"~ ' :i' j, ' By- og Boligministeriet Departementet AFTALE OM REKONSTRUKTON OG VDEREF0RSEL AF DANSK CENTER FOR BY0KOLOG -', Mellem By- og Boligministeriet, Miljø-og Energiministeriet og Arhus kommune er der indgået følgende aftale om rekonstruktion og videreførsel af det nationale byøkologiske videns- og formidlingscenter i Arhus, Dansk Center for Byøkologi: 1 Baggrund og formål Dansk Center for Byøkologiblev etableret på grundlag af aftale af 1101996 mellem de tre parter (herefter også benævnt stiftere) Arhus kommune,miljø-og Energiministerietog By-og Boligministeriet,aktstykkenr40 14/111996samt beslutningi Arhus Byråd Etableringen skete med Finansudvalgets accept af, at den på finanslov 1996 opførte reserve på konto 23117950 på 25 mill kr herefter kunne ydes som tilskud på op til 25 mil! kr til etablering af et byøkologisk videncenter med beliggenhed i Arhus kommune Etableringsfasen var forudsat at finde sted over en 4-årig periode, idet man yderligere forudsatte, at centret herefter ville være selvfinansierende følge etableringsaftalen skulle staten og Arhus kommune bidrage ligeligt - staten i form af udmøntning af den statslige tilskudsbevilling og kommunen såvel i form af direkte drift- og anlægstilskud som i form af at stille ekspertise mv til rådighed Endvidere skulle Arhus kommune erhverve de gamle værkstedsbygninger bag Arhus Banegård fra DSB, hvorefter hovedparten af den statslige bevilling skulle ydes til Arhus kommune som tilskud til erhvervelse og renovering af disse bygninger, idet dette tilskud skulle sikres gennem et 20-årigt gældsbrev udstedt af Arhus kommune Udviklingen i den forløbne periode har imidlertid klart indikeret, at den oprindelige aftales forudsætninger af forskellige årsager ikke har kunnet opfyldes Bla har den oprindelige aftales forudsætning om, at Dansk Center for Byøkologi efter en 4-årig etableringsfase ville være økonomisk selvkørende, vist sig uholdbar og formentlig også på sigt urealistisk Stifterne er derfor enige om at gennemføre en rekonstruktion af Dansk Center for Byøkologi
7',,",,",-' '- -,' ' -,-' :',:,,",~:>, ',':\?:, ',,:/ l' / Der er ligeledes enighed mellem stifterne om, at der fortsat bør arbejdes for at levere en bred og målrettet byøkologiskindsats med det formål at få bæredygtige byøkologiske principper"sat på landkortet", 2 Rammer for rekonstruktion af Dansk Center for Byøkologi De ændrede forudsætninger betyder, at den oprindelige ide med erhvervelse og istandsættelse af permanente bygninger opgives, eftersom vurderingen af centret i det hidtidigeforløb peger på, at der ikke er baggrund for en offentligfinansieret byøkologiskkampagne af permanent karakter Der er herefter enighed mellem stifterne om, at statens bevillinganvendes tilydelse af drift-og projekttilskudtilcentret i en 5-årig periode, og at rekonstruktionen sker inden for nedenstående rammer: Dansk Center for Byøkoogibør som udgangspunkt løse sine overordnede byøkologiske kampagneopgaver inden for en periode på ca, 5 år Efter 5-års perioden nedlægges Dansk Center for Byøkologj's virksomhed, medmindre dette synes uhensigtsmæssigt En anden mulighed er, at Dansk Center for Byøkologi'svirksomhed eventuelt overdrages og videreføres af andre, Arhus kommune yder i den 5-årige periode Dansk Center for Byøkologi basisstøtte i form af indirekte tilskud,feks konsulentbistand, puljejob og konkrete opgaver Der indgås en midlertidigforretningsføreraftalemellem Dansk Center for Byøkologiog Arhus kommune Arhus kommune viderefører nuværende