MobilePBX Installations og konfigurations vejledning Vejledning i Installation og konfiguration af MobilePBX Mobile Private Branch Exchange Version 2.2 oktober 2011 www.blueposition.com Alle firma og produkt navne omtalt i dokumentet er varemærker eller registrerede varemærker af deres respektive ejere. MobileCTI, MobilePBX, MobileIVR, MobileStatus og BluePosition er registreret varemærker registreret og ejet af BluePosition ApS. Bluetooth varemærket er ejet af Bluetooth SIG Inc. og bliver benyttet af BluePosition ApS under licens. BluePosition ApS, Danmark. 2004-2011. Forbehold for ændringer uden forudgående varsel.
Side 2 af 25 1. VELKOMMEN... 3 1.1. Installation... 3 1.2. Denne vejledning... 3 1.3. Introduktion til MobilePBX... 3 1.4. Programforudsætninger... 4 1.5. Understøttede mobiltelefoner... 4 1.6. Ophavsret... 5 1.7. Brugerlicens... 5 1.8. Begrænset garanti... 5 1.9. Support... 5 1.10. Anvendt syntaks... 5 2. INSTALLATION... 6 3. KONFIGURATION AF MOBILEPBX... 10 3.1. Konfiguration af Generelle Indstillinger... 10 3.2. Konfiguration af Telefon Indstillinger... 12 3.3. Telefonbog... 14 3.4. Konfiguration af SMS Indstillinger... 18 3.5. Internet... 19 3.6. Licensnummer og nøgle... 21 3.7. Kalender... 21 4. TELEFONBOG... 24 4.1. Ekstern telefonbog... 24 5. APPENDIKS A: COM PORTE... 25
Side 3 af 25 1. Velkommen Tillykke med dit nye program MobilePBX, der er et pc omstillingsbord for mobiltelefoni. MobilePBX er udviklet med henblik på at gøre det muligt for telefonreceptionisten at foretage nem, hurtig og effektiv telefonomstilling kombineret med kundevenlig service, ved at tilbyde telefonreceptionisten State of the art telefonifaciliteter, kombineret med hurtigt overblik over medarbejdernes tilgængelighed, i en nem og overskuelig brugergrænseflade. 1.1. Installation Denne vejledning er en beskrivelse af installationsprocessen og konfigurationsmulighederne af MobilePBX programmet. Der henvises derudover til følgende BluePosition vejledninger: - MobilePBX Brugervejledning : MPBX-UG-DK-220, eller senere. - MobileCTI Bluetooth konfiguration : MCTI-BT-DK-121, eller senere. 1.2. Denne vejledning Denne vejledning er udarbejdet med henblik på at vejlede brugeren eller administratoren i installation og konfiguration af MobilePBX. Denne version af brugervejledningen er udarbejdet til version 2.2 af MobilePBX. Man kan aflæse versionsnummeret af MobilePBX under opstart af programmet, og i menu punktet Om i MobilePBX menuen. 1.3. Introduktion til MobilePBX MobilePBX er udviklet med henblik på at gøre telefonomstillingsprocessen så nem og effektiv og kundevenlig som overhovedet mulig. Navnet MobilePBX er en sammentrækning af Mobile telephony (Mobiltelefoni) og PBX, som er den engelske forkortelse for telefonanlæg Private Branch Exchange. MobilePBX benytter en mobiltelefon og internetforbindelse til kommunikation med mobiloperatørens netværk. MobilePBX indeholder en lang række funktioner der er med til at gøre telefonomstillingsprocessen effektiv og kundevenlig. De primære funktioner fremgår af nedenstående liste. Telefonifunktioner: - Foretag opkald - Besvar kald - Afslut kald - Afvis kald - Parker kald - Skift mellem parkeret og aktivt kald - Omstilling af telefonopkald (præsenteret) - Omstilling af telefonopkald (blind / uden præsentation) - Tilbagetrækning af omstillet opkald Opringningsfunktioner: - Opringning fra MobilePBX
Side 4 af 25 - Opringning via QuickDial knapper - Opringning via den centrale telefonbog i MobilePBX - Opringning med Click2Dial Intelligent A-nummer præsentation: - Automatisk opslag i firmatelefonbog - Automatisk opslag på Krak / Eniro nummerdatabase Beskedfunktioner: - Automatisk generering af telefonbesked - Afsendelse af telefonbesked som SMS - Afsendelse af telefonbesked som e-mail Tilgængelighedsinformation: - Tilgængelighedsinformation fra kalendersystem - Mobil statusinformation fra mobiloperatørens netværk Andre faciliteter: - Flerfirma funktion 1.4. Programforudsætninger MobilePBX har følgende forudsætninger for at fungere optimalt. - MobilePBX er udviklet til brug på en pc med Microsoft Windows XP, Windows Vista eller Windows 7. - MobilePBX forudsætter kommunikation med mobiltelefonen via en lokal trådløs Bluetooth forbindelse eller en kabel (seriel / USB) forbindelse. - MobilePBX understøtter en lang række mobiltelefoner fra Sony-Ericsson. Se afsnit 1.5 for yderligere information. - Microsoft Office XP, 2003, 2007 eller 2010. Kontakt BluePosition såfremt der benyttes Lotus Notes/Domino kalender. - Kalenderadgang til alle medarbejderes kalender fra den pc hvor MobilePBX er installeret, eller en BluePosition kalender integrationsserver. 