Conventus brugermanual

Conventus brugermanual En hjælp til den nye bruger Annette Sperling 13

Indhold 1. Indledning... 4 1.1. Arkiv... 4 1.2. Adressebogen... 4 1.3. Finans... 4 1.4. Administration... 4 2. Oprettelse af foreningen... 5 3. Login og password... 6 3.1. Log på 1. gang... 6 3.2. Ændre password... 6 3.3. Glemt password... 7 3.4. Redigere min profil... 8 4. Opsætning af Conventus... 8 4.1. Generelt... 8 Stamdata... 8 Kontaktperson... 8 Supplerende indstillinger... 9 Regnskabsprogram... 9 Betalingskort... 9 Opsætning af Dankort aftale.... 9 E-mail opkrævning... 9 Moduler... 9 4.2. CFR... 10 4.3. Individuelle felter... 10 4.4. Fakturaer og kontoudtog... 10 4.5. Log... 11 Organisation.... 11 SMS afsendelse... 11 5. Booking... 11 5.1. Opsæt Ressourcer... 11 5.2. Kategorier... 12 6. Brugere af Conventus... 13 Brugermanual Conventus Side 1

6.1. Titler... 13 6.2. Rettigheder... 13 6.3. Oprettelse af brugere... 14 7. Adressebog... 17 7.1. Opret en afdeling... 17 7.2. Opret ferie i foreningen... 18 7.3. Opret ny gruppe... 20 7.4. Tilføj medlemmer til en gruppe... 22 7.5. Vis medlemmer af en gruppe på foreningens hjemmeside... 23 7.6. Online betaling og kontering... 24 7.7. Redigere en gruppe... 25 7.8. Oprette flere grupper... 26 7.9. Medlemmer... 27 7.10. Vedligehold... 27 8. Online booking... 28 8.1. Oprettelse af ressourcer til online booking... 28 Opret ny mappe til ressourcer... 28 Opret ressourcer... 29 Rediger ressource... 29 8.2. Opret kategori... 30 8.3. Booking indstillinger... 32 8.4. Opret hold til online booking... 33 Rediger gruppen... 33 8.5. Aktiver online booking... 34 Aktiver online booking på afdelingen... 34 Aktiver online booking på holdet... 35 Deaktiver online booking på holdet... 36 8.6. Opret booking... 36 8.7. Hvem er tilmeldt holdet til online booking... 38 8.8. Sletning af booking... 39 9. Statistik... 40 9.1. Oprettelse af statistik... 41 Brugermanual Conventus Side 2

10. Hjemmeside... 43 10.1. Holdoversigt... 43 10.2. Handelsbetingelser... 46 10.3. Booking vises på hjemmesiden... 46 11. Arkiv... 48 11.1. Dokumenter... 48 Opret ny mappe... 48 Redigere en mappe... 49 11.2. Oprette et dokument... 49 12. Møder... 50 13. Nyheder... 50 13.1. Opret en nyhed... 50 14. Nyhedsarkiv... 51 14.1. Scrip til nyhedsarkiv til hjemmesiden... 51 14.2. Opsætning af nyhedsarkiv i Conventus... 51 15. Filer... 52 15.1. Upload filer... 52 15.2. Slet filer... 53 15.3. Dokumenter vises på hjemmesiden... 53 Brugermanual Conventus Side 3

Conventus 1. Indledning Conventus har mange funktioner med mange muligheder. Programmet er delt op i 4 hovedpunkter: 1.1. Arkiv Til dokumenter, administration af møder, nyheder og upload af filer som medlemmer kan logge på og læse. 1.2. Adressebogen Her oprettes de forskellige afdelinger med flere grupper i hver afdeling. F. eks. Administration med bestyrelsen som gruppe. Adressebogen skal afspejle strukturen i foreningen. 1.3. Finans Bogholderidelen med kassekladde, kontokort, regnskab og bogføringsjournaler. Medlemsdel hvor der ses hvilke opkrævninger der har været og på hvilke hold. Handel hvor der kan oprettes fakturaer. Administration (af Finans) Oprettelse af regnskabet med forskellige konti og oprettelse af regnskabsår. 1.4. Administration I administration oprettes og redigeres foreningens opsætning af Conventus. Brugere oprettes og deres rettigheder administreres. Det er muligt at få vist sider fra Conventus på forenings hjemmeside. Brugermanual Conventus Side 4

