DOKUMENT NR. 2 Udbudsmateriale Offentligt udbud Udarbejdelse af miljøhistoriske redegørelser for tidligere og nuværende forurenende aktiviteter [UDKAST] Rammeaftale Mellem Region Nordjylland CVR-nr. 29190941 Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Ø (herefter "Regionen") og (herefter "Rådgiveren") (herefter samlet benævnt Parterne ) om Udarbejdelse af miljøhistoriske redegørelser for tidligere og nuværende forurenende aktiviteter
1. Indledning 1.1. Nærværende rammeaftale indgås efter Regionens afholdelse af offentligt EU-udbud, offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende under [nr. xxxxxx.] 1.2. Formålet med rammeaftalen er at afhjælpe Regionens behov for rådgiverydelser ved udarbejdelse af miljøhistoriske redegørelser for tidligere og nuværende forurenende aktiviteter til opfyldelse af Regionens forpligtelser i henhold til lovbekendtgørelse nr. 1427 af 4. december 2009 om forurenet jord, med senere ændringer (Jordforureningsloven). 1.3. Denne rammeaftale er blevet til som følge af, at Rådgiveren ved Regionens udbud af Udarbejdelse af miljøhistoriske redegørelser for tidligere og nuværende forurenende aktiviteter var blandt de 3 tilbudsgivere, der afgav de økonomisk mest fordelagtige tilbud. Regionen har indgået en rammeaftale med disse 3 Rådgivere. Rammeaftalen indeholder ikke vilkår om eksklusivitet og Regionen er derfor i rammeaftalens løbetid berettiget til såfremt der måtte være specielle behov som nødvendiggør dette - at indgå aftaler med andre end de Rådgivere, der er indgået rammeaftale med. Rådgiveren er i rammeaftalens løbetid dermed ikke garanteret en bestemt mængde rådgiverydelser fra Regionen. For tildeling af ordrer se under punkt 6. 1.4. Rådgiveren er bekendt med, at de af rammeaftalen omfattede ydelser skal udføres for Regionen som en del af Regionens myndighedsforpligtelser, og at resultatet af de udførte ydelser kan have indgribende betydning for borgere og virksomheder. Rådgiveren er således også indforstået med, at ydelserne til enhver tid skal udføres med den præcision og omhu, der i henhold til lovgivningen og god rådgivningsskik er påkrævet til sikring af nøjagtigheden og kvaliteten af de udførte ydelser. 2. Aftalegrundlag 2.1. Aftalegrundlaget består af nærværende rammeaftale samt som en integreret del af rammeaftalen nedenstående bilag: A. Udbudsmateriale inkl. evt. rettelsesblade og spørgsmål/svar B. Tilbudsgivers tilbud C. Særlig Arbejdsbeskrivelse (SAB) med appendikser App. 1 - Retningslinjer for udfyldelse af datablad App. 2 - Retningslinjer for udarbejdelse af situationsplan App. 3 - Paradigmer for breve App. 4 - Retningslinier for scanning af bilag ved arkivgennemgang App. 5 - Retningslinjer for opdatering af JAR, Retningslinjer for JAR-certifikat App. 6 - Retningslinjer for søgning i e-arkivet App. 7 - Sagsstyrings- og økonomiskemaer App. 8 - Region Nordjyllands brancheliste for V1-kortlægning App. 9 - Retningslinjer for udfyldelse af besigtigelsesskema, Kvitteringsseddel for besigtigelse, varsling af/underretning om besigtigelse App. 10 Retningslinjer for udfyldelse af interviewskema App. 11 Brugeroprettelse, brugervedligeholdelse og adgang til IT-systemer For aftaler der indgås efter denne rammeaftale gælder yderligere ABR 89 (Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand), samt Aftalegrundlag for rådgivningsaftaler med Region Nordjylland, Regional Udvikling, Jordforureningsgruppen (jf. www.kvalitetsbog.rn.dk dokument nr. 04-56-01).