1.5. Understøttede mobiltelefoner MobilePBX programmet forudsætter en kommunikationsforbindelse mellem mobiltelefonen og den pc hvor programmet er installeret. MobilePBX er specifikt udviklet til at kunne benytte en trådløs Bluetooth forbindelse, eller en kabelforbindelse til pc en. En trådløs Bluetooth forbindelse mellem MobilePBX og pc en giver den store fordel at brugeren kan bevæge sig frit rundt, og ikke er låst af en ledning til pc en. Afhængig af telefonmodel kan der i kombination med Bluetooth forbindelsen til MobilePBX benyttes enten et trådet headset tilsluttet til mobiltelefonen eller et trådløst Bluetooth headset. MobilePBX understøtter mobiltelefoner fra Sony-Ericsson, Nokia og mobilterminaler fra Siemens/Cinterion. Se komplet liste i dokumentet: - BluePosition MobilePBX Understøttede telefoner AN-MPBX-MT-DK-21, eller senere.
Side 5 af 25 1.6. Ophavsret Dette program og tilhørende brugervejledninger, manualer m.v. er ophavsretligt beskyttede. Ingen del af programmet eller tilhørende publikationer må gengives, eller i nogen form eller på nogen måde overføres elektronisk, mekanisk, eller på anden måde, uden forudgående skriftlig tilladelse fra BluePosition ApS. 1.7. Brugerlicens Dette program er omfattet af en brugerlicens. Brugerlicensen giver ret til at installere og benytte programmet på én pc. Brugerlicensen giver IKKE ret til at programmet må være installeret samtidig på flere pc er, og programmet må under INGEN omstændigheder benyttes samtidig på flere pc er. Der henvises i øvrigt til software licensaftalerne: - MobilePBX Software licensaftale: MCTI-SLA-DK-18, eller senere. - MobilePBX Krak Abonnements betingelser: MCTI-KAB-DK-18, eller senere. 1.8. Begrænset garanti ADVARSEL: BluePosition ApS giver ingen garanti af nogen art for dette materiale, herunder, men ikke begrænset til, underforståede garantier vedrørende salgbarhed og egnethed til et bestemt formål. BluePosition ApS er ikke ansvarlig for fejl i dette dokument, det leverede materiale, herunder softwareprogrammet, eller for tilfældig beskadigelse eller for følgeskader i forbindelse med leveringen eller anvendelsen af dette materiale eller software program. Der henvises i øvrigt til software licensaftalerne: - MobilePBX Software licensaftale: MPBX-SLA-DK-18, eller senere. - MobilePBX Krak Abonnements betingelser: MPBX-KAB-DK-18, eller senere. 1.9. Support Spørgsmål vedrørende installation og betjening af dette program skal foretages til din forhandler, eller en af BluePositions support partnere. Se www.blueposition.com for yderligere oplysninger. 1.10. Anvendt syntaks I denne manual er der anvendt bl.a. følgende syntaks: Tekst i kantet parentes som f.eks. [Besvar] henviser til programknap eller tastaturtast med den pågældende tekst. Tekst i citationstegn som f.eks. Kald noter / Besked henviser til dialog, status eller input boks med det pågældende navn.
Side 6 af 25 2. Installation MobilePBX programmet installeres på pc en ved at starte programmet Setup- MobilePBX-x.y.z.exe, som er hentet fra internettet eller leveret på CD-ROM. Når installationsprogrammet starter bliver du spurgt hvilket sprog der skal installeres på derefter startes installationsguiden. Figur 1 MobilePBX Setup skærmbillede Tryk [Næste >] for at fortsætte installationen. Figur 2 MobilePBX Software licensaftale Gennemlæs Software licensaftalen grundigt og vælg kun Jeg har læst, forstået og accepterer licensbetingelserne ovenfor og [Næste >] for at fortsætte installationen, såfremt du er indforstået i licensaftalen.