2. Oprettelse af foreningen På www.conventus.dk vælg Opret organisation : Den formular der kommer frem skal udfyldes. Disse oplysninger skal bruges: Hvilken pakke skal I have, free, basis eller pro? - Free: Max. 30 medlemmer, begrænsninger på brugere og intet regnskabsprogram. - Basis: Med regnskabsprogram og SMS. - Pro: Med online tilmelding og betalingskort samt visning på hjemmesiden. Hvor mange medlemmer er der i foreningen: 100, 500, 1000, 2000 eller flere? Oplysninger for klubben: DGI nr., DIF nr. og CVR nr. E-mail og hjemmesideadresse kan sættes på. Navn på kontaktperson med navn, adresse, mobil og e-mail. Hver person som skal have adgang skal have et brugernavn. Lav dem, så det er tydeligt fremgår hvilken klub personen kommer fra: F. eks. Svømmeklubben Delta. Brugernavnene er deltaxx, hvor xx er personens initialer. Tryk på Gem og klubben er oprettet. Kontaktpersonen får tilsendt password pr. e-mail. Brugermanual Conventus Side 5

3. Login og password 3.1. Log på 1. gang På www.conventus.dk Benyt det tilsendte brugernavn og adgangskode og tryk på Login. 3.2. Ændre password Når du er logget på står det i øverste højre hjørne: Brugermanual Conventus Side 6

Vælg Ændre mit password Skriv den gamle kode og den nye kode. Når tommeltotten vender opad kan koden accepteres og du gemmer ved med Gem. 3.3. Glemt password På www.conventus.dk Tryk på Glemt adgangskode? Udfyld e-mail eller mobil og tryk på send. Du modtager en ny adgangskode. Brugermanual Conventus Side 7

Hvis 2 brugere er registreret med den samme mailadresse skal de benytte mobilnummer når de bruger funktionen Glemt adgangskode. Hvis de ikke gør det kan de ændre adgangskoden for den anden bruger. 3.4. Redigere min profil Vælg Rediger min profil og ændre i formularen og tryk på Gem. 4. Opsætning af Conventus Dette sker under punktet: Administration-Organisation med følgende underpunkter 4.1. Generelt Stamdata Her redigeres klubbens stamdata. Kontaktperson Redigere kontaktperson i klubben. Brugermanual Conventus Side 8

Supplerende indstillinger Medlemslogin: Den adresse medlemmerne logger på for at se deres tilmeldinger og betalinger = De blå sider. Nyheder og nyhedsarkiv: Den adresse på klubbens hjemmeside hvor nyhederne vises. Regnskabsprogram Om det er aktiveret og valideret. Betalingskort Om det er aktiveret og hvilke kort der kan betales med. Opsætning af Dankort aftale. På https://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=256 ligger der manual Opsæt Dankort processen. For at kunne modtage betaling med kort på foreningens hjemmeside skal der være en aftale om gateway med Conventus. Der betales på Betalingsservice kvartalsvis. For at få pengene i banken skal foreningen have en indløsningsaftale med Nets. Vælg om det skal være en Dankort eller internationale kort. Dankort aftale: Dankort, Visa Dankort og e-dankort. Internationale kort aftale: Ovenstående, Eurocard, MasterCard og hævekort til unge under 18 år. Løsningen er dyrere, penge betalt med internationale kort kommer i banken 28 bankdage efter betaling og der er et højere gebyr der betales af modtageren. Ansøgningen om indløsningsaftalen foregår online fra https://pbserhverv.dk/merchantagreement/start!toinfopage.action. Faktura for transaktionerne sendes pr. post og betales på Betalingsservice. E-mail opkrævning Redigerer hvilke kontonummer der står på fakturaen. Moduler Hvilke moduler der er aktive: Brugermanual Conventus Side 9

4.2. CFR CFR = Centralt Forenings Register. Indsæt klubbens nummer og der kan genereres medlemstal, som Foreningsregistret henter i Conventus. 4.3. Individuelle felter Her er det muligt at vælge 5 individuelle felter. Skriv feltets navn og sæt kryds og det individuelle felt er aktiv. Felterne bliver vist på alle medlemmers profil. Det er indtil videre ikke muligt at skelne mellem forskellige medlemmer. 4.4. Fakturaer og kontoudtog Fakturaer sendt fra Conventus. Brugermanual Conventus Side 10