samarbejdskontrakt med Dansk Center for Byøkologiinden for området formidlingaf byøkologiske tiltag, By- og Boligministerietog Miljø-og Energiministerietindgår samarbejdskontrakter med Dansk Center for Byøkologi,eksempelvis inden for områderne byøkologiens udviklingog indarbejdelse i by- og, byggepolitikkensamt formidlingaf videnombyøkologientilbeslutningstagere i kommuner, hos bygherrer, hos byggeriets parter samt til offentligheden Dansk Center for Byøkologibistår ligeledes i perioden Foreningen Dansk Byøkologimed foreningens udvikling,'ligesomdet på nuværende tidspunkt forudsættes, at den oprindeligeaftale mellem stifterne om, at indtægterne fra foreningen tilfalderdansk Center for Byøkologi,opretholdes side 2 af 7
,- l/' ("'<cj/ {f' :/ r Dansk Center for Byøkologi's forudsatte flytning til permanente lokaler i ombyggede værkstedsbygninger på Centralværkstedsområdet i Arhus opgives, og Dansk Center for Byøkologi forbliver i lokalerne i Baumanns Bygning, idet Arhus kommune påtager sig denne lejemålsforpligtelse Såfremt dette ikke længe're er muligt, flyttes Dansk Center for Byøkologi til en anden placering i Arhus kommune Den statslige restbevilling, som pr ultimo august 1999 udgør et beløb på 21,S mil! kr, anvendes herefter dels til drifttilskud til Dansk Center for Byøkologi til dækning af udgifterne i forbindelse med de deciderede public service opgaver og dels til ydelse af projekttilskud til dækning af Dansk Center for Byøkologi's udgifter til arbejdet med de konkrete byøkologiske projekter, som der indgås samarbejdsaftaler om Endvidere forudsættes de konkrete omkostninger ved fratrædelse af Dansk Center for Byøkologi's direktør dækket af drifttilskuddet, ligesom udgifterne i forbindelse med bla midtvejsevalueringen af centret forudsættes dækket af bevillingen løbet af 2002 gennemføres en egentlig midtvejsevaluering af Dansk Center for Byøkologi's aktiviteter baseret på årsregnskaberne for perioden 1999-2001 Det ændrede grundlag forudsætter godkendelse fra såvel Finansudvalget som fra Arhus Byråd Der er ligeledes enighed mellem stifterne om nedenstående udmøntning af rammerne for rekonstruktionen, ogom at nærværende aftale fremover erstatter den oprindelige aftale af 1101996 3 Udmøntning af rammerne Dansk Center for Byøkologi's placering Det forudsættes, at centret fortsat - og over hele S-års perioden - er beliggendei Arhus Derimod opgives den oprindelige ide om erhvervelse og istandsættelse af 3 fredede bygninger på Centralværkstedsområdet Centret søges herefter fortsat placeret i det nuværende lejemål i Baumanns Bygning, idet Arhus kommunefortsat patager sig huslejeforpligtelsen for dette lejemål svarende til de 240 etagemeter, der fremgår af den oprindelige aftale af 1101996 Arhus kommune forpligter sig således til at søge lejemålet forlænget så vidt muligt til og med udgangen af 2004 Såfremt dette ikke er muligt, vil Arhus kommune finde en anden egnet placering i kommunen ~;J~, ~f; '7
'/ :':'":::~:-"':"';":<~j;/ ;/ 1 Personale Direktøren siden 1997 fratræder efter fælles forståelse som leder af Dansk Center for Byøkologi med udgangen af oktober 1999, idet direktøren står til rådighed for centrets bestyrelse til udgangen af december 1999 Udgifterne i forbindelse med aftrædelsesvilkårene afholdes af den statslige bevilling, jf nedenfor Den ledige stilling opslås snarest og med tiltrædelse snarest muligt Bestyrelsen udarbejder en stillingsbeskrivelse for funktionen, idet stillingsbeskrivelsen forelægges stifterne forud for opslag af stillingen, t