Dagsorden bestyrelsesmøde i Svømmeklubben Koral Mødested: Mårvej 9, Hedensted Mødetidspunkt/varighed: Onsdag den 2. marts 2016, KL. 19.30-21.00 Deltagere: Karin Neve, Heidi Pontoppidan, Mette Gregersen, Ruth Skov-Svendsen, Bente Hunnerup, Stefan Kipp og Michael Schousboe Valgfri deltagelse: Anne Mette Heegaard og Yrsa Martinussen Ordstyrer: Michael Schousboe Dagsorden: 1. Opfølgning fra sidste møde (gennemgang af referat) 2. Økonomi 3. Status planlægning af sommerudflugt 4. Opstart planlægning af efterårssæson 5. Opfølgning på nøgler 6. Status på Klubmesterskab 7. Status på Midt-øst Cup 8. Oplæg fra Anne Mette på elite økonomi (Flyttet til næste møde da AM har meldt afbud) 9. Oplæg fra Bente på træner og hjælpetræner goder 10. Update på div projekter a. Kursus oversigt (Anne Mette) b. Nyhedsbrev (Michael/Bente) c. Trænerhåndbog (Anne Mette / Bente) 11. Evt. Side 1 af 7
Referat af bestyrelsesmøde i Svømmeklubben Koral Mødested: Mårvej 9, Hedensted Mødetidspunkt/varighed: Onsdag den 2. marts 2016, KL. 19.30-22.00 Deltagere: Afbud: Ordstyrer: Heidi Pontoppidan, Mette Gregersen, Ruth Skov- Svendsen, Bente Hunnerup, Michael Schousboe, Karin Neve, Stefan Kipp Anne Mette Heegaard, Yrsa Martinussen Michael Schousboe Dagsordens punkt 1. Opfølgning fra sidste møde Opfølgning på punkter fra sidste møde, som ikke er separat på dagens dagsorden: Action/ Ansvarlig - Ansøgning om tilskud i brugsen vi mangler pullboys Der er ansøgt om 20 pullboy 35 special-svømmefødder. Det skulle bliver offentliggjort og overrakt ved generalforsamling. - Bassinprøve http://www.svoem.org/discipliner/livredning/livredningstjeneste/hvordanbliver-jeg-bassinlivredder/indhold-i-bassinlivredderproeven/diplomer Vi har fået ok for at vi kan bruge Kirsten fra fitness som dommer. - MaxPuls Vi skal have lavet en regning til MaxPuls på 1.500 kr. for sponsorrat. Stefan laver dette og sender det til Britta. Stefan kontakter Henrik for at sikre at vi laver det rigtigt. Vi skal have besked fra Henrik om hvornår det er tøjet kan bestilles. Dette tjekker Stefan op på når han ringer. Det er det samme tøj som AGF. Vi skal have revurderet om vi fortsat skal betale logo til tøjet. Stefan tjekker op på hvor mange logoer der er brugt. Vi følger op på hvad vi gør fremadrettet. - Baderegler og konsekvenser beskrivelse fra hallen Baderegler og konsekvenser - Michael tager det op på næste møde med Jimmi. - Award show 17 marts, Hornsyld Fra bestyrelsen deltager: Michael, Heidi, Ruth, Bente, Mette GG, Karin. Stefan har spurgt på billetter til Jane og Caroline. skriver til kommunen og følger op på status på den person, som vi har indstillet til Du gør en forskel Side 2 af 7
- Mail adresser Anne Mette undersøger hvilke muligheder vi har for at få de tidligere omtalte e-mail adresser så som formand@..., Sekretær@..., osv. -> udsat til næste gang da Anne Mette ikke er med til dette møde. 2. Økonomi Konkurrence / Elite - Der er i indeværende regnskabsår brugt 28.733 kr på konkurrence og elite holdet på konkurrencer/stævner mm. - Konkurrence/elite er blevet bedt om tydeligt at gøre opmærksom på via mail (i emnefeltet) at der er regning eller noget, der skal betales. Desuden er de blevet bedt om at gøre opmærksom, på når de har bundet sig til udgifter, så Stefan er opmærksom på at der kommer regninger. - De skal fremadrettet styre deres budget meget mere skarpt Stefan + Øvrigt budget - Resten af aktiviteterne kører som planlagt. Vi har fået lokale- og kursustilskud men mangler medlemstilskud. Vi har pt de laveste antal medlemmer, som der kan søges tilskud til. - STEFAN: bedes udstede en regning til DGI (sendes til Mette) en regning på 28 officials a 125,- kr ifb udtagelse til LM januar 2016 (fortæring). - Mette sender mail rundt for at finde ud af om vi har nogle trænere/hjælpetrænere som skal konfirmeres, så der kan købes gaver. 