Undersøgelse af kommunernes entreprenørvirksomhed

KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab AUDIT Borups Allé 177 Postboks 250 2000 Frederiksberg Telefon 38 18 30 00 Telefax 72 29 30 30 www.kpmg.dk Undersøgelse af kommunernes entreprenørvirksomhed KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Medlem af KPMG International Cooperative ("KPMG International"), et schweizisk kooperativ, som alle KPMG-firmaer er medlem af. KPMG International yder ikke professionelle services m.v. til kunder. Hvert medlemsfirma er en selvstændig, uafhængig juridisk enhed. Fortegnelse over ejere kan indhentes hos KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab

Indhold 1 Indledning 2 1.1 Sammenfatning og konklusion 2 2 Gennemførelse af spørgeskemaanalyse 5 3 Resultatet af spørgeskemaundersøgelsen 8 3.1 Andel opgaver i eget regi 8 3.2 Anvendelse af kontrolbud 13 3.3 Følgeomkostninger i prisberegning 16 Bilag 1 Spørgeskema 22 Bilag 2 Brev til borgmestrene 34 Bilag 3 Love og regler i forhold til udlicitering og kontrolbud 36 1

1 Indledning Denne analyse af kommunernes entreprenøropgaver er blevet gennemført af KPMG på vegne af Danske Anlægsentreprenører og. I februar 2010 udsendte og Danske Anlægsentreprenører et brev til alle landets borgmestre med en invitation til kommunen om at deltage i undersøgelsen. Af dette brev fremgik det blandt andet, at "formålet med analysen er at skabe klarhed over, hvilke værktøjer herunder værktøjer beskrevet i bekendtgørelsen om afgivelse af kontrolbud, BEK nr. 607 af 24. juni 2008 (se bilag 3) kommunerne og deres virksomheder har til at sikre, at entreprenørydelserne leveres i den forudsatte kvalitet, i det forudsatte omfang og med det for kommunerne forudsatte økonomiske resultat". Analysen er baseret på oplysninger fra kommunerne, der er indsamlet ved hjælp af et elektronisk spørgeskema, som kommunerne har haft adgang til at besvare frem til den 25. maj 2010. Kommunerne er garanteret fuld anonymitet i forbindelse med undersøgelsen. Spørgsmålene til kommunerne fremgår af bilag 2. 1.1 Sammenfatning og konklusion Der er modtaget 29 besvarelser af det udsendte spørgeskema, svarende til en besvarelsesprocent på 30 pct. målt på antal. Besvarelsesprocenten er ikke tilstrækkelig til at give fuldt tilfredsstillende statistisk sikkerhed for, at undersøgelsens resultater tegner et præcist billede af entreprenørvirksomheden i landets kommuner. Undersøgelsen tegner et billede af entreprenørvirksomheden i de kommuner, der har besvaret spørgeskemaet, og derfor indgår i undersøgelsen. Vi vil i den forbindelse fremhæve, at svarprocenten er større for de store kommuner i undersøgelsen. Det betyder, at det volumen målt i indbyggere og budget, der er repræsenteret i analysen, er højere end svarprocenten indikerer, hvilket efter vores vurdering øger værdien af de afgivne svar, da vi antager, at der dermed er forholdsmæssigt flere udbud og opgaver bag de svar kommunerne afgiver. Undersøgelsen omfatter andelen af opgaver, som løses inden for vejområdet, fritidsfaciliteter og fritidsområdet fordelt på drifts- og anlægsopgaver. Andelen af opgaver, som løses i eget regi, varierer meget mellem drifts- og anlægsopgaverne. Således løser kommunerne selv mellem 58 pct. og 72 pct. af driftsopgaverne, hvorimod kommunerne i langt de fleste tilfælde selv løser under 25 pct. af anlægsopgaverne. Typisk har mindst 3 leverandører budt på de opgaver, som kommunerne har sendt i udbud i perioden 2008-2009. Det er stort set kun inden for fritidsfaciliteter og fritidsområdet, at enkelte kommuner har oplevet, at der ikke har været private leverandører, der har budt på opgaverne. Sammenfattende er kommunernes begrundelser for at sende en opgave i udbud et ønske om konkurrenceudsættelse, gældende udbudsregler og manglende mulighed for at løse opgaven selv. Kommunerne har ligeledes haft mulighed for at anføre de vigtigste begrundelser for ikke at sende en opgave i udbud. Sammenfattende er begrundelserne herfor, at man selv kan løse opgaven, mindre opgaver, ønske om selv at have en entreprenørgård bl.a. for at sikre et miks mellem kommunal og privat udførelse samt manglende konkurrence i lokalområdet. 2

