Ældreområdet er karakteriseret ved en høj grad af dokumentation, bl.a. som følge af lovkravet om en BUM-model på området. Området er endvidere i høj grad understøttet af digitale løsninger, herunder PDA er og elektroniske omsorgssystemer. En af de store udfordringer er at sætte ind overfor dobbeltregistreringer på området. 124
Ældreområdet er karakteriseret ved, at der over en længere årrække har været stor fokus på dokumentation og administration. Eksempelvis har det siden 2003 været et lovkrav, at der sker en adskillelse af de sagsbehandlere, der vurderer borgernes behov (visitatorer) og leverandører af selve hjemmepleje en Bestiller-Udfører-Modtager model. Lovkravet om BUM model blev indført som en del af fritvalgslovgivningen. I forbindelse med samme lovgivning blev der stillet krav om, at kommunerne skal beregne timepriser. En forudsætning herfor er betydelig tidsregistrering af hjemmeplejen. Konsekvensen af fokuseringen er bl.a., at området i stort omfang er understøttet af elektroniske løsninger, som fx elektroniske omsorgssystemer, PDA ere hos hver enkelt medarbejder, vagtplansystemer mv. Sideløbende med indførelsen af elektroniske administrationssystemer har nogle kommuner taget udgangspunkt i Fælles Sprog og senere Fælles Sprog 2 til systematisering af information om borgerne. I forhold til andre dele af den sociale sektor i kommunerne er ældreområdet karakteriseret ved omfattende dokumentation og deraf følgende information om opgaveudførelsen og om borgerne. Disse informationer dannes dels i forbindelse med timeprisberegninger, og dels som en del af de elektroniske administrationssystemer. Gennemgående har mange medarbejdere i den kommunale hjemmepleje udtrykt, at dokumentationsindsatsen omkring borgerne er blevet større igennem de senere år. Den stigende dokumentationsindsats hænger bl.a. sammen med, at betydeligt flere af de borgere, der modtager hjælp, er meget syge, og har et meget stort plejebehov. Et plejebehov, der for blot 10-15 år siden ville blive betragtet som et behandlingsbehov, der skulle løses i sundhedssektoren. Flere meget plejekrævende borgere stiller betydeligt højere krav til dokumentationen omkring borgerne. Én side af historien er, at borgere med komplekse forløb har flere sygdomme, der skal følges op på, ligesom deres tilstand løbende ændrer sig. En anden side af historien er, at når en borger får mange timers hjælp hver uge og hver dag i sit eget hjem, vil der uundgåeligt komme flere medarbejdere i hjemmet. Nogle medarbejdere kommer fordi de skal løse forskellige opgaver. Nogle fordi hjælpen er spredt ud over døgnets 24 timer. I den situation, er det af afgørende vig- 125
Forenkling også et kommunalt ansvar tighed, at hver medarbejder hurtigt og nemt kan orientere sig om, hvad der er sket med borgeren siden sidst de mødtes. Ældrområdet er omfattet af det nationale afbureaukratiseringsprojekt. Der er gennemført en skanning i 2008 og en kortlægning og måling i foråret 2009. Der sættes her fokus på, at der på en række områder er basis for at forenkle administrationen og dokumentationen af ældreområdet både nationalt og lokalt. I dette kapitel redegøres der for en række af de områder, hvor der kan være basis for lokalt i de enkelte kommuner at sætte fokus på forenkling i dokumentationen. Forenkling på ældreområdet: Fokus på dobbeltregistreringer og stort tidsforbrug ift. IT-systemer Optimering i brugen af PDA er PDA ere kan lette tidsregistreringen, når fritvalgspriser skal beregnes Sammenhæng mellem økonomisystemer og EOJ-systemer Bedre sammenhæng mellem EOJ-systemer og ESDH-systemer Klar afgrænsning mellem plejeplaner og samarbejdsbøger og lignende Udveksling af information med private leverandører Systematisering og skematisering af dokumentationen Målrettet og forenklet visitation Systematisering af afgørelser Systematisering af den løbende dokumentation Faglig fokusering i de kommunale tilsyn Bedre udnyttelse af IT-systemerne på ældreområdet Ældreområdet er et af de områder inden for den sociale sektor, hvor IT bliver brugt mest aktivt i hverdagen. Der har været tale om en glidende udvikling over de seneste 10-12 år. IT har givet mange muligheder, men har også efterladt nogle blinde pletter, som der bør sættes fokus på. 126