Side 7 af 25 Figur 3 MobilePBX Program placering MobilePBX installations programmet foreslår pr. default at MobilePBX programmet placeres i folderen C:\Program Files\MobilePBX. En anden destinations folder kan vælges ved at finde placeringen i mappelisten øverst i vinduet. Figur 4 Start menu folder Det er muligt at placere genvejene til MobilePBX i en anden folder en standardfolderen MobilePBX. Hvis dette ønskes, skal du rette navnet i vinduet. Tryk [Næste] for at fortsætte installationen.
Side 8 af 25 Figur 5 Klar til at installere Derefter er installationsprogrammet klar til at installere MobilePBX. Tryk på [Næste] for at fortsætte installationen. Figur 6 Installation af MobilePBX programfiler Installationsprogrammet installerer herefter programmet og kopierer de relevante filer til installationsbiblioteket.
Side 9 af 25 Figur 7 Afslutning af installationsprocessen Det anbefales at Kør MobilePBX nu udføres automatisk. Tryk [Afslut] for at afslutte installationen og påbegynde konfigurationen af MobilePBX programmet. MobilePBX vil nu starte. Første gang programmet startes skal du indsætte licensen. Figur 8 Indsæt licens Licensen modtager du fra BluePosition eller din forhandler. Kopier indholdet af licensfilen over i vinduet og tryk [Gem]. Herefter starter MobilePBX og viser Indstillinger vinduet som du kan bruge til at konfigurere MobilePBX.
Side 10 af 25 3. Konfiguration af MobilePBX MobilePBX programmet konfigureres ved at starte MobilePBX programmet og efterfølgende vælge menupunktet MobilePBX og undermenupunktet Indstillinger. Konfigurationsprogrammet indeholder seks faneblade. Fanebladene gennemgås i de følgende afsnit. 3.1. Konfiguration af Generelle Indstillinger I fanebladet Generelt defineres indstillinger for en række generelle MobilePBX faciliteter. Figur 9 Konfiguration af MobilePBX Generelle Indstillinger 3.1.1. Start automatisk Kør MobilePBX ved Windows opstart: Angiver om MobilePBX skal starte automatisk under opstart af Windows. Note: Hvis Microsoft Outlook kalender-integrationen anvendes bør Outlook startes FØR MobilePBX, hvorfor denne funktion kun bør vælges såfremt Microsoft Outlook er defineret til at starte automatisk FØR MobilePBX. Dette er ikke nødvendigt såfremt der benyttes en kalenderintegrationsserver eller Lotus Domino kalenderintegration, eller kalender integrationen er slået helt fra. 3.1.2. Mine Dokumenter Gem SMS korrespondance i Mine Dokumenter : Denne funktion gemmer afsendte og modtagne SMS i Mine Dokumenter i en underfolder med navnet MobilePBX. Gem Kald log i Mine Dokumenter : Denne funktion gemmer en kald log (liste over ind og udgående kald) i Mine Dokumenter i en underfolder med navnet MobilePBX. Funktionen Vis kald log virker ikke såfremt denne facilitet er slået fra.
Side 11 af 25 3.1.3. Andre Indstillinger Brug Copy2Dial (tm): Copy2Dial er en unik facilitet i MobilePBX, der gør det nemt at ringe telefonnumre op. Brugeren behøver blot at markerer et telefonnummer, i et hvilken som helt program, vælge Kopier (højre klik med mus, eller [Ctrl]+C), hvorefter MobilePBX vil foreslå at der kan ringes op til nummeret. Copy2Dial funktionen kan slås fra eller til, og minimumsantallet af cifre før Copy2Dial aktiveres kan angives. Dette antal cifre er også det der anvendes af MobilePBX til at vurdere om et tastet nummer er gyldigt eller ej. Ringetone filnavn: Denne funktion giver mulighed for at lade pc en afspille ringetone ved indgående opkald, således at telefon receptionisten ikke behøver at skifte ringetone profil på mobiltelefonen, afhængig af om receptionisten er tilsluttet omstillingsbordet eller er mobil internt i organisationen. I folderen C:\Windows\Media ligger der flere ringetoner, herunder ringin.wav. Fokuser MobilePBX ved indkommende samtale: Denne funktion giver mulighed for at vælge om MobilePBX automatisk skal poppe op, og gå i fokus ved indkommende telefon samtale. Fravælges funktionen vil MobilePBX indikere en indgående samtale ved at blinke i Windows Taskbar en, samtidig med at telefonen ringer. Aktiver nummerfelt når telefonen besvares: Hvis dette er valgt placeres cursoren i nummerfeltet når telefonen bliver besvaret, lagt på mm. Aktiver søgefelt når telefonen besvares: Hvis dette er valgt placeres cursoren i søgefeltet når telefonen bliver besvaret, lagt på mm.