Ud af de 29 kommuner, som har svaret, har 14 udarbejdet kontrolbud i forbindelse med et eller flere udbud. Når der gennemføres udbud får kommunerne ofte tilbud, der er billigere end deres eget kontrolbud, og kun i ganske få tilfælde har et kontrolbud har fået kommunen til at annullere en udbudsrunde. Ved sammenligning af kontrolbud og tilbud fra en privat virksomhed kan kommunen tage højde for de midlertidige følgeomkostninger, der er forbundet med ekstern udførelse. Dette gør hovedparten af de kommuner, der har anvendt kontrolbud. Kommunerne oplyser, at de har et dokumenteret grundlag for beregning af lønomkostninger og maskintimepriser, hvilket blandt andet hænger sammen med, at hovedparten af kommunerne har et registreringssystem, som generelt anvendes til opgavestyring i kommunen. Kommunerne oplyser, at de ikke modtager klager over deres udbudsrunder. Konklusion Det er på grundlag af undersøgelsen vores vurdering, at der i kommunerne politisk og ledelsesmæssigt er taget stilling til, hvordan man helt overordnet vil styre kommunens entreprenørvirksomhed. Der er herunder taget stilling til, hvilke opgaver kommunen selv vil løse, og hvilke opgaver der skal udbydes. Hvor kommunerne har besluttet selv at udføre opgaverne, har kommunerne generelt et mål om at drive entreprenørgårdene som effektive virksomheder i en Bestiller-Udfører-Model. Graden af udlicitering kan spænde fra ønske om fuld udlicitering af opgaveløsningen, løbende konkurrenceudsættelse af opgaver til ingen konkurrenceudsættelse. Baseret på de anførte begrundelser for henholdsvis at sende opgaver i udbud eller ikke sende opgaver i udbud er det vores vurdering, at når kommunerne sender opgaver i udbud, kan det være på grund af manglende kapacitet eller kompetencer, men det kan også være en politisk beslutning eller på grund af økonomiske forhold som konkurrence samt sammenligning af pris og kvalitet. Når kommunerne ikke sender opgaver i udbud, er de anførte begrundelser kun i beskedent omfang økonomiske, men derimod i højere grad begrundelser som ønske om at bevare egen entreprenørgård, at opgaverne er en af entreprenørgårdens kerneydelser eller at der er tale om en politisk beslutning. Kommunerne oplyser, at de generelt har økonomi- og ressourcestyringssystemer, som sikrer, at de har god indsigt i økonomien på de enkelte opgaver. Kommunerne har god mulighed for via udbud og kontrolbud at konkurrenceudsætte opgaveløsningen, hvis man har et ønske herom. For at få det rette billede af de økonomiske forhold ved konkurrenceudsættelse er det et krav at bekendtgørelsen og vejledning omkring kontrolbud efterleves både med hensyn til at få alle indirekte omkostninger med i kontrolbuddet samt at få tillagt midlertidige følgeomkostninger til eksterne leverandørers bud. Kommunerne udbyder væsentligst de opgaver, som kommunerne ikke betragter som kerneydelser for entreprenørgårdene, og som kommunerne ud fra en vurdering af ressourcer, kompetencer og økonomi ikke har et ønske om at udføre. Dette er muligvis årsagen til, at under halvdelen af kommunerne afgiver eget kontrolbud på udbudte opgaver, og i stort set alle tilfælde udliciteres opgaverne med en økonomisk gevinst for kommunen. De meget få kommuner, der selv beholder opgaverne efter en udbudsrunde har efter egen vurdering en tilfredsstillende praksis omkring afgivelse af eget bud. 3

Det kan på grundlag af undersøgelsen konkluderes, at der er nogen forskellighed i kommunernes håndtering af udbud og kontrolbud samt hos enkelte kommuner en uklarhed om regelgrundlaget (anvendelse af vejledningen om afgivelse af kontrolbud), som kan være problematisk i forhold til konkurrenceforvridning. København, den 16. august 2010 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Allan Pedersen 4

