Tilbudsindhentning Professionelle opvaskemaskiner, vaskemaskiner og tørretumblere Assens Kommune Udbudsmateriale Tilbudsindhentning vedrørende levering af professionelle opvaskemaskiner, vaskemaskiner og tørretumblere
Indholdsfortegnelse 1. OPGAVENS OMFANG OG YDELSER... 4 1.1 INDLEDNING... 4 1.2 OPGAVENS OMFANG... 4 1.3 TIDSPLAN... 4 1.4 UDBUDSMATERIALET... 4 2. UDBUDSBETINGELSER... 5 2.1 DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED... 5 2.2 UDBUDSFORM... 5 2.3 FORMKRAV... 5 2.4 SPROG... 5 2.5 EJENDOMSRET... 5 2.6 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET... 5 2.7 TILBUDSFRIST... 6 2.8 ÅBNING AF DE INDKOMNE TILBUD... 6 2.9 VEDSTÅELSESFRIST... 6 2.10 ORDREGIVERS FORBEHOLD... 6 2.11 KONTRAKTUDKAST OG TILBUDSGIVERS FORBEHOLD... 7 2.12 ALTERNATIVE TILBUD... 7 2.13 KONSORTIER... 7 2.15 FORTROLIGHED... 7 2.16 UNDERRETNING OM KONTRAKTTILDELING... 7 2.17 KONTRAKTINDGÅELSE... 7 2.18 UDVÆLGELSES-/EGNETHEDSKRITERIER... 8 2.19 TILDELINGSKRITERIE... 8 2.20 TJEKLISTE... 9 3. KRAVSPECIFIKATION... 10 3.1 GENERELLE KRAV... 10 3.2 PRODUKTER... 11 4. KONTRAKT... 12 1 PARTERNE... 12 2 KONTRAKTGRUNDLAG... 12 3 KONTRAKTENS OMFANG... 12 4 KONTRAKTPERIODE... 12 5 KONTAKT MELLEM PARTERNE... 13 6 BESTILLING AF VARER... 13 7 LEVERING OG LEVERINGSBETINGELSER... 13 8 FØLGESEDDEL... 13 9 RETURVARER... 13 10 PRISER... 14 11 PRISREGULERING... 14 12 BETALINGSBETINGELSER... 14 13 FAKTURERING... 14 14 BONUSUDBETALING TIL TREDJEMAND... 15 15 ÆNDRING AF PRODUKTSAMMENSÆTNING... 15 16 OFFENTLIGE PÅBUD... 15 17 MILJØ... 16 18 ETIK OG SOCIALT ANSVAR... 16 19 KONTAKT MELLEM PARTERNE... 16 20 STATISTIK... 16 2
21 UNDERLEVERANDØRER... 17 22 PRODUKTANSVAR, ERSTATNINGSANSVAR OG FORSIKRING... 17 23 TREDJEMANDSRETTIGHEDER... 17 24 GARANTI OG REKLAMATION... 18 25 MISLIGHOLDELSE... 18 26 MISLIGHOLDELSESBEFØJELSER... 18 27 OPFYLDELSESHINDRINGER, HERUNDER FORCE MAJEURE... 19 28 TAVSHEDSPLIGT OG OFFENTLIGGØRELSE AF KONTRAKTEN... 19 29 OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER, FORPLIGTELSER OG FORDRINGER... 19 30 KONTRAKTÆNDRINGER... 20 31 OPSIGELSE... 20 32 SOLIDITETSOPLYSNINGER, INSOLVENS OG KONKURS... 20 33 LOVVALG OG AFGØRELSE AF TVISTER... 20 34 UNDERSKRIFT... 20 Bilagsfortegnelse Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Tro og loveerklæring gæld til det offentlige Virksomhedsbeskrivelse Referenceliste Tilbudsliste 3
1. Opgavens omfang og ydelser 1.1 Indledning Assens Kommune udbyder hermed opgaven vedrørende levering af opvaskemaskiner, vaskemaskiner og tørretumblere til Assens Kommune. 1.2 Opgavens omfang 1.3 Tidsplan Opgaven udbydes som en rammeaftale med en leverandør. Aftalen løber i 2 år med mulighed for forlængelse i 2 x 12 måneder. Udbyder forpligter sig i denne periode til at købe de udbudte produkter hos den vindende tilbudsgiver. Såfremt denne ikke kan dække et specifikt behov, forbeholder ordregiver sig til at tilkøbe dette fra anden side. Der udbydes 1 type tørretumbler, 1 type opvaskermaskine, 1 type vaskemaskine samt service på ordregivers nuværende produkter, som ikke længere er omfattet af en gældende garanti. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet udgør i kontraktperioden cirka 600.000 danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Leverandøren kan under ingen omstændigheder opsige aftalen, kræve erstatning eller lignende, såfremt aftalen ikke udnyttes 100 % af ordregiver. Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3. Gennemførelsen af nærværende udbud forventes at ske efter følgende tidsplan: Offentliggørelse af udbuddet 17.6.2016 Frist for modtagelse af spørgsmål 5.7.2016 Sidste frist for offentliggørelse af spørgsmål og svar 7.7.2016 Tilbudsfrist 14.7.2016 kl. 12.00 Underretning om tildeling Uge 29 Forventet kontraktunderskrivelse Uge 29 Opstart af aftale 1.8.2016 1.4 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsmateriale, herunder udbudsbetingelser, kravspecifikation og kontraktudkast Bilag 1 Tro og loveerklæring Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse Bilag 3 Referenceliste Bilag 4 Tilbudsliste Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. 4
2. Udbudsbetingelser 2.1 Den ordregivende myndighed Assens Kommune ("ordregiver") Rådhus Allé 5 5610 Assens Kontaktperson: Udbudsjurist Sofie Greve Klaaborg (sgkla@assens.dk) 2.2 Udbudsform 2.3 Formkrav 2.4 Sprog Udbuddet gennemføres som en tilbudsindhentning, da omfanget af opgaven ikke overstiger tærskelværdien for EU-udbud og da det vurderes, at der i denne sammenhæng ikke er klar grænseoverskridende interesse. Tilbudsgiver opfordres til at fremsende sit samlede tilbud i 1 eksemplar i papirform samt på en USB-nøgle. Ved uoverensstemmelser mellem papirudgaven og den elektroniske udgave, har papirudgaven forrang. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente supplerende og/eller manglende oplysninger. Alle beløb i tilbuddet skal angives i danske kroner eksklusiv moms. Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.5 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.6 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser i forhold til tilbudsindhentningen, herunder spørgsmål til udbudsmaterialet, skal fremsendes pr. e-mail til udbudsjurist Sofie Greve Klaaborg, sgkla@assens.dk, under overskriften Tilbudsindhentning vedr. levering af opvaskemaskiner, vaskemaskiner og tørretumblere. Spørgsmål, der modtages af ordregiver inden tirsdag den 5.7.2016, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 5
