Mødedo: 10. juni 2015 Mødelokale: Tønder Rådhus, lokale 121 Starttidspunkt for møde: 15:00 Fraværende: 10. juni 2015
Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side Åbne dagsordenspunkter 1 Besøg i Drøhses Hus og Knipleskolen 3 2 Lejeaftale mellem Museum Sønderjylland og Højeregnens Lokalhistorisk Arkiv 4 3 Økonomiske forhold vedr. Kiers Gaard 5 4 Tønder Kulturhus - lyd, lys og sceneforhold 7 5 Politisk Ledelsesinformion for Kultur- og Fritidsudvalget 9 6 Budget 2016 - Kultur og Fritidsudvalgets område 10 7 Besøg af Tønder Rideklub af 1986 11 8 Årshjul 2015 - Kultur og Fritidsudvalgsmøde den 10. juni 2015 12 9 Opfølgning KL Kultur- og Fritidskonference 20. 22. maj 2015 13 10 Sager til orientering 14 Lukkede dagsordenspunkter 10. juni 2015 2
1. Besøg i Drøhses Hus og Knipleskolen 20.00.00-P15-1-15 Kultur- og Fritidsudvalget har planlagt besøg den 10. juni 2015 i Drøhses Hus herunder Knipleskolen. Der af aftalt rundvisning i huset fra kl. 14.15-15.00. Fagchefen for Kultur og Fritid indstiller, sagen drøftes. Sagen drøftet. 10. juni 2015 3
2. Lejeaftale mellem Museum Sønderjylland og Højeregnens Lokalhistorisk Arkiv 19.02.00-Ø54-1-15 Museum Sønderjylland har ved en skrivelse af 7. januar 2015 gjort opmærksom på, lejeaftalen mellem Museum Sønderjylland og Højeregnens Lokalhistoriske Arkiv udløber den 31. december 2015 og anmoder om, kommunen forlænger kontakten for en ny flerårig lejeperiode. Økonomi Kommunens udgift til Museum Sønderjylland for leje af lokaler samt forsyningsafgifter udgjorde ved tidligere lejeperiodes ikræfttrædelse den 1 januar 2010 i alt 60.000 kr. årligt. Lejen er hvert år den 1. januar blevet reguleret med nettoprisindekset for det foregående år. Udgiften for 2015 var således i alt 65.774,06 kr. med en fordeling på 37.274,16 kr. til leje af lokaler og 28.499,90 kr. til forsyningsafgifter. Ifølge ny lejekontrakt udgør den samlede årlige lejeudgift 65.800 kr, fordelt med 37.300 kr. til lejeudgift og 28.500 til forsyningsafgifter. Der er i Kultur- og Fritidsudvalgets basisbudget afs midler, som kan finansiere forlængelse af lejeaftalen. Bilag Oversigt over lokalhistoriske foreninger og arkiver + tilskud hertil Fagchefen for Kultur og Fritid indstiller, en ny et-årig lejeaftale for perioden 1. januar 2016 til 31. december 2016 godkendes. Indstillingen godkendt. 10. juni 2015 4
3. Økonomiske forhold vedr. Kiers Gaard 20.13.00-G01-1-14 Kiers Gaard er en markant firlænget marskgård. De nuværende bygninger stammer fra 1759 og er som mange andre ejendomme i Højer fredet. Gården har siden 1973 været i offentlig eje. Først af Sønderjyllands Amt og Højer Kommune. Siden overtog Sønderjyllands Amt den alene. Ved kommunalreformen og nedlæggelsen af amterne pr. 1. januar 2007 overgik ejerskabet til Tønder Kommune. Gården blev i 70'erne renoveret og nyindrettet for anvende den som kulturcenter. Der er stor lokal forankring omkring Kiers Gaard, og den bliver anvendt til teerforestillinger, koncerter, kunsthåndværkerkurser m.fl. Gården kan indkvartere maksimalt 30 deltagere, når der er flerdages arrangementer. Driften af Kulturcenteret og dets aktiviteter er siden 1996 blevet varetaget af en fond. Der er indgået en samdriftsaftale mellem fonden og kommunen vedrørende driften af bygningerne og udenomsarealerne. I henhold til aftalen afholder Tønder Kommune bygningsudgifter så som skter, forbrugsafgifter (el, vand, varme, renovion), forsikringer og udvendig bygningsvedligeholdelse. Fonden Kiers Gaard sørger for samt afholder udgifterne til indvendig vedligeholdelse, herunder indkøb og vedligeholdelse af inventar og løsøre samt vedligeholdelse af udenomsarealer. Team Ejendomme har udarbejdet en tilstandsvurdering på stråtaget på den østlige side af Kiers Gaard. Taget er hårdt medtaget, og der er registreret flere steder, hvor taget i mindre grad er utæt. Utæthederne har været der de sidste par år, og servicemedarbejderen på Kiers Gaard har måttet sættet spande under taget de steder, der er hårdest ramt. Team Ejendomme vurderer, bygningen på længere sigt vil blive beskadiget og kan ikke anbefale, arbejdet skubbes yderligere. Arbejdet forventes koste minimum 300.000 kr. plus de uforudsigelige skader, der må være opstået på bygningen. Team Ejendomme kan jf. en gammel aftale i kommunen ud af deres vedligeholdelsesmidler ikke foretage vedligehold ud over beløb på 200.000 kr. I øvrigt oplyser Team Ejendomme, der er foretaget udskiftning stråtaget på Vest siden på hovedhuset og stråtaget på Østershuset.De øvrige tagflader er i en sådan stand, en udskiftning skal iværksætte over en kontinuerlig årrække på 2-3 år. Fonden som står for driften af Kulturcenteret har de seneste år haft vanskeligt ved leje tilstrækkeligt ud. Derfor har de haft underskud på deres drift, og de har i løbet af et par år oparbejdet et mellemværende med Tønder Kommune på godt 42.000 kr. Budgettet for indeværende år ser med de nuvænrede udlejninger også ud til genererer et underskud og en forøgelse af mellemværendet med kommunen. Kommunen har siden 2007 modtaget midler fra puljen til fælleskommunale kulturelle anliggender, som administreres i fællesskab med de øvrige tre sønderjyske kommuner. Dette tilskud har kommunen anvendt til betale for forbrugsafgifterne. Tilskudsbeløbet har do ikke kunnet dække de samlede forbrugsafgifter, og underskuddet til disse udgifter viser en tydelig stigende tendens. 10. juni 2015 5
Økonomi TAGRENOVERING Team Ejendomme forventer renovering af taget på den østlige sider vil koste ca. 300.000 kr. plus uforudsigelige skader, der ikke har været synlige ved bygningsgennemgangen. Arbejdet vil omfte: - fjernelse og bortskaffelse af eksisterende - levering og montering af nyt tag - udskiftning af beskadiget tømmer - udlægning/påførelse af insektgift. Af den samlede udgift på 300.000 kr. plus uforudsete, kan Team Ejendomme dække 200.000 kr. DRIFTEN Fonden for Kiers Gaard har indsendt det udarbejde budget for 2015. Indtægterne er udfra kendte bookinger pt. Der kan både komme afbestillinger og yderligere bookinger. Det udviser et forventet underskud på 8.700 kr. Budgettet er blevet vurderet i Tønder Kommunes afdeling, hvor det årlige regnskab for fonden udarbejdes. Her vurderes budgettet fornuftigt bortset fra, der i 2015 ikke kan forventes et fald i udgiften til revision ned til 7.000 kr. Det sandsynlige beløb i 2015 er ca. 12.000 kr. Fondens mellemværende med kommunen er: 2013-27.098,75 kr. 2014-14.944,75 kr. I alt - 42.043,50 kr. Tønder Kommune har modtaget et årligt tilskud på 158.000 kr. I 2014 var forbrugsudgifterne 218.274 kr. Direktøren for Kultur og Fritid indstiller, manglende økonomiske midler til renovering af østlige side af taget finansieres med maksimalt 250.000 kr. fra halrenoveringspuljen, indstilling om anvende