FSISU rådhusets område

of 9 Referat FSISU rådhusets område Ekstraordinært møde Dato Tid Sted 29. august 2005 11:00 Mødelokale 2 NB. Fraværende Til stede Bente Olesen og suppleant med afbud. Mark Vestby med afbud. Indholdsfortegnelse 1. Arbejdspladsvurdering Åben sag 2. Information til fremmede håndværkere Åben sag 3. Sygestatistik for 1. halvår 2005 Åben sag file://p:\sæby\saeby-fsisuraadhuset-2005.08.29.htm

of 9 4. Opgaveflytning på skatte- og inddrivelsesområdet med virkning fra 1. november 2005 Åben sag 5. Evt. Åben sag

of 9 1. Arbejdspladsvurdering Åben sag I august 1997 blev der lavet arbejdspladsvurdering (APV) på rådhuset. APV en resulterede i en handlingsplan. Sagsnr: 87.00.00P05 Sbh: BKT/lw Besl.komp: 04-0721 I august 1999 blev der lavet en opfølgning på handlingsplanen. I maj 2000 lavede Arbejdstilsynet Tilpasset Tilsyn. Det resulterede bl.a. i udskiftning af skriveborde på hele rådhuset samt en særskilt indeklimaundersøgelse i 2001. Der er på den baggrund løbende foretaget mange forbedringer af arbejdspladserne på rådhuset, men også mange omrokeringer rundt på rådhuset samt ud og ind af rådhuset. APV skal revideres hvert 3. år. Det betyder, at rådhusets APV skal revideres i 2004. Borgmesterkontoret indstiller, at Fælles sikkerheds- og samarbejdsudvalget for rådhusets område beslutter forløbet i APV en. Fælles sikkerheds- og samarbejdsudvalget for rådhusets område den 11. december 2003 Fraværende: Niels Bresemann Jensen og Jørgens Skovsgaard med afbud. Sikkerhedslederen udarbejder oplæg til næste møde. Sikkerhedslederen fremsender udkast til information til medarbejderne samt APV.skema til drøftelse/godkendelse i udvalget. FSISU rådhusets område den 11. marts 2004 Fraværende: Jørgen Skovgaard og Jan Skakkebæk med afbud - i stedet mødte Gitte Riise. Godkendt. Sendes ud efter sommerferien. Der er efterfølgende kommet en ændring til bekendtgørelsen om virksomhedens sikkerheds- og sundhedsarbejde (nr. 557 af 17. juni 2004), der betyder at sygefraværet skal inddrages i APV en med henblik på at forebygge arbejdsrelateret sygefravær. Ændringen træder i kraft pr. 1. januar 2005. På baggrund af bekendtgørelsen bør APV en for rådhuset rettes til så undersøgelsen lever op til bekendtgørelsens krav. Sikkerhedslederen fremsender revideret udkast til information til medarbejderne samt APV-skema til drøftelse/godkendelse i udvalget.

of 9 FSISU rådhusets område den 2. september 2004 Fraværende: Elsemarie Lauvring med afbud. Godkendt under forudsætning af, at skemaet opfylder kravene mht. spørgsmål om sygefravær. Der er uddelt 136 skemaer til personale ved rådhuset, Drifts- og Forsyningsafdelingen og Virksomheden Thorshøj (administrativt personale). Der er kommet 115 retur. Resultatet af undersøgelsen vil foreligge til næste møde. FSISU rådhusets område den 25. november 2004 Fraværende: Carsten Sand Nielsen og Anette F. Larsen med afbud Taget til efterretning. FSISU rådhusets område den 16. februar 2005 Fraværende: Carsten Sand Nielsen Resultatet foreligger snarest. Sendes ud til FSISU-medlemmer og behandles på næste møde. FSISU rådhusets område den 25. maj 2005 Fraværende: Anette F. Larsen. Jørgen Skovsgaard - i stedet møder Jette Dahlmoes. Elsemarie Lauvring og Benthe Olesen deltog ikke i punktets behandling. Hver afdeling sørger for, at flest mulige problemer løses her og nu. Tilbageværende problemer behandles på næste møde. Hver afdeling har meldt tilbage med løsningsforslag og gjort opmærksom på områder, der ikke kan løses lokalt. Chefgruppen har behandlet disse forhold og forslag til løsninger er indarbejdet i handleplanerne for hver afdeling. Derudover skal FSISU for rådhusets område forholde sig til det aktuelle sygefravær i forhold arbejdsmiljøet udarbejde information til fremmede håndværkere for at sikre, at fremmede håndværkere overholder arbejdsmiljøloven når de udfører opgaver for Sæby Kommune APV-handleplaner for de enkelte afdelinger og handleplan for tværgående løsninger i forbindelse med APV sendes til behandling og godkendelse i udvalget. Bilag Fordeling 1. Udkast til information til medarbejderne Arbejdspladsvurdering på Sæby Rådhus og Drifts- 110304 og Forsyningsafdelingen, Ålborgvej 93 2. Udkast til skema Arbejdspladsvurdering 2004 110304 3. Revideret udkast til information til medarbejderne Arbejdspladsvurdering på Sæby Rådhus og Drifts- 020904 og Forsyningsafdelingen, Ålborgvej 93 4. Revideret udkast til skema Arbejdspladsvurdering 2004 020904