De stillede spørgsmål samt besvarelsen heraf vil i anonymiseret form blive lagt ud på Assens Kommunes hjemmeside: http://www.assens.dk/om-kommunen/udbud-ikommunen.aspx, senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Det er op til tilbudsgiver selv løbende at indhente spørgsmål/svar og eventuelle rettelsesblade på ovennævnte hjemmeside. Det er tilbudsgivers eget ansvar at orientere sig i det tilsendte materiale. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. 2.7 Tilbudsfrist Tilbud skal afgives skriftligt i lukket kuvert, enten direkte leveret eller pr. brev (ikke pr. e- mail). Tilbud overbringes eller sendes til: Assens Kommune Rådhus Allé 5 5610 Assens Att. Udbudsjurist Sofie Greve Klaaborg Hvis tilbud overbringes personligt, skal dette ske til receptionen i rådhusets stueetage. Tilbud skal overbringes/fremsendes i lukket kuvert og bedes mærket med teksten: "Tilbud Må ikke åbnes i posten Tilbudsindhentning vedr. levering af opvaskemaskiner, vaskemaskiner og tørretumblere. Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse inden: Torsdag den 14.7.2016 kl. 12.00. Tilbudsgiver bærer selv risikoen for eventuelle forsinkelser i Post Danmarks eller anden befragters levering. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der først modtages efter tilbudsfristens udløb uanset omfanget af overskridelsen. 2.8 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbud. 2.9 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i indtil 60 dage regnet fra tilbudsfristen. 2.10 Ordregivers forbehold De anførte voluminer og beløb er cirkatal, der har baggrund i faktuelle opgørelser over lokaliteterne i kommunen og deres maskinel. 6
Den valgte tilbudsgiver må acceptere større eller mindre leverancer i aftaleperioden med baggrund i ændring af behov eksempelvis i forbindelse med nyoprettelse og/eller nedlæggelse af institutioner. 2.11 Kontraktudkast og tilbudsgivers forbehold Ordregiver har udarbejdet det i udbudsmaterialet indeholdte kontraktudkast. Ved afgivelse af tilbud accepterer tilbudsgiver de vilkår, der følger af kontraktudkastet. Tilbudsgiver opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold, i tilbuddet. Forbehold i tilbuddet kan medføre, at tilbuddet afvises. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i kontrakten som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Ordregiver vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i udbudsmaterialet. 2.12 Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 2.13 Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de øvrige tilbudsgivere i konsortiet. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under pkt. 2.18 udvælgelses-/egnethedskriterier gives for hver deltager i konsortiet. 2.15 Fortrolighed Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af ordregiver, dog med de begrænsninger, som følger af lovgivningen. Hvis der er dele af tilbuddet, som tilbudsgiver mener, er af en sådan karakter, at de skal undtages fra aktindsigt, bedes dette tydeliggjort i tilbuddet. Det skal i givet fald præciseres, hvad der er begrundelsen for, at tilbudsgiver ikke mener, at der skal gives aktindsigt i disse dele. I sidste ende er det dog ordregiver, der træffer beslutning om, hvorvidt, og i hvilket omfang der skal meddeles aktindsigt i henhold til offentlighedslovens regler. 2.16 Underretning om kontrakttildeling Underretning om ordregivers beslutning om kontrakttildeling vil blive fremsendt pr. e-mail til alle tilbudsgivere samtidigt. Med underretningen vil blive givet en kort redegørelse for den trufne afgørelse. 2.17 Kontraktindgåelse Kontrakten indgås med den vindende tilbudsgiver på baggrund af det kontraktudkast med bilag, der fremgår af nærværende udbudsmateriale, men tilpasset med indholdet af det vindende tilbud. Kontraktsproget er dansk. 7
