Vejledning Økonomi og kasseregnskab i komiteer og klubber Del 1 Hjerteforeningen har udviklet et enkelt kasseregnskab i Excel-regneark til brug for de frivillige i komiteer og klubber. Det er nemt og overskueligt, og generer automatisk et årsregnskab. Det er et tilpasset excel-regneark, der er konstrueret ud fra den aktuelle økonomiske virkelighed. Det justeres og udvikles hvert år efter gode ideer og nye aktiviteter. Hjerteforeningen har et ønske om, at alle komiteer og klubber anvender dette kasseregnskab for at gøre det nemt og ensartet for både administrationen og alle de lokale kasserere. Det sikrer en fælles faglighed for kassererne og Frivilligafdelingens konsulenter, og det giver en fælles vidensdeling om opgaven og støtter den rette brug af komiteernes ressourcer. Kasseregnskabet med bogføringen og årsregnskabet udviser et overskueligt og relevant billede af den aktuelle økonomiske situation, samtidig med, at det som en vedhæftet fil kan rundsendes til alle i bestyrelsen. Det giver derved en stor retssikkerhed for kassereren og bidrager til, at alle i komiteen kan deltage i debatten om den bedst mulige anvendelse af midlerne. Inden hvert møde i komiteen er det vigtigt, at kassereren har bogført alle bilag og derefter sendt mappen med kasseregnskabet med den a jour førte økonomi til bestyrelsen. Alle kan inden mødet studere alle aktioner siden sidst og se kassebeholdningen pr. mødedato. Det betyder, at årsregnskabet undervejs viser den øjeblikkelige økonomiske situation, og det fungerer derfor som et perioderegnskab. Hver komité skal gerne have et CVR-nummer og en Nem Konto. Alle disse oplysninger skal økonomiafdelingen have sammen med info om kassereren mobil nr. og mailadresse. Det er vigtigt med denne dokumentation i forhold til Hjerteforeningens revision. Desuden har hver komité/klub et transaktionsnummer i Hjerteforeningen et såkaldt LK-nummer, som bør kendes lokalt og anvendes ved henvendelser. Årsregnskab, bilag og revision Kasseregnskabssystemet er udformet, så årsregnskabet for et kalenderår er færdigt, når alle årets bilag er bogført. Det genereres automatisk efterhånden som bilagene bogføres. Årsregnskabet kan derfor allerede ligge klar til underskrift i januar, for kassereren kan hurtigt få skabt et årsregnskab. Årsregnskabet for årets udgifter og indtægter indsendes til økonomiafdelingen inden 15. marts til revision med alle bestyrelsesmedlemmers underskrifter. Bilagene kan placeres i et ringbind efter den nummerering, der er fortrykt i regnearket. Det er også muligt at scanne alle bilag i et enkelt Word dokument, ved at bilagene placeres fortløbende i dokumentet. Det er her vigtigt inden scanningen at skrive bilagsnummeret på det bilag, der scannes. Det kan være praktisk at scanne alle bilag til sidst på én gang inden indsendelse. Det er nemmest, at alle regninger er betalt i det aktuelle regnskabsår, og at alle indkomster er bogført i banken inden 31/12. Det gør det lettere at føre årsregnskabet, da det kun føres som et 1
kasseregnskab uden opgørelse af aktiver og passiver. Er der indgået forudbetalinger til næste års aktiviteter eller er der regninger for aktiviteter i indeværende regnskabsår, der først betales året efter, skal disse posteringer helst periodiseres. Det betyder at banksaldoen pr. 31/12 ikke er det samme som beløbet i jeres kasseregnskabs resultat i banken pr 31/12. Dette uddybes i Del 2. Økonomiafdelingen foretager revision af de indsendte årsregnskaber inklusive bilag. Inden 1. juni er de vurderet og tilbagesendt til lokalkomiteen. De er således ikke revideret inden lokalkomiteens generalforsamling, hvorfor det her anvendes til generel information om komiteens økonomi. Bank/konti Det er muligt, at komiteen kan få oprettet en ekstra bankkonto til Projektmidler fra Hjerteforeningen, kommunale 18 eller 79 midler, samt sponsor- eller fondsmidler. Disse midler er ofte øremærket til bestemte opgaver. Men i det nye regnskabssystem for 2016 er det faktisk