3. Status planlægning af sommerudflugt - Mette har haft kontaktet WOW og de er meget åbne for at vi kommer og vil gerne lave et tilbud. - Mette får ham til at lave et tilbud med og uden forplejning + hører hvad Den lille bager skal have for forplejning. - Der skal laves et budget for arrangementet 4. Opstart planlægning af efterårs sæsonen - I den kommende periode vil vi selvfølgelig fortsat gøre opmærksom på ledige pladser. evt efter påske, da gymnastik stopper. - Når halvdelen af sæsonen er gået kan vi sætte kontingent ned til 50%, på de hold, hvor vi stadig har ledige pladser. De vil jo så være med i første omgang når vi udbyder den nye sæson. - Karin skriver via Conventus til alle trænerne og alle medlemmer, at vi er i gang med planlægningen af efterårs sæsonen med henblik på at sikre at vi har trænere til alle holdene. Karin Side 3 af 7
5. Opfølgning på nøgler Hvem har nøgler: - Michael (og brik + A-nøgle) - Heidi (og brik) - Anne Mette - (og brik) - Stefan (og brik men duer ikke) - Ruth (og brik) - Karin - Kirsten - Jess (brik) - Søren Gregersen - Bjarne - Ledig + brik - Ledig - Thomas Fernis?? (Karin Stadig åben) - Michael Lund?? (Karin Stadig åben) - Michael laver dokument til styring af udlevering af nøgler og brik, så vi fremadrettet har styr på hvem der har nøgler. - Alle nøgler skal have indstemplet numre, så vi har styr på dem. PC er - Thomas Fernis har han en?? (Karin Stadig åben) - Kontor pc er pt hos 6. Status på Klubmesterskab informerer om klubmesterskabs møde: - Ønsket er uge 44 eller 45 - Ikke bekræftet fra overdommer Daniel - Joan vil KUN være stævneleder på dagen i 2016 og IKKE have noget med planlægningen at gøre. - Bjarne Fænger er trådt ud af gruppen og vi skal derfor have en ny der kan tage sekretariatsopgaverne. Lilian vil kun sidde med tilmeldinger for elite og ikke have noget med klubmesterskabet at gøre. - Der er en svømmer på konkurrenceholdt hvis far (Jacob Møberg) evt. til tage sekretariats opgaverne - Bjarne, Lilian og Jacob Møberg indkaldes til møde med Mette og Michael (Mette indkalder til mødet) - Det forventes at samtlige forældre til elite og konkurrence holdet deltager aktivt i minimum to hele dage. - Vi vil tilstræbe at der er økonomisk råderum til at vi kan kunne give dem, der hjælper en lille gave (gradueret efter indsat) - Dan Damsø vil gerne igen være informatør (gerne trøje) - Alle deltagere skal have medaljer det var en stor succes i Side 4 af 7