4.5. Log Der er 2 forskellige logs: Organisation. På fanebladet Organisation ses, hvad der er ændret i opsætningen og af hvem. SMS afsendelse Fanebladet med SMS afsendelse ses hvilke Sms er der er afsendt af hvem og til hvem. 5. Booking 5.1. Opsæt Ressourcer Vælg: Administration Booking Ressourcer De forskellige baner foreningen har til rådighed. Ressourcerne oprettes af kommunen, men indtil det sker, er de forskellige bassiner og baner oprettet manuelt: Online booking er hvis medlemmerne i en forening kan booke f. eks. en tennisbane online. Brugermanual Conventus Side 11

5.2. Kategorier Administration Booking Kategorier Kategorier er de forskellige grupper i foreningen der benytter banerne. I svømmeklubben har jeg Begyndere, Letøvede osv. Hver kategori kan få sin egen farve, der bliver vist i kalenderen på hjemmesiden. Brugermanual Conventus Side 12

6. Brugere af Conventus 6.1. Titler Brugere af Conventus skal have tildelt en titel. Vælg Administration Adressebog Titler Her kan titler oprettes, slettes og redigeres. Titlerne arrangeres i nummerorden med højeste nummer øverst. Oprette, slette og redigere i valgmuligheder indenfor titler. 6.2. Rettigheder Brugere af Conventus skal have tildelt en rettighed ved oprettelsen Vælg Administration Brugere Rettigheder. Her redigeres hvile rettigheder brugerne skal have. Opret en ny titel ved at vælge Redigere en allerede oprettet titel ved at trykke på blyanten foran titlen. Brugermanual Conventus Side 13

6.3. Oprettelse af brugere Vælg Administration Brugere Brugere Her er listen over brugere Tryk på Læs vejledningen der kommer frem på skærmen og følg den. Søg om personen allerede er oprettet i foreningen: Tryk på Søg. Hvis ikke personen er oprettet, så vælg Opret ny kontakt. Udfyld formularen og tryk Gem og kontaktpersonen er oprettet. Medlemmer i foreningen oprettes med fødselsdag. For at tælle med i statistikken skal personen være oprettet som medlem. Personer i foreningen oprettes uden fødselsdag. For at få tilskud fra SIF skal medlemmet betale kontingent. I svømmeklubben er svømmerne oprettet som Brugermanual Conventus Side 14

medlemmer og instruktørerne som personer. Kontaktpersonen gøres til bruger. Tjek om kontakten er bruger i en anden forening ved at søg. Er kontakten ikke det, tryk på Opret bruger. Brugernavn: Klubbens navn og initialer Brugerens profil: Vælg mellem administrator, superbruger og bruger. Rettigheder: Administrator, bruger og andre profiler der opsættes under Rettigheder. Tryk på Gem og brugeren er oprettet. Brugermanual Conventus Side 15

Brugermanual Conventus Side 16

7. Adressebog Er opdelt i afdelinger med grupper f. eks. er Administration en afdelingen med Bestyrelsen som en gruppe. Der kan være flere grupper i én afdeling. Adressebogen skal afspejle klubbens organisation. Det er i adressebogen bestyrelse, udvalg og forskellige hold oprettes. 7.1. Opret en afdeling Vælg Ny Giv en titel og vælg hvilken aktivitet (sportsgren) det drejer sig om og tryk Gem. Ny afdeling er oprettet. Brugermanual Conventus Side 17

7.2. Opret ferie i foreningen Før holdene oprettes skal der bookes ferie i foreningen. Det betyder at holdene ikke bookes til en dag, hvis der er allerede er booket ferie. Vælg booking find dagen i kalenderen (mandag den 13. oktober 2012) og venstreklik i feltet I billedet der kommer vælges hvilke ressourcer der holder ferie. Tidspunkt: Fra første hold starter til sidste hold slutter. Afdeling: Den afdeling holdene er registreret. Type: Almindelig Gentag: Nej, der skal laves en booking for hver dag der er ferie i afdelingen. Kategori: De hold der gælder for. Titel: Ferie Beskrivelse: F. eks. Ingen undervisning pga. efterårsferie. Brugermanual Conventus Side 18