2.2. Henvisninger til Rådgiverens almindelige forretnings- og leveringsbetingelser, prislister, fakturabestemmelser, ordrebekræftelser, øvrige standardvilkår eller lignende, kan ikke gøres gældende af Rådgiveren. 3. Definitioner 3.1. Ved "arbejdsdage" forstås mandag til fredag, bortset fra helligdage, 24. og 31. december og 5. juni. 3.2. Ved lokalitet forstås det areal hvor de muligt forurenende aktiviteter har fundet sted. Hvis der omfatter flere ejendomme (adresser), skal disse ejendomme behandles som én lokalitet uden ekstra beregning. En lokalitet omfatter som udgangspunkt den eller de matrikler, som udgør det samlede areal for aktiviteten, også selvom disse arealer ikke nødvendigvis er lokaliseret i JAR. En lokalitet kan godt være omfattet af usammenhængende matrikler. Det kan ligeledes forekomme, at de udleverede adresser/oprettede adresser kan være fejlbehæftede. Rådgiver er ansvarlig for at undersøge, om dette er tilfældet. 3.3. Ved kalenderår forstås perioden fra 1. januar til 31. december. 3.4. Ved aftaleår forstås 12 sammenhængende kalendermåneder i aftaleperioden, hvor 1. aftaleår løber fra aftalens ikrafttræden og 12 måneder frem. 4. Rammeaftalens genstand 4.1. Denne rammeaftale er indgået med henblik på at sikre Regionens behov for løbende og til rette tid at få leveret i alt ca. 300-500 historiske redegørelser årligt. De af rammeaftalen omfattede ydelser samt eventuelle supplerende ydelser skal udføres og afleveres af Rådgiveren i den kvalitet der er beskrevet i SAB. 4.2. Rådgiveren har pligt til at levere til Regionen i det omfang Regionen afgiver bestilling i overensstemmelse med rammeaftalen. 4.3. Rådgiveren må ikke uden Regionens forudgående skriftlige samtykke benytte underleverandører til udførelsen af ydelserne. Ved rammeaftalens indgåelse meddeler Regionen samtykke til anvendelse af følgende underleverandører med angivelse af leveranceområde: Rådgiveren hæfter fuldt ud for sine underleverandørers ydelser på ganske samme måde som for egne ydelser. 4.4. Ved udførelsen af rammeaftalens ydelser skal Rådgiveren anvende de medarbejdere, der er anført i Bemandingsplanen. 4.5. Udskiftning af Rådgiverens medarbejdere kan alene finde sted på grund af medarbejderens personlige forhold, og skal i rimelig tid forinden medarbejderens fratræden meddeles Regionen skriftligt. Såfremt Rådgiveren er nødsaget til at udskifte en medarbejder, må udskiftningen ikke påføre Regionen yderligere omkostninger, og den nye medarbejder skal på forhånd skriftligt godkendes af Regionen, se SAB afsnit 1.8.1.
4.6. Rådgiveren skal efter Regionens anmodning udskifte en medarbejder, der udfører ydelser for Regionen, såfremt Regionens anmodning er rimeligt begrundet. Tilsvarende gælder med hensyn til Rådgiverens eventuelle underleverandører, eller medarbejdere hos en underleverandør. 5. Rammeaftalens omfang 5.1. Rådgiveren forpligter sig til at opretholde en sådan kapacitet, at Rådgiveren løbende er i stand til at levere de af rammeaftalen omfattede ydelser til Regionen indenfor rimelig tid. Regionen beskriver overordnet tidsplansforløbet for opgaverne i Særlig arbejdsbeskrivelse. 5.2. Rådgiveren er berettiget til, men ikke forpligtet til, at behandle et større antal ejendomme pr. aftaleår end angivet i punkt 4.1. 5.3. Rådgiveren tillægges ved rammeaftalen en ikke-eksklusiv ret til at levere de i rammeaftalen fastlagte ydelser til Regionen, idet der ligeledes er indgået aftale med 2 andre rådgivere. Regionen forbeholder sig dog ret til i begrænset omfang samt i særegne tilfælde at lade tilsvarende ydelser udføre med respekt af de til enhver tid gældende udbudsretlige regler. Regionen er således ikke forpligtet til at tildele Rådgiveren et bestemt antal ejendomme under rammeaftalen, og Rådgiveren har ligeledes ikke krav på at få tildelt et bestemt antal ejendomme under rammeaftalen. 