2.18 Udvælgelses-/egnethedskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. For konsortier og konsortielignende konstellationer gælder dokumentationskravet for samtlige deltageres vedkommende. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Personlige forhold: a) Kort beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed (navn på selskab, selskabsform, tidspunkt for selskabets stiftelse, adresse samt oplysning om kontaktperson og dennes kontaktdata, herunder e-mail) bilag 2. b) Tro og loveerklæring om, at virksomheden ikke har gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr. Formularen, der skal benyttes af tilbudsgiver til denne erklæring, indgår som en del af udbudsmaterialet samt en erklæring om, at virksomheden ikke befinder sig i en af de i udbudsdirektivet artikel 45, stk. 1 og stk. 2 litra a-c og e-f, nævnte situationer. Virksomheder, der befinder sig i en af de situationer, der er nævnt i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, er udelukket fra at deltage i udbuddet. Formularen, der skal benyttes af tilbudsgiver til denne erklæring, indgår som en del af udbudsmaterialet bilag 1. Økonomisk og finansiel formåen: c) Kopi af gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring jf. 22 i kontraktudkastet. Forsikringen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på minimum 5 mio. danske kr. Teknisk og faglig formåen: d) Referenceliste vedrørende tilsvarende eller lignende kontrakter udført inden for de seneste tre år regnet fra tidspunktet for udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse i EU-tidende. Referencelisten bør indeholde oplysninger om ordregiver, kontraktens karakter og tilbudsgivers omsætning på kontrakten. Det forventes, at tilbudsgiver kan anvise minimum 1 reference bilag 3. Ordregiver vil på baggrund af den under punkt a-d oplistede dokumentation vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven. Tilbudsgivere, der på baggrund af den fremlagte dokumentation, ikke vurderes egnede til at løfte den udbudte opgave, vil ikke komme i betragtning ved tildelingen af kontrakten. 2.19 Tildelingskriterie Tildelingskriteriet er laveste pris. Kontrakten vil derfor blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den laveste pris. Tilbudsgiver giver en pris pr. enhed for position 1-5. Beløbet for hver position ganges med det skønnede forbrugt. Delpriserne for position 1-5 lægges herefter sammen og udgør den samlede tilbudssum, som bliver evalueret. 8
2.20 Tjekliste Der ønskes desuden en rabatsats på reservedele til position 1-3. Denne rabatsats indgår ikke i prisevalueringen. Tilbudsgiver skal huske følgende i forbindelse med afgivelse af tilbud: Kort beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, jf. punkt 2.18. Tro- og loveerklæring, jf. punkt 2.18. Kopi af gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring, jf. punkt 2.18 Udfyldt tilbudsliste, jf. bilag 4. Forbehold i tilbuddet kan medføre afvisning, jf. punkt 2.11. Alternative tilbud er ikke tilladt, jf. punkt 2.12. Tilbudsmaterialet i 1 original i papirform samt 1 kopi på USB-nøgle, jf. punkt 2.3. Mærkning af den lukkede kuvert med teksten "Tilbud Må ikke åbnes i posten Tilbudsindhentning vedr. levering af opvaskemaskiner, vaskemaskiner og tørretumblere. Korrekt adressering, jf. punkt 2.7. Rettidig fremsendelse eller overbringelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 2.7. 9
3. Kravspecifikation 3.1 Generelle krav Den enkelte institution/afdeling foretager bestilling. Tilbudsgiveren er forpligtet til at udføre installation af hårde hvidevarer jf. de til enhver tid gældende bestemmelser om arbejdsmetoder, arbejdsprocesser og arbejdsgange i arbejdsmiljølovgivningen. Alle gældende love, regler og standarder, herunder BEK nr. 561 af 26/06/1994 om indretning af tekniske hjælpemidler skal overholdes. Der skal være mulighed for konsulentbesøg i forbindelse med rådgivning, vejledning, måltagning m.v. Det skal være muligt at få konsulentbistand på hverdage fra min. kl. 8.00-16.00. Fra der rekvireres service til nye produkter må der maks. gå 24 timer på hverdage - dvs. fra mandag kl. 8.00 til fredag kl. 15.00. For at sikre korrekt og optimal service og mulighed for opdatering af software i maskinerne, skal al service udføres med Mieles Servicesoftware. Skal der ske udskiftning af reservedele, skal der altid anvendes originale reservedele. Såfremt et produkt ikke kan serviceres indenfor de afsatte 45 min., betales der en timepris udover de 45 min. Tilbudsgiver skal tilbyde energiscreening på nuværende produkter samt kunne lave beregninger for tilbagebetalingstiden. Det skal være muligt at se data/beskrivelse af de tilbudte produkter på tilbudsgiverens hjemmeside eller i et katalog. Institutionerne/afdelingerne forpligter sig ikke til at købe afkalkning- og afspændingsmidler samt opvaske- og vaskemidler i forbindelse med køb af de i udbuddet omfattede produkter. Der skal gives gratis instruktion i den rette anvendelse af produkterne, og der skal leveres en brugsanvisning til disse på dansk i papirform. Derudover skal det være muligt at få brugsanvisninger tilsendt elektronisk som PDF. Tilbudsgiver er ansvarlig for, at de personer, der tilslutter produkterne og udfører service og