REKRUTTERING OG FASTHOLDELSE AF FRIVILLIGE Erfaringshåndbog Kultur- og Fritidsforvaltningen Københavns Kommune 2011
Nærværende håndbog indeholder en række konkrete forslag til rekruttering og fastholdelse af frivillige. Håndbogen er relevant for såvel idrætsforeninger og kulturelle foreninger som for sociale foreninger. Håndbogen er udarbejdet af Kultur- og Fritidsforvaltningen på baggrund af ti års erfaringer med integrations- og projektarbejde i kultur- og fritidslivet. HVORFOR FRIVILLIGE? At arbejde med frivillige er både en stor fornøjelse og en stor udfordring. En fornøjelse, fordi de frivillige har energi og engagement, der gør, at arbejdet i foreningerne bliver sjovt og meningsfyldt. En udfordring, fordi de frivillige er en variabel størrelse, der konstant forandrer sig og som hele tiden skal holdes til ilden. Ellers finder de andre veje, der kan opfylde deres ønsker og behov. Uden engagerede frivillige er det stort set umuligt for foreninger at udføre deres aktiviteter uanset om de har et socialt, idrætsmæssigt eller kulturelt indhold. Alle erfaringer viser, at især i forhold til fastholdelsen af børn og unge i foreningen spiller de frivillige en afgørende rolle. Stabile frivillige trænere og ledere, der formår at skabe gode, vedvarende relationer til børn og unge betyder, at børnene og de unge i langt højere grad fortsætter i foreningen. BEVIDST STRATEGI Jo mere bevidst en forening er omkring sin strategi for det frivillige arbejde, jo mere præcist kan den rekruttere og fastholde de frivillige. Man kan vende det på hovedet og sige, at jo større tilfældighed jo større risiko for forkert frivilligpleje. Derfor bør enhver forening gøre sig nogle bevidste og systematiserede overvejelser om, hvordan man ønsker at rekruttere, fastholde samt udvikle sine frivillige og ikke mindst, hvilke typer frivillige foreningen ønsker. Det kræver holdninger at formulere en strategi for det frivillige arbejde. Holdninger til hvordan man arbejder ordentligt sammen, til hvad de frivillige skal gøre, samt hvornår og hvordan. Og til hvordan foreningen understøtter det frivillige arbejde. TYPER AF FRIVILLIGE Som forening kan man have brug for flere forskellige typer frivillige nogle der tager sig af træningen, andre der laver det sociale arbejde, en der er god til kommunikation, nogle der kan lide at organisere og administrere osv. Det kan være en fordel at formulere flere forskellige frivilligprofiler, så man sikrer sig en bred skare af frivillige at trække på. Forskellige frivilligprofiler og -opgaver tiltrækker desuden forskellige mennesker (køn, alder, etnicitet, uddannelsesbaggrund mv.), som kan gøre foreningen mere mangfoldig. Så inden I går i gang med at rekruttere frivillige, skal I overveje og formulere, hvilke typer frivillige I har brug for, og hvilke opgaver de kan løse. 2
REKRUTTERING AF FRIVILLIGE HVOR OG HVEM? - Første step i god frivilligpleje Det mest essentielle spørgsmål i rekrutteringen af frivillige er, hvordan man bedst muligt får kontakt til potentielle frivillige. Et spørgsmål der ikke kun er ét svar på, idet flere forskellige metoder kan have en positiv effekt. Dog kan man sige, at de metoder, der generelt virker bedst, er dem, hvor rekrutteringen sker via netværk, personlig kontakt til potentielle frivillige eller direkte headhunting. Det er vigtigt at definere sin målgruppe. Når målgruppen er defineret, er næste skridt at finde frem til, hvor målgruppen har sit daglige liv. Mange foreninger rekrutterer studerende som frivillige, hvilket ofte er en nem målgruppe at få fat i. Til gengæld kan de ofte være mindre stabile end andre grupper, f.eks. forældre til børn i foreningen, efterlønnere mv. Foreninger kan også have stor gavn af frivillige, som f.eks. er arbejdsløse, og som bruger det frivillige arbejde til at udvikle deres kompetencer, eller af nytilkomne indvandrere/flygtninge, som kan få point til deres opholdstilladelse ved at udføre frivilligt arbejde. WHAT S IN IT FOR ME? I forberedelse af sin rekrutteringsstrategi bør man sætte sig ind i, hvordan målgruppen af frivillige tænker. Hvorfor vil han/hun engagere sig? Er det pga. sagen, læring, værdier, identitet, karriere, kammeratskab, indflydelse etc.? For at vække de frivilliges interesse, skal de nemlig kunne se en mening med det frivillige arbejde. Inden I skal ud og rekruttere er det vigtigt at forberede jer på, hvad de frivillige vægter i deres arbejde. Her kan I evt. lave en rundspørge blandt de aktive frivillige i jeres forening. Det er nemlig disse gode grunde, I skal ud og sælge det frivillige arbejde på. Eksempler på gode grunde til at blive frivillig Socialt samvær med andre Nyt personligt og fagligt netværk Mening med dagligdagen Tilfredsstillelse ved at hjælpe/ gøre en forskel Personlig udvikling Erfaring til CV et Nye evner og kompetencer 3 TIP! Den gode historie At fortælle en historie fra det virkelige liv i netop jeres forening er med til at sætte billeder på, hvad det frivillige arbejde er for en størrelse. Så bliver det knapt så abstrakt for nye frivillige at forholde sig til jeres verden.