5.4. Såfremt der sker væsentlige ændringer i Regionens behov for at aftage ydelser i henhold til nærværende rammeaftale, skal Regionen give skriftlig meddelelse herom til Rådgiveren. Meddelelsen herom skal gives med et sådant varsel, at Rådgiveren har rimelig tid til at ændre kapaciteten. 6. Tildeling og afleveringsfrister 6.1. De 3 valgte rammeaftalerådgivere er rangordnet på følgende måde med nr. 1, som den der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, nr. 2 den der har afgivet det næstmest fordelagtige tilbud og nr. 3, som tredje mest fordelagtige tilbud: [XX] [XX] [XX] Regionen ønsker at sikre forsyningssikkerheden og leveringssikkerheden samt at der til enhver tid vil være tilstrækkeligt højt kompetenceniveau/fremtidssikring af erfaring til løsning af opgaverne på den udbudte opgave. Derfor vil Regionen, når den efterfølgende skal vælge en rådgivningsvirksomhed til en konkret rådgiverydelse, tildele opgaverne til de 3 rammeaftaleleverandører på følgende måde: Fordelingen af opgaver vil ske således, at: det mest fordelagtige tilbud får tildelt flest opgaver det næstmest fordelagtige tilbud får tildelt næst flest opgaver og det tredje mest fordelagtige tilbud får tildelt færrest opgaver Opgaverne vil blive fordelt med udgangspunkt i følgende fordelingsnøgle:
Placering efter tilbudsevaluering Andel af tildelte opgaver pr. år Nr. 1 50 % Nr. 2 30 % Nr. 3 20 % Følgende retningslinjer vil desuden gælde: A. Antallet af opgaver, der tildeles, sker i pakker (en arbejdspakke ) deleligt med 15 lokaliteter (15 lokaliteter = 1 pulje). B. En leverandør kan ikke tildeles en ny arbejdspakke, hvis leverandøren i forvejen har 2 uafleverede arbejdspakker. 6.2. Regionen fremsender pr. elektronisk post (mail) de af rammeaftalen omfattede opgaver i arbejdspakker til Rådgiveren i henhold til nærmere fremgangsmåde beskrevet i SAB, afsnit 1.3. 6.3. Rådgiveren bekræfter skriftligt modtagelsen af hver arbejdspakke overfor Regionen. Bekræftelsen skal være Regionen i hænde senest 3 arbejdsdage efter modtagelsen. Ved sin bekræftelse bekræfter Rådgiveren tillige overfor Regionen, at de modtagne puljer kan afleveres indenfor de foreskrevne afleveringsfrister. 6.4. Tildelte opgaver og puljer skal afleveres i henhold til de afleveringsfrister, der fremgår af SAB, afsnit 1.7.8. De anførte afleveringsfrister er ufravigelige. 6.5. Rådgiveren fremsender hver måned en opdateret tidsplan. 7. Vederlag 7.1. Alle priser er i danske kroner. I priserne er inkluderet alle ved tilbudsfristens udløb gældende afgifter bortset fra moms. Ved ændring af gældende danske afgifter skal priserne reguleres med den økonomiske nettokonsekvens heraf. 7.2. Vederlaget beregnes ved anvendelse af de Tilbudslisten(TBL) anførte priser i Rådgivers tilbud, bilag B. Ved afslutning af en samlet pakke skal Rådgiver altid gøre økonomisk status ved at aflevere et sagsstyrings- / økonomiskema for den samlede opgave, se bilag C app. 7. 7.3. Priserne er faste i hele rammeaftalens løbetid, inkl. eventuelle forlængelser. 7.4. Rådgivers udlæg, f.eks. trykning og indkøb af fotos fra Det kgl. bibliotek viderefaktureres til Regionen uden administrationstillæg. Alle udlæg skal på forhånd godkendes skriftligt at Regionen. Kørsel kan ikke faktureres. 7.5. Hver pakke faktureres samlet. Vederlaget forfalder til betaling når en pakke (15-45 lokaliteter), hvor der er indsamlet historiske oplysninger, er leveret. Der kan ikke ske fakturering af ydelser, der knytter sig til pakker, der ikke er endeligt afleveret. 7.6. Betalingsbetingelserne er: 30 dage fra Rådgivers afsendelse af fyldestgørende faktura og sagsstyrings- og økonomiskema for den samlede arbejdspakke.