2 Gennemførelse af spørgeskemaanalyse Ved undersøgelsens afslutning er der i alt 29 kommuner, der har besvaret hele spørgeskemaet, mens 19 kommuner har foretaget mere eller mindre ufuldstændige besvarelser. Ufuldstændige besvarelser er fravalgt og indgår ikke i analysen. Undersøgelsens resultater er derfor alene baseret på svarene fra 29 kommuner, dvs. at den samlede besvarelsesprocent udgør 30 pct. Tabel 2.1. Antal besvarelser fordel på kommunens beliggenhed Total Procent Antal Region Hovedstaden 21% 6 Region Sjælland 7% 2 Region Syddanmark 28% 8 Region Midtjylland 31% 9 Region Nordjylland 14% 4 Total 100% 29 Tabel 2.1 viser den geografiske beliggenhed af de kommuner, der deltager i undersøgelsen. Der er flest kommuner fra henholdsvis Region Syddanmark og Region Midtjylland med i undersøgelsen, omkring 30 pct. fra hver af de to regioner. Dernæst kommer Region Hovedstaden med 21 pct., Region Nordjylland med 14 pct. og endelig Region Sjælland med 7 pct. af de deltagende kommuner. Tabel 2.2. Besvarelsesprocent fordelt på regioner Regioner Antal kommuner Deltagere i undersøgelsen alt Antal Procent Region Hovedstaden 29 6 21% Region Sjælland 17 2 12% Region Syddanmark 22 8 36% Region Midtjylland 19 9 47% Region Nordjylland 11 4 36% Total 98 29 30% Tabel 2.2 viser, hvorledes svarfordelingen har været blandt kommunerne i de enkelte regioner. Besvarelsesprocenten er størst for de kommuner, der ligger i Region Midtjylland, nemlig 47 pct. Dernæst kommer kommunerne i henholdsvis Region Syddanmark og Region Nordjylland, hver med en besvarelse på 36 pct., mens svarprocenten er 21 pct. for Region Hovedstadens kommuner. Der laveste besvarelsesprocent findes blandt kommunerne i Region Sjælland, nemlig 12 pct. 5

Tabel 2.3. Antal besvarelser fordel på kommunens størrelse Total Antal indbyggere pr. 1.1.2010 Procent Antal under 25.000 indbyggere 10% 3 25.000-50.000 indbyggere 34% 10 51.000-100.000 indbyggere 38% 11 over 100.000 indbyggere 17% 5 Total 100% 29 Tabel 2.3. viser den størrelsesmæssige fordeling af de kommuner, der deltager i undersøgelsen. Der er stort set det samme antal kommuner med 25-50.000 indbyggere som med 51-100.000 indbyggere, der deltager i undersøgelsen. Tilsammen udgør disse kommuner i alt 72 pct. af de deltagende kommuner. De store kommuner tegner sig for 17 pct., og de små kommuner, med under 25.000 indbyggere, udgør 10 pct. af kommunerne, der er med i undersøgelsen. Tabel 2.4. Besvarelsesprocent fordelt på kommunestørrelse Antal indbyggere pr. 1.1.2010 Antal kommuner Deltagere i undersøgelsen alt Antal Procent under 25.000 indbyggere 18 3 17% 25.000-50.000 indbyggere 45 10 22% 51.000-100.000 indbyggere 29 11 38% over 100.000 indbyggere 6 5 83% Total 98 29 30% Tabel 2.4. viser, hvor stor besvarelsesprocenten er, når den fordeles efter kommunernes størrelse. Besvarelsesprocenten er størst (83 pct.) blandt de største kommuner. Ellers ses det af tabellen, at besvarelsesprocenten bliver lavere jo mindre kommuner, der er tale om. En samlet besvarelsesprocent for alle landets kommuner tilsammen, på kun 30 pct., kan ikke betragtes som tilfredsstillende høj og giver derfor ikke den fornødne statistiske sikkerhed, der må kræves, for at undersøgelsens resultater kan bruges til at tegne et generelt billede af entreprenørvirksomheden i landets kommuner, og der vil derfor ikke kunne konkluderes om danske kommuners adfærd på området generelt. Undersøgelsen tegner naturligvis et billede af entreprenørvirksomheden i de kommuner, der har besvaret spørgeskemaet og derfor indgår i undersøgelsen. Vi vil i den forbindelse fremhæve, at svarprocenten er større for de store kommuner i undersøgelsen. Det betyder, at det volumen målt i indbyggere og budget, der er repræsenteret i analysen, er højere end svarprocenten indikerer, hvilket efter vores vurdering øger værdien af de afgivne svar, da vi antager, at der dermed er forholdsmæssigt flere udbud og opgaver bag de svar kommunerne afgiver. Det skal også bemærkes, at kommuner med over 50.000 indbygger indgår med en vægt på 55 pct. af de kommuner, der deltager i undersøgelsen, ligesom besvarelsesprocenten for disse 6

kommuner udgør 45 pct. i modsætning til besvarelsesprocenten for kommunerne med 50.000 indbyggere eller derunder, der kun udgør ca. 20 pct. 7