Centret forudsættes at fortsætte med samme bemanding (1 direktør, 3 konsulenter, 1 sekretær) som forudsat i aftalen af 1101996 Eventuelle udvidelser skal godkendes af bestyrelsen efter en forhåndsdrøftelse med stifterne Fondsbestyrelse Stifterne finder, at tiden er moden til, at man i forbindelse med en rekonstruktion af centret ligeledes foretager en ændring i sammensætning af bestyrelsen Med henblik på at fremme udviklingen af Foreningen Dansk Byøkologi og med henblik på at optimere samarbejdet mellem Dansk Center for Byøkologi og foreningen er derfor foretaget en ændring af vedtægtsbestemmelserne om sammensætning og udpegning af bestyrelsen Bestyrelsen skal herefter bestå af 7 personer, der sammensættes således, at bestyrelsesformanden udpeges af deto ministerier i fællesskab, 1 medlem som næstformand udpeges af Arhus kommune, 1 medlem udpeges af Miljø- og Energiministeriet, 1 medlem udpeges af By- og Boligministeriet og de sidste 3 medlemmer udpeges af stifterne i fællesskab efter indstilling fra foreningsbestyrelsen Herudover udpeges suppleanter forjhvertaf medlemmerne med undtagelse af formanden Forslag til ændring af vedtægterne for Fonden Dansk Byøkologi fremgår af bilag 1 Forslaget er godkendt af den siddende fondsbestyrelse den xx101999, som samtidig har erklæret sig villige til at sidde til den 15111999 Evaluering 2002 løbet af 2002 gennemføres en evalueringaf centrets virksomhed i perioden 1999-2001 Der åbnes herved op for efter nogle år at tage ændrede beslutninger for Dansk Center for Byøkologi's fremtidige regi, ;-~A ~~'7
":'j//> " såfremt de pejlingsmærker, som evalueringen leder hen til for de enkelte underområder, tilsiger dette Evalueringen foretages af stifterne i samarbejde, idet By- og Boligministeriet som ressortinstans påtager sig styrings- og sekretariatsarbejdet i forbindelse med evalueringen Evaluering gennemføres på følgende tre områder: Arsregnskaber/resultatopgørelse for årene 1999, 2000 og 2001 Den byøkologiske kampagneindsats i relation til drifttilskud Udviklingen inden for indtægtsdækket virksomhed Delresultate(ne samles i en afrapportering til stiftere og bestyrelse med henblik på en drøftelse af centrets fremtidige grundlag og eventuelt placering Udgifter til evalueringen afholdes inden for den statslige bevilling Fordelingen mellem staten og Arhus kommune, Staten ved By- og Boligministeriet bidrager i den 5-årige periode med ydelse af drifttilskud samt ved køb af ydelser i form af projekttilskud Den statslige bevilling på konto 145202 påfinanslovfor 1999inkl videreførsel udgør pr ultimo august 199921,5 mill kr Under forudsætning af Finansudvalgets accept anvendes midlerne herefter dels til ydelse af drifttilskud til dækning af centrets udgifter i forbindelse med det nærmere definerede public service arbejde, og dels til ydelse af projekttilskud til dækning af centrets udgifter i forbindelse med konkrete udviklingsprojekter inden for det byøkologiske område Desuden afsættes en mindre del af bevillingen til dækning af By- og Boligministeriets udgifter i forbindelse med evalueringen i 2002 tilligemed By- og Boligministeriets udgifter i forbindelse med den løbende kontakt med centret Endelig dækkes de ekstraordinære udgifter i forbindelse med direktørens aftræden ved ydelse af et,ekstraordinærtdrifttilskud i år 2000 Som udgangspunktydes der ikke drifttilskudtil underskudsdækning, dog kan By- og Boligministeriet stille en likviditetsgaranti for novemberdecember 1999, såfremt rekonstruktionen godkendes i henholdsvis Finansudvalget og Arhus Byråd side 5 af 7