7.7. Rådgiveren fremsender hver måned en økonomiopgørelse med udspecificering for hver ejendom. 7.8. Fakturaer skal, indtil Regionen måtte oplyse andet, fremsendes som elektronisk faktura til EAN-nr. 5798003281636. Rådgiverens fakturaer skal som minimum indeholde følgende oplysninger: a. Rådgiverens CVR-nr. og kontonummer b. Reference til det sagsstyrings- og økonomiskema, der er udført for den/de puljer, der afregnes for c. Reference til den arbejdspakke, hvorfra de afregnede puljer stammer, f.eks.: Arbejdspakke nr. 1/2014, d. Navn på Regionens ansvarlige sagsbehandler e. Udspecificering af faktureret beløb f. Kopi af fakturaer for udlæg, som Rådgiveren har foretaget (trykning, fotos fra Det kgl. bibliotek m.v.). Alle fakturaer fra evt. underleverandører skal kontrolleres og betales af Rådgiveren uden administrationsudlæg til Regionen. 7.9. Ved forsinket betaling er Regionen forpligtet til at betale renter i henhold til den til enhver tid gældende rentelov. 8. Levering 8.1. Med hensyn til tidsfrister for levering henvises der til bilag C - Særlig Arbejdsbeskrivelse (SAB) med tilhørende appendikser. 8.2. Alle leveringer til Regionen skal være på dansk 9. Samarbejde 9.1. Rådgiveren skal udpege en kontaktperson, til hvem Region Nordjylland altid kan henvende sig i spørgsmål om det generelle samarbejde, andre overordnede emner eller konkrete rådgiverydelser. 10. Mangler 10.1. Rådgiveren er ansvarlig for fejl og mangler ved de udførte ydelser i henhold til dansk rets almindelige regler. 10.2. Fejl og mangler ved de udførte ydelser foreligger, såfremt Rådgiveren, eller de afleverede opgaver, ikke opfylder de i rammeaftalen fastsatte krav, eller såfremt Rådgiverens rådgivning eller bistand ikke svarer til, hvad Regionen med rette kunne forvente. 10.3. Regionen skal afgive skriftlig reklamation (f.eks. pr. mail) til Rådgiveren inden for rimelig tid efter, at Regionen har konstateret fejl eller mangler. Rådgiveren skal uden ugrundet ophold efter modtagelsen af skriftlig reklamation afhjælpe fejlen eller manglen.
10.4. Såfremt Rådgiveren ikke uden ugrundet ophold og senest inden 14 arbejdsdage har draget omsorg for, at leverancen er kontraktmæssig, er Regionen berettiget til et forholdsmæssigt afslag i vederlaget. 11. Forsinkelse 11.1. Rådgiveren skal give skriftlig og begrundet meddelelse til Regionen, straks når Rådgiveren må forudse, at der vil indtræde risiko for forsinkelse i henhold til den aftalte tidsplan, eller såfremt rammeaftalen i øvrigt ikke bliver korrekt opfyldt. 11.2. Hvis Regionens forhold medfører en væsentlig udskydelse af det aftalte afleveringstidspunkt, er Rådgiveren berettiget til at hæve den pågældende leverance. Regionen skal i så tilfælde kompensere Rådgiveren det dokumenterede tab i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler om erstatning. 11.3. Overskrides en aftalt leveringsfrist med mere end 30 Arbejdsdage, er Regionen berettiget til at hæve leverancen 12. Misligholdelse i øvrigt 12.1. Misligholder en part væsentligt sine forpligtelser efter denne aftale, er den anden part berettiget til at ophæve rammeaftalen i sin helhed. 12.2. Som væsentlig misligholdelse fra Rådgiverens side anses blandt andet, men ikke udelukkende, følgende forhold: a. Såfremt Rådgiveren gentagne gange afleverer materiale, der er behæftet med fejl eller mangler, b. Såfremt Rådgiveren gentagne gange misligholder sine forpligtelser på grund af forsinkelse, c. Såfremt Rådgiveren ikke tegner eller opretholder rådgiveransvarsforsikring, jf. nedenfor under punkt 14.2, d. Såfremt Rådgiveren går konkurs, standser sine betalinger, åbner forhandlinger om akkord, eller såfremt Rådgiverens formueforhold i øvrigt viser sig at være af en sådan art, at Rådgiveren må antages ikke at kunne opfylde sine forpligtelser i henhold til denne rammeaftale, eller e. Såfremt der sker væsentlige ændringer i Rådgiverens organisation i forhold til oplysningerne i Bemandingsplanen, og det af Regionen, ud fra en saglig vurdering, må antages, at disse ændringer bevirker, at Rådgiveren ikke kan opfylde sine forpligtelser i henhold til denne rammeaftale. 