3 Resultatet af spørgeskemaundersøgelsen I dette afsnit gennemgår vi de modtagne besvarelser. Spørgeskemaet er vedlagt som bilag 1. 3.1 Andel opgaver i eget regi Tabel 3.1 Hvor stor en andel (målt i procent af de samlede udgifter) af Driftsopgaverne inden for nedenstående områder har kommunen selv udført i 2009? 120% 100% 3% 80% 17% 24% 34% over 90 pct. 76-90 pct. 51-75 pct. 25-50 pct. under 25 pct. 60% 40% 45% 17% 17% 0% 21% 17% 14% 20% 41% 10% 21% 17% 0% Kommunale veje (2.28) Fritidsfaciliteter (0.32) Fritidsområder (0.28) Figuren viser, hvor stor en andel af driftsopgaverne (målt i procent af de samlede driftsudgifter) kommunerne selv har udført i 2009 inden for henholdsvis vejområdet (2.28), fritidsfaciliteter (0.32) og fritidsområder (0.28). Procentangivelserne, der er vist på figurens søjler, angiver svarfordelingen mellem kommunerne, f.eks. er der 34 pct. af kommunerne der, i spørgeskemaundersøgelsen, har svaret, at de selv udfører over 90 pct. af driftsopgaverne på fritidsområdet. Resultatet af undersøgelsen er, at hovedparten af kommunerne selv udfører over halvdelen af driftsopgaverne inden for vejområdet (65 pct.), inden for fritidsfaciliteter (58 pct.) og inden for fritidsområdet (72 pct.). 8

Tabel 3.2. Hvor stor en andel (målt i procent af de samlede udgifter) af Anlægsopgaverne inden for nedenstående områder har kommunen selv udført i 2009? 120% 100% 7% 7% 14% 80% over 90 pct. 76-90 pct. 60% 51-75 pct. 25-50 pct. under 25 pct. 40% 90% 90% 76% 20% 0% Kommunale veje (2.28) Fritidsfaciliteter (0.32) Fritidsområder (0.28) Spørgsmålet i tabel 3.2. er for så vidt det samme som spørgsmålet i tabel 3.1., men denne gang vedrører spørgsmålet anlægsopgaverne og ikke driftsopgaverne. Undersøgelsens resultat viser, at langt de fleste af kommunerne selv udfører under 25 pct. af anlægsopgaverne inden for vejområdet (90 pct.), inden for fritidsfaciliteter (90 pct.) og inden for fritidsområdet (76 pct.). 9

Tabel 3.3. 120% Hvor mange opgaver har kommunen sendt i udbud inden for nedenstående områder i perioden 2008-09? 100% 17% 10% 80% 34% 7% 10% over 10 5-10 1-4 60% 31% 52% 45% 0 40% 20% 31% 24% 34% 0% 3% Kommunale veje (2.28) Fritidsfaciliteter (0.32) Fritidsområder (0.28) Undersøgelsen viser, at kommunerne i perioden 2008-09 har sendt over 10 opgaver i udbud inden for vejområdet (34 pct. af kommunerne), inden for fritidsfaciliteter (17 pct.) og inden for fritidsområdet (10 pct.). På den anden side er det kun 3 pct. af kommunerne der slet ikke har sendt opgaver i udbud inden for vejområdet i perioden 2008-09, mens der tilsvarende inden for fritidsfaciliteter og inden for fritidsområdet er henholdsvis 24 pct. og 34 pct., der ikke har sendt opgaver i udbud i denne periode. Det mest typiske er, at kommunerne i gennemsnit har sendt 1-4 opgaver i udbud over denne 2-årsperiode inden for hvert af de tre områder. 10