METODER TIL REKRUTTERING DET PERSONLIGE MØDE - Forskellige ideer til hvor og hvordan I finder de rigtige frivillige Den bedste måde at få de potentielle frivilliges opmærksomhed på er via det personlige møde. Ved det personlige møde føler folk sig ofte beæret over at blive spurgt, om de vil være frivillige, og det er lettere at målrette det kommende frivilligjob specifikt til dem, fordi I har en dialog med dem fra start. Undersøg derfor om I har unge/voksne medlemmer eller forældre i foreningen, som I kan prikke til. Den personlige face-to-face kontakt fungerer ofte langt bedre end et brev eller en nyhed på hjemmesiden, om at I søger frivillige. En anden mulighed er at bede eksisterende frivillige om at fortælle deres venner/bekendte om muligheden og glæderne ved at være frivillig i netop jeres forening. Giv evt. de eksisterende frivillige en præmie hvis de skaffer endnu en frivillig. OPLÆG En god rekrutteringsmetode er at holde oplæg om muligheden for at være frivillig på steder, hvor målgruppen befinder sig. Det kan f.eks. være til en forelæsning, pauser eller et fælles informationsmøde på uddannelsesstedet. Et oplæg kan blandt andet indeholde en kort beskrivelse af stedet/aktiviteten, man rekrutterer til, hvilke arbejdsopgaver man kan udfylde som frivillig, hvad man kan få ud af at være frivillig, hvor meget tid og energi det kræver osv. Ved et oplæg får interesserede frivillige en direkte og mere personlig indsigt i, hvad det vil sige at være frivillig. Ved oplæg kan det anbefales: At alliere sig med en medarbejder på det sted, hvor oplægget skal holdes. Derved er der større chance for, at der møder interesserede op. At være til stede efter oplægget evt. i en pause efter en fællestime, i cafeen i medborgerhuset eller andet idet potentielle frivillige ofte har brug for at få en mere uddybende snak efter oplægget. At arrangere et introduktionsmøde i foreningen, hvor alle interesserede kan dukke op. 4 TIP! Tag en seddel med, hvor interesserede kan skrive navn og tlf.nr., så kan I let kontakte dem efterfølgende.