Tryk Gem nederst. Brugermanual Conventus Side 19

7.3. Opret ny gruppe Klik på ikonet til venstre for Ny afdeling og tryk på Ny gruppe Vælg hvilken type der er: Hold eller udvalg. Titel: Hvis det er sæsonhold i en sportsforening, så giv det er navn der refereret til hvilken sæson det er. F. eks. 12-1012-B11 Mandag 16.00 16.30, hvor 12 er sæsonen 2012/13, næste sæson hedder det samme hold 13-1012-B11 Mandag 16.00 16.30. Afdelingen: I rullepanelet vælges den afdeling hvor gruppen skal oprettes i. Tryk Gem. I det billede udfyldes: Navn på holdet, skal være aktiv, hvilken afdeling holdet skal være i, vælge aktivitet. Hvilken dag og klokkeslet, startdato og slutdato for holdet og hvilken ressource. Tryk på Book. Hvis der er booket ferie på samme tidspunkt bliver holdet ikke booket på disse tidspunkter. I det billede der kommer frem vælges hvilken kategori det skal bookes til, Begyndere, Letøvede2 osv. Hvilken aldersgruppe og hvor mange der er plads til på holdet. Hvis der vælges at oprette venteliste skal der vælges antal timer og e-mail og/eller SMS. Det betyder at hvis et medlem står på venteliste og der bliver en ledig plads sendes der er en e-mail/sms til den første på ventelisten og medlemmet har 48 timer til at tilmelde sig. Hvis ikke han gør det sendes der en SMS til den næste på ventelisten. Brugermanual Conventus Side 20

Pris: Hvad koster holdet. Offentlig: Ja, ellers vises det ikke på hjemmesiden. Online tilmelding: Kryds hvis de skal tilmelde sig online. Godkendelse: Det gælder kun for nye medlemmer, så godkendelsen er reelt ikke brugbar. Betalingskort: Ja, hvis de skal betale. Oplysning om ledere: Hvilke oplysninger bliver vist på hjemmesiden på salgssiden. Brugermanual Conventus Side 21

Aktiv: Kryds. Hvis holdet skal tælle med i statistikken Holdtype: Sæsonhold/Flexhold Sæsonhold: Sæt flueben i Nuværende medlemmer og Uanset periode, så tæller alle med i statistikken Afslut med Gem. 7.4. Tilføj medlemmer til en gruppe Medlemmer i bestyrelsen og foreningens forskellige udvalg tilføjes manuelt til gruppen. Vælg Adressebog gruppen Tilføj/fjern - Medlemmer Brugermanual Conventus Side 22

Skriv navnet eller dele af navnet i søgefeltet og tryk Søg I feltet under Resultater kommer mulighederne frem. Klik på den person der skal tilknyttes gruppen. I det blå felt vælges hvilken titel personen skal have i gruppen. 7.5. Vis medlemmer af en gruppe på foreningens hjemmeside Det kan være en fordel at få oplysningerne om klubbens bestyrelse fra Conventus. Det betyder at når medlemmer af bestyrelsen rettes i Conventus bliver det også rettet på foreningens hjemmeside. Vælg Administration Hjemmeside - Kontaktside Vælg hvilken gruppe, her bestyrelse. Vælg Opdater det er scriptet i det grå felt der skal kopieres ind på foreningens hjemmeside. Vælg Kopiere og scriptet kan indsættes på klubbens hjemmeside med CTRL + V på den side hvor oplysningerne skal vises. Brugermanual Conventus Side 23

7.6. Online betaling og kontering Når kunden tilmelder og betaler for et hold bogføres det kontoen for debitorer, banken og kontoen hvor pengene for holdet skal indbetales på. Kontoen for holdet kan være forskellige og sættes under Finans: Finans Administration Kontingent Hvis kontonummeret ikke er sat på bogføres pengene på kontoen: Kontingent ikke placerbar. Vælg fanebladet Hold Skriv kontonummeret og Gem nederst på skærmen. Brugermanual Conventus Side 24

7.7. Redigere en gruppe Klik med musen på ikonet til venstre for Ny afdeling og vælg Rediger Det samme billede som ovenfor kommer frem: Der kan redigeres og gemmes med Gem. Brugermanual Conventus Side 25

7.8. Oprette flere grupper Klik med musen på ikonet til venstre for Ny afdeling og vælg Dupliker. Udfyld felterne og tryk Udfør. Åbn efterfølgende og rediger holdet, f. eks. anden aldersgruppe. Ved sæsonafslutning sættes kryds i Holdarkiv og holdet flyttes i arkivet. Brugermanual Conventus Side 26