Fokus på dobbeltregistreringer og stort tidsforbrug ift IT-systemer Parallelt med at staten har skærpet kravene til kommunernes dokumentationspraksis på ældreområdet, har kommunerne indført elektroniske omsorgsjournaler (EOJ) til at håndtere de øgede dokumentationskrav for visiterede ydelser på borgerniveau, håndholdte og bærbare computere til det visiterende og udførende personale samt elektroniske vagtplansystemer til håndtering af lønadministration og arbejdsplanlægning. Indførelsen af EOJ-systemer m.v. er sket gradvist og i mange tilfælde har kommunerne fastholdt store dele af såvel den hidtidige dokumentationspraksis som indførelsen af de nye krav til elektronisk dokumentation. Fx er der mange kommuner som fortsat foretager dokumentation af den udførte hjælp og udfyldelse af pleje- og handleplaner m.v. i såvel samarbejdsbogen/borgerbogen som i EOJ-systemet. Hvis det er uklart, hvad der skal registreres og hvor det skal foregå, vil konsekvensen ofte være, at der bliver foretaget den samme registrering flere steder. På denne måde sikrer medarbejderne sig, at de ikke gør noget forkert. Løsningen ligger i en præcisering af, at den sundhedsfaglige dokumentation alene bør foregå i EOJ systemet, at samarbejdsbogen/borgerbogen alene bør bruges til socialfaglig dokumentation vedrørende borgerens hverdagsliv fx kørsel til dagcenter, frisør, læge m.v. eller indkøbsseddel til leverandøren af dagligvarer. Det vil kunne sikre, at der ikke sker unødige dobbeltregistreringer. En anden problematik er, at plejeplanerne ofte bruges som arbejdsplaner. Formålet med plejeplaner bør være at beskrive problemer og mål for indsatsen, samt initiativer for at opnå målene. Planerne skal endvidere sikre evaluering og løbende opfølgning. 127
Forenkling også et kommunalt ansvar Optimering i brugen af PDA er Som altovervejende hovedregel kan dokumentationen for det udførende og visiterende personale i EOJ-systemet foregå ved at anvende håndholdte og bærbare computere i forbindelse med selve opgaveløsningen. Mange kommuner har indført håndholdte computere til deres medarbejdere uden at høste de organisatoriske gevinster, der bl.a. er i at personale med borgerettede opgaver kan afslutte dokumentationen af indsatsen i forbindelse med udførelsen af den pågældende hjælp (i langt de fleste tilfælde). Det kræver et ledelsesmæssigt fokus, at sikre at medarbejderne både anvender den nye teknologi, og anvender den efter hensigten. Det udførende personale kan også få større medindflydelse på eget arbejde ved at de får adgang til at flytte besøg og opgaver på egen dagsplan og mellem forskellige medarbejderes dagsplaner ved anvendelse af håndholdte computere (efter nærmere retningslinier). Dette kan være med til at giver mere indflydelse på eget arbejde og dermed være med til at fastholde og rekruttere medarbejdere på ældreområdet. PDA ere kan lette tidsregistreringen når fritvalgspriser skal beregnes En del kommuner beregner fortsat timepriser til fritvalgsordningen på baggrund af en konkret tidsregistrering foretaget over ca. 14 dage på papir. Tidsregistreringen en forudsætning for, at der kan beregnes en pris pr. leveret time hos borgerne. Tidsregistreringen er en stor opgave, der ikke mindst for det udførende personale opleves som en stor byrde i den periode registreringen står på. I PDA erne er der mulighed for at registrere komme- og gåtider for hvert besøg til at registrere den direkte brugertid. Registrering af den direkte brugertid ved hjælp af PDA ere betyder ikke, at kravene til registreringen ændres i øvrigt, fx i forhold til antallet af registreringer og tidsperioden. Registreringen af den direkte brugertid ved hjælp af pda ere vil både aflaste det udførende personale, og vil spare tid til indtastning af de hidtidige papirregistreringer. 128