Side 12 af 25 3.2. Konfiguration af Telefon Indstillinger Fanebladet Telefon Indstillinger indeholder konfigurationsvalg for kommunikationen med mobiltelefonen. Figur 10 Konfiguration af MobilePBX Telefon Indstillinger 3.2.1. Telefon Model I Telefon Model vælges den telefon model der benyttes sammen med MobilePBX. Ericsson (T39 og senere) omfatter modellerne T39, T68 og T68i. Sony Ericsson (T610 og senere) omfatter modellerne T610, T630, Z600, Z1010, K700, S700, K750i, K530i, K660i, G502, C702, C901, C905, m.fl. Siemens MC55 omfatter bl.a. Jablocom GDP-04A GSM bordtelefon. Siemens TC35 omfatter bl.a. Siemens/Cinterien GSM boks. Nokia modeller: E51, E52, E71, E75, 6300 m.fl. Burnside GSM bordtelefon modeller: P350, P355. For en komplet opdateret liste henvises til dokumentet - BluePosition MobilePBX Understøttede telefoner AN-MPBX-MT-DK-21, eller senere. 3.2.2. Forbundet via I dette panel vælges den COM port der benyttes til at kommunikere med telefonen via Bluetooth, seriel eller infrarød forbindelse. Programmet finder automatisk alle de COM porte der er defineret på pc en. Opdater:
Side 13 af 25 Programmet opdaterer listen over mulige COM porte når der trykkes på knappen [Opdater]. Test: Når den formodede rigtige COM port er valgt, kan forbindelsen til telefonen afprøves ved at trykke på knappen [Test]. Testen vil forsøge at åbne COM porten, og etablere forbindelse med telefonen. NB: Den pågældende port bør være lukket dvs. at eventuelle andre programmer der benytter porten bør være stoppet, før testen iværksættes. Autodetect: Såfremt der benyttes en Sony Ericsson telefon med kabelforbindelse til mobiltelefonen er det muligt at vælge Autodetect frem for en specifik COM port. Note: For yderligere information vedrørende fastlæggelse af korrekt COM port henvises til appendiks C, samt den medfølgende guide: MobileCTI Bluetooth konfiguration : MCTI-BT-DK-121, eller senere. 3.2.3. Bluetooth headset Hvis der under Telefon fabrikat og model er valgt: Sony-Ericsson T-610 og nyere er dette panel aktivt. Vælg Benyt Bluetooth headset sammen med telefonen såfremt du ønsker at benytte et Bluetooth headset sammen med telefonen, når denne kontrolleres af MobilePBX. Vælg herefter telefon model: - T6xx for serie 600 telefoner, f.eks. T-630i - K7xx for serie 700 telefoner, f.eks. K-750i Denne facilitet sikrer at ind og udgående opkald automatisk overføres til headsættet, såfremt dette er aktivt, uden yderligere bruger interaktion. Hvis der anvendes nyere Sony-Ericsson telefoner solgt efter efteråret 2006, herunder K- 610i skal denne funktion ikke enables selvom der benyttes et Bluetooth headset. Det er kun telefoner der har modelnumre T600-T699 og K700-K799 der skal bruge dette valg. Bemærk: Når denne funktion er til valgt, foretages opringninger ved at emulere tastetryk på telefonen, hvorfor telefonen ikke må være tastatur låst. Note: Der vil være en kort forsinkelse på ca. 1 sekund fra et indgående opkald besvares til at samtalen er aktiv i headsættet.
Side 14 af 25 3.3. Telefonbog I fanebladet Telefonbog konfigureres telefonbogen, Quick Dial funktionen, samt lokal landekode, og eventuelt Dial Prefix (By linie forvalg). Figur 11 Konfiguration af Telefonbog 3.3.1. Telefonbog Den interne telefonbog i MobilePBX indeholder telefon oplysninger omkring alle medarbejdere og eventuelle service telefoner. Den interne telefonbog vises i MobilePBX, kombineret med en status angivelse af medarbejderens tilgængelighed. Gem telefonbogen i: I dette felt kan placeringen af telefonbogen vælges. Tryk på knappen... for at åbne fil browseren for at fastlægge placeringen. MobilePBX understøtter at telefonbogen kan være placeret på et netværks drev og een telefon bog kan dermed deles af flere MobilePBX brugere. Se næste afsnit for yderligere informationer omkring redigering af telefonbogen. Såfremt der benyttes BluePosition CCDB Client Service til synkronisering af central telefonbog, kan indholdet af telefonbogen ikke redigeres fra MobilePBX. Det skal i stedet gøres på BluePosition CCDB serveren. 3.3.2. Redigering af telefonbogen Redigering af telefonbogen foretages i panelet vist nedenfor.
