Advokat Bent Schou H.C. Andersens Blvd. 11, 2. 1553 København V Tlf. 33 13 57 47 Boholtegård M Ø D E R E F E R A T År 2011, den 24. maj afholdtes ordinær generalforsamling i ejerforeningen matr.nr. 38 b Sdr. Køge, Boholtevej 1-83 i Teknisk Skole s kantine, Boholtevej 95, Køge. 18 ejerlejlighedsejere gav møde, heraf 1 ved fuldmagt. Desuden deltog advokat Bent Schou og fungerende ejendomsmester Jannick Røntved. Paw Munk bød velkommen og advokat Bent Schou blev valgt til dirigent. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig. I henhold til indkaldelse af 9. maj d.å. behandledes følgende dagsorden: 1. Aflæggelse af beretning for foreningens virksomhed i det forløbne år og fremlæggelse af det reviderede årsregnskab til godkendelse, med forslag om at overføre overskud til næste regnskabsår. Paw Munk aflagde beretning og nævnte herunder: Siden generalforsamlingen den 25. maj 2010, har bestyrelsen afholdt 11 bestyrelsesmøder og der har været afholdt en ekstraordinær generalforsamling (28. februar 2011). Efter generalforsamlingen sidste år, konstituerede bestyrelsen sig med Paw Munk som formand og Jesper Sørensen som næstformand. BETONARBEJDE I slutningen af 2010 afholdtes 1-års gennemgang med ingeniør og entreprenør. Der blev fulgt op på de mangler der blev konstateret ved afleveringsforretningen. Disse er udbedrede. Hen ad vejen er der opstået mindre skader på betonbjælkerne, som er anmeldt til ingeniørfirmaet. Disse mangler vil blive besigtiget fra lift, samtidig med at problemer med utætte vinduer vil blive besigtiget udefra. Reparation Side 1 af 11
og besigtigelse fra lift var planlagt til udførelse i efteråret 2010, men på grund af megen nedbør fandtes det ikke tilrådeligt at køre med lift. Dette vil trykke jorden og forvolde skader. Pålægning af køreplader vil også forvolde skader og vil samtidig være meget kostbart. Der følges nu op på problemerne. Samtidig har vi haft en vinter, der kunne afsløre eventuelle skader på bygninger og beton. Sådanne er heldigvis ikke konstaterede. Bestyrelsen arbejder nu med at få etableret besigtigelse på de berørte facadepartier og foretaget nødvendig reparation. I forbindelse med betonrenoveringen af soklerne, blev der fjernet fliser langs disse. Flisebelægningen er nu retableret ved blok 10 og det er planlagt at der også retablere fliser langs de øvrige blokke. Dette arbejde er bestilt. I forbindelse med betonreparationen blev det også undersøgt, om man kunne fjerne lyskasserne, som navnlig langs blok 10 giver vandindtrængen i kælderen. Der har været rettet henvendelse til kommunen som imidlertid har meddelt, at lyskasserne ikke må fjernes. De tjener som flugtveje! FUGTPROBLEM Der er også i det forløbne år indberettet om fugtproblemer og ejendomsfunktionærerne har sammen med tekniker undersøgt tagdugen for eventuelle utætheder. Selvom det ikke er konstateret om eventuelle revnedannelser i dugen kan forårsage vandskade, er tagdugen tætnet. Heldigvis har der været meget få henvendelser om fugtproblemer. For nogle år siden blev det godkendt, at bestyrelsen sørgede for at betale eventuel ingeniørundersøgelse af lejligheden, hvor der var klaget over fugt og denne skyldes utæthed i bygningen. Hvis der ikke blev konstateret utæthed, betaler ejerlejlighedsejeren udgiften. BUTIKSCENTER Som alle er bekendt med, er der foretaget voldsom ombygning i butikscentret, som har stået på et års tid og som snart er afsluttet. I forbindelse med arbejdet er skråningen i skellet mellem Boholtegård og Butikcentret fjernet og der er etableret en stejl mur. De eksisterende trapper er fjernet og der er etableret nye, som er placeret mere yderligt mod vest, henholdsvis mod øst i forhold til tidligere. Butikscentret har afbrudt varmeforbindelsen til Boholtegård. Det er ensbetydende med, at Boholtegård ikke længere leverer varme til centret og centret betaler heller ikke for varmeudgiften. Butikscentret har også deltaget i visse af reparationer og vedligeholdelsesudgifter på kedler og det relevante ledningsnet. Ifølge regnskab er det opgjort, at butikscentret har deltaget i disse med ca. kr. 41.000,- på 10 år. Side 2 af 11