ikke nødvendigt. Det er nu muligt at bogføre indtægter og udgifter i banken i to separate kolonner. Den ene handler om indtægter og udgifter til de bundne målbestemte aktiviteter, der ofte er eksternt finansieret en såkaldt anlægskonto. Den anden kolonne handler om alle andre udgifter og indtægter, som ofte mest drejer sig om interne driftsbilag, men også om midler fra Hjerteforeningen til aktiviteter og arrangementer. Så I kan derfor nøjes med én hovedkonto i banken. Oprettelse af en ekstra konto til projektmidler/anlægsmidler sker kun efter henvendelse til Frivilligafdelingen, og kræver en justering i indretningen af Kasseregnskab 2016. Mellemregningskontoen i Hjerteforeningen De midler, som Hjerteforeningen tildeler hver komité, er bogført på den enkelte komités mellemregningskonto i Hjerteforeningen. De udbetales til komiteens konto ved at kassereren indsender en mail med reg.- og kontonummer samt komiteens LK-nummer til Hjerteforeningen. Ansøgningen sendes til regnskab@hjerteforeningen.dk. Hver gang der fra administrationen sker ændringer i en komités/klubs mellemregningskonto, skal der tilgå kassereren et bilag med beløb, udgifts- eller indtægtsart og dato. På den måde kan kassereren løbende følge med i kontoens bevægelser. En kasserer kan altid få tilsendt en opgørelse over årets bevægelser på mellemregningskontoen. Varer der sendes til en komité/klub, betales via mellemregningskontoen. Der medsendes altid et bilag med angivelse af det trukne beløb fra kontoen til kassereren. Derved kan kassereren bogføre vareleverancen i kasseregnskabet efter vores retningslinjer. Lokalkomiteen modtager to gange om året en udskrift af mellemregningskontoen fra administrationen. Dette sker medio juni og medio december. Som nævnt tidligere vil alle transaktioner på kontoen blive meddelt kassereren, der derfor løbende kan vurdere den økonomiske status på kontoen. Alle kassereres mailadresser skal derfor løbende opdateres i økonomiafdelingen. 18 ( 79) ansøgninger til kommunen Alle lokalkomiteer opfordres til at udforme 18 og 79 ansøgninger til kommunen. Der er forskel på kommuners praksis med de to paragraffer, og derfor skal det undersøges på kommunalt niveau om 79 også er en mulighed for lokalkomiteen. Det er en god ide, at en fra komiteen undersøger, hvordan kommunens ansøgningsfrister er, og især også få afklaret mulige tilskud til opgaver, aktiviteter og måske almindelige driftsudgifter. De kommuner, der efterspørger regnskab for 18-midlerne, kan modtage det 18-dokument, der 2
findes som et faneblad i kasseregnskabet. Det skulle gerne blive sådan, at alle lokalkomiteer hvert år modtager et kommunalt 18 tilskud til de lokale indsatser, og at der også ansøges om lokale sponsormidler til konkrete væsentlige indsatser i lokalsamfundet. Principielt er Hjerteforeningens egne projektmidler, 18-midler, sponsormidler og eventuelle fondsmidler øremærket til bestemte aktiviteter i lokalkomiteen og skal anvendes som ansøgt. De kan i praksis derfor ikke anvendes til driftsopgaver, men skal anvendes til de ansøgte opgaver. Der er mange kommuner, der nu efterspørger tilbagemelding og regnskab for anvendelsen af 18 midlerne. Honorarbetaling til instruktører, foredragsholdere m.m. Der er forskellige muligheder for betaling af eksterne personer. Der er kontant betaling, gavekort og konkrete gaver som fx vin og bøger. Gavekort er at sidestille med udbetaling af kontanter. Ved alle former for kontant betaling skal der underskrives et bilag fra modtager med vedkommendes CPR-nummer, navn, adresse m.m. Disse informationer sendes til HR-afdelingen, der indberetter til SKAT. Modtagere af gavekort på et fast beløb skal også betale skat af gavekortet. Det er her Hjerteforeningens pligt at indberette til SKAT, oplyse om størrelsen af beløbet på gavekortet og modtagerens CPR-nummer, navn m.m. Brug af gavekort medfører derfor en administrativ byrde, hvor administrationen skal bruge ressourcer på at indberette oplysningerne