Side 15 af 25 Figur 12 Redigering af MobilePBX telefonbog Telefonbogen kan oprettes og redigeres manuelt, eller data kan indhentes fra virksomhedens Microsoft Active Directory brugerdatabase. 3.3.3. Import fra Active Directory Telefonbogen importeres fra Microsoft Active Directory brugerdatabasen ved at trykke på knappen [Hent fra AD]. Alle brugere der i Active Directory er defineret med enten et fastnetnummer, lokalnummer eller mobiltelefonnummer importeres. Se dokumentet BluePosition Active Directory Integration (AD-INT-110) for yderligere detaljer om Active Directory integrationen. Kontakterne kan efterfølgende redigeres og der kan tilføjes QuickDial knapper til de mest anvendte lokalnumre. 3.3.4. Manuel oprettelse og redigering Tilføj ny kontakt ved at trykke på knappen [Ny]. Slet valgt kontakt ved at trykke på knappen [Slet valgt] Når redigeringen er afsluttet vælg [Ok], eller [Fortryd]. Telefonbogen har kolonner for hhv. Navn, Titel, Afdeling, Lokation, Mobil nummer, Andet nummer, Kalender, Quick Dial placering, og Quick Dial navn: Navn: Navnet på medarbejderen. Titel: Medarbejderens titel. Lokation: Medarbejderens arbejdssted. Afdeling: Medarbejderens organisatoriske tilhørsforhold. NB: Brugeren af MobilePBX har mulighed for at gruppere medarbejdere ud fra afdeling og lokation, hvorfor disse oplysninger kan være relevant. Mobil: Telefonnummer til medarbejderens mobiltelefon.
Side 16 af 25 Andet nummer: Såfremt medarbejderen har flere telefoner kan et alternativt nummer angives under Andet nummer. Kalender: Om medarbejderens kalender skal importeres af MobilePBX. E-mail: E-mail adresse til medarbejderen. Benyttes af MobilePBX til at sende telefonbeskeder per e-mail, samt til at indhente kalender information for den pågældende medarbejder. QuickDial: MobilePBX har indbygget 3 x 8 Quick Dial knapper i toolbaren (værktøjslinien), således at der kan foretages hurtig opringning og omstilling til i alt 24 udvalgte medarbejdere. De første 8 knapper vises i MobilePBX toolbaren, de efter følgende 8 knapper vises når der trykkes på [Shift], og de sidste 8 knapper vises når der trykkes på [Ctrl]. QuickDial navn: Det navn der skal vises på Quick Dial knappen. Navnet bør ikke være på mere end 8 karakterer. 3.3.5. Flerfirma præsentation Under Flerfirma præsentation angives de numre som MobilePBX betjener, hvilket bl.a. benyttes til at indhente kø længde information fra BluePosition MobileStatus Server. Flerfirma præsentation er en avanceret facilitet i MobilePBX der giver mulighed for i tekst at vise for telefon receptionisten hvilket firma der er tilringet, således at receptionisten kan præsentere firmaet korrekt. Figur 13 Redigering af MobilePBX egne numre Eget telefonnummer: I Eget telefonnummer angives det telefonnummeret på den telefon der benyttes sammen med MobilePBX. Funktionen Eget telefonnummer anvendes i forbindelse med avancerede konfigurationer i kombination med BluePosition produkterne: MobileStatus Server, MobileCallCenter og MobileIVR, samt i andre specifikke konfigurationer. Hvis et telefonnummer er angivet under Eget telefonnummer er det muligt at benytte menupunktet Status i MobilePBX, hvorved brugeren kan sætte sin egen status. MobilePBX vil endvidere automatisk sende ledig/optaget status til MobileStatus hvorved denne kan ses af andre brugere af MobilePBX eller MobileStatus Viewer. Sekundært nummer:
Side 17 af 25 Hvis brugeren af MobilePBX ønsker at benytte to telefoner, hvor den med det nummer der er angivet som Eget telefonnummer er den der benyttes af MobilePBX, og denne aldrig tages med, og brugeren ønsker at have en anden telefon som han eller hun kan tage med sig, så skal nummeret på den anden telefon indtastes her. Bemærk at denne funktionalitet kræver at man hos mobiloperatøren kan melde et andet nummer end sit eget ind eller ud af en ringegruppe. Dette er pt. (september 2011) kun muligt hos Telenor. Firma: Firma- eller afdelings-navn for det pågældende nummer. Nummer: Telefon nummer for det pågældende firma eller afdeling. Søgeplan: 3 eller 4 cifret ID for det pågældende nummer (Telenor Søgeplan / Telia Søgegruppe/kø kontrol). Note: Dette felt skal udfyldes såfremt der benyttes flerfirma funktionalitet. Farve: Hvilken farve MobilePBX skal vise firmanavnet med. Autoskift: Markeres hvis MobilePBX skal ændre status aktiv eller passiv i ringegruppen med det pågældende nummer. Bemærk at Autoskift indmelding og udmelding af ringegrupper funktionaliteten varierer hos forskellige mobiloperatører: TDC: Man kan kun være medlem af én ringegruppe / køfunktion Telia: Man kan være medlem af flere søgegrupper / køfunktioner, men man kan kun melde sig ind og ud af dem alle sammen. Dvs. man kan ikke være medlem af flere, og kun melde sig ind og ud af enkelte fra MobilePBX Telenor: Man kan være medlem af flere søgeplaner, og man kan melde sig ind og ud af dem alle eller enkelte. 3.3.6. Landekode I dette panel vælges lokal landekode. Lokation: Vælg lokal landekode. Benyt Danmark +45 hvis MobilePBX benyttes i Danmark. 3.3.7. Bylinje Nogle mobiloperatører forudsætter at der eksempelvis tastes 0 foran alle danske telefon numre, for at komme ud af gruppen af lokalnumre, eller at der indtastes +45 foran det danske telefonnummer. I Bylinje input boksen kan angives et bylinjeforvalg (Dial Prefix) som automatisk indsættes foran telefonnumret såfremt dette ikke indeholder et international dial prefix (+ eller 00). Bylinjeforvalg indsættes kun såfremt telefonnummeret er et fuldt kvalificeret telefon nummer på 8 ciffer (NB: Antal cifre afhænger af landekoden) Hvis mobiloperatøren forudsætter Bylinjeforvalg, indtast forvalget i input boksen.