of 9 5. Arbejdspladsvurdering 2004/2005 oversigt over antal besvarelser, dateret 17. maj 2005 6. Arbejdspladsvurdering 2004/2005 kommentarerne i hovedtræk, dateret 17. maj 2005 7. Arbejdspladsvurdering 2004/2005 handleplan, dateret 17. maj 2005 8. APV-handleplaner for rådhusets område, dateret 23. august 2005 9. Forslag til Information til fremmede virksomheder, dateret 24. august 2005 10. Handleplan fra de enkelte afdelinger, dateret 23. august 2005 11. handleplan for tværgående løsninger, dateret 25. august 2005 250505 250505 250505 Elektroniske bilag: Arbejdspladsvurdering - tværgående handleplan.doc Borgmesterkontoret.doc Børne- og Kulturforvaltningen.doc CF Betalingskontoret.doc CF It-Afdelingen.doc CF Løn- og personalekontoret.doc CF Maskinstue - rengøring - kantine.doc CF Økonomisk Afdeling.doc SF Sikringsydelser.doc SF Virksomheden Thorshøj.doc SF Ældre, Handicap, Sekretariat.doc TF Borger- og Erhvervsservice.doc TF Drifts- og forsyningsafdelingen.doc TF Sekretariat og Kortkontor.doc - FSISU rådhusets område den 29. august 2005 Handleplanerne er godkendt med enkelte tilføjelser. Opfølgning på handleplanerne sker kvartalsvis på møder i efter behov. - Information til fremmede håndværkere: se pkt. 33 - Sygefravær og APV: se pkt. 34 2. Information til fremmede håndværkere Åben sag

of 9 I henhold til arbejdsmiljøloven skal virksomheden sikre sig, at fremmede håndværkere og andre, der udfører arbejde på virksomheden overholder arbejdsmiljølovgivningen. Sagsnr: Besl.komp: Forslag til information til fremmede håndværkere og andre, der udfører arbejde på Sæby Rådhus, herunder Virksomheden Thorshøj sendes til godkendelse i. Bilag 1. Information til fremmede håndværkere og andre, der udfører arbejde på Sæby Rådhus Fordeling Elektroniske bilag: Information til til fremmede håndværkere.doc - FSISU rådhusets område den 29. august 2005 Det sikres, at Drifts- og Forsyningsafdelingen hører under én for Aalborgvej 93. Forslaget er godkendt. 3. Sygestatistik for 1. halvår 2005 Åben sag Der er udarbejdet sygestatistik for 1. halvår 2005. Da der ikke er lavet statistik for 2. halvår 2004, er sammenligningsgrundlaget 1. halvår 2004. Sagsnr: 81.28P05 Sbh: BKT/lw Besl.komp: 05-0521 Sygefraværet for 2. halvår 2004 er samlet 5,4 % med en refusion for 21.226 timer. Rådhusets område FSISU skal i forbindelse med APV vurdere, om der er sygefravær, som kan skyldes arbejdsmiljøet. Sygefraværet i 1. halvår 2005 er steget til 4,2 % for rådhusets personale mod 3,7 % i 1. halvår 2004. Antallet af refusionstimer er samtidigt steget med 341 timer. I forbindelse med APV-undersøgelsen er der 5 medarbejdere, som nævner arbejdsrelateret sygefravær med følgende kommentarer: Smerter i skulderled, ofte hovedpine sidst på dagen/ofte ondt i hoved, nakke og arme (medfører dog ikke sygefravær/flekser i stedet) 2 nævner muskelinfiltrationer (1 afhjulpet af fysioterapeut og ny indretning af arbejdsplads 1 afhjulpet af BST) For mange arbejdsopgaver stress Der er taget initiativ i APV-handleplanen med henblik på forebyggelse.