2015. - Medaljer skal kunne byttes til lakridspiber, som de store gjorde i 2015. - Mette undersøger ved DGI om Jacob M. kan komme på sekretariats kursus uden at skulle have vendedommer og tidstager inden. 7. Status på Midt-øst Cup Stævne 28/5: Midt-øst Cup - Talenthold og op - Hallen er booket - Det hele kører gennem Dansk Svømmeunion - Klubber der deltager skal stille med officials alt efter hvor mange der deltager - Vi skal sørge for det praktiske på dagen / ligge hus til - og Ruth tager kiosk-tjansen 8. Oplæg til økonomistyring af konkurrence/elite hold - Udsat til næste møde da Anne Mette har meldt afbud Michael Anne Mette Anne Mette vil gerne lavet et oplæg på, hvordan vi styrer og strukturer driften af konkurrence og eliteholdet, så der fremadrettet er klare retningslinjer for hvad/hvorfor/hvordan/hvorledes mm Er der nogle, som har input til dette skal det sendes til Anne Mette senest fredag den 12. februar 2016. Anne Mette laver opslag på FB til at håndtere denne feedback. 9. Oplæg til revideret træner / hjælpetræner goder - Oplæg er fremsendt inden mødet. - Der er foretaget få rettelser og opdateret bliver sendt ud sammen med referatet - Ændringerne i goderne træder i kræft i forbindelse med opstart af efterårssæsonen. 10. Update på div projekter a. Kursus oversigt (Anne Mette) - status Quo (Anne Mette ikke med til mødet) b. Nyhedsbrev (Michael/Bente) - Status Quo: - Bente har lavet første udkast til nyhedsbrev til gennemgang med Michael. Nyhedsbrev kan evt. sendes ud via conventus. Bente undersøger regler ifht. Til massiv udsendelse af nyhedsbrev ifht. Forbrugerombudsmanden. Det skal klart defineres hvem der er medlem og hvor ofte brevet skal udsendes - 3 gange årligt, sæsonstart, midtvejs og sæsonafslutning. Bente Anne Mette Michael Bente Side 5 af 7
c. Trænerhåndbog (Anne Mette / Bente) - Status quo (Anne Mette ikke med til mødet) Anne Mette Bente 11. Evt. - Koral i Super brugsen Løsning () Vi bliver en af de tre lokale foreninger, der kan støttes med røde mønter. Vi håber der er mange der vil støtte klubben, så vi kan vinde 10.000 kr til klubben. - Bassinprøve opdatering (Heidi) Status er pt. at der mangler 11. Heidi skriver mail ud til de 11 der mangler. - Radio () Er der løs forbindelse den skratter? Michael prøver at kigge på det. - I-pad Søren manglede i-pad fordi den ikke var kommet retur fra træningslejer. Det er vigtigt at ALT HVAD DER LÅNES kommer tilbage med det samme, da andre også bruger materialet. - Kommunen Kommunen arbejder på at lave en hjemmeside for de ældre om aktiviteter. Michael har gjort opmærksom på at vi også har hold for voksne. Vi får oplysninger på siden om vores hold. - Mini-Tri 30/04-2016 vil Fitness gerne afholde Mini-Tri i trænertiden kl. 12-13. Vi har forhandlet os til at alle Koral medlemmer kan melde sig til til halv pris. - Whitebord Dem vi har, er ikke særlig gode mere + de bæres frem og tilbage. Stefan mener vi har købt en ny for nylig. Stefan mener at Mikkel og Thomas F. skulle sørge for at få en sat op. Vi undersøger om vi har en, som ikke er hængt op. - Nåle DGI laver ikke længere nåle. Dansk Svømmeunionen har nåle, men de koster noget mere og der er andre kategorier. Mette undersøger omkostning og hvor mange det er der skal bruges nu. Det bør overvejes om omkostningerne til nålene skal komme fra elite/konkurrence budgettet. Det er jo en omkostning, som vedrører dem. Side 6 af 7
Næste møde onsdag 6. april 2016, 19:30 Dagsorden 1. Opfølgning fra sidste møde (gennemgang af referat) 2. Økonomi 3. Status planlægning af sommerudflugt 4. Status planlægning af efterårssæson 5. Opfølgning på nøgler 6. Status på Klubmesterskab 7. Status på Midt-øst Cup 8. Oplæg på Elite/konkurrence udgifts styring (Anne Mette) 9. Update på div projekter a. Kursus oversigt (Anne Mette) b. Nyhedsbrev (Michael/Bente) c. Trænerhåndbog (Anne Mette / Bente) 10. Evt. Side 7 af 7