midler fra halrenoveringpuljen til vedligehold af Kiers Gaard videresendes til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen til godkendelse, underskuddet på den løbende drift i fonden og kommunens løbende drift af forbrugsafgifter drøftes med henblik på budget 2016. Der fremsendes et udvidelsesforslag på 225.000 kr. til budgetlægning fra 2016 til dækning af forbrugsudgifter på Kiers Gaard. Udvalget indstiller, der meddeles anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb på maksimalt 250.000 kr. fra det beløb, der er afs til Tønder Kulturhus. Indstillingen videresendes til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. 10. juni 2015 6
4. Tønder Kulturhus - lyd, lys og sceneforhold 20.11.00-A00-1-15 Arbejdsgruppen har igangs arbejdet med udbedring af lydanlægget og det forventes afsluttet midt juli. Herudover har arbejdsgruppen igangs indhentning af tilbud på udbedring af lysforhold og installion af tidssvarende av-udstyr til den store sal. Arbejdsgruppen vurderer installion af tidssvarende av-udstyr vil opgradere og udvikle Kulturhusets anvendelsesmuligheder væsentligt, da huset i fremtiden også vil kunne tilbyde konferencerammer med op til 650 deltagere. Av-udstyr hænger sammen med lys- og lydudstyr. Derfor giver det mening af medtage av-udstyr på nuværende tidspunkt både set i forhold til udgiften til installionen og i forhold til øge aktivitetsniveauet. I forhold til det videre forløb ser arbejdsgruppen, der forts er to spor, som der skal arbejdes på sideløbende. Det første spor er nødvendig forbedring og udvikling af de nuværende fysiske rammer og aktivitetsniveauet. Hertil har arbejdsgruppen udarbejdet en faseplan for 2015 og 2016. Den handler i hovedtræk om, 2015 går med udbedring af de fysiske rammer og 2016 handler om den videre organisering og udvikling af aktivitetsniveauet samt udbedring af de eksisterende sceneforhold. Udbedring af sceneforholdene handler om gøre scenen dybere ved fjerne nuværende trappenedgange og inddrage arealet til scene (der forfindes andre adgangsveje). Herved får scenen en størrelse og dybde så eksempelvis symfoniorkestret kan optræde. Planen er vedhæftet i uddybende bilag. Det andet spor handler om den langsigtede og ambitiøse idé om et internionalt grænseoverskridende kultur- og forskningseksperimentarium. Dette spor er stadig i undersøgelsesfasen og arbejdsgruppen vurderer projektets tidsramme løber over de næste fem år. Økonomi Udbedring af lys- og lydforhold med av-udstyr, forventes kunne afholdes inden for det eksisterende budget inklusiv midlerne fra likvidion. Udgifter til udbedring af sceneforholdene i 2016 anslås til 680.000 kr. Det vil ikke være muligt afholde denne udgift inden for det eksisterende budget. Bilag Faseplan Fagchefen for Kultur- og Fritid indstiller, faseplanen og finansiering af udbedring af lys- og lydforhold og etablering af avudstyr tages til efterretning, og økonomisk ramme til udbedring af sceneforholdene drøftes i forbindelse med budget 2016. 10. juni 2015 7
Udvalget tager første "" til efterretning. Udvalget anbefaler, udbedring af sceneforholdene iværksættes i indeværende år, der meddeles anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb på 680.000 kr., og indstillingen videresendes til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. 10. juni 2015 8