reparationer på hårde hvidevarer, er autoriseret til opgaven. På forlangende skal dette kunne dokumenteres. Ved levering af nyt produkt, skal tilbudsgiver tage de gamle produkter med retur, uden beregning, medmindre institutionen ønsker at beholde produktet. Det samme gælder for emballage. Er der reparationer efter udløb af garantiperioden, skal der gives et overslag over reparationspris, som skal godkendes af ordregiver før påbegyndelse af reparationen. Der skal være 10 års reservedelsgaranti fra det tidspunkt, hvor produktet ikke produceres længere. Dette bør bekræftes i tilbuddet. Levering og montering skal være inkluderet - med det menes tilslutning til bestående og tilgængelige lovlige el- og vandinstallationer. Ordregiver forbeholder sig ret til at få produkterne fremvist. 10
3.2 Produkter Tørretumbler: PT 5137 WP. Opvasker: PG 8080. Vaskemaskine: PW 5065. Servicebesøg på 45 min. inkl. kørsel i tidsrummet fra kl. 8 til 16 dog til kl. 15 på fredage. Timepris på service udover de 45 min. ved servicebesøg i tidsrummet fra kl. 8 til 16 dog til kl. 15 på fredage. Rabat på reservedele vægtes ikke i evalueringen. 11
4. Kontrakt 1 Parterne Rammeaftale vedr. levering af opvaskemaskiner, vaskemaskiner og tørretumblere Nærværende kontrakt er indgået mellem Assens Kommune Rådhus Allé 5 5610 Assens (i det følgende kaldet ordregiver) og [KONTRAKTHAVER] [Adresse] [Postnr.] [By] (i det følgende kaldet kontrakthaver) 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter gennemført tilbudsindhentning, da volumen ikke overskrider tærskelværdien og det grundet den lave volumen vurderes, at området ikke har klar grænseoverskridende interesse. Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver. B. Supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettelsesblade, spørgsmål og svar. C. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af 16.6.2016. D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 3 Kontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1.8.2016 og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.7.2018 jf. dog afsnit 25 vedr. misligholdelse. Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. 12
Aftalen udløber uden yderligere varsel. Dette gør sig også gældende ved en forlængelse af aftalen. 5 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den relevante leder/medarbejder i den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions behov vedrørende de produkter, som er omfattet af kontrakten. På hver af parternes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 6 Bestilling af varer Kontrakthaver skal kunne modtage og håndtere bestillinger fra alle afdelinger/institutioner i Assens Kommune. Varebestillinger skal ske inden for normal åbningstid og kunne afgives via e-mail, telefon eller ved konsulentbesøg. Relevant personale hos kontrakthaver skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at ordregivers institutioner/afdelinger m.v. kun tilbydes varer, som er omfattet af kontrakten, medmindre andet er skriftligt aftalt med Indkøb og Udbud i Assens Kommune. 7 Levering og leveringsbetingelser Levering skal ske gratis og inden for 3 arbejdsdage fra bestilling til levering og montering af produktet. Det er en betingelse, at varerne leveres således, at levering anses for sket, når varen er leveret til aftalt tid, på ordregivers henviste sted samt installeret og klar til brug. Tilbudsgiver hæfter for leverancens økonomiske indhold, indtil modtageren har godkendt leverancen. Der skal leveres på anvist plads. Der må ikke uden forudgående accept eller aftale leveres andre varer end de bestilte. 8 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN-lokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. vægt og restordrer. 9 Returvarer Ved fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota til ordregiver. 13
10 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne priser. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er lavere end de i kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. Såfremt kontrakthaver jf. 15 bestemmelserne om Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter. Hvis det bestilte produkt er udgået, ved produktændringer eller ved lang leveringstid skal et andet produkt med tilsvarende standard og pris straks tilbydes. Hvis nye, forbedrede, godkendte og evt. billigere produkter kommer på markedet, skal disse omgående tilbydes til ordregiver ud fra de samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for kontrakthavers tilbud. De forbedrede produkter skal stadig opfylde de i udbudsmaterialet angivne minimumskrav. Kontrakthaver skal på forlangende fremsende en revisorpåtegnet erklæring, som dokumenterer kalkulationen, til ordregiver. Eventuelle udgifter forbundet med udarbejdelse og fremsendelse af erklæringen er ordregiver uvedkommende. 11 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1.8.2017, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindeks. Udgangspunktet for reguleringen er indekset for august 2016. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Indkøb og Udbuds på indkoeb@assens.dk. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode. Priserne kan i øvrigt ikke reguleres på anden vis end som beskrevet ovenfor. 12 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsen er 30 dage netto fra modtagelse af korrekt elektronisk faktura. 13 Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger m.v. Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. 14