Det vil være naturligt at butikscentret ophører med at deltage i de nævnte udgifter, hvorfor bestyrelsen har forhandlet med butikscentret om en godtgørelsessum på kr. 50.000,-, én gang for alle. Såfremt generalforsamlingen godkender dette vil beløbet blive betalt og den deklaration, der er lyst på begge ejendomme kan aflyses. I skellet mellem de 2 ejendomme, men på butikscentrets side af skellet, er der plantet vilde roser, nemlig en beplantning, der også var på skråningen. Bestyrelsen har undersøgt anden form for beplantning, nemlig liguster. Denne beplantning er imidlertid af en anden karakter og kan ødelægge murværk m.m.. Det er ikke bestyrelsens indstilling, at foreningen skal påtage sig et ansvar for eventuelle skader på et anlæg, som ikke tilhører Boholtegård. Ved plantning af liguster skal Boholtegård sørge for pasning m.m. Der har været en del problemer og forhandlinger om butikscentret disponering over pladser og arealer på Boholtegård. Der søges i hvert enkelt tilfælde en fornuftig løsning på disse problemer. NY TRAKTOR Det er tidligere oplyst, at den gamle traktor, som har sørget for græsslåning og fejning af sne om vinteren, ikke kunne længere. Disse problemer opstod i sommeren 2010. I første omgang har bestyrelsen forsøgt at tilrettelægge arbejdet således, at en traktor ikke umiddelbart har været nødvendig. Imidlertid har problemerne presset sit på, og bestyrelsen har anskaffet en anden (brugt) traktor for ca. kr. 100.000,- i efteråret. Traktoren har haft sin prøvetid i løbet af vinteren, som allerede startede i november måned og først sluttede i februar/marts 2011. Udover traktorens hjælp til snerydning, blev der foretaget snerydning af fortove med ejendommens anden fejemaskine og med håndkraft. I den forbindelse anskaffede bestyrelsen nogle skovle, således at beboerne havde mulighed for at løse individuelle sneproblemer. Der har også været medhjælp fra Køge Bugt Service til snerydning af kørebaner. Der har været en del kritik af snerydningen, men fra de fleste beboeres side har der været forståelse for, at løsning af problemerne har været vanskelige. Det er også bestyrelsens opfattelse, at funktionærerne har ydet en stor indsats og har i den forbindelse haft mange overarbejdstimer. FÆLLES EL-MÅLERE Ligesom det er påbudt, at der skal være et HPFI-relæ/HFIrelæ monteret til samtlige lejligheders el-installation, er det også blevet påbudt, at ejendommens fællesmålere får Side 3 af 11
monteret HPFI-relæ. Da mange af installationerne er gamle, er det besluttet at udskifte målerramme samtidig med at der bliver monteret HPFI-relæer. Installation af samtlige målere, herunder ny måler til vaskeriet, vil beløbe sig til ca. kr. 200.000,-. El-installatør Henning Jensen er anmodet om at igangsætte arbejdet. VARMEMÅLERE PÅ RADIATORER Brunata, der foretager aflæsning af varmemålere og udarbejder varmeregnskab, konstaterer i forbindelse med måleraflæsning, at målerne kan være defekte. Disse skal således udskiftes. Det er en udgift, som det påhviler den enkelte ejerlejlighedsejer at afholde. Det forekommer imidlertid, at regning bliver indsendt til administrators kontor. Såfremt det kun drejer sig om en enkelt lejlighed, fremsendes regningen til den pågældende ejer. Det hænder imidlertid også, at Brunata har været i flere lejligheder og derfor har samlet udgiften på én regning, som så er sendt til administrator. For at lette ekspeditionen, søges regningen opdelt på retfærdig måde og sammen med kopi af regningen, anmodes de berørte ejerlejlighedsejere om at indbetale deres andel af regningen. Uheldigvis har bestyrelsen været ude for, at én enkelt ejer ikke ville anerkende fordelingen. I det konkrete tilfælde er fordelingen sket således, at arbejdslønnen er fordelt lige på 2 lejligheder og reservedele er blevet debiteret til den ejer, som det vedrører. Den anden