Sammenhæng mellem økonomisystemer og EOJ-systemer Kommunerne har generelt på tværs af sektorspecifikke områder indført elektroniske økonomisystemer (ØS) til håndtering af budget og regnskab samt elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH) Kommunerne kan med fordel få etableret snitflader mellem ØS og EOJ-system i forbindelse med administrationen af afregning mellem den kommunale myndighed og private og kommunale leverandører af hjemmehjælp og andre aktivitetsstyrede ydelser. På denne måde kan fakturering og afregning ske uden håndteringsskift mellem såvel IT systemer som personer i kommunen i en enkel og sammenhængende arbejdsgang. Bedre sammenhæng mellem EOJ- og ESDH-systemer Den generelle indførelse af fælles kommunale elektronisk sags- og dokumentshåndteringssystemer (ESDH) betyder i mange kommuner, at de sager og dokumenter der produceres i forskellige fagsystemer fremover også skal gemmes i ESDH systemerne. Dette forudsætter, at der etableres snitflader mellem fagssystemerne og ESDH systemet i kommunerne, hvis dobbeltregistreringer skal undgås. En simpel integration, hvor dokumenter kan produceres og ses i et fagsystem og gemmes og arkiveres i et ESDH system er under udvikling af enkelte EOJ leverandører. En mere sofistikeret integration af sager og dokumenter mellem systemer, som er opbygget udfra en vidt forskellig logik (IT arkitektur) ligger langt ude i fremtiden. Her er det vigtigt at understrege, at indførelse af ESDH systemer i kommunerne ikke bør medføre krav til dobbeltregistrering af sager og dokumenter i flere forskellige systemer. Her må registrering alene i fx. EOJ systemet være tilstrækkeligt indtil en integration mellem systemer er udviklet og implementeret. 129
Forenkling også et kommunalt ansvar Fokusering i informationen mellem visitatorer, leverandører og borgere At de rigtige mennesker har den rigtige information på det rigtige tidspunkt, er en disciplin for sig selv. En disciplin, der er blevet vigtigere efterhånden som vi har fået mere plejekrævende borgere, med langt mere komplekse forløb, der skal følges op på, og hvor alene kompleksiteten gør, at opgaverne hen over døgnets 24 timer uundgåeligt må spredes på flere hænder. Klar afgrænsning mellem plejeplaner og samarbejdsbøger og lign. Dokumentation i samarbejdsbøger og lignende skaber god sammenhæng mellem borgeren og indsatsen for at borgeren tager ansvar i eget liv og samarbejdet med pårørende og personalet. Fokus i samarbejdsbøgerne bør være på den socialfaglige dokumentation og formidling, der ikke skal journaliseres. Der vil typisk være tale om indsatser for at få borgerens dagligdag til at fungere, fx at der er bestilt kørsel. Oftest opstår dobbeltregistreringer fordi medarbejderne vil være sikre på ikke at gøre noget forkert. Specielt opleves der ofte dobbeltregistrering i plejeplaner og samarbejdsbøger. For at undgå dobbeltregistrering og samtidig sikre, at der foretages den rigtige dokumentation bør den sundhedsfaglige og socialfaglige dokumentation skilles ad. Det er vigtigt, at der ikke foregår en ny beskrivelse af stort set de samme forhold i samarbejdsbøgerne, som beskrives i plejeplanerne. Ønsker man, at samarbejdsbøgerne også indeholder information fra plejeplanerne, bør der i stedet lægges en udskrift i samarbejdsbøgerne. 130