Fakturaer, som ikke modtages elektronisk, vil ikke blive behandlet. Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Dvs. der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. Fakturaen skal indeholde følgende oplysninger: Udstedelsesdato (fakturadato) Kontrakthavers CVR-nr. (eller SE-nr.) Kontrakthavers navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Specifikation af ydelsen Dato, hvor levering af varerne foretages Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden moms Gældende momssats Det momsbeløb, der skal betales Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ordregiver accepterer ikke fakturering af andre priser, end dem der fremgår af tilbudslisten. 14 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne kontrakt med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Desuden kan ordregiver i givet fald kræve det udbetalte beløb returneret fra kontrakthaver i kombination med en bod på 2 % af den samlede kontraktsum. Det samlede krav kan modregnes fuldt ud i enhver fordring mod kontrakthaver 15 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde ordregivers institutioner m.v. disse produkter. Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser. 16 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. 15
17 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.v. På forlangende skal kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er ordregiver uvedkommende. Ordregiver ønsker med en miljøbevidst indkøbspolitik at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen og fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser til gavn for det ydre miljø. Endvidere ønsker ordregiver aktivt at medvirke til, at der skabes et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i såvel ordregivers egne afdelinger, institutioner m.v. som hos ordregivers leverandører af varer og tjenesteydelser. 18 Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder kontraktens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende. 19 Kontakt mellem parterne 20 Statistik Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Konsulentbesøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra sælgers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. Ordregiver ønsker statusmøder på aftalen minimum en gang årligt. Kontrakthaver skal efter anmodning med en måneds varsel udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde 16
detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau fordelt på varer, UNSPSC, varegrupper og bestiller. Statistik skal fremsendes elektronisk som en rå excel-fil (excel-fil uden formateringer og pivottabeller). Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere. 21 Underleverandører Kontrakthaver har ikke ret til at anvende underleverandører, som ordregiver skal kontrahere direkte med, uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver, bortset fra eventuelle underleverandører angivet i tilbuddet. Meddeles sådant samtykke, skal det imidlertid understreges, at kontrakthaver er ansvarlig for sine underleverandører og hæfter fuldt ud for underleverandørernes erstatningspådragende adfærd eller mangelfulde opfyldelse af kontrakten. Der henvises endvidere til kontraktudkastets bestemmelser herom. Hvis nogle af de tilbudte produkter baserer sig på underleverandører, skal dette fremgå af tilbudsmaterialet. Det skal præciseres, at hovedleverandøren har det fulde ansvar for produkternes endelige tilstand og garanterer for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 22 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver personog tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar, som måtte opstå i forbindelse med de af aftalen omfattede produkter (herunder sideprodukter). Ansvarsforsikringen skal omfatte skader på tredjemands person og ting. Kontrakthaver er forpligtet til at tegne erhvervs - og produktansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele aftaleperioden. Forsikringen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på 5.000.000 danske kr. Kontrakthavers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Ordregiver er berettiget til på ethvert tidspunkt i aftalens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er gyldig. Kontrakthaver bærer ansvaret og hæfter endvidere ubegrænset, solidarisk og direkte for eventuelle underleverandører og entreprenørers forhold, som falder inden for kontrakten. Eventuelle selvrisici for ovennævnte forsikringer er uvedkommende for ordregiver og skal afholdes af kontrakthaver selv. Erhvervs- og produktansvarsforsikringen skal dække et ubegrænset antal skader, og forsikringen skal være gyldig indtil 6 måneder efter aftaleperiodens udløb. 23 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige 17