lejlighed ønsker imidlertid ikke at deltage i arbejdslønnen 50%/50%. Dette har der været en del korrespondance om, hvorefter bestyrelsen har valgt at ejerforeningen i første omgang betaler differencen, idet det drejer sig om et relativt lille beløb. Megen korrespondance og argumentation vil være mere kostbar end regningen. Derfor vil bestyrelsen fremover anmode om, at Brunata sender regning til de enkelte ejerlejlighedsejere, hvilket kan være ensbetydende med, at hver ejerlejlighed vil blive pålagt et fuldt gebyr for Brunatas møde udover de reservedele der leveres. FUNKTIONÆRERNE Bestyrelsen finder, at der har været et fornuftigt samarbejde med alle 3 funktionærer i årets løb. Navnlig har bestyrelsen været glad for det arbejde, som Jannick og Jesper har udført alene efter årsskiftet. Anne Andersen har nemlig været sygemeldt siden årsskiftet på grund af en alvorlig sygdom og deraf følgende operation. Det forventes at sygdommen i hvert tilfælde vil vare til efteråret 2011. Da meget imidlertid kan afhænge af et fornuftigt forløb og genoptræning, håber bestyrelsen det bedste. El.nr. 326 For mange år siden indgik ejerforeningen aftale med Aage V. Jensens Fonde om at leje det lokale, hvor ejendomsmester- Side 4 af 11
kontoret, ejendomsfunktionærernes opholdsrum og bestyrelsens mødelokale er beliggende. Desuden er der toilet, bad og køkkenfaciliteter. Det samlede areal er på 83m² netto. I forbindelse med varsling af lejeforhøjelse, har bestyrelsen stillet forslag om at købe ejerlejligheden og der er opnået enighed med Aage V. Jensens fonde om en pris på kr. 365.000,-. Da bestyrelsen imidlertid ikke har bemyndigelse til at indgå ejendomshandler, er dette punkt medtaget som en del af dagordenen. VARMEANLÆG/FJERNVARME Ejendommens 2 gaskedler er ca. 30 år gamle. Derfor har bestyrelsen haft møde med Force-Energi som er ejendommens energikonsulent om forslag til nye kedler og pris. Det skønnes at projektet vil beløbe sig til ca. kr. 1. mio.. Imidlertid har Køge Kommune for nylig orienteret om, at der vil blive etableret fjernvarme fra Junckers Fabrikker. Fjernvarmeforsyningen for området ved Boholtegård forventes udført i løbet af 2012. Hvis ejendommen tilslutter sig ved opstarten vil fjernvarmeforsyningsselskabet afholde alle omkostninger ved at fremføre ledningen, nedtage gaskedler og opsætte varmevekslere. Altså uden udgift for ejendommen. Varmeprisen er lovet til 90% af gasprisen. VEDLIGEHOLDELSESPLAN Bestyrelsen har for at få overblik over de kommende års udgifter, udarbejdet en vedligeholdelsesplan. AFFALDSHÅNDTERING Som et hjertesuk nævnte Paw Munk, at sortering af affaldet ikke var i overensstemmelse med de retningslinier der er fremsendt. Den manglende sortering giver vores funktionærer et unødvendigt merarbejde og dette er bekosteligt for ejerforeningen. Specielt blev det bemærket, at køkkenaffald skal i de små containere. ------- I forbindelse med bemærkninger til årsberetningen blev det fremført, at traktoren ikke var brugt i forbindelse med snerydningen. Paw Munk oplyste, at traktoren har været brugt til snerydning, men har ikke kapacitet til flytning af de store snemængder der har været fra november 2010 og frem til marts 2011. Snerydning af vejarealer har været udført af ekstern entreprenør, som har tilstrækkelig store maskiner til dette. Hvis ejerforeningen ønsker at anskaffe en stor traktor Side 5 af 11
med tilstrækkelig kapacitet, vil anskaffelsesprisen være 3 til 4 gange højere end den afholdte udgift. Medarbejderne har også foretaget snerydning med den eksisterende tohjulede fejemaskine på fortov og stiarealer. Der blev fremført kritisk af, at der ikke havde været ryddet kl. 05.30 om morgenen og heller ikke om aftenen. Fra anden side blev det imidlertid oplyst, at de store snemængder har givet mange gener, ikke alene hos Boholtegård men også andre steder. Nogle villaveje havde således slet ikke været ryddet. Paw Munk bemærkede, at tilrettelæggelse af snerydning er først og fremmest, at