Side 18 af 25 Note: Hvis mobiloperatøren understøtter 0 og/eller +45 som Bylinjeforvalg anbefales det at benytte +45. 3.4. Konfiguration af SMS Indstillinger Fanebladet SMS Indstillinger indeholder konfigurationsvalg for SMS funktionen der er indbygget i MobilePBX. MobilePBX understøtter afsendelse og modtagelse af SMS direkte fra/på brugerens pc således at pc ens store skærm og fulde tastatur kan benyttes i forbindelse med modtagelse, redigering og afsendelse af SMSer. MobilePBXs SMS funktioner indeholder endvidere faciliteter for SMS ved afvist opkald, og SMS telefonbesked. Figur 14 Konfiguration af MobilePBX SMS Indstillinger 3.4.1. SMS Indstillinger Fanebladet SMS Indstillinger indeholder konfigurationsvalg for SMS funktionen der er indbygget i MobilePBX programmet. Slet automatisk SMS besked i telefon, når vist på skærm: Denne funktion bestemmer om MobilePBX automatisk skal slette en modtaget SMS i telefonen, når denne er overført til pc en, således at SMSen ikke optager plads i telefonens begrænsede hukommelse. Det anbefales at denne funktion er tilvalgt. Tilføj signatur til ny SMS: Denne funktion tilføjer automatisk signatur til afsendte SMS meddelelser. Signaturen kan redigeres eller slettes før afsendelse af SMS beskeden. Mit navn (signatur): Skriv det navn du ønsker automatisk skal være angivet på afsendte SMS meddelelser. Navnet vil automatisk blive påført SMS meddelelsen, brugeren har dog mulighed for at redigere navnet før afsendelse af SMS meddelelsen.
Side 19 af 25 Tekst ved afvist opkald: Denne tekst bliver benyttet som forslag til SMS ved afvist telefonopkald. I tekst boksen har man mulighed for at redigerer standard teksten. Teksten kan tillige redigeres før afsendelse. Teksten består af almindelig tekst samt optil 3 felter der henter data fra sidste eller igangværende telefon samtale. De 3 felter skal angives som [navn], [telefon] og [signatur] inklusiv de kantede parenteser. Eksempel: Til [navn]. Jeg er desværre optaget, men ringer snarest på [telefon]. Med venlig hilsen [signatur] Teksten i citattegn skal skrives ind i tekstboksen. Note: Ønsker man nemt at kunne afvise indgående opkald UDEN at der kommer forslag om at sende en SMS skal feltet blot være blankt. Såfremt brugeren er medlem af en Sonofon SøgePlan eller TDC Kø funktion vil opkaldet når det afvises automatisk blive sendt videre til næste ledige medlem af SøgePlanen eller Køen. Tekst ved telefonbesked: Denne tekst bliver benyttet som forslag til SMS telefon besked. En SMS telefonbesked inkluderer automatisk opkaldsdetaljer (navn og nummer) fra sidste eller igangværende telefon samtale. Indholdet af beskeden kan redigeres før afsendelse. Teksten består af almindelig tekst samt optil 3 felter der henter data fra sidste eller igangværende telefon samtale. De 3 felter skal angives som [navn], [telefon] og [signatur] inklusiv de kantede parenteser. Eksempel: Telefonbesked fra [signatur]: Venligst ring til [navn] på [telefon]. Vedr. Teksten i citattegn skal skrives ind i tekstboksen. 3.5. Internet I fanebladet Internet konfigureres adgang til Krak telefonnummer database og IP adresse til BluePositions MobileStatus Server hvis en sådan er installeret.
Side 20 af 25 Figur 15 Konfiguration af internet indstillinger 3.5.1. Status server MobilePBX indhenter automatisk telefon tilgængelighedsinformation fra mobiloperatørens netværk via BluePosition MobileStatus Server. I inputboksen Status server angives IP adresse eller navn på den server der har installeret BluePosition MobileStatus Server softwaren. Tryk [Test] for at kontrollere at MobilePBX kan kontakte MobileStatus Server på den angivne adresse. Send egen telefonstatus til MobileStatus Server: Hvis dit firma ikke modtager mobilstatus fra mobiloperatøren kan MobilePBX sende sin egen aktuelle status til MobileStatus Server. Dette bør ikke anvendes såfremt dit firma modtager mobilstatus fra mobiloperatøren. Sæt automatisk Vil ikke forstyrres efter afsluttet samtale Såfremt denne funktion tilvælges vil MobilePBX automatisk sætte Forstyr ikke indikation i MobileStatus Server når samtalen afsluttes. Denne funktion benyttes typisk af CallCenter medarbejdere der har behov for et antal minutters pause efter at en samtale er afsluttet således at en kundehenvendelse kan indrapporteres og afsluttes korrrekt før næste samtale Note: Denne funktion forudsætter at Eget telefonnummer under menupunktet Flerfirma præsentation er angivet korrekt. Sæt status ukendt når forbindelsen til telefonen afbrydes eller MobilePBX afsluttes: Hvis denne facilitet er tilvalgt, vil MobilePBX fortælle MobileStatus Server at dit telefonnummer har ukendt status når programmet afsluttes, eller når forbindelsen til
Side 21 af 25 telefonen afbrydes. Dette bør kun benyttes såfremt dit firma ikke modtager mobilstatus fra mobiloperatøren. Hent originalt A-nummer ved omstillede samtaler: Når denne funktion er slået til, kan MobilePBX i samarbejde med MobileStatus Server få overført den oprindelige opkalders telefonnummer når du modtager en omstillet samtale. Denne funktion kræver en ekstra licens på MobileStatus Server. 3.6. Licensnummer og nøgle Licenspanelet benyttes til at indsætte licensnøgle. Medmindre du har modtaget en ny licens, er der ikke nogen årsag til at benytte dette panel. Figur 16 Panel for angivelse af licensnøgle I Licensnøgle-panelet skal du angive den licensnøgle som du modtager på e-mail. Licensnøglen er en lang række karakterer, og det er derfor mest hensigtsmæssigt at kopiere dem elektronisk fra din e-mail og indsætte i input boksen. Tryk [Gem] når du har kopieret licensnøglen ind i input boksen. 3.7. Kalender MobilePBX har indbygget kalenderintegrationsmulighed. Metoden og typen af kalender system angives i panelet nedenfor.
Side 22 af 25 Figur 17 Kalenderintegration 3.7.1. Kalendertype Afhængigt af firmaets kalendersystem vælges her en kalendertype. Ingen kalender integration: MobilePBX benytter ikke kalender integration, og du kan ikke se andre kontakters kalender i MobilePBX. Brug direkte Outlook integration: MobilePBX spørger Outlook om kalenderinformationer for alle kontakter i kontaktlisten. Dette er det samme som når du i Outlook beder om at åbne en anden brugers kalender. Det kræver at du har lov til at se den anden persons kalender. Ved mere end 50 personer i kontaktlisten anbefales det at benytte næste valgmulighed. Hente kalenderinformationer fra database: MobilePBX benytter en kalenderdatabase til at læse alle kontakters kalenderaftaler. Kalenderaftalerne i databasen sættes ind via BluePosition CCDB kalenderintegrationsserveren, som tilkøbes separat. Denne metode anbefales ved mere end 50 personer i kontaktlisten. Brug Lotus Notes/Domino busytime integration: MobilePBX bruger en Lotus Domino webservice til at spørge på kalenderdata. Kontakt BluePosition for assistance til at konfigurere webservicen. 3.7.2. Avancerede indstillinger De avancerede indstillinger kan benyttes til at finjustere kalenderlæsningen.
Side 23 af 25 Overordnet kalender opdateringsinterval: Definerer intervallet mellem at MobilePBX henter kalender for alle kontaktpersoner. MobilePBX henter automatisk kalenderen oftere for den personer der er markeret i telefonbogen. Pause mellem hver person: Den tid MobilePBX vil vente mellem hver kalender hentes. Opdater ikke kalender når en ny person markeres: Normalt vil MobilePBX hente de allernyeste kalenderinformationer på en medarbejder så snart der er valgt en ny person i telefonbogen. Såfremt det opleves at Outlook bliver langsom, eller at MobilePBX fryser midlertidigt når man klikker på personer i telefonbogen anbefales det at slå denne funktion fra ved at sætte hak her. Antal dage vist i kalenderen: Hvis der benyttes en BluePosition CCDB kalendersynkroniseringsserver, er det muligt for MobilePBX at vise mere end én dag ad gangen i kalenderen i hovedvinduet. Antallet af dage kan ændres her. Det maksimale antal dage er 7. Skriftstørrelse i kalenderen: Hvis man ønsker en lidt større skrifttype i kalendervisningen i hovedvinduet kan man vælge Stor her. Det vil gøre al teksten i kalendervisningen lidt større, men det bevirker at der kan være færre informationer synlige.
Side 24 af 25 4. Telefonbog MobilePBX har to typer af telefonbøger. Den intern telefonbog (Intern Telefonbog.csv) der typisk defineres via MobilePBX konfigurationen, og eksterne telefonbøger (.tlf). Der kan være mere end én ekstern telefonbog, deres filnavn skal blot slutte med.tlf. Ved indgående opkald til MobilePBX foretages automatisk opslag i den interne og de eksterne telefonbøger, samt i Kraks nummerdatabase, således at telefonreceptionisten nemt kan se identiteten på opkalder, og eventuelt præsentere opkaldet for den person som opkaldet stilles om til. 4.1. Ekstern telefonbog Den eksterne telefonbog består typisk af et udtræk fra virksomhedens kundedatabase. Ved indgående opkald til MobilePBX foretages automatisk opslag i telefonbogen, samt i Kraks nummerdatabase, således at telefonreceptionisten nemt kan se identiteten på opkalder, og eventuelt præsentere opkaldet for den person som opkaldet omstilles til. Telefonbogen er kommasepareret fil f.eks. kaldet Ekstern Telefonbog.tlf der skal være placeret i samme folder som Intern Telefonbog.csv. Placeringen af folderen kan konfigureres. Standardfolderen er: My Documents\MobilePBX. Filen indlæses automatisk af MobilePBX under opstart af programmet. Filen skal indeholde nedenstående felter. Det anbefales at filen åbnes og redigeres i f.eks. Notepad eller anden teksteditor der ikke ændrer på formateringen af filen. Format for Ekstern Telefonbog.tlf : Navn;Firma;Beskrivelse;Mobil;Andet nummer Support;BluePosition;BluePosition supportafdeling;+4570206525;; Hvert felt i filen skal være separeret af et ; (semikolon) Et eventuelt blankt felt skal være angivet i filen. I eksemplet nedenfor er der ikke angivet noget kontaktnavn for firmaet BluePosition, og heller ikke noget andet nummer. Navn;Firma;Beskrivelse;Mobil;Andet nummer ;BluePosition;BluePosition supportafdeling;+4570206525;; Firmafeltet må ikke være blankt. Der kan være flere eksterne telefonbøger. De dukker i MobilePBX op som faneblade, hvor fanebladet er navngivet efter filnavnet på den pågældende eksterne telefonbog. Det vil sige en fil kaldet Kunder.tlf vil blive vist i fanebladet Kunder, og Ekstern telefonbog.tlf vil blive vist som Ekstern telefonbog. De eksterne telefonbøger skal være placeret samme sted som den interne telefonbog. Hvis stien til denne er blevet ændret, skal evt. eksterne telefonbøger også kopieres til den anden sti.
Side 25 af 25 5. Appendiks A: COM porte MobilePBX benytter en fysisk eller logisk (virtuel) COM port for kommunikation imellem pc en og mobiltelefonen. Hvis der benyttes en kabel (seriel eller USB forbindelse) imellem pc og mobiltelefonen er den hurtigste måde at finde den korrekte COM port ved på pc en at starte Control Panel (Kontrolpanelet) og herefter vælge Phone and Modem Options. Vælg herefter fanebladet Modems. I listen over telefoner og modemmer bør telefonen og den tilhørende COM port fremgå. Noter COM port nummeret, og vælg det samme COM port nummer i MobilePBX konfigurations programmet. Figur 18 Windows panel for 'Phone and Modem Options' For at undgå konflikt med Sony Ericsson synkroniseringsprogrammet, anbefales det at der for Sony Ericsson telefoner vælges den COM port der er defineret for Sony Ericsson Device 046 USB WMC Data Modem. (Nummeret kan variere afhængig af telefonens model). Hvis der benyttes en trådløs Bluetooth forbindelse imellem pc og mobiltelefon henvises til guiden MobileCTI Bluetooth konfiguration : MCTI-BT-DK-121, eller senere, der specifikt omhandler konfiguration af Bluetooth.