Workshop Samarbejde & design Aktørmøde om etablering af Sundhedshus i Rudkøbing

SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION RAPPORT Workshop Samarbejde & design Aktørmøde om etablering af Sundhedshus i Rudkøbing Langeland Kommune, Region Syddanmark Udarbejdet af Projektleder Carina Lykke Johannessen Syddansk Sundhedsinnovation Sundhedsinnovatoriet Region Syddanmark September 2012

INDHOLDSFORTEGNELSE INDHOLDSFORTEGNELSE side 2 RESUMÉ & INDLEDNING 3 Formål med workshoppen 4 Involverede parter i projektet og bruger i forløbet 4 Videndeling 4 PROCES & METODE 5 Brugerproces & metode 5-6 Arbejdsproces på workshoppen 6-7 FAKTA & ANALYSE 8 Antropologisk analyse 8 IDÉ & KONCEPT 8 Konkretisering af samarbejdsmuligheder 8 Identificering af miljøer 9 Inspiration & fremtidsrejse 9 Modellering med 3D spil 10 RESULTATER 11 Øvelse 1: Konkretisering af samarbejdsmuligheder 11-13 Øvelse 2: Identificering af miljøer 13 Øvelse 3: Modellering med 3D spil 14-16 BILAG 17 Bilag 1: PowerPoint præsentation 17-21 2

RESUMÉ OG INDLEDNING Resumé og indledning Langeland Kommune ønsker at etablere et sundhedshus, som lægger op til tværfagligt samarbejde samt en ny fælles identitet for organisationen og aktører, der som udgangspunkt ikke har et fællesskab. Derfor er processen planlagt som en innovativ proces, der er centret om brugerne af det nye sundhedshus. Målene for processen er at udvikle og forme fremtidige tværfaglige samarbejder interessenterne i mellem og at kvalificere indretningsløsninger, således at byggeriet matcher fremtidens brugerbehov. Langelands Kommune og Sundhedsinnovatoriet har forud for denne workshop haft et indledende samarbejde omkring en antropologisk undersøgelse og facilitering af 3 workshops. I forbindelse med etablering af et nyt sundhedshus i Rudkøbing, Langeland Kommune har Sundhedsinnovatoriet planlagt en workshop med inddragelse af de kommende beboere med henblik på at idégenerere og forventningsafstemme om fremtidige samarbejdsmuligheder og indretningsmuligheder i det nye hus. 3

RESUMÉ OG INDLEDNING Formål med workshoppen Formålet med workshoppen var at synliggøre borgernes nuværende problemstillinger og ønsker til et fremtidigt sundhedshus. Desuden bearbejdning af bygningsdesignet med fokus på borgernære og personalenære arealer. Involverede parter og bruger i projektet Projektejer: Langeland Kommune, repræsenteret ved Anne Marie Hedegaard Projektleder: Sundhedsinnovatoriet, Syddansk Sundhedsinnovation, Region Syddanmark repræsenteret ved Carina Lykke Johannessen På mødet deltog repræsentanter fra: Kommunale hjemmesygepleje og hjemmepleje, kommunal genoptræning, privatpraktiserende, repræsentanter fra totalrådgiver og regionale og kommunale repræsentanter fra projektorganisationen. Antallet af brugere og brugersammensætningen har stor betydning for resultaterne for Sundhedsinnovatoriets projekter. På denne workshop har der været dynamik og engagement blandt brugerne og der har været en bred repræsentation af kommende beboer i sundhedhuset og projekt- og byggeansvarlige. Vidensdeling Projektet afsluttes med en endelig afrapportering og en mindre afrapportering efter hver workshop, indeholdende brugernes idéer og anbefalinger og understøttende billedmateriale. Denne rapport henvender sig bredt til forskellige interessenter, bla. projektansvarlige i Langeland Kommune, bygherrerådgiver, arkitekter, kommende beboer i sundhedshuset, andre byggeprojektsansvarlige samt andre sundhedsinnovationsenheder i Danmark. 4