j"' / -;, Miljø- og Energiministeriet indgår i den 5-årige periode aftaler om køb af ydelser i Dansk Center for Byøkologi i forbindelse med de indgåede sam arbejdskontrakter Arhus kommune bidrager i den 5-årige periode med basisstøtte til Dansk Center for Byøkologi med det formål, at støtte Dansk Center for Byøkologi's vidensopbygning (bibliotek, database mv), at sikre Dansk Center for Byøkologi en konkret indtægt, og at være en aktiv medspiller og formidler af knowhow Basisstøtten ydes i form af indirekte tilskud/vederlagsfri ydelser Herved forstås, at kommunen ikke yder direkte drifttilskud til centret Basisstøtten har derimod karakter af løbende bistand til centret, som kan trække på kommunens ekspertise i forskellige sammenhænge, samt puljejobaftaler i det omfang, det viser sig nødvendigt og hensigtsmæssigt Dette indebærer, at Arhus kommune også fremover - det vil sige i hele 5-års perioden - vil være behjælpelig med konsulentbistand til centret Aftale om konsulentbistand til konkrete opgaver sker løbende og efter henvendelse fra Dansk Center for Byøkologi's direktion/bestyrelse til Arhus kommune Arhus kommune viderefører endvidere i samarbejde med centret arbejdet med at indrette biblioteks- og eventuelt skoletjeneste i centret Herudover vil Arhus kommune også fremover arbejde for at indgå konkrete samarbejdskontrakter med Dansk Center for Byøkologi vedrørende køb af konkrete ydelser i centret Arhus kommune påtager sig endvidere fortsat huslejeforpligtelsen for lejemålet i Baumanns Bygning, idet Arhus kommune forpligter sig til at søge lejemålet svarende til de 240 etagemeter forlænget så vidt muligt til og med udgangen af 2004 Såfremt dette ikke er muligt, vil Arhus kommune arbejde for at finde en anden egnet placering Endelig vil Arhus kommune yde ekstraordinær basisstøtte til centret i en overgangsperiode på ca 6 måneder med henblik på indgåelse af en forretningsføreraftale Kommunen vil overtage de konkrete opgaver, der er forbundet hermed, idet Arhus kommune - i det omfang det er hensigtsmæssigt og nødvendigt - vil bistå med opbygning af de nødvendige systemer til styring af centrets drift side 6 af 7
j/ \ Budgetter, tilsagn mv Centrets budgetforslag for hvert af årene 2000, 2001, 2002, 2003 og 2004 skal fortsat godkendes af By- og Boligministeriet og Arhus kommune forbindelse med udarbejdelse af budgetforslag indgår den egentlige ansøgning om drifttilskud for det enkelte år Som hovedregel vil By- og Boligministeriet herefter først meddele tilsagn om ydelse af drifttilskud i forbindelse med, at der skriftligt meddeles godkendelse af budgetforslaget for det pågældende finansår Ydelse af drifttilskud finder sted på de sædvanlige vilkår, der gælder herfor om regnskabsaflæggelse mv Ansøgning om projekttilskud kan finde sted både i forbindelse med udarbejdelse af budgetforslaget eller ad hoc i løbet af året, og tilsagn meddeles på de sædvanlige vilkår, der gælder herfor om dokumentation, regnskabsaflæggelse mv By- og Boligministeriet og Arhus kommune kan i øvrigt forlange enhver oplysning, som er nødvendig for at vurdere centrets økonomiske situation Principper og procedurer for budgetter, ansøgning tilskud, regnskab mv fremgår af bilag 2 om og ydelse af Aftalen er indgået med forbehold for godkendelse af Folketingets Finansudvalg og Arhus Byråd København, den 29 oktober 1999 k:j' By- og Boligministeriet 9zU /~/Z1/!ttM, Miljø- og Energiministeriet rv J ~~ Arhus kommune r ~-fd;:::j~ side 7 af 7