til SKAT. Anvend derfor meget nødigt gavekort, som betaling for foredragsholdere og andre. I stedet kan I give bøger og lignende produkter som betaling. Disse skal også indberettes, men her er det ifølge reglerne modtagerne selv, der skal indberette gaven til SKAT. Det fritager dermed Hjerteforeningen for den administrative byrde. Der er en bagatelgrænse på 300 kr. for gaver (vin, bøger) til et foredrag. Aflønning af faste instruktører til Hjertemotion Dette kan foregå på to måder: 1) Den mest anvendte metode er, at lønudbetalingen foregår månedsvist fra Hjerteforeningen administration, og at der administrativt automatisk trækkes skat, AMB m.m. efter at instruktøren han indsendt en periodisk timeopgørelse med cc til lokalkomiteens kontaktperson. Lokalkomiteen indsender til Hjerteforeningen det indsamlede kontingent og evt. andre midler, så den udbetalte lønudgift for et år modsvares af midler fra komiteen. Udgifter til løn og indbetalinger fra lokalkomiteen registreres på lokalkomiteens mellemregningskonto i Hjerteforeningen. 2) Der er også mulighed for at betalingsopgaven ligger i komiteen, idet instruktøren til Hjertemotion kan modtage lønnen fra kasseren, som en honorarudbetaling af bruttobeløbet, som er løn tillagt 12,5% feriepenge. Inden kalenderåret slutter udformer kassereren en opgørelse af det totale udbetalte beløb til instruktøren med personlige data, inkl. CPR-nummer, og sender det til HR-afdelingen, der derefter indberetter til skattevæsenet. Dette dokument kan eventuelt underskrives af instruktøren til kontrol og godkendelse. Der kan udbetales honorar hver måned, hvert kvartal eller måske hvert halvår. Hjerteforeningen anbefaler hvert kvartal. 3
Budgetansøgningsskema Budgetansøgningen for det kommende år udarbejdes primo oktober. Efter udfyldelse indsendes ansøgningerne til administrationen medio november. Det er vigtigt for økonomien i lokalkomiteen, at ansøgningen udarbejdes i tæt sammenhæng med en overordnet aktivitetsplanlægning for det kommende år og gerne med inddragelse af hele bestyrelsen. Derefter gennemgår Frivilligafdelingen ansøgningerne og udsender et bevillingsbrev inden jul. Hvis komiteen/klubben i løbet året mangler økonomiske midler, kan der ansøges på to forskellige måder: 1) Hvis der opstår ideer til et helt nyt tiltag eller en ny indsats, kan der hentes ekstra midler fra Frivilligafdelingens Indsatspulje. 2) Holder budgettet ikke, evt. på grund af manglende 18- midler, så kan der søges om en ekstrabevilling til driften. Del 2 Vejledning til bogføring og årsregnskab Regnearksmappen Bogføring 2016 er det dokument, man skal arbejde i. Ved årets start hentes det på Frivillignettet, og det gemmes på Pc en med eget navn: Kommunenavn Lokalkomité/klub Kasseregnskab 2016. Erstat Kommunenavn med navnet på jeres kommune. Luk og gem mappen. Første gang mappen åbnes, skrives kassererens navn på bogføringsarket sammen med navnet på lokalkomiteen. På næste faneblad Årsregnskab 2016 kan man på side 1 erstatte xxx erne med navnet på komiteen/klubben. Nu er det komiteens/klubbens navngivne dokument og kan adskilles fra andre. Det er god idé med back up af din bogføring. Dokumentet kan gemmes på et USB-stik eller sendes til formanden, som derved har en kopi. Regnearksmappen består af flere faneblade se menulinjen nederst på første regneark. 4 Når dokumentet er hentet på Frivillignettet og det gemmes på computeren kommer dialogboksen til venstre på siden frem. Computeren meddeler herved blot, at den konverterer til computerens egen udgave af Excel-programmet. De nyere udgaver af Excel har flere funktioner, men da der gemmes i en ældre 97-2003-udgave, så vil alle informationer på denne måde komme med. Derved sikres det blot, at ældre programudgaver af Excel også kan læse Kasseregnskab 2016. Man skal blot arbejde videre med denne boks, og blot lige se om dokumentet ser fornuftigt ud inden man starter bogføringen. I regnearksmappen er der en række dokumenter - se nederst på siden på regnearksmappen! Første faneblad er selve kasseregnskabet for 2016 hvor du skal bogføre dine bilag. Andet faneblad bruges ved årets afslutning og er det endelige årsregnskab, eller undervejs den aktuelle økonomiske situation pr. dags dato. Årsregnskabet med de faktiske bogføringer er låst, så man kan ikke skrive i disse celler. De justeres automatisk efterhånden, som bilagene indskrives i faneblad 1 Bogføring 2016. Når alle bilag er bogført, kan der udsendes en økonomisk status til