PROCES OG METODE Processen op til etableringen af sundhedshuset i Rudkøbing er opdelt i faser med de kommende beboere. På denne workshop har aktørerne arbejdet med bygningsdesignet og samarbejdsflader i fase 1. På nedenstående model for Sundhedsinnovatoriets proces for sundhedshuse svarer det til Plan, fakta, analyse & idé fasen, som ligger umiddelbart før byggeprogrammet endelig udarbejdes. På baggrund af bl.a. tilbagemeldingerne fra workshoppen udarbejdes byggeprogram mv. for den del af sundhedshusprojektet, der er finansieret af Sundhedsministeriet. Denne del af projektet omhandler som udgangspunkt de aktører, der har deltaget i workshoppen. Det er Sundhedsinnovatoriets forslag at planlægge det videre byggeprojekt som to internt afhængige, parallelle processpor. Det ene spor rummer designet af bygningen, herunder videre arbejde med fordeling af funktioner og arealer, og det andet omhandler definitionen af det fremtidige, tværfaglige samarbejde. Brugerprocessens formål er: - at definere en samlet vision, identitet og ledelsesmodel - at udvikle og forme det fremtidige, tværfaglige samarbejde interessenterne i mellem - at kvalificere byggeriets indretning, så den matcher det areal, der er stillet til rådighed med fremtidens borger- og beboerbehov. Sundhedsinnovatoriet er specialiseret i at planlægge og facilitere innovativ brugerinddragelse i forbindelse med etableringen af de nye sundhedshuse i Region Syddanmark. Overordnede kan Sunhedsinnovatoriet bidrage med at optimere og gøre brugerinvolveringen mere innovativ i en organisationsproces samt byggeproces. Sundhedsinnovatoriet arbejder ud fra en veldokumenteret og gennemtestet, faseinddelt 5

PROCES OG METODE procesmodel. Modellens faser understøttes af en lang række værktøjer, der tilpasses det enkelte projekt. Modellen tilpasses organisationsprocessens eller byggeprocessens faser og deadlines. Arbejdsproces på workshoppen Sundhedsaktører i gang med at præsentere På brugermødet bød Anne Marie Hedegård velkommen og indledte med en præsentation af dagens program og en opsummering af baggrunden og visionen for sundhedshuset. Herefter gennemgik projektleder Carina Lykke Johannessen ved Sundhedsinnovatoriet en model for et servicedesign, for at opsummere og illustrere hvilken faser projektet allerede har gennemgået. Derudover blev aktørerne præsenteret for projektets videre fokus borgerne og deres behov i tilknytning til det nye sundhedshus. Forud for workshoppen havde Sundhedsinnovatoriet foretaget en række interviews af borgere på Langeland for at afdække deres nuværende berøring med sundhedsaktører i dag. Dette gav anledning til at synliggøre identificerede problemstillinger ud fra 3 kategorier: produktet (sundhedstilbuddet), organisering og mindset. Aktørerne blev ligeledes præsenteret for borgernes sundhedshus Mit sundhedshus med afsæt i borgernes behov i forhold til succeskriterier og værdiskabelse. Igen ud fra 3 identificerede kategorier: effektiv behandling, brugervenlighed og et attraktivt møde. 6

PROCES OG METODE Desuden blev aktørerne præsenteret for en række værdier som borger på Langeland identificerede i forbindelse med interviews. De 6 værdier er illustreret nedenfor Aktørerne arbejdede herefter med 3 forskellige kreative øvelser Øvelse 1: Konkretisering af samarbejdsmuligheder I den første øvelse arbejdede aktørerne videre med at konkretisere de samarbejdsmuligheder som blev identificeret på den første workshop i december 2011. Øvelse 2: Identificering af miljøer I denne øvelse arbejdede aktørerne med at identificere miljøer ved brug af værdikort og forskellige billeder. Øvelse 3: Modellering med 3D spil I den sidste øvelse blev aktørerne bedt om at modellere eksempler på borgernære og personalenære miljøer. De 3 områder som blev bearbejdet var følgende: - Ankomst/cafe miljø - Gangarealer - Mødefaciliteter 7