omkostninger forbundet hermed og er pligtig til i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 24 Garanti og reklamation Reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler er 2 år. Konstaterer ordregiver mangler ved varen, kan ordregiver kræve, at kontrakthaver afhjælper manglen enten ved reparation eller omlevering inden rimelig tid, med mindre dette vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for kontrakthaver. Undlader kontrakthaver på trods af opfordring hertil at afhjælpe manglen, er ordregiver berettiget til for kontrakthavers regning at lade manglen afhjælpe. Reklamation over mangler ved salgsgenstanden inden 7 dage efter manglen er opdaget, betragtes som rettidig. Hvor intet andet er anført gælder købelovens reklamations- og ansvarsregler. 25 Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance m.v. Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Gør kontrakthaver sig gentagne gange skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Følgende forhold vil dog altid betragtes som en væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af bestemmelserne om bonusudbetaling til tredjemand Overtrædelse af kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse Overtrædelse af offentlige påbud Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar Overtrædelse af kontraktens bestemmelser om overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt. 26 Misligholdelsesbeføjelser Enhver af parterne kan hæve aftalen med øjeblikkelig virkning, såfremt den anden part gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse eller gentagne gange overtræder kontraktens bestemmelser, hvor en enkelt overtrædelse ikke isoleret set vil være væsentlig misligholdelse. Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. 18
Ved misligholdelse af nærværende kontrakt gives 3 skriftlige påtaler. Såfremt misligholdelsen ikke er rettet efter 3. skriftlige påtale, har ordregiver ret til at opsige kontrakten uden varsel. Væsentlig misligholdelse berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten. I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar m.v. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag m.v. ikke udelukker hinanden. 27 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure bortfalder parternes forpligtelser, så længe force majeure er til stede. Som force majeure regnes ikke vejrmæssige forhold, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeuresituationen Forventet varighed af force majeuresituationen Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. Hver af parterne er berettiget til at annullere aftalen, såfremt den anden part i en sammenhængende periode på 30 dage ikke kan opfylde sine forpligtelser grundet force majeure. 28 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig og kan hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Ved udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller den anden kontraktpart informeres modparten inden udtalelsen foretages. Kontrakten vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem(er). Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtede til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. 29 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med ordregiver. Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. 19
30 Kontraktændringer 31 Opsigelse Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. Uanset ovenstående er ordregiver imidlertid berettiget til at opsige kontrakten med tre (3) måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrence- og forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende kontraktperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 32 Soliditetsoplysninger, insolvens og konkurs Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode om soliditetsoplysninger. Går kontrakthaver konkurs, eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette/disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af ordregivers kendskab hertil som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 33 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammekontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds. 34 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato og underskrift Dato og underskrift Ordregiver Kontrakthaver 20