OPSLAG Det er som udgangspunkt en god ide at hænge korte og præcise opslag op, der hvor de potentielle frivillige befinder sig. Det kan være på uddannelsesinstitutioner, på biblioteker, i kultur- og medborgerhuse, idrætshaller og lign. Se eksempel på et opslag bagest i erfaringshåndbogen. Opslag bør: Være korte, konkrete og præcise, så det er nemt at gennemskue hvilke opgaver, der søges frivillige til, hvem man kan kontakte for at høre nærmere, hvilken organisation, forening eller projekt, der søger frivillige mm. TIP! Udvalgte uddannelsesinstitutioner RUC Københavns Universitet Den Sociale Højskole Suhrs Seminarium Danmarks Pædagogiske Universitet Prioritere de vigtigste informationer først med fængende overskrifter og fokusere på læserens behov skriv ikke hvorfor I mangler frivillige, men hvorfor folk skal blive frivillige. Have slipper, som kan rives af med et telefonnummer på en kontaktperson, som interesserede frivillige kan henvende sig til, og som er til at komme i kontakt med. Målrette teksten til målgruppen. Hvis man for eksempel hænger opslag op på samfundsvidenskabelige og humanistiske uddannelsesinstitutioner, kan man vælge at vægte det sociale arbejde. Er det derimod på Institut for Idræt, der hænges opslag op, er det godt at vægte det idrætslige aspekt i frivilligopgaverne. FRIVILLIGPORTALER PÅ NETTET Ud over nævnte metoder er det også muligt at benytte sig af frivilligportaler på internettet. Her kan foreninger gratis tilmelde sig og lægge sine opslag om frivillige op. Derudover kan man på mange af centralerne selv søge efter frivillige. Husk at opdatere data om foreningen løbende på frivilligportalerne. Det er desuden vigtigt at følge op hurtigst muligt, når interesserede frivillige henvender sig. Rundt om i landet findes også en del frivilligcentre, hvor ansatte kan hjælpe med rekruttering af frivillige. Mange frivilligcentre har både hjemmeside med en frivilligportal og kontorer, hvor man kan lægge sit materiale. Sidst i erfaringshåndbogen er en oversigt over frivilligportaler og frivilligcentre i Danmark. 5
GOD MODTAGELSE AF FRIVILLIGE Hvad skal man være opmærksom på i det første møde? Både når man hænger opslag op og/eller holder oplæg med det formål at rekruttere frivillige, er det vigtigt at tage godt imod efterfølgende henvendelser fra interesserede frivillige. Den første kontakt med foreningen er alfa omega. Nye frivillig forventer ofte en god introduktion til foreningen, dens værdier og aktiviteter. Hvis de nye frivillige får en følelse af, at der er styr på organisationen, og at der er konkrete opgaver, de kan løfte her og nu, er der større chance for, at de bliver. Det er vigtigt, at der er overensstemmelse mellem det billede foreningen præsenterer af sig selv i rekrutteringen og den praksis og hverdag, som den frivillige møder. Er der for stor afstand mellem de to, mister man hurtigt de frivillige igen. Ideer til tiltag der sikrer en god modtagelse af nye frivillige Vær parat og planlæg en personlig modtagelse. Sørg for at have én i foreningen, som har til opgave at tage imod nye frivillige. Hold et møde med interesserede frivillige kort efter de har rettet henvendelse. Ved mødet kan f.eks. oplyses om aktiviteten, arbejdsopgaverne, formålet med indsatsen, forventninger til hinanden o. lign. Forventningsafstemning er vigtig! Sørg altid for at lave en ny aftale efter det første møde. Læg ikke skjul på, at man som frivillig får noget igen f.eks. point til videregående uddannelser, erfaringer på CV et, mulighed for kompetenceudvikling samt et stort netværk til brug ved for eksempel jobsøgning. Sørg for at der er arbejdsopgaver at udføre for nye frivillige. Det skal være klart for de frivillige, hvad deres funktion er, og hvad der forventes af dem. Vær ikke bange for at stille krav til de frivillige, idet det oftest kan opleves positivt, da det signalerer seriøsitet samt interesse for deres indsats. Lav en frivillighåndbog i foreningen med praktisk information, som uddeles til de frivillige fra start. Se eksempel på indhold bagest i erfaringshåndbogen. Etabler en føl-ordning, hvor nye frivillige i en periode følges med en erfaren frivillig fra foreningen. Dels kan den nye frivillige lære, hvordan man begår sig i foreningen, dels får han/hun en tættere tilknytning til én fra foreningen fra start. 6