fortovsarealer og gangarealer bliver ryddet, hvilket også er sket. Rydning af kørebaner og parkeringspladser volder derimod problemer, idet det er vanskeligt at bortskaffe sneen. Nogle enkelte gav udtryk for, at Køge Bugt Ejendomsservice indsats ikke har været tilfredsstillende. Navnlig har placeringen af den ryddede sne været til gene. Det blev foreslået, at opsætte snehegn på græsplæner, så store snedynger blev undgået. Endvidere blev det bemærket, at trappevasken ikke var tilfredsstillende. Bestyrelsen var opmærksom på dette og havde allerede påtalt det. Han gav endvidere udtryk for, at manglende rengøring af trapper bedes meddelt til ejendomsmesterkontoret. Årsberetningen blev enstemmigt godkendt, herunder godkendelse af, at bestyrelsen aflyser deklarationen vedrørende varmeleverance til butikscentret. ------ Schou gennemgik det med indkaldelsen udsendte regnskab udarbejdet af Revisionsfirmaet Beierholm. Det blev bemærket, at de realiserede udgifter har været lavere end de budgetterede tal, hvilket er ensbetydende med et overskud på kr. 1.552.707,- eller ca. kr. 650.000,- mere end budgetteret. Regnskabet blev enstemmigt godkendt, herunder at overskuddet overføres til det følgende år. Side 6 af 11
2. Forelæggelse til godkendelse af budget for næste regnskabsår (2011). Budgetudkast var fremsendt sammen med indkaldelsen og blev gennemgået af Schou. Budgettet har taget højde for de forventede uomgængelige udgifter. Til reparation og vedligeholdelse er afsat kr. 800.000,-. Det blev bemærket, at ændring af momsloven har medført, at der fra 1/1.2011 pålægges moms af ejendomsadministrationshonorar. Budgettet blev enstemmigt godkendt, herunder et uændret a/c bidrag til fællesudgifter på kr. 240,- pr. fordelingstal/årligt samt et uændret bidrag til afvikling af lån til betonrenovering, på kr. 50,- pr. fordelingstal/årligt. Der skal fortsat betales et særskilt bidrag til YouSee i forbindelse med levering af TV- og radiokanaler. Bidraget reguleres i takt med forhøjelse af afgiften til YouSee. 3. Valg af medlemmer til bestyrelsen og suppleanter for disse. På valg er Preben Nanholm og Bent Schou. Preben Nanholm ønsker ikke genvalg. Schou blev genvalgt og nyvalgt blev Cemil Killic. Bestyrelsen består herefter af: Paw Munk, Boholtevej 45, 1.tv. Bent Schou, H.C. Andersens Blvd. 11, 2., 1553 Kbh. V Line Endrup, Boholtevej 67, st.tv. Jesper Sørensen. Boholtevej 73, 1.th. Cemil Killic, Boholtevej 43, 2.tv. Som suppleant blev valgt: Bjarne Nielsen, Pilevej 34, 4681 Herfølge 4. Valg af revisor. Revisionsfirmaet Beierholm blev enstemmigt genvalgt. Statsaut. revisor Jens Haugbyrd vil fortsat være ejerforeningens repræsentant. 5. Forslag fra bestyrelsen eller medlemmer. a. Oplæg fra Anni Poulsen af 27. marts d.å., Side 7 af 11
Anni Poulsen redegjorde for de ønskede punkter til drøftelse og bemærkede, at vedrørende snerydning og trappevask, var dette allerede debatteret. Vedrørende fordeling af arbejde/materialer i henhold til faktura fra Brunata supplerede Anni Poulsen årsberetningen og nævnte at hun følte hun var blevet opkrævet et for stort beløb. Schou orienterede om, at Brunata i stedet for at sende regningen direkte til ejerlejlighedsejerne havde fremsendt en regning der både vedrørte Anni Poulsen og en anden beboer. Ifølge opkrævningen var der dels tale om gebyr for aflæggelse af besøg og dels levering og montering af målere. Besøgsudgiften var delt ligelig mellem de to ejere og levering af målere var kun debiteret den ejer, som havde fået leveret disse. Fordelingen af besøgsafgift var udregnet til ca. kr. 500,- pr. lejlighed. Anni Poulsen ønskede kun at betale godt kr. 300,-. Differencebeløbet er således afholdt af ejerforeningen, da det ikke kan pålægges den anden beboer at betale et forholdsmæssigt større beløb af besøgsafgiften. Brunata er blevet anmodet om at sende regninger direkte til de ejere der får foretaget udskiftning af målere eller lignende. Dette kan betyde en fordyrelse for hver enkelt ejerlejlighedsejer. b. Oplæg fra Bjarne Nielsen af 30. marts d.