7.9. Medlemmer Personer kan oprettes sig som medlemmer når de tilmelder og betaler via klubbens hjemmeside eller de kan oprettes manuelt. Tilmelder de sig flere gange og hver gang tilmelder som Ny medlem får de flere profiler. Hvert medlem skal kun have én profil, da hver profil tæller som medlem i statistikken. 7.10. Vedligehold Hvert medlem skal kun have en profil i Conventus. Hvis medlemmet ved næste tilmelding har oprettet en ny profil kan de 2 profiler lægges sammen under Vedligehold i øverste bjælke til højre. Alle dubletter vises. Vælg Avanceret Vælg forskellige parametre, f. eks. Navn, Fødselsdag og Alle felterne / En af felterne. Er der 2 profiler, der skal sammenkædes, klikkes på den ene og dette billede kommer frem. Hvert felt for sig kan vælges, felter med grå baggrund bliver indhold i profilen. Gem med Sammenkæd. Brugermanual Conventus Side 27

8. Online booking Bruges hvor klubbens medlemmer booker fra gang til gang, f. eks. til spinning i roklubben, hvor der er 8 pladser på holdet. 8.1. Oprettelse af ressourcer til online booking Hvilke baner, lokaler og lign. der kan bookes online. Opret ny mappe til ressourcer Vælg Administration Booking Ressourcer og tryk på (Ny mappe) Vælg Titel og vælg Offentlig - Gem Brugermanual Conventus Side 28

Opret ressourcer Vælg Administration Booking Ressourcer og tryk på (Ny Ressource) Vælg hvilken mappe ressourcen skal gemmes og titlen på ressourcen - gem Rediger ressource Vælg ressourcen og vælg rediger Brugermanual Conventus Side 29

Skriv adresse m.v., vigtigst er at vælge offentlig. 8.2. Opret kategori Vælg Administration Booking Kategorier Vælg Vælg titel på kategorien og aktivitet. Vælg farve. Farven vises på kalenderen på hjemmesiden. Afslut med Gem og luk administration. Brugermanual Conventus Side 30

Brugermanual Conventus Side 31

8.3. Booking indstillinger Vælg booking i hovedmenuen Vælg indstillinger Tid: Det tidsrum der skal vises på kalenderen på hjemmesiden Vælg den ressource der skal være online booking på Brugermanual Conventus Side 32

8.4. Opret hold til online booking Adressebog ny gruppe - Gem Rediger gruppen Tid og sted: Hvornår og hvilket sted. Periode: Den første dag og den sidste dag Aldersgruppe: Hvem kan deltage Max. antal: Når antallet er nået kan medlemmerne tilmelde sig til venteliste, hvis venteliste er valgt. Venteliste svartid: Hvis der bliver en ledig plads sender der SMS/e-mail til medlemmet om pladsen. Hvis tiden f. eks. er 48 timer har medlemmet 48 timer til at tilmelde sig. Hvis ikke han gør det bliver han slettet fra listen er en SMS/e-mail bliver sendt til den næste på ventelisten. Brugermanual Conventus Side 33

Pris på holdet (her gratis) og vælg offentlig. Det er muligt at betale for holdet med betalingskort. Der er også mulighed for at tank-op med betalingskort. Det hører til den lidt mere avanceret brug af programmet og er ikke med i denne startmanual. Vælg offentlig, da det ellers ikke kan ses på hjemmesiden. Afslut med Gem. 8.5. Aktiver online booking Aktiver online booking på afdelingen Administration Booking Online Booking Tryk på Åben ud for afdeling Tryk på Aktiver Hvis venteliste: Sæt flueben Begræns: Hvis begrænsninger så flueben i begræns. Annullering: Min. tid. Kun praktisk betydning, hvis der er betaling for deltagelsen. Antal dage/antal gange: Hvis de skal kunne tilmelde sig til hver uge skal der ikke sættes begrænsning på. Brugermanual Conventus Side 34

Afslut med Gem Aktiver online booking på holdet Administration Booking Online Booking Vælg Åben ud for holdet. Når online booking er aktiveret skiftet prikken fra lilla til grøn. Afslut med Gem Brugermanual Conventus Side 35

Deaktiver online booking på holdet Online booking på holdet deaktiveres ved at trykke på det gule felt yderst til højre og afslut med Gem. 8.6. Opret booking Vælg Booking Vælg startdato i kalenderen, her den 4/2 2013 Klik på det tidspunkt hvor holdet starter: Bane 1 6 kl. 17.30 Brugermanual Conventus Side 36