Tabel 3.4. Hvor mange private leverandører har gennemsnitligt budt på de opgaver, kommunen har sendt i udbud inden for nedenstående områder i perioden 2008-09? 120% 100% 21% 21% 80% 45% 5 eller derover 3-4 60% 48% 41% 1-2 0 40% 45% 7% 3% 20% 0% 7% 3% 24% 34% Kommunale veje (2.28) Fritidsfaciliteter (0.32) Fritidsområder (0.28) Resultatet af undersøgelsen viser, at der typisk har været 3-4 leverandører og i en hel del tilfælde flere, der har budt på de opgaver, som kommunerne har sendt i udbud i perioden 2008-09. Det er stort set kun inden for fritidsfaciliteter (24 pct.) og inden for fritidsområdet (34 pct.) at en ikke uvæsentlig andel af kommunerne har oplevet, at der ikke har været private leverandører, der har budt på opgaverne. Begrundelser for at sende en opgave i udbud Kommunerne har haft mulighed for at anføre de vigtigste begrundelser for at sende en opgave i udbud. Blandt de vigtigste begrundelser nævnes blandt andet: Manglende kompetencer i eget regi til at løse opgaven Manglende kapacitet Ønske om at konkurrenceudsætte på baggrund af en politisk beslutning om, at opgaver over 300.000 kr. skal konkurrenceudsættes Ønske om benchmarking mellem egen udførelse og privat udførelse af driftsopgaver på vej- og parkområdet Ønske om konkurrence og sammenligning på pris og kvalitet Ønske om at få leveret ydelsen til den rigtige pris Udbud af specialopgaver, som med fordel kan løses af eksterne entreprenører Mange specialmaskiner kræver investeringer 11

Når opgaven er speciel eller for omfattende for kommunens egen entreprenørafdeling Gældende udbudsregler. Begrundelser for ikke at sende en opgave i udbud Kommunerne har ligeledes haft mulighed for at anføre de vigtigste begrundelser for ikke at sende en opgave i udbud. Blandt de kommunernes vigtigste begrundelser er blandt andet: Har selv erfaringerne og kompetencerne til at løse opgaven Typisk opgaver under 300.000 kr., der ikke skal konkurrenceudsættes Akutopgaver, der skal løses hurtigt, hvorfor udbud ikke er hensigtsmæssigt Ønske om et miks mellem egne og fremmede opgaver af hensyn til fleksibilitet For at fastholde intern ekspertise til løsning af driftsopgaver på vej- og parkområdet Små opgaver håndteres via rammeaftaler med små håndværkere Når opgaven har en særlig karakter, der gør, at udbuddet af leverandører er begrænset og i visse tilfælde findes der kun én Manglende registrering og definition af driftsopgaver Ønske om at kunne bevare egen entreprenørgård og tillid til, at den kan løse opgaven bedst og billigst muligt Opgavernes beskaffenhed og størrelse kan være af en karakter, hvor omkostningerne ved udbud ikke står mål med gevinsten Det er en politisk beslutning at have sin egen afdeling, som derfor udfører en stor del af arbejdet Når der er tale om opgaver, som bedst løses og koordineres af egen entreprenørafdeling, og når opgaven er af entreprenørafdelingens kerneopgaver Manglende konkurrence i lokalområdet. 12

3.2 Anvendelse af kontrolbud Tabel 3.5. Hvor ofte har kommunen anvendt kontrolbud i forhold til de opgaver, der har været sendt i udbud i 2008-2009? Over 80 pct. af tilfældene 40-80 pct. af tilfældene 1-39 pct. af tilfældene 0 pct. af tilfældene 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Undersøgelsen viser, at over 50 pct. af kommunerne (15 ud af 29) ikke har anvendt kontrolbud i forhold til de opgaver, der er sendt i udbud i perioden 2008-09, og at 18 pct. af kommunerne har gjort det ved over 40 pct. af udbudsforretningerne. Uden for disse to yderpunkter er det mest typiske, at kommunerne har anvendt kontrolbud, fra få tilfælde op til 40 pct. af de gange kommunen har sendt en opgave i udbud. Analysen vil herefter basere sig på data, der vedrører de 14 kommuner, der har tilkendegivet, at de anvender kontrolbud. 13