PROCES OG METODE Fakta og analyse Antropologisk analyse For at få indblik i borgernes nuværende berøring med sundhedsaktører gennemførte Sundhedsinnovatoriet en række interviews med borgere indenfor områderne: kroniker, overvægt og alkohol. Gennem denne analyse pegede borgerne på forskellige problemstillinger omhandlende produktet, organisering og mindset i forhold til den nyværende berøring med sundhedsaktørerne. Analysen gav også et indtryk af hvilken behov borgerne har i tilknytning til det nye sundhedshus, disse behov er beskrevet under 3 kategorier: effektiv behandling, et attraktivt møde og brugervenlighed i mit Sundhedshus. Resultatet fra interviewundersøgelsen er vedhæftet som bilag til rapporten i form af et powerpointoplæg. Idé og koncept - Konkretisering af samarbejdsmuligheder På den første workshop i december 2011 tilkendegav aktørerne i hvilken udstrækning de ønskede samarbejde på forskellige områder. De samarbejdsflader de forholdte sig til var følgende: Socialt fællesskab, fagligt fællesskab, identitet & brand og ledelse og fysiske faciliteter. Med udgangspunkt i deres tilkendegivelser og potentiale for samarbejde blev aktørerne i denne øvelse bedt om at konkretisere områderne via brainstorming med henblik på at få en fælles forståelse for begreberne. Materialet som blev generet i forbindelse med denne øvelse vil blive anvendt i det videre arbejde omkring samarbejde. 8

PROCES OG METODE -Identificering af miljøer I denne øvelse blev aktørerne udfordret på deres kreativitet. Øvelsen bestod i at anvende værdikort som borgerne havde identificeret i forbindelse med interviews og forskellige billeder til at illustrere miljøer i det nye sundhedshus. Første del af opgaven bestod i at udvælge billeder som kunne illustrere de forskellige værdier og derefter udvælge forskellige miljøer som tilsammen repræsenterede en collage af stemninger/miljøer. Dette materiale bliver anvendt som inspirationsmateriale af arkitekt Charlotte Folke når det endelige projektforslag skal udarbejdes. Aktører i gang med at præsentere inspirations collager Inspiration og fremtidsrejse Som en del af workshoppen blev aktørerne præsenteret for et inspirationsoplæg ved arkitekt Charlotte Folke. Hensigten med dette var at give aktørerne et mentalt billede af forskellige designmæssige muligheder. Oplægget indeholdt ligeledes en tydeliggørelse af den bygningsmæssige del af projektet som aktørerne skal være med til at designe, dvs. primært de borgernære og personalenære arealer. Sundhedsinnovatoriet havde i forlængelse af Charlotte Folke s oplæg designede en fremtidsrejse med afsæt i en borger fra Tryggelev på Langeland. Fremtidsrejsen blev præsenteret som storytelling og en fysisk rejse med diverse rekvisitter for at illustrere teknologi, miljøer og berøring med sundhedsaktører. Fremtidsrejsen omhandlede en borgers møde med forskellige sundhedsaktører i fremtiden og muligheder indenfor velfærdsteknologi og service. 9

PROCES OG METODE Medarbejder fra Sundhedsinnovatoriet i gang med præsenterer fremtidsrejsen -Modellering med 3D spil For at give aktørerne en mulighed for at designe og indrette forskellige arealer havde Sundhedsinnovatoriet udviklet en øvelse, hvor aktørerne fik mulighed for at indrette og designe 3 forskellige arealer via 3D spil. Hver gruppe fik tildelt et område og tilsammen fik aktørerne bearbejdet følgende arealer: Ankomst/cafe arealer - Gangarealer - Mødefaciliteter Øvelsen var tilrettelagt således, at indretningen og design endte med at forekomme meget lidt låst, men samtidig detaljeret nok til at anvende forslagene som inspiration i det videre arbejde med det endelige projektforslag. Ved at anvende et 3D spil med mulighed for at designe med både rektangulære og organiske elementer opnår man fleksibilitet i designet. Desuden giver denne metode en mulighed for at aktørerne i fællesskab tager ansvar for at indrette og designe sundhedshuset, så det bliver optimalt for både sundhedsaktørerne og borgerne som skal have deres daglige gang i huset. Aktører i gang med at modellere forskellige prototyper af miljøer 10