Dato: Startdato Tidspunkt: Træning fra til Afd. / gruppe: Hvilken afdeling holdet under. Type: Online booking Form: Hvis det er et hold, så vælg Liste. Forklaring til typerne på: https://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=20884 Max. deltagere: Hvis flere ønsker tilmelding kommer de på venteliste. Interval: Antal minutter Hold: Vælg de hold der må booke online til holdet. Gentag: Ja, hvis det er et hold der er en dag hver uge og skriv sluttidspunkt. Kategori: Oprettet under kategori, her oprettet Ny afdeling. Kan være spinning, roning, gymnastik. Titel: Tekst der vises på hjemmesiden. Afslut med Gem. Brugermanual Conventus Side 37

8.7. Hvem er tilmeldt holdet til online booking Vælg booking og ønsket dato, her 4/2 2012 og tryk på det skraverede felt. Vælg Vis Tilmeldte på den pågældende dag vises i nederste felt. Brugermanual Conventus Side 38

8.8. Sletning af booking Booking dato klik på skraveret felt Vis Yderst til højre ses alle bookinger. Sæt flueben ud for de bookinger der skal slettes og tryk på Slet valgte Brugermanual Conventus Side 39

9. Statistik Adressebog statistik øverst. For at alle tæller med skal der under holdene vælges således: Der skal genereres statistik til DFR, DGI og Fredericia kommune. For at statistik til CFR og DGI er en valgmulighed skal foreningens nummer være registreret under Administration Organisation Generelt Vælg avanceret og der er mulighed for at vælge år. Brugermanual Conventus Side 40

9.1. Oprettelse af statistik Adressebog statistik Vælg Ny statistik Tryk på ønsket statistik på knappen Vælg På statistikken kan man under Dokumentation se hvilke medlemmer der er regnet med i statistikken Brugermanual Conventus Side 41

Vælg Dokumentation Under fanebladet hold ses hvilke hold der tæller med i statistikken. På fanebladet Kriterier ses at medlemmerne skal have været med i 90 dage for at tælle med i statistikken. Sættes flueben i Medtag altid under holdet tæller alle med. Opret statistikken ved at trykke på Opret. Der kan redigeres i statistikken ved at trykke på Redigerer. Statistikken sendes ved tryk på Send. Når statistikken er sendt kan den ikke redigeres eller slettes. Brugermanual Conventus Side 42

10. Hjemmeside Vælg Administration Hjemmeside I venstre side er punkter der kan vises på hjemmesiden f. eks. Nyheder. Vælg om blandt de forskellige muligheder og tryk på Opdater. Scriptet i det blå felt skal kopieres ind på foreningens hjemmeside, vælg Kopiere og sæt ind. Det betyder at de nyheder der skrives i Conventus vises på foreningens hjemmeside. 10.1. Holdoversigt Vælg Administration Hjemmeside Holdoversigt På hjemmesiden når foreningen har online tilmelding skal holdene vises. Der er forskellige indstillinger. Der vises for én afdelingen, så alle hold der ønskes vist sammen skal i samme afdeling. Sæt kryds i Handelsbetingelser og de bliver vist på salgssiden. Nyt medlem og Allerede medlem kolonner kan skjules ved at sætte kryds. Brugermanual Conventus Side 43

På hjemmesiden ser det således ud: Vælg det hold der ønskes tilmeldt til: Vælg Tilmeld : Brugermanual Conventus Side 44

Formuælaren udfyldes: Nye medlemmer vælger felterne under Nyt medlem. Medlemmer af foreningen vælger Allerede medlem og logger ind med adgangskode. Afslut med Tilmeld. Medlemmet modtager en e-mail med bekræftelse og et password til medlemslogin på https://www.conventus.dk/medlemslogin/index.php Bemærk: At sider for brugere af Conventus er gule: At sider for medlemmer er blå. Brugermanual Conventus Side 45