å. Forslag 1. Der skal laves en kontrakt med administrationen så man får en fast pris. Bjarne Nielsen redegjorde for sit forslag. Schou og Paw oplyste, at de ikke havde noget imod at der blev udarbejdet en skriftlig kontrakt. Selvom kontrakten ikke foreligger skriftligt, er der dog en aftale, der er bindende for begge parter. Paw gjorde opmærksom på, at der for begge parter er både rettigheder og forpligtelser. En skriftlig kontrakt kan medføre mindre fleksibilitet. Som nævnt havde Schou ikke indvendinger mod at indgå en skriftlig kontrakt og har tidligere til bestyrelsesmø- Side 8 af 11
der medtaget udkast/koncepter til en sådan kontrakt, som Bjarne Nielsen var anmodet om at følge op på. I forbindelse med afstemning stemte 10 for forslaget, 3 stemte imod. Da bestyrelsen er indstillet på at udarbejde skriftlig kontrakt blev afstemningen taget til efterretning. Der bør tages tilbud på ejendomsadministration hver 2-3 år for at sammenligne priser. Alle stemte for dette forslag. Det foreslås, at der på pleje og vedligeholdelse af udenomsarealer f.eks. græsklip, ukrudt og renhold lægges ud til en fast leverandør med fast pris. Det om der er andre ting som i denne samme omgang burde afhandles burde men eventuelt tænke over, jeg ved der er mange muligheder der kan bruges og blive brugt. Opfordringen blev ikke kommenteret nærmere. (Forslagene kan være i uoverensstemmelse med vedtægterne side 6 om bestyrelsens kompetence.) c. Køb af el.nr. 326 (Boholtevej 1, kld. viceværtkontor m.m.) for kr. 365.000,-. Bestyrelsen orienterede om forhandlingerne med Aage V. Jensens Fonde og om den varslede lejestigning for lejemålet. Samtidig blev der henvist til, at lokalerne indeholdt de faciliteter der var nødvendige for ejendomsfunktionærerne, herunder toilet og badeforhold samt ophold, køkkenfaciliteter m.m.. Desuden var der mødelokale for bestyrelse og ejendomsmesterkontor. I alt 83 m² netto. Forslaget blev enstemmigt godkendt, herunder prisen på kr. 365.000,-. Overtagelsesdagen blev aftalt til 1. juli 2011. Bestyrelsen blev bemyndiget til at gennemføre købet. d. Fjernvarmetilslutning. Orientering om tilbud fra Køge Kommune. Side 9 af 11
Paw Munk orienterede om kommunens forslag om fjernvarmelevering til byens ejendomme, som har været til høring blandt samtlige borgere i byen. Forslaget er ikke endelig godkendt. Imidlertid vil forslaget indebære, at tilslutningen vil blive foretaget uden udgift for ejendommen, ligesom det er et vilkår, at fjernvarmeprisen udgør 90% af den til enhver tid værende gaspris. I forbindelse med den foreslåede fjernvarmeledning over Boholtes jorder, blev det foreslået, at ledningen blev placeret i græsarealet. Dette vil blive forelagt det rådgivende ingeniørfirma, Rambøll. Bestyrelsen blev endvidere opfordret til at undersøge udgiften for etablering af jordvarme. Når de egentlige vilkår for fjernvarmetilslutning til Boholtegård foreligger, vil dette blive forelagt på generalforsamling/eventuelt ekstraordinær generalforsamling. 6. Eventuelt. a. Anni Poulsen gjorde opmærksom på, at husordenen for brug af altaner ikke blev overholdt. Der anbringes således ting over altanbrystningen. Bestyrelsen påser dette. b. Der blev også klaget over gener fra hunde, hvilke problemer bestyrelsen også er opmærksom på. Det blev bemærket, at også fremmede ejendommes hunde bliver luftet på Boholtegård. c. I forbindelse med etableringen af nye nedgange til centret blev der gjort opmærksom på, at der burde males gule striber på parkeringsarealet ud for trapperne. Bestyrelsen følger op på dette. d. Det blev henstillet, at de beboere der udsatte planter, herunder ved blok 10 og 12, passede disse, så de fremtrådte æstetisk forsvarligt. Side 10 af 11
e. Der blev også orienteret om parkeringsproblemer. Bestyrelsen vil følge op på dette, idet det jo er vedtaget at varebiler m.m. skal benytte parkeringsplads langs sydskellet. Således passeret. 27. maj 2011 BS/bn Side 11 af 11