Tabel 3.6. Anvender kommunen vejledningen om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud (vejledning nr. 32 af 24.06.08)? 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Altid Ofte Sjældent Aldrig Undersøgelsen viser, at blandt de kommuner, der har tilkendegivet at de bruger kontrolbud, er det hovedparten, der anvender vejledningen om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud (vejledning nr. 32 af 24. juni 2008). Det er dog værd at bemærke, at 4 kommuner tilkendegiver, at de kun sjældent eller aldrig bruger vejledningen. Begrundelser for at anvende kontrolbud Kommunerne peger blandt andet på følgende begrundelser for kommunens beslutning om at anvende kontrolbud for de opgaver, der sendes i udbud: Kontrolbuddet anvendes til prissammenligning for at opnå den laveste pris for den bedst mulige kvalitet Vurdering af mulighed for at udføre opgaven til en lavere pris For at få afprøvet, hvad der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud Forventning om, at kommunen har en konkurrencedygtig entreprenørgård For at kunne udnytte eventuel ledig kapacitet og for holde kommunen ajour med omkostningsniveauet Der findes en aftale med medarbejderne, om at de har mulighed for at afgive kontrolbud For at sikre at arbejdet udføres til den rigtige pris Kontrolbud opfattes som principielt ligestillet med almindelige tilbud og afgives på alle udbudte opgaver, selvom et kontrolbud efter tilbudsloven ikke er et tilbud i juridisk forstand. 14

Begrundelser for ikke at anvende kontrolbud På den anden side giver kommunerne blandt andet følgende begrundelser for kommunens beslutning om ikke at anvende kontrolbud: I forbindelse med implementering af ny styringsmodel har kommunen valgt, at Park & Vej ikke afgiver kontrolbud på kerneopgaver, men at der to gange årligt måles på borger/brugertilfredshed, økonomiske nøgletal, medarbejdertrivsel og faglig kvalitet i samarbejde med ekstern entreprenør Når det vurderes, at opgaven ikke kan løses af kommunen selv Politisk beslutning om ca. 20 pct. af driftsopgaverne udbydes til privat udførelse, og at kommunen ikke længere afgiver kontrolbud på de opgaver, der udbydes Hvis pris og kvalitet er acceptabelt i fremsendte tilbud Kommunen har ikke selv haft ressourcer til at løse de opgaver, der er sendt i udbud Når kommunen ikke selv ønsker at udføre arbejdet med egne medarbejdere Kommunen ikke selv har haft mulighed for at løse opgaven enten på grund af manglende ressourcer eller manglende kompetencer. Tabel 3.7. Hvor mange gange i 2008-2009 har tilbuddet fra eksterne leverandører været billigere end kommunens kontrolbud? over 5 gange 1-5 gange 0 gange 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Undersøgelsen viser, at 11 ud af de 14 kommuner har oplevet at få tilbud, der er billigere end kommunens kontrolbud, og at der blandt disse er 3 kommuner, som mere end 5 gange har oplevet, at eksterne leverandører var billigere. 15

Tabel 3.8. Hvor mange gange i 2008-2009 har kommunen på grundlag af et kontrolbud annulleret udbuddet og besluttet selv at varetage opgaven? Over 5 gange 1-5 gange 0 gange 0% 20% 40% 60% 80% 100% Undersøgelsen viser, at kun 3 af de 14 kommuner har oplevet at annullere et udbud, og at det hos disse kommuner kun er sket få gange i perioden. 3.3 Følgeomkostninger i prisberegning Tabel 3.9. Inddrager kommunen følgeomkostninger (jf. vejledning nr. 32 af 24.06.08, afsnit 6.2) i sammenligningen, når kontrolbuddet skal sammenlignes med de eksterne tilbud? 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Altid Ofte Sjældent Aldrig Ved sammenligning af kontrolbud og eksterne leverandørers tilbud kan der tages højde for de midlertidige følgeomkostninger, der er forbundet med ekstern opgaveudførelse, og som 16