RESULTATER Resultater Øvelse 1: Konkretisering af samarbejdsmuligheder De 3 områder, der blev arbejdet med i denne øvelse var Socialt fællesskab Fagligt fællesskab Identitet & brand Øvelsens formål var at få en fælles forståelse for det sociale fællesskab, fagligt fællesskab og identitet & brand og efterfølgende brainstorme på mulige samarbejdsområder inden for de 3 kategorier. Der kom mange gode ideer som alle bliver bearbejdet yderligere i forbindelse med næste workshop. Nedenstående skitserer de ideer der kom frem inden for hver kategori: Socialt fællesskab: Den gode kommunikation bland beboerne i Sundhedshuset Åbne døre/besøg hinanden kultur Konkurrencer på tværs Fælles temadage og foredrag Fester (Julefrokost og sommerfest) Personaleforening Fælles kaffe/frokost rum Sundhedshus kor Fagligt fællesskab: Samarbejde omkring borgerne Borgerne i centrum Helhedsløsninger for borgerne Forløbskoordination Smidighed 11

RESULTATER Hurtig handling Fælles koordinerende møder/udveksling af info Samarbejde internt Indblik i og forståelse for forskellige arbejdsgange/verdner Korte kommunikationsveje Fælles faglig udvikling/sparring Fælles uddannelsesforløb Fælles møder Effektivitet Fælles tilgang til opgaven Evaluering Miljø Viden om hinandens indsats Sparring/lærring Anerkendelse Nysgerrighed Udvikling Sammenhold Tillid Funktionalitet Fælles it løsning som imødekommer viden deling på tværs Fælles arealer 12

RESULTATER Fælles sekretariat Fælles uddannelsesmiljø/areal Identitet & brand Et fælles hus som bygger på Langeland Kommunes værdier (helhed, nærhed, synlighed & faglighed) Et hus hvor borgernes værdier er synlige (tryghed, fællesskab, professionalisme, venlighed, empati & tillid) En grøn trafikbølge Bæredygtighed Helhed Mere end en behandlingsklinik der skal være lyst til at være Sundhedsevents Fælles logo og grafisk identitet & website Øvelse 2: Identificering af miljøer Som en led i at bearbejde bygningsdesignet blev der i denne øvelse anvendt værdikort som borgerne havde identificeret i forbindelse med interviews og forskellige billeder til at illustrere miljøer. Aktørerne arbejdede med at skabe billede inspirationer og resultatet af denne øvelse blev 3 forskellige inspirationscollager som vil blive anvendt af arkitekt Charlotte Folke når det endelige projektforslag skal udarbejdes. Inspirationscollagerne fremgår nedenfor: 13

RESULTATER Øvelse 3: Modellering med 3D spil Det bygningsmæssige design blev bearbejdet i denne øvelse via 3D spil, hvor aktørerne modellerede forskellige prototyper af borgernære og personalenære arealer. Resultatet blev forskellige forslag til indretning af ankomst/cafe arealer, mødefaciliteter og gangarealer. Prototyperne vil blive anvendt i det videre arbejde når det endelige projektforslag skal udarbejdes. Nedenstående illustrerer de miljøer som aktørerne designede og idéer knyttet hertil. Ankomst/cafearealer Ideer: Markedsplads indendørs & udendørs Information ved indgang teknologi skal løse dette (infoskærm) Elektronisk tjek in ved brug af sygesikringsbevis Personlig hjælp via værtinde Skiltning & wayfinding skal løses med farevinddeling i områder, lys og striber på gulvet til guidning. Informationsborde/standere med magasiner, pjecer m.m. Fleksibel cafeindretning inkl. spisekrog for ældre Aktiviteter: Område for børn, unge & ældre Fernisering lokale kunstnere på Langeland Aktørmarkedspladsen mulighed for område hvor aktørerne kan holde ugentlige/månedlige aktiviteter. Mødefaciliteter Ideer: Stormøde: Fleksibilitet/mangfoldighed 14

