LL melder at en ny vask pr vaskerum koster ca inkl. moms. LL undersøger hvor mange vaske der trænger til udskiftning og melder tilbage : KA opfordrer til at stålvaske som ikke længere er pæne udskiftes. LL undersøger sagen og indhenter tilbud. Emne: Aflåsning af skralderum : LL beretter at de er observeret en hvid varevogn som læsser affald af bl.a. i Afd. 3. Vi oplever lige såvel dette i Afd. 1. Vi vil gerne bede om tilbud på låger og låse til alle affaldsskure. LL indhenter tilbud. Emne: Kantsten : Der er bestilt kantsten, så projektet ved blok 8 og 9 kan blive afsluttet. Projektet har ligget stille bl.a. på grund af vejret/frost. Emne: Rækværk til kældernedgang : LL forespørger om vi kan ændre valget af farve til rækværket. Vi har tidligere bestemt at de skulle være sorte, men LL mener at det ville passe bedre med sølvfarve i forhold til altanerne. Dette blev godkendt. Emne: Udskiftning af vinduer hos bageren : LL forespørger om enkelte vinduer kan blive skiftet hos bageren, da de praktisk talt er ved at ryge ud. Bestyrelsen er enig i at de bør skiftes, med forbehold for, at kun de mest tiltrængte udskiftes. Dette grundet helhedsprojektet som vi er ved at få stablet på benene.

5 , Side 5 af Emne: Dårlige sokler : LL melder at der er problemer med nogle af soklerne grundet dårlig reparation tidligere (adskillige år siden). Vi vil forsøge at få dette stykke arbejde, ført ind under helhedsplanen. Emne: Varmevekslere : LL melder at flere varmevekslere er færdige og trænger til udskiftning. LL snakker med MS omkring kontering af udgiften til dette og melder tilbage. Emne: Indkøb af toiletter : Indkøb af toiletter foretages nu som flerkøb og faktureres efter faktisk forbrug. Dette skulle give os en besparelse. Emne: Grillrengøring : Der mangler værktøj til rengøring de grill er vi har på fællesarealet. LL sørger for indkøb af dette. Emne: Parkeringspladser FA : Der er problemer med antallet af parkeringspladser, grundet de parkeringstilladelse vi har uddelt til Bankens medarbejdere. Bestyrelsen ønsker antallet af udleverede parkeringstilladelser til banken stærkt begrænset til 2 stk. Administrationen bedes kontrollere om dette strider imod kontrakt mellem boligforening og banken. Emne: Stensætning : Stensætning ved vendepladsen ved blok 5 er begyndt at smuldre væk. LL bedes undersøge dette. Emne: Blomsterkummer : Bestyrelsen har anmodet om at blomsterkummer og andre ejendele opsat permanent fjernes. Disse må ikke henstilles ved blokkene. LUKKET EMNE: Emne: Tøjcontainer : Bestyrelsen ønsker at opstille en tøjcontainer til tøj som beboerne kan aflevere genbrugstøj i, dog ikke UFF. Containeren tænkes placeret ved storskraldspladsen. Dog er den nærmere placering ikke bestemt endnu. Emne: Budgetopfølgning FA : Bestyrelsen påtaler endnu engang! Samtlige bestyrelsesmedlemmer ønsker at modtage budgetopfølgning (grønt regnskab og konto 115 og 116) fremsendt skriftligt med posten PÅ NÆR Frank Hansen, som fortsat kun ønsker fremsendt pr. mail. Emnet er påtalt adskillige gange tidligere.