alle i bestyrelsen, der således nemt kan få overblik over udgifter, indtægter og jeres aktuelle midler i HF. NYT i 2016 Nu er der inden for alle arter med indtægter og udgifter mulighed for at indskrive de vurderede budgettal. Man kan derved hele året sammenligne budgettal for alle arterne med de faktiske udgifter/indtægter i forhold til et budget. Det er en mulighed, som kan anvendes til den økonomiske planlægning og vurdering. Tredje faneblad er et dokument til at holde regnskab med jeres faktiske kontanter. Ved at skrive antallet af pengesedler og mønter udregner regnearket automatisk komiteens/klubbens kassebeholdning. Fjerde faneblad er et bogføringssystem til jeres 18 midler. Her kan I skrive de udgifter, I har til de opgaver, I har modtaget 18 tilskud til. Det er et lille ekstra bogføringssystem for at tilgodese kommunens eventuelle behov for dokumentation. Men I skal altid bogføre disse midler først i det store bogføringssystem. Femte faneblad er et nyt bogføringssystem til eventuelle sponsormidler. Her kan I notere de udgifter, I har til de opgaver, som der er modtaget sponsorbeløb til. Det er et lille ekstra bogføringssystem for at tilgodese, at sponsormidler skal gå til de aktiviteter, de er bevilget til. Disse midler skal fortsat altid bogføres sammen med alle andre bilag i det store bogføringssystem. De tre sidste faneblade: Arrangement 1, 2 og 3 er små regneark, der kan anvendes til udgifter og indtægter ved større enkelt-arrangementer for at skabe overblik over økonomien i det enkelte arrangement. Alle bilagenes indhold skal altid primært føres ind i hovedregnskabet. Ved årets start åbnes kassebeholdning og bankbeholdning ved at indskrive de beløb, som lokalkomiteen/klubben havde pr. 31/12 2015. og som det seneste årsregnskab 2015 dokumenterer. Til venstre skrives datoen for denne aktion. Derefter kan bogføringen af indtægter og udgifter i det nye år påbegyndes. I 2016 skal bankbeholdningen som noget nyt åbnes med en opdeling af evt. midler i banken. Disse deles op i et anlægsbeløb og et driftsbeløb, der er det resterende beløb. Anlægsbeløbet er summen af restmidler fra 2015 til Hjertemotion, sponsormidler og 18-midler. Bilagsnumre. Der er i forvejen angivet bilagsnumre. Der er fra 1 til 206. Skal der bruges flere kan frivilligkonsulenten hjælpe med at udvide antallet. Dato for bogføring. Ved hver bogføring skal skrives den dato, hvor der bogføres. Bilagene behøver ikke at være i deres egen dato-orden. Men sortér dem gerne inden, så de generelt kan indføres i dato-orden. Bogføres der ofte, kommer de jo altid ind i kronologisk rækkefølge. Bilagstekst. Det er en god idé, at beskrive udgiften eller indtægten så dækkende for indholdet som muligt. Det giver andre mulighed for at forstå posteringen, når mappen fx sendes til alle inden et møde. Dermed sikres et højt informationsniveau. Talindføring. Til sidst skal du føre tallene ind i skemaet. Ved alle bilag skal du skrive to tal et minustal og det samme tal som et plustal. 5