12.3. Ophævelse af rammeaftalen medfører ingen indskrænkninger i Rådgiverens forpligtelser vedrørende tidligere afleverede leverancer i henhold til rammeaftalen. 12.4. Såfremt Rådgiveren går konkurs, standser sine betalinger, åbner forhandlinger om akkord, eller Rådgiverens formue forhold i øvrigt viser sig at være sådan, at Rådgiveren må antages ikke at kunne opfylde en leverance, kan Regionen hæve leverancen. Det samme gælder, såfremt Rådgiveren ophører med den virksomhed, som leverancen vedrører, eller
der indtræder andre omstændigheder, der bringer leverancens rette opfyldelse i alvorlig fare. 12.5. Hvis Regionens forhold medfører en væsentlig udskydelse af det aftalte leveringstidspunkt, er Rådgiveren berettiget til at hæve den pågældende leverance. Regionen skal i så tilfælde kompensere Rådgiveren det dokumenterede tab i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler om erstatning. 13. Rettigheder 13.1. Regionen erhverver ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til alle rådgiverydelser under nærværende rammeaftale. 14. Erstatningsansvar og rådgiveransvarsforsikring 14.1. Parterne er erstatningsansvarlige efter dansk rets almindelige erstatningsregler samt jf. ABR 89. Rådgiverens ansvar ophører 5 år efter afslutningen af den rådgivningsopgave, som fejlen eller forsømmelsen vedrører. Parternes erstatningsansvar er ikke begrænset af tegnede ansvarsforsikringers forsikringssummer eller dækningsomfang. Dog gøres opmærksom på, at hver parts ansvar begrænset til DKK 10 mio. pr. pakke. Ingen af Parterne hæfter overfor den anden Part for driftstab, avancetab eller andet indirekte tab. 14.2. Rådgiveren er forpligtet til i hele rammeaftalens løbetid at opretholde sædvanlig rådgiveransvarsforsikring, der dækker Rådgiverens ansvar ved udførelse af ydelser efter denne rammeaftale. 14.3. Rådgiveren er til enhver tid forpligtet til at underrette Regionen, såfremt der sker ændringer i de vedlagte forsikringsvilkår eller i forsikringssummen. Rådgiveren er på forespørgsel fra Regionen til enhver tid forpligtet til at dokumentere, at rådgiveransvarsforsikringen er tegnet og er i kraft samt at der er fornøden forsikringssum til dækning af ansvarsskader. 14.4. Rådgiverens produktansvar følger dansk rets almindelige regler. 15. Force majeure 15.1. Hverken Rådgiveren eller Regionen skal i forhold til leverancer efter denne rammeaftale anses for ansvarlig over for den anden part, for så vidt angår forhold, der ligger uden for partens kontrol og som dermed skyldes ekstraordinære omstændigheder, som parten ikke har kunnet afbøde og som parten ikke burde have forudset så som krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker og lockouts. 15.2. Strejke eller lockouts betragtes alene som force majeure, såfremt den pågældende strejke eller lockout er iværksat af en landsdækkende faglig organisation af arbejdstagere/arbejdsgivere og alene såfremt strejken/lockouten skyldes afbrudte forhandlinger mellem landsdækkende faglige organisationer på både arbejdsgiver- og arbejdstagersiden. Øvrige betingelser herunder kravet om opfyldelsesumulighed skal tillige være til stede.