derfor kan lægges til de eksterne leverandørers tilbud. Følgeomkostninger er ikke reguleret af bekendtgørelsen, men det følger af almindelig praksis at følgeomkostninger kan indgå. Resultatet af undersøgelsen viser, at hovedparten af de 14 kommuner altid inddrager følgeomkostninger i sammenligningen, når kontrolbuddet skal sammenlignes med de eksterne tilbud. To kommuner inddrager følgeomkostninger ofte, mens 4 kommuner anfører, at de kun sjældent eller aldrig inddrager følgeomkostninger. Som følgeomkostninger nævnes blandt andet: Personaleomkostninger, administration Husleje Ledelsesomkostninger Indirekte følgeomkostninger i Fællesforvaltning, fagforvaltning samt hos Entreprenøren Alle følgeomkostninger, fordi driftsorganisationen kører efter BUM-modellen, hvorfor den er 100 pct. adskilt fra den øvrige organisation Tabel 3.10. Hvilke indirekte omkostninger indgår typisk i kommunens beregning af kontrolbuddet? 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Lokaleudgifter Kontorudgifter Indirekte lønomkostninger It-udgifter Administrationsudgifter Ledelse Udviklingsomkostninger Forsikringer Beregnede tjenestemandspensioner Forrentning af driftskapital Forrentning af anlægskapital Afskrivning på anlægsaktiver Andet Resultatet af undersøgelsen viser, at indirekte følgeomkostninger håndteres i to grupper: Lokaler, kontorhold, administration, forsikringer er omkostninger, der kan aflæses direkte i afdelingens budget og antages derfor at være nemmere at inddrage. Denne gruppe af følgeomkostninger anvendes af hovedparten af kommunerne. Forrentning, afskrivninger og tjenestemandspensioner er kommunerne derimod mindre tilbøjelige til at bruge, når de inddrager følgeomkostninger. Det kan skyldes, at de for tilbuds- 17

giver er af mere teknisk karakter og kræver større regnskabsmæssig indsigt. Det kan være årsagen til, at disse følgeomkostninger kun anvendes af en mindre del af kommunerne. Tabel 3.11. Fordelingsnøgler. Hvad er de typiske fordelingsnøgler, som kommunen anvender ved fordeling af de indirekte omkostninger? 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Tidsforbrug Lønandele Bruttoudgifter Areal Andet Resultatet af undersøgelsen viser, at hovedparten af kommunerne anvender tidsforbrug, lønandele og bruttoudgifter som typiske fordelingsnøgler ved fordelingen af de indirekte omkostninger. Kun 2 kommuner anvender areal som fordelingsnøgle. Tabel 3.12. Hvilken rente har kommunen anvendt i 2009 til beregning af forrentning af drifts- og anlægskapitalen? 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Rentesats ifølge kommunens bankaftale Andet Resultatet af undersøgelsen viser, at 9 ud af 14 kommuner bruger den rentesats som kommunen har i sin bankaftale til beregning af drifts- og anlægskapitalen, mens 3 kommuner anfører, at de har anvendt en anden rentesats. Som eksempler på en anden rentesats har respondenterne nævnt 2,5 pct. eller diskontoen plus 2 pct. Kommunerne har oplyst, at de i 2009 har anvendt en rentesats varierende mellem 1 og 7 pct. til beregning af drifts- og anlægskapitalen. 18

Tabel 3.13. Har kommunen et dokumenteret grundlag vedrørende beregning af lønomkostningerne pr. mandskabstime? 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ja Nej Ved ikke Resultatet af undersøgelsen viser, at langt de fleste af kommunerne (12 ud af 14) har et dokumenteret grundlag vedrørende beregning af lønomkostningerne pr. mandskabstime. Ingen kommuner svarer nej på spørgsmålet, mens to svarer "ved ikke". Tabel 3.14. Har kommunen et dokumenteret grundlag for maskintimepriser, hvori der indgår afskrivning, forrentning og drifts- og vedligeholdelsesudgifter m.v.? 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ja Nej Ved ikke Resultatet af undersøgelsen viser, at 12 ud af 14 kommuner har et dokumenteret grundlag for maskinpristimer, hvori indgår afskrivning, forrentning og drifts- og vedligeholdelsesudgifter m.v., 2 kommuner svarer "ved ikke". Tabel 3.15. Har kommunen et registreringssystem, hvori forbrug af maskiner og arbejdstimer registreres? 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ja Nej Ved ikke 19

Undersøgelsen viser, at 13 ud af 14 kommuner har et registreringssystem, hvori forbrug af maskiner og arbejdstimer registreres. Ingen af kommunerne svarer, at de ikke har et sådant system, men en kommune svarer "ved ikke". Resultatet af undersøgelsen viser endvidere, at alle 14 kommuner registrerer forbrug af maskiner og arbejdstimer på opgaver for de primærkommunale områder, mens noget færre (9 ud af 14) gør det samme for opgaver på andre områder, som f.eks. 60 selskaber og kommunale aktieselskaber m.v. Tabel 3.16. Har der været klager vedrørende kommunens beregning og afgivelse af kontrolbud i 2008-2009? Ved ikke Nej Ja 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ingen af de kommuner, der deltager i undersøgelsen, har i perioden 2008-09 haft klager vedrørende kommunens beregning og afgivelse af kontrolbud. Det skal dog bemærkes, at 2 af kommunerne svarer "ved ikke" på spørgsmålet. Tabel 3.17. Foretager kommunen opfølgning på, om opgaven gennemføres til de priser, der er angivet i kontrolbuddet? 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ja Nej Ved ikke Resultatet af undersøgelsen viser, at 12 ud af 14 kommuner foretager opfølgning på, om opgaven gennemføres til de priser, der er angivet i kontrolbuddet, og de sidste to svarer "ved ikke". 20