Indtægter Penge der indtægtsføres som et plusbeløb øger bankbeholdningen. Derefter føres de også ind som et minusbeløb i en af de 15 indtægtskategorier (kolonne G til og med kolonne R). Det skrives i skemaet som -800 (eks. bilag3), og kan i regnearket ses som (800). Har du skrevet tallene korrekt, vil du helt til højre i kolonne AR se (en streg) idet 800 og -800 sammenlagt jo giver 0. Og nul skrives her som en streg. Det er kontrol for rigtig beløbsindtastning. Læg mærke til at man i 2016 udgaven kan indskrive to selvdefinerede indtægtsarter under indtægtskategorien. De overføres samtidig automatisk til årsregnskabets indtægtskategorier. Udgifter Penge som udgiftsføres i kasse eller bank som et minusbeløb formindsker pengebeholdningen. I udgiftskategorierne anføres de som et plusbeløb. De 25 udgiftskategorier er fra bogstavs-kolonne S til og med bogstavstavkolonne AQ. Har du skrevet tallene korrekt, vil du også her helt til højre i kolonne AR se (en streg) idet -800 og 800 sammenlagt jo giver 0. Og nul skrives jo som en streg. Det er kontrol for din rigtige beløbsindtastning. Læg mærke til at man i 2016 udgaven kan indskrive to selvdefinerede udgiftsarter under udgiftskategorien. De overføres samtidig automatisk til årsregnskabets udgiftskategorier. Eksempler på bogføringsprincipperne Bilag Kasseregnskab 700,00 1.300,00 1.600 1.000,00 800,00 3.000,00 4.200,00 3.000,00 0,00 NR. Dato (x/x/x) Bilagstekst Kasse Bank anlæg Bank drift Salg af Varer(-) Tilskud HF (-) Cafe Køb varer Aktivitetsindtægt(-) Afstemning Åbning 01-01-2015 Åbningssaldo 200,00 3.800,00 2.000 6.000,00 Hjertemotion 1 02-01-2015 kontingent 1.000,00 (1.000,00) - Kampagne. Varer 2 03-01-2015 Hjerteforeningen (3.000,00) 3.000,00 - Salg af varer 3 04-01-2015 Fra kampagnen 800,00 (800,00) - Æbler 4 05-01-2015 Cafearrangement. -200 200,00-5 06-01-2015 Kaffe og kage 20 prs. -500 500,00-6 07-01-2015 Foredrag ved cafe -3.500,00 3.500,00-7 08-01-2015 Indsat på bank -300,00 300 - Saldo 700,00 1.300,00 1600,00 1.000,00 800,00 3.000,00 4.200,00 3.000,00 Tilskud fra Hjerteforeningen Tildeles der på baggrund af budgetansøgningen penge til jeres konto, skrives de jo som et plusbeløb på kontoen og som et minusbeløb i arten Tilskud til drift fra Hjerteforeningen (-). Modtages der varer til kampagnerne anføres det som et tilskud. Det vil sige et minusbeløb på Tilskud til drift fra Hjerteforeningen (-) og indskrives derefter som et plusbeløb i arten Kampagner fra HF. Se eksemplet ovenfor med bilag 2. Det vil fremgå af et følgebrev, hvor meget I vil blive trukket på jeres konto i Hjerteforeningen. Almindelige varekøb skal fremgå som en indtægt under Tilskud til drift fra Hjerteforeningen, det skrives som et minusbeløb og som en udgift under Køb af varer til videresalg, hvilket skrives som et plusbeløb. 6
Overblik over forbruget af de tildelte midler fra Hjerteforeningen I regnearket ved fanebladet Årsregnskab 2016 kan indskrives de tildelte driftsmidler fra administrationen for 2016, og man vil derefter hele tiden få beregnet det restbeløb, der står på kontoen centralt i Hjerteforeningen (mellemregningskontoen). Når der overføres midler fra administrationen, I modtager kampagnevarer, eller komiteen/klubben selv køber varer, så vil bogføringen i arten Tilskud til drift fra Hjerteforeningen (-) betyde, at jeres forbrug af de tildelte driftsmidler hele tiden reduceres, og I kan dermed løbende se restbeløbet. OBS! På mellemregningskontoen betales også lønudgifter til evt. instruktører i Hjertemotion m.m., men da lokalkomiteen jo skal indbetale det samme beløb inden årets udgang, så vil disse bogføringer jo ingen betydning have for jeres samlede beholdning, idet en lønudgift på fx kr. 11.500,- modsvares af en tilsvarende indbetaling. Det vigtige er, at der indhentes viden om det udbetalte lønbeløb, så det kommer til at stemme. Indtægtsarter og udgiftsarter Der er følgende 12 indtægtsarter i 2016 kasseregnskabet: Aktivitetsindtægter, Projekt Hjertemotions deltagerbetaling, 18-tilskud, Sponsorindtægter, Øvrige gaver og bidrag, Varesalg, Renteindtægter, HF-Midler til projekter ex. Hjertemotion, Tilskud til drift fra Hjerteforeningen Selvvalgt Skriv og erstat, Selvvalgt Skriv og erstat og Andre indtægter. Der er således to indtægtsarter I selv kan definere. Der er følgende 25 udgiftsarter i 2016 kasseregnskabet: Nytårsmarch, Projekt Hjertemotion, Hjertecafeer, Foredrag, Hjertestartkursus eller DVD-visning, Kampagner fra