6 , Side 6 af 7 Pkt Pkt Pkt Godkendelse af sidste referat Emne: Godkendelse af sidste referat Bestyrelsen : Sidste referat godkendt. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen Emne: Orientering fra formanden LJ : LJ har orienteret omkring situationen lige nu i boligorganistationen. Projekter Emne: Helhedsplansprojekt Opfølgning: Ved løbende nyheder : Bestyrelsen påtaler at FA09 gerne må have i mente, hvordan vi administrerer vores kælderrum. Hvis der oprettes flere lejemål, hvordan skal fordelingen så foregå. Kunne der evt. laves loftsrum. KN har orienteret LJ om at ansøgningen er indsendt til Landsbyggefonden og vi kan forvente ca. et års svartid. MS vender tilbage til LJ omkring informationsmøde for beboerne i Juni måned : Flemming fremviste nyt oplæg til hvordan den nye udformning kunne se ud. Landsbyggefonden støtter ikke udvendige elevatorer, så elevatorer skal derfor bygges ind i opgangene. Det foreløbige økonomiske grundlag og forslag til hvordan blokkene kan ændres, som blev præsenteret i dag, har vi nikket OK til, og disse sendes ind til Landsbyggefonden. Landsbyggefonden skal herefter returnere en tilbagemelding. Vi afventer derfor svar fra FA09, når de modtager svar fra Landsbyggefonden. Der vil blive indkaldt til et informationsmøde for beboerne omkring projektet, så snart alle informationer er på plads. Der er ikke taget konkrete beslutninger omkring projektet på nuværende tidspunkt. Alt foreligger på et fiktivt niveau, og de endelige beslutninger vil ligge hos beboerne, når disse er klar til præsentation. Beboerne vil løbende blive informeret : FA09 deltager i næste bestyrelsesmøde, da der er udarbejdet nyt materiale, som skal præsenteres. LJ indkalder til et separat bestyrelsesmøde, hvor kun dette emne behandles : Vi afventer svar fra Landsbyggefonden, og der kan gå op til et år før end at de vender tilbage : Vi har i dag besøg af Kasper Nørballe og Lone Lund fra FA09 og Flemming Dahl fra tnt arkitekter og Henrik Holmsgaard fra Holmsgaard rådgivende ingeniører. Gruppen har prøvet at opsætte et oplæg til hvordan økonomien kunne se ud ved en helhedsplan, og uden helhedsplan for samme opsætning. Formålet er at klarlægge og skabe et overblik over påvirkningen og konsekvenserne ved henholdsvis, at oprette individuelle lån på de opgaver/projekter som afdelingen står over for de næste 10 år fremfor, at udfører en helhedplan med støtte fra Landsbyggefonden. Emnet slås sammen med punkt 5.1 Tage og vinduer som nye projekter og omdøbes til Helhedsplansprojekt : Emne pågår : Emne pågår : Bestyrelsen er blevet præsenteret for muligheden for at få lavet tagetager. Projektet er i forbindelse med Helhedsplanen for, at forbedre muligheden for støtte fra Landsbyggefonden. Tilstede til fremlæggelsen var Kasper Nørballe (forvaltningsdirektør i FA09), Flemming Dahl (TNT arkitekter), og Henrik Holmsgård (Holmsgaard rådgivende enginører). Flemming præsenterede materialet, som består af 4 forslag. Bestyrelsen skal nu gennemse materialet, og mødes igen med FA09 og drøfte det videre forløb. LUKKET EMNE: Emne: Brolægning af Lille Torv : Pengetransportfirmaet benægter nu alt og vil ikke betale. MS følger op på sagen via advokat. Der bliver også opsat ekstra lamper ved træet. Bestyrelsen påtaler at metalstolperne ved banken ikke er opsat. LL beretter at dette er grundet at fliserne er lagt for højt, og de derved ikke kan monteres. Dette bliver udbedret af firmaet som har lagt fliserne.

7 , Side 7 af 7 Pkt Pkt Pkt. 8 Pkt Pkt : Firmaet som ejer vognen som har ødelagt nogle af fliserne, og der køres nu retssag på firmaet. De lamper som er opsat ved den nye bænk ved træet, er for små og opfylder ikke det krav som blev stillet ved opgavestart. Der blev specificeret, at lamperne skal oplyse træet. Desuden skal der opsættes 3 lamper og ikke kun de to som er opsat : Projektet vil blive gennemgået og genoprettet, så snart vejret tillader det. Entreprenøren har godtaget de fejl der er fundet. Der er sket nogle skader på arealet, efter en stor vogn har parkeret på dette. Erstatningskrav er sendt til firmaet, og der afventes svar på tiltale. Der er modtaget tegninger fra kommunen, over ny cykelsti som skal etableres for enden ved arealet ud mod vejen. Der skal opsættes to sidste pullerter, og vi har afventet opsætning af disse end til kommunen har udmeldt. Vi beder nu om at pullerterne bliver opsat. MS videregiver info til LL : Projektet står klar til aflevering. Bestyrelsen er dog ikke tilfredse med resultatet. Stenene er lagt skævt, og flere af stenene er allerede flækket. LL mener det er på grund af dårlig udført bund. Bestyrelsen ønsker ikke at arbejdet bliver betalt, før end at fejlene er udrettet. LL tager observationerne med på afleveringsmødet. Budgetter Ingen emner Klagesager Ingen emner Ingen titel (benyttes ikke) Arrangementer Ingen emner. Planlagte møder Emne: Planlagte møder Bestyrelsen Kl afholdes der bestyrelsesmøde Kl afholdes der Hovedbestyrelsesmøde i Afd. 3's bestyrelseslokaler Kl afholdes der bestyrelsesmøde (beboerskovtur og informationsmøde om helhedsplan) Kl afholdes der bestyrelsesmøde Kl afholdes der beboerskovtur Kl afholdes der Hovedbestyrelsesmøde i Afd. 3's bestyrelseslokaler Kl afholdes der bestyrelsesmøde Kl afholdes der ordinært beboermøde (ændret fra den ) Kl afholdes der bestyrelsesmøde Kl afholdes der bestyrelsesmøde. Pkt Kl afholdes der Hovedbestyrelsesmøde i Afd. 3's bestyrelseslokaler. Eventuelt Ingen emner.