Udveksling af information med private leverandører Alle kommuner anvender i dag EOJ-systemer, men det er langt fra alle private leverandører, der er koblet på. Det kan der være mange gode grunde til. Den private leverandør kan være aktiv i flere forskellige kommuner, og skal derfor kobles op med en sikker forbindelse til hver kommune, og være gearet til at dokumentere i hver kommunes EOJ-system. Det er en stor opgave, specielt hvis leverandøren kun leverer praktisk hjælp. Mange kommuner anvender fax, men det er omstændigt og tidskrævende, og der er risiko for fejl. Et alternativ kan være at sende krypterede e-mails til den private leverandør. Det kræver at både den kommunale visitation og den private leverandør har Digital Signatur. At kryptere og sende e-mails med Digital Signatur kræver lidt oplæring, men har man først sendt en håndfuld krypterede e-mails, er det ikke vanskeligere end at vedhæfte et dokument til en mail og langt lettere end en fax. Forenkling af BUM-modellen og visitationen Strukturreformen betød på mange områder, at vi i mange af sammenlægningskommunerne fik øjnene op for de mange forskellige måder, de gamle kommuner gik til opgaverne på. Det gælder også i forhold til BUM-modellen og visitationen. Systematisering og skematisering af dokumentationen Blandt både det sundheds- og socialfaglige personale er der en lang tradition for afdækkende beskrivelser af borgernes tilstand og udvikling. Imidlertid er kommunerne hvert år på flere hundrede tusinde visitationsbesøg landet over. Alene antallet af borgere, der modtager praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje udgør over 160.000 personer. Mange af dem har brug for mere end en visitation i løbet af et år, og oven i kommer personer, der kun modtager hjælp i en kortere periode. 131
Forenkling også et kommunalt ansvar Der har igennem mange år været en udvikling mod stigende systematisering og skematisering af informationen om borgernes tilstand, der sikrer ensartethed, og dermed gør dokumentationen lettere at gå til. De seneste led i udviklingen er Servicestyrelsens arbejde med Projekt God Sagsbehandling, og mange kommuner har efterhånden indført Fælles Sprog 2. Fælles Sprog 2 er endvidere under udvikling med en ny version, hvor kommunikationen mellem flere faggrupper og under hele borgerens forløb inddrages. Flere kommuner har desuden gode erfaringer med arbejdsgangsanalyser og efterfølgende arbejdsgangsbeskrivelser i sagsbehandlingen. Målrettet og forenklet visitation For at fremme et forenklet visitationsforløb bør det undgås, at visitationen bliver for detaljeret. En for detaljeret visitation giver både mere administration i forbindelse med visitationen, men betyder samtidigt også, at leverandørerne får et mindre spillerum til at disponere. I stedet bør der i bevillingen af indsatsen være fokusering på mål og samarbejdet mellem leverandør og myndighed. Systematisering af afgørelser En række kommuner har med held arbejdet med at integrere stamdata i EOJ-systemerne med standardbreve. Kompleksiteten i borgernes behov er ofte så stort, at visitatorernes afgørelser aldrig vil kunne blive fuldt standardiseret, men en lang række af de forskelle typer af afgørelser er så tæt på identiske, at der kan tages udgangspunkt i standardbreve, der efterfølgende tilrettes til den konkrete sag. Det letter visitatorernes arbejde med de skriftlige begrundelser i afgørelserne, og skaber større ensartethed mellem afgørelser. Det skal understreges, at en kritisk faktor for, at standardbreve kan blive en succes, er den løbende uddannelse af medarbejderne (visitatorerne) i at udnytte disse funktioner. 132