Multifunktionelle møbler, ex. rumdelere der kan bruges som brikse Akustik Mulighed for stemningsskift i rummet Gerne transparens materialer til opdeling Vaskbare materialer Koncept? Kaffemaskine & frugt skal være tilgængeligt i rummet RESULTATER Intimt/uformelt møde: Træk naturen/uderum ind Tilgængelighed Skillevæg/rumopdeler Skærmning Niche i facaden Skærm til interaktiv Samtale chaiselong Fleksible møbler gerne sofa/bord Kaffemaskine & frugt skal være tilgængeligt i rummet Temarum: Slængerum, iderum, stuen, procesværelset, mulighedsrum Energi Fleksibilitet ex. møbler på hjul og flytbare vægge Walk n talk Natur glaspartier, belysning på træer udenfor Akvariefisk signalere at rummet er optaget Fleksible stå møbler & andre møbler Skærmning efter behov: Anonym =Åbent Skærm til interaktion Teknologi skal understøtte at møderne kan videooptages Videokonferenceudstyr Kaffemaskine & frugt skal være tilgængeligt i rummene. Forhåndsbookning & forplejning Gangarealer Ideer: Gangarealer skal være imødekommende & dragende Informativ skærm i starten af gangarealet med info af forskellig karakter. Præsentationer om emner med relevans for borgerne Wayfinding via lyskilder i gulvet/loftet Zoner farvelægges for at indikere hvilken sundhedsaktør der bor på etagen Væghængt klapstole der matcher zoner Statements på væggene som indbyder til forskelligt aktivitet/træning Det tager kun 10 min, men vi vil så gerne have at du bliver lidt længere 15

RESULTATER 16

Bilag BILAG Bilag 1: PowerPoint SUNDHEDSHUS LANGELAND PROJEKTETS FORMÅL - AT ETABLERE ET SUNDHEDSHUS SOM SAMLER SUNDHEDSTILBUD OG GIVER DEN ENKELTE BORGER ET SAMMENHÆNGENDE TILBUD, DER SKABER TRYGHED I NÆROMRÅDET. - AT ETABLERE ET SUNDHEDSHUS SOM GØR DET ATTRAKTIVT AT ARBEJDE DER. 17

BILAG INDTIL NU DAGENS HOVEDEFOKUS 18

BILAG BORGERNES OPLEVELSE AF MØDET MED SUNDHEDSSYSTEMETS AKTØRER I DAG INTERVIEWET KRONIKERE, OVERVÆGTIGE SAMT ALKOHOLIKERE -FÆLLES FOR DISSE GRUPPER ER AT DE ER I BERØRING MED FLERE SUNDHEDSAKTØRER IDENTIFICEREDE PROBLEMSTILLINGER MINDSET Jeg skal være totalt velforberedt og når jeg kommer ind ad døren såskal jeg hver gang sige: Hej jeg hedder Paul og det her er mit sygdomsforløb - Føler sig ikke forstået og set påsom et helt menneske. - Oplevelse af at møde forskellige kulturer, der forholder sig til sin egen faglighed i stedet for at se påtværs og se det hele billede/sygdomsforløb. - Forskellige matrikler gør det svært at komme rundt - Autonome enheder ORGANISERING - Der er lidt eller intet samarbejde ml. aktører PRODUKT (Sundhedsbehandling/Tilbud) Man skal virkelig være rask for at være syg - Det er svært at få overblik over tilbud og muligheder - Hvis man ikke i forvejen har et godt netværk, så føler man sig meget alene med sin sygdom. Det er ens eget ansvar. Det er ikke altid at man har en klar fornemmelse af, at det kører altså samarbejdet & kommunikationen Det er dybt ubehageligt at blive spillet bold med - Svært at fåtil at passe ind med fuldtidsarbejde - Der er ikke nok tid, så man måprioritere, hvad man vil tale om. - Er ufleksibelt - Opfølgning stemmer ikke altid overens m. Patientens opfattelse af mødet. Man skal have prøvet at være alkoholiker før man kan behandle en alkoholiker 19