HF, Motionsarrangementer, Kostarrangementer eller kostaktiviteter, Campusdag DK-CAMP, Landsindsamling, Alle andre typer aktiviteter, Køb af varer til videresalg, Generalforsamling, Bestyrelsesmøder, Transport og Kørsel, Telefon og netopkobling, Julearr. & sommerfest, Alle typer annoncer, Porto, Trykning af foldere eller programmer, Kontorhold, Gaver til forskellige anledninger, Selvvalgt Skriv og erstat, Selvvalgt Skriv og erstat og Andre udgifter. Arterne ændrer sig fra år til år, men det er vigtigt at bilagene placeres i de rigtige arter, og så lidt som muligt i Andre udgifter og Andre indtægter. I 2016-udgaven er der ændret i arterne, så de følger budgetansøgningerne bedst muligt. Kassebeholdning Der er i mappen et faneblad, som er et hjælpedokument, der kan anvendes til registrering af kontantbeholdningen hos kassereren. Det er et optællingssystem til alle typer sedler og mønter, som samtidig beregner den samlede kontantbeholdning. Det er et hjælperedskab i årets løb og må gerne bruges som dokumentation for kontantbeholdningen ved årets afslutning pr. 31/12 2016. Periodisering af indtægter og omkostninger Omkring årsafslutningen (den 31.12) oplever nogle, at der er omkostninger, der hører hjemme i regnskabsåret, men som først bliver hævet i banken i det nye år (det efterfølgende regnskabsår), eller indtægter der er skabt i det gamle år, men som I først modtager på kontoen i det nye år. I de tilfælde, hvor man kommer ud for dette, anbefales det, at man periodiserer korrekt, og derfor medtager omkostningen eller indtægten i det år, som omkostningen eller indtægten vedrører. Dette vil naturligvis give en difference mellem den faktiske saldo i banken pr. 31.12 (ifølge banken) 7
og den saldo, der står angivet i regnskabet. Men dette kan så forklares med periodisering. Til gengæld afleveres et helt retvisende billede af alle udgifter og indtægter i det år, der afsluttes. Dette justeres den dag, hvor lokalkomiteen/klubben faktisk modtager det manglende beløb eller rent faktisk får betalt den manglende omkostning. Man har i praksis allerede bogført den handling, det er blot sket i det foregående regnskabsår. Nu vil banksaldoen igen stemme med den saldo, som er anført i kasseregnskabet. Når man foretager denne gamle betaling i det nye år eller modtager nogle penge i det nye år, skal man derfor ikke bogføre noget i det nye kasseregnskabssystem, for det er jo allerede gjort én gang i det gamle år. Nu vil man blot få bankens saldo til at stemme med regnskabets kolonne med bankkonto. Det bedste er altid at sørge for at alle indtægter og udgifter vedrørende året 2016 faktisk er indgået eller betalt i det år, hvor de hører hjemme. Underskrift på årsregnskabet Det er meget vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer samt kassereren selv underskriver det endelige årsregnskab, inden det afsendes til Hjerteforeningen. Det er bestyrelsen, der har det overordnede ansvar for komitéens drift og økonomi, og alle medlemmer skal derfor skrive under på, at de er bekendte med komitéens økonomiske stilling og at de i øvrigt bekræfter regnskabets rigtighed. Såfremt regnskabet ikke er underskrevet af alle bestyrelsesmedlemmer og kassereren, kan regnskabet ikke godkendes i Hjerteforeningen. Årsregnskab dokumentation Når årsregnskabet indsendes til Hjerteforeningen, skal følgende dokumentation vedlægges: - Årsregnskabet underskrevet af alle bestyrelsesmedlemmer især formand og kasserer - Kontoudskrift fra banken, der viser saldo pr. 31.12 og alle årets aktioner fra 1. januar - Kasserapporten (bogføringen) som ligger til grund for årsregnskabet - her indsendes regnearksmappen som er gemt efter sidste bogføring i 2016. - Samtlige bilag for året (skal være nummererede og stemme til bilagsnumre anført i kasserapporten). Kan som nævnt indsendes som et scannet dokument af nummererede bilag. For at regnskabet skal kunne godkendes, skal al ovenstående dokumentation fremsendes. Hjerteforeningen 14. december 2015 8