Fokusering i styringsværktøjer og tilsyn Opgaverne skal give mening. Det gælder ikke mindst for systemer, som kan misfortolkes som overvågning og kontrol. Fokusering på det meningsskabende også for det udførende personale kan skabe dynamik og validitet til styringsværktøjer og tilsyn. Systematisering af den løbende dokumentation Det er væsentligt at skelne mellem den dokumentation som skal registreres af faglige hensyn og den dokumentation som registreres af hensyn til at skabe ledelsesinformation på forskellige niveauer i organisationen. Generelt kan fagpersonale på ældreområdet se den umiddelbare og personlige nytte af at dokumentere og dele information om den faglige indsats. Hvorimod det kan være vanskeligere at se nytten af, at registrere ledelsesinformation som eksempelvis komme- og gå tider hos borgerne. Her er det væsentligt at ledelsesinformationen også nyttiggøres som et planlægningsværktøj i det udførende led. Fx kan hjemmeplejegrupper drøfte og justerer indsatsen og fordele opgaver med udgangspunkt i den faktisk forbrugte tid samt som feedback til visitationen om ændrede behov. Hvis komme- og gå tider alene registreres for at beregne priser på praktisk og personlig hjælp kan kommunen nøjes med at registrere komme- og gå tider i en årlig stikprøve frem for at stille det som registreringskrav hele året. Helt generelt kan dokumentations- og administrationspraksis i kommunerne med fordel blive gennemgået med henblik på at afskaffe tidligere praksisformer, når anvendelsen af bl.a. EOJ systemer er fuldt implementeret for alle visisterede ydelser på ældreområdet: personlig og praktisk, hjælp, sygepleje, træning, pleje- og ældreboliger. 133
Forenkling også et kommunalt ansvar Faglig fokusering i de kommunale tilsyn Det anbefales, at tilsynsopgaven opprioriteres herunder udvikles som en særlig faglig disciplin. Erfaringer fra både kommuner og amter viser, at det at gennemføre gode tilsyn kræver såvel gode værktøjer som særlige faglige kompetencer. Der er behov for at udvikle og prioritere tilsynsopgaverne, så tilsynet kommer til at fremstå som en selvstændig faglig disciplin i den kommunale organisation. I organiseringen skal kommunen overveje, hvordan tilsynsenheden får sagsvolumen nok til at sikre de fornødne faglige kompetencer til både at sagsbehandle, udvikle og gennemføre tilsynet. Samtidig skal det overvejes, hvordan tilsynsenheden også sikres faglig forankring i den relevante faglige forvaltningsenhed. Den faglige forankring er dels relevant i forhold til at udvikle de faglige miljøer i kommunen, og dels relevante for at sikre gode tilsyn på særlige lokalfaglige indsatser, egne kulturer og værdier og andre lokale forhold. Der er flere muligheder i organiseringen af opgaven. I de meget store kommuner er det både muligt og relevant at organisere en selvstændig tilsynsfunktion målrettet et enkelt område; fx en selvstændig tilsynsenhed på ældreområdet og en selvstændig tilsynsmyndighed på henholdsvis socialområdet og børne- og ungeområdet. I andre kommuner vil der måske ikke være volumen nok i tilsynsopgaverne inden for det enkelte fagområde. Her kan man overveje tilsynsenheder, som varetager tilsyn inden for flere fagområder fx ældre- og socialområdet. En alternativ model kan være at organisere tilsynsopgaverne i en visitatorenhed, hvis en sådan findes på henholdsvis ældre- og socialområdet. Det er altid vanskeligt at fastsætte præcise rammer for, hvor stor en faglig enhed skal være for at være bæredygtig, men et forsigtigt bud vil være minimum 3 medarbejdere, som primært beskæftiger sig med tilsynsopgaver. Det anbefales, at minimum to personer gennemfører besøgene. Dels for at sikre validitet i observationer og afrapportering og dels for at skabe et læringsrum baseret på videndeling og fælles refleksion. KL har udgivet et inspirationspapir til udvikling af gode kommunale tilsyn på plejehjem og i plejeboliger: www.kl.dk/_bin/5ac7b268-7107-4169-8fd0-c1c2c6775770.pdf 134