BILAG MIT SUNHEDSHUS (Behov ift. succeskriterier/værdiskabelse) EFFEKTIV BEHANDLING ET ATTRAKTIVT MØDE < BRUGERVENLIGHED MIT SUNHEDSHUS (Behov ift. succeskriterier/værdiskabelse) Jeg har selv skulle finde ud af hvilke hjælpemidler jeg kan få. Nu har jeg prøvet igen og igen og komme i kontakt med centralen uden held. Jeg orker det ikke mere - Hjælp fra eksperter og ikke kun ift. behandling med også ift. muligheder. Jeg er desperat. Jeg vil gerne have mit liv tilbage og jeg er åben over for alt. Lad mig prøve det! - De har brug for en guide i systemet. - For mange gælder det om, at de skal lære at leve med deres sygdom resten af livet. EFFEKTIV BEHANDLING Jeg kan rigtig meget selv når jeg føler mig forstået - Det handler om at nå bag om følelsen af at være alene, og at det er ens eget ansvar. - Tiltag skal nemt kunne integreres i deres hverdag Det her med at lytte det er ikke altid de er gode til det. Det er vidt forskelligt, alt efter hvem man har over for sig 20

BILAG MIT SUNHEDSHUS (Behov ift. succeskriterier/værdiskabelse) Jeg oplever såmange gange, at der ikke er sammenhæng i transporten, sådet at skulle gåbare 5 min. er udmattende for mig, og såer jeg helt træt, når jeg endelig ankommer. - Samlet påen martikel er rigtig godt, men busstoppet skal være lige foran hovedindgangen - Fælles ankomstområde gør det nemmere ift. transport Fælles ankomst er godt men man skal stadig kunne være anonym i sit ærinde, hvis nogen ønsker det - Nem kontakttilgang. Man skal kunne ringe og email og kun èn indgang. Kun ét telefonnummer er vigtigt, da der i dag er så mange kontaktoplysninger som man skal huske på. Sådet ville være smart, hvis man bare skulle ringe til ét nummer - Kontakttidspunkter skal passe med fuldtidsarbejde, og der skal være tid til samtale. BRUGERVENLIGHED - Intuitivt indrettet og det skal være nemt at kunne komme til at tale med nogle. - Man skal kunne fånoget at drikke og derr skal være mulighed for hvile, der hvor man kan risikere at skulle vente. Fx ved en skranke. Jeg forstår ikke hvorfor der aldrig er stole ved en skranke, såman hvile indtil man kan tale med én. Såder skal være stole ved skranken-skruet fast til væggen, såingen flytter dem. - Skypemøder/konsultation er efterspørges også, men det kan ikke erstatte alt. Skypekontakt vil kunne give lidt hyppigere kontakt, og det kan hjælpe påmotivationen ift. f.eks. at lave sine øvelser. MIT SUNHEDSHUS (Behov ift. succeskriterier/værdiskabelse) Det kunne være rart, hvis man fik en mentor, som måske ogsåkunne være med til møderne, og som kan hjælpe med at samle trådene op for én. - Èn gennemgående kontaktperson/mentor. - Sundhedsaktørerne skal være forberedte til mødet. En der ogsåkan oplyse om mine rettigheder og muligheder - Der skal være empati og tillidsrelationer. - Tryghed handler bl.a. om at blive hørt og forstået. (At blive informeret og guidet) Jeg bliver træt og frustreret over at skulle fortælle min sygdomshistorie igen og igen. I Canada, hvor jeg er fra, der har de ogsået sundhedscenter, og det er jo genialt fordi såkender de (red: sundhedsaktørerne) jo hinanden. Sådrikker de lige en kop kaffe sammen og taler om patienterne. Så alle kender èn. - Tværfagligt samarbejde er vigtigt. ET ATTRAKTIVT MØDE - Formidling i hverdagssprog er vigtigt og outputtet af et møde skal stemme overens med patientens opfattelse. - At blive set som et helt menneske Da jeg læste min journal, så havde lægen skrevet, at jeg var fysisk velfungerende. Men jeg går jo og har kroniske smerter! Jeg mangler, at der ved hvert sundhedsaktør er et kort resuméaf mit sygdomsforløb, såalle hurtigt kan fåèt overblik 21