Vejledning til Google Apps på Øregård Gymnasium Eksport af kontaktpersoner fra one.com... 2 Eksport af kontaktpersoner fra Outlook... 2 Eksport af kontaktpersoner fra Firebird eller andre... 2 Import af kontaktpersoner i Google Apps... 2 Ændring af Datoformat og ugens første dag i kalenderen... 2 Opsætning af Outlook... 3 Signatur... 6 Organiser mails i mapper... 6 Opret etiketter... 6 Opret filtre... 6 Videresend mail... 6 Umotiverede delestreger... 7 1
Eksport af kontaktpersoner fra one.com Log ind på din konto Klik på ikonet Adressebog Stil markøren på Adressebog for at få din egen adressebog eller få alt hvad du har haft kontakt med. Klik Værktøjer Eksporter Vælg CSV (Outlook-kompatibelt) Gem filen et passende sted. Eksport af kontaktpersoner fra Outlook Vælg Kontaktpersoner Klik Filer Importer og eksporter Vælg Eksporter til en fil og klik Næste Vælg Semikolonseparerede værdier (Windows) og klik Næste 2 gange Klik Gennemse, vælg hvor du vil gemme filen og navngiv den Eksport af kontaktpersoner fra Firebird eller andre Jeg gætter du ved det bedst selv Import af kontaktpersoner i Google Apps Log ind på www.google.com/a/oregard.dk Klik på oppe i venstre side og vælg Kontaktpersoner. Klik Importer kontaktpersoner Klik Browse og find frem til den eksporterede fil Klik Importer Ændring af Datoformat og ugens første dag i kalenderen Klik på knappen Indstillinger og vælg Indstillinger I feltet Datoformat vælger du 31/12/2012 I felter Uger starter på en: vælger du mandag 2
Opsætning af Outlook Hvis du foretrækker at læse dine mails i Outlook skal du følge denne vejledning. 1. Aktiver POP1 i din e-mail-konto. Glem ikke at klikke på Gem ændringer, når du er færdig. 2. Åbn Outlook. 3. Klik på menuen Funktioner, og vælg Kontoindstillinger... 4. Klik på Ny... på fanen E-mail. 5. Hvis du får vist meddelelsen Vælg e-mail-tjeneste, skal du vælge Microsoft Exchange, POP3, IMAP eller HTTP og derefter klikke på Næste. 6. Udfyld de nødvendige felter, så de omfatter følgende information: Dit navn: Indtast dit navn, sådan som det skal vises i feltet Fra: i udgående beskeder. E-mail-adresse: Indtast din fulde Gmail-adresse (brugernavn@oregard.dk) Adgangskode: Indtast adgangskoden til din e-mail. Konfigurer serverindstillingerne eller ekstra servertyper manuelt: Marker dette afkrydsningsfelt nu. Google Apps-brugere skal foretage den manuelle konfiguration på følgende måde. 7. Klik på Næste 3
8. VælgInternet-e-mail og klikke på Næste. 9. Kontroller dine Brugeroplysninger, og angiv følgende ekstra oplysninger: Serveroplysninger Kontotype: POP3 Server til indgående post: pop.gmail.com Server til udgående post (SMTP): smtp.gmail.com Logonoplysninger Brugernavn: Indtast dit Oregard-brugernavn (inklusive @oregard.dk). Adgangskode: Indtast adgangskoden til din e-mail. Kræv logon med godkendelse af sikker adgangskode (SPA): Marker ikke dette afkrydsningsfelt. 10. Klik på Flere indstillinger..., og klik derefter på fanen Server til udgående post. 11. Marker afkrydsningsfeltet ud for Serveren til udgående post (SMTP) kræver godkendelse, og vælg Brug samme indstillinger som på serveren til indgående post. 4
12. Klik på fanen Avanceret, og marker afkrydsningsfeltet ud for Denne server kræver en krypteret forbindelse(ssl) under Server til indgående post (POP3). Indtast 995 i feltet "Server til indgående post". 13. Indtast 587 i feltet Server til udgående post (SMTP), og vælg TLS i rullemenuen Brug følgende type krypteret forbindelse:. 14. Klik på OK. 15. Klik på Test kontoindstillinger... Klik på Luk, når du har fået beskeden Tillykke! Alle test er gennemført. 16. Klik på Næste, og klik derefter på Udfør. 5
Signatur Klik på tandhjulet og vælg indstillinger Et stykke nede på siden finder du punktet Signatur Udfyld som du behager Husk at klikke Gem Ændringer nederst på skærmen Hvis du vil have et billede med i signaturen skal det ligge på nettet. Du kan eventuelt vælge dette som ligger på adressen: http://www.oregard.dk/fileadmin/user_upload/dokumenter/maillogo.png Organiser mails i mapper Mails kan organiseres i mapper som du kender det fra diverse mailklienter, det hedder bare noget andet og fungerer på en lidt anderledes måde. Man sætter etiketter på de enkelte mails Opret etiketter Klik på tandhjulet og vælg indstillinger Vælg Etiketter Klik Opret en ny etiket Navngiv etiketten - Læg etiket under, kræver at du har lavet en som den nye skal være en undermappe til Klik Opret Den nye etiket kan nu ses i venstre side Opret filtre Klik på Filtre Klik Opret et nyt filter I den første dialogboks definerer du hvilke emails der skal have den nye etiket I den næste bestemmer du hvad der skal ske med dem: Sæt hak i Spring indbakken over Sæt hak i Anvend etiketten: og vælg så den nyoprettede etiket Sæt hak i Anvend også filter på hvis du allerede har modtaget mails der opfylder betingelserne Klik Opret filter Videresend mail Klik på tandhjulet og vælg indstillinger Klik Videresendelse og POP/IMAP Klik Tilføj en afsenderadresse 6
Skriv den mail du vil have Log ind på din anden mailkonto og klik på linket i den mail du modtager fra Google Vend tilbage til din oregard-mail og gå ind under Videresendelse og POP/IMAP Vælg Videresend i stedet for Deaktiver Umotiverede delestreger Undertiden sker det at et konverteret dokument indeholder orddelinger inde midt på linjen. Det skyldes at der var bløde delestreger i det oprindelige Word-dokument. De skal fjernes før konverteringen til Google. I Word klikkes Ctrl+H eller på knappen Erstat under Startside Klik Flere > > Klik Speciel og vælg Blød bindestreg (^- indsættes nu i feltet Søg efter:) Klik Erstat Alle 7