5. Politisk Ledelsesinformion for Kultur- og Fritidsudvalget 00.32.00-S00-6-14 Politisk ledelsesinformion for maj måned 2015 inden for Kultur- og Fritidsudvalgets område. Rapporteringen indeholder økonomi- og aktivitetsoplysninger til og med maj 2015. Forvaltningen vil på mødet gennemgå rapporten. Bilag 0515 Politisk rapport til Kultur og Fritidsudvalget Direktøren for Kultur og Fritid indstiller, orienteringen tages til efterretning. Orienteringen taget til efterretning. 10. juni 2015 9
6. Budget 2016 - Kultur og Fritidsudvalgets område 00.30.04-Ø00-5-15 Efter tidsplanen for budgetlægningen 2016 skal fagudvalgene i juni måned viderebehandle struktur- og innovionsforslag (Spor 1 og 2), 1 pct. reduktioner (spor 3), udvidelser samt drøfte anlægsprojekter. Rammen for anlæg er af Økonomiudvalget fasts til 89,2 mio. kr. (87,8 mio. kr. i 2015 prisniveau), svarende til investeringsoversigten i 2016. Fagudvalgenes nuværende andel i 2016 danner udgangspunkt for fagudvalgenes drøftelser. Kultur- og Fritidsudvalgets andel udgør 13,742 mio. kr. i 2016 (2016 prisniveau). Med henblik på minibudgetseminar og den videre budgetlægning skal udvalget færdigbehandle følgende: struktur og innovionsforslag (spor 1 og 2) administrivt oplæg til 1 % reduktion af servicerammer (spor 3) prioritering af forslag til budgetudvidelser på maksimalt 1% af udvalgets serviceramme (der er afs en foreløbig udvidelsespulje på 8 mio. kr., svarende til ca. 0,5% af servicerammen) forslag til anlægsprogram på fagudvalgets område i 2016 og behovet for langsigtede investeringer og tilpasninger (evt. prioriteret med 1 og 2, hvis der i 2016 er forslag udover den nuværende andel af anlægsrammen). Bilag Udvidelsesforslag 2016 - Kultur og Fritid 1% reduktion - Kultur og Fritid 2016 Anlæg 2016-2019, Kultur og Fritidsudvalget Direktøren for Kultur og Fritid indstiller, udvalget drøfter, prioriterer og færdigbehandler struktur- og innovionsforslag, reduktionsforslag, udvidelsesforslag samt anlægsprojekter med henblik på, forslagene kan indgå i den efterfølgende budgetlægningsproces. Sagen fortsætter. 10. juni 2015 10
7. Besøg af Tønder Rideklub af 1986 18.14.00-G01-2-15 Tønder Rideklubs formand har henvendt sig, da klubben ønsker et møde med Kultur- og Fritidsudvalget for en drøftelse omkring klubbens lokaler. Lovgrundlag Folkeoplysningsloven Økonomi Klubben modtager tilskud til dens aktiviteter i ridehallen og klublokalet efter Folkeoplysningslovens minimumstakst. Direktøren for Kultur- og Fritid indstiller, sagen drøftes. Bestyrelserne for klubben og fonden redegjorde for deres dilemmaer ift. lejekontraktens udløb med udgangen af 2015. 10. juni 2015 11
8. Årshjul 2015 - Kultur og Fritidsudvalgsmøde den 10. juni 2015 20.00.00-A26-1-14 Årshjulet bruges som styringsredskab og gennemgås på hvert udvalgsmøde Emner for juni 2015: Budget 2016 Besøg i Drøhses hus herunder Knipleskolen kl. 14.15-15.00 Fællesmødet med Folkeoplysningsudvalget er planlagt til august måned. Do oplyses senere. Nyt emne indarbejdet i Århjulet til august måned. 25. august kl. 15.15-18.30. Innovions-workshop med Børn- og Skoleudvalget og Kultur- og Fritidsudvalget. MIND FACTORY by ECCO. Bilag Årshjul 2015 _ mødet den 10. juni 2015 Direktøren for Kultur og Fritid indstiller, Årshjulet drøftes. Lokalhistoriske arkiver i 1. halvdel af 2016. 10. juni 2015 12