FASTHOLDELSE AF FRIVILLIGE En central del af frivilligplejen De frivillige er det bærende element i alle foreninger. Derfor skal de plejes! En af de største udfordringer i arbejdet med frivillige er at fastholde dem. Følgende punkter giver bud på, hvilke områder man som forening kan arbejde med for at sikre et godt udgangspunkt for at fastholde de frivillige. Ledelse. Tænk over at I som forening fungerer som leder for de frivillige. Dvs. at I skal påtage jer ansvaret for deres trivsel og evt. afholde noget, der ligner MUSsamtaler osv. Konkrete opgaver. Giv de frivillige en klar definition af opgavernes karakter. Hvad er målet med opgaverne? Hvem hjælper vi? Giv gerne flere områder at vælge imellem. Tænk på at de frivilliges ønsker til opgaver kan forandre sig år efter år, og det er vigtigt at tage højde for det, hvis man vil fastholde dem. At der er mulighed for udvikling. Der skal være plads til, at den enkelte frivillige kan udvikle sig inden for foreningens rammer. F.eks. blive leder for andre frivillige, få nye arbejdsområder, få mulighed for selv at stå for nye projekter, føre ideer ud i livet osv. Socialt samvær. At kunne identificere sig med de andre frivillige og have et fælles mål er vigtigt for mange frivillige. Kaffe, kage, frugt til møderne kan gøre en forskel. Afhold f.eks. arrangementer både af faglig og social karakter, f.eks. oplæg med relevans, fællesspisning osv. Anerkendelse. Synliggør at der er opbakning fra foreningen til de frivillige f.eks. ved at sende motiverende mails engang imellem, møde op ude til aktiviteterne. Vis ved at være til stede eller pr. mail/tlf. at deres arbejde værdsættes, og at foreningen følger deres indsats. En metode kan også være at skrive artikler om de frivilliges arbejde til hjemmeside og andet. At der er brug for dig. Som frivillig skal man med det samme kunne mærke, at der er et behov for én. Der er nogle som får gavn af ens hjælp. Som frivillig skal man kunne mærke, at man er med til at gøre en forskel. 7
METODER TIL FASTHOLDELSE Ideer til konkrete tiltag Først og fremmest er det en god ide at spørge de frivillige, hvad de selv ønsker. Men det kan også anbefales at benytte nogle af nedenstående ideer: Gode materialer til træning/undervisning. Rekvisitter, tøj osv. skal være i orden og let at gå til, så de frivillige ikke bliver frustrerede over det. Sørg for at det administrative er på plads og let tilgængeligt, så de frivillige, der måske hellere vil bruge deres tid sammen med børnene, ikke skal bruge (for mange) ressourcer på det administrative (se erfaringshåndbog om Foreningsadministration). Gør evt. brug af elektroniske foreningsadministrationsværktøjer (f.eks. Kluboffice, Conventus), som de frivillige kan kommunikere gennem. Frynsegoder til de frivillige i form af oplevelser, ture osv. Gerne sammen med de andre frivillige, så der skabes et sammenhold i frivilliggruppen. Etabler et udvalg af frivillige, en post i bestyrelsen eller et par frivilligudviklere der sørger for faglig udvikling, pleje og dialog med de frivillige. Giv mulighed for kurser/uddannelse i foreningen. Afhold selv seminarer eller henvis de frivillige til kurser hos hovedorganisationerne (DGI, DIF, DUF), Frivilligcentrene eller Kultur- og Fritidsforvaltningen i kommunen (se www.fritid.kk.dk). TIP! Kommunerne refunderer 80 % (max. 1200 kr.) af kursusgebyret for frivillige i foreninger. 8