Tabel 3.18. Foretager kommunen opfølgning på, om den leverede ydelse svarer til det, der er angivet i kontrolbuddet? 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Ja Nej Ved ikke Undersøgelsen viser, at 9 ud af 14 kommuner følger op på, om de leverede ydelser svarer til det, der er angivet i kontrolbuddet, mens fem af kommunerne svarer "ved ikke". Ved dette og det foregående spørgsmål fremgår det, at opfølgningen på kontrolbuddet primært gælder økonomien, mens den leverede ydelse ikke kontrolleres i samme omfang. 21

Bilag 1 Spørgeskema Undersøgelse af kommunens entreprenørvirksomhed og Danske Anlægsentreprenører har bedt KPMG om at gennemføre denne undersøgelse af kommunernes entreprenørvirksomhed. Baggrunden for og formålet med undersøgelsen er således nærmere beskrevet i Dansk Byggeris brev til landets borgmestre. På denne baggrund skal KPMG bede kommunen om at besvare dette spørgeskema. SVARFRISTEN ER FASTSAT TIL DEN 17. marts. 2010 Undersøgelsen omfatter primært spørgsmål om kommunens kontrolbud i forbindelse med opgaver, der sendes i udbud. Der er alene tale om opgaver inden for følgende områder, der ifølge den autoriserede kontoplan konteres under: - Fritidsområder (0.28) - Fritidsfaciliteter (0.32) - Kommunale veje (2.28) Eventuelle spørgsmål vedrørende udfyldelsen af spørgeskemaet kan rettes til Jørgen Overgaard på telefon 38 18 37 01eller e-mail jovergaard@kpmg.dk Vi takker på forhånd for kommunens deltagelse i undersøgelsen. Med venlig hilsen KPMG Kontaktoplysninger De første fire spørgsmål vedrører kontaktoplysninger for kommunen. Her vil vi bede dig om at anføre kommunens navn, navnet på den kontaktperson som vi kan henvende os til med henblik på eventuelle supplerende spørgsmål vedrørende kommunens besvarelse af spørgeskemaet samt telefonnummer og e-mailadresse. 1. Kommunens navn 22

2. Navn på kontaktperson 3. Kontaktpersonens telefonnummer 4. Kontaktpersonens e-mailadresse 5. Hvilken region ligger kommunen i? (Angiv kun ét svar) Region Hovedstaden Region Sjælland Region Syddanmark Region Midtjylland Region Nordjylland 6. Hvor mange indbyggere har kommunen pr. 1.1. 2010? (Angiv kun ét svar) under 25.000 indbyggere 25.000-50.000 indbyggere 51.000-100.000 indbyggere over 100.000 indbyggere 23

7. Hvor stor en andel (målt i procent af de samlede udgifter) af Driftsopgaverne inden for nedenstående områder har kommunen selv udført i 2009? (Angiv kun et svar pr. spørgsmål) under 25 pct. 25-50 pct. 51-75 pct. 76-90 pct. over 90 pct. Fritidsområder (0.28) Fritidsfaciliteter (0.32) Kommunale veje (2.28) 8. Hvor stor en andel (målt i procent af de samlede udgifter) af Anlægsopgaverne inden for nedenstående områder har kommunen selv udført i 2009? (Angiv kun et svar pr. spørgsmål) under 25 pct. 25-50 pct. 51-75 pct. 76-90 pct. over 90 pct. Fritidsområder (0.28) Fritidsfaciliteter (0.32) Kommunale veje (2.28) 9. Anfør kommunens samlede nettodriftsudgifter ifølge regnskab 2008 under Fælles formål på hovedkonto 2 (dvs. 2.22.01-2.22.05) (Beløbet angives i 1.000 kr.) 24