9. Opfølgning KL Kultur- og Fritidskonference 20. 22. maj 2015 20.00.00-A00-7-15 Kultur- og Fritidsudvalget deltog sammen med repræsentanter fra administrionen i KL s Kultur- og Fritidskonference i dagen 20. 22. maj 2015 i Helsingør. Temaet for konferencen var: Kunsten blande (sig). Udvalgets program var følgende: Onsdag, den 20. maj 2015. Slagelse Musikhus og Kulturhuset Badeanstalten blev besøgt. Den daglige leder viste rundt og beskrev de udfordringer, der havde været i forbindelse med etableringen, indretningen, administrionen og driften af de to kulturinstitutioner. Årligt afholdes ca. 180 arrangementer. De to sale har en kapacitet, der ca. svarer til den kapacitet, Tønder Kulturhus har. Torsdag, den 21. maj 2015. KL s program var meget afvekslende med mange forskellige berøringsflader til både kultur- og fritidsområdet. KL s Børne- og Kulturudvalgs formand indledte konferencen. Formiddagen koncentrerede sig om temaet: Tidens udfordringer vinder- og tabersager for kulturen og fritiden. Temaer der blev drøftet var bl.a.: Hvad trækker den åbne skole med sig? Hvad trækker kommercialiseringen med sig? Eftermiddagen omftede workshops, hvor hovedparten deltog i temaet: Idræt- og folkeoplysning. Herefter blev fokus rettet mod: Åbne biblioteker og åbne haller Faciliteter med flere funktioner - Byrummets multifunktionalitet. Aftenarrangementet omhandlede Jazzens Saga. Et projekt der havde udgangspunkt i Jazz-klubben og som samarbejdede med aftenskolen, biografen, biblioteket, kulturskolen, kulturhuset og andre dele af foreningslivet. Fredag, den 22. maj 2015. Forfteren Jens Blenstrup læste op af egne digte. Kulturministeren orientrede bl.a. om skolereformen og talte om ildsjælenes store indss. Ministeren sluttede med oplyste, alle vil få svar på tilskuddet til kulturaftalerne inden sommerferien. (Det er efterfølgende ændret til efter valget). Kulturchefen fra Region Skåne fortalte om, hvordan kultur bruges til løsningen i mange sammenhænge og et konkret forskningsprojekt inden for social- og sundhedsområder. Jim Toft fortalte om et aktuelt forskningsprojekt, hvor bevægelse bruges som del af en sundhedsindss. Efter konferencen blev der aflagt besøg på M/S Museet for Søfart tegnet af Bjarke Ingels Group og indstillet til flere internionale priser. Fagchefen for Kultur og Fritid udvalget drøfter sagen. Taget til efterretning. 10. juni 2015 13
10. Sager til orientering 00.01.00-G00-8-14 Orientering v/udvalgsformanden: Orientering v/udvalgsmedlemmer: Orientering v/direktøren: Orientering v/forvaltningen: Samarbejde mellem biblioteket og frivilligcenteret. Kultur- og Fritidsudvalgets rådighedskonto. Henvendelse fra Skytteforeningen Sydvest Bilag Oversigt over rådighedskonto, opgjort 04.06.2015.pdf Direktøren for Kultur og Fritid indstiller, orienteringen tages til efterretning. Henvendelse fra skytteforening sættes på som punkt til næste møde. Henvendelse fra Ballum vedr. boldbaner sættes på som punkt til næste møde. 10. juni 2015 14
Underskrifter Renè N. Andersen Flemming A. Gjelstrup Jørgen Popp Petersen Jens Møller Poul Erik Kjær 10. juni 2015 15
Bilag Oversigt over lokalhistoriske foreninger og arkiver + tilskud hertil Faseplan 0515 Politisk rapport til Kultur og Fritidsudvalget Udvidelsesforslag 2016 - Kultur og Fritid 1% reduktion - Kultur og Fritid 2016 Anlæg 2016-2019, Kultur og Fritidsudvalget Årshjul 2015 _ mødet den 10. juni 2015 Oversigt over rådighedskonto, opgjort 04.06.2015.pdf 10. juni 2015 16