MERE INFO - Om rekruttering og fastholdelse af frivillige FRIVILLIGPORTALER PÅ NETTET Frivilligjob.dk Den mest anvendte portal til at søge efter frivillige over hele landet. Der findes også gode råd til frivilligpleje. www.frivilligjob.dk Frivillige.dk Frivillige.dk er en hjemmeside der formidler interesse og opgaver mellem frivillige foreninger i hele Øresundsregionen. www.frivillige.dk Projekt Frivillig Hjemmeside, hvor man kan oprette frivilligjobs, der henvender sig til elever på landets ungdomsuddannelser. www.projektfrivillig.dk FRIVILLIGCENTRE FriSe - Frivilligcentre og Selvhjælp i Danmark Boulevarden 21, st. th. 9000 Aalborg Telefon: 98 12 24 24 E-mail: frise@frise.dk www.frise.dk SR Bistand Sortedam Dossering 5C 2200 København N Telefon: 35 39 71 97 E-mail: srb@sr-bistand.dk www.sr-bistand.dk Frivilligcenter Vesterbro/Kgs. Enghave Valdemarsgade 4, 2. sal 1665 København V Telefon: 61 71 55 74 E-mail: info@frivilligcentralen.dk www.frivilligcentervsv.dk Frivilligcenter Amager Amagerbrogade 12 2300 København S Telefon: 61 26 55 49 E-mail: info@frivilligcenteramager.dk www.frivilligcenteramager.dk Center for frivilligt socialt arbejde Albanigade 54 E, 1. sal 5000 Odense C Telefon: 66 14 60 61 E-mail: info@frivillighed.dk Hjemmeside: www.frivillighed.dk 9
LITTERATUR OM FRIVILLIGE Ledelse af frivillige en håndbog af Rie Frilund Skårhøj og Dorte Kappelgaard, Ankerhus Forlag, 2011 Ansigt til ansigt. Hvervning af frivillige i praksis af Henrik Frostholm, Center for frivilligt socialt arbejde, 2001 Fra medlem til frivillig: Hvordan giver vi nydanske medlemmer lyst til at blive frivillige i foreningen? Undervisningsværktøj fra Integrationsministeriet: www.nyidanmark.dk/dadk/integration/frivillig_integrationsindsats/undervisningsvaerktoejer/undervisningsvaerktoejer_id raetsforeninger ANDRE ERFARINGSHÅNDBØGER FRA KULTUR- OG FRITIDSFORVALTNINGEN Erfaringshåndbog: Forældreinddragelse i foreningslivet Erfaringshåndbog: Rekruttering og fastholdelse af børn i foreningslivet Erfaringshåndbog: Foreninger og lokalt samarbejde Alle erfaringshåndbøger kan findes på www.kk.dk/borger/kulturogfritid/integrationifritidslivet/hjaelptilintegration/idekatalogerogerfar ingshaandboeger KONTAKTOPLYSNINGER Kultur- og Fritidsforvaltningen Københavns Kommune Nyropsgade 1, 3. sal 1602 København V Tlf. 3366 6901 www.fritid.kk.dk 10
EKSEMPEL PÅ FRIVILLIGOPSLAG [opgaven] BLIV FRIVILIG FODBOLDTRÆNER HOS OS Har du lyst til træne en flok sprælske, sjove og dygtige piger på 12-14 år på Nørrebro? Og har du lyst til at gøre en forskel for pigerne i dagligdagen? Foto fra foreningen/ af målgruppen Så har vi brug for dig!! Foto fra foreningen/ af målgruppen [tilbud til den frivillige] Hos os kan du blive DYGTIGERE - vi har gratis interessante kurser og faglig sparring Hos os kan du HAVE DET SJOVT - med hyggearrangementer, fester og oplevelser [forventninger] Vi forventer: at du kan bruge min. 4 timer pr. uge (pigerne træner kl. 16-18 hver torsdag og spiller kamp hver anden lørdag) at du har nogen erfaring med fodbold (som spiller eller træner) at du har god pædagogisk sans [organisationen] Vi er en ambitiøs fodboldklub på Nørrebro. Vi holder til i Fælledparken og har i alt 10 forskellige ungdomshold med børn fra 6-16 år især fra Mjølnerparken. Klubbens værdier bygger på fællesskab og kvalitet. Se vores hjemmeside: www.xxxx.dk [Kontakt] Vil du høre mere om træner-jobbet? Kontakt XXXX Tlf. XXXX (kl. 16-20) Mail XXXX Foreningens logo Foreningens logo 11
EKSEMPEL PÅ INDHOLDSFORTEGNELSE TIL FRIVILLIGHÅNDBOG 1. Om foreningen formål, visioner, aktiviteter og andet generelt [De vigtigste pointer, som alle frivillige i foreningen bør kende til] 2. Strategi for foreningens arbejde med børn og unge [De vigtigste pointer, som alle frivillige i foreningen bør kende til] a. Rekruttering af børn og unge b. God modtagelse c. Fastholdelse af børn og unge d. Forældreinddragelse 3. Opgaver til frivillige træning, kommunikation, udvalg, arrangementer osv. 4. Muligheder for frivillige kurser, temadage, træningsdragt, midler, rekvisitter osv. 5. Krav til frivillige tilgang, tidsforbrug, administrative opgaver, børneattest osv. 6. Kontaktoplysninger hvem skal man henvende sig til om hvad i foreningen 7. Inspiration ideer til øvelser/lege/arrangementer, henvisninger til, hvor man kan finde yderligere inspiration [OBS. Vælg kun de vigtigste informationer ud så frivillighåndbogen ikke bliver uoverskuelig] 12