of 9 Sendes til drøftelse i udvalget. Bilag Fordeling 1. Sygestatistik for 1. halvår 2005 Elektroniske bilag: 2005 Januar - juni.xls - FSISU rådhusets område den 29. august 2005 Bemærkninger i APV-skemaerne vedrørende arbejdsrelateret sygefravær blev drøftet. Der er taget hånd om problemstillingerne, jf. APV-handleplanerne. Det stigende sygefravær skyldes langstidssygefravær. Udvalget opfordrer til at være ekstra opmærksom på øget arbejdspres og usikkerhed som følge af kommunesammenlægningen. 4. Opgaveflytning på skatte- og inddrivelsesområdet med virkning fra 1. november 2005 I forbindelse med opgaveflytningen til den nye statslige told- og skatteforvaltning vil medarbejdere beskæftiget indenfor områderne skulle overføres til staten pr. 1. november 2005. Åben sag Sagsnr: 00.01.00A09 Sbh: CF/era Besl.komp: 05-0018 Punktet er tidligere behandlet på Økonomiudvalgets møde den 11. januar 2005, hvor fusionsdatoen på dette tidspunkt var fastlagt til den 1. juli 2005. Denne dato er senere på grund af folketingsvalg mv. blevet flyttet til 1. november 2005. Det endelige beslutningsnotat er behandlet på økonomiudvalgsmødet den 7. juni 2005. Centralforvaltningen har afholdt orienteringsmøde med skatte- og inkassomedarbejderne den 12. januar 2005 og med inkassomedarbejderne igen den 19. maj 2005. Møde vedrørende endeligt oplæg er afholdt med begge afdelinger den 25. maj 2005. Ud over medarbejderne i de to afdelinger har tillids- og sikkerhedsrepræsentanterne deltaget i møderne. Orienteringsmøderne har omfattet medarbejdere fysisk placeret i Sæby Kommune. For medarbejdere ansat i Sæby Kommune, men fysisk placeret i Skattesamarbejdet i Frederikshavn, er der ligeledes afholdt orienteringsmøder i Frederikshavn. Overdragelse af medarbejdere og aktiver er forhandlet med fusionsorganisationen den 29. juni 2005 kl. 14.30 på Sæby Rådhus. Fra fusionsorganisationen deltog Steen Hjelm Christensen og Annemarie Laursen begge bemyndiget af Skatteministeriet, og fra Sæby Kommune deltog Borgermester Folmer Hansen, Erik Rank Andersen og Carsten Sand Nielsen. Aftalen indebærer overførsel af 17 medarbejdere (16,41 årsværk). Heraf overføres 15 medarbejdere på skatteområdet (14,52 årsværk), og 2 medarbejdere på inddrivelsesområdet (1,89 årsværk).

of 9 I henhold til skatteforvaltningsloven 73 stk. 6 og lov om opkrævning og inddrivelse af visse fordringer 13 stk. 6 er det den afgivende myndighed, dvs. kommunerne og ligningscentrene, der så hurtigt som muligt efter at der er indgået aftale om overførsel af den ansatte skal give den ansatte skriftlig besked om aftalens indgåelse og arbejdsgiverskiftet. Alle medarbejdere omfattet af overførslen er varslet ved skrivelse fra Sæby Kommune den 11. juli 2005. For at imødegå reglerne om partshøring og eventuelle ønsker om arbejdssted afsendes i begyndelsen af september 2005 to breve til de berørte medarbejdere. Et brev om arbejdsgiverskiftet fra kommunen, og et brev fra Fusionsorganisationen vedr. fysisk placering og opgaver. Der er indgået aftale med KL om, at kommunerne udsender brevene samlet i en kuvert. Aftale om overdragelse af medarbejdere og aktiver beror på sagen. Centralforvaltningen, Betalingskontoret sender sagen til orientering. - FSISU rådhusets område den 29. august 2005 Taget til efterretning. 5. Evt. Åben sag Sagsnr: Besl.komp: - FSISU rådhusets område den 29. august 2005 Udvalget opfordrer de enkelte forvaltninger/afdelinger til at holde informationsmøder for medarbejdere om status på kommunesammenlægningen.

of 9 Mødet hævet, oplæst kl. 11:45 Til stede: Underskrifter: