Brugervejledning. PC Omstillingsbord: TDC Erhverv One TDC IP Telefoni Scale. Vejledning i brugerfunktionerne i Voquant Version 1.

Transkript

1 Brugervejledning PC Omstillingsbord: TDC Erhverv One TDC IP Telefoni Scale Vejledning i brugerfunktionerne i Voquant Version 1.1 april Alle firma og produkt navne omtalt i dokumentet er varemærker eller registrerede varemærker af deres respektive ejere. Voquant, MobileCTI, Voquant, MobileIVR, MobileStatus og BluePosition er registreret varemærker registreret og ejet af TDC A/S. TDC A/S, Danmark Forbehold for ændringer uden forudgående varsel.

2 Side 2 af VELKOMMEN Installation Denne vejledning Introduktion til Voquant Programforudsætninger Ophavsret Brugerlicens Begrænset garanti Support Anvendt syntaks INSTALLATION KONFIGURATION AF VOQUANT Konfiguration af Generelle Indstillinger Konfiguration af Telefon Indstillinger Telefonbog Telefonbesked Internet Licensnummer og nøgle Kalender TELEFONBOG Ekstern telefonbog... 22

3 Side 3 af Velkommen Tillykke med dit nye program Voquant, der er et pc omstillingsbord for TDC Scale og TDC One. Voquant er udviklet med henblik på at gøre det muligt for telefonreceptionisten at foretage nem, hurtig og effektiv telefonomstilling kombineret med kundevenlig service, ved at tilbyde telefonreceptionisten State of the art telefonifaciliteter, kombineret med hurtigt overblik over medarbejdernes tilgængelighed, i en nem og overskuelig brugergrænseflade Installation Denne vejledning er en beskrivelse af installationsprocessen og konfigurationsmulighederne af Voquant programmet. Der henvises derudover til følgende BluePosition vejledning: - Voquant Brugervejledning : VOQ-UG-DK-111, eller senere Denne vejledning Denne vejledning er udarbejdet med henblik på at vejlede brugeren eller administratoren i installation og konfiguration af Voquant. Denne version af brugervejledningen er udarbejdet til version 1.0 af Voquant. Man kan aflæse versionsnummeret af Voquant under opstart af programmet, og i menu punktet Om i Voquant menuen Introduktion til Voquant Voquant er udviklet med henblik på at gøre telefonomstillings-processen så nem og effektiv og kundevenlig som overhovedet mulig. Navnet Voquant stammer fra latin Vocant som betyder ringe. Voquant benytter BluePosition Mediation Server til kommunikation med operatørens netværk. Voquant indeholder en lang række funktioner der er med til at gøre telefonomstillingsprocessen effektiv og kundevenlig. De primære funktioner fremgår af nedenstående liste. Telefonifunktioner: - Foretag opkald - Besvar kald - Afslut kald - Afvis kald - Parker kald - Skift mellem parkeret og aktivt kald - Omstilling af telefonopkald (præsenteret) - Omstilling af telefonopkald (blind / uden præsentation) - Tilbagetrækning af omstillet opkald Opringningsfunktioner: - Opringning fra Voquant - Opringning via QuickDial knapper - Opringning via den centrale telefonbog i Voquant - Opringning med Copy2Dial

4 Side 4 af 22 Intelligent A-nummer præsentation: - Automatisk opslag i firmatelefonbog - Automatisk opslag på Krak / Eniro nummer database Beskedfunktioner: - Automatisk generering af telefonbesked - Afsendelse af telefonbesked som Tilgængelighedsinformation: - Tilgængelighedsinformation fra kalendersystem - Tilgængelighedsinformation fra TDC Scale og TDC One - Mobilstatus information fra TDC FlexConnect statusvisning Andre faciliteter: - Flerfirmafunktion 1.4. Programforudsætninger Voquant har følgende forudsætninger for at fungere optimalt. - Voquant er udviklet til brug på en pc med Microsoft Windows XP, Windows Vista eller Windows 7. - Voquant forudsætter kommunikation med TDC Scale og TDC One via BluePosition Mediation Server og BluePosition Status Server. - Microsoft Office XP, 2003, 2007 eller Kontakt BluePosition såfremt der benyttes Lotus Notes/Domino kalender. - Kalenderadgang til alle medarbejderes kalender fra den pc hvor Voquant er installeret, eller en BluePosition kalender integrationsserver Ophavsret Dette program og tilhørende brugervejledninger, manualer m.v. er ophavsretligt beskyttede. Ingen del af programmet eller tilhørende publikationer må gengives, eller i nogen form eller på nogen måde overføres elektronisk, mekanisk, eller på anden måde, uden forudgående skriftlig tilladelse fra BluePosition ApS Brugerlicens Dette program er omfattet af en brugerlicens. Brugerlicensen giver ret til at installere og benytte programmet på én pc. Brugerlicensen giver IKKE ret til at programmet må være installeret samtidig på flere pc er, og programmet må under INGEN omstændigheder benyttes samtidig på flere pc er. Der henvises i øvrigt til software licensaftalerne: - Voquant Software licensaftale: VOQ-SLA-DK-18, eller senere. - Voquant Krak Abonnements betingelser: MCTI-KAB-DK-18, eller senere Begrænset garanti ADVARSEL: BluePosition ApS giver ingen garanti af nogen art for dette materiale, herunder, men ikke begrænset til, underforståede garantier vedrørende salgbarhed og egnethed til et bestemt formål. BluePosition ApS er ikke ansvarlig for fejl i dette dokument, det leverede materiale, herunder softwareprogrammet, eller for tilfældig beskadigelse eller for følgeskader i forbindelse med leveringen eller anvendelsen af dette materiale eller software program. Der henvises i øvrigt til software licensaftalerne: - Voquant Software licensaftale: MPBX-SLA-DK-18, eller senere.

5 Side 5 af 22 - Voquant Krak Abonnements betingelser: MPBX-KAB-DK-18, eller senere Support Spørgsmål vedrørende installation og betjening af dette program skal foretages til din forhandler, eller en af BluePositions support partnere. Se for yderligere oplysninger Anvendt syntaks I denne manual er der anvendt bl.a. følgende syntaks: Tekst i kantet parentes som f.eks. [Besvar] henviser til programknap eller tastaturtast med den pågældende tekst. Tekst i citationstegn som f.eks. Kald noter / Besked henviser til dialog, status eller input boks med det pågældende navn.

6 Side 6 af Installation Voquant programmet installeres på pc en ved at starte programmet Setup-Voquantx.y.z.exe, som er hentet fra internettet eller leveret på CD-ROM. Når installationsprogrammet starter bliver du spurgt hvilket sprog der skal installeres på derefter startes installationsguiden. Figur 1 Voquant Setup skærmbillede Tryk [Næste >] for at fortsætte installationen. Figur 2 Voquant Software licensaftale Gennemlæs Software licensaftalen grundigt og vælg kun Jeg har læst, forstået og accepterer licensbetingelserne ovenfor og [Næste >] for at fortsætte installationen, såfremt du er indforstået i licensaftalen.

7 Side 7 af 22 Figur 3 Voquant Program placering Voquant installations programmet foreslår pr. default at Voquant programmet placeres i folderen C:\Program Files\Voquant. En anden destinations folder kan vælges ved at finde placeringen i mappelisten øverst i vinduet. Figur 4 Start menu folder Det er muligt at placere genvejene til Voquant i en anden folder en standard-folderen Voquant. Hvis dette ønskes, skal du rette navnet i vinduet. Tryk [Næste] for at fortsætte installationen.

8 Side 8 af 22 Figur 5 Klar til at installere Derefter er installationsprogrammet klar til at installere Voquant. Tryk på [Næste] for at fortsætte installationen. Figur 6 Installation af Voquant programfiler Installationsprogrammet installerer herefter programmet og kopierer de relevante filer til installationsbiblioteket.

9 Side 9 af 22 Figur 7 Afslutning af installationsprocessen Det anbefales at Kør Voquant nu udføres automatisk. Tryk [Afslut] for at afslutte installationen og påbegynde konfigurationen af Voquant programmet. Voquant vil nu starte. Første gang programmet startes skal du indsætte licensen. Figur 8 Indsæt licens Licensen modtager du fra BluePosition eller din forhandler. Skriv Firmanavn og Licensnøgle præcis som de er modtaget på mail og tryk [Gem]. Herefter starter Voquant og viser Indstillinger vinduet som du kan bruge til at konfigurere Voquant.

10 Side 10 af Konfiguration af Voquant Voquant programmet konfigureres ved at starte Voquant programmet og efterfølgende vælge menupunktet Voquant og undermenupunktet Indstillinger. Konfigurationsprogrammet indeholder seks faneblade. Fanebladene gennemgås i de følgende afsnit Konfiguration af Generelle Indstillinger I fanebladet Generelt defineres indstillinger for en række generelle Voquant faciliteter. Figur 9 Konfiguration af Voquant Generelle Indstillinger Start automatisk Kør Voquant ved Windows opstart: Angiver om Voquant skal starte automatisk under opstart af Windows. Note: Hvis Microsoft Outlook kalender-integrationen anvendes bør Outlook startes FØR Voquant, hvorfor denne funktion kun bør vælges såfremt Microsoft Outlook er defineret til at starte automatisk FØR Voquant. Dette er ikke nødvendigt såfremt der benyttes en kalenderintegrationsserver eller Lotus Domino kalenderintegration, eller kalender integrationen er slået helt fra Mine Dokumenter Gem Kald log i Mine Dokumenter : Denne funktion gemmer en kald log (liste over ind og udgående kald) i Mine Dokumenter i en underfolder med navnet Voquant. Funktionen Vis kald log virker ikke såfremt denne facilitet er slået fra.

11 Side 11 af Andre Indstillinger Brug Copy2Dial (tm): Copy2Dial er en unik facilitet i Voquant, der gør det nemt at ringe telefonnumre op. Brugeren behøver blot at markerer et telefonnummer, i et hvilken som helt program, vælge Kopier (højre klik med mus, eller [Ctrl]+C), hvorefter Voquant vil foreslå at der kan ringes op til nummeret. Copy2Dial funktionen kan slås fra eller til, og minimumsantallet af cifre før Copy2Dial aktiveres kan angives. Dette antal cifre er også det der anvendes af Voquant til at vurdere om et tastet nummer er gyldigt eller ej. Ringetone filnavn: Denne funktion giver mulighed for at lade pc en afspille ringetone ved indgående opkald, således at telefon receptionisten ikke behøver at skifte ringetone profil på mobiltelefonen, afhængig af om receptionisten er tilsluttet omstillingsbordet eller er mobil internt i organisationen. I folderen C:\Windows\Media ligger der flere ringetoner, herunder ringin.wav. Fokuser Voquant ved indkommende samtale: Denne funktion giver mulighed for at vælge om Voquant automatisk skal poppe op, og gå i fokus ved indkommende telefon samtale. Fravælges funktionen vil Voquant indikere en indgående samtale ved at blinke i Windows Taskbar en, samtidig med at telefonen ringer. Aktiver nummerfelt når telefonen besvares: Hvis dette er valgt placeres cursoren i nummerfeltet når telefonen bliver besvaret, lagt på mm. Aktiver søgefelt når telefonen besvares: Hvis dette er valgt placeres cursoren i søgefeltet når telefonen bliver besvaret, lagt på mm. Søgemetode: Voquant søgefunktionen virker ved at skjule kontakter fra telefonbogen som ikke matcher det i søgefeltet indtastede. Søgningen kan startes på tre måder: 1. Ved indtastning 2. Efter indtastning 3. Tryk på Enter tast Normalindstillingen er Ved indtastning så søgningen foretages med det samme du skriver i søgefeltet. Hvis Voquant telefonbogen indeholder mange kontakter, eller din computer ikke er så hurtig, kan den kontinuerlige søgning belaste computeren. I det tilfælde kan det være en fordel at vælge Efter indtastning så søgningen først starter et kort øjeblik efter indtastning i søgefeltet, eller Tryk på Enter tast så søgningen først foretages når du trykker Enter på tastaturet mens cursoren er i søgefeltet. Bemærk at den sidste valgmulighed ændrer på Enter tastens funktion når cursoren er i søgefeltet.

12 Side 12 af Konfiguration af Telefon Indstillinger Fanebladet Telefon Indstillinger indeholder konfigurationsvalg for kommunikationen med mobiltelefonen. Figur 10 Konfiguration af Voquant Telefon Indstillinger TDC Scale/One Indstillinger Voquant fungerer som fjernbetjening af brugerens telefon. Derfor skal Voquant logge på TDC Scale som brugeren selv. Kommunikationen med Scale/One foregår via BluePosition Mediation Server der også skal installeres i firmaet. PBX Mediation Server: Navn eller IP adresse på den server der har fået BluePosition Mediation Server installeret. Scale brugernavn: Brugerens eget Scale/One brugernavn (normalt noget i stil med bruger123@vknnnnnn.hvoip.dk). Det er samme brugernavn som brugeren benytter til Scale Systemweb på Scale password: Brugerens eget Scale/One adgangskode. Det er samme adgangskode brugeren benytter til Scale Systemweb på Besvar udgående kald automatisk: Såfremt den telefon der er tilsluttet kan fjernstyres til at besvare samtaler, bør der sættes hak her. Funktionen kan anvendes på f.eks. LG-Nortel 6812D, men f.eks. ikke på mobiltelefoner.

13 Side 13 af 22 Eget telefonnummer: Brugerens eget telefonnummer. Tastes som +45nummer Standard omstillingsmetode Hvis det ønskes at lave Præsenteret omstilling som standard vælges dette. Ellers vælges Benyt blind omstilling. Præsenteret omstilling giver mulighed for at tale med modtageren af en omstillet samtale inden omstillingen gennemføres. Blind omstilling betyder at modtageren blot får det omstillede kald direkte og ikke taler med den person der foretager omstillingen. Bemærk at man på TDC Scale/One får præsenteret opkalderens telefonnummer når der er foretaget en blind omstilling, og ikke ser at det er en anden person der har omstillet samtale Telefonbog I fanebladet Telefonbog konfigureres telefonbogen og lokal landekode. Figur 11 Konfiguration af Telefonbog Telefonbog Den interne telefonbog i Voquant indeholder telefon oplysninger omkring alle medarbejdere og eventuelle service telefoner. Den interne telefonbog vises i Voquant, kombineret med en status angivelse af medarbejderens tilgængelighed. Gem telefonbogen i:

14 Side 14 af 22 I dette felt kan placeringen af telefonbogen vælges. Tryk på knappen... for at åbne fil browseren for at fastlægge placeringen. Voquant understøtter at telefonbogen kan være placeret på et netværks drev og een telefon bog kan dermed deles af flere Voquant brugere. Se næste afsnit for yderligere informationer omkring redigering af telefonbogen. Såfremt der benyttes BluePosition CCDB Client Service til synkronisering af central telefonbog, kan indholdet af telefonbogen ikke redigeres fra Voquant. Det skal i stedet gøres på BluePosition CCDB serveren Redigering af telefonbogen Redigering af telefonbogen foretages i panelet vist nedenfor. Figur 12 Redigering af Voquant telefonbog Telefonbogen kan oprettes og redigeres manuelt, eller data kan indhentes fra virksomhedens Microsoft Active Directory brugerdatabase. Hvis er benyttes BluePosition CCDB Client Service kan telefonbogen også opdateres centralt. I det tilfælde vil det ikke være muligt at redigere indholdet af telefonbogen i Rediger telefonbog vinduet Import fra Active Directory Telefonbogen importeres fra Microsoft Active Directory brugerdatabasen ved at trykke på knappen [Hent fra AD]. Alle brugere der i Active Directory er defineret med enten et fastnetnummer, lokalnummer eller mobiltelefonnummer importeres. Se dokumentet BluePosition Active Directory Integration (AD-INT-110) for yderligere detaljer om Active Directory integrationen. Kontakterne kan efterfølgende redigeres og der kan tilføjes QuickDial knapper til de mest anvendte lokalnumre Manuel oprettelse og redigering Tilføj ny kontakt ved at trykke på knappen [Ny]. Slet valgt kontakt ved at trykke på knappen [Slet valgt] Når redigeringen er afsluttet vælg [Ok], eller [Fortryd].

15 Side 15 af 22 Telefonbogen har kolonner for hhv. Navn, Titel, Afdeling, Lokation, Telefonnummer, Andet nummer, Kalender, Quick Dial placering, og Quick Dial navn: Navn: Navnet på medarbejderen. Titel: Medarbejderens titel. Lokation: Medarbejderens arbejdssted. Afdeling: Medarbejderens organisatoriske tilhørsforhold. NB: Brugeren af Voquant har mulighed for at gruppere medarbejdere ud fra afdeling og lokation, hvorfor disse oplysninger kan være relevant. Telefon: Telefonnummer til medarbejderens primære telefon. Andet nummer: Såfremt medarbejderen har flere telefoner kan et alternativt nummer angives under Andet nummer. Kalender: Om medarbejderens kalender skal importeres af Voquant. adresse til medarbejderen. Benyttes af Voquant til at sende telefonbeskeder per , samt til at indhente kalender information for den pågældende medarbejder. QuickDial: Voquant har indbygget 3 x 8 Quick Dial knapper i toolbaren (værktøjslinien), således at der kan foretages hurtig opringning og omstilling til i alt 24 udvalgte medarbejdere. De første 8 knapper vises i Voquant toolbaren, de efter følgende 8 knapper vises når der trykkes på [Shift], og de sidste 8 knapper vises når der trykkes på [Ctrl]. QuickDial navn: Det navn der skal vises på Quick Dial knappen. Navnet bør ikke være på mere end 8 karakterer Flerfirma præsentation Under Flerfirma præsentation angives de numre som Voquant betjener, hvilket bl.a. benyttes til at indhente kølængde information fra BluePosition Status Server. Flerfirma præsentation er en avanceret facilitet i Voquant der giver mulighed for i tekst at vise for telefon receptionisten hvilken udvidet søgegruppe der er tilringet, således at receptionisten kan præsentere firmaet korrekt.

16 Side 16 af 22 Figur 13 Redigering af egne numre Eget telefonnummer: I Eget telefonnummer angives telefonnummeret på den telefon der benyttes sammen med Voquant. Det vil i normale scenarier altid være det samme som det nummer der er angivet i Telefon Indstillinger fanebladet. Funktionen Eget telefonnummer anvendes i forbindelse med avancerede konfigurationer i kombination med BluePosition produkterne: MobileStatus Server, MobileCallCenter og MobileIVR, samt i andre specifikke konfigurationer. Hvis et telefonnummer er angivet under Eget telefonnummer er det muligt at benytte menupunktet Status i Voquant, hvorved brugeren kan sætte sin egen status. Voquant vil endvidere automatisk sende ledig/optaget status til Status serveren hvorved denne kan ses af andre brugere af Voquant eller MobileStatus Viewer. Der kan opsættes en eller flere udvidede søgegrupper det er disse der benyttes til at håndtere flerfirma-præsentationen. Hvis et indkommende kald kommer via en bestemt udvidet søgegruppe, vises detaljerne om denne i Voquant. Bemærk at din brugerprofil skal være sat op som medlem af den udvidede søgegruppe i TDC Scale/One opsætningen inden du kan benytte Voquant til at melde dig ind og ud. Firma: Firma- eller afdelings-navn for det pågældende nummer / søgegruppe. Dette vil blive vist når der modtages en samtale fra denne udvidede søgegruppe. Nummer: Telefonnummer for den pågældende udvidede søgegruppe. Scale brugernavn: Profil-navnet (navn@vknnnnnn.hvoip.dk) på den udvidede søgegruppe. Note: Dette felt skal udfyldes såfremt der benyttes flerfirma funktionalitet. Farve: Hvilken farve Voquant skal vise firmanavnet med. Autoskift: Markeres hvis Voquant skal ændre status aktiv eller passiv i denne udvidede søgegruppe når brugerne vælger det i hovedvinduet Landekode I dette panel vælges lokal landekode.

17 Side 17 af 22 Lokation: Vælg lokal landekode. Benyt Danmark +45 hvis Voquant benyttes i Danmark Telefonbesked I fanebladet Telefonbesked konfigureres skabeloner til telefonbeskeder afsendt med Voquant. Indholdet af skabelonerne indsættes automatisk i besked-teksten. Figur 14 Telefonbesked Mit navn (signatur): Skriv det navn du ønsker automatisk skal være angivet på afsendte telefonbeskeder. Navnet vil automatisk blive påført beskeden, brugeren har dog mulighed for at redigere navnet før afsendelse af beskeden. Tekst ved telefonbesked: Denne tekst bliver benyttet som forslag til telefonbesked. En telefonbesked inkluderer automatisk opkaldsdetaljer (navn og nummer) fra sidste eller igangværende telefon samtale. Indholdet af beskeden kan redigeres før afsendelse. Teksten består af almindelig tekst samt optil 3 felter der henter data fra sidste eller igangværende telefon samtale. De 3 felter skal angives som [navn], [telefon] og [signatur] inklusiv de kantede parenteser. Eksempel: Telefonbesked fra [signatur]: Venligst ring til [navn] på [telefon]. Vedr.

18 Side 18 af 22 Teksten i citattegn skal skrives ind i tekstboksen Internet I fanebladet Internet konfigureres adgang til Krak telefonnummer database og IP adresse til BluePositions MobileStatus Server hvis en sådan er installeret. Figur 15 Konfiguration af internet indstillinger Status server Voquant indhenter automatisk telefon tilgængelighedsinformation fra mobiloperatørens netværk via BluePosition Status Server. I inputboksen Status server angives IP adresse eller navn på den server der har installeret BluePosition MobileStatus Server softwaren. Dette er normalt den server som også har fået installeret BluePosition Mediation Server softwaren. Tryk [Test] for at kontrollere at Voquant kan kontakte MobileStatus Server på den angivne adresse. Send egen telefonstatus til MobileStatus Server: Hvis dit firma ikke modtager mobilstatus fra mobiloperatøren kan Voquant sende sin egen aktuelle status til MobileStatus Server. Dette bør ikke anvendes såfremt dit firma modtager mobilstatus fra mobiloperatøren. Sæt automatisk Vil ikke forstyrres efter afsluttet samtale Såfremt denne funktion tilvælges vil Voquant automatisk sætte Forstyr ikke indikation i MobileStatus Server når samtalen afsluttes.

19 Side 19 af 22 Denne funktion benyttes typisk af CallCenter medarbejdere der har behov for et antal minutters pause efter at en samtale er afsluttet således at en kundehenvendelse kan indrapporteres og afsluttes korrrekt før næste samtale Note: Denne funktion forudsætter at Eget telefonnummer under menupunktet Flerfirma præsentation er angivet korrekt. Sæt status ukendt når forbindelsen til telefonen afbrydes eller Voquant afsluttes: Hvis denne facilitet er tilvalgt, vil Voquant fortælle MobileStatus Server at dit telefonnummer har ukendt status når programmet afsluttes, eller når forbindelsen til telefonen afbrydes. Dette bør kun benyttes såfremt dit firma ikke modtager mobilstatus fra mobiloperatøren. Hent originalt A-nummer ved omstillede samtaler: Når denne funktion er slået til, kan Voquant i samarbejde med MobileStatus Server få overført den oprindelige opkalders telefonnummer når du modtager en omstillet samtale. Denne funktion kræver en ekstra licens på MobileStatus Server Licensnummer og nøgle Licenspanelet benyttes til at indsætte licensnøgle. Medmindre du har modtaget en ny licens, er der ikke nogen årsag til at benytte dette panel. Figur 16 Panel for angivelse af licensnøgle I Licensnøgle-panelet skal du angive den licensnøgle som du modtager på . Tast Firmanavn og Licensnøgle præcis som modtaget. Licensnøglen er en lang række karakterer, og det er derfor mest hensigtsmæssigt at kopiere dem elektronisk fra din og indsætte i input boksen.

20 Side 20 af 22 Tryk [Gem] når du har kopieret licensnøglen ind i input boksen, så bliver licensen kontrolleret og gemt Kalender Voquant har indbygget kalenderintegrationsmulighed. Metoden og typen af kalender system angives i panelet nedenfor. Figur 17 Kalenderintegration Kalendertype Afhængigt af firmaets kalendersystem vælges her en kalendertype. Ingen kalender integration: Voquant benytter ikke kalender integration, og du kan ikke se andre kontakters kalender i Voquant. Brug direkte Outlook integration: Voquant spørger Outlook om kalenderinformationer for alle kontakter i kontaktlisten. Dette er det samme som når du i Outlook beder om at åbne en anden brugers kalender. Det kræver at du har lov til at se den anden persons kalender. Ved mere end 50 personer i kontaktlisten anbefales det at benytte næste valgmulighed. Hente kalenderinformationer fra database: Voquant benytter en kalenderdatabase til at læse alle kontakters kalenderaftaler. Kalenderaftalerne i databasen sættes ind via BluePosition CCDB kalenderintegrationsserveren, som tilkøbes separat. Denne metode anbefales ved mere end 50 personer i kontaktlisten. Brug Lotus Notes/Domino busytime integration:

21 Side 21 af 22 Voquant bruger en Lotus Domino webservice til at spørge på kalenderdata. Kontakt BluePosition for assistance til at konfigurere webservicen Avancerede indstillinger De avancerede indstillinger kan benyttes til at finjustere kalenderlæsningen. Overordnet kalender opdateringsinterval: Definerer intervallet mellem at Voquant henter kalender for alle kontaktpersoner. Voquant henter automatisk kalenderen oftere for den personer der er markeret i telefonbogen. Pause mellem hver person: Den tid Voquant vil vente mellem hver kalender hentes. Opdater ikke kalender når en ny person markeres: Normalt vil Voquant hente de allernyeste kalenderinformationer på en medarbejder så snart der er valgt en ny person i telefonbogen. Såfremt det opleves at Outlook bliver langsom, eller at Voquant fryser midlertidigt når man klikker på personer i telefonbogen anbefales det at slå denne funktion fra ved at sætte hak her. Antal dage vist i kalenderen: Hvis der benyttes en BluePosition CCDB kalendersynkroniseringsserver, er det muligt for Voquant at vise mere end én dag ad gangen i kalenderen i hovedvinduet. Antallet af dage kan ændres her. Det maksimale antal dage er 7. Skriftstørrelse i kalenderen: Hvis man ønsker en lidt større skrifttype i kalendervisningen i hovedvinduet kan man vælge Stor her. Det vil gøre al teksten i kalendervisningen lidt større, men det bevirker at der kan være færre informationer synlige.

22 Side 22 af Telefonbog Voquant har to typer af telefonbøger. Den intern telefonbog (Intern Telefonbog.csv) der typisk defineres via Voquant konfigurationen, og eksterne telefonbøger (.tlf). Der kan være mere end én ekstern telefonbog, deres filnavn skal blot slutte med.tlf. Ved indgående opkald til Voquant foretages automatisk opslag i den interne og de eksterne telefonbøger, samt i Kraks nummerdatabase, således at telefonreceptionisten nemt kan se identiteten på opkalder, og eventuelt præsentere opkaldet for den person som opkaldet stilles om til Ekstern telefonbog Den eksterne telefonbog består typisk af et udtræk fra virksomhedens kundedatabase. Ved indgående opkald til Voquant foretages automatisk opslag i telefonbogen, samt i Kraks nummerdatabase, således at telefonreceptionisten nemt kan se identiteten på opkalder, og eventuelt præsentere opkaldet for den person som opkaldet omstilles til. Telefonbogen er kommasepareret fil f.eks. kaldet Ekstern Telefonbog.tlf der skal være placeret i samme folder som Intern Telefonbog.csv. Placeringen af folderen kan konfigureres. Standardfolderen er: My Documents\Voquant. Filen indlæses automatisk af Voquant under opstart af programmet. Filen skal indeholde nedenstående felter. Det anbefales at filen åbnes og redigeres i f.eks. Notepad eller anden teksteditor der ikke ændrer på formateringen af filen. Format for Ekstern Telefonbog.tlf : Navn;Firma;Beskrivelse;Mobil;Andet nummer Support;BluePosition;BluePosition supportafdeling; ;; Hvert felt i filen skal være separeret af et ; (semikolon) Et eventuelt blankt felt skal være angivet i filen. I eksemplet nedenfor er der ikke angivet noget kontaktnavn for firmaet BluePosition, og heller ikke noget andet nummer. Navn;Firma;Beskrivelse;Mobil;Andet nummer ;BluePosition;BluePosition supportafdeling; ;; Firmafeltet må ikke være blankt. Der kan være flere eksterne telefonbøger. De dukker i Voquant op som faneblade, hvor fanebladet er navngivet efter filnavnet på den pågældende eksterne telefonbog. Det vil sige en fil kaldet Kunder.tlf vil blive vist i fanebladet Kunder, og Ekstern telefonbog.tlf vil blive vist som Ekstern telefonbog. De eksterne telefonbøger skal være placeret samme sted som den interne telefonbog. Hvis stien til denne er blevet ændret, skal evt. eksterne telefonbøger også kopieres til den anden sti.