10.2. Handelsbetingelser Vælg Administration Hjemmeside - Handelsbetingelser Klubbens handelsbetingelser skrives her og viser på hjemmesiden. Handelsbetingelserne skal godkendes af Nets. 10.3. Booking vises på hjemmesiden Administration Hjemmesiden Booking Der er forskellige layout muligheder. Vælg ressource, her bane 1 6. Tid: Det er det interval der vises i kalenderen på hjemmesiden. Indstillinger: Sæt kryds og vælg til/fra efter ønske. Tryk på opdater og resultatet ser nederst. Øverst er script til hjemmesiden, vælg Kopiere ud for den ønskede og sæt det ind på hjemmesiden Scriptet: <iframe src="https://www.conventus.dk/dataudv/www/booking.php?idv1=1&idv2=17:30&idv3=19:30&idv4=11055 &idv5=4118&navn=skjul&ressourceliste=skjul&banebooking=vis&login_boks=vis&handelsbetingelser=vis" frameborder="0" style="width: 100%; height: 500px;"></iframe> på hjemmesiden ser det således ud (style="width: 100%; er ændret til 50 %) Brugermanual Conventus Side 46

Brugermanual Conventus Side 47

11. Arkiv I Arkiv under fanebladet Dokumenter gemmes dokumenter, det kan være referater, informationer om klubben og holdene. 11.1. Dokumenter Opret ny mappe Opret mapper til de forskellige afdelinger og udvalg ved at vælge. Vælg hvor mappen skal ligge under og giv den et navn. Afslut med Gem. Hvis den ikke skal være i en allerede oprettet mappe, så vælg Ingen. Brugermanual Conventus Side 48

Redigere en mappe Klik med venstre musetast på kuverten og nedenstående billede kommer frem: Vælg om du vil Slet eller Rediger. Der er også mulighed for at oprette nyt dokument eller mappe. 11.2. Oprette et dokument Klik på : Vælg i hvilken Artikelmappe dokumentet skal gemmes og giv det en titel. I feltet nedenfor skrives teksten og afslut med Gem nederst på siden. Det er også muligt at vedhæfte filer, disse filer skal først uploades i Filer. Brugermanual Conventus Side 49

12. Møder Det er muligt at booke møder i Conventus. Søg på Møder i Conventus hjælp og der er en vejledning. 13. Nyheder 13.1. Opret en nyhed Vælg Nyheder i fanebladet. Tryk på Offentlig: Ja, ellers vises det ikke på hjemmesiden. Arkiv: Vises i nyhedsarkivet. Dato: Datoen for oprettelse Aktuel fra: Hvornår nyheden vises på hjemmeisen Aktuel til: Hvornår den fjernes fra hjemmesiden. Overskrift: Vises med fed på hjemmesiden. Manchet: Nyheden eller en indledning. I nederste felt: Skriv resten af nyheden, hvis den er lang. Bliver vist på hjemmesiden, hvis man klikker på nyheden. Brugermanual Conventus Side 50

14. Nyhedsarkiv Hvis en nyhed er markeret med flueben i arkiv kan nyheden søges i nyhedsarkiv på foreningens hjemmeside. 14.1. Scrip til nyhedsarkiv til hjemmesiden Vælg Administration Hjemmeside Nyhedsarkiv Vælg Opdater det er scriptet i det grå felt der skal kopieres ind på foreningens hjemmeside. Vælg Kopiere og scriptet kan indsættes på klubbens hjemmeside med CTRL + V 14.2. Opsætning af nyhedsarkiv i Conventus Egenskaberne for den side nyhedsarkivet vises på hjemmesiden indsættes i Conventus under generelle oplysninger. Vælg Administration Organisation Generelt Under Supplerende oplysninger skrives egenskaber for Nyhedsarkiv på klubbens hjemmeside. F. eks. på www.deltaswim.dk Brugermanual Conventus Side 51

15. Filer Når filer vedhæftes er det et link til filen i Conventus der sendes. Filen må derfor ikke slettes. 15.1. Upload filer Filer der skal vedhæftes til dokumenter eller mails skal uploades til Conventus. Vælg den mappe filen skal gemmes i og tryk Vælg hvilke filer der skal uploades og tryk på Brugermanual Conventus Side 52

15.2. Slet filer Slet filer ved at trykke på det røde kryds. 15.3. Dokumenter vises på hjemmesiden Klik på pennen til venstre for det dokument du vil have vist på hjemmesiden. Vælg Hjemmeside Vælg Opdater, scriptet i det grå felt der skal kopieres ind på foreningens hjemmeside hvor dukomentet skal vises. Vælg Kopiere og scriptet kan indsættes på klubbens hjemmeside med CTRL + V. Brugermanual Conventus Side 53