15.3. Såfremt en aftalepart vil påberåbe sig force majeure, skal denne give skriftlig meddelelse herom til den anden aftalespart uden ugrundet ophold, efter at force majeure-situationen er indtrådt. 15.4. Betalinger knyttet til leverancer, der forsinkes eller ikke leveres på grund af force majeure, udskydes eller bortfalder tilsvarende. 16. Tavshedspligt 16.1. Rådgiveren og dennes personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Regionens eller andres forhold, herunder oplysninger relateret til borgere eller virksomheder, som de bliver bekendt med i forbindelse med opfyldelsen af denne rammeaftale. For alle underleverandører og andre, der bistår Rådgiveren, gælder tilsvarende forpligtelse. 16.2. Tavshedspligten omfatter ikke offentligt tilgængelig information samt information, som Rådgiveren får overgivet fra tredjemand, som er i retmæssig besiddelse deraf, og som ikke er undergivet nogen fortrolighedsforpligtelse. 16.3. Udstrækningen og indholdet af Regionens tavshedspligt beror på de til enhver tid gældende offentligretlige regler. 17. Overdragelse 17.1. Rådgiveren kan ikke uden Regionens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne rammeaftale til tredjemand. 18. Konflikter Nærværende aftale er undergivet dansk ret. 18.1. Såfremt der opstår uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærværende aftale, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på løsning af tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på et højere plan i parternes organisationer. 18.2. Hvis ovennævnte ikke fører til nogen løsning, skal parterne søge at opnå enighed om i fællesskab at udpege en uafhængig og sagkyndig mediator, der kan mægle og komme med ikke-bindende forslag til tvistens løsning. Udgifterne til mediator deles ligeligt mellem parterne. 18.3. Når mediationsproces har været forsøgt uden opnåelse af enighed mellem parterne, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort endeligt ved domstolene. 19. Opsigelse 19.1. Foruden misligholdelsesbeføjelserne, jf. punkt 11, er Regionen berettiget til skriftligt at opsige rammeaftalen med den enkelte rådgiver med 14 dages varsel, såfremt rådgiveren gentagne gange leverer fejl- eller mangelbehæftet leverancer, herunder ikke lever op til den aftalte kvalitet, eller gentagne gange er forsinket i tid på sine leverancer.
19.2. Opsigelse efter nærværende bestemmelse har den virkning, at Rådgiveren ikke længere kan anses for rammeaftalerådgiver og dermed ikke tildeles yderligere opgaver i henhold til rammeaftalen i dennes resterende løbetid. Opsiger Regionen således rammeaftalen efter denne bestemmelse overfor Rådgiver nr. 1, rykker Rådgiver nr. 2 op på dennes plads og så fremdeles. 20. Ikrafttræden, aftaleperiode og ophør 20.1. Rammeaftalen træder i kraft, når aftalen er underskrevet af begge parter med opstart 1. april 2014. Aftaleperioden løber i 24 måneder fra opstartstidspunktet. Det bemærkes, at der kan trækkes på rammeaftalen indtil udløbet af den 24 måneders periode, men leverancer kan dog godt leveres efterfølgende, når blot leveranceaftale herom er indgået i aftaleperioden. Rammeaftalen er i aftaleperioden, herunder i eventuelle optionsperioder, jf. nedenfor i punkt 20.2, uopsigelig fra Rådgiverens side. 20.2. Regionen kan ensidigt vælge at forlænge rammeaftalen i 2 gange 12 måneder på uændrede vilkår (2 optionsperioder). Meddelelser om forlængelse af rammeaftalen skal ske skriftligt til Rådgiveren senest 45 dage før udløbet af den gældende aftaleperiode. 21. Underskrifter 21.1. Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf et eksemplar udleveres til Regionen og et eksemplar udleveres til Rådgiveren. For